Kesuksesan organisasi berbanding lurus dengan produktivitas karyawan dan efisiensi prosesnya.
Sayangnya, mempertahankan produktivitas karyawan yang tinggi adalah perjuangan yang terus-menerus bagi sebagian besar tempat kerja. Salah satu alasannya adalah tidak adanya pedoman untuk memotivasi karyawan atau meningkatkan efisiensi mereka.
Setiap aspek kecil memainkan peran besar dalam produktivitas karyawan, mulai dari praktik komunikasi strategis hingga memilih teknologi yang tepat dan menggabungkan kesehatan dan kebugaran.
Pada saat yang sama, ini bukanlah peran satu departemen saja-yaitu sumber daya manusia-untuk mengimplementasikan strategi produktivitas atau keterlibatan karyawan. Staf kepemimpinan, manajer, anggota tim, dan kolaborator memainkan peran penting di sini.
Mari kita lihat faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas, seperti komunikasi, kepemimpinan, kesehatan dan kesejahteraan, serta pelatihan dan pengembangan.
Baca terus untuk mengetahui cara menciptakan lingkungan kerja yang positif yang memaksimalkan potensi karyawan Anda dan mendorong pertumbuhan jangka panjang.
Rangkuman 60 Detik
Produktivitas tidak terjadi secara kebetulan-ini dibentuk oleh faktor-faktor utama yang memengaruhi cara karyawan bekerja. Inilah yang membuat perbedaan terbesar:
- Komunikasi & Kepemimpinan - Ekspektasi yang jelas dan panduan yang kuat membuat tim tetap selaras.
- Teknologi - Alat bantu yang tepat dapat menyederhanakan alur kerja dan mengurangi waktu yang terbuang.
- Kesehatan & Kesejahteraan - Pendekatan kehidupan kerja yang seimbang mencegah kelelahan.
- Pelatihan & Pengembangan - Kesempatan untuk berkembang membuat karyawan tetap terlibat.
- Lingkungan Tempat Kerja - Budaya yang mendukung mendorong fokus dan kolaborasi.
- Motivasi & Insentif - Pengakuan dan penghargaan mendorong kinerja.
- Penetapan Tujuan - Tujuan yang jelas memberikan arahan kepada karyawan.
- Beban Kerja & Manajemen Waktu - Mengelola prioritas membantu menghindari stres.
- Struktur Gaji - Kompensasi yang adil memastikan kepuasan kerja.
ClickUp membantu tim tetap produktif dengan alat bantu yang kuat untuk manajemen tugas, kolaborasi, dan otomatisasi-semuanya di satu tempat.
Nilai Keterlibatan dan Produktivitas Karyawan
Keterlibatan karyawan mengacu pada dedikasi dan antusiasme karyawan terhadap pekerjaan mereka. Karyawan yang terlibat akan berinvestasi dalam kesuksesan perusahaan mereka dan cenderung bekerja lebih dari deskripsi pekerjaan mereka. Hal ini menghasilkan peningkatan produktivitas di tempat kerja.
Karyawan yang tidak terlibat - para pendiam yang berhenti bekerja - di sisi lain, tidak terhubung secara emosional dengan tempat kerja mereka. Mereka mungkin tidak mengambil inisiatif, tidak berinvestasi pada perusahaan atau pertumbuhannya, dan bahkan mungkin menarik diri dari komunikasi atau sering mengeluh tentang pekerjaan.
Berikut ini beberapa data menarik dari laporan keterlibatan karyawan Gallup. Bisnis dengan persentase karyawan yang terlibat lebih tinggi adalah
- 18% lebih produktif
- 10% lebih banyak diinvestasikan dalam keterlibatan pelanggan
- 23% lebih menguntungkan
Laporan ini menunjukkan korelasi langsung antara keterlibatan karyawan dan produktivitas di tempat kerja dan bagaimana hal tersebut membawa hasil positif seperti profitabilitas dan keterlibatan pelanggan yang lebih baik.
Namun, laporan yang sama juga menyatakan bahwa hampir satu dari setiap dua karyawan di Amerika Serikat secara aktif tidak terlibat pada tahun 2023. Beberapa alasan karyawan tidak terlibat di tempat kerja dapat mencakup:
- Manajemen yang buruk: Manajemen mikro, kurangnya ekspektasi yang jelas, dan kegagalan untuk memberikan umpan balik yang konstruktif
- Kurangnya pengakuan: Karyawan yang merasa kerja kerasnya tidak diperhatikan cenderung tidak terlibat.
