Manajer proyek adalah orang yang tepat untuk menyelesaikan berbagai hal secara efisien dan efektif. Mereka memastikan bahwa proyek tetap berada di jalurnya, tim tetap terkoordinasi, dan tujuan tercapai. Namun, apa yang membuat seorang manajer proyek yang baik?
Manajer proyek yang sukses harus memiliki kombinasi keterampilan teknis, kepemimpinan, dan komunikasi. Di bawah ini adalah 10 keterampilan manajemen proyek yang harus dimiliki oleh semua manajer proyek yang hebat untuk menjadi sukses:
1. Menyederhanakan Komunikasi
Manajer proyek yang baik mampu mengkomunikasikan dengan jelas dan efektif apa yang perlu dilakukan, sehingga semua orang yang terlibat tahu apa yang diharapkan dari mereka. Hal ini termasuk memberi informasi kepada anggota tim mengenai setiap perubahan dalam proyek serta memberikan umpan balik dan panduan.
PMI mengatakan bahwa jika tingkat komunikasi tersebut terus berlanjut, "ada bahaya kehilangan kiriman atau hasil lainnya."
Aduh. Apakah terlalu banyak komunikasi bisa berdampak buruk? Ya, jika tidak tersistem atau tidak jelas atau jika "komunikasi" Anda terdiri dari beberapa email yang tidak terbaca. Hal ini bisa menjadi masalah kemampuan untuk berkomunikasi membuat perbedaan besar dalam keberhasilan atau kegagalan sebuah proyek.
Anda akan berpikir bahwa manajer proyek yang efektif akan tahu bagaimana melakukannya dengan baik alat manajemen proyek . Kemampuan tersebut adalah keterampilan komunikasi yang sering diabaikan.
Alat manajemen proyek yang kuat seperti ClickUp membantu Anda menyederhanakan komunikasi, memberikan informasi terbaru kepada para pemangku kepentingan/sponsor, dan dengan jelas menggambarkan kapan pekerjaan dan tugas-tugas jatuh tempo.
2. Berpikir Positif Tentang Pekerjaan
Jika manajer proyek merasa bahwa pekerjaannya tidak masuk akal atau tidak dapat dicapai, bagaimana perasaan anggota tim lainnya?
Proyek yang hebat manajer memiliki kemampuan untuk memahami prioritas organisasi menerjemahkan nilai-nilai tersebut kepada tim proyek mereka, dan menghubungkannya dengan proyek dan tugas individu. Manajer proyek ini juga bekerja dengan tim dalam strategi untuk mencapai visi tersebut.
Untuk memenuhi tenggat waktu, tanggal jatuh tempo, dan menjaga proyek tetap sesuai jadwal, manajer proyek harus bersikap positif terhadap pekerjaan yang sedang dikerjakan, membantu seluruh tim untuk mencapainya.
Menyeimbangkan kepositifan dengan kenyataan tentang risiko dan masalah membutuhkan intuisi dan pengalaman, yang membawa kita ke poin berikutnya:
3. Memecahkan Masalah
Hal ini mungkin terdengar jelas, tetapi manajer proyek yang baik dapat memecahkan masalah . Dan lebih baik lagi, mereka diberdayakan untuk menyelesaikan tantangan manajemen proyek . Pemecahan masalah dasar akan melibatkan lima langkah berikut ini.
- Mengidentifikasi masalah
- Tentukan penyebabnya
- Menghasilkan solusi
- Menganalisis solusi
- Mengambil tindakan
Kelima langkah tersebut terlihat sederhana, namun seringkali kita tidak meluangkan waktu untuk menjalankannya dengan jelas. Kita mungkin mengetahui masalahnya, namun tidak mengevaluasi dari semua sudut pandang atau mendokumentasikan pemikiran tim tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Ini bisa berarti mengeluarkan pena dan kertas untuk benar-benar fokus dan memikirkan apa yang terjadi. Tuliskan setiap langkah dari proses tersebut dan catatlah ide-ide tentang apa yang berhasil dan tidak berhasil pada setiap tahap.
Berikut ini adalah contoh penggunaan proyek ini daftar periksa manajemen untuk menyelesaikan masalah karyawan:
Langkah Pertama: Identifikasi Masalah
Karyawan mengalami kesulitan untuk memenuhi tenggat waktu mereka.
Langkah Kedua: Tentukan Penyebabnya
Mereka memiliki terlalu banyak pekerjaan dan tidak cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya.
