Dokumen ruang lingkup pekerjaan adalah bagian yang sederhana namun penting dari proses manajemen proyek.
Sebagai manajer proyek, sangat penting bahwa setiap orang yang terlibat dalam inisiatif yang akan datang merasa terinformasi, didengar, dan diikutsertakan dalam setiap langkahnya. Dokumen ruang lingkup pekerjaan (SOW) adalah kunci untuk mencapai hal ini bahkan sebelum tahap perencanaan berakhir.
Pikirkan ruang lingkup pekerjaan sebagai alat - sesuatu yang akan Anda, tim proyek, dan semua pemain kunci akan kunjungi kembali beberapa kali selama proses manajemen proyek, dan sesuatu yang berkembang seiring dengan berjalannya waktu.
Sebelum membuka dokumen baru untuk memulai proses penulisan ruang lingkup pekerjaan Anda, bacalah panduan terperinci ini untuk menginformasikan kerangka kerja Anda.
Temukan perincian, contoh, dan praktik terbaik untuk menulis dokumen ruang lingkup pekerjaan yang berharga. Selain itu, akses juga panduan gratis
templat ruang lingkup pekerjaan
untuk menstandarkan proses Anda dan berkontribusi bersama tim!
Apa yang dimaksud dengan Lingkup Pekerjaan?
Lingkup pekerjaan dengan jelas mendefinisikan kontrol proyek layanan, dan hasil yang akan Anda sediakan dalam proyek yang akan datang. Ini bertindak sebagai perjanjian tertulis dan merupakan salah satu dokumen yang paling penting dan terperinci pada tahap awal proyek apa pun.
Dengan sumber daya yang tepat, membuat dokumen ruang lingkup pekerjaan bisa menjadi proses yang cukup sederhana! Namun, penting untuk mengingat elemen-elemen penting yang harus ada agar tim Anda tetap berada dalam pemahaman yang sama:
- Hasil proyek
- Semua sumber daya yang diperlukan termasuk anggaran, waktu, dan beban kerja
- Garis waktu proyek dan fase
- Persyaratan hukum
Menentukan faktor-faktor ini sejak dini akan membantu Anda mengelola proyek dengan lebih sukses dan menghindari kemunduran dalam jadwal proyek, kehabisan sumber daya, atau ruang lingkup merayap di kemudian hari dalam proses manajemen proyek. Selain itu, ruang lingkup pekerjaan yang menyeluruh memastikan tim proyek mengetahui dengan pasti apa yang diharapkan dari mereka, termasuk tujuan proyek, pengeluaran keseluruhan, tonggak pencapaian proyek, dan tenggat waktu.
Praktik Terbaik Saat Menulis Lingkup Pekerjaan
Inilah mantra lingkup kerja Anda yang baru: jika ragu, jelaskan secara spesifik, visual, dan transparan sepenuhnya
- Spesifik: Apa arti dari istilah-istilah kunci? Siapa yang melakukan tugas apa dan kapan? Memperjelas spesifikasi proyek adalah cara yang pasti untuk menghindari kebingungan, miskomunikasi, dan ketidakselarasan. Semua itu dapat merugikan pelaksanaan proyek
- Visual: Seperti apa hasil akhir yang akan dihasilkan? Visual membantu para pemain kunci menghindari kesalahan membaca atau salah menafsirkan ekspektasi proyek sejak awal
- Transparan: Pastikan pemangku kepentingan utama menyetujui apa yang direncanakan, mengetahui tonggak-tonggak penting saat terjadi, dan secara umum, tetap mengikuti perkembangannya
Ketiga strategi ini akan memastikan Anda mengirimkan informasi yang tepat untuk proyek apa pun, setiap saat. Namun jika Anda ingin melangkah lebih jauh, mulailah menginvestasikan waktu Anda secara lebih produktif dalam proses perencanaan dengan menggunakan templat ruang lingkup pekerjaan untuk menangani pekerjaan berat dalam hal menulis ruang lingkup pekerjaan Anda.
Cara Menulis Lingkup Pekerjaan
Setelah kita membahas praktik terbaik dari sebuah ruang lingkup pekerjaan, mari kita bahas cara menulisnya. Berikut ini adalah daftar langkah demi langkah tentang cara menulis ruang lingkup pekerjaan:
- Tentukan proyek: Mulailah dengan mendefinisikan proyek dan tujuannya. Hal ini harus mencakup apa yang ingin Anda capai, mengapa Anda melakukan proyek ini, dan manfaat apa yang akan dihasilkan.
