Bayangkan sebuah dunia di mana waktu dan sumber daya tidak terbatas. Anda dapat mengejar kemungkinan yang tak terbatas, menangani proyek-proyek ambisius, mendorong inovasi, dan melakukan semuanya tanpa stres. 🙌
Sayangnya, bukan seperti itu cara kerjanya. Dalam lingkungan bisnis yang bergerak cepat anda selalu berhadapan dengan berbagai kendala. Anda harus belajar untuk memprioritaskan pekerjaan untuk berkembang meskipun ada kemunduran dan rintangan yang terus-menerus.
Artikel ini bertujuan untuk merangkum informasi penting mengenai manajemen prioritas. Anda akan belajar bagaimana mengembangkan proses manajemen prioritas yang efektif dan menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas Anda.
Apa itu Manajemen Prioritas?
Manajemen prioritas atau penentuan prioritas adalah metode mengatur pekerjaan untuk menangani tugas-tugas yang paling penting dan mendesak terlebih dahulu. 🥇
Praktik ini melibatkan penilaian terhadap tujuan dan sasaran menggunakan informasi tersebut untuk membuat hierarki tugas, dan memutuskan tugas mana yang harus segera diselesaikan. Ini adalah keterampilan yang dapat berguna dalam manajemen proyek formal dan kehidupan sehari-hari.
Ketika Anda memprioritaskan proyek dan tugas, Anda bersiap untuk melaksanakan pekerjaan yang ada di depan Anda dengan cara yang paling efisien. Tujuannya adalah untuk memenuhi tonggak pencapaian proyek dan tenggat waktu dan siapkan diri Anda untuk sukses. 🏆
Mengapa Manajemen Prioritas Penting?
Memiliki proses manajemen prioritas adalah cara tim tetap fokus pada tugas-tugas lama atau baru, menyesuaikan sumber daya, dan mengidentifikasi prioritas utama di seluruh proyek bernilai tinggi. Manfaat utama lainnya termasuk:
- **Memanfaatkan hari Anda sebaik-baiknya: Karena Anda tahu persis apa yang perlu Anda lakukan setiap hari, Anda dapat langsung bekerja dan mengerjakan tugas-tugas tertentu tanpa ragu-ragu untuk memaksimalkan waktu produktif Anda
- Meningkatkan kualitas pekerjaan: Alih-alih mencoba menyelesaikan semuanya dengan perhatian yang terpecah, tim Anda berfokus pada beberapa tugas penting pada satu waktu, mengurangi kesalahan dan penundaan
- Memastikan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik: Memprioritaskan tugas memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk bersantai dan kegiatan pribadi lainnya
- Menyelaraskan tujuan pribadi, tim, dan bisnis: Sangat mudah untuk mengabaikan gambaran yang lebih besar ketika Anda kewalahan dengan prioritas Anda sendiri saat Anda mengelola dan menyelaraskannya dengan tujuan perusahaan-proses manajemen prioritas yang solid mencegah kesulitan tersebut
- **Mengurangi stres dan kecemasan yang berhubungan dengan pekerjaan: Penugasan pekerjaan yang bermakna memungkinkan karyawan Anda untuk menangani tugas mereka dengan lebih percaya diri dan lebih sedikit tekanan
- Memfasilitasi fleksibilitas: Dengan sistem prioritas yang tepat, Anda dapat beradaptasi dengan perubahan yang sedang berlangsung tanpa tergelincir
- Memungkinkan manajemen sumber daya yang efektif: Mengetahui apa yang harus didahulukan memungkinkan Anda untukmengalokasikan sumber daya yang terbatas lebih efisien saat mendelegasikan tugas di seluruh tim Anda
Tampilan Beban Kerja ClickUp memberikan wawasan tentang metrik proyek Anda agar selangkah lebih maju
Cara Menerapkan Sistem Manajemen Prioritas untuk Tim Anda
Ikuti enam tips berikut ini untuk membuat dan meluncurkan strategi manajemen prioritas yang sukses:
- Tentukan tujuan: Tujuan tersebut berfungsi sebagai kriteria prioritas utama Anda. Tentukantujuan jangka pendek, menengah, dan panjang dan sasaran sehingga Anda dapat membuat rencana terperinci untuk mencapai semuanya
- Mulai dengan gambaran umum: Buatlah daftar tugas utama. Saat Anda mengevaluasi dan menugaskannya, bagi daftar tugas Anda menjadi prioritas bulanan, mingguan, dan harian
- Evaluasi biaya/upaya dan imbalan: Bandingkan biaya atau upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan nilai yang dihasilkan. Jika memungkinkan, ikuti aturan Pareto-prioritaskan 20% pekerjaan yang menghasilkan dampak sebesar 80%
- Pertimbangkan kapasitas dan kekuatan tim: Untuk menugaskan pekerjaan secara realistis, Anda perlu mengidentifikasi kapasitas setiap anggota tim, kebiasaan produktivitas, kesulitan tugas, dan tingkat risiko untuk mengelola tujuan secara efisien
- Mendelegasikan tugas : Berikan tugas-tugas yang penting dan rumit kepada atasan, namun jangan terlalu membebani mereka. Berikan pekerjaan yang tidak terlalu berdampak besar kepada karyawan yang kurang berpengalaman dan biarkan mereka mengembangkan keterampilan mereka, tumbuh, dan memiliki kesempatan untuk berhasil pada sesuatu yang baru
- **Bersikaplah fleksibel: Anda tidak bisa membuat hirarki tugas dan menyebutnya sebagai hari kerja. Anda harus mengatur, mengevaluasi, dan mempersiapkan diri untuk beradaptasi dengan perubahan yang sedang berlangsung dalam proses Anda
Melakukan semua pekerjaan ini secara manual akan sangat menyiksa. Untungnya, aplikasi seperti ClickUp membantu Anda memprioritaskan tugas dan mengembangkan sistem manajemen prioritas yang kuat dan fleksibel. Mulailah dengan Templat Matriks Prioritas ClickUp !
Template Matriks Prioritas ClickUp
Teknik Manajemen Prioritas & Praktik Terbaik
Ketika mengelola prioritas, gunakan kriteria dan teknik evaluasi yang berbeda untuk melihat apa yang cocok untuk tim Anda. Baca tentang strategi penentuan prioritas yang paling populer di bawah ini:
Daftar master
Daftar utama bukanlah teknik penentuan prioritas yang berdiri sendiri, melainkan menjadi dasar bagi teknik-teknik lainnya. Sebelum membuat prioritas, buatlah daftar daftar yang harus dilakukan dengan semua tugas yang ingin Anda capai. Anda kemudian dapat memecahnya dan mengkategorikannya sesuai keinginan Anda.
Metode yang umum digunakan adalah dengan menggunakan kategori periode waktu. Misalnya, Anda dapat mengelompokkan tugas berdasarkan kapan Anda ingin menyelesaikannya-hari ini, minggu ini, bulan ini, dll.
Matriks prioritas Eisenhower 
Urutkan daftar tugas yang banyak dengan mudah dengan Eisenhow e r Template Matriks oleh ClickUp Meskipun bukan dia yang menciptakannya, metode ini dinamai sesuai dengan nama mantan Presiden AS Dwight E. Eisenhower, karena dia harus membuat banyak keputusan berdampak besar setiap hari.
The Matriks prioritas Eisenhower membandingkan biaya atau upaya yang dikeluarkan untuk suatu tugas dengan nilai yang dihasilkannya.
Untuk menerapkan metode ini, gambarlah sebuah kotak besar di atas kertas atau di aplikasi pilihan Anda. Bagilah menjadi empat bagian di sepanjang dua sumbu-Urgensi dan Kepentingan. Anda akan mendapatkan empat kategori:
- Mendesak dan penting: Lakukan ❗
- Mendesak dan tidak penting: Jadwalkan 📅
- Tidak mendesak tapi penting: Delegasikan 👥
- Tidak mendesak dan tidak penting: Hapus ❌
Tempatkan tugas ke dalam kategori yang paling tepat dan mulailah menyelesaikannya, dimulai dari yang mendesak dan penting di sudut kanan atas.
Tidak ingin menggambar? Gunakan warna-warni Template Matriks Prioritas ClickUp dan mulai membuat prioritas dalam hitungan menit secara gratis!