Langkah Ketiga: Menghasilkan Solusi
Solusi yang mungkin dapat dilakukan adalah dengan mendelegasikan tugas kepada anggota tim lain, menetapkan tenggat waktu yang realistis, atau menggunakan alat manajemen proyek untuk mengelola beban kerja dengan lebih baik.
Langkah Keempat: Menganalisis Solusi
Menganalisis solusi akan melibatkan pertimbangan pro dan kontra dari setiap solusi dan menentukan mana yang terbaik untuk setiap anggota tim.
Langkah Kelima: Mengambil Tindakan
Setelah Anda menentukan solusi apa yang terbaik, saatnya untuk mengambil tindakan dan mengimplementasikan rencana manajemen proyek yang sukses.
Mengikuti daftar periksa pemecahan masalah sederhana ini dapat meningkatkan manajer proyek yang layak menjadi manajer proyek yang andal.
4. Tetap Tenang
Memang tidak selevel dengan menjadi dokter UGD atau polisi. Tetapi manajer proyek harus menyeimbangkan kebutuhan proyek, bersama dengan prioritas organisasi, hasil kerja tim, dan kontribusi pribadi yang harus mereka berikan. Belum lagi elemen-elemen yang membuat frustasi yang mungkin berada di luar kendali manajer proyek, seperti sistem atau alur kerja yang sudah ketinggalan zaman.
Hal ini bisa membuat stres.
Namun manajer proyek yang baik memiliki kemampuan untuk mengambil langkah mundur, menganalisis opsi berikutnya dan mempelajari pelajaran bahkan di tengah kemunduran.
Manajer proyek adalah orang yang harus berbenah dan mendekati proyek lagi - mungkin dari sudut pandang yang berbeda. Namun dalam kasus ini, manajer proyek harus mengetahui apa yang salah dan tidak melakukan kesalahan yang sama lagi. Manajer proyek yang baik harus dapat menunjukkan dengan tepat apa yang salah dan menawarkan solusi alternatif (lihat poin #3).
Pertahankan ketenangan Anda dan pimpinlah dengan baik. Berkolaborasilah dengan tim Anda untuk menemukan solusi yang tepat untuk semua orang.
5. Mendelegasikan dengan Baik
Mengapa mendelegasikan dengan baik itu penting? Seorang manajer proyek dapat mencapai lebih banyak hal. Anda mungkin bisa masuk ke dalam peran tersebut dan berkontribusi untuk sementara waktu, namun pada akhirnya, tuntutan waktu Anda akan membuat Anda kewalahan.
Faktanya, Anda akan mencapai lebih banyak hal jika Anda memberdayakan orang lain dengan segera.
"Batas atas dari apa yang mungkin dicapai hanya akan meningkat dengan setiap kolaborator yang Anda berdayakan untuk menyumbangkan karya terbaik mereka untuk prioritas bersama Anda. Demikian juga, kekuatan Anda akan berkurang dengan setiap inisiatif yang tidak perlu Anda pertahankan," kata Jesse Sostrin dari PwC dalam artikel Harvard Business Review .
Untuk itu, manajer proyek yang sukses memahami kekuatan dan kelemahan orang-orang yang mereka kelola, lalu memanfaatkan dan menggunakan kekuatan mereka untuk meningkatkan hasil.
Menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp membantu Anda mendelegasikan dengan transparansi, pelaporan, detail, dan fitur komentar. Dan hirarkinya mudah digunakan - cukup kuat untuk tim lintas fungsi namun dengan pembagian privasi yang dapat disesuaikan untuk manajer atau kontributor tertentu saja.
6. Memprioritaskan Pekerjaan
Setiap hal tidak bisa menjadi prioritas nomor satu. Sesuai dengan definisinya, ada sesuatu yang harus berada di urutan kedua. Manajer proyek yang baik akan memahami bagaimana memprioritaskan pekerjaan untuk tim dan kemudian membuat pilihan yang tepat.
Kuncinya di sini? Pahami mendesak vs. penting dan hilangkan kebisingan. Sponsor atau pemangku kepentingan proyek mungkin berteriak tentang ASAP, tetapi manajer proyek yang baik tetap tenang dan tahu bagaimana memprioritaskan apa yang paling penting.
Mengapa ini penting? Karena tugas-tugas yang penting menambah nilai. Ini adalah nilai dari matriks Eisenhower. Itu adalah nilai dari matriks Eisenhower Matriks Eisenhower adalah sistem berbasis kuadran di mana tugas-tugas dipisahkan berdasarkan kepentingan dan nilainya.
Setelah memahami kepentingan dan nilai setiap tugas, manajer proyek yang baik akan memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan kemudian mengurutkannya berdasarkan tingkat kepentingannya.
