Hampir 60% manajer proyek secara bersamaan mengerjakan dua hingga lima proyek dalam satu waktu.
Memastikan tingkat fokus, produktivitas, dan kualitas output yang sama di seluruh proyek adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh manajer proyek. Kinerja proyek yang buruk dapat menyebabkan pemborosan investasi yang sangat besar- 114%, tepatnya.
Untungnya, manajer proyek dapat menangani proyek dengan sistem yang kuat.
Berikut ini sepuluh strategi untuk membantu Anda bekerja lebih cerdas, meningkatkan efisiensi, dan mengelola banyak proyek.
10 Strategi untuk Berhasil Mengelola Banyak Proyek
1. Perangkat lunak manajemen proyek adalah teman terbaik Anda
Sementara 77% dari tim manajemen proyek yang sukses menggunakan perangkat lunak untuk mengelola proyek dan tugas. Hanya 46% organisasi memprioritaskan budaya yang menghargai manajemen proyek.
Namun semua harapan belum hilang.
Anda dapat membawa perubahan dalam manajemen proyek dengan berinvestasi pada perangkat lunak seperti ClickUp-sebuah alat yang bisa mengelola setiap aspek dari sebuah proyek:
Tampilan ClickUp untuk Merencanakan, Melacak, dan Mengelola Pekerjaan
Fitur-fitur seperti ClickUp Peta Pikiran, ClickUp Pelacakan Waktu dan Dasbor ClickUp dapat membantu Anda:
- Menyusun strategi dan rencana
- Memvisualisasikan alur kerja Anda
- Mengalokasikan tugas
- Melacak waktu dan mengelola sumber daya
- Berkolaborasi dengan tim Anda
- Memperkirakan hasil
Rencanakan dan atur proyek, ide, atau tugas yang ada menggunakan ClickUp Mind Map
ClickUp adalah aplikasi alat manajemen proyek yang bisa menampung banyak proyek dan membantu Anda berpindah antar tugas dengan lancar-keuntungan yang sangat penting saat keadaan menjadi tidak terkendali (seperti yang sering terjadi, beberapa kali dalam sehari!).
Anda juga bisa mengakses secara gratis templat manajemen proyek dan memulai perencanaan proyek Anda dengan setiap proyek.
2. Dengan fokus yang tinggi akan menghasilkan produktivitas yang tinggi
Biasanya, manajer proyek menangani tiga hingga empat proyek secara bersamaan-dan tantangan terbesar mereka? Fokus.
Pembelajaran bagaimana untuk fokus lebih rumit dari yang Anda kira. Untuk melatih otot mental Anda, Anda harus terlebih dahulu menganalisis mengapa pikiran Anda melayang.
Setelah Anda mengetahui penyebabnya, cobalah tips berikut ini untuk meningkatkan kemampuan konsentrasi Anda:
- Katakan tidak pada tugas-tugas yang berada di urutan bawah dalam daftar prioritas Anda. Semakin banyak Anda melakukan banyak tugas, semakin tinggi kemungkinan terjadinya kesalahan
- Otomatiskan tugas-tugas admin dan tugas-tugas yang berulang dengan Asisten AI ClickUp, yang dapat membuat agenda untuk Anda, membuat daftar periksa, mengedit konten, dan banyak lagi
- Menerapkan timeboxing - strategi di mana Anda secara sadar melatih pikiran Anda untuk menyelesaikan tugas dalam blok waktu tertentu
- Berlatihlah untuk memperhatikan dan mematikan notifikasi yang dapat mengganggu fokus Anda. Anda juga dapat menggunakan aplikasi fokus untuk memandu pikiran Anda dan membantu mempertahankan tingkat konsentrasi yang stabil
- Delegasikan dan percayakan kepada rekan kerja dan bawahan langsung Anda alih-alih mengatur setiap tugas kecil secara mikro, namun jangan menjadi manajer yang tidak hadir
**3. Bertanya: Apakah Anda sudah memprioritaskan tugas dengan benar?
Temukan diri Anda bekerja keras di tengah malam namun tidak mencapai banyak hal. Bersalah seperti yang dituduhkan.