- Beban kerja yang berlebihan atau kurang: Merasa terus-menerus dibanjiri atau tidak memiliki tugas yang cukup menantang dapat menyebabkan ketidakpuasan (dan kelelahan)
- Kurangnya kesempatan untuk berkembang: Karyawan yang merasa terjebak dalam pekerjaan yang buntu tanpa kesempatan untuk maju lebih mungkin untuk melepaskan diri
Mengatasi masalah-masalah ini dapat membantu bisnis menciptakan lingkungan kerja yang positif, yang mengarah pada karyawan yang terlibat dan produktif.
10 Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas
Beberapa faktor memengaruhi produktivitas karyawan -baik internal maupun eksternal organisasi Anda. Berikut ini adalah beberapa aspek utama organisasi yang memengaruhi produktivitas karyawan.
1. Komunikasi
Budaya komunikasi di organisasi Anda dapat secara signifikan memengaruhi tingkat produktivitas karyawan Anda. Misalnya, tim yang sering mengadakan rapat atau diharapkan membalas pesan dengan segera mungkin akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk berkomunikasi dengan banyak orang daripada melakukan pekerjaan mereka.
Di saat yang sama, kurang berkomunikasi juga dapat berdampak negatif pada produktivitas tim. Mereka mungkin tidak mendapatkan informasi yang tepat untuk melanjutkan pekerjaan mereka, atau mereka mungkin harus menunggu lama untuk mendapatkan jawaban dari anggota tim.
Itulah mengapa Anda harus menyeimbangkan komunikasi real-time dan komunikasi asinkron untuk tim Anda guna meningkatkan produktivitas.
Inilah cara yang bisa Anda lakukan:
Buat dokumen 'cara kami bekerja'
Buku budaya perusahaan harus menguraikan pedoman komunikasi di tempat kerja Anda dan menyertakan informasi seperti ritme rapat pembaruan proyek, hari tanpa rapat, kapan harus melakukan panggilan telepon, dan kapan harus berkomunikasi secara asinkron.
Anda bisa menggunakan alat bantu seperti ClickUp Docs untuk membuat dan meng-host dokumen-dokumen ini atau bahkan menambahkannya sebagai bagian dari wiki orientasi sehingga karyawan baru tahu cara berkomunikasi.
Pilih alat yang tepat
Memilih alat bantu yang tepat untuk mendukung beragam kebutuhan tim Anda sama pentingnya dengan membuat strategi komunikasi.
Gunakan alat bantu sinkron dan asinkron seperti perangkat lunak konferensi video, obrolan internal, dan rekaman video.
Di saat yang sama, sangat penting untuk tidak membebani karyawan Anda dengan banyak alat. Kami sarankan agar tumpukan teknologi Anda maksimal 3-4 alat atau, lebih baik lagi, alat yang lengkap.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memilih satu alat yang menawarkan beberapa metode komunikasi.
Dengan ClickUp, misalnya, Anda bisa:
- Gunakan fitur tag dan komentar di ClickUp Tasks untuk menindaklanjuti kemajuan proyek atau mengatasi hambatan
- Memulai obrolan langsung dan grup dengan pemangku kepentingan penting untuk percakapan kontekstual atau mendalam namun tidak sinkron dengan tampilan ClickUp Chat
- Berkolaborasi dalam dokumen melalui komentar, pengeditan waktu nyata, dan [@] mention
- Rekam rekaman video singkat menggunakan ClickUp Clips dan bagikan dengan rekan satu tim untuk menguraikan sudut pandang Anda
- Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memvisualisasikan rapat dan membuat rapat virtual menjadi lebih interaktif
2. Kepemimpinan
Ingatlah pepatah yang mengatakan-karyawan yang keluar dari manajer yang buruk, bukan perusahaan.
Salah satu aspek penting yang memengaruhi produktivitas karyawan adalah hubungan antara ketua tim, manajer, dan bawahan mereka.
