Perangkat lunak manajemen sumber daya seperti peta jalan: perangkat lunak ini memberikan panduan yang jelas tentang cara membagi semua sumber daya Anda untuk mencapai tujuan tertentu.
Seperti halnya peta jalan yang memandu para pelancong ke tempat tujuan, perangkat lunak manajemen sumber daya membantu organisasi mengoptimalkan biaya proyek, anggota tim, atau tenaga kerja, dengan alat bantu seperti perangkat lunak manajemen proyek atau ruang fisik tertentu untuk memastikan produktivitas maksimum.
Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada Anda aturan mainnya, apa yang diperlukan untuk merampingkan proses manajemen sumber daya dari awal hingga akhir, serta menyoroti beberapa templat untuk memulai perjalanan Anda.
Mari kita mulai.
Apa itu Manajemen Sumber Daya?
Manajemen sumber daya adalah proses mengelola sumber daya bisnis secara efisien seperti aset, keuangan, atau tenaga kerja untuk mencapai hasil terbaik dalam jangka waktu yang paling efisien.
Teknik manajemen sumber daya yang umum melibatkan perencanaan, pengendalian, dan pengawasan penggunaan modal, sumber daya manusia, teknologi, informasi, dan aset. Manajemen sumber daya yang tepat bergantung pada keberhasilan Anda mengatur ketersediaan sumber daya dan kapasitas sumber daya.
Perencanaan manajemen sumber daya-atau peramalan sumber daya-membantu memastikan Anda tetap berada di dalam anggaran, mengalokasikan pekerjaan secara tepat kepada tim Anda, dan mengelola data atau sumber daya secara efisien alat bantu bisnis .
Mengapa manajemen sumber daya penting?
Manajemen sumber daya penting karena memastikan Anda mengoptimalkan sumber daya secara efisien sehingga manajer proyek atau manajer sumber daya dapat meminimalkan biaya dan memaksimalkan hasil.
Selain itu, perencanaan sumber daya juga membantu organisasi menyusun strategi untuk masa depan sehingga sumber daya yang tepat tersedia saat dibutuhkan. Menggunakan teknik manajemen sumber daya yang tepat sangat penting untuk bisnis karena membantu memastikan Anda menyelesaikan proyek tepat waktu.
Tim menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya untuk mempersiapkan diri menghadapi kekurangan sumber daya atau perubahan besar yang akan terjadi. Pada dasarnya, manfaat manajemen sumber daya adalah memanfaatkan manajemen risiko yang lebih baik.
Bonus: Alat Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
4 Jenis Umum Manajemen Sumber Daya
1. Alokasi sumber daya Alokasi sumber daya memastikan sumber daya yang tepat tersedia di tempat dan waktu yang tepat. Organisasi memprioritaskan tugas-tugas proyek dan memastikan bahwa sumber daya yang tepat digunakan pada setiap tugas. Mengalokasikan sumber daya meminimalkan biaya proyek dan memaksimalkan hasil.
Jenis manajemen sumber daya ini juga memungkinkan tim untuk mengetahui cara terbaik untuk menyusun staf tim. Hal ini sangat penting saat Anda menugaskan pekerjaan pada sebuah proyek atau menggunakan keterampilan karyawan tertentu untuk memberikan keunggulan kompetitif.
Dan jika Anda tidak mengalokasikan sumber daya secara efektif, Anda menghadapi risiko beban kerja yang tidak seimbang, yang dapat menyebabkan kelelahan atau kebencian karyawan.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Favoritisme adalah tantangan besar yang harus dihindari oleh pemimpin tim. Itulah mengapa Anda membutuhkan solusi manajemen sumber daya yang efektif yang memberikan pandangan transparan tentang pekerjaan yang ditugaskan atau anggaran yang direncanakan untuk tim Anda.
