Secara tradisional, manajer proyek telah mencari pendekatan strategis yang dapat mereka adopsi untuk mempermudah pekerjaan. Pendekatan apa pun yang dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek selalu dianggap sebagai aspek yang baik.
Tujuan akhir dari pendekatan tersebut selalu untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, mengurangi biaya proyek dan menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu.
Di antara pendekatan manajemen proyek ini, membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil tampaknya merupakan teknik umum yang selalu memainkan peran penting dalam meningkatkan produktivitas proyek. Memecah pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil membuatnya lebih mudah dikelola dan didekati.
Apa yang dimaksud dengan Templat Struktur Perincian Kerja (WBS)?
A struktur perincian kerja adalah representasi visual dari elemen-elemen hirarkis dalam sebuah proyek dengan tujuan akhir untuk mencapai berbagai hasil proyek . Diagram yang sangat membantu ini memungkinkan manajer proyek untuk memvisualisasikan aspek-aspek yang paling penting dari proyek mereka ketika mereka bekerja untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.
Ketersediaan struktur perincian kerja adalah aspek yang disambut baik karena memastikan manajer proyek tidak perlu menghabiskan waktu untuk menyiapkan templat WBS mereka. Sebagai manajer proyek, Anda dapat dengan cepat mendapatkan templat struktur rincian kerja gratis yang memenuhi persyaratan proyek Anda.
Templat struktur rincian kerja adalah representasi hirarkis atau visual dari semua langkah penting yang perlu Anda lakukan saat Anda bekerja untuk menyelesaikan tugas-tugas yang telah ditetapkan dalam proyek Anda. Ini berarti Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk mencoba membuat daftar semua hal mendasar tonggak yang diperlukan untuk proyek Anda .
6 Templat Struktur Perincian Kerja di Excel & ClickUp
Mempelajari mengenai template work breakdown structure saja tidaklah cukup. Anda perlu mengetahui lebih banyak detail mengenai template-template work breakdown structure yang ada dan contoh-contoh yang bisa Anda pertimbangkan untuk proyek Anda. Dengan demikian, akan lebih mudah bagi Anda untuk memutuskan template yang harus Anda pertimbangkan untuk proyek-proyek Anda yang akan datang.
Berikut adalah beberapa template struktur rincian kerja terkait dan contoh yang harus Anda pertimbangkan.
1. Templat Papan Tulis Struktur Perincian Kerja ClickUp
Memecah ruang lingkup proyek menjadi hasil kerja kecil, dan dengan mudah melacak hasil kerja untuk setiap tahap, dan fase tim yang terlibat dalam Papan Tulis ClickUp
Tim produk akan menyukai ini Templat Papan Tulis Struktur Perincian Kerja ClickUp untuk memvisualisasikan ruang lingkup proyek dengan mudah dengan membagi pekerjaan menjadi hasil kerja kecil. Hal ini memudahkan untuk melacak hasil proyek Anda untuk setiap tahap!
Selain itu, fitur Fitur papan tulis mudah untuk mengedit, menambah, atau menghapus aspek visual agar sesuai dengan kebutuhan spesifik tim Anda. Jangan pernah kehilangan jejak semua bagian yang bergerak dalam proyek Anda berikutnya! Unduh Template Papan Tulis WBS
2. Template Struktur Perincian Kerja ClickUp
Templat Struktur Perincian Kerja ClickUp membantu Anda dalam mengelola proyek Anda
Templat Struktur Perincian Kerja (WBS) ClickUp adalah solusi efisien Anda untuk mengelola proyek yang kompleks dengan mudah. Dengan templat ini, Anda bisa membagi tugas menjadi beberapa bagian yang nyata, merampingkan kolaborasi tim, dan melacak kemajuan proyek Anda dengan pembaruan waktu nyata. Semua ini dalam format yang intuitif dan mudah digunakan yang tidak memerlukan coding atau keahlian perangkat lunak khusus.