- Buatlah daftar hasil: Buatlah daftar semua hasil yang akan dibutuhkan untuk proyek tersebut. Ini harus mencakup dokumen, laporan, perangkat lunak, atau item lain yang akan dibutuhkan.
- Tentukan tugas dan jadwal: Pisahkan proyek menjadi beberapa tugas yang lebih kecil dan tentukan jadwal untuk masing-masing tugas. Ini harus mencakup tanggal mulai dan akhir untuk setiap tugas dan jadwal proyek secara keseluruhan.
- Identifikasi sumber daya: Identifikasi sumber daya yang akan dibutuhkan untuk proyek, termasuk personel, peralatan, dan anggaran.
- Tentukan standar kualitas: Jelaskan standar kualitas yang harus dipenuhi untuk proyek tersebut. Hal ini harus mencakup persyaratan untuk pengujian, kontrol kualitas, dan jaminan kualitas.
- Tentukan prosedur komunikasi: Tentukan prosedur yang akan digunakan untuk komunikasi selama proyek berlangsung. Hal ini harus menguraikan seberapa sering komunikasi akan dilakukan, siapa yang akan terlibat, dan metode apa yang akan digunakan.
- Identifikasi risiko: Mengidentifikasi potensi risiko yang dapat berdampak pada proyek. Hal ini harus mencakup risiko yang terkait dengan jadwal, sumber daya, kualitas, dan faktor lainnya.
- Tentukan kriteria penerimaan: Tentukan kriteria penerimaan yang akan digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan proyek. Ini harus mencakup metrik atau ukuran spesifik yang akan digunakan untuk menentukan apakah proyek telah selesai dengan sukses.
- Tinjau dan selesaikan: Tinjau ruang lingkup pekerjaan dengan semua pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa hal tersebut secara akurat mencerminkanpersyaratan proyek. Setelah selesai, distribusikan ruang lingkup pekerjaan kepada semua pemangku kepentingan dan gunakan sebagai referensi selama proyek berlangsung.
Templat Dokumen Lingkup Kerja
Ingin menstandarkan praktik perencanaan Anda? Mulailah dengan template manajemen proyek untuk mempercepat proses ruang lingkup pekerjaan. Sebagai aturan praktis, templat ruang lingkup kerja Anda harus memiliki setidaknya lima bagian ini untuk memasukkan dan memainkan informasi proyek Anda:
- Daftar istilah untuk istilah-istilah yang relevan
- Pernyataan masalah yang ingin dipecahkan oleh proyek Anda
- Tujuan yang cerdas tujuan proyek, hasil, KPI, dan sejenisnya
- Kebutuhan dan persetujuan administratif yang diperlukan
- Jadwal atau jadwal proyek yang dapat disesuaikan
Tetapi TBH, lima bagian ini adalah yang paling minimum.
Dengan hak editor dokumen dan templat, Anda juga dapat berkolaborasi dalam lingkup pekerjaan Anda bersama tim, menyesuaikan pengaturan berbagi dan izin, menghubungkan dokumen ke alur kerja Anda, dan banyak lagi. 👀
Semua ini dapat dilakukan dengan fitur yang ramah bagi pemula Lingkup Kerja Templat oleh ClickUp -tanpa biaya sama sekali.
Akses Templat Lingkup Kerja yang terperinci dan dapat disesuaikan oleh ClickUp untuk digunakan bersama tim kapan saja
Templat ClickUp Doc yang mendetail ini disusun dalam beberapa bagian yang diformat dengan jelas, termasuk:
- Latar belakang dan tujuan proyek
- Hasil kerja
- Tanggung jawab agensi dan klien
- Garis waktu dan pencapaian
- Administrasi
- Persetujuan
Ditambah lagi, perencanaan manajemen sumber daya yang menyeluruh dan tujuan proyek . 🏆
Daftar isi yang lengket memudahkan Anda menavigasi banyak bagian dari dokumen ini, sementara tabel yang sudah dibuat sebelumnya, membuat informasi tetap ringkas dan mudah dipahami.