2. Pemanfaatan sumber daya
Bagaimana sumber daya secara khusus digunakan untuk mencapai tujuan Anda? Pemanfaatan sumber daya memungkinkan Anda memahami bagaimana semua sumber daya Anda digunakan, kapan dibutuhkan, dan bagaimana mengalokasikannya untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Hal ini membantu anggota tim menghindari mengerjakan sumber daya yang sama sehingga Anda tidak menaruh semua telur dalam satu keranjang. Dan jika Anda seorang manajer sumber daya, Anda perlu memanfaatkan hal-hal seperti keterampilan anggota tim Anda.
Jika Anda mengelola tim pemasaran konten dan berada di bawah tenggat waktu proyek yang ketat, Anda tidak akan menggunakan copywriter untuk membuat whitepaper atau panduan yang mendalam - atau meminta penulis bentuk panjang Anda mengerjakan salinan email. Pemanfaatan sumber daya memastikan anggota tim mengerjakan proyek yang berkaitan dengan keahlian mereka.
3. Meratakan sumber daya Perataan sumber daya -atau perataan sumber daya-adalah proses mengelola sumber daya di awal untuk memastikan bahwa permintaan sumber daya seimbang dengan pasokan. Sederhananya, perataan sumber daya memungkinkan Anda memindahkan sumber daya yang tersedia ke proyek lain sehingga Anda tidak membebani tim secara berlebihan atau membuang waktu mereka untuk menunggu pekerjaan.
Sebagai sebuah organisasi, Anda ingin memiliki sumber daya yang tepat saat dibutuhkan. Penyamarataan sumber daya memastikan hal itu terjadi. Dan ini terutama berlaku bagi mereka yang bekerja dalam layanan profesional.
Kadang-kadang klien tertentu membutuhkan lebih banyak cakupan atau waktu daripada yang lain. Resource leveling memungkinkan Anda menyebarkan pekerjaan Anda secara merata ke tim Anda untuk memaksimalkan efisiensi sumber daya.
Mencari informasi lebih lanjut tentang manajemen portofolio proyek untuk klien? Lihatlah daftar kami perangkat lunak manajemen portofolio proyek terbaik tersedia!
4. Peramalan sumber daya
Peramalan sumber daya membantu merencanakan kebutuhan sumber daya di masa depan sekaligus mengantisipasi perubahan yang mungkin terjadi karena faktor eksternal. Baik itu menganalisis data historis atau menggunakan model prediktif untuk menentukan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya di masa depan, perkiraan sumber daya penting untuk tetap berada dalam cakupan proyek Anda.
Perencanaan ke depan untuk proyek-proyek Anda yang akan datang adalah teknik manajemen sumber daya yang menghindarkan Anda dari kebingungan.
Contoh Manajemen Sumber Daya
Secara umum, sumber daya proyek dibagi menjadi dua kategori:
- Sumber daya tidak berwujud: ide, proses, keterampilan, dan kekayaan intelektual
- Sumber daya berwujud: Perangkat lunak, material,sumber daya pemasaran real estatdan sumber daya manusia
Setiap tim akan mengelola daftar sumber daya yang kurang lebih sama. Ini termasuk:
- Jam kerja
- Keterampilan
- Tenaga kerja
- Anggaran proyek
- Bahan-bahan
Agar lebih spesifik, berikut adalah sumber daya yang mungkin akan Anda gunakan yang termasuk dalam setiap kategori:
- Sumber daya manusia (karyawan, kontraktor, pekerja magang, sukarelawan)
- Sumber daya (pemasok, vendor, mitra)
- Komunikasi (rapat, percakapan)
- Bahan-bahan (peralatan, teknologi, perkakas)
- Sumber daya keuangan (anggaran, pendanaan,pengeluaran)
- Kekayaan intelektual (proses, ide, pengetahuan)
- Real estat (ruang, kantor, ruang kerja)
- Waktu (tenggat waktu, jadwal, pencapaian)
- Perangkat lunak (aplikasi, platform, alat)
Setelah mengetahui sumber daya yang biasa digunakan oleh tim, mari kita lihat ikhtisar langkah-langkah yang terlibat dalam manajemen sumber daya.
