Tidak diragukan lagi… manajemen waktu proyek memang sulit, yang berarti sebagian besar tim akhirnya menghabiskan waktu berjam-jam untuk proyek yang tidak penting.
Namun, penyebab sebenarnya bukanlah eksekusi yang buruk. Masalahnya adalah setuju dengan segala hal tanpa sistem yang jelas untuk menentukan apa yang sebenarnya layak mendapat perhatian tim Anda.
Ketika permintaan proyek datang dari segala arah dan tidak ada yang menyaring berdasarkan nilai, Anda akhirnya hanya berputar-putar dalam pekerjaan yang tidak menghasilkan apa-apa.
Penetapan prioritas proyek yang cerdas mengubah hal itu. Berikut cara membangun sistem yang melindungi waktu dan energi tim Anda.
Poin Penting
- Prioritaskan proyek secara strategis untuk meningkatkan produktivitas dan nilai bisnis.
- Gunakan templat matriks prioritas untuk mengurutkan tugas berdasarkan tingkat urgensi.
- Kelompokkan proyek-proyek serupa ke dalam siklus sprint yang efisien untuk mencapai hasil yang diinginkan.
- Delegasikan tugas secara strategis untuk menyeimbangkan beban kerja dan mencegah kelelahan.
Apa itu Prioritas Proyek?
Penentuan prioritas proyek adalah proses menentukan pekerjaan mana yang paling penting ketika waktu dan sumber daya terbatas. Tim mengevaluasi proyek berdasarkan tujuan strategis, manfaat yang diharapkan, biaya, dan risiko, lalu mengurutkannya untuk menentukan mana yang perlu diprioritaskan terlebih dahulu.
Hal yang hebat dari konsep ini adalah bahwa proses peringkat memaksa kita untuk membuat pilihan yang sulit. Membandingkan proyek secara berdampingan akan mengungkap konflik dan kompromi yang sebelumnya tidak terlihat jelas.
Beberapa proyek mendapat lampu hijau, sementara yang lain ditunda karena tidak sejalan dengan arah yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan.
Sistem peringkat yang solid menghilangkan ketidakpastian dengan memberikan kejelasan kepada tim mengenai tujuan yang mereka kejar, mengapa hal itu penting, dan cara mengukur kemajuan.
Alih-alih membagi sumber daya secara tipis-tipis untuk setiap permintaan yang masuk, tim dapat fokus pada pekerjaan yang benar-benar mendorong kemajuan bisnis.
Mengapa Penetapan Prioritas Proyek Penting dalam Manajemen Proyek?
Penetapan prioritas yang buruk sering kali disebabkan oleh pengelolaan beberapa proyek sekaligus, yang menimbulkan serangkaian masalah yang semakin memburuk seiring berjalannya waktu:
- Tim sering kelelahan karena harus menangani terlalu banyak proyek secara bersamaan
- Tenggat waktu terlewat karena tidak ada yang sepakat mengenai apa yang harus dilakukan terlebih dahulu
- Karyawan berprestasi tinggi akan hengkang ketika mereka menyadari bahwa mereka bekerja keras untuk hal-hal yang sebenarnya tidak penting
Dampak finansialnya juga signifikan, dengan organisasi membuang 9,9% dari setiap dolar yang diinvestasikan akibat kinerja proyek yang buruk. Hal ini berarti tim melewatkan peluang pasar dan melihat anggaran habis terbuang untuk proyek-proyek yang seharusnya tidak pernah dimulai.
Penetapan prioritas yang efektif menciptakan pemahaman bersama tentang seperti apa kesuksesan itu, yang memberikan kejelasan bagi tim untuk mengambil keputusan lebih cepat dan melaksanakannya dengan percaya diri, alih-alih terus-menerus meragukan langkah selanjutnya.
Tanda-tanda Anda Membutuhkan Prioritas Proyek yang Lebih Baik
Sebelum mendalami kerangka kerja, kenali apakah tim Anda benar-benar membutuhkan prioritas yang lebih baik dengan mengamati pola yang dimulai dari hal kecil dan semakin memburuk.