7. Berkolaborasi dan Mendengarkan
Berkolaborasi adalah tentang bekerja bersama dan untuk melakukannya dengan sukses, mendengarkan secara aktif sangatlah penting. Anda tidak dapat berkolaborasi tanpa mendengarkan dan berusaha memahami.
Jika Anda bekerja dengan tim proyek pengembangan dan kode rusak atau tidak dapat melewati QA, Anda harus mengevaluasi situasi sebelum mengambil kesimpulan. Satu atau dua pertanyaan awal mungkin tidak akan memberikan jawaban yang Anda butuhkan - sebaliknya, Anda mungkin harus menggunakan pendekatan yang berbeda untuk menemukan solusinya.
Bekerja sama membantu Anda mencoba hal-hal baru, bereksperimen, dan menemukan solusi ke depan.
Manajer proyek yang baik akan mendorong hal ini kolaborasi tim dan menciptakan lingkungan yang menggembirakan, daripada mengisolasi setiap orang di dalam silo mereka sendiri.
Alat bantu yang baik seperti ClickUp dan yang lainnya alat kolaborasi online -dapat membantu Anda menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Dengan memiliki serangkaian proyek dan tugas yang transparan, anggota tim dapat melihat apa yang perlu mereka lakukan dan tanggal yang harus mereka selesaikan. Alat kolaborasi yang baik seharusnya mendorong produktivitas, bukan mengurangi produktivitas.
bonus:_ *Template Lanjutkan Manajemen Proyek* _!**_
8. Mengatur Waktu
Salah satu peran utama manajer proyek adalah memastikan bahwa tim memenuhi tenggat waktu dan mengikuti jadwal proyek.
Hal ini bukan berarti melacak setiap menit yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas atau mengatur setiap gerakan mereka (itu akan menjadi mimpi buruk), tetapi lebih kepada memahami apa yang perlu dilakukan dan kapan harus diselesaikan. Manajemen waktu juga termasuk melacak apa yang terjadi saat ini dan sumber daya apa yang tersedia untuk tugas apa. Di sinilah alat manajemen proyek seperti ClickUp bersinar, karena Anda bisa memecah pekerjaan menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola yang memberi masukan pada tujuan yang lebih besar bagi tim Anda.
9. Berfokus pada Pemangku Kepentingan
Pemangku kepentingan adalah siapa saja yang berdampak atau dipengaruhi oleh proyek Anda dan hasil kerjanya.
Orang-orang ini memiliki kepentingan dalam apa yang Anda lakukan, jadi Anda harus memastikan mereka selalu mendapatkan informasi terbaru tentang apa yang sedang terjadi. Manajer proyek yang baik akan terus memberi informasi kepada para pemangku kepentingan, tetapi juga menjelaskan apa yang diperlukan untuk memberikan apa yang mereka cari.
Inilah yang dilakukan oleh manajer proyek yang baik-mereka membangun hubungan dengan para pemangku kepentingan dan anggota tim mereka. Dengan begitu, ketika ada perubahan atau tantangan yang muncul, PM dapat mengambil inisiatif sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
10. Memotivasi
Terakhir, manajer proyek yang baik harus memahami apa yang mungkin dilakukan dan apa batasannya.
Ketika mereka menemukan tantangan, mereka harus cukup kreatif untuk merancang solusi dan cara mereka sendiri untuk mengatasinya. Mereka juga harus berpikir di luar kebiasaan dalam hal manajemen proyek agar dapat mengikuti perkembangan zaman. Lihat apa yang bisa dilakukan teknologi baru untuk membuat proyek berjalan lebih cepat dan lebih baik.
Manajer proyek yang inovatif dan kreatif adalah yang mendorong kemajuan proyek. Mereka menemukan solusi untuk masalah yang tidak diketahui orang dan menemukan cara untuk membuat sesuatu yang tadinya tidak mungkin menjadi mungkin.
Kiat dan teknik manajemen waktu ini akan membantu:
- 9 Strategi Manajemen Waktu yang Menakjubkan
- Manajemen Waktu di ClickUp
Menjadi Manajer Proyek yang Hebat untuk Tim Anda
Manajer proyek yang efektif tahu apa yang diperlukan untuk meningkatkan proyek yang biasa-biasa saja menjadi proyek yang benar-benar sukses. Hal ini membutuhkan perpaduan antara soft skill, manajemen, dan kepemimpinan, serta keahlian teknis yang tepat untuk memprioritaskan pekerjaan dan membuat keputusan yang tepat. Daftar ke ClickUp hari ini dan gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mendapatkan hasil maksimal dari tim Anda!