Dengan daftar tugas yang tak pernah habis menatap Anda, sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. Di situlah tingkat prioritas tugas berperan.
Ketika Anda membagi beban kerja Anda menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola-berdasarkan hal yang paling penting-Anda dapat menempatkan upaya Anda di tempat yang paling penting. Rencana yang diprioritaskan berarti lebih sedikit stres, produktivitas yang lebih baik, dan pola pikir kerja yang lebih bahagia. 🧘
Pelajari lebih lanjut tentang tingkat prioritas, termasuk cara terbaik untuk menetapkan tingkat prioritas bagi diri sendiri dan tim Anda. Kemudian, temukan lima templat tingkat prioritas untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat.
Apa yang dimaksud dengan Tingkat Prioritas?
Tingkat prioritas membantu Anda menyusun tugas berdasarkan berbagai faktor, termasuk tenggat waktu, kepentingan, urgensi, dan nilai. Skala prioritas biasanya digunakan untuk proyek, sasaran, atau individu tertentu daftar yang harus dilakukan tetapi juga dapat dibuat sebagai struktur di seluruh perusahaan.
Tujuan dari status prioritas adalah untuk memudahkan anggota tim membagi waktu dan fokus pada tugas-tugas dengan prioritas tertinggi. Hal ini juga memastikan sumber daya dialokasikan dengan benar ke proyek dan fase pekerjaan yang benar.
Tim dukungan dan departemen TI juga menggunakan tingkat prioritas untuk menangani permintaan layanan. Mereka membantu merampingkan manajemen insiden dengan memungkinkan karyawan untuk bekerja pada masalah yang paling mendesak. Mereka dapat membagi pekerjaan berdasarkan prioritas insiden, potensi dampak dari insiden, dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
Hasilnya, anggota tim menjadi lebih produktif, efisien, dan mudah beradaptasi. Mereka diberdayakan untuk mengerjakan tugas-tugas yang paling penting, mengeskalasi masalah ketika muncul, dan mengotomatiskan pekerjaan yang kurang penting. 💪
Apa Manfaat Menetapkan Tingkat Prioritas untuk Tugas?
Menetapkan tingkat prioritas dapat meningkatkan efisiensi dan kesehatan tim Anda secara keseluruhan. Dengan mengetahui pekerjaan apa yang paling mendesak atau berharga, tim Anda dapat memantau metrik dan mencapai tujuan lebih cepat dari sebelumnya.
Terima kasih kepada alat bantu penentuan prioritas mereka tidak akan terjebak dalam pekerjaan yang membosankan atau tersesat dalam daftar tugas yang menggunung. Berikut ini adalah manfaat utama dari menetapkan tingkat prioritas untuk tugas-tugas tim Anda. ✍️
Produktivitas yang lebih tinggi
Efisiensi yang lebih baik akan meningkatkan produktivitas. Dengan menetapkan tingkat prioritas, proses bisnis berjalan dengan lancar, dan tim dapat merencanakan langkah selanjutnya. Mereka dapat mengkategorikan pekerjaan mereka berdasarkan tugas-tugas dengan prioritas yang lebih tinggi dan membuat daftar tugas harian, mingguan, dan bulanan yang dapat dikelola.
Karena ada rencana yang solid berdasarkan prioritas, anggota tim dapat menangani hambatan dan tantangan yang tak terduga saat muncul. Mereka dapat merencanakan solusi dan menyesuaikan jadwal untuk mengakomodasi masalah daripada terjebak dalam lumpur.
Peningkatan efisiensi
Prioritaskan pekerjaan Anda berdasarkan tugas-tugas yang memiliki dampak terbesar atau paling mendesak. Hal ini secara alami mengarah pada efisiensi yang lebih baik karena Anda mengerjakan tugas-tugas penting alih-alih tersesat dalam kesibukan.
Selain itu, tingkat prioritas dan perangkat lunak manajemen tugas mendukung dengan lebih baik pengambilan keputusan keterampilan.
Tetapkan prioritas di ClickUp untuk membedakan dengan lebih baik apa yang perlu dilakukan sekarang dan apa yang bisa menunggu
Manajemen waktu yang lebih baik
Dengan tugas yang diurutkan berdasarkan tingkat prioritas, tim dapat mengatur waktu mereka dengan lebih efisien. Daripada menghabiskan satu atau dua jam di pagi hari untuk mengotak-atik kotak masuk yang melimpah, mereka memulai hari dengan mengerjakan tugas yang berorientasi pada tujuan.
