Memimpin sebuah tim?
Kemungkinan besar Anda menghabiskan banyak waktu untuk memikirkan bagaimana Anda berkomunikasi atau apakah Anda melakukannya dengan baik. Tidak mengherankan. Komunikasi yang efektif adalah dasar dari dinamika tim yang sehat.
Berbagai penelitian telah menyoroti pentingnya berkomunikasi, termasuk temuan-temuan seperti:
- Tim yang terhubung dengan baik mengalamipeningkatan produktivitas sebesar 20-25% Pertemuan yang tidak produktif sebagai akibat dari komunikasi yang buruk merugikan bisnis besar di AS hingga100 juta dolar setiap tahun Sebuah kekalahan97% karyawan percaya bahwa cara mereka berkomunikasi berdampak pada seberapa efisien mereka di tempat kerja
Untuk menciptakan strategi komunikasi yang efektif di tempat kerja, para pemimpin perlu memahami dan mempertimbangkan jenis-jenis keterampilan komunikasi yang paling sesuai dengan situasi tertentu. Meskipun beberapa cara berkomunikasi mungkin terlihat jelas, namun yang terpenting adalah bagaimana Anda menerapkan setiap pendekatan dan mulai mempelajari petunjuk bahasa tubuh.
Untuk membantu Anda menyempurnakan cara Anda
tim Anda berkomunikasi
pertimbangkan 12 strategi komunikasi yang memiliki banyak keuntungan, berapa pun ukuran tim Anda. 🚀
Mengapa Strategi Komunikasi Penting?
Meskipun tidak perlu menjadi ilmuwan roket untuk mengetahui mengapa strategi komunikasi di tempat kerja sangat penting, namun manfaatnya patut disoroti.
- Mendistribusikan pengetahuan yang harus dimiliki dengan lebih baik: Menciptakan saluran terbuka untuk komunikasi yang efektif di tempat kerja, seperti rapat yang dijadwalkan secara rutin, buletin perusahaan, dan tinjauan kinerja akan mempersenjatai karyawan dengan pengetahuan yang dibutuhkan untuk memahami peran mereka dan bagaimana mengelola tanggung jawab mereka. Strategi komunikasi yang terbuka memberikan kesempatan yang lebih baik bagi tim untukmencapai KPI mereka. 📈
- Mendorong pemecahan masalah secara kolaboratif: Membina lingkungankolaborasi tim dan pemecahan masalah di tempat kerja dengan mendorong karyawan untukbertukar pikiran dan mencari solusi bersama. 🧠
- Hanya adakan rapat yang efektif dan perlu: Salah satu bentuk komunikasi tim yang lebih umum adalahmelalui rapat. Namun, rapat yang tidak perlu dan tidak produktif akan merusak komunikasi yang efektif. Itulah mengapa Anda harus fokus pada poin-poin pembicaraan yang penting, yang perlu Anda uraikan sebelum melakukan panggilan atau pertemuan. ⏰
- Mendorong keselarasan : Masalah utama untuktim jarak jauh adalah ketidakselarasan karena berbagai zona waktu. Andarencana komunikasi proyek harus mempertimbangkan cara-cara untukmemperkuat hubungan tim-apakah mereka adalahanggota tim jarak jauh atau tidak-dengan secara teraturmenyelaraskan semua orang. 👯
- Membangun kepercayaan dan menjaga transparansi: Transparansi adalah kunci dari setiap strategi komunikasi ketikamengelola sebuah tim. Ciptakan lingkungan yang mendengarkan secara aktif sehingga Anda dapat membangun kepercayaan. 🤝
12 Strategi Komunikasi
Tanpa kejelasan komunikasi tim proyek tidak melewati garis finish, dan pertumbuhan terhenti. Itulah mengapa mengetahui dan menerapkan strategi komunikasi yang paling cocok untuk tim Anda sangat penting untuk keberhasilannya.
Mari selami 12 strategi komunikasi terbaik yang bisa Anda gunakan untuk tim Anda sekarang juga:
1. Gunakan beberapa jenis komunikasi
Tim Anda harus memiliki banyak cara untuk berkomunikasi, termasuk percakapan langsung, email, panggilan telepon, panggilan video, dan alat bantu obrolan. Dengan menggunakan berbagai metode, semua orang dalam tim akan mendapatkan informasi yang sama dan memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan.
Sebutkan anggota tim secara langsung di tugas dengan opsi untuk mengirim notifikasi
Misalnya, jika Anda menggunakan solusi komunikasi tim seperti ClickUp dengan kemampuan untuk menandai dan menyebut anggota tim Anda dalam tugas, dokumen, dan lainnya, Anda memungkinkan tim Anda untuk berkomunikasi saat mereka bekerja. Hal ini mengurangi pengalihan konteks yang memperlancar proses penyelesaian pekerjaan.
