Kendala adalah batasan, seperangkat batasan di mana Anda harus bekerja. Kebanyakan orang akan melihat kendala sebagai hal yang negatif, yang membatasi apa yang dapat Anda capai.
Dalam manajemen proyek, yang terjadi justru sebaliknya. Bayangkan jika Anda memiliki waktu yang tak terbatas untuk mengembangkan sebuah fitur. Anda tidak akan pernah menyelesaikannya!
Tanpa kendala pada ruang lingkup proyek anda akan terdorong dan tertarik ke segala arah, yang secara signifikan memengaruhi fokus Anda. Tanpa keterbatasan sumber daya alur kerja Anda mungkin tidak dioptimalkan untuk efisiensi atau produktivitas.
Batasan proyek memungkinkan efisiensi dan efektivitas, membantu tim memberikan perangkat lunak secara bertahap. Berbagai jenis kendala memiliki dampak yang berbeda pada hasil proyek. Mari kita lihat satu per satu.
Tiga Kendala Manajemen Proyek
Sebuah proyek dapat menghadapi tiga jenis kendala: Waktu, biaya, dan ruang lingkup. Hal ini umumnya dikenal sebagai tiga kendala. Mereka juga dikenal sebagai segitiga manajemen proyek, segitiga besi, atau segitiga proyek.
Kendala ruang lingkup
Ruang lingkup mengacu pada fitur atau fungsi produk yang telah disepakati oleh tim untuk diberikan atau tugas-tugas yang telah disepakati oleh tim proyek untuk diselesaikan.
Ruang lingkup ini menguraikan apa yang perlu dilakukan dan kualitasnya. Ruang lingkup proyek biasanya juga menentukan waktu dan biaya.
Ruang lingkup proyek yang baik memberikan kejelasan dan kebebasan kepada tim pengembangan untuk membangun perangkat lunak. Ruang lingkup yang buruk memungkinkan ruang lingkup merayap dan membuat tim keluar dari jalur.
Batasan biaya
Batasan biaya adalah anggaran, menempatkan batasan pada sumber daya keuangan. Hal ini dapat mencakup beberapa hal. Misalnya, tim pengembangan perangkat lunak yang gesit dapat memiliki batasan pada biaya proyek berikut ini.
- Gaji tim
- Peralatan seperti laptop, server, dll.
- Tunjangan dan biaya perjalanan
- Perangkat lunak atau alat otomatisasi apa pun yang diperlukan untuk penyelesaian proyek
Batasan biaya yang efektif memastikan laba atas investasi (ROI) dan hasil bisnis. Yang buruk membuat semua orang terdemotivasi dan terkekang.
Batasan waktu
Batasan waktu yang berlaku untuk sebuah proyek. Dengan kata lain, tenggat waktu. Batasan waktu diterapkan dalam bentuk tenggat waktu untuk setiap tugas, tonggak pencapaian, dan keseluruhan proyek.
Batasan waktu yang masuk akal memungkinkan tim untuk membangun produk yang baik yang memenuhi semua kriteria penerimaan. Batasan waktu yang tidak masuk akal atau tenggat waktu yang ketat akan memaksa tim untuk mengambil jalan pintas dan membangun produk berkualitas rendah, sehingga menumpuk utang teknis.
Dari tiga kendala yang membuat manajer proyek terjaga di malam hari, hari ini, kami fokus pada kendala waktu. Kami akan membahas mengapa hal ini penting dan apa yang bisa Anda lakukan untuk mencegahnya menggagalkan proyek Anda.
Apa itu Kendala Waktu?
Batasan waktu adalah batasan durasi yang diberikan kepada Anda melalui proyek kursus. Kapan Anda harus menyelesaikan proyek, kapan Anda harus mendorong fitur ke produksi, berapa jam orang yang dapat Anda habiskan untuk sebuah fitur, dan sebagainya.
Batasan waktu sering kali divisualisasikan sebagai jadwal. Misalnya, Anda akan menjadwalkan proyek dengan tenggat waktu untuk fase perencanaan, pengembangan, pengujian, tinjauan akhir, dorongan produksi, dan penyerahan.
Penundaan di salah satu fase dapat memiliki efek bola salju, mendorong seluruh proyek mundur beberapa hari/minggu. Penundaan ini menciptakan kendala yang tidak perlu dan artifisial pada penyelesaian proyek.
Seorang manajer proyek berusaha untuk menghindari kendala buatan yang muncul di tengah-tengah proyek. Berikut adalah beberapa cara untuk melakukannya.
10 Strategi untuk Menghindari Kendala Waktu
Menghindari kendala waktu bukanlah aktivitas sekali jadi, melainkan proses yang berkelanjutan. Tim proyek menetapkan struktur dan sistem untuk menghindari tekanan pada diri mereka sendiri. Beberapa yang paling efektif menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp, berikut caranya.
