Saat saya menulis artikel ini, saya beralih di antara tujuh tab peramban, ClickUp untuk melacak waktu, Slack untuk komunikasi, dan pengisian daya ponsel saya di dok, yang terlihat di depan saya. Jika ini terdengar terlalu banyak aplikasi yang dibuka secara bersamaan untuk satu tugas, kita bahkan belum memulainya.
"Untuk menjalankan satu transaksi rantai pasokan, setiap orang yang terlibat berpindah sekitar 350 kali di antara 22 aplikasi dan situs web yang berbeda," menulis peneliti di Harvard Business Review [HBR].
Dalam penelitian mereka, rata-rata pengguna beralih antara berbagai aplikasi dan situs web sekitar 1.200 kali sehari. Semua gangguan ini jelas ada harganya. Dalam artikel blog ini, kami membahas biaya beralih antar aplikasi secara terus-menerus [juga dikenal sebagai pajak peralihan] dan bagaimana Anda dapat menghindarinya.
Apa itu Pajak Peralihan?
Toggle tax adalah kehilangan produktivitas yang Anda alami karena sering berpindah tugas atau aplikasi. Elemen sakelar mengacu pada peralihan konteks di tempat kerja. Dan elemen pajak mengacu pada harga yang Anda bayar:
- Beralih secara fisik di antara tab, aplikasi, atau perangkat
- Waktu muat tambahan untuk tab, aplikasi, atau perangkat ini
- Menyesuaikan diri dengan aplikasi baru, antarmuka, dan tujuannya
- Mengumpulkan informasi atau melakukan tindakan di aplikasi baru sebelum beralih ke aplikasi berikutnya dalam alur kerja
- Gangguan dari aplikasi yang bukan bagian dari alur kerja, sepertipemberitahuan yang berlebihan pada ponsel pribadi
Pengalihan pajak dapat memengaruhi produktivitas organisasi dengan berbagai cara.
Apa Dampak Pajak Pengalihan terhadap Produktivitas?
Sekilas, menggunakan banyak aplikasi/tab tampak jelas, bahkan perlu. Bagaimana seorang penulis dapat menulis tanpa riset? Bagaimana seorang pengembang dapat membuat kode tanpa perangkat mereka? Bagaimana seorang eksekutif layanan pelanggan dapat mengakses semua informasi yang mereka butuhkan tanpa mengakses banyak aplikasi?
Meskipun beberapa perpindahan antar aplikasi tidak dapat dihindari, pajak peralihan dapat menjadi sangat tinggi jika dilakukan secara berlebihan.
**Stres dan kehilangan fokus: Mengalihkan aplikasi secara berlebihan menyebabkan otak memproduksi kortisol, hormon stres, yang berdampak signifikan pada pekerjaan. Hal ini mengurangi fokus, menunda tugas yang paling sederhana sekalipun, dan mempengaruhi kesejahteraan karyawan.
Ketidakefektifan: Beralih antar aplikasi mengharuskan orang untuk mengorientasikan ulang diri mereka setiap kali. Informasi yang tersimpan dalam memori jangka pendek mereka berkurang, kehilangan konteks dan membuat keseluruhan proses menjadi tidak efektif.
Ketidakefisienan: Studi HBR menemukan bahwa individu kehilangan lebih dari dua detik setiap kali mereka melakukan peralihan konteks. Itu berarti Anda menghabiskan waktu hingga empat jam seminggu, dan lima minggu kerja dalam setahun, hanya untuk mengubah orientasi. Hal ini menyebabkan penundaan yang tidak perlu dan ketidakefisienan secara keseluruhan.
Tingkat kesalahan yang lebih tinggi: Pergeseran fokus yang terus-menerus dapat menyebabkan kesalahan dan kekeliruan, yang kemudian menambah biaya untuk memperbaikinya.
Kualitas pekerjaan yang lebih rendah: Kompromi pengalihan konteks waktu fokus . Perhatian yang terpecah berarti pekerja kantoran menghabiskan waktu lebih lama dan upaya kognitif untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, tidak memiliki ruang pikiran untuk meningkatkan kualitas.
**Menghambat kreativitas: Ketika seseorang harus berpindah-pindah di antara lusinan aplikasi untuk setiap proses, mereka lebih didorong oleh daftar periksa daripada pikiran kreatif mereka. Peralihan konteks menyebabkan pajak peralihan yang berlebihan dengan memecah perhatian, mengganggu pekerjaan yang mendalam menghambat kreativitas dan inovasi.
Jika Anda pernah menekan Alt-Tab saat membuka sebuah aplikasi dan bertanya-tanya, "tunggu, apa yang sedang saya lakukan?", Anda telah membayar pajak sakelar. Seseorang yang berpenghasilan $100.000 per tahun dapat membayar sebanyak $9.000 [sampai dengan gaji lima minggu] dalam bentuk toggle tax.