Berkat tingkat prioritas, orang-orang dapat mengatur hari mereka berdasarkan pekerjaan yang harus diselesaikan. Ini berarti lebih sedikit waktu yang terbuang untuk bertanya-tanya dari mana harus memulai. 🤷
Alokasi sumber daya yang ditingkatkan
Bagi para manajer, ada perbedaan utama antara manajemen proyek versus manajemen tugas . Mengelola tugas tidak cukup hanya dengan mengalokasikannya ke anggota tim yang berbeda. Saat menangani proyek besar, Anda juga harus mempertimbangkan cara mengalokasikan sumber daya.
Dengan tingkat prioritas, Anda dapat melihat sumber daya mana yang paling berharga. Hal ini termasuk menentukan tahap proyek mana yang paling membutuhkan dana atau sumber daya dari luar. Dengan mengidentifikasi kebutuhan dan prioritas, sumber daya dapat dialokasikan dan digunakan dengan lebih efisien.
Pahami sekilas siapa saja dalam tim Anda yang bekerja terlalu banyak atau terlalu sedikit sehingga Anda bisa dengan mudah merealokasi sumber daya Anda
Jenis-jenis Tingkat Prioritas
Ketika berbicara tentang tingkat prioritas, ada sedikit perbedaan dalam hal nama atau kategori. Tingkat-tingkat ini umumnya dibagi menjadi tugas-tugas dengan prioritas tinggi, prioritas sedang, prioritas rendah, dan tanpa prioritas. Dan ini akan sangat bergantung pada bisnis Anda dan proyek yang sedang Anda kerjakan.
| Tingkat Prioritas | Deskripsi | Contoh | |
|---|---|---|---|
| Prioritas Mendesak | - Pekerjaan yang harus segera diselesaikan - Pekerjaan yang sangat penting untuk mencapai tujuan - Tugas yang kemungkinan besar akan menggagalkan proyek atau menyebabkan masalah jika tidak diselesaikan | - Membuat laporan untuk dipresentasikan pada rapat /href/https://clickup.com/id/blog/115421/undefined/client meeting/%href/ besok - Rapat dengan pemangku kepentingan untuk membahas masalah kritis yang mengancam kesuksesan proyek - Memperbaiki bug situs web yang menyebabkan situs mogok | |
| Prioritas Tinggi | - Tugas penting yang tidak terlalu mendesak dibandingkan tugas yang mendesak - Tugas yang sering kali memiliki fleksibilitas tenggat waktu - Pekerjaan yang kecil kemungkinannya untuk menggagalkan proyek namun masih memiliki konsekuensi jika tidak dipenuhi | - Membuat materi pemasaran yang akan ditayangkan dalam satu atau dua minggu - Melakukan penelitian untuk pelaporan yang akan dibagikan pada rapat bulan depan - Membuat tombol CTA untuk blog guna mendorong konversi | - Membuat tombol CTA untuk blog guna mendorong konversi |
| Prioritas Normal atau Prioritas Sedang | - Pekerjaan yang berkontribusi pada tujuan namun tidak berdampak langsung - Tugas yang dapat didelegasikan ke anggota tim lain, dialihdayakan, atau diotomatisasi | - Menulis tinjauan mingguan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan - Mengatur dokumen perusahaan atau buku panduan tim | |
| Prioritas Rendah atau Tidak Ada Prioritas - Tugas yang tidak terkait dengan tujuan dan lebih bersifat prosedural - Pekerjaan yang dapat diselesaikan selama periode waktu henti | - Tugas-tugas tata graha seperti menambahkan ide proyek ke dalam daftar pekerjaan - Menjadwalkan waktu bermain bersama dengan anggota tim | - Tugas-tugas yang dapat didelegasikan, dialihdayakan, atau diotomatisasi |
Saat membuat tingkat prioritas tugas, pertimbangkan tingkat dampak, urgensi, kepentingan, dan nilai setiap tugas. Tugas dengan prioritas lebih rendah tidak akan sepenting, berharga, atau mendesak seperti tugas lainnya. Pekerjaan yang membutuhkan pengangkatan yang berat mungkin tidak akan sama berharganya dengan tugas yang dapat diselesaikan dengan lebih cepat atau dengan sumber daya yang lebih sedikit.