Anda mungkin memprioritaskan tugas-tugas bernilai rendah yang mungkin menghabiskan waktu, energi, dan usaha Anda.
Saat membuat daftar tugas, memprioritaskan tugas adalah salah satu cara yang bisa dilakukan; bolehkah kami menyarankan cara lain yang lebih baik?
Templat Penentuan Prioritas ClickUp:
Gunakan Templat Matriks Prioritas ClickUp untuk mengevaluasi tugas berdasarkan dampak dan tingkat upaya mereka
Tip Pro: Sebelum menggunakan Matriks Prioritas, kategorikan tugas berdasarkan prioritas menggunakan model 4D: Lakukan, Tunda (rencanakan), Delegasikan, dan Hapus (Hilangkan).
Sebagai contoh, katakanlah Anda ingin tim Anda mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan. Manajemen Tugas ClickUp dapat membantu membuat hierarki untuk hal-hal yang penting.
Fitur ini menawarkan visual yang kaya data seperti Kanban Boards dan Gantt Charts, yang memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang tugas-tugas Anda dalam sekejap:
Urutkan tugas Anda dengan cepat dan mudah, dan buat tampilan bertingkat dengan satu klik untuk tetap menjadi yang terdepan dan memprioritaskan apa yang penting
The Prioritas Tugas ClickUp memungkinkan Anda memprioritaskan tugas tanpa kesalahan. Begini cara kerjanya:
- Pilih di antara empat tingkat (bendera) prioritas: Mendesak, Tinggi, Normal, dan Rendah
- Urutkan tugas Anda berdasarkan waktu untuk melihat tugas yang paling penting dalam alur kerja Anda
- Letakkan item prioritas tinggi ke dalam baki tugas Anda, yang tersedia 24×7
- Gabungkan tugas-tugas yang diprioritaskan dengan ketergantungan. (seperti "menunggu" atau "memblokir")
- Mengatur filter untuk tanggal jatuh tempo dan menyimpannya atau membagikannya dengan tim
4. Berkomunikasi dengan jelas
Mempertahankan jalur komunikasi yang konstan merupakan hal yang penting bagi keberhasilan proyek karena berbagai alasan:
- Para pemangku kepentingan dapat berbagi harapan dengan anggota tim untuk menyelaraskan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Klien dapat berbagi umpan balik instan jika terjadi kesalahan
- Membuat lingkaran umpan balik untuk tim Anda dan membantu mereka mencapai tujuan lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas
- Mengadakan rapat tim untuk menyusun ulang strategi dan meninjau status proyek. Pendekatan proaktif sangat membantu
- Mengelola ekspektasi dan jadwal klien serta mencegah pergeseran ruang lingkup yang ditakuti
Namun, bagaimana Anda bisa berkomunikasi dengan jelas? Dengan mengomunikasikan di mana pekerjaan itu terjadi.
Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan berinvestasi pada alat yang memprioritaskan komunikasi, seperti ClickUp Chat :
Bawa Komunikasi Anda dalam Satu Atap dengan ClickUp Chat
Percakapan yang tersebar di beberapa alat menyebabkan kebingungan dan kesalahan. Mempertimbangkan seberapa sering kita menggunakan aplikasi perpesanan dalam kehidupan pribadi kita, sama halnya, bukankah chatting di tempat kerja akan menjadi yang paling nyaman?
Anda bisa berbagi informasi terbaru secara real time dan mendapatkan visibilitas lintas tim tentang siapa yang mengerjakan apa.
Anda juga bisa melapisi interaksi Anda dengan konteks visual dan meningkatkan pemahaman. Tambahkan tautan, lampiran, file, GIF, gambar, video, dan apa pun yang dapat menyampaikan pesan.
Membagikan sematan, tautan, lampiran, dan lainnya
Seperti Instagram atau Facebook, Anda bisa menambahkan siapa saja ke percakapan kerja Anda dengan @mentions. Tidak perlu lagi membuang waktu untuk mengirim email atau menelepon untuk memberi tahu anggota tim.