Tentukan dan bagikan Tonggak pencapaian proyek utama menggunakan Templat Lingkup Kerja oleh ClickUp
Keuntungan terbesar dari templat ini adalah templat ini dibuat menggunakan ClickUp Documents. Deteksi langsung secara kolaboratif dan riwayat versi yang tersimpan secara otomatis memastikan bahwa setiap orang yang memiliki akses melihat versi terbaru dari lingkup pekerjaan setiap saat. Dan karena teks dapat dikonversi langsung ke dalam tugas ClickUp, anggota tim dapat bertindak pada rencana proyek dari ruang lingkup pekerjaan itu sendiri.
Dengan hubungan ClickUp, mudah untuk menautkan tugas dan dokumen dari ruang kerja
Terlebih lagi, tugas ClickUp dapat disematkan ke dalam dokumen bersama dengan kumpulan data dari perangkat lunak lain, sehingga informasi proyek yang diperlukan tidak pernah jauh dari jangkauan. Unduh Template Ini
Apa yang Harus Dicantumkan dalam Dokumen Lingkup Kerja?
Mari kita lihat lebih dekat elemen-elemen penting dari sebuah dokumen ruang lingkup kerja yang efektif dan praktik terbaik untuk diadopsi menjelang proyek Anda berikutnya.
Hasil utama
Apakah Anda menyediakan produk atau layanan? Beritahukan kepada tim proyek! Meskipun terlihat jelas bagi Anda, menyimpan catatan semua hasil proyek akan sangat membantu untuk disimpan dan dirujuk kembali di kemudian hari. Selain itu, dokumen ini tidak hanya untuk tim proyek-pemain kunci seperti pemangku kepentingan kepala departemen lain, dan pimpinan yang lebih tinggi juga dapat mengakses dokumen ini, sehingga proses memahami ruang lingkup proyek kritis.
Menyematkan gambar, diagram atau media untuk konteks dan visual tambahan adalah cara yang bagus untuk menyampaikan detail tentang hasil kerja Anda. Terutama jika tim Anda membuat gambar rangka menggunakan perangkat lunak papan tulis digital atau menggunakan dokumen pelaporan khusus untuk menjabarkan struktur kerja Anda, buatlah informasi tersebut semudah mungkin untuk diakses.
Opsi untuk menyematkan informasi dari alat bantu lain merupakan manfaat utama dari penggunaan editor dokumen dinamis untuk mengelola catatan lingkup kerja, persetujuan pemangku kepentingan, SOP dan banyak lagi.
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring untuk bekerja lebih efisien
Dalam Dokumen ClickUp anda memiliki kekuatan untuk menyematkan hampir semua hal-termasuk tugas, tabel, media, aset dari alat lain, dan banyak lagi. Dengan Perintah garis miring untuk pintasan papan ketik cepat, pengeditan langsung kolaboratif pemformatan yang kaya, dan kemudahan berbagi melalui URL, ClickUp Docs sangat ideal untuk membuat dokumen lingkup kerja yang menyeluruh dengan mudah.
Garis waktu proyek
Anda garis waktu manajemen proyek adalah perjalanan awal hingga akhir dari pengembangan proyek. Bagian ini akan menguraikan fase-fase yang akan dilalui proyek Anda dan merinci hasil yang diharapkan di sepanjang perjalanan.
Anda harus memetakan jadwal Anda untuk menentukan ruang lingkup proyek, tetapi Anda dapat membuat jadwal dengan berbagai cara. Bagan Gantt , tabel, dan diagram alir seperti peta pikiran sangat manajemen proyek visual solusi untuk membuat garis waktu Anda dan memastikan semua detail utama disertakan. Sumber daya ini juga sangat baik untuk mengidentifikasi hubungan dan ketergantungan tugas yang akan membuat fase eksekusi proyek lebih efisien secara keseluruhan!
Memvisualisasikan Pencapaian proyek dengan tampilan Gantt di ClickUp Tampilan Gantt di ClickUp memudahkan untuk mencapai tingkat manajemen waktu ini dengan antarmuka seret dan lepas yang intuitif untuk menggambar hubungan antar tugas, memvisualisasikan kemacetan, dan memprioritaskan item tindakan. Bahkan menghitung jalur kritis atau lacak persentase kemajuan Anda untuk mengetahui apa yang sedang terjadi dan apa yang akan terjadi.