Dengan menggunakan templat WBS, Anda memastikan proyek Anda selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Ini membantu Anda dalam mendefinisikan dan mengatur hasil dan tujuan proyek, meningkatkan komunikasi tim, memberikan kejelasan peran, dan meningkatkan efisiensi proyek Anda secara keseluruhan. Unduh Templat Struktur Perincian Kerja
3. Templat Anggaran Proyek ClickUp (Dengan Struktur Perincian Kerja)
Memecah ruang lingkup proyek menjadi beberapa aktivitas dan melacak anggaran menggunakan Anggaran Proyek dengan Templat WBS
Dengan Templat Struktur Perincian Kerja Anggaran Proyek ClickUp anda bisa mengawasi semua bagian yang bergerak dalam proyek Anda-dan yang paling penting-anggaran Anda. Seperti yang sudah Anda ketahui, melacak proyek yang kompleks adalah hal yang menantang.
Bahkan manajer proyek terbaik pun bisa kehilangan jejak bagian penting, tetapi dengan anggaran yang ditetapkan, kesalahan kecil bisa sangat merugikan. Untungnya, templat Anggaran Proyek (WBS) ini membantu Anda melacak hasil proyek di setiap fase dengan cara yang lebih mudah dikelola. Unduh Templat Anggaran Proyek (WBS)
4. Template Beban Kerja Karyawan ClickUp
Visualisasikan berapa banyak pekerjaan yang ditugaskan ke kontributor individu serta masing-masing tim Anda dengan tampilan Beban Kerja di ClickUp
Mengelola beban kerja tim Anda sangat penting dalam menentukan apakah Anda akan berhasil dalam proyek Anda. Anda ingin tim Anda diberi tugas dan tanggung jawab kapan saja. Hal ini akan memastikan produktivitas maksimum di antara semua pekerja Anda, yang merupakan pencapaian yang disambut baik oleh organisasi mana pun.
Dengan Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp anda bisa secara efisien mengelola beban kerja tim Anda, mengalokasikan tim Anda sesuai kapasitas, dan merencanakan proyek yang akan datang. Templat ini memungkinkan Anda melihat pekerjaan yang ditugaskan untuk setiap individu, yang merupakan aspek yang disambut baik dalam setiap manajemen proyek. Unduh Templat Beban Kerja Karyawan
5. Templat Rencana Aksi ClickUp
Buat rencana tindakan untuk mencapai tujuan Anda dengan Templat Rencana Tindakan ClickUp
Aspek yang paling penting dalam mengelola setiap proyek adalah rencana aksi. Rencana tindakan adalah rencana terperinci yang menguraikan semua langkah dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu. Artinya, rencana tindakan berisi semua langkah atau aktivitas yang diperlukan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.
Templat Rencana Aksi adalah cara yang efektif untuk mengelola semua aktivitas dan peran yang diperlukan yang harus Anda lakukan dalam proyek Anda. Anda ingin menjaga fokus Anda tetap terarah pada tujuan proyek Anda.
Dengan Templat Rencana Aksi ClickUp di tempat, akan lebih mudah untuk memahami hasil proyek Anda dan membuat keputusan yang tepat. Unduh Templat Rencana Aksi
6. Templat Struktur Perincian Kerja Excel oleh Vertex42
Melalui Vertex42
Struktur perincian kerja Excel dari Vertex42 ini adalah cara yang bagus untuk mengatur proyek yang kompleks. Ini memberikan gambaran umum tentang proyek, memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan mengelola tugas dan ketergantungan dengan lebih efisien.
Templat ini menggunakan struktur hirarkis, menggunakan lekukan untuk sub-tugas sehingga mudah untuk melacak apa yang perlu dilakukan. Unduh Template WBS Excel
3 jenis contoh struktur rincian kerja untuk manajemen proyek
Di sinilah struktur rincian kerja masuk dan memfasilitasi proses pemecahan proyek yang kompleks menjadi tugas-tugas proyek yang dapat dikerjakan secara sederhana. Secara khusus, sebuah struktur perincian pekerjaan adalah alat yang dirancang untuk membantu mengimplementasikan tugas proyek dengan mengintegrasikan ruang lingkup proyek , biaya, dan garis dasar jadwal.