Selain itu, Anda dapat memberikan komentar kepada setiap anggota dan menyimpan item tindakan bergerak. Anggota tim Anda akan langsung mendapatkan notifikasi dan dapat mulai mengerjakan tugas tanpa membuang waktu.
Ya, komunikasi telah lama menjadi soft skill yang harus dimiliki oleh manajer proyek. Namun, sudah saatnya kita melihat "bagaimana" cara berkomunikasi dengan baik.
5. Batasi pengalihan konteks
Berpindah-pindah aplikasi dan platform hanya membuang-buang waktu.
Dalam upaya Anda untuk mengelola banyak proyek dan meningkatkan produktivitas- "Context Switching" dapat menghalangi Anda.
Sering disalahartikan sebagai multitasking, pengalihan konteks adalah hal yang lebih ringan dari dua kejahatan. Anda berpindah antar aplikasi dan memulai tugas baru, meninggalkan tugas lama di tengah jalan.
Sayangnya, efek buruknya lebih dari sekadar produktivitas. Sebuah studi dari Universitas California, Irvine, melaporkan bahwa interupsi berulang selama 20 menit saja dapat menyebabkan stres, tekanan, dan frustrasi yang lebih tinggi di tempat kerja.
Jadi, bagaimana cara Anda mengatasi pengalihan konteks?
Anda bisa mengatasinya dengan dua cara:
1. Menyatukan semua aplikasi dan alat ke dalam satu platform, sehingga tim Anda dapat mengakses semuanya dengan mudah.
ClickUp, misalnya, mendukung 1000+ integrasi aplikasi pihak ketiga memungkinkan Anda untuk menerapkan satu solusi di seluruh organisasi yang menjadi rumah bagi alat bantu favorit Anda. Selain itu, Anda menyingkirkan tim dari pengalihan konteks yang tidak disadari.
2. Gunakan Tampilan ClickUp untuk menyimpan semua pekerjaan Anda di satu tempat, rumah suci produktivitas pribadi Anda.
Anda juga dapat mempersonalisasi visualisasi alur kerja, pelacakan proyek, dan manajemen tugas melalui tiga tampilan: Daftar, Kalender, dan Papan:
Lihat 15+ tampilan di ClickUp untuk menyesuaikan alur kerja Anda dengan kebutuhan Anda
Tampilan menyeluruh dari semua proyek Anda dapat menghemat waktu dan tenaga yang seharusnya dihabiskan untuk mengelola banyak file dan menutup tab peramban.
6. Ketika prioritas bergeser, bersikaplah fleksibel
Apakah tim Anda tidak dapat melacak perubahan prioritas? Ketidakmampuan untuk melakukan pivot sesuai dengan tuntutan situasi adalah kekurangan yang signifikan bagi manajer proyek.
Hal ini biasanya terjadi ketika Anda menggunakan beberapa daftar tugas dan spreadsheet untuk melacak apa yang terjadi di seluruh proyek.
Anda tidak dapat menjadwalkan ulang sumber daya dalam waktu yang tepat. Hal ini dapat menggagalkan proyek yang sedang berjalan dan menyebabkan penundaan.
Dua solusi besar?
1. Menerapkan proses kontrol perubahan: Ini akan memungkinkan Anda untuk mengelola permintaan perubahan proyek. Jika pemangku kepentingan meminta perubahan dalam proyek, Anda dapat melihatnya dalam jadwal proyek secara instan. Anda juga dapat memanfaatkan proses ini untuk memungkinkan para pemangku kepentingan menyetujui/menolak permintaan perubahan yang mereka anggap sesuai.
2. Berbagi sumber kebenaran yang terpusat: Gunakan alat bantu untuk melacak perubahan permintaan proyek dan pastikan alat bantu ini tersedia bagi anggota tim untuk digunakan secara offline dan online.
Ketika anggota tim Anda mendapatkan visibilitas ke dalam bandwidth tim dan status tugas secara real-time, mereka dapat beralih dan bekerja secara efisien. Selain itu, Anda juga akan dapat memeriksa tim ketika keadaan menjadi ketat.
