Apakah Anda pernah merasa bahwa Anda tidak menyelesaikan pekerjaan dengan baik?
Seperti Anda selalu merasa tertinggal dan tidak menyelesaikan pekerjaan dengan baik?
Jika iya, mungkin ini saatnya membuat rencana produktivitas. Rencana produktivitas dapat membantu Anda menangani daftar tugas, menjadi teratur, dan mempertahankan tingkat produktivitas Anda, semua tanpa menimbulkan kelelahan. Ini adalah kunci untuk menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat tanpa mengorbankan kesehatan Anda.
Namun, seperti apa rencana produktivitas itu, dan bagaimana cara membuatnya?
Dalam artikel ini, kami akan membahas konsep perencanaan produktivitas dan memberikan tujuh langkah untuk membuat rencana produktivitas yang sesuai untuk Anda, mirip dengan bagaimana Teknik Pomodoro diciptakan.
Pada akhirnya, Anda akan memiliki peta yang solid yang akan memandu Anda untuk menjadi lebih baik efisiensi proses dan lebih sedikit kelelahan.
Apa yang dimaksud dengan Rencana Produktivitas?
Ketika kebanyakan orang merasa kewalahan, mereka mengerjakan daftar tugas mereka tanpa banyak berpikir atau merencanakannya. Hal ini bisa berhasil dalam waktu singkat, namun pada akhirnya, hal ini akan menyebabkan kelelahan.
Penelitian dari CNBC menemukan 50% pekerja mengalami kelelahan dan percaya bahwa paranoia produktivitas menciptakan stres ekstra bagi karyawan.
Di sinilah rencana produktivitas dapat membantu.
Rencana produktivitas adalah dokumen yang menguraikan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk menyelesaikan daftar tugas Anda dan memasukkan perencanaan strategis dengan manajemen waktu dan keterampilan organisasi untuk memastikan semua tugas harian Anda dan tujuan keseluruhan tercapai.
Anda perlu memetakan semua yang perlu Anda kerjakan, mengatasi potensi hambatan, dan kemudian menyusun strategi untuk menangani setiap item. Ini juga memprioritaskan tugas-tugas Anda dan bekerja dengan ritme produktivitas alami Anda untuk memastikan bahwa Anda menyelesaikan hal-hal yang paling penting.
Sementara rencana bisnis memfokuskan upaya perusahaan Anda, rencana produktivitas organisasi membahas semua bidang yang dapat memengaruhi produktivitas Anda secara keseluruhan, termasuk taktis, operasional, dan perencanaan strategis .
Semua orang bisa mendapatkan manfaat dari membuat rencana produktivitas. Baik Anda pemilik bisnis, pelajar, orang tua yang sibuk, atau profesional, rencana produktivitas dapat membantu meningkatkan kinerja Anda, ketepatan waktu, energi, dan fokus, serta menjadi lebih efisien dan produktif tanpa mengorbankan kesejahteraan Anda.
Mari jelajahi semua manfaat yang akan Anda rasakan setelah Anda membuat rencana produktivitas yang solid.
Manfaat Perencanaan Produktivitas
Perencanaan produktivitas dapat membantu Anda untuk lebih fokus dan berkonsentrasi, mengurangi stres, dan meningkatkan kesadaran akan kebiasaan kerja Anda.
Selain itu, membuat rencana produktivitas mengharuskan Anda untuk memperlambat dan memikirkan pekerjaan Anda. Hal ini dapat menghasilkan pendekatan yang lebih bijaksana dan keterampilan pemecahan masalah yang lebih baik.
Hasilnya, Anda tidak hanya dapat menyelesaikan lebih banyak hal, tetapi juga dapat melakukannya dengan lebih baik.
Mari kita lihat lebih dekat masing-masing manfaat ini.
Fokus dan konsentrasi yang lebih baik
Ketika Anda kewalahan dan tidak terorganisir, sulit untuk fokus pada satu tugas. Pikiran Anda berpacu, dan Anda terus-menerus melompat dari satu hal ke hal berikutnya. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan, kualitas pekerjaan yang buruk, dan membuang-buang waktu.
Perencanaan produktivitas membantu Anda menghindari hal ini dengan menyediakan peta jalan untuk tugas-tugas Anda dengan memetakan apa yang perlu dilakukan dan kapan Anda bisa memusatkan perhatian pada satu hal pada satu waktu. Hal ini akan menghasilkan fokus, konsentrasi, dan kualitas kerja yang lebih baik.