1. Perencanaan proyek
Rencana yang kuat dapat menghindari setengah dari kendala. Buat rencana yang komprehensif rencana proyek menguraikan tugas, hasil, dan tenggat waktu. Gunakan fitur ClickUp Tampilan kalender untuk melihat bagaimana peta tugas Anda.
tampilan Kalender Klik untuk menampilkan subtugas
Berikan perhatian khusus pada ketergantungan. Jika Anda memiliki tugas yang bergantung pada tugas lain, mendorong tugas yang terakhir dapat menggagalkan tugas sebelumnya. Tampilan bagan Gantt dapat membantu dalam melacak tugas yang tumpang tindih dan ketergantungan .
Gunakan tahap proyek ini untuk mengevaluasi sumber daya keuangan yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya tepat waktu.
Pertama kali merencanakan sebuah proyek? Berikut adalah beberapa hal yang sangat baik template perencanaan proyek untuk membantu Anda memulai dengan langkah yang benar.
2. Penentuan prioritas tugas
Ada batas alamiah berapa banyak pekerjaan yang bisa Anda selesaikan dalam jangka waktu tertentu. Memprioritaskan tugas yang tepat sangat penting untuk manajemen waktu yang efektif.
Jika Anda menumpuk terlalu banyak, Anda akan melewatkan tenggat waktu. Jika Anda menjadwalkan terlalu sedikit, Anda mungkin memiliki sumber daya yang tidak terpakai, yang akan membuang-buang waktu. Jadi, buatlah prioritas dan jadwalkan untuk mengoptimalkan hasil.
Gunakan daftar prioritas untuk memandu keputusan Anda. Coba meratakan sumber daya mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk tugas-tugas yang kompleks, dan membiarkan tim tetap berada di jalurnya.
tampilan Beban Kerja ClickUp untuk memperkirakan kapasitas yang tersedia dan melakukan perataan sumber daya_
3. Estimasi waktu yang realistis
Jadwal proyek dibuat berdasarkan berapa banyak waktu yang menurut anggota tim diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Proses ini, yang disebut estimasi waktu, adalah bagian penting dari manajemen waktu proyek .
Manajer proyek dan anggota tim biasanya mendasarkan peramalan proyek pada kinerja masa lalu. Jika kepatuhan terhadap GDPR membutuhkan waktu 20 jam terakhir kali, kemungkinan besar akan membutuhkan waktu yang sama sekarang.
Namun, perkiraan hanyalah perkiraan. Untuk memastikan perkiraan Anda seakurat mungkin, bandingkan dengan data aktual. Perkiraan waktu ClickUp dan fitur pelacakan waktu dirancang untuk tujuan ini.
4. Pelacakan waktu
Jam jam untuk setiap tugas pada timeline proyek Anda. Ada beberapa aplikasi manajemen waktu yang memungkinkan Anda melakukan hal ini. Pelacakan waktu ClickUp dibangun ke dalam platform manajemen proyek, memungkinkan Anda untuk memulai dan menghentikan pengatur waktu atau menambahkan waktu manual untuk setiap tugas yang Anda kerjakan. Gunakan informasi ini untuk membuat estimasi Anda lebih akurat.
pelacakan waktu asli di ClickUp_
Seiring berjalannya waktu, kemampuan Anda untuk memperkirakan dan merencanakan akan semakin kuat, sehingga mengurangi kendala waktu.
Jika anda sedang membentuk tim baru atau baru saja mengadopsi ClickUp, berikut ini adalah sepuluh hal yang perlu anda ketahui templat manajemen waktu untuk membantu Anda memanfaatkan pelacakan waktu untuk menghindari kendala di masa depan.
5. Pemantauan kemajuan secara teratur
Jika Anda menyalakan sebuah proyek dan membiarkannya berjalan tanpa pengawasan, Anda mungkin akan terkejut ketika tugas-tugas tersebut tidak selesai tepat waktu. Jadi, mengelola batasan waktu membutuhkan pemantauan rutin.
gambaran umum proyek di ClickUp_
Gunakan salah satu perangkat lunak bagan Gantt gratis untuk melacak apakah jadwal sesuai dengan yang direncanakan. Menyesuaikan Dasbor ClickUp untuk melihat laporan yang Anda perlukan untuk melacak kemajuan Anda. Gunakan grafik burn-up dan burn-down untuk mengetahui bagaimana proyek akan berjalan. Identifikasi penundaan dan buat pengaturan alternatif.
6. Identifikasi dan mitigasi risiko
Berapa besar kemungkinan Anda tidak dapat memenuhi tenggat waktu? Apa saja kemungkinan penyebabnya?
Menjawab dua pertanyaan ini akan membantu Anda mengidentifikasi risiko yang Anda hadapi dan mengukur dampaknya terhadap proyek. Risiko-risiko ini bisa berupa risiko finansial, operasional, atau bahkan perilaku. Dampaknya bisa berupa penundaan beberapa hari hingga ketidakmampuan untuk menyelesaikan proyek.
Sebelum memulai proyek, kumpulkan tim untuk mendiskusikan risiko. Identifikasi dan kurangi risiko-risiko ini untuk memastikan batasan waktu Anda tidak diperburuk.