Segala sesuatunya mulai terasa mendesak, yang memaksa tim untuk terus-menerus menangani masalah mendesak sehingga mereka tidak pernah membuat kemajuan yang konsisten pada pekerjaan yang direncanakan. Kekacauan ini biasanya mengungkap ketidakseimbangan yang mendasar.
Ketika hal ini terjadi, para pekerja terbaik kewalahan dengan permintaan sementara yang lain memiliki kapasitas yang belum terpakai, terutama karena pekerjaan mengalir ke siapa pun yang tampak paling aman daripada ke siapa yang memiliki kapasitas atau membutuhkan kesempatan pengembangan.
Situasi semakin rumit ketika pemangku kepentingan menyadari bahwa proses tersebut tidak berjalan dengan baik dan mulai mengabaikannya sepenuhnya dengan "permintaan cepat".
Hal-hal ini seringkali terdengar masuk akal jika dilihat secara terpisah, tetapi secara keseluruhan dapat memecah konsentrasi dan menghancurkan momentum pada proyek-proyek strategis.
Pada akhirnya, tim sering kali menunda inisiatif yang sama ke sprint berikutnya berulang kali tanpa memahami alasannya. Hal ini menandakan bahwa mereka tidak memiliki kriteria bersama yang diperlukan untuk membedakan antara hal yang perlu segera ditangani dan hal yang bisa ditunda.
Jika pola ini terdengar familiar, pendekatan terstruktur akan mengatasinya dengan menetapkan kriteria yang jelas, melindungi kapasitas, dan menyelaraskan pekerjaan dengan nilai bisnis yang dapat diukur.
Cara Menetapkan Prioritas Proyek Secara Strategis dalam 5 Langkah
Membangun sistem prioritas yang efektif memerlukan proses yang komprehensif di mana setiap langkah saling mendukung satu sama lain.
Mulailah dengan menyaring informasi yang masuk ke tim Anda, lalu lanjutkan ke tahap penentuan prioritas, penyelarasan, pengorganisasian, dan pendelegasian untuk menciptakan sistem yang benar-benar efektif dalam praktiknya.
1. Saring Permintaan Proyek Sebelum Sampai ke Tim Anda
Langkah pertama untuk menghindari kewalahan dilakukan sebelum proses prioritas dimulai.
Ketika permintaan mengalir melalui email, Slack, rapat, dan lorong-lorong kantor, tim menghabiskan waktu untuk mencari detail, memilah duplikat, dan terjebak dalam ide-ide yang belum matang.
Formulir ClickUp menciptakan titik masuk tunggal di mana pemohon harus memberikan informasi penting sebelum proyek mereka sampai ke tim.
Formulir pendaftaran ini menanyakan pertanyaan-pertanyaan yang mendorong pemikiran strategis:
- Bagaimana keberhasilan akan diukur? Buat daftar OKR dan KPI yang relevan
- Apa tujuan strategis dari proyek ini?
- Bagaimana jadwal dan anggarannya?
- Siapa saja pemangku kepentingan proyek?
- Apakah ada kendala teknis, pedoman merek, atau persyaratan kepatuhan?
Permintaan pemasaran yang tidak dapat menjelaskan metrik keberhasilan atau tujuan strategis belum siap untuk melibatkan tim, dan formulir ini menjelaskannya dengan jelas sebelum ada yang membuang-buang waktu dalam rapat penemuan.
Bagikan tautan ini secara luas agar anggota tim dapat mengalihkan permintaan ad hoc dengan mengatakan, “Silakan kirimkan melalui formulir pengajuan kami agar kami dapat mengevaluasinya dengan tepat,” daripada mengganggu pekerjaan yang sedang berjalan.
Kami telah berhasil menerapkan sistem tiket berbasis formulir di dalam tim teknik di ClickUp, yang secara drastis mengurangi masalah mendesak yang dihadapi tim dan membantu mereka mengembalikan sebagian waktu produktif mereka.