7. Beban kerja yang seimbang menghasilkan tim yang lebih bahagia (baca: produktif)
Mendistribusikan beban kerja tim Anda secara merata akan mendorong pertumbuhan bisnis dan kesejahteraan karyawan.
Membebani karyawan dengan tugas-tugas yang berlebihan, dan Anda akan mendapatkan hasil kerja yang tidak lengkap dan kualitas kerja yang buruk.
Bahkan kurang memanfaatkan karyawan dapat membuat mereka tidak termotivasi dan stres. Tidak mengherankan jika Amerika Serikat menghabiskan $300 miliar setiap tahun untuk hari kerja yang terlewatkan dan masalah kesehatan yang berasal dari stres terkait pekerjaan.
Kesimpulannya: Dalam kedua skenario tersebut, organisasi akan mengalami kerugian.
Menemukan titik temu itu dapat meningkatkan moral tim dan menjaga agar proyek tetap berjalan dengan lancar.
Tapi bagaimana caranya? Pahami dampak dari manajemen beban kerja tentang manajemen data.
Ketika mengelola beberapa proyek dan tim, data pasti mengalir melalui saluran yang bersinggungan. Anda harus mengelola beban kerja dengan benar untuk menjaga jejak data.
Berikut ini adalah gambaran umum proses Manajemen Beban Kerja:
- Mulailah dengan menyelaraskan tugas-tugas Anda kepada orang yang tepat, memastikan setiap orang memiliki beban kerja yang seimbang. Anda akan membutuhkan visibilitas penuh terhadap orang, proyek, dan tugas yang terlibat
- Menganalisis kemampuan, keterampilan, dan keahlian tim Anda untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan kualitas yang diharapkan
- Selanjutnya, Anda perlu mendigitalkan proses distribusi beban kerja yang 'cerdas'. Sebagai contoh, Tampilan Beban Kerja ClickUp memungkinkan Anda untuk melihat lembar tugas dan kalender setiap anggota dan meninjau siapa yang mengerjakan apa:
Urutkan tugas berdasarkan status dan untuk penerima tugas Anda dan pahami beban kerja mingguan dalam tampilan ini
Berdasarkan perkembangan proyek Anda, Anda dapat menyesuaikan tampilan, melacak tingkat upaya tugas, menyesuaikan kembali kapasitas tim Anda, dan bekerja tanpa gangguan atau penundaan.
8. Saat menjadwalkan proyek, bayangkan seluruh portofolio
Karyawan sering kali kelebihan buku atau diblokir untuk tanggal yang salah ketika penjadwalan proyek Anda tidak terkoordinasi.
Untuk membuat jadwal proyek Anda sangat mudah, Anda memerlukan visibilitas ke dalam beban kerja tim sepanjang tahun (dan bukan hanya minggu-minggu menjelang tenggat waktu proyek).
Katakanlah Anda akan meluncurkan dua situs mikro. Sayangnya, peluncuran pertama tertunda karena masalah produksi dan mulai berbenturan dengan peluncuran situs mikro kedua.
Jika jadwal proyek Anda tidak mencerminkan penundaan waktu ini, Anda akan berakhir dengan membebani sumber daya Anda secara berlebihan, dan proyek akan tertunda.
Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda ikuti untuk menjadwalkan proyek Anda dengan tetap mempertimbangkan cakupan penuh:
- Mendistribusikan tanggal mulai dan berakhirnya proyek untuk orang-orang yang mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan
- Jadwalkan ketergantungan proyek Anda-misalnya, apakah Anda perlu menyelesaikan desain situs web sebelum konten ditulis?
- Gabungkan tugas-tugas duplikat di seluruh proyek untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Misalnya, katakanlah Anda perlu membeli stok gambar untuk jaminan pemasaran dan penjualan Anda; lakukan secara bersamaan
- Saat menentukan tanggal jatuh tempo, kerjakan secara mundur untuk memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas
9. Tetapkan tujuan yang jelas, terukur, dan dapat dicapai untuk setiap proyek*
Menetapkan tujuan dan KPI adalah hal yang penting untuk mengukur kemajuan karyawan. Namun, penetapan tujuan memiliki efek lanjutan yang lebih dalam dan lebih bersifat psikologis.