Hal ini dapat bervariasi secara signifikan di seluruh industri. Begini caranya.
Bagaimana Pajak Pengalihan Mempengaruhi Industri yang Berbeda
Dampak keseluruhan yang kita bahas di atas berlaku untuk semua industri. Namun, beberapa industri mengalami pajak pengalihan yang berbeda dari yang lain. Berikut ini penjelasannya.
Keuangan Tim keuangan bertanggung jawab atas perhitungan, pelaporan, proyeksi, dan kepatuhan yang kompleks. Untuk setiap tugas, mereka beralih di antara perangkat lunak untuk ERP, perencanaan keuangan, penggajian, kepatuhan, dll. Selain manajemen proyek, email, dan spreadsheet yang tak terhitung banyaknya.
Pajak peralihan terbesar bagi karyawan di tim keuangan adalah kesalahan dan ketidakakuratan yang diakibatkan oleh transfer data secara manual antar sistem. Kehilangan angka nol dalam perhitungan dapat menyebabkan efek penggabungan yang luar biasa!
Pemasaran Tim pemasaran diketahui menggunakan berbagai aplikasi untuk merencanakan, membuat konten, mendesain materi iklan, menerbitkan, mendistribusikan, memantau, analisis data, manajemen proyek, manajemen hubungan pelanggan [CRM], dan banyak lagi.
Meskipun pemasaran adalah salah satu departemen paling kreatif dalam sebuah organisasi, mereka sangat terganggu oleh perangkat mereka. Gangguan ini mempengaruhi kreativitas, membangun kebosanan dalam organisasi.
Sumber daya manusia
Sumber daya manusia Tim SDM 's tool stack mencakup aplikasi untuk perekrutan, orientasi, manajemen karyawan, administrasi tunjangan, manajemen kinerja, dll. Misalnya, spesialis akuisisi talenta memproses satu kandidat dengan beralih di antara Sistem Pelacakan Pelamar [ATS], email, alat penjadwalan wawancara, sistem manajemen dokumen, Microsoft Teams, dll.
Fragmentasi ini dapat memperlambat rekrutmen dan meningkatkan risiko kehilangan talenta terbaik karena penundaan.
Produk Tim produk dikenal dengan tumpukan teknologi mereka. Dokumen, peta jalan, sasaran, tugas, pelacakan bug, integrasi DevOps, catatan berdiri, umpan balik dan retrospeksi, presentasi demo,
perangkat lunak penagihan waktu dan seterusnya dan seterusnya. Hampir semua dari alat bisnis diperlukan.
Tanpa konsolidasi dan integrasi dari kumpulan alat ini, peralihan di antara alat ini dapat memperpanjang waktu siklus, mengurangi kualitas, dan mencegah inovasi.
Apakah Anda seorang pemasar, penulis, programmer, eksekutif layanan pelanggan, atau seniman, toggle tax tidak perlu dilakukan. Meskipun beberapa peralihan konteks tidak dapat dihindari, berikut ini cara meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk beralih dengan perubahan sederhana pada alur kerja Anda.
Cara Mengurangi Pajak Peralihan
Penting untuk diingat bahwa hanya dengan memiliki beberapa aplikasi tidak menyebabkan pajak peralihan. Dalam pekerjaan pengetahuan modern, banyak aplikasi diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Dalam banyak kasus, aplikasi-aplikasi ini juga mempercepat tugas.
Pajak peralihan terjadi ketika ada peralihan yang berlebihan di antara aplikasi-aplikasi ini dengan cara yang tidak perlu dan rumit. Berikut ini bagaimana mengelola beberapa proyek dan tugas dalam satu waktu, sekaligus menghindari pajak peralihan dengan mudah.
Pikirkan kembali alur kerja Anda
Luangkan waktu untuk memikirkan alur kerja Anda saat ini. Misalnya, sebagai tim pemasaran, pikirkan tentang semua tugas yang Anda lakukan dan bagaimana pekerjaan mengalir dari satu langkah ke langkah lainnya.
**Petakan alat bantu yang Anda gunakan dalam proses tersebut. Papan Tulis ClickUp menawarkan ruang kolaboratif yang bagus untuk menggambar alur kerja yang ada.
Pemetaan proses dengan ClickUp
Mengidentifikasi duplikasi dan redundansi. Misalnya, Anda mungkin menggunakan Google Docs, Microsoft Word, dan Notepad untuk membuat konten.
Rancang kondisi ideal Anda. Gunakan ClickUp Peta Pikiran untuk membayangkan seperti apa proses yang paling efisien bagi Anda. Atau gunakan Tampilan ClickUp untuk memvisualisasikan alur kerja Anda dalam 15+ cara yang dapat disesuaikan.