7. Komunikasi yang efisien
Apa yang tidak diketahui oleh anggota tim Anda, tidak dapat mereka lakukan. Sebagai contoh, bayangkan sebuah situasi di mana kriteria penerimaan untuk sebuah fitur tertentu tidak dikomunikasikan dengan jelas. Pengembang mungkin berpikir bahwa mereka telah memberikan fitur tersebut, sementara analis kualitas mungkin tidak setuju. Mereka akan mengirimkan fitur tersebut kembali ke pengembang, menambah waktu pengerjaan ulang yang tidak perlu.
clickUp Docs untuk mendokumentasikan dan berbagi informasi penting dengan tim_
Hindari hal ini dengan menyederhanakan semua komunikasi proyek.
- Dokumentasikan catatan rapat, persyaratan, dan percakapan lainnya diClickUp Docs* Tulis deskripsi terperinci untuk setiap fitur/cerita pengguna dalam tugas
- Izinkan anggota tim untuk mengklarifikasi apa pun yang mereka butuhkan secara kontekstual di bagian komentar pada tugas
- Tambahkan daftar periksa/item tindakan untuk memastikan kriteria penerimaan untuk setiap fitur selalu berguna
- Selain mereka yang mengerjakan fitur, tambahkan 'pengamat' keTugas ClickUp sehingga mereka dapat melakukan intervensi, jika perlu
8. Manajemen proyek yang lincah
Terkadang, proyek tidak berjalan sesuai rencana. Pemangku kepentingan bisnis mungkin membawa perubahan dalam persyaratan. Anggota tim mungkin jatuh sakit dan membutuhkan cuti panjang. Organisasi mungkin kekurangan uang tunai. Banyak hal bisa terjadi. Akibatnya, Anda mungkin akan menghadapi kendala waktu.
Manajemen proyek yang tangkas dirancang untuk menghadapi kemungkinan-kemungkinan seperti itu. Manajer proyek yang tangkas diharapkan dapat meramalkan potensi masalah dan membuat rencana darurat. Atau, paling tidak, mereka harus memberi tahu pimpinan dan mengelola ekspektasi.
9. Mengelola pertemuan
"Ini bisa saja berupa email" adalah meme internet untuk alasan yang bagus. Salah satu hal yang paling menyita waktu bagi tim pengembangan adalah rapat, banyak di antaranya yang tidak perlu dan tidak efektif.
Untuk secara konsisten mencegah kendala waktu yang tak terduga, kelola rapat dengan lebih baik. Tinjau ulang alat manajemen waktu untuk memahami berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk rapat. Berdasarkan hal tersebut, optimalkan proses Anda.
Lakukan rapat hanya untuk kegiatan yang membutuhkan diskusi aktif. Catat waktunya dan dorong ke arah item tindakan. Dokumentasikan wawasan dan keputusan penting sehingga Anda tidak perlu mengulangnya lagi di rapat berikutnya.
Untuk yang lainnya, gunakan alat kolaborasi yang baik. Komentar dalam tugas ClickUp memungkinkan percakapan bersarang. Tampilan obrolan ClickUp memungkinkan Anda untuk melihat semua pesan di satu tempat dan mengambil tindakan dari sana.
tampilan obrolan ClickUp untuk semua percakapan di satu tempat_
10. Peningkatan berkelanjutan
Tim yang gesit sangat mengutamakan peningkatan berkelanjutan, dengan alasan yang bagus. Tim yang terus menerus melakukan perbaikan dapat memberikan efisiensi dan nilai yang lebih tinggi dalam jangka panjang. Misalnya, Anda telah mengoptimalkan proses kontainerisasi untuk setiap fitur melalui peningkatan berkelanjutan.
Anda kemudian dapat mengotomatiskan seluruh atau sebagian dari proses tersebut, sehingga menghemat lebih banyak waktu dan tenaga. Ini adalah cara yang sangat penting untuk menghindari kendala waktu secara berkelanjutan.
Taklukkan Kendala Proyek Anda dengan ClickUp
Kendala tidak dapat dihindari dalam setiap proyek. Kami bahkan berpendapat bahwa kendala itu perlu.
Namun, kendala yang tidak terduga dan tidak masuk akal dapat menggagalkan proyek sepenuhnya. Manajemen proyek yang baik harus mencegah hal tersebut. ClickUp dirancang dengan mempertimbangkan hal ini.
Dengan ClickUp, anda dapat mengikuti praktik terbaik untuk menghindari kendala waktu. Tugas, sub-tugas, dan daftar periksa ClickUp memastikan kejelasan persyaratan. Tampilan kalender dan bagan Gantt memungkinkan pandangan menyeluruh tentang pekerjaan yang sedang berlangsung.
Dasbor ClickUp menawarkan visibilitas ke dalam kemajuan proyek. Dengan semua sumber daya yang Anda butuhkan, Anda siap untuk menaklukkan kendala proyek Anda dengan ClickUp. Coba ClickUp sekarang secara gratis .