6 Cara untuk Menetapkan Tingkat Prioritas untuk Tim Anda
Siap memanfaatkan tingkat prioritas pada tim Anda? Di sini, kami akan menunjukkan beberapa cara untuk menetapkan tingkat prioritas bagi kolega Anda. Setelah selesai, Anda akan mendapatkan alur kerja yang lebih lancar, produktivitas yang lebih baik, dan karyawan yang bahagia. ✨
1. Atur tugas berdasarkan dampak dan urgensi
Sebelum Anda dapat mulai memprioritaskan pekerjaan, susunlah tugas-tugas yang harus diselesaikan. Kumpulkan tim dan lakukan curah pendapat tentang pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan Anda. Bagi tugas-tugas tersebut menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola setiap hari, setiap minggu, dan setiap bulan. 🎯
Gunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp untuk membuat tugas. Tetapkan setiap Tugas ClickUp ke anggota tim dan tambahkan tenggat waktu. Pastikan tenggat waktu yang diberikan realistis dan dapat dicapai. Sebaiknya Anda juga membuat waktu penyangga untuk memungkinkan fleksibilitas jika ada tantangan yang muncul.
Selanjutnya, telusuri setiap tugas dan tentukan tugas yang paling penting. Bagilah tugas menjadi beberapa kelompok berdasarkan dampak dan tingkat pekerjaan. Prioritaskan tugas-tugas yang memiliki upaya terendah dan dampak tertinggi. Prioritas Tugas ClickUp sederhana dan mudah digunakan. Terdapat empat bendera warna yang berbeda, sehingga tim Anda tahu persis tugas apa yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan apa yang akan dikerjakan selanjutnya. Keempat bendera tersebut meliputi Mendesak, Tinggi, Normal, dan Rendah. 🚩
Setiap anggota tim dapat mengurutkan daftar tugas mereka berdasarkan prioritas atau meletakkan tugas yang mendesak ke dalam Baki Tugas untuk selalu melihat tugas-tugas ini di mana saja dari Ruang Kerja mereka. Filter yang disimpan khusus memungkinkan Anda melihat daftar tugas berdasarkan prioritas, sementara ketergantungan menyoroti tugas yang memblokir tugas lainnya.
2. Gunakan kalender untuk menetapkan tenggat waktu agar tim tetap berada di jalurnya dan menyesuaikan diri dengan hambatan
Aspek kunci dari manajemen prioritas adalah menetapkan jadwal dan tenggat waktu. Dengan cara ini, Anda dapat melihat tugas mana yang secara langsung memengaruhi jadwal proyek-terutama tugas yang berpotensi menggagalkan semuanya. Memiliki kalender yang berisi daftar tugas dan tingkat prioritasnya adalah cara yang pasti untuk mencapai tujuan Anda. 🗓️
Atur proyek, rencanakan jadwal, dan visualisasikan pekerjaan tim Anda pada kalender fleksibel yang membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama Tampilan Kalender ClickUp membuat Anda tetap berada di jalur yang benar dalam Ruang Kerja yang menyenangkan secara visual. Tangani beberapa proyek dengan mudah dalam satu tampilan, berkat opsi kode warna khusus untuk setiap status tugas.
Konfigurasikan kalender sebagai tampilan harian, mingguan, atau bulanan dan bagikan dengan mudah kepada tim Anda. Kelola pekerjaan Anda dengan menyeret dan melepaskan tugas ke dalam daftar tugas harian berdasarkan tingkat prioritas.
Fitur sinkronisasi dua arah memungkinkan Anda melihat tugas secara langsung di Kalender Google . Hal ini memudahkan untuk mengadakan pertemuan dengan klien untuk membahas masalah penting atau melakukan panggilan tim untuk mengatasi hambatan.
3. Menetapkan pemblokiran waktu untuk memecah pekerjaan Anda menjadi beberapa bagian yang mudah dikelola
Di dunia saat ini, gangguan selalu ada di depan pintu Anda-atau di atas meja kerja Anda. Sangat mudah untuk keluar dari jalur, mulai dari keinginan untuk mengecek media sosial hingga rekan kerja yang mampir untuk mengobrol atau anak-anak yang keluar masuk kantor. ⌛️
Bersikaplah proaktif dan hindari gangguan-gangguan ini dengan menggunakan pemblokiran waktu. Teknik ini membagi hari Anda menjadi beberapa bagian atau "blok" waktu. Setiap bagian waktu didedikasikan untuk daftar tugas atau kelompok tugas tertentu.
Dengan cara ini, Anda bisa fokus pada pekerjaan yang mendalam dan menyelesaikannya dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Setiap tugas yang tersisa atau belum selesai akan ditambahkan ke blok waktu berikutnya untuk jenis pekerjaan tersebut.