Gunakan ClickUp Mind Maps untuk mengatur ide-ide Anda secara visual
Mengkonsolidasikan alat dan informasi
Agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar, Anda perlu mengkonsolidasikan informasi dan memberikan akses kepada semua orang dalam tim. Misalnya, sebagai seorang profesional HR, jika Anda memiliki informasi pelamar di ATS, surat penawaran di Google Docs, dan percakapan negosiasi melalui email, maka pajak pengalihan yang Anda bayarkan di antara ketiganya tidak diperlukan.
Cobalah untuk mengatur seluruh alur kerja dalam satu alat. Formulir ClickUp membantu mengumpulkan informasi pelamar di satu tempat. Anda dapat mengunggah surat penawaran sebagai PDF ke tugas lamaran mereka dan mengelola diskusi negosiasi di kolom komentar. Hal ini membantu menangani siklus hidup pelamar tanpa beralih ke beberapa aplikasi.
Tangkap informasi penting secara efisien melalui formulir ClickUp
Temukan cara untuk mengintegrasikan alat bantu Anda. Ketika Anda perlu menggunakan berbagai perangkat lunak, buatlah informasi masuk dan keluar dari alat utama Anda. ClickUp menawarkan 1000+ integrasi untuk menjadi satu panel kaca untuk semua alur kerja Anda.
Membangun kemampuan pelaporan. Dengan integrasi ini, Dasbor ClickUp memungkinkan Anda untuk melihat semua laporan yang Anda butuhkan di satu tempat. Lihat metrik akuisisi talenta, seperti tingkat penerimaan, waktu respons, pengalaman pelamar, dll. Gunakan informasi ini untuk mengoptimalkan alur kerja agar tidak perlu membayar pajak peralihan.
Lihat semua laporan Anda di satu tempat dengan Dasbor ClickUp
Bangun tempat kerja yang lengkap dengan pencarian
Mengkonsolidasikan informasi memungkinkan akses. Namun itu saja tidak cukup. Bayangkan jika Anda berada dalam tim pengembangan perangkat lunak di mana Anda harus menghabiskan waktu untuk mencari kriteria penerimaan untuk fitur yang sedang Anda program.
Agar efektif, tim harus dapat menemukan informasi tanpa membayar pajak tambahan. Pencarian universal ClickUp dirancang untuk mencegah hal ini.
- Temukan file apa pun dengan cepat, baik di ClickUp, aplikasi yang terhubung, atau drive lokal Anda
- Tambahkan perintah pencarian khusus seperti pintasan ke tautan, menyimpan teks untuk nanti, dan banyak lagi untuk mencari apa pun di satu tempat
- Perluas pencarian ke aplikasi favorit Anda dan cari di satu tempat
- Cari dari mana saja, termasuk Command Center, Bilah Tindakan Global, atau desktop Anda
Cari di seluruh platform, file, dan aplikasi dengan ClickUp Universal Search
Mengotomatiskan
Tim beralih di antara berbagai aplikasi untuk tugas-tugas kecil, seperti memperbarui status atau memeriksa tugas, yang banyak di antaranya bisa diotomatisasi dengan mudah. Otomatisasi merampingkan alur kerja, menangani tugas yang berulang, dan meminimalkan upaya manual.
Klik Otomatisasi
Dengan 100+ Otomatisasi ClickUp menghilangkan kesibukan, seperti memberikan tugas, mengirim komentar, mengubah status, memberi tahu penundaan, dll.
Sebagai contoh, informasi pelanggan yang dimasukkan ke dalam sistem perangkat lunak manajemen pesanan dapat secara otomatis diperbarui ke ClickUp, sehingga memungkinkan satu alur kerja bersama dan menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data yang sama secara manual di beberapa tempat.
Mengotomatiskan alur kerja yang penting bagi Anda dengan Otomatisasi ClickUp
Brain ClickUp
Manfaatkan AI untuk mengerjakan tugas-tugas Anda untuk menghilangkan pajak pengalihan. Mulai dari meringkas catatan rapat hingga memberikan jawaban untuk Anda, ClickUp Brain dapat menjadi asisten pribadi Anda untuk kebutuhan unik Anda.
Memanfaatkan kekuatan AI dengan ClickUp Brain
Hemat Pajak Pengalihan Dengan ClickUp
Sebagian besar pekerjaan di dunia digital bergantung pada data dari berbagai tempat. Nilai yang diberikan oleh data ini sering kali menjadi pembeda terbesar bagi sebuah organisasi. Namun, harga yang harus Anda bayar untuk hal ini-yaitu pajak peralihan-sering kali terlalu mahal dan tidak teknik manajemen waktu dapat mencegah hal ini.
ClickUp ada di sini untuk membantu. Dengan sejumlah besar fitur, tampilan, integrasi, dan pencarian universal bertenaga AI, ClickUp dibuat untuk menjadi ruang kerja lengkap Anda.
Jadikan pekerjaan Anda efisien. Coba ClickUp hari ini secara gratis !