Presiden Dwight Eisenhower tidak hanya berjasa dalam memimpin negara pada tahun 50-an dan 60-an, namun dia juga merupakan otak di balik Matriks Eisenhower yang dinamai dengan tepat. Dia merancangnya sebagai cara sederhana untuk membantu mengelompokkan tugas berdasarkan dua hal:
- Tugas yang mendesak
- Tugas-tugas penting
Dengan menerapkan Matriks Eisenhower pada pekerjaan dan tujuan pribadi Anda, Anda dapat mengelola stres dengan lebih baik, memprioritaskan tugas dengan cara yang menumbuhkan produktivitas, dan mencapai tujuan Anda dengan lebih sedikit bolak-balik.
Mari selami dunia Matriks Eisenhower dan pelajari cara membuatnya bekerja untuk Anda.
Apa yang dimaksud dengan Matriks Eisenhower?
Matriks Eisenhower, juga dikenal sebagai Matriks Mendesak-Penting adalah matriks manajemen waktu dan alat penentuan prioritas yang membantu Anda mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya.
Presiden Eisenhower, yang dikenal dengan produktivitasnya yang luar biasa dan kemampuannya menangani tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu, mengilhami hal ini manajemen waktu matriks. Tujuan utama dari Matriks Eisenhower adalah untuk membantu Anda fokus pada hal-hal yang benar-benar penting, sehingga Anda dapat bekerja dengan lebih cerdas, bukan lebih keras.
Cara Menggunakan Matriks Eisenhower
Anda dapat menggunakan Matriks Eisenhower untuk membantu memfokuskan upaya Anda pada tugas-tugas yang paling penting sambil meminimalkan gangguan dan mengurangi kemungkinan kelelahan. Gunakan matriks manajemen waktu ini untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan tugas-tugas yang mendesak dan penting dengan mudah, sambil mendelegasikan atau meluangkan waktu untuk tugas-tugas yang lebih rendah dan tidak penting.
Ini adalah alat yang hebat untuk manajemen alur kerja dan mudah untuk diadopsi. Berikut adalah cara untuk mulai menggunakan Matriks Eisenhower:
- Buat daftar semua tugas Anda: Mulailah dengan membuat daftar semua tugas yang harus Anda selesaikan, baik itu tugas pribadi, tugas sehari-hari, atau tugas proyek yang berhubungan dengan pekerjaan
- Kategorikan tugas-tugas ke dalam kuadran: Nilai setiap tugas berdasarkan tugas-tugas yang mendesak dan penting, lalu letakkan tugas-tugas tersebut ke dalam salah satu dari empat kuadran
- Memprioritaskan tugas dalam setiap kuadran: Dari empat kuadran, buatlah peringkat tugas berdasarkan urutan prioritas
- Laksanakan tugas sesuai urutan prioritas: Mulai dengan tugas-tugas di Kuadran 1, lalu pindah ke Kuadran 2, dan seterusnya
- Tinjau dan sesuaikan: Tinjau kembali Matriks Eisenhower Anda secara teratur untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang mendesak dan penting masih dikategorikan dan diprioritaskan dengan tepat
4 kuadran Eisenhower
Matriks Eisenhower adalah diagram yang dibagi menjadi empat kuadran yang pada akhirnya akan memutuskan apa yang anda akan terlihat seperti apa . Juga dikenal sebagai Kotak Eisenhower, ini manajemen tugas proses ini memungkinkan tim dan pimpinan untuk menentukan pekerjaan apa yang paling berdampak ketika mendelegasikan tugas kepada individu.
Kuadran 1
- Tugas Mendesak dan Penting: Ini adalah tugas-tugas kritis dan lebih mendesak yang membutuhkan perhatian segera. Tugas-tugas ini sering kali memiliki tenggat waktu atau konsekuensi serius jika tidak diselesaikan dengan segera. Contohnya termasuk krisis, tenggat waktu yang mendesak, dan situasi darurat.
Kuadran 2
- Tugas Tidak Mendesak Tapi Penting: Tugas-tugas ini penting untuk kesuksesan jangka panjang namun tidak memerlukan tindakan segera. Tugas-tugas ini meliputi perencanaan strategis, membangun hubungan, dan pengembangan pribadi.
Kuadran 3
- Tugas Mendesak Tapi Tidak Penting: Tugas-tugas ini kurang penting tetapi membutuhkan perhatian segera. Tugas-tugas ini sering kali melibatkan kebutuhan atau permintaan orang lain. Contohnya termasuk interupsi, email, dan permintaan kecil.
Kuadran 4
- Tugas Tidak Mendesak dan Tidak Penting: Tugas-tugas ini tidak mendesak dan tidak penting dan harus diminimalkan atau dihilangkan. Contohnya termasuk kegiatan yang membuang-buang waktu pada daftar tugas, gangguan, dan penggunaan media sosial yang berlebihan.
