Tahukah Anda bahwa karyawan yang tidak terlibat merugikan perekonomian AS 1,9 triliun dolar AS hilang dalam produktivitas per tahun?
Karyawan yang produktif adalah aset bagi perusahaan mana pun. Mereka mengerjakan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, meningkatkan pendapatan bisnis tanpa menambah tenaga kerja.
Organisasi menginvestasikan waktu, alat, dan sumber daya yang signifikan untuk mengukur produktivitas karyawan . Upaya ini tidak hanya membantu mengidentifikasi karyawan yang berkinerja tinggi dan merencanakan bonus dan insentif. Upaya ini juga memungkinkan perusahaan untuk menunjukkan dengan tepat kemacetan dan proses yang tidak efisien yang berdampak pada tingkat produktivitas kolektif karyawan.
Namun pertama-tama, apakah produktivitas itu? Apakah jumlah tugas yang diselesaikan, jam kerja, atau target yang dicapai? Bagi sebagian besar bisnis, produktivitas merupakan gabungan dari semua elemen ini dan banyak lagi.
Dalam artikel blog ini, kita akan membahas beragam metrik produktivitas yang dapat digunakan perusahaan untuk mengukur tingkat produktivitas individu dan kolektif di antara para karyawan.
Memahami Produktivitas
Produktivitas adalah tentang mendapatkan hasil yang paling berharga dari sumber daya yang Anda investasikan. Oleh karena itu, produktivitas dan pertumbuhan ekonomi memiliki hubungan yang erat. Siklus bisnis, resesi, dan tingkat inflasi sangat memengaruhi produktivitas. Sebagai contoh, resesi dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja (PHK), yang dapat menurunkan produktivitas tenaga kerja.
Demikian pula, lingkungan ekonomi makro yang stabil meningkatkan kepercayaan diri dan keamanan kerja karyawan. Tenaga kerja Anda lebih mungkin untuk fokus pada tugas-tugasnya dengan dedikasi dan keterlibatan yang lebih besar. Selain itu, karena 'lingkungan ekonomi makro yang stabil' biasanya berarti 'kondisi bisnis yang stabil', perusahaan dapat mempertahankan operasi yang konsisten dan menghindari langkah-langkah pemotongan biaya.
Salah satu kerangka kerja yang menganalisis dampak kondisi ekonomi terhadap produktivitas tenaga kerja adalah Solow Residual, yang juga disebut Total Factor Productivity (TFP).
Dalam kerangka kerja Solow Residual, 'produktivitas' mengacu pada faktor yang tidak dapat dijelaskan dalam perbandingan output versus input. Pertumbuhan output yang tidak dapat dijelaskan ini disebabkan oleh peningkatan efisiensi dari kemajuan teknologi dan produktivitas karyawan.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas
Berikut adalah beberapa faktor umum yang memengaruhi produktivitas karyawan:
- Dinamika tim: Hubungan yang tegang antara rekan satu tim dan manajer dapat menyebabkan konflik dan penurunan semangat kerja, yang pada akhirnya menghambat tingkat produktivitas di dalam tim
- Proses organisasi: Alur kerja yang tidak efisien dan proses yang tidak praktis juga dapat menyebabkan kesalahan dan penundaan, membuat karyawan frustrasi dan mengurangi produktivitas mereka
- Komunikasi: Faktor lain yang dapat menghambat tingkat produktivitas adalah praktik komunikasi yang buruk seperti arahan yang tidak jelas, manajemen mikro, atau seringnya rapat yang menghabiskan waktu kerja
- Infrastruktur teknologi: Tidak memiliki peralatan dan perangkat lunak yang tepat juga dapat membuat perbedaan besar. Komputer yang ketinggalan zaman, internet yang lambat, atau perangkat lunak yang tidak memadai dapat berdampak negatif pada efisiensi
- Beban kerja: Tenggat waktu yang tidak realistis dan sumber daya yang tidak mencukupi adalah elemen penting lainnya yang tidak hanya berdampak pada tingkat produktivitas karyawan, namun juga pada kesejahteraan mereka secara keseluruhan
Produktivitas adalah fungsi dari begitu banyak faktor yang saling terkait. Oleh karena itu, mengukur tingkat produktivitas yang tepat menjadi penting bagi organisasi yang serius dalam meningkatkan prosesnya dan menjaga agar tenaga kerjanya tetap sehat dan bahagia.