Daftar Tugas Paling Penting (MIT)
Jika Anda mencari metode yang sederhana, praktis, dan mudah diterapkan, cobalah daftar MIT. Metode ini menyarankan untuk membuat daftar satu hingga tiga tugas penting setiap hari. Anda tidak boleh fokus pada tugas-tugas lain sampai Anda menyelesaikan tugas-tugas dalam daftar tersebut.
Ketika Anda merasa kewalahan dengan pekerjaan, metode ini membantu Anda kembali ke dasar dan keluar dari kebiasaan.
metode ### ABCDE
Metode penentuan prioritas ABCDE mengharuskan Anda mengurutkan tugas ke dalam lima kategori:
- Tugas penting
- Tugas penting
- Tugas-tugas yang bagus untuk dilakukan
- Tugas yang harus didelegasikan
- Tugas yang harus dihilangkan
Evaluasi dan klasifikasikan tugas berdasarkan seberapa parah konsekuensi yang akan terjadi jika tugas tersebut tidak diselesaikan. Buatlah daftar A yang singkat, dengan hanya satu atau dua tugas di dalamnya.
Perkenalkan lapisan peringkat lain dengan menghitung setiap tugas. Tugas yang paling penting pada hari itu akan diberi label A1, sedangkan tugas yang bagus untuk dikerjakan akan ditandai sebagai C1, C2, C3, dan seterusnya.
Makan katak
Metode ini terinspirasi oleh kutipan Mark Twain yang cerdas: "Jika Anda harus makan katak hidup, tidak ada gunanya duduk dan melihatnya untuk waktu yang sangat lama!"_ 🐸 Makanlah katak itu menyarankan agar Anda melakukan tugas yang paling ditakuti terlebih dahulu, sehingga tugas-tugas lainnya tidak terlalu menakutkan. Hal ini berguna untuk situasi ketika Anda memiliki banyak tugas yang sama pentingnya dan tidak tahu harus memulai dari yang mana.
aturan ### 1-3-5
Menurut metode ini, daftar tugas harian Anda harus berisi:
- Satu tugas besar 🐘
- Tiga tugas sedang 🐅
- Lima tugas kecil 🐁
Jangan ragu untuk mengubah angka-angka tersebut berdasarkan kapasitas dan preferensi Anda saat ini.
Metode Warren Buffet
"Perbedaan antara orang sukses dan orang yang benar-benar sukses adalah orang yang benar-benar sukses mengatakan tidak pada hampir semua hal."
Ini adalah kata-kata dari Warren Buffett yang sangat sukses, yang menemukan model prioritas yang disebut Dua Daftar.
Metode ini mengharuskan Anda untuk menuliskan 25 daftar tugas teratas dan melingkari 5 tugas yang paling penting. Anda harus menyelesaikan 5 tugas teratas terlebih dahulu dan, yang lebih penting, abaikan 20 tugas lainnya untuk menjaga fokus Anda.
Cara Menggunakan Alat untuk Membuat Sistem Manajemen Prioritas ClickUp adalah sebuah aplikasi all-in-one
perangkat lunak manajemen proyek yang memungkinkan Anda untuk menangani semua aspek prioritas tugas-dari awal curah pendapat hingga eksekusi . Dengan lebih dari 10 garis besar (Tampilan) dan ratusan fitur dan opsi penyesuaian, Anda dapat menyesuaikannya dengan berbagai konteks.
Pada bagian berikut, kami akan menunjukkan kepada Anda apa yang membuat ClickUp menjadi sebuah karya yang luar biasa alat penentuan prioritas dan cara membuka potensinya selangkah demi selangkah. 🔓
1. Menetapkan dan memvisualisasikan tujuan tingkat tinggi
ClickUp-Whiteboard
Sebelum berurusan dengan tugas-tugas individual, mundurlah sejenak dan ingatlah gambaran yang lebih besar. Hal ini akan membantu Anda tetap berada di jalur yang benar menuju tujuan terpenting Anda. 🛣️
Dengan mengingat tujuan yang lebih tinggi, evaluasi kembali relevansi dan dampak dari setiap tugas. Dengan begitu, Anda bisa memastikan bahwa Anda menginvestasikan waktu dan energi Anda pada aktivitas yang sejalan dengan strategi jangka panjang Anda.