2. Gunakan Matriks Prioritas untuk Menilai Tugas yang Belum Selesai
Setelah menyaring permintaan yang belum selesai, urutkan proyek yang tersisa dengan menempatkannya pada dua sumbu, di mana sumbu vertikal mewakili dampak dan sumbu horizontal menunjukkan upaya.
Hal ini menghasilkan empat kuadran yang menunjukkan apa yang harus dilakukan pada setiap proyek.
Pekerjaan berdampak tinggi namun tidak memerlukan banyak usaha menjadi langkah cepat yang dapat segera ditangani, sementara proyek berdampak tinggi yang memerlukan banyak usaha menjadi inisiatif strategis yang membutuhkan perencanaan yang cermat.
Pekerjaan dengan dampak rendah, terlepas dari tingkat upayanya, sering kali dikesampingkan atau dihapus karena proyek-proyek ini menguras sumber daya yang seharusnya dialokasikan untuk pekerjaan yang benar-benar memengaruhi metrik bisnis.
Template Matriks Prioritas ClickUp menyediakan papan tulis digital tempat tim dapat menyeret proyek antar kuadran seiring dengan perubahan situasi.
Format visual ini langsung mengungkap pola-pola yang berisiko, seperti enam proyek yang membutuhkan upaya besar bersaing untuk mendapatkan tiga pengembang senior, atau proyek-proyek cepat yang mengalihkan perhatian dari pekerjaan strategis yang membutuhkan fokus berkelanjutan.
Periksa kembali matriks tersebut secara berkala seiring dengan perkembangan situasi.
Proyek infrastruktur yang menghabiskan kapasitas tim teknik mungkin tiba-tiba menjadi jauh lebih sederhana setelah Anda menyelesaikan peningkatan platform terkait, yang mengubah posisinya relatif terhadap pekerjaan lain dan dapat menjadi alasan untuk mempercepat pelaksanaannya.
3. Sesuaikan Proyek dengan Tujuan Bisnis dan Belajar untuk Menolak
Lolos tahap awal dan masuk ke kuadran yang menguntungkan tidak menjamin pelaksanaan.
Filter yang lebih ketat menanyakan apakah pekerjaan tersebut terhubung dengan nilai bisnis yang dapat diukur melalui ROI yang konkret, keselarasan strategis, atau dampak operasional yang signifikan.
Proyek-proyek yang mengatasi masalah produksi yang menghalangi penggunaan oleh pelanggan, menangani ancaman retensi yang didukung oleh data churn, atau membuka aliran pendapatan yang terbukti secara alami akan menjadi prioritas utama.
Di sisi lain, pekerjaan yang tampak menarik tetapi tidak terkait dengan tujuan strategis akan ditunda, terlepas dari siapa yang mengadvokasikannya.
Bagian yang sulit adalah menyampaikan keputusan ini kepada pemangku kepentingan yang mengharapkan hasil yang berbeda. Namun, alasan yang jelas membuatnya dapat diatasi:
- Jika tidak selaras: “Ini tidak sejalan dengan tujuan kami di kuartal kedua terkait retensi dan stabilitas. Kita bisa membahasnya kembali saat perencanaan kuartal ketiga ketika kita fokus pada fitur-fitur baru.”
- Saat melewati tahap penerimaan: “Kirimkan ini melalui formulir permintaan kami agar kami dapat mengevaluasinya berdasarkan prioritas lainnya.”
- Ketika prioritas terganggu: “Mengambil proyek ini berarti menunda perancangan ulang halaman checkout yang diperkirakan akan meningkatkan konversi sebesar 8%. Proyek mana yang sebaiknya kita tunda?”
Percakapan-percakapan ini akan semakin mudah seiring berjalannya waktu.