Bagaimana Mengukur Produktivitas
Ada berbagai metode dan kerangka kerja untuk mengukur produktivitas. Pengukuran produktivitas ini memperhitungkan berbagai elemen, metrik, dan formula dasar untuk mendapatkan ukuran seberapa produktif setiap karyawan, departemen, dan fungsi dalam organisasi (dan apakah ada ruang untuk perbaikan dalam angka-angka tersebut).
Berbagai tingkat pengukuran produktivitas
Untuk mengukur produktivitas di sebuah perusahaan, Anda memiliki beberapa lapisan yang berbeda untuk dipertimbangkan-dari karyawan perorangan hingga seluruh organisasi. Setiap lapisan memberikan pandangan yang berbeda tentang operasi perusahaan, seperti hasil kerja seseorang, hasil kerja tim, atau kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Individu
Laporan produktivitas perorangan merupakan cara yang bagus untuk menganalisis efisiensi individu. Untungnya, sebagian besar manajemen proyek atau alat produktivitas menyediakan laporan bawaan tentang kinerja dan produktivitas individu.
Sebagai contoh, fitur Templat Laporan Produktivitas Pribadi ClickUp memungkinkan karyawan melacak waktu mereka dalam berbagai tugas mingguan dan bulanan.
Memungkinkan karyawan untuk mengukur tingkat kinerja mereka dengan Templat Laporan Produktivitas Pribadi ClickUp
Templat ini menunjukkan data seperti:
- Berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas dengan tingkat prioritas yang berbeda
- Bagaimana mereka dapat meningkatkan tingkat kinerja mereka danbekerja lebih cepat* Kemajuan keseluruhan yang mereka capai dalam mencapai tujuan atau target mereka
Individu juga dapat menggunakan atribut khusus seperti Tagihan, Jenis Tugas, Kemajuan, dan Tenggang Waktu untuk menyimpan detail tugas penting dan memvisualisasikan data produktivitas mereka secara lebih terperinci.
Tim
Pengukuran produktivitas untuk tim dimulai dengan menyelaraskan upaya individu dengan tujuan bersama. Hal ini melibatkan penetapan target yang jelas dan terukur untuk tim dan melacak kemajuan dalam mencapai target tersebut. Hal ini memastikan bahwa anggota tim bekerja untuk mencapai tujuan bersama dan memungkinkan evaluasi kinerja berdasarkan pencapaian tujuan bersama.
Hal ini dapat diterjemahkan ke dalam sasaran seperti jumlah prospek yang memenuhi syarat untuk tim pemasaran dan pendapatan per pengguna untuk tim penjualan. Di sini, Anda juga dapat memanfaatkan fitur pelacakan tujuan dari alat manajemen proyek Anda.
Tetapkan sasaran spesifik dan terikat waktu untuk setiap tim atau departemen dan pantau kemajuan Anda dengan ClickUp Goals
Dengan Sasaran ClickUp misalnya, Anda dapat menetapkan berbagai jenis target untuk mengukur kemajuan dan produktivitas, seperti:
- Target angka: Untuk melacak berapa banyak prospek berkualitas yang dihasilkan dalam sebulan
- Target ya/tidak: Untuk memeriksa apakah fitur atau perbaikan bug telah ditayangkan sesuai rencana
- Target tugas: Untuk menghitung berapa banyak tiket dukungan yang diselesaikan oleh agen layanan pelanggan setiap minggu
Dengan menetapkan target SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Terikat Waktu) dan secara teratur melacak kemajuannya, Anda dapat secara efektif mengukur produktivitas kolektif tim Anda dan memastikan bahwa Anda memenuhi target setiap minggu, bulan, dan kuartal.
Organisasi
Sebagian besar organisasi menentukan indeks produktivitas mereka dengan memeriksa angka-angka seperti tingkat pertumbuhan pendapatan, margin keuntungan, dan laba atas investasi (ROI).
Dalam hal ini, departemen yang berbeda, seperti pemasaran, penjualan, dan kesuksesan pelanggan, menyelaraskan dan bekerja untuk mencapai beberapa tujuan strategis, seperti perolehan prospek, keterlibatan pelanggan, dan pendapatan berulang tahunan (ARR).