Inilah cara pemimpin yang kuat membuat karyawan menjadi lebih produktif:
- Mereka menetapkan visi yang jelas untuk tim mereka, membantu semua orang memahami apa yang harus mereka lakukan dan bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada gambaran yang lebih besar
- Mereka mengakui pencapaian, memberikan dorongan, dan menumbuhkan lingkungan kerja yang positif, sehingga memastikan budaya kinerja yang tinggi
- Mereka berkomunikasi secara efektif, memberikan informasi kepada tim mereka, dan menciptakan lingkungan yang membuat karyawan merasa nyaman untuk mengajukan pertanyaan dan menyampaikan masalah
Salah satu cara untuk membantu staf senior Anda menjadi pemimpin yang lebih baik adalah dengan berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan kepemimpinan. Anda juga bisa mensponsori sesi pelatihan satu lawan satu dengan mentor yang baik untuk mereka.
3. Teknologi
Meskipun teknologi meningkatkan efisiensi karyawan, namun teknologi yang tidak tepat dapat menguras waktu mereka, sehingga menyebabkan frustrasi dan tingkat produktivitas yang lebih rendah.
Beberapa cara umum yang dapat menguras waktu tim Anda adalah
- Proses orientasi yang panjang dan rumit
- UI kikuk yang sulit digunakan
- Bug dan kerusakan yang terus-menerus
Namun, bukan hanya alat yang Anda gunakan saja. Cara Anda menggunakan teknologi juga penting dan dapat memengaruhi produktivitas di tempat kerja.
Apakah karyawan Anda tenggelam dalam berbagai notifikasi harian atau menyulap setengah lusin perangkat lunak?
Inilah cara Anda dapat mengurangi dampak buruk teknologi:
- Berinvestasi pada alat bantu yang mudah digunakan: Pilih teknologi yang intuitif dan mudah dipelajari oleh karyawan, sehingga meminimalkan kurva pembelajaran dan rasa frustrasi
- Berikan pelatihan dan dukungan: Melatih karyawan sehingga mereka dapat menggunakan teknologi secara efektif untuk keuntungan mereka
- Pilihlah alat bantu yang lengkap: Pilih platform yang menawarkan beberapa solusi daripada satu alat untuk setiap kebutuhan untuk mengurangi peralihan tab
4. Kesehatan dan kesejahteraan
Mendukung kesehatan dan kesejahteraan karyawan adalah cara yang sederhana namun efektif untuk melibatkan mereka. Karyawan yang merasa sehat secara fisik dan mental memiliki fokus, konsentrasi, dan stamina yang lebih baik. Hal ini berarti pengurangan gangguan yang signifikan dan memungkinkan karyawan untuk tetap produktif.
Berikut ini beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk memprioritaskan kesehatan dan kesejahteraan karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan menciptakan lingkungan kerja yang cepat dan berkembang:
- Berinvestasi dalam tunjangan kesehatan yang komprehensif: Tawarkan paket asuransi kesehatan yang mencakup berbagai layanan kesehatan fisik dan mental
- Mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja: Dorong karyawan untuk beristirahat, melepaskan diri dari pekerjaan di luar jam kantor, dan tawarkan pengaturan kerja yang fleksibel seperti opsi kerja jarak jauh atau minggu kerja yang dipadatkan
- Ciptakan budaya kesehatan: Tawarkan lokakarya tentang manajemen stres, praktik mindfulness, dan kebiasaan makan yang sehat. Anda juga bisa memberikan akses ke fasilitas kebugaran atau mengganti biaya karyawan untuk mengikuti kelas kebugaran
- Bayarlah biaya terapi mereka: Berikan akses ke Program Bantuan Karyawan (EAP) dengan layanan konseling rahasia dan sumber daya kesehatan mental
5. Pelatihan dan pengembangan
Cara lain untuk menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda peduli pada mereka dan meningkatkan produktivitas mereka adalah dengan memberikan kesempatan untuk meningkatkan keterampilan mereka.
Hal ini dapat mencakup
- Menyiapkan anggaran pengembangan diri tahunan agar mereka dapat mengikuti kursus profesional
- Bermitra dengan platform online untuk menyediakan kursus profesional dengan harga diskon
- Menyelenggarakan webinar atau lokakarya rutin tentang pengembangan karier
- Memberikan kesempatan bimbingan selama berbagai tahap perjalanan karyawan, seperti saat mereka mendekati promosi
Jika Anda adalah perusahaan dengan program pelatihan yang beragam, templat Rencana Peluncuran Pelatihan ClickUp dapat membantu Anda mengatur dan melacak berbagai program Anda.