Pencapaian utama
Khususnya untuk proyek yang kompleks, garis waktu saja bisa menjadi hal yang menakutkan. Dalam situasi seperti ini, akan sangat membantu jika Anda memecah dan mendefinisikan garis waktu yang lebih besar dengan tenggat waktu utama ketika proyek bergerak dari satu tahap ke tahap berikutnya. Momen-momen penting ini dikenal sebagai tonggak pencapaian proyek .
Mencapai tonggak pencapaian proyek adalah kesempatan yang bagus untuk berkumpul kembali, kembali ke halaman yang sama, dan menilai kembali ke mana arah proyek Anda. Ini adalah waktu yang tepat untuk berhubungan kembali dengan para pemangku kepentingan penting dan memastikan proyek berkembang seperti yang diharapkan atau mendiskusikan masalah apa pun yang dihadapi di sepanjang jalan.
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas, mengikuti pencapaian proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan. Templat tonggak pencapaian membantu menghilangkan beberapa tebakan yang terlibat dalam mengidentifikasi tonggak yang paling signifikan dalam sebuah proyek sekaligus menjamin tim Anda memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya. Di ClickUp, Pencapaian diwakili secara visual dengan ikon berbentuk berlian di garis waktu atau bagan Gantt Anda. Ini membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi pencapaian utama Anda dan dapat dibuat dari Tugas ClickUp .
Laporan kemajuan
Pelaporan bukanlah tugas yang hanya sekali selesai dalam daftar Anda. Wawasan yang dapat diandalkan dan laporan yang diperbarui adalah elemen kunci dari dokumen lingkup kerja yang baik, karena banyak manajer dan pemangku kepentingan akan merujuk kembali ke dokumen tersebut beberapa kali selama proses manajemen proyek-bukan hanya pada fase perencanaan.
Ini adalah area lain di mana sebaiknya Anda menggunakan lebih banyak aset visual. Tidak ada yang ingin kehilangan waktu untuk menguraikan kumpulan data yang panjang atau melakukan penelitian tambahan. Rangkum poin-poin yang paling penting dan berbasis data dengan cara yang mudah dicerna.
Buat Dasbor khusus di ClickUp untuk mendapatkan gambaran umum tingkat tinggi dari semua pekerjaan Anda Dasbor di ClickUp unggul dalam hal ini. Pilih dari lebih dari 50 widget untuk menarik data terbaru tentang aktivitas proyek terkini menggunakan bagan yang disesuaikan, pelacakan kemajuan, kalkulasi, tabel, dan bahkan aplikasi lain untuk membuat Dasbor yang siap dipresentasikan untuk proyek Anda.
Contoh Lingkup Pekerjaan
Untuk memberikan pemahaman yang lebih nyata tentang cara menulis Lingkup Pekerjaan yang efektif, mari kita pelajari beberapa contoh nyata. Contoh-contoh ini akan mengilustrasikan bagaimana berbagai organisasi telah berhasil mengimplementasikan ruang lingkup pekerjaan mereka, memberikan Anda wawasan praktis dan inspirasi untuk proyek Anda sendiri.
1. Lingkup Kerja Tim Pengembangan Perangkat Lunak
Proyek: Pengembangan Aplikasi Seluler
- Tujuan: Untuk merancang danmengembangkan aplikasi seluler yang ramah pengguna untuk pengantaran makanan dengan fitur-fitur unik seperti pelacakan langsung dan berbagai pilihan pembayaran.
- Cakupan: Aplikasi harus kompatibel dengan platform iOS dan Android. Proyek ini mencakup desain UI/UX, pengembangan backend, pengujian, perbaikan bug, dan penyebaran ke masing-masing toko aplikasi.
- Kurun waktu: Proyek ini akan selesai dalam enam bulan, dengan tonggak pencapaian yang ditetapkan untuk setiap fase pengembangan.
- Hasil: Aplikasi seluler yang berfungsi penuh, laporan pengujian, panduan pengguna, dan kode sumber.
- Ketergantungan: Persetujuan tepat waktu dari para pemangku kepentingan pada setiap fase pengembangan, ketersediaan sumber daya, dan aksesibilitas ke API pihak ketiga untuk gerbang pembayaran.