Berikut adalah dua cara untuk mengukur tingkat produktivitas organisasi Anda:
- Pendapatan per karyawan: Cukup bagi total pendapatan Anda dengan jumlah total karyawan untuk menemukan pendapatan per karyawan. Jadi, jika Anda memiliki 20 karyawan dan pendapatan Anda adalah $100.000 selama satu minggu, setiap karyawan akan menghasilkan rata-rata $5.000
- Rasio efektivitas tim : Pertama, hitung laba kotor Anda (pendapatan dikurangi semua pengeluaran). Kemudian, bagi laba dengan biaya penggajian karyawan Anda. Jika laba kotor Anda adalah $50.000 dan total investasi pada karyawan Anda adalah $5000, maka rasio efektivitas tim Anda adalah 10:1
Hal yang baik tentang rasio efektivitas tim adalah Anda tidak harus terpaku pada pendapatan atau laba. Anda juga dapat menggunakan metrik kinerja lain seperti Net Promoter Score (NPS) dan tingkat penyelesaian sprint.
Tiga rumus untuk mengukur produktivitas
Berikut adalah beberapa rumus umum yang dapat mengukur indeks produktivitas untuk berbagai industri.
1. Produktivitas tenaga kerja
Ini adalah rumus yang paling sederhana dari semua rumus yang ada-yang harus Anda lakukan adalah membagi output dengan input.
Jika sebuah perusahaan manufaktur memproduksi 1.000 unit produk dalam seminggu, dibutuhkan 100 jam tenaga kerja untuk memproduksinya. Maka produktivitasnya adalah 1.000/100, yaitu 10 unit per jam.
2. Penghitungan berdasarkan tujuan
Pendekatan ini berfokus pada evaluasi kinerja relatif terhadap tujuan atau target yang telah ditetapkan. Di sini, dengan jelas menunjukkan apakah tujuan tertentu telah tercapai, terlampaui, atau gagal. Anda kemudian dapat mengevaluasi kembali strategi Anda dan merencanakan kesuksesan di masa depan.
Misalnya, jika tujuan Anda adalah meningkatkan pendapatan bulanan sebesar 20%, tingkat produktivitas Anda diukur dari apakah Anda:
- Mencapai tujuan tersebut dan meningkatkan pendapatan Anda sebesar 20% (tingkat produktivitas 100%)
- Melebihinya dan meningkatkan pendapatan Anda sebesar 25% (tingkat produktivitas 125%)
- Gagal dan meningkatkan pendapatan Anda sebesar 15% (tingkat produktivitas 75%)
3. umpan balik 360 tingkat
Dalam metode ini, Anda mengumpulkan umpan balik dari berbagai sumber, seperti rekan kerja, atasan, klien, dan karyawan, untuk menilai kinerja individu atau tim secara komprehensif.
Anda dapat mengumpulkan umpan balik melalui survei dan wawancara, atau dengan menilai individu atau tim berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Berbeda dengan dua metode lainnya, umpan balik 360 derajat lebih bersifat kualitatif daripada kuantitatif dan dapat memberikan masukan yang lebih bernuansa tentang bagaimana kinerja individu atau tim.
Menghitung produktivitas dan efisiensi
Produktivitas sering kali digunakan secara bergantian dengan efisiensi, namun keduanya berbeda ketika digunakan dalam konteks tertentu.
- Produktivitas menganalisis hubungan antara output dan input - kuantitas atau kualitas output yang dihasilkan per unit input. Jadi, rumusnya adalah ukuran Output / Input
- Efisiensi, di sisi lain, menilai seberapa baik sumber daya digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, rumusnya adalah ukuran (Output / Input) x 100%
Meskipun kedua metrik tersebut penting untuk kinerja organisasi, namun keduanya memberikan perspektif yang berbeda tentang efektivitas operasional.
Mengukur produktivitas: Contoh dunia nyata
Berikut adalah cara mengukur produktivitas untuk berbagai industri:
- Manufaktur: Melacak unit yang diproduksi per jam di jalur perakitan
- Layanan: Menghitung panggilan pelanggan yang ditangani per agen per hari di pusat panggilan
- Eceran: Menghitung pendapatan penjualan per karyawan di toko ritel
- Teknologi: Mengukur fitur baru yang dikirimkan dalam setiap siklus sprint
- Perhotelan: Mengukur tingkat hunian kamar atau pendapatan per kamar yang tersedia di hotel
Berikut ini beberapa KPI yang dapat Anda gunakan untuk tim atau peran pekerjaan yang berbeda:
- Pemasaran: Prospek masuk, kunjungan situs web, konversi iklan
- Penjualan: Akun baru, pendapatan yang dihasilkan, tingkat konversi
- Produk dan rekayasa: Fitur baru, perbaikan, waktu untuk memasarkan
- Keberhasilan pelanggan: Skor NPS, jumlah balasan, ulasan pelanggan
Terakhir, saat mengukur produktivitas, pastikan Anda tidak terlalu menekankan pada satu faktor saja - baik itu individu maupun tim atau kuantitas dibandingkan kualitas. Ini bukan hanya tentang angka-angka; Anda harus memperhitungkan kualitas, konteks, dan nuansa lainnya.