Tujuan utama dari alat ini adalah untuk memastikan bahwa ada keselarasan dalam semua rencana proyek . Secara tradisional, ada tiga jenis struktur perincian pekerjaan:
1. Struktur rincian kerja berbasis hasil kerja
Dalam struktur perincian kerja berbasis hasil, ada hubungan yang jelas antara hasil atau hasil proyek dan ruang lingkup proyek . Ini berarti bahwa pekerjaan yang harus dilakukan memainkan peran mendasar dalam mencatat hasil yang diinginkan.
Buat jalur yang jelas untuk kesuksesan proyek secara visual dari awal hingga pengiriman dengan Templat Papan Tulis Ruang Lingkup Proyek ClickUp
Misalnya, dalam pembangunan rumah, terdapat hubungan langsung antara fondasi dan penggalian. Templat Papan Tulis Lingkup Proyek ClickUp adalah cara yang bagus untuk memberikan visibilitas kepada seluruh tim tentang cakupan seluruh proyek Anda. Unduh Templat Papan Tulis Lingkup Proyek
2. Struktur perincian kerja berbasis fase
Dalam struktur berbasis fase struktur perincian kerja tidak ada hubungan langsung antara satu hasil kerja dengan hasil kerja lainnya. Meskipun beberapa elemen harus diselesaikan agar proyek dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, penting untuk menyoroti bahwa setiap elemen tidak mempengaruhi hasil lainnya dalam keseluruhan proses. Sebuah proyek dapat dengan mudah ditangani secara bertahap dengan waktu yang signifikan di antara setiap fase.
3. Struktur perincian kerja berbasis waktu
Selama bertahun-tahun, manajer proyek telah menggunakan struktur perincian kerja berbasis waktu dalam manajemen proyek. Namun, sangat sedikit perhatian yang diberikan pada pendekatan ini karena tidak memperhatikan hasil kerja, melainkan faktor waktu.
Menambahkan pelacakan waktu dan estimasi waktu ke tugas ClickUp
Namun, ini adalah struktur perincian kerja yang penting. Tim proyek dapat menggunakan pendekatan ini untuk merencanakan dan merinci fase proyek yang sedang dikerjakan.
Apa yang Membuat Templat Struktur Perincian Kerja yang Baik?
Seperti yang telah Anda ketahui, proyek yang kompleks membutuhkan pendekatan strategis untuk menghindari kemungkinan risiko dalam pengaturan yang dinamis. Itulah mengapa sangat penting untuk merumuskan atau memilih templat struktur rincian kerja yang baik untuk meningkatkan peluang pencapaian hasil proyek. Sulit untuk mendapatkan templat WBS yang baik di pasar. Namun, ada beberapa aspek yang membuat template struktur rincian kerja yang baik.
Berorientasi pada hasil
Sebagai manajer proyek, tujuan utama Anda adalah mencatat hasil positif dalam proyek Anda. Keberhasilan Anda akan didasarkan pada hasil yang akan Anda catat dalam proyek Anda. Oleh karena itu, struktur perincian kerja Anda pada dasarnya harus menjadi sistem yang berorientasi pada hasil.
Ini berarti bahwa penggambaran visual proyek Anda harus fokus pada hasil proyek daripada aktivitas spesifik yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut. Biasanya, sangat penting untuk mendeskripsikan elemen-elemen menggunakan kata benda daripada kata kerja dalam templat WBS Anda.
Template memiliki elemen yang saling eksklusif
Ini selalu menantang, tetapi Anda harus memastikan bahwa hasil proyek Anda tidak tumpang tindih. Templat struktur rincian kerja Anda harus memastikan bahwa setiap level saling eksklusif.