2. Tetapkan aturan dasar komunikasi
Tetapkan pedoman tentang bagaimana dan kapan anggota tim harus berkomunikasi. Hal ini dapat mencakup waktu respons yang diharapkan, cara menggunakan platform komunikasi yang berbeda, dan siapa yang harus di-CC pada email tertentu. 📝
Hal ini juga berlaku untuk rapat, yang merupakan salah satu tugas di tempat kerja yang menghabiskan banyak sumber daya tim Anda. Pertimbangkan untuk menetapkan aturan dasar untuk komunikasi verbal dan bagaimana anggota harus berkomunikasi dalam rapat (misalnya, merinci ekspektasi apa pun untuk pekerjaan persiapan sebelumnya).
3. Hilangkan sekat-sekat komunikasi
Memastikan semua orang dalam tim terlibat dalam lingkaran komunikasi merupakan hal yang sulit jika Anda tidak memiliki alat bantu digital yang memudahkannya. Hal ini terutama berlaku jika Anda bekerja dengan tim hibrida -yang berarti beberapa anggota tim bekerja dari jarak jauh dan di kantor.
Fitur tabel ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat matriks komunikasi tanpa meninggalkan dasbor
Tidak seorang pun boleh ditinggalkan dalam percakapan, itulah sebabnya komunikasi yang baik menghilangkan silo. Strategi komunikasi Anda harus melibatkan tim kecil pemilihan alat komunikasi di tempat kerja agar Anda tidak terlalu banyak menggunakan alat bisnis .
Unduh Templat Matriks Komunikasi ClickUp
4. Memiliki fasilitator yang ditunjuk
Tunjuk satu orang untuk memfasilitasi proses komunikasi dan memastikan semua orang menyampaikan maksudnya secara tepat waktu. Selalu usahakan agar rapat tetap produktif dan sesuai tugas.
Namun jika Anda ingin melangkah lebih jauh, berikan tanggung jawab kepada seseorang dalam tim untuk menjaga komunikasi tetap terjaga di luar rapat. Fasilitator yang ditunjuk akan membantu dalam kepemilikan tugas dan mengisi kekosongan.
5. Gunakan alat kolaborasi waktu nyata
Pantau pembaruan proyek, kelola alur kerja, dan berkolaborasi dengan tim, semuanya dari Ruang Kerja ClickUp Anda
berkomunikasi dengan mudah dengan berbagai alat bantu proyek bawaan Whiteboard yang sempurna untuk bertukar pikiran dan bertukar ide._
Alat kolaborasi real-time, seperti ClickUp Peta Pikiran , Papan Tulis, dan Dokumen, menawarkan cara yang bagus bagi tim untuk berkomunikasi satu sama lain dan mengerjakan proyek secara bersamaan.
Bayangkan Whiteboard sebagai kotak pasir tempat tim menggunakan jenis komunikasi visual dan tertulis untuk berbagi dan menyempurnakan ide. Bagian terbaiknya adalah alat bantu Whiteboard mudah digunakan dan cukup dapat disesuaikan bagi tim untuk membuat referensi dan mengedit sambil berjalan.
6. Tetapkan tujuan tim yang jelas
Memiliki tujuan yang jelas dan terukur sangat penting bagi tim untuk tetap berada di jalur yang benar dan memastikan bahwa semua orang bekerja untuk mencapai tujuan yang sama. Fitur-fitur Sasaran ClickUp memudahkan untuk mengatur, melacak, dan mencapai tujuan tim dengan banyak visibilitas.
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis
Buat tujuan yang dapat dilacak yang terhubung dengan tugas-tugas pekerjaan Anda sehingga Anda dapat mengukur target dan memvisualisasikan jadwal. Dalam hal gaya komunikasi, ia menggunakan tulisan dan visual komunikasi untuk menjaga tim Anda tetap terhubung pada tujuan .
7. Mendorong komunikasi dua arah
Untuk komunikasi yang efektif, komunikasi harus berjalan dua arah. Ketika mereka berkata, "Dibutuhkan dua orang untuk menari tango", hal ini juga berlaku untuk berkomunikasi di tempat kerja. 💃
Doronglah anggota tim untuk mengajukan pertanyaan dan berbagi ide secara terbuka. Hal ini membantu membangun tim yang lebih bersatu yang bekerja dengan ide dan umpan balik yang sama.
8. Gunakan aplikasi berbagi layar
Bagikan rekaman layar untuk menyampaikan pesan Anda secara tepat tanpa perlu melalui email atau pertemuan langsung
Aplikasi berbagi layar seperti Alat Klip dari ClickUp sangat berguna untuk tim jarak jauh. Alat ini memungkinkan anggota tim untuk berbagi pekerjaan mereka secara real time sambil memastikan semua orang selaras dan dapat berkolaborasi .