Tingkatkan pengaturan tugas Anda dengan menambahkan tag khusus dan menggunakan opsi filter di ClickUp
Di ClickUp, buat tugas dan tetapkan tingkat prioritas untuk setiap tugas. Isi detail seperti perkiraan waktu, tanggal jatuh tempo, daftar tugas, dan tag. ✅
Selanjutnya, gunakan tampilan Daftar untuk membuat blok waktu harian untuk pekerjaan Anda. Tambahkan tugas ke blok yang berbeda untuk pekerjaan di pagi dan sore hari. Mulailah hari Anda dengan membuka lembar blok waktu ini dan selesaikan tugas yang paling mendesak.
4. Buat alur kerja menggunakan Peta Pikiran yang menggambarkan hubungan antar tugas dan menyoroti ketergantungan
Memprioritaskan pekerjaan lebih dari sekadar mengidentifikasi apa yang paling penting atau berharga bagi tujuan Anda. Anda perlu merencanakan dan menggambar hubungan antara beragam tugas di seluruh tim. Di situlah Peta Pikiran ClickUp masuk 🗺️
Mulailah dengan menetapkan proyek atau tujuan utama dan tambahkan cabang-cabang untuk tugas-tugas yang harus diselesaikan untuk mencapai kesuksesan. Buatlah koneksi dan hubungan antar tugas untuk menekankan pekerjaan yang menghalangi tugas-tugas lainnya.
Buat tugas secara instan dan pindahkan tugas-tugas tersebut langsung ke dalam peta pikiran tanpa harus berpindah tampilan. Fitur bawaan perangkat lunak otomatisasi tugas memungkinkan Anda dengan cepat memberikan tugas secara otomatis kepada anggota tim yang relevan dan menambahkan tanggal jatuh tempo.
5. Atur tugas di papan Kanban untuk visualisasi cepat alur kerja Anda Manajemen tugas dapat membingungkan dan mengintimidasi. Bagi banyak dari kita, melihat serangkaian tugas sebagai bagian dari gambaran yang lebih besar adalah hal yang sulit.
Papan Kanban membantu memvisualisasikan alur kerja dan proses, sehingga Anda memiliki wawasan yang lebih baik tentang bagaimana tugas-tugas terhubung. Tampilan Papan ClickUp memudahkan untuk memvisualisasikan alur kerja, dari tugas yang paling mudah hingga pekerjaan yang kritis. Kolom memungkinkan Anda mengatur kelompok tugas yang terkait, sementara kartu tugas individual memberikan wawasan yang lebih dalam tentang pekerjaan. 🔍
Bagilah tugas ke dalam kolom Harus Dilakukan, Sedang Berjalan, dan Selesai untuk melihat dengan mudah posisi setiap orang dalam tim. Tambahkan bendera prioritas pada pekerjaan yang perlu diselesaikan dengan cepat dan sorot masalah saat muncul.
Kelompokkan tugas berdasarkan tingkat kepentingan atau tingkat keparahan di Papan ClickUp
6. Merampingkan komunikasi untuk menetapkan ekspektasi dan menyisihkan waktu untuk tinjauan proses secara teratur
Baik membuat perjanjian tingkat layanan (SLA) untuk klien atau membuat rencana komunikasi untuk tim internal Anda, penting untuk menyampaikan informasi penting. Atur notifikasi di ClickUp untuk memberi tahu tim ketika prioritas diubah atau ditambahkan ke tugas.
Jadwalkan tugas untuk meninjau tingkat prioritas secara teratur. Bagaimanapun juga, tenggat waktu, hambatan mendadak, dan perubahan dalam persyaratan proyek dapat mempengaruhi prioritas tugas yang berbeda.
5 Templat untuk Mengatur Tingkat Prioritas
Berikut ini adalah lima favorit kami templat prioritas untuk mulai mengelola jadwal kerja yang lebih baik dan memenuhi tujuan Anda. 🛠️
1. Templat Matriks Prioritas ClickUp
Gunakan templat Matriks Prioritas ClickUp ini untuk mengidentifikasi tugas-tugas penting yang diplot berdasarkan urgensi, dampak, dan kepentingan Templat Matriks Prioritas ClickUp memudahkan untuk mengidentifikasi pekerjaan apa yang paling penting. Matriks ini memiliki empat blok kode warna berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensi. Kumpulkan tim dan bicarakan tugas-tugas untuk proyek.
Plot setiap tugas berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya. Setelah selesai, tetapkan bendera prioritas untuk setiap tugas berdasarkan diskusi Anda. Gunakan filter dan tampilan untuk melihat dengan cepat pekerjaan yang paling mendesak pada daftar tugas Anda.