Cara Membangun Proses Manajemen Sumber Daya yang Efektif
Persiapan dan perencanaan akan memastikan Anda memanfaatkan sumber daya secara maksimal. Dan sebagian besar, manajemen sumber daya dapat dibagi menjadi empat fase umum:
Langkah 1: Pilih alat manajemen sumber daya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda
Manajer sumber daya Anda membutuhkan perangkat lunak dan kemampuan otomatisasi untuk menjalankan dan mengawasi proyek dengan baik. Terlebih lagi, kustomisasi penting dalam perangkat lunak manajemen sumber daya karena memungkinkan manajer sumber daya Anda merampingkan proses, meningkatkan akurasi, dan memantau beberapa proyek secara bersamaan.
Dan dengan otomatisasi, manajer sumber daya dengan cepat menghasilkan laporan, menganalisis data waktu nyata, dan mengidentifikasi area peningkatan proyek. Ketika proyek menjadi lebih kompleks dan sensitif terhadap waktu, perangkat lunak dan otomatisasi membuat pengumpulan dan analisis data yang akurat.
Lihat 15+ tampilan di ClickUp untuk menyesuaikan alur kerja Anda dengan kebutuhan Anda
Hal ini membebaskan waktu bagi manajer sumber daya untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih tinggi. Otomatisasi juga memudahkan untuk melacak kemajuan dan memprediksi perubahan, memantau kinerja dan pemanfaatan tim, serta melacak sumber daya yang dialokasikan.
Tanpa perangkat lunak manajemen sumber daya dan fitur otomatis yang hadir dengan alat bantu manajemen proyek yang dapat disesuaikan, tugas-tugas akan berjalan lambat karena pekerjaan manual yang diperlukan. 🐌
Langkah 2: Rencanakan dan identifikasi sumber daya yang tersedia
Langkah pertama dalam perencanaan kapasitas adalah mengidentifikasi semua sumber daya yang tersedia. Hal ini mencakup sumber daya fisik dan manusia, serta sumber daya tak berwujud seperti uang dan informasi.
Setelah sumber daya diidentifikasi, penting untuk menilai setiap sumber daya untuk menentukan nilai dan kepentingannya. 🗺️
Tampilan kotak memungkinkan Anda untuk melihat apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda, apa yang telah mereka capai, dan apa kapasitas mereka
Langkah selanjutnya adalah mengembangkan rencana untuk menggunakan sumber daya secara efektif. Kapasitas sumber daya Anda mungkin memerlukan pengaturan rutinitas dan jadwal tertentu untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Atau mungkin melibatkan pembuatan anggaran untuk mengalokasikan sumber daya secara tepat.
Langkah 3: Melacak sumber daya Anda untuk proyek-proyek masa depan
Mengotomatiskan manajemen sumber daya memudahkan manajer proyek untuk mengelola anggaran, merencanakan sprint dan memenuhi batasan waktu. Salah satu cara mudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan alat bantu manajemen proyek dan kolaborasi ClickUp.
Berikut ini adalah gambaran umum tentang apa yang mungkin dilakukan dengan bantuan ClickUp:
- Buat proyek: Pertama, buat proyek di ClickUp dan beri nama. Ini akan menjadi proyek utama tempat sumber daya Anda akan ditugaskan.
- Tentukan sumber daya yang tersedia: Identifikasi dan buat daftar sumber daya yang tersedia untuk proyek. Ini termasuk sumber daya manusia (seperti insinyur, desainer, dan copywriter) serta aset lain seperti perangkat lunak, anggaran, dan materi.
- Tetapkan tugas: Buat tugas dan tetapkan kepada anggota tim yang sesuai. Hal ini memudahkan untuk melacak kemajuan tugas terkait dengan sumber daya yang ditugaskan kepadanya.
- Tetapkan anggaran: Tetapkan anggaran untuk setiap sumber daya dan pastikan anggaran tersebut terlacak selama durasi proyek agar tim Anda tetap sesuai anggaran.