Mengukur produktivitas melibatkan penggunaan campuran metrik kuantitatif dan kualitatif, menetapkan tujuan yang realistis, dan menumbuhkan budaya peningkatan berkelanjutan.
Sama pentingnya untuk mengukur produktivitas bagi tim jarak jauh Anda.
Mengukur Produktivitas dalam Pekerjaan Jarak Jauh
Revolusi Industri Keempat, yang ditandai dengan kemajuan teknologi - Kecerdasan Buatan (AI), Blockchain, Virtual Reality (VR), dan otomatisasi - telah mengubah cara kerja kita secara mendasar.
Tidak hanya perusahaan-perusahaan yang mengikuti tren kerja hibrida dan kerja jarak jauh, namun mereka juga terus bekerja sama dengan kontraktor, agensi, dan pekerja lepas. Tenaga kerja yang tersebar secara global ini membuat sulit untuk menerapkan ukuran produktivitas yang tepat.
Di sinilah manajemen ruang kerja dan alat pelacakan produktivitas seperti ClickUp berperan. Dengan serangkaian alat yang komprehensif - manajemen proyek, komunikasi internal, dokumen, dan bahkan otomatisasi - ClickUp dapat membantu organisasi melacak produktivitas individu dan tim.
Selain itu, alat komunikasi asinkronisasi dan real-time, kemampuan otomatisasi, dan banyak lagi yang dapat membantu merampingkan komunikasi dan mengurangi kesibukan kerja. Inilah caranya:
Tetap berada di jalur yang tepat dengan proyek
Dengan ClickUp, Anda bisa membuat proyek terpisah (dengan tugas, subtugas, dan item tindakan), menugaskannya ke anggota tim, dan mendiskusikan pembaruan status di satu tempat. Selain itu, Anda bisa menggunakan fitur Tampilan Papan ClickUp untuk mengatur (dan seret dan lepas tugas) untuk memperbarui statusnya dengan cepat.
Atur tugas Anda di Papan Kanban dan dapatkan gambaran menyeluruh tentang tugas Anda dan kemajuannya
Mengukur produktivitas dengan menugaskan Poin Sprint dan tingkat prioritas untuk setiap tugas atau item tindakan di ClickUp. Ini dapat membantu Anda mengukur pekerjaan yang diselesaikan setiap karyawan (dan tim) dalam setiap siklus sprint.
Ukur produktivitas tim Anda dengan menetapkan poin sprint untuk setiap tugas
Sebagai manfaat tambahan, poin sprint juga dapat membantu Anda memperkirakan waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas, memastikan Anda mengalokasikan tugas secara efisien tanpa membebani tim Anda.
Mengukur grafik kinerja kemajuan
Cara lain yang bagus untuk mengukur produktivitas Anda adalah dengan menetapkan tujuan untuk setiap sprint atau proyek. ClickUp memberi Anda akses ke banyak laporan kinerja yang dapat menganalisis kemajuan tim Anda, mengidentifikasi hambatan, dan memodifikasi rencana produktivitas . Beberapa bagan meliputi:
- Bagan peningkatan dan penurunan: Ini menunjukkan kepada Anda jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan dan apa yang tersisa
- Aliran kumulatif: Diagram ini membantu Anda memvisualisasikan bagaimana tugas Anda berkembang melalui berbagai tahap, seperti backlog, dalam proses, dan pengujian, sehingga Anda dapat mengidentifikasi berapa lama waktu yang dihabiskan untuk setiap tahap
- Kecepatan: Ini menunjukkan kepada Anda berapa lama waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan sebuah tugas secara rata-rata sehingga Anda dapat merencanakan sprint di masa mendatang dengan lebih baik
Bandingkan perkiraan dengan waktu aktual yang dibutuhkan menggunakan grafik kecepatan di ClickUp untuk memahami kinerja tim Anda di beberapa sprint
Hitung produktivitas dengan pelacakan waktu
Kita telah melihat bahwa cara paling sederhana untuk melacak produktivitas adalah input vs output. Untuk pekerja pengetahuan, ini adalah waktu yang dihabiskan untuk sebuah tugas vs. tugas yang diselesaikan.