Menerapkan kriteria yang sama secara konsisten, alih-alih membuat keputusan ad hoc berdasarkan siapa yang paling gigih meminta, akan membangun kredibilitas yang membuat diskusi prioritas di masa depan menjadi lebih mudah.
4. Kelompokkan Proyek-Proyek Serupa ke dalam Sprint
Setelah menentukan proyek mana yang akan dikerjakan, atur pekerjaan ke dalam sprint yang menggabungkan proyek-proyek terkait. Hal ini mengurangi pergantian konteks dan membangun momentum yang mempercepat penyelesaian.
Ambil contoh para desainer, yang mungkin menangani tiga pembaruan merek dalam satu sprint.
Mereka akan tetap berada dalam pola pikir yang sama untuk membangun komponen yang dapat digunakan kembali dan mengembangkan ritme yang membuat proyek ketiga lebih cepat daripada yang pertama.
Demikian pula, ketika pengembang mengelompokkan pembaruan infrastruktur, mereka menangani ketergantungan secara efisien dan menghindari biaya awal yang timbul akibat pergantian konteks teknis.
Keduanya menggunakan sprint, yaitu periode tetap untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.
Tim perangkat lunak biasanya menggunakan siklus dua minggu, sementara tim pemasaran mungkin menjalankan sprint berdurasi sebulan yang disesuaikan dengan kampanye, dan tim desain menggunakan sprint tiga minggu yang mengakomodasi baik proyek dengan waktu penyelesaian cepat maupun proyek yang memerlukan beberapa kali tinjauan.
Selama setiap sprint, tim membagi proyek menjadi tugas-tugas, membagikannya berdasarkan kapasitas, lalu mengevaluasi kemajuan sebelum merencanakan siklus berikutnya. Hal ini menciptakan titik pemeriksaan alami untuk mengevaluasi apakah prioritas masih relevan.
Pengelompokan tugas juga memberikan waktu untuk pekerjaan pemeliharaan seperti membersihkan utang teknis atau memperbarui aset yang selalu relevan tanpa mengganggu proyek strategis yang membutuhkan fokus berkelanjutan.
Tip: Lihat sistem produktivitas yang paling umum untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih efisien.
5. Delegasikan Berdasarkan Kapasitas, Bukan Hanya Keterampilan
Penetapan prioritas yang baik akan gagal jika Anda terus-menerus membebani orang yang salah.
Ketika satu orang menjadi andalan untuk setiap proyek penting karena mereka selalu dapat diandalkan, Anda telah menciptakan kemacetan yang pada akhirnya akan runtuh.
Hal ini menimbulkan tiga masalah: risiko kelelahan bagi kontributor yang berharga, pertumbuhan yang terbatas akibat melakukan pekerjaan yang sama berulang kali, dan menghalangi orang lain untuk mengembangkan keterampilan guna membagi beban kerja.
Waspadai tanda-tanda peringatan sebelum mengalami kelelahan:
- Gagal memenuhi tenggat waktu yang biasanya dapat mereka penuhi dengan mudah
- Penurunan kualitas pada pekerjaan rutin
- Meminta cuti mendadak
Saat mendistribusikan ulang pekerjaan, jelaskan alasannya agar tidak terasa seperti hukuman:
“Saya akan mengalihkan tugas pembaruan halaman beranda kepada Jordan agar Anda dapat fokus pada perancangan ulang portal, yang membutuhkan keahlian Anda dan lebih mendukung pertumbuhan Anda daripada sekumpulan halaman pemasaran lainnya.”
Anggota tim tingkat menengah perlu terlibat dalam pekerjaan yang menantang untuk mengembangkan kemampuan penilaian dan keterampilan. Menempatkan mereka pada pekerjaan rutin berisiko rendah akan menciptakan kesenjangan keterampilan yang memaksa ketergantungan berlebihan pada kontributor senior.
Saya sarankan untuk melihat tampilan Workload di ClickUp, yang menampilkan kapasitas yang telah dijanjikan oleh setiap anggota dalam format visual.