Templat siap pakai ini memungkinkan departemen SDM untuk
- Tetapkan tujuan untuk setiap program pelatihan dan lacak kemajuan menuju tujuan tersebut
- Rencanakan anggaran Anda dan alokasikan sumber daya untuk setiap tahap program pelatihan
- Ciptakan struktur yang konsisten untuk melakukan pendekatan terhadap semua program pelatihan di masa depan
Dengan memprioritaskan pelatihan dan pengembangan, Anda dapat memastikan karyawan Anda dapat mengatasi tantangan, tidak stagnan dalam karier, dan mencapai tingkat produktivitas yang lebih tinggi.
6. Lingkungan tempat kerja
Kantor Anda yang sebenarnya (atau kantor rumah untuk tim jarak jauh ) sangat memengaruhi produktivitas karyawan. Misalnya, ruang kerja yang tidak nyaman dengan pencahayaan yang buruk dan perabot berkualitas rendah dapat menyebabkan ketidaknyamanan dan penurunan fokus.
Perusahaan di lokasi dapat berinvestasi pada dekorasi yang bagus, furnitur ergonomis, dan kantor yang terawat dengan baik dan bersih. Mereka juga harus memperhatikan fasilitas lain seperti pengatur suhu, ruang konferensi yang memadai, dan pengatur kebisingan agar karyawan dapat fokus lebih lama.
Di sisi lain, bisnis dengan pekerja jarak jauh dapat memberikan anggaran kantor rumah kepada karyawannya untuk mempertahankan ruang kerja yang nyaman, tunjangan rekan kerja, atau bahkan perangkat seperti headphone peredam bising.
7. Motivasi dan insentif
Karyawan yang termotivasi lebih cenderung menghadapi tantangan secara positif dan mencari solusi kreatif untuk masalah. Mereka juga lebih bahagia dan lebih puas dalam peran mereka.
Namun, bagaimana cara Anda memotivasi karyawan? Kami menyarankan untuk menggunakan campuran taktik motivasi ekstrinsik dan intrinsik.
Motivasi ekstrinsik dapat berupa penghargaan, pengakuan, atau bonus. Misalnya, komisi yang lebih tinggi untuk perwakilan penjualan atau upacara penghargaan tahunan perusahaan.
Di sisi lain, motivasi intrinsik sedikit lebih bernuansa. Ini adalah keinginan untuk bekerja karena pekerjaan itu menyenangkan, memuaskan, atau memuaskan.
Ciptakan lingkungan kerja yang menumbuhkan rasa memiliki tujuan, pertumbuhan, dan otonomi. Mengatur karyawan secara mikro dan mempertanyakan setiap gerakan mereka adalah cara tercepat untuk membunuh produktivitas mereka.
Cara lain untuk memotivasi karyawan Anda adalah dengan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda mempercayai dan menghargai mereka. Beri mereka proyek yang menantang dan, pada saat yang sama, berikan mereka pelatihan dan sumber daya untuk berhasil dalam proyek tersebut.
Berfokus pada penciptaan lingkungan kerja yang memberikan penghargaan kepada karyawan dan memberi mereka rasa memiliki tujuan dapat menumbuhkan tenaga kerja yang sangat termotivasi dan produktif.
8. Penetapan tujuan
Landasan lain dari produktivitas karyawan adalah penetapan tujuan yang efektif. Ketika karyawan memiliki tujuan yang jelas, mereka memahami apa yang diharapkan oleh perusahaan dan dapat memprioritaskan tugas-tugas mereka secara efisien. Hal ini akan membuat mereka lebih fokus dan mengurangi kesibukan.
Selain itu, menetapkan tujuan saja tidak cukup; Anda harus melibatkan karyawan Anda dalam proses penetapan tujuan. Hal ini dapat menciptakan rasa kepemilikan dan akuntabilitas.