Anda tidak ingin berbagai hasil proyek tumpang tindih, karena hal ini dapat berdampak negatif pada keseluruhan proyek, terutama terkait manajemen risiko. Dalam manajemen proyek apa pun, menerapkan eksklusivitas timbal balik sangat penting untuk mengurangi miskomunikasi dan duplikasi pekerjaan.
Ini menampilkan elemen hirarkis
Setiap proyek harus mengikuti pendekatan kronologis yang ditentukan di mana hierarki sangat penting. Setiap "anak" pada diagram alir proyek akhir harus memiliki hubungan hierarkis dengan tugas "orang tua".
Hirarki unik ClickUp memberi Anda fleksibilitas untuk mengatur tim dengan berbagai ukuran
Ini berarti ketika Anda menambahkan semua elemen "anak" yang diperlukan, ada peluang lebih tinggi untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang "induk" atau hasil akhir proyek.
Ini mengikuti aturan 100%
Secara tradisional, struktur rincian kerja memiliki berbagai macam bentuk. Beberapa disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik proyek tertentu, sementara yang lain bersifat umum.
Namun, meskipun setiap struktur perincian pekerjaan tampaknya sedikit berbeda, penting untuk menunjukkan bahwa semuanya mengikuti aturan 100%. Ini berarti bahwa setiap level struktur rincian kerja harus terdiri dari 100% level induk dan pada saat yang sama memiliki setidaknya dua elemen "anak".
Ada tanggung jawab tim yang jelas
Menetapkan tugas proyek adalah salah satu pekerjaan yang paling kompleks dalam manajemen proyek. Manajer proyek telah berjuang untuk memberikan tugas dan tanggung jawab kepada berbagai anggota tim.
Tetapkan komentar kepada tim di tugas ClickUp untuk langsung mengubah pemikiran Anda menjadi item tindakan
Hal ini menjelaskan mengapa beberapa tugas dan tanggung jawab tumpang tindih, yang menyebabkan produktivitas rendah. Template WBS yang baik harus memiliki tugas yang ditugaskan ke tim atau individu tertentu, yang akan mencegah tumpang tindih dan aspek-aspek proyek yang tidak diinginkan.
Ada 3 tingkat detail
Templat WBS yang terperinci sangat penting karena memastikan bahwa setiap aspek proyek telah ditangani secara menyeluruh. Anda tidak ingin struktur rincian kerja yang berisi sedikit informasi. Anda ingin semua detail yang diperlukan untuk membantu dalam melaksanakan tugas-tugas proyek.
Itulah mengapa Anda akan menemukan banyak templat struktur rincian kerja dengan tiga tingkat detail. Misalnya, beberapa cabang WBS akan lebih dibagi lagi daripada yang lain, yang berarti ruang lingkup proyek Anda akan sangat rinci.
Kapan Menggunakan Templat WBS
Template WBS mungkin terdengar seperti kemewahan bagi sebagian besar profesional manajemen proyek. Orang-orang seperti itu mungkin merasa bahwa sebuah proyek besar dapat berjalan tanpa menambahkan aspek-aspek yang tidak perlu ke dalam operasinya. Namun, templat struktur rincian kerja sangat berguna dalam berbagai aspek manajemen proyek. Berikut adalah beberapa area mendasar di mana peran template struktur rincian kerja tidak perlu dipersoalkan lagi.
1. Menetapkan ketergantungan proyek
Dalam manajemen proyek, sangat penting untuk memahami ketergantungan proyek, sehingga memudahkan manajer proyek untuk membuat keputusan yang tepat. Biasanya, ada sangat banyak ketergantungan dalam setiap proyek.
Itulah mengapa mengelola proyek yang kompleks menjadi tantangan tersendiri, terutama ketika manajer proyek merasa sulit untuk memahami berbagai ketergantungan dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain.
Struktur rincian kerja menetapkan hubungan antara berbagai ketergantungan proyek. Sebagai manajer proyek, Anda ingin memahami setiap elemen proyek Anda dengan jelas, dan WBS membantu Anda mencapainya.