Alih-alih mengandalkan intuisi tentang siapa yang tampak sibuk, Anda bekerja berdasarkan data tentang siapa yang masih memiliki kapasitas dan siapa yang mendekati batas kemampuannya.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Bahkan sistem yang solid pun bisa gagal jika tim terjebak dalam perangkap yang sudah bisa diprediksi.
Menganggap segala hal sebagai hal yang mendesak akan merusak prioritas. Tetapkan kriteria konkret mengenai apa yang dimaksud dengan “mendesak”, apakah berdampak pada pendapatan hari ini, menghalangi tim lain, atau menyebabkan kegagalan yang berdampak langsung pada pelanggan.
Melewatkan siklus tinjauan dapat membuat prioritas menyimpang dari kenyataan. Kondisi pasar berubah, hambatan muncul, dan kebutuhan berkembang. Tinjauan mingguan atau dua mingguan dapat mendeteksi perubahan-perubahan ini sebelum mengganggu pekerjaan yang telah direncanakan.
Membiarkan suara yang paling keras menang menggantikan strategi dengan politik. Tetaplah pada kerangka kerja Anda meskipun harus mengecewakan pemangku kepentingan yang vokal, karena konsistensi membangun kredibilitas.
Mengabaikan kapasitas tim saat menerima pekerjaan pasti akan menyebabkan kegagalan di berbagai bidang. Menerima lebih banyak pekerjaan daripada yang realistis akan menyebabkan kekacauan, di mana anggota tim kewalahan dan akhirnya menghasilkan pekerjaan berkualitas rendah yang terlambat.
Lupa mengomunikasikan keputusan membuat orang mengisi kekosongan dengan asumsi. Ketika pemangku kepentingan tidak memahami penundaan atau anggota tim tidak mengetahui tujuan tugas, mereka tidak dapat membuat keputusan yang tepat mengenai kompromi.
Lima langkah ini saling berkaitan, tetapi sistem ini memerlukan pemeliharaan berkelanjutan agar tetap efektif.
Memelihara Sistem Anda
Mulailah dengan rapat singkat 15 menit setiap minggu untuk memastikan prioritas utama Anda tidak berubah berdasarkan informasi baru.
Hal ini secara alami menjadi bagian dari tinjauan bulanan di mana Anda memeriksa semua proyek yang sedang berjalan dan menghentikan apa pun yang terhenti atau menyimpang dari strategi.
Setiap kuartal, luangkan waktu sejenak untuk mengevaluasi kembali tujuan strategis Anda dan menyesuaikan seluruh alur proyek berdasarkan perubahan yang terjadi atau pelajaran yang dipetik.
Siapkan dokumen "parking lot" untuk pekerjaan yang telah Anda tolak agar ide-ide tersebut tidak hilang atau terus muncul kembali dalam permintaan baru. Pantau metrik konkret seperti tingkat penyelesaian dan kepuasan pemangku kepentingan untuk mengukur apakah sistem tersebut benar-benar berfungsi, bukan hanya mengandalkan insting.
Proses ini akan semakin mudah seiring berjalannya waktu, seiring tim Anda mengembangkan pemahaman bersama tentang hal-hal yang penting, penilaian yang lebih tajam mengenai kompromi, dan keyakinan yang sesungguhnya untuk menolak pekerjaan yang tidak mendukung tujuan Anda.
Jadikan Produktivitas sebagai Prioritas Utama dengan ClickUp
Coba ClickUp dan rasakan perubahan positif yang dapat diberikannya bagi produktivitas tim Anda.
Platform kami menyediakan alat untuk menyusun proses prioritas proyek yang ideal. Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat memulai dengan gambaran besar dan memperbesar detail tugas apa pun.
Buat akun ClickUp gratis hari ini dan tetap bersemangat menghadapi pekerjaan yang menanti. Jika Anda membutuhkan bantuan, silakan hubungi kami melalui Pusat Bantuan atau ikuti salah satu webinar on-demand kami.
Selamat merencanakan!