Gunakan ClickUp untuk mengembangkan dan memvisualisasikan strategi, peta jalan, dan alur kerja. Platform Tampilan Papan Tulis menyediakan kanvas kosong dan berbagai alat bantu untuk mewujudkan ide Anda. Anda dapat memulai dari awal atau menggunakan salah satu dari banyak templat Papan Tulis yang telah dibuat sebelumnya.
Dalam Tampilan Papan Tulis, Anda dapat:
- Membuat alur kerja untuk mengidentifikasi masalah ketergantungan atau kemacetan
- Menulis dan mengedit teks atau memberikan komentar atau tugas
- Menambahkan bentuk, catatan tempel, dan konektor di antaranya
- Menyematkan gambar, video, kartu situs web, danDokumen
Rencanakan dan atur proyek, ide, atau tugas yang ada di ClickUp untuk mendapatkan garis besar visual terbaik
ClickUp juga memiliki fitur Tampilan Peta Pikiran yang memungkinkan Anda membuat diagram hirarki yang menarik. Gunakan untuk menentukan berbagai tingkat prioritas dan hubungan antar tugas.
Pilih antara peta berbasis simpul dan berbasis tugas dengan tugas interaktif, bukan simpul.
2. Membuat daftar master dari semua tugas
Tugas ClickUp
Susun daftar utama tugas untuk memahami cakupan pekerjaan yang Anda tangani. Selanjutnya, mulailah memecahnya menjadi beberapa bagian yang lebih mudah dikelola, masing-masing dengan tenggat waktu yang ditentukan.
Tampilan Daftar ClickUp adalah alat yang ideal untuk itu. Ini memberi Anda daftar lengkap semua tugas, subtugas, dan ketergantungannya. Mengatur ulangnya mudah dilakukan dengan fungsionalitas seret dan lepas. 👆
Kolom-kolom daftar menampilkan semua informasi yang Anda perlukan untuk memutuskan tingkat kepentingan tugas. Anda dapat menyesuaikannya, memilih antara lebih dari 20 jenis bidang , termasuk:
- Dropdown
- Peringkat
- Kotak centang
- Label
- Rumus
- Bilah kemajuan
Ini adalah tampilan ClickUp yang paling fleksibel, memungkinkan Anda untuk bermain-main dengan berbagai opsi pengaturan. Setelah Anda selesai mengurutkan tugas, kelompokkan atau filter berdasarkan prioritas untuk memilih tugas yang paling mendesak.
Anda bisa menggunakan tombol Papan Agile untuk presentasi yang lebih sederhana dari semua tugas. Hal ini membantu Anda mendapatkan proses manajemen prioritas dengan tampilan Board yang jelas.
Pada sebagian besar tampilan ClickUp, Anda dapat mengklik sebuah tugas untuk membuka Task Tray, yang menampilkan informasi dan opsi tambahan. Anda dan tim Anda bisa, di antara aktivitas lainnya, menambahkan komentar, melampirkan file, dan melihat log perubahan.
Baki Tugas Tampilan Gantt dan Garis Waktu memungkinkan Anda untuk fokus pada manajemen waktu. Timeline memberi Anda pandangan sekilas tentang jadwal dalam satu baris, sedangkan bagan Gantt adalah dua dimensi dan memungkinkan Anda masuk ke seluk-beluk proyek.
Tampilan Bagan Gantt ClickUp
Tampilan Kalender membuat penjadwalan acara seperti sprint dan pertemuan empat mata sangat mudah. Anda hanya perlu menarik dan meletakkan tugas ke dalam slotnya, dan Anda siap menggunakannya.
3. Mengevaluasi dan menetapkan tugas
Setelah mempertimbangkan urgensi tugas, dampak, atau faktor lain yang relevan, Anda bisa menambahkan informasi tersebut ke kolom-kolom di List View. Beri peringkat tugas, perkenalkan sistem penilaian dengan rumus, dan hitung biayanya.