Cara Menggunakan Templat Matriks Eisenhower
Gunakan Matriks Eisenhower untuk menentukan dan memprioritaskan tugas secara jelas dengan templat yang bermanfaat ini
Jangan mulai menggunakan Matriks Eisenhower dari awal. Tentukan tugas yang paling mendesak dari tugas yang paling tidak penting dengan ini Templat Matriks Eisenhower ClickUp . Templat ini memudahkan untuk menentukan tujuan dan prioritas Anda untuk proses penentuan prioritas proyek .
Katakan itu tiga kali dengan cepat!
ClickUp bukan hanya alat manajemen tugas. Anda dapat menggunakan Fitur Papan Tulis ClickUp untuk membuat kotak Eisenhower dengan representasi visual dari empat kuadran. Templat yang sepenuhnya gratis ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat dan efektif mengkategorikan dan memprioritaskan tugas pada daftar tugas Anda.
Contoh Matriks Eisenhower Praktis untuk Memberi Anda Gambaran yang Lebih Baik
Setelah Anda memahami dasar-dasar cara kerja Matriks Eisenhower, kami rasa akan sangat membantu jika Anda melihat beberapa contoh praktis. Menggunakan matriks ini tidak hanya membantu pekerja menentukan perbedaan antara tugas-tugas yang penting dan tidak penting, tetapi juga memiliki kasus penggunaan khusus untuk membuat Anda lebih produktif!
Contoh 1: Manajemen proyek
Matriks Eisenhower menyederhanakan proses ini dengan membedakan secara jelas antara apa yang mendesak dan penting, sehingga Anda mengalokasikan sumber daya secara efisien. Dengan cara ini, Anda tidak hanya akan memenuhi tenggat waktu tetapi juga menjaga keseimbangan yang sehat antara permintaan yang bersaing, yang pada akhirnya memastikan proyek Anda berjalan dengan lancar dan efektif.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Alokasi sumber daya adalah aspek penting bagi pemimpin tim yang perlu memastikan karyawan diberi tugas yang sama, sehingga Anda tidak kekurangan atau kelebihan tugas. Dan dengan tampilan beban kerja yang sederhana, pemimpin memiliki visualisasi yang jelas tentang beban kerja yang ditugaskan kepada setiap anggota tim selama jangka waktu tertentu.
Pilih satu atau dua minggu atau satu bulan untuk membandingkan beban kerja setiap orang dengan kapasitas yang ditugaskan. Hal ini memberikan pemimpin tim daftar tugas yang dapat dilihat oleh tim mereka sehingga mereka tahu bahwa setiap orang bekerja untuk mencapai tujuan yang sama.
Selain itu, menggunakan Matriks Eisenhower dalam manajemen proyek membantu tim memahami skala penuh proyek sehingga setiap orang tidak hanya mengetahui semua tugas tetapi juga tugas-tugas mendesak yang akan membuat semuanya mengalir. Sebagai contoh, Matriks Keputusan Eisenhower dapat terlihat seperti ini dalam pengaturan manajemen proyek:
- Kuadran pertama: Mengatasi bug kritis, memenuhi tenggat waktu klien, atau menyelesaikan hambatan proyek
- Kuadran kedua: Perencanaan proyek: Perencanaan proyek, pengembangan tim, atau penilaian risiko
- Kuadran ketiga:: Email yang tidak mendesak atau rapat yang tidak penting
- Kuadran keempat: Penjelajahan online yang berlebihan atau bersosialisasi selama jam kerja, atau tugas-tugas yang paling tidak mendesak yang tidak terkait dengan proyek utama
Contoh 2: Produktivitas pribadi
Dalam hal produktivitas pribadi, menguasai Matriks Eisenhower adalah kunci untuk tetap berada di puncak permainan Anda. Dengan mengkategorikan tugas-tugas berdasarkan matriks penting yang mendesak, Anda dapat mengatur waktu dan energi Anda secara efektif, menangani apa yang benar-benar penting.
Pendekatan strategis ini tidak hanya membantu Anda tetap terorganisir tetapi juga mencegah kelelahan, membuat Anda tetap fokus dan termotivasi untuk mencapai tujuan pribadi Anda. Dalam produktivitas pribadi, Matriks Keputusan Eisenhower dapat terlihat seperti ini:
- Kuadran pertama: Membayar tagihan yang sudah jatuh tempo, menangani keadaan darurat keluarga, atau menyelesaikan tugas penting yang harus diselesaikan hari ini
- Kuadran kedua: Olahraga teratur, menghabiskan waktu berkualitas dengan keluarga, atau mempelajari keterampilan baru
- Kuadran ketiga: Menghadiri acara yang tidak Anda minati atau menjalankan tugas untuk orang lain
- Kuadran keempat: Tugas yang tidak perlu seperti menonton acara TV
Templat Produktivitas Pribadi ClickUp sangat bagus untuk mengatur dan memprioritaskan tugas harian Anda, baik yang berhubungan dengan pekerjaan atau tidak
PRIBADI TEMPLATE PRODUKTIVITAS
Perlu menyelesaikan tugas-tugas pribadi Anda? Gunakan fitur Templat Produktivitas Pribadi ClickUp seperti daftar tugas yang sangat lengkap untuk memastikan pekerjaan Anda tetap teratur dan tugas-tugas penting diprioritaskan. Dipasangkan dengan Matriks Eisenhower, Anda akan mendapatkan hasil maksimal dari proses manajemen tugas Anda.