Kami merekomendasikan kerangka kerja tujuan dan hasil utama (OKR) sebagai peretasan produktivitas untuk penetapan tujuan. OKR memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan organisasi dan bagaimana tujuan individu dan tim berkontribusi pada gambaran yang lebih besar.
Berfokus pada serangkaian tujuan yang terbatas dapat membantu tim memprioritaskan pekerjaan mereka dengan lebih baik dan menghindari gangguan.
9. Beban kerja dan manajemen waktu
Faktor penting lainnya yang terkait langsung dengan produktivitas karyawan adalah jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dan seberapa baik mereka merencanakan hari kerja.
Sistem manajemen beban kerja yang efektif memastikan karyawan memiliki jumlah pekerjaan yang dapat dikelola dan mereka tidak kewalahan.
Alat bantu seperti templat Beban Kerja Karyawan ClickUp bisa memberi Anda pandangan menyeluruh tentang beban kerja anggota tim saat ini, sehingga mengalokasikan proyek berdasarkan bandwidth mereka menjadi mudah.
Anda juga bisa mengetahui siapa yang mengerjakan apa sehingga bisa menetapkan tenggat waktu yang realistis dan melihat apakah mereka berada di ambang kelelahan.
Berikut cara kerja templatnya:
- Ketika Anda menambahkan tugas ke ClickUp, masukkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya
- Bergantung pada waktu yang dibutuhkan, Anda bisa menambahkan tenggat waktu
- Dapatkan gambaran tentang beban kerja tim Anda dalam 'tampilan beban kerja tim'
- Tetapkan tugas kepada karyawan yang tersedia
Memungkinkan tim Anda mengelola waktu mereka secara efektif sama pentingnya dengan mengelola beban kerja mereka. Dorong anggota tim Anda untuk melacak produktivitas mereka sehingga Anda bisa mendapatkan perkiraan yang realistis tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu tugas.
Manajer juga bisa bertemu dengan bawahan langsung mereka setiap minggu atau dua bulan sekali untuk menilai bagaimana mereka mengelola waktu dan menentukan apakah mereka membutuhkan dukungan.
10. Struktur gaji
Pada akhirnya, pekerjaan bersifat transaksional. Karyawan memberikan waktu mereka dan menginvestasikan keahlian mereka dengan imbalan uang. Merasa mendapat kompensasi yang adil dapat meningkatkan kepuasan karyawan, yang berpotensi meningkatkan motivasi dan keterlibatan mereka.
Selain itu, karyawan yang aman secara finansial mungkin lebih kecil kemungkinannya untuk bekerja sambilan atau berganti peran. Di saat yang sama, potensi penghasilan yang lebih besar dapat mendorong karyawan untuk mencapai hasil yang lebih baik dan berkontribusi lebih signifikan.
Selain kompensasi yang kompetitif, pembayaran tepat waktu dan manajemen penggajian yang efisien dan akurat juga penting. Tidak ada yang dapat menurunkan motivasi karyawan selain pembayaran yang tertunda.
Kami sarankan untuk menggunakan pelacak online seperti templat Laporan Penggajian ClickUp.
Templat ini memungkinkan tim SDM untuk
- Buat laporan konsolidasi gaji karyawan, jadwal pembayaran, dan lainnya
- Siapkan database pusat untuk semua detail karyawan dan informasi pembayaran
- Siapkan pembayaran setoran langsung dengan otomatisasi
Ciptakan Lingkungan Kerja yang Produktif untuk Karyawan Anda dengan ClickUp
Perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang menumbuhkan tenaga kerja yang bahagia, sehat, dan sangat produktif dengan mengambil pendekatan holistik. Ini termasuk lingkungan fisik, teknologi, pelatihan, kesejahteraan, motivasi, manajemen beban kerja, dan strategi kompensasi.
Jika Anda mencari paket produktivitas lengkap untuk membantu setiap karyawan dan departemen yang berbeda dalam tim Anda bekerja lebih baik, kami sarankan untuk mencoba ClickUp.
Sebuah platform yang unik, ClickUp menggabungkan pelacakan proyek, komunikasi, manajemen basis data, dan manajemen dokumen dalam sebuah alat yang menyeluruh.
Jadi, mengapa tidak mencoba ClickUp dan lihat bagaimana ClickUp dapat membantu Anda menciptakan tempat kerja yang produktif?