Lebih sedikit stres
Kekacauan daftar tugas yang tidak terorganisir dapat membuat Anda stres dan dapat membuat Anda merasa tertinggal dan khawatir akan melupakan sesuatu yang penting. Stres jenis ini dapat menyebabkan kecemasan, sulit tidur, dan bahkan masalah kesehatan fisik.
Perencanaan produktivitas membantu mengurangi stres dengan menyediakan sistem yang jelas untuk mengelola tugas-tugas Anda. Ketika Anda memiliki rencana, Anda akan merasa lebih terkendali dan tidak terlalu cemas dengan apa yang harus diselesaikan.
Anda juga dapat menghindari kesibukan di menit-menit terakhir dan stres yang menyertainya dengan mengelompokkan tugas-tugas serupa bersama-sama dan menyelesaikannya dalam satu waktu.
Peningkatan kesadaran diri
Manfaat lain dari perencanaan produktivitas adalah membantu Anda menjadi lebih sadar akan kebiasaan kerja Anda. Proses ini akan mengharuskan Anda untuk melacak waktu Anda menganalisis pola produktivitas Anda, dan mengembangkan strategi untuk meningkatkan efisiensi Anda. Dengan melakukan hal ini, Anda akan mendapatkan wawasan yang berharga tentang kebiasaan kerja Anda.
Kesadaran diri ini dapat membantu Anda mengidentifikasi area mana pun yang perlu ditingkatkan. Misalnya, Anda mungkin menyadari bahwa Anda menghabiskan terlalu banyak waktu di media sosial atau Anda lebih produktif di pagi hari daripada di malam hari. Setelah Anda mengidentifikasi pola-pola ini, Anda dapat membuat perubahan pada rencana produktivitas Anda.
7 Langkah untuk Membuat Rencana Produktivitas
Setelah Anda mengetahui semua manfaat dari perencanaan produktivitas, sekarang saatnya untuk mempelajari cara membuat rencana produktivitas Anda sendiri. Perencanaan produktivitas tidaklah sulit, namun membutuhkan waktu dan usaha. Ikuti enam langkah berikut ini untuk membuat rencana produktivitas yang sesuai untuk Anda.
Langkah 1: Buat daftar semua tugas dan kewajiban Anda
Langkah pertama adalah membuat daftar daftar tindakan dari semua tugas dan kewajiban Anda. Banyak orang membuat kesalahan dengan menyimpan daftar tugas mereka di kepala mereka dan tidak mau repot-repot menuliskannya atau mengaturnya, sehingga mereka lupa atau merasa kewalahan.
Inilah saatnya untuk bekerja dengan lebih cerdas dan menciptakan sistem yang lebih baik. Luangkan waktu untuk duduk dan menulis semua yang perlu Anda lakukan, pastikan untuk memasukkan tugas-tugas besar dan kecil, dan catat juga tenggat waktu atau hal-hal yang sensitif terhadap waktu. Setelah semuanya dituliskan, Anda bisa mulai mengaturnya.
Menggunakan alat manajemen tugas seperti ClickUp dapat membantu Anda mengelola dan melacak semua tugas di satu tempat. Alat ini menawarkan beberapa cara untuk membuat daftar dan melihat Tugas ClickUp seperti tampilan Daftar, Papan, Kalender, dan Garis Waktu, untuk membantu Anda melihat tugas dengan lebih efisien dan efektif.
Lihat 15+ tampilan di ClickUp untuk menyesuaikan alur kerja Anda dengan kebutuhan Anda
Anda juga dapat memanfaatkan Templat Daftar Tugas Harian ClickUp -rutinitas sederhana perencana digital pelacak untuk membantu Anda membangun kebiasaan dan membuat rencana Anda tetap pada jalurnya. Unduh Templat Daftar Tugas Harian
Langkah 2: Catat hambatan dan tantangan Anda
Sekarang setelah Anda memiliki daftar semua tugas Anda, sekarang saatnya untuk melihat lebih dekat pada masing-masing tugas. Untuk setiap tugas, catat setiap potensi hambatan atau tantangan yang mungkin Anda hadapi. Hal ini dapat mencakup hal-hal seperti kurangnya sumber daya, tenggat waktu yang menantang, atau kolaborator yang sulit. Bahkan kurangnya motivasi juga perlu diperhatikan, karena hal ini dapat memengaruhi produktivitas Anda secara signifikan.