Tentu saja, ada juga alat bantu seperti Zoom yang memungkinkan tim untuk berbagi layar secara real-time. 💻
Ini adalah masalah menemukan perpaduan alat bantu yang dapat memperlancar segala hambatan dalam alur kerja tim. Dengan cara ini, perpindahan informasi menjadi sangat mudah dan manajemen perubahan terjadi secara efektif.
9. Memecah topik-topik yang kompleks
Pecahkan topik yang kompleks menjadi bagian-bagian yang lebih kecil agar lebih mudah dipahami. Hal ini termasuk membedah masalah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola sehingga Anda dapat fokus pada satu aspek pada satu waktu.
Visualisasikan dan kelola peta jalan produk Anda di Tampilan Garis Waktu ClickUp
Presentasi, dokumen, template matriks, dan alat bantu seperti Papan Tulis sangat membantu dalam menguraikan tugas-tugas yang kompleks dan jadwal proyek sehingga tidak ada yang terlewatkan.
Keuntungan menggunakan alat bantu ini adalah bahwa semua alat bantu ini membuat upaya pemecahan masalah Anda dapat dirujuk, sehingga tim dapat terus mengikuti perkembangannya setiap saat.
10. Memusatkan upaya komunikasi Anda
Sentralisasi, sentralisasi, sentralisasi. Seringkali, upaya komunikasi tim menjadi sia-sia karena beberapa kesalahan dalam manajemen tim. Hal ini dapat terjadi karena berbagai hal seperti:
- Tumpukan teknologi yang terputus-putus
- Tidak ada kerangka kerja yang dapat dirujuk tentang bagaimana proyek harus didekati
- Dokumen yang terputus-putus yang berada di terlalu banyak platform terpisah
Ketika komunikasi terpusat, tim dapat melacak percakapan, tugas, dan proyek mereka dengan lebih baik dalam satu tempat. Hal ini mengurangi pengalihan tugas dan konteks serta membantu tim Anda tetap fokus pada hal-hal yang penting.
Penting untuk diingat bahwa strategi komunikasi-jika digunakan dengan baik-membantu tim membuat kemajuan dalam pekerjaan itu sendiri, bukannya tersesat dalam tugas-tugas manajerial. Langkah besar ke arah itu dimulai dengan memusatkan cara Anda berkomunikasi dan berbagi informasi.
11. Adakan pertemuan tim secara rutin
Mengadakan rapat tim secara rutin adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa setiap orang mengetahui tugas dan selaras dengan satu sama lain . Rapat tim juga memberikan peluang besar untuk diskusi dan kolaborasi terbuka.
Apa pun yang tidak jelas akan diklarifikasi dan tim diizinkan untuk menyampaikan setiap dan semua potensi masalah. Rapat tim reguler sebagian besar bersifat verbal, namun Anda tidak boleh lupa menambahkan komunikasi visual dan tertulis untuk menyampaikan maksud Anda.
12. Memprioritaskan komunikasi tatap muka
Pemimpin tim tidak boleh lupa untuk memprioritaskan komunikasi empat mata . Untuk mendapatkan manfaat dari pertemuan-pertemuan ini, Anda memerlukan keterampilan komunikasi yang kuat di tempat kerja Anda.
Mulailah dengan menjadwalkan pertemuan rutin dengan anggota tim untuk mendiskusikan topik-topik tertentu. Gunakan waktu ini untuk memberikan umpan balik positif secara teratur agar anggota tim merasa aman dan dihargai. Di sini, Anda akan mulai mempelajari isyarat bahasa tubuh dan komunikasi non-verbal lainnya.
Pertemuan empat mata memberikan kesempatan kepada anggota tim untuk mengajukan pertanyaan berbagi ide, dan membahas masalah apa pun. Adakan pertemuan ini secara rutin dan pastikan untuk menetapkan aturan dasar komunikasi yang jelas.
Tetapkan peran dan ekspektasi yang jelas dalam pertemuan 1-on-1 Anda dengan templat ClickUp ini
Jika Anda membutuhkan bantuan untuk melakukan pertemuan empat mata irama pertemuan dari awal, Anda bisa menggunakan templat ClickUp untuk memulai dengan lebih cepat! Mudah mengatur dan melacak pertemuan 1 lawan 1 dengan Templat ClickUp 1-on-1 !