Jika Anda memiliki pekerja lepas atau karyawan paruh waktu yang dibayar per jam, Anda dapat menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu untuk mengetahui jam kerja mereka yang dapat ditagih.
ClickUp, misalnya, menyediakan fitur fitur pelacakan waktu bawaan yang memungkinkan setiap karyawan untuk menambahkan entri waktu untuk setiap tugas bersama dengan catatan yang menjelaskan apa yang mereka lakukan.
Hasilkan lembar waktu untuk setiap karyawan dan pahami bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka sepanjang minggu atau siklus sprint
Manajer dapat mengakses catatan waktu masing-masing karyawan dan mengevaluasi tingkat produktivitas dan kinerja mereka. Mereka juga dapat menggunakan pelacakan waktu kumulatif untuk memahami berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap anggota tim untuk kelompok tugas yang berbeda.
Baca juga: 8 Sasaran Produktivitas untuk Meningkatkan Produktivitas di Tahun 2024
Ukur Produktivitas Tim Anda dengan ClickUp
Meningkatkan tingkat produktivitas tim Anda adalah hal yang penting untuk mencapai target dan meningkatkan pendapatan serta profitabilitas perusahaan Anda. Memprioritaskan pengukuran produktivitas sangat penting untuk mendorong pertumbuhan, inovasi, dan kesuksesan.
Jika Anda adalah bagian dari Revolusi Industri Keempat, kami sarankan untuk mencoba ClickUp. Tidak hanya membantu Anda melacak tingkat produktivitas individu dan kolektif di organisasi Anda, tetapi juga dilengkapi dengan seperangkat alat yang dapat meningkatkan produktivitas tim Anda .
Tidak percaya pada kami? Inilah yang dikatakan oleh pelanggan ClickUp:
"Agensi Anda kehilangan begitu banyak produktivitas jika Anda tidak menggunakan ClickUp! Tanpa Clickup, saya harus mempekerjakan 3 orang lagi untuk menyelesaikan hal yang sama._
Ravi Tharuma, CEO & Pendiri, LAVA
Tim Anda dapat mengurangi pekerjaan yang berulang dengan Otomatisasi alur kerja ClickUp menemukan informasi dengan cepat dengan ClickUp Brain (asisten genAI-nya), dan menyederhanakan komunikasi dengan klip video, obrolan, dan papan tulis.
Sederhananya, Anda mendapatkan alat lengkap yang keduanya meningkatkan produktivitas dan mengukurnya sehingga Anda dapat terus meningkatkannya. Daftar ClickUp gratis hari ini dan jelajahi bagaimana ClickUp dapat membantu Anda memantau tren produktivitas perusahaan Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa pengukuran produktivitas yang terbaik?
Meskipun tidak ada satu cara terbaik untuk mengukur produktivitas, KPI khusus proyek dapat terbukti bermanfaat. KPI ini memberikan poin data yang jelas yang melacak kemajuan menuju tujuan tertentu. Selain itu, KPI ini dapat disesuaikan untuk departemen yang berbeda, seperti pengembangan, pemasaran, dan penjualan.
2. Bagaimana Anda menghitung produktivitas?
Cara paling sederhana untuk menghitung produktivitas adalah dengan membagi output yang dihasilkan dengan total input yang digunakan.
Sebagai contoh, jika seorang perwakilan penjualan melakukan 20 panggilan pelanggan dalam 5 jam, maka produktivitas mereka adalah:
20 panggilan / 5 jam = 2 panggilan per jam
3. Apa saja tiga ukuran produktivitas?
Tiga ukuran produktivitas yang umum adalah:
- Output per input: Hitung total output (barang atau jasa yang dihasilkan) dibagi dengan total input (sumber daya yang digunakan, seperti jam kerja atau modal yang diinvestasikan)
- Tujuan: Melacak kemajuan menuju sasaran produktivitas tertentu untuk melihat apakah sumber daya digunakan secara efektif
- Waktu: Mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas (misalnya, waktu siklus) untuk mengidentifikasi hambatan alur kerja