2. Memperkirakan biaya proyek
Biaya adalah aspek fundamental dari setiap proyek. Sebagai manajer proyek, Anda harus memiliki anggaran yang tepat untuk biaya yang akan digunakan dalam proyek.
Tantangan muncul ketika estimasi biaya proyek melampaui apa yang Anda rencanakan. Ini adalah masalah yang ingin dihindari oleh semua manajer proyek terkemuka. Namun, dengan templat struktur rincian kerja, Anda mendapatkan informasi terperinci tentang biaya berbagai proyek.
Temukan biaya seluruh kampanye, jam yang dapat ditagih, dan lainnya dengan rumus lanjutan di Bidang Khusus ClickUp
Anda bisa dengan mudah memperkirakan semua biaya yang dibutuhkan proyek Anda untuk mencapai hasil proyek. Estimasi biaya aktual memungkinkan Anda menyelesaikan proyek Anda dari awal hingga akhir tanpa tantangan biaya yang biasa dihadapi manajer proyek.
3. Menentukan jadwal dan jadwal proyek
Selain biaya proyek, menetapkan jadwal manajemen proyek selalu menjadi tantangan yang signifikan di antara para manajer proyek. Setiap manajer proyek ingin memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan proyek mereka. Namun, hal ini tidak selalu terjadi. Setiap proyek harus diselesaikan dalam waktu tertentu untuk membantu berbagai pemangku kepentingan.
Visualisasikan dan kelola peta jalan produk Anda di Tampilan Garis Waktu ClickUp
Sebagai manajer proyek, templat struktur perincian kerja adalah alat bantu utama Anda untuk menentukan jadwal dan jadwal proyek. Dengan template ini, akan lebih mudah untuk menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proyek.
Hal ini akan membantu memastikan bahwa proyek selesai dalam waktu yang telah ditetapkan untuk memberikan manfaat bagi berbagai pemangku kepentingan proyek.
4. Mengidentifikasi risiko proyek
Setiap proyek dilakukan dalam lingkungan yang dinamis, sehingga berbagai hal mendasar kemungkinan akan berubah, yang memengaruhi hasil proyek. Sebagai manajer proyek, Anda perlu menyadari kemungkinan risiko proyek dan ketidakpastian untuk mengatasi tantangan-tantangan yang muncul.
Gunakan Log Risiko ClickUp untuk melihat tugas atau subtugas apa yang berisiko terlambat atau tidak selesai
Templat WBS tidak hanya terdiri dari elemen-elemen proyek dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain. Ini juga menyoroti kemungkinan risiko dan ketidakpastian yang mungkin dihadapi oleh manajer proyek. Anda memerlukan template dasar ini karena akan membantu Anda mendeteksi kemungkinan risiko proyek dan mengatasinya sebelum risiko tersebut dapat merusak hasil proyek.
5. Melacak kemajuan dalam proyek Anda
Sebagai seorang manajer proyek, Anda ingin memahami kemajuan harian proyek Anda. Memahami kemajuan proyek Anda sangat penting, terutama dalam menganalisis apakah proyek Anda sesuai dengan jadwal dan biaya yang ditentukan. Dengan templat WBS, Anda akan dengan cepat memahami setiap langkah dalam proyek Anda dan menyesuaikan untuk memenuhi persyaratan waktu dan biaya bila diperlukan.
Atur Proyek Anda dalam Templat Struktur Perincian Kerja
Sebagai manajer proyek, Anda ingin membuat keputusan yang tepat dalam proyek Anda berikutnya. Oleh karena itu, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki struktur perincian kerja yang jelas dan ringkas yang akan membantu dalam manajemen waktu, kontrol proyek dan menetapkan tugas.
Di ClickUp, Anda bisa mendapatkan templat struktur rincian kerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan proyek Anda. Daftar ClickUp hari ini secara gratis dan mulailah mengelola proyek Anda secara efektif.