Forbes menyatakan bahwa orang yang dengan jelas menggambarkan tujuan mereka adalah 1.2 hingga 1,4x lebih mungkin untuk mencapainya.
Jadi, ketika Anda mulai melihat tujuan sebagai sesuatu yang lebih terstruktur rencana proyek, anda akan berada di posisi yang lebih baik untuk mencapainya.
Dalam konteks bisnis, tujuan berbentuk tonggak pencapaian. Manajer proyek yang berpengalaman menggunakan proses penetapan tujuan berikut ini:
- Pertama, mereka bekerja untuk menetapkan tujuan proyek* Kemudian, mereka fokus untuk memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola
- Selanjutnya, mereka memberikan tugas kepada anggota tim yang sesuai
- Terakhir, mereka menetapkan tujuan yang terukur, realistis, dan jelas
Namun, jangan berhenti sampai di situ. Gunakan otomatisasi untuk keuntungan Anda dengan
Sasaran ClickUp:
Gunakan ClickUp untuk melacak kemajuan dengan target numerik, moneter, benar/salah, dan target tugas
ClickUp Goals sangat bagus untuk mengatur semua sasaran Anda (misalnya siklus sprint, kartu penilaian karyawan mingguan, OKR, dll.) dalam folder yang mudah digunakan.
Anda bisa membuat target dalam berbagai format-angka, benar/salah, tugas, uang, deskripsi, dll.
Selain itu, Anda tidak perlu khawatir untuk mengawasi kemajuan proyek Anda. Alat ini dapat mengambil alih untuk Anda.
10. Simpan alur kerja Anda yang berulang dan hemat waktu yang tak ternilai harganya
Apakah Anda terus-menerus membangun ulang alur kerja yang sama setiap kali proyek baru dimulai?
Bayangkan ini: Anda baru saja mengerjakan email kuartalan tentang peluncuran produk baru. Setelah beberapa minggu, saatnya untuk memulai kiriman untuk kuartal yang baru.
Tapi tunggu dulu.
Alat bantu desain yang Anda gunakan telah dinonaktifkan. Anda harus menggunakan versi baru dan memulai dari awal. Namun masalahnya adalah Anda tidak mengingat komponen email sebelumnya.
Ini bukan langkah yang cerdas, secara produktif. Anda mungkin melewatkan komponen-komponen penting, dan pelanggan Anda mungkin mendapatkan email di bawah standar.
Apa yang bisa Anda lakukan untuk mencegah hal ini di kuartal berikutnya? Bagaimana jika Anda membuat templat alur kerja Anda dan menggunakannya apa adanya di kuartal mendatang?
Saat kuartal baru dimulai, Anda bisa mulai dengan template yang telah Anda buat.
Hal ini akan mempercepat proses kerja Anda dan mencegah kesenjangan alur kerja.
Kiat profesional: Perbarui templat Anda secara rutin dengan wawasan dan praktik terbaik untuk memastikan pengiriman yang berkualitas.
Kelola Beberapa Proyek dengan Mudah dengan ClickUp
Apa dilema yang paling sering dihadapi oleh manajer proyek? Bagaimana mengelola banyak proyek tanpa kehilangan kewarasan.
Dapat dimengerti. Manajer proyek memiliki pekerjaan yang berat.
Sebagai seorang manajer proyek, Anda mungkin sering mendapati diri Anda berada di tengah-tengah tugas yang harus diselesaikan kemarin. Anda mungkin juga menangani klien dengan tekanan tinggi dan tim yang terlalu banyak bekerja. Dan jangan lupa untuk menjaga ekspektasi pemangku kepentingan dan anggaran proyek yang terus meningkat.
Sekarang, melakukan hal ini untuk satu proyek saja sudah cukup sulit.
Bayangkan apa yang terjadi jika Anda membawa beberapa proyek ke dalam campuran - ini dapat menyebabkan kelelahan dan ketidakbahagiaan karyawan.
Yang kuat perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp adalah alat yang tepat untuk pekerjaan ini. Pelajari lebih lanjut tentang mengelola banyak proyek dengan video mendalam ini .