2. Ruang Lingkup Kerja Tim Pemasaran
Proyek: Peluncuran Produk Baru
- Tujuan: Untuk merancang dan melaksanakan kampanye pemasaran yang komprehensif untuk peluncuran lini baru produk perawatan kulit organik.
- Cakupan: Proyek ini mencakup riset pasar,analisis pesaingpembuatan materi pemasaran, promosi media sosial, PR, dan melacak keberhasilan kampanye.
- Jangka waktu: Proyek ini akan dilaksanakan selama empat bulan, dengan tenggat waktu tertentu untuk setiap tugas.
- Hasil yang dicapai: Astrategi pemasaran terperincikonten untuk promosi (blog, posting media sosial, siaran pers, dll.), dan laporan akhir yang menguraikan dampak kampanye.
- Ketergantungan: Umpan balik dan persetujuan yang tepat waktu daritim produk dan pemangku kepentingan, kolaborasi dengan para pemberi pengaruh, dan respons pasar.
3. Ruang Lingkup Kerja Tim SDM
Proyek: Program Orientasi Karyawan
- Tujuan: Untuk mengembangkan program orientasi yang komprehensif yang akan membantu karyawan baru menjadi mahir dalam peran mereka dengan cepat dan merasa diterima dalam organisasi.
- Cakupan: Proyek ini mencakup pembuatan daftar periksa orientasi, pengembangan materi pelatihan, penyelenggaraan sesi orientasi, dan pengumpulan umpan balik.
- Kurun waktu: Proyek ini akan memakan waktu dua bulan untuk menyelesaikannya, termasuk periode evaluasi dan revisi.
- Hasil: Panduan orientasi, materi pelatihan, dan laporan umpan balik.
- Ketergantungan: Masukan dan kerja sama yang tepat waktu dari berbagai departemen, ketersediaan karyawan baru, danumpan balik dari karyawan baru.
Lingkup Contoh Kerja untuk Kasus Penggunaan Lain
Untuk membuat proses ini menjadi lebih sederhana dan efisien, kami juga telah membuat satu set templat siap pakai untuk kasus penggunaan yang berbeda. Mari selami templat-templat ini dan lihat bagaimana templat-templat ini dapat membantu Anda dalam menentukan ruang lingkup proyek Anda.
Kontraktor: Memiliki ruang lingkup pekerjaan sangat penting bagi kontraktor untuk menentukan hasil yang diharapkan dan jadwal. Dokumen ini memungkinkan mereka untuk memahami apa yang perlu dilakukan, kapan harus dilakukan, dan bagaimana cara menyelesaikannya.
Pemasaran: Tim pemasaran perlu memiliki ruang lingkup pekerjaan untuk memastikan bahwa proyek mereka selesai tepat waktu dan dengan kualitas yang diharapkan. Dokumen ini menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dari awal hingga akhir, sehingga memudahkan anggota tim untuk tetap berada di jalurnya.
Tetapkan Lingkup Pekerjaan Anda
Jadi, Anda telah menulis dokumen lingkup kerja Anda, apa selanjutnya?
Mudah saja-Anda tinggal menghubungkannya ke alur kerja Anda di perangkat lunak manajemen proyek untuk mulai melaksanakan rencana yang telah Anda petakan.
Visualisasikan tugas Anda dengan lebih dari 15 tampilan di ClickUp termasuk Daftar, Papan, dan Kalender
Dengan lebih dari 15 tampilan unik termasuk Gantt, Daftar, Kanban, Garis Waktu, Kalender, dan banyak lagi, ClickUp memungkinkan untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda dari setiap sudut. Ditambah lagi, editor dokumen dinamisnya Papan Tulis ClickUp dan fitur Dokumen bawaan memberdayakan tim untuk menindaklanjuti ide mereka saat ide itu muncul.
Tidak peduli ukuran tim, gaya proyek, atau anggaran Anda, ClickUp adalah satu-satunya platform produktivitas yang cukup kuat untuk menciptakan solusi yang tepat bagi manajer proyek di seluruh industri. Akses setiap fitur yang tercantum dalam panduan ini, yang sangat luas Perpustakaan Templat , dan lebih dari 1.000 integrasi ketika Anda mulai menggunakan ClickUp hari ini .