Unduh Templat Ini
Jenis-jenis Strategi Komunikasi
Secara umum, ada empat strategi komunikasi inti yang perlu dipertimbangkan ketika bekerja dengan tim Anda. Mari kita rinci setiap strategi komunikasi agar Anda tahu apa yang paling cocok untuk situasi atau peran Anda:
Komunikasi verbal
Ketika karyawan menggunakan bahasa verbal untuk bertukar informasi, mereka menggunakan komunikasi verbal. Baik itu percakapan tatap muka, presentasi, atau rapat Zoom, tujuan Anda adalah berkomunikasi secara efektif melalui interaksi verbal.
Memulai dan bergabung dengan rapat langsung dari tugas Anda dengan integrasi Zoom ClickUp
Untuk komunikasi tatap muka terbaik, Anda harus mempertimbangkan kemampuan verbal Anda seperti menjelaskan ide secara efektif, langsung pada intinya, dan membuat pendengar tetap terlibat.
Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah ketika karyawan menyampaikan pesan tanpa menggunakan kata-kata. Ini termasuk bahasa tubuh, ekspresi wajah, gerak tubuh, atau bahkan kontak mata. Dari semua strategi komunikasi, ini sering kali merupakan yang paling penting untuk dipahami.
Komunikasi nonverbal memberikan konteks pada pesan verbal. Dan pada akhirnya membantu Anda menangkap isyarat nonverbal dari karyawan. Tidak semua orang ingin berkomunikasi secara langsung melalui percakapan.
Dengan munculnya komunikasi virtual bisa jadi jauh lebih menantang untuk menangkap bahasa tubuh, nada suara, dan isyarat non-verbal lainnya yang lebih mudah dilihat secara langsung.
Itulah mengapa kamera dianjurkan untuk dinyalakan saat Anda melakukan panggilan Zoom tim. Memahami komunikasi non-verbal penting untuk berkomunikasi dari jarak jauh karena hal ini membantu memberikan konteks dan meminimalkan risiko kesalahpahaman.
Komunikasi tertulis
Email, memo, buletin, catatan, dan bahkan simbol adalah contoh sempurna dari komunikasi tertulis. Banyak hal yang masuk ke dalam strategi komunikasi yang efektif hanya melalui tulisan-segala sesuatu mulai dari kata-kata yang Anda pilih, struktur kalimat, dan bagaimana tulisan Anda disusun sangat penting ketika berkomunikasi dengan cara ini.
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring untuk bekerja lebih efisien
Di tempat kerja, karyawan bertukar informasi melalui dokumen tertulis dalam berbagai bentuk. Jenis komunikasi ini bermanfaat karena memungkinkan adanya catatan permanen atas percakapan sehingga setiap orang dapat dengan mudah merujuk dan meninjaunya.
Memiliki satu basis pengetahuan untuk bekerja sehingga lebih mudah untuk berbagi dengan banyak rekan kerja dan menghilangkan potensi salah tafsir. Strategi komunikasi ini juga merupakan cara yang sangat baik bagi para manajer untuk mendelegasikan tugas dan tanggung jawab .
Bonus: Perangkat lunak komunikasi internal !
Komunikasi visual
Visual seperti diagram, bagan, video, foto, dan lainnya digunakan untuk menyampaikan pesan melalui komunikasi visual. Dari semua strategi komunikasi yang paling efektif, strategi ini sangat bermanfaat karena membantu menguraikan konsep yang rumit dan membuatnya lebih mudah dipahami.
Menggunakan Papan Tulis ClickUp sebagai alat kolaborasi visual untuk segala kebutuhan
Seperti visual Papan Tulis ClickUp -membantu menambahkan konteks pada pesan, sehingga lebih mudah dipahami. Itulah mengapa buku bergambar ada. Selain itu, jenis strategi komunikasi ini memungkinkan Anda menjelaskan konsep yang rumit, membuat keputusan yang lebih cepat, meningkatkan keterlibatan dalam rapat, dan mudah dirujuk.
Gunakan Strategi Komunikasi dengan Tim Anda di ClickUp
Menggunakan alat, strategi, dan metode komunikasi yang tepat akan membantu meningkatkan komunikasi dan kolaborasi tim. Tujuannya adalah untuk memastikan semua orang bekerja untuk mencapai tujuan yang sama dan hal ini paling baik dilakukan melalui strategi komunikasi yang solid.
Lebih baik lagi, menggunakan alat kolaborasi real-time untuk memusatkan komunikasi tim akan memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan. ClickUp menawarkan berbagai macam fitur untuk melakukan hal itu!
Gunakan alat kolaborasi real-time ClickUp, fitur pelacakan tujuan, ekstensi perekaman layar, dan templat rapat untuk membantu tim tetap selaras dan tetap produktif.
Asah strategi komunikasi Anda dengan ClickUp! Mulailah secara gratis hari ini !