Contoh 3: Kolaborasi tim
Matriks untuk kolaborasi tim adalah pengubah permainan untuk dinamika tempat kerja yang efektif. Dengan mengkategorikan tugas-tugas secara kolektif berdasarkan urgensi dan kepentingannya, tim mengembangkan pemahaman bersama tentang prioritas yang mengarah pada penyelarasan dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Hal ini menghasilkan tim yang lebih efisien dan kohesif yang bergerak sebagai satu kesatuan, di mana para anggotanya saling mendukung satu sama lain dan mendorong proyek menuju penyelesaian. Misalnya, dalam pengaturan kolaborasi tim, Matriks Eisenhower Anda dapat terlihat seperti ini:
- Kuadran pertama: Menyelesaikan konflik di antara anggota tim, mengirimkan proposal proyek tepat waktu, atau menghadiri rapat penting
- Kuadran kedua: Kegiatan membangun tim, menetapkan tujuan tim jangka panjang, atau membimbing anggota tim junior
- Kuadran pertama: Membalas email yang tidak penting, menghadiri rapat opsional, atau mengatur tim di luar kantor
- Kuadran pertama: Mendiskusikan topik yang tidak relevan selama rapat atau mengerjakan tugas yang tidak ada dalam daftar tugas Anda
Terkait: Contoh Matriks Raci & Template Bagan Rasial !
5 Praktik Terbaik Matriks Eisenhower Sederhana yang Harus Diikuti
Agar berhasil menerapkan Matriks Eisenhower, ikuti praktik-praktik terbaik berikut ini:
1. Jujurlah dengan diri Anda sendiri
Nilai secara akurat urgensi dan pentingnya setiap tugas. Jangan melebih-lebihkan atau meremehkan pentingnya suatu tugas.
2. Buatlah tetap sederhana
Jangan membuat matriks Anda terlalu rumit. Tetap berpegang pada empat kuadran dan jaga agar tetap bersih dan lugas secara visual.
3. Tinjau dan perbarui secara teratur
Biasakan untuk meninjau matriks Anda setiap hari atau setiap minggu, sesuaikan tugas-tugas yang diperlukan. Prioritas berubah, dan sangat penting untuk tetap beradaptasi.
4. Delegasikan tugas jika memungkinkan
Untuk tugas-tugas di Kuadran 3, pertimbangkan untuk mendelegasikannya kepada orang lain jika memang sesuai dan memungkinkan.
5. Batasi tugas-tugas di Kuadran 4
Minimalkan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas di Kuadran 4. Alihkan waktu dan energi tersebut ke tugas-tugas Kuadran 2 untuk produktivitas dan pertumbuhan pribadi yang lebih baik.
Alat Manajemen Tugas Terbaik untuk Membangun Matriks Eisenhower Anda
Sesuaikan Papan Tulis Anda dengan mudah dengan menambahkan Dokumen, tugas, dan lainnya
Menggunakan Papan Tulis ClickUp adalah cara yang fantastis bagi tim ahli untuk tidak hanya membuat dan berbagi Matriks Eisenhower, namun juga menjaga semua orang tetap sinkron. Fitur Whiteboard menawarkan kanvas serbaguna, yang memungkinkan anggota tim berkolaborasi secara real-time.
Ini adalah satu hal yang harus dikerjakan memprioritaskan tugas dengan pendekatan Matrix, adalah hal lain untuk melakukannya secara kolaboratif! Misalnya, untuk membuat matriks, alat bantu bentuk, teks, dan fitur unggah gambar sangat berguna.
Saat proyek berkembang atau ada informasi baru, anggota tim bisa dengan mudah memperbarui matriks dengan menambahkan, mengedit, atau menghapus elemen. Hal ini memastikan bahwa tim tetap lincah dan mudah beradaptasi dengan perubahan tuntutan proyek dan tugas-tugas terpentingnya.
Berbagi dan mengedit matriks di ClickUp sangat mudah, berkat desain platform yang intuitif. Anggota tim dapat dengan mudah berbagi Papan Tulis dengan pemangku kepentingan yang relevan, dengan memberikan akses untuk melihat atau mengeditnya sesuai kebutuhan.
Dengan menyediakan ruang yang dinamis dan digunakan bersama untuk pembuatan dan pembaruan matriks, tim memastikan komunikasi dan keselarasan yang jelas, yang pada akhirnya mendorong proyek mencapai garis akhir dalam waktu yang lebih singkat. Mulailah menerapkan Matriks Eisenhower hari ini dan rasakan manfaat bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
Mulailah hari ini dan lakukan semuanya dengan ClickUp secara gratis !