- Lacak penggunaan: ClickUp memungkinkan Anda melacak sumber daya yang tersedia secara real-time untuk memantau kemajuan dengan mudah dan dengan cepat menyesuaikan sumber daya jika diperlukan.
- Buat laporan: Buat laporan penggunaan sumber daya dan anggaran untuk meninjau kinerja secara keseluruhan. Dapatkan data real-time untuk memastikan proyek tetap berada di jalurnya dengan widget dan dasbor ClickUp yang dapat disesuaikan.
Tampilan kotak memungkinkan Anda untuk melihat apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda, apa yang telah mereka capai, dan apa kapasitas mereka
Dengan mengikuti langkah-langkah contoh ini dengan alat bantu seperti ClickUp, Anda memastikan proyek Anda berjalan lebih lancar dalam satu platform terpusat.
Langkah 4: Memperkirakan atau membuat hipotesis proyek yang Anda rencanakan
Peramalan adalah proses perencanaan yang melibatkan prediksi kebutuhan sumber daya di masa depan berdasarkan tren saat ini dan yang diproyeksikan. Ini adalah langkah penting dalam manajemen sumber daya karena melibatkan antisipasi kemungkinan kekurangan atau kelebihan sumber daya yang tersedia.
Untuk melakukan hal ini, manajer sumber daya dapat menggunakan berbagai teknik dan alat bantu, termasuk analisis historis, peramalan tren, dan analisis kuantitatif.
Temukan data yang Anda butuhkan secara instan dengan widget di Dasbor ClickUp
Mereka mengambil dari berbagai sumber informasi, termasuk data keuangan, data tenaga kerja, tren industri, permintaan pelanggan, dan aktivitas pesaing untuk menilai skenario masa depan yang paling mungkin terjadi dan mempersiapkan diri.
Alat Manajemen Sumber Daya Terbaik yang Dapat Anda Gunakan ClickUp membuat manajemen sumber daya menjadi lebih mudah dari sebelumnya. Tampilannya yang dapat disesuaikan memberikan pandangan cepat tentang siapa yang bertanggung jawab untuk tugas apa. Bagian terbaiknya adalah Anda bisa menggunakan teknik manajemen sumber daya yang baru Anda pelajari untuk memberikan tugas pada orang yang tepat dan menetapkan tenggat waktu yang Anda yakini bisa dicapai.
Fitur-fiturnya yang canggih seperti ketergantungan tugas, pengaturan prioritas, dan alat komunikasi internal membuatnya tidak perlu menggunakan jutaan platform lain untuk menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, berbagi dan menyimpan dokumen proyek sangat mudah, dan berkolaborasi menjadi lebih mudah dengan fitur kolaboratif ClickUp Papan tulis alat. 📝
Sesuaikan Papan Tulis Anda dengan mudah dengan menambahkan Dokumen, tugas, dan lainnya
Dengan tampilan bagan Gantt, tim memvisualisasikan tugas-tugas mereka dan mengidentifikasi potensi hambatan di sepanjang proses. Tidak hanya itu, sebagai alat manajemen, alat ini sepenuhnya dapat disesuaikan, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan manajemen sumber daya Anda, bukan sebaliknya.
Fitur terbaik untuk alat manajemen sumber daya
Seorang manajer proyek perlu melihat gambaran yang lebih besar, membuat alur kerja yang efisien, dan memaksimalkan dampak proyek mereka. Untungnya, beberapa fitur terbaik ClickUp untuk manajemen sumber daya dapat melakukan hal tersebut:
- Kalender dan tampilan proyek: Memvisualisasikan sumber daya dan tugas secara real-time dengan jadwal, kalender, dan tampilan yang interaktif
- Menetapkan tugas: Menambahkan visibilitas siapa yang bertanggung jawab atas apa sehingga semua orang di tim Anda selalu mengetahui dan proses penyamarataan sumber daya Anda tetap adil.