Untuk menetapkan label prioritas pada tugas, klik ikon bendera dan pilih opsi yang sesuai dari menu tarik-turun. Label berkisar dari Rendah hingga Mendesak dan diberi kode warna untuk memudahkan pembedaan.
Prioritas Tugas ClickUp
Setelah Anda memutuskan tugas mana yang harus didahulukan, saatnya mendelegasikannya. Lakukan dengan mudah dan akurat menggunakan fitur Tampilan Beban Kerja ClickUp !
Perkirakan tingkat upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Tentukan dan lihat kapasitas rata-rata setiap anggota tim untuk memastikan mereka selalu memiliki sesuatu untuk dikerjakan, tetapi tidak bekerja terlalu keras . Dengan melihat warna-warna tersebut, Anda akan mendapatkan gambaran tentang seberapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap orang. 🍽️
Setelah Anda memberikan tugas, tugas tersebut akan didistribusikan secara merata ke seluruh timeline khusus berdasarkan tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan sebelumnya.
Tampilannya sangat mudah disesuaikan. Anda bisa mengubah apa saja, mulai dari filter dan garis waktu yang ditampilkan (hari, minggu, bulan) hingga elemen dan pewarnaan.
4. Melacak kemajuan dan berkolaborasi
Saat Anda menyelesaikan tugas, bilah kemajuan di Tampilan Daftar akan diperbarui untuk memberi Anda wawasan waktu nyata. Anda dapat mengubah status tugas dan menambahkan kategori khusus untuk mencerminkan alur kerja Anda.
Dengan memperkenalkan otomatisasi, Anda dapat menyederhanakan seluruh proses. Misalnya, Anda dapat secara otomatis memperbarui status menjadi "Selesai" setelah menyelesaikan semua subtugas. Ide lainnya adalah mengubah label prioritas ketika tugas sudah lewat waktu.
Otomatiskan tugas Anda dan hemat waktu menggunakan ClickUp Automations
Di ClickUp, Anda dapat melakukan lebih dari sekadar membuat prioritas. Undang tim Anda untuk bergabung dan gunakan platform ini sebagai pusat perencanaan dan kolaborasi. Berkomunikasi dengan rekan tim melalui obrolan bawaan, mendiskusikan hal-hal spesifik dalam komentar tugas, dan melihat riwayat perubahan untuk setiap tugas. Anda dan tim Anda juga dapat melacak waktu dalam aplikasi, yang sangat membantu dalam alokasi tugas dan penagihan.
Pertanyaan Umum Manajemen Prioritas
Masih memiliki pertanyaan tentang penentuan prioritas? Anda dapat menemukan jawabannya di bawah ini:
Apa perbedaan antara manajemen prioritas dan manajemen waktu? Manajemen waktu dan manajemen prioritas adalah konsep terkait dengan tujuan yang sama-membuat pekerjaan Anda lebih efisien. Namun, meskipun penentuan prioritas berfokus pada hal-hal yang penting, manajemen waktu adalah istilah yang lebih luas yang mengacu pada bagaimana Anda menggunakan waktu yang tersedia. ⌛
Sebagai contoh, seseorang yang mengatur waktu akan mengalokasikan slot waktu untuk tugas-tugas mereka. Namun, seseorang yang memprioritaskan akan memilih tugas yang paling penting dan memberikan slot waktu yang lebih besar.
Manajemen prioritas bergantung pada manajemen waktu. Keduanya membutuhkan keterampilan seperti pemecahan masalah dan pemikiran strategis. Manajemen waktu mencakup subketerampilan lain, seperti pengurangan gangguan dan kategorisasi tugas.
Kedua keterampilan ini berguna dan dapat diterapkan di banyak bidang kehidupan. Manajemen waktu mungkin lebih umum digunakan, namun penentuan prioritas adalah pilihan yang lebih baik untuk pekerjaan yang berbasis hasil.
Apa saja tantangan manajemen prioritas yang umum terjadi, dan bagaimana cara mengatasinya?
Terlepas dari upaya terbaik Anda, eksekusi proyek mungkin tidak akan berjalan semulus yang Anda inginkan. Namun, semua tidak akan sia-sia. Dengan pendekatan dan alat bantu yang tepat, Anda bisa menaklukkan sebagian besar tantangan dan kembali ke jalur yang benar dengan cepat.