2. Templat Matriks Prioritas ClickUp
Gunakan Templat Matriks Prioritas ClickUp 3×3 untuk mengevaluasi tugas berdasarkan dampak dan tingkat upaya mereka
Untuk tingkat prioritas yang lebih mendalam, gunakan fitur Templat Matriks Prioritas dari ClickUp . Matriks ini membagi tugas menjadi sembilan blok yang berbeda. Sumbu x adalah tentang upaya, membagi pekerjaan ke dalam kategori rendah, sedang, dan tinggi. Pada sumbu y, Anda akan menemukan rincian pekerjaan berdasarkan dampak.
Dengan menggunakan matriks ini, tim Anda akan mendapatkan gambaran cepat mengenai tugas-tugas yang paling berdampak pada tujuan Anda dan tugas mana yang membutuhkan usaha paling besar. Dengan begitu, Anda bisa mengejar hasil yang tidak terlalu penting dengan menangani pekerjaan yang membutuhkan usaha rendah dan dampak tinggi terlebih dahulu. 🍇
3. Templat Matriks Prioritas ClickUp 2×2
Gunakan Papan Tulis Matriks Prioritas 2x2 untuk membantu Anda mengatur tugas-tugas Anda secara tepat waktu
The templat Matriks Prioritas 2×2 dari ClickUp adalah kisi empat blok lain yang membantu Anda melihat pekerjaan apa yang memiliki prioritas tertinggi. Dipecah berdasarkan kepentingan dan prioritas, Anda bisa dengan cepat memvisualisasikan tugas dan meningkatkan komunikasi di seluruh tim.
Seret dan letakkan tugas ke dalam templat dan tambahkan Bidang Khusus untuk merinci pekerjaan lebih lanjut. Gunakan filter dan tampilan untuk mengakses informasi yang Anda perlukan untuk memprioritaskan tugas.
4. Templat Matriks Prioritas Tindakan ClickUp
Dapatkan kejelasan tentang apa yang memiliki prioritas tertinggi untuk bergerak maju dengan Templat Matriks Prioritas Tindakan ClickUp Templat Matriks Prioritas Tindakan ClickUp memungkinkan Anda mengevaluasi beban kerja tim Anda dan menyalurkannya ke dalam daftar tugas yang membahas pekerjaan yang paling penting terlebih dahulu. Mulailah dengan melakukan panggilan kolaboratif dengan tim Anda. Buatlah daftar semua tugas Anda dan susunlah dalam empat blok berdasarkan dampak dan upaya.
Selanjutnya, tambahkan tanda prioritas pada tugas-tugas yang mendesak atau prioritas tinggi. Tambahkan ini ke Baki Tugas Anda untuk membuka dan melihat tugas-tugas yang paling penting atau bernilai tinggi dengan cepat.
5. Templat Manajemen Tugas ClickUp
Mengelompokkan tugas berdasarkan tingkat prioritas insiden pada Daftar ClickUp
Gunakan Templat Manajemen Tugas ClickUp untuk memvisualisasikan alur kerja dan meningkatkan kolaborasi di seluruh tim. Templat ini memiliki enam tampilan sehingga Anda bisa memvisualisasikan pekerjaan dengan cara yang paling masuk akal bagi Anda.
Tambahkan Bidang Khusus untuk melihat siapa yang ditugaskan pada tugas, perkiraan waktu, anggaran, dan file yang relevan. Tetapkan status khusus untuk melacak kemajuan dan melihat posisi setiap tugas dalam alur kerja. Bendera prioritas memungkinkan Anda mengelompokkan pekerjaan berdasarkan tingkat kepentingannya sehingga tim tahu apa yang harus didahulukan.
Memprioritaskan Tugas Secara Efektif Dengan ClickUp
Dengan tingkat prioritas, tim Anda akan selalu tahu pekerjaan apa yang harus difokuskan, membuat daftar tugas yang lebih baik, dan tetap berada di jalurnya. Gunakan templat dan tips ini untuk menetapkan tingkat prioritas pada pekerjaan proyek sehingga Anda dapat mencapai tujuan dengan lebih cepat dan lebih efisien daripada sebelumnya. 🙌 Mendaftar ke ClickUp hari ini dan mulailah membangun alur kerja yang lebih baik. Dengan berbagai tampilan, bendera prioritas, dan templat, Anda akan memiliki alat bantu untuk menyederhanakan proses kerja dan mengidentifikasi di mana anggota tim harus mengalokasikan upaya mereka.