- Dasbor khusus: Menganalisis kinerja sumber daya dengan dasbor yang dibuat khusus dengan widget yang paling relevan sesuai pilihan Anda.🛠️
- Pelaporan: Buat laporan untuk mengidentifikasi efisiensi sumber daya, kapasitas, dan lainnya.
- Otomatisasi yang dapat disesuaikan: Mengotomatiskan penugasan sumber daya danpembaruan status proyek untuk menghemat waktu. ⏰
Bukan itu saja. Tim mendapatkan akses ke banyak sekali templat yang secara khusus dibuat untuk manajemen sumber daya. Berikut ini adalah beberapa templat yang dapat Anda gunakan untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik.
3 Templat Manajemen Sumber Daya yang Dapat Disesuaikan yang Perlu Anda Coba
Templat manajemen sumber daya ClickUp sangat berguna untuk manajer proyek atau sumber daya. Mereka menghemat waktu yang berharga dengan memungkinkan manajer proyek untuk memulai proyek dengan cepat tanpa harus memulai dari awal.
Templat manajemen sumber daya dirancang untuk membantu tim mengembangkan alur kerja yang efisien, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan memaksimalkan dampaknya. Mereka menyertakan fitur-fitur seperti ketergantungan tugas, pengaturan prioritas, dan alat komunikasi bawaan.
1. Templat Perencanaan Sumber Daya ClickUp
Mendistribusikan sumber daya dengan mudah menggunakan Templat Perencanaan Sumber Daya oleh ClickUp
The Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp adalah alat yang bagus untuk tim yang perlu segera bangun dan berjalan dengan rencana manajemen sumber daya. Tampilan Beban Kerja memberikan Anda visibilitas ke dalam kapasitas dan penggunaan tim Anda yang sebenarnya.
Dan tampilan Kanban Board sangat bagus untuk manajer proyek yang membutuhkan alur kerja manajemen sumber daya visual dan fitur drag-and-drop yang sederhana.
2. Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp
Gunakan Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp untuk melacak bahan, tenaga kerja, dan semacamnya untuk setiap proyek.
Ingin fitur seret dan lepas yang lebih mudah disesuaikan untuk memindahkan, tugas dan subtugas di seluruh status? Anda bisa melakukannya dengan fitur ini Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp dibuat persis dengan mempertimbangkan kebutuhan spesifik Anda.
Templat manajemen sumber daya ini memudahkan untuk melihat di mana semua sumber daya Anda digunakan dan bidang khusus memungkinkan Anda melacak anggaran di seluruh tugas tertentu.
3. Templat Matriks Sumber Daya ClickUp
Rencanakan sumber daya Anda secara efektif dengan templat Matriks ini untuk menentukan total biaya yang diharapkan dari sumber daya yang tersedia
Selalu perhatikan total biaya sumber daya yang diharapkan dengan Templat Matriks Sumber Daya ClickUp template ini sangat cocok untuk pemula dan dilengkapi dengan lima status dan enam bidang khusus untuk memformat sesuai kebutuhan Anda.
Baik itu jam, anggaran, atau biaya proyek, templat ini merupakan solusi manajemen sumber daya yang baik dengan tampilan yang jelas mengenai status, jenis sumber daya, tenggat waktu, dan informasi keuangan lainnya yang perlu Anda lacak.
Manajemen Sumber Daya yang Baik Dimulai Dengan Alat yang Dapat Melakukan Semuanya
Dengan alat bantu seperti ClickUp, mengelola sumber daya menjadi lebih mudah sehingga manajer proyek bisa memberikan tugas kepada orang yang tepat dan mengidentifikasi potensi masalah sumber daya untuk anggota tim mereka sebelum masalah itu muncul.
Templat dan fitur ClickUp yang dapat disesuaikan dibuat untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya organisasi Anda dengan cara terbaik. Dari dasbor dan pelaporan khusus hingga jadwal dan kalender interaktif, tim mendapatkan nilai maksimal dari sumber daya mereka. Mulailah dengan ClickUp hari ini dan lihat mengapa begitu banyak usaha kecil dan menengah serta agensi menggunakan kami untuk manajemen sumber daya.