Di bawah ini, Anda dapat membiasakan diri dengan beberapa masalah prioritas yang umum terjadi dan metode untuk mengatasinya:
Situasi yang belum pernah terjadi sebelumnya dan perubahan prioritas
Pertama, Anda harus menerima bahwa rencana pasti akan berubah dan bersiaplah untuk beradaptasi begitu hal itu terjadi.
Alih-alih merencanakan hanya untuk skenario terbaik, Anda harus mempertimbangkan semua hasil yang mungkin terjadi. Hindari menetapkan tenggat waktu yang ketat dan berikan perkiraan waktu yang longgar, sehingga Anda memiliki ruang gerak.
Sumber daya yang terbatas dan bersaing
Dengan adanya perubahan prioritas, Anda mungkin perlu meninjau kembali manajemen sumber daya pilihan. Jika Anda mengalami konflik, kaji ulang kriteria penentuan prioritas Analisis tugas secara mendalam dan perkenalkan faktor-faktor tambahan untuk membedakan tugas-tugas dengan tingkat kepentingan yang sama.
Anda bahkan mungkin perlu memikirkan kembali seluruh sistem prioritas Anda untuk membuatnya lebih fleksibel. Idealnya, Anda harus menggunakan aplikasi seperti ClickUp, yang memperbarui tugas dan tenggat waktu lain ketika Anda membuat perubahan.
Rekan kerja membuang-buang waktu untuk tugas yang tidak penting
Banyak masalah dapat diselesaikan dengan komunikasi yang teratur dan jujur. **Tetapkan ekspektasi dan tujuan yang jelas sejak awal dan pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Dukung rekan tim dan karyawan Anda saat mereka menghadapi masalah, terutama jika masalah tersebut berada di luar bidang keahlian atau tanggung jawab mereka.
Gangguan, penundaan, dan penundaan
Jujur saja-tidak ada orang yang 100% produktif sepanjang waktu. Namun, jika Anda melihat salah satu karyawan secara konsisten berjuang untuk mengikutinya, mungkin sudah saatnya untuk menindaklanjutinya.
Alih-alih mendorong atau menghukum mereka, tawarkan bantuan. Berikan mereka sumber daya dan pelatihan untuk mendorong pengembangan kemampuan manajemen waktu mereka.
Beralih di antara tugas-tugas yang berbeda
Mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan dengan persyaratan yang berbeda bisa menjadi masalah. Hal ini membuat stres, melelahkan, dan sering kali mengakibatkan kesalahan dan kualitas pekerjaan di bawah standar.
Daripada membombardir karyawan dengan berbagai tugas, batasi pekerjaan mereka pada satu proyek dalam satu waktu. **Tetapkan ketergantungan tugas dan jalur kritis untuk memastikan pekerjaan terfokus dan berjalan lancar. ⛵
Terlalu banyak bekerja dan kelelahan
Jika Anda seorang karyawan dan merasa kewalahan dengan pekerjaan, jangan ragu untuk mengatakan tidak. Mengabaikan tanda-tanda peringatan kelelahan bisa berakibat fatal. Sebelum keadaan menjadi tidak terkendali, komunikasikan ketersediaan Anda dan beban kerja harian maksimum kepada atasan sehingga mereka dapat membuat rencana yang sesuai.
Dengan beban kerja yang lebih realistis, Anda akan dapat fokus pada kualitas daripada kuantitas. Anda juga akan menikmati jadwal kerja yang lebih berkelanjutan melindungi kesehatan Anda, dan berkontribusi pada budaya tempat kerja yang lebih sehat. 💪
Bebaskan Potensi Anda Dengan Manajemen Prioritas
Manajemen prioritas bukanlah hal yang mudah, namun ini adalah rahasia kesuksesan, tidak peduli apakah Anda mengatur pekerjaan pribadi atau tim Anda. Hal ini dapat memberi Anda arahan ketika Anda merasa tersesat di antara jalan yang berliku.
Dengan alat yang praktis seperti ClickUp, Anda dapat meretas jalan menuju produktivitas dalam waktu singkat! ⏩