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring untuk bekerja lebih efisien
Dengan meluangkan waktu untuk mengantisipasi tantangan-tantangan ini sebelumnya, Anda dapat mengembangkan strategi untuk mengatasinya. Misalnya, jika Anda tahu bahwa Anda akan menghadapi tenggat waktu yang sulit, Anda dapat merencanakan untuk mulai mengerjakan tugas lebih cepat. Atau, jika Anda tahu bahwa Anda akan kekurangan motivasi, Anda bisa memecah tugas menjadi beberapa langkah yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
Sebelum membuat sketsa rencana produktivitas, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu saat ini. Untuk melakukan ini, Anda harus melacak waktu Anda setidaknya selama seminggu. Lacak waktu setiap tugas penting yang Anda selesaikan dalam satu hari, termasuk tugas pekerjaan dan tugas pribadi.
Langkah 3: Lacak waktu Anda
Sebaiknya Anda juga melacak waktu dari setiap kegiatan yang membuang-buang waktu, seperti menggunakan media sosial. Hal ini akan membantu Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pola produktivitas Anda dan memberi Anda wawasan tentang cara menggunakan waktu Anda dengan bijak.
Ada beberapa cara berbeda yang dapat Anda lakukan melacak waktu Anda . Anda dapat menggunakan metode pena dan kertas sederhana dengan menuliskan waktu Anda memulai atau menggunakan alat produktivitas dengan pengatur waktu untuk menyederhanakan, mengotomatiskan, dan menjaga proses tetap konsisten setiap saat.
Lacak waktu, atur perkiraan, tambahkan catatan, dan lihat laporan waktu Anda dari mana saja dengan Pengatur Waktu Global ClickUp Pelacak Waktu Global ClickUp adalah pilihan yang bagus karena mudah digunakan dan menyimpan laporan waktu yang Anda lacak.
Langkah 4: Analisis ke mana waktu Anda pergi
Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk aktivitas-aktivitas ini? Adakah cara untuk membatasi atau menghilangkannya dari hari Anda?
Setelah Anda melacak waktu Anda selama seminggu, sekarang saatnya untuk menganalisis informasi tersebut. Lihatlah berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas dan bagaimana waktu tersebut didistribusikan sepanjang hari. Ini akan memberi Anda gambaran yang baik tentang pola produktivitas Anda saat ini, termasuk aktivitas dan perilaku yang membuang-buang waktu.
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis
Anda juga harus mencari jeda produktivitas yang Anda miliki di siang hari. Apakah Anda cenderung kehilangan fokus di sore hari? Jika ya, dapatkah Anda memindahkan tugas yang harus diselesaikan pada waktu tersebut ke waktu lain dalam satu hari?
Langkah 5: Kembangkan strategi
Setelah Anda memiliki pemahaman yang baik tentang pola produktivitas Anda, sekarang saatnya untuk mulai mengembangkan strategi untuk meningkatkan produktivitas Anda. Ada banyak metode yang bisa Anda gunakan untuk melakukan hal ini, jadi penting untuk menemukan metode yang paling cocok untuk Anda.
Bagi sebagian orang, strategi mereka mungkin hanya fokus pada satu tugas dalam satu waktu atau melakukan semua pekerjaan mereka pada waktu tertentu dalam sehari. Bagi yang lain, strategi ini termasuk menggabungkan teknik manajemen waktu atau alat manajemen proyek .
Teknik Pomodoro
Salah satu metode manajemen waktu yang paling populer adalah metode Teknik Pomodoro . Teknik ini melibatkan mengerjakan tugas selama 25 menit dan kemudian beristirahat selama lima menit. Setelah empat sesi Pomodoro, Anda beristirahat lebih lama selama 20-30 menit. Ide di balik teknik ini adalah bahwa dengan beristirahat secara teratur, Anda dapat tetap fokus dan menghindari kelelahan.
Untuk menggunakan teknik ini, Anda memerlukan pengatur waktu untuk melacak waktu kerja dan waktu istirahat Anda. Ada banyak pengatur waktu Pomodoro yang tersedia secara online, atau Anda bisa menggunakan pengatur waktu dapur yang sederhana.
Matriks Eisenhower Matriks Eisenhower
adalah teknik produktivitas yang membantu Anda memprioritaskan tugas-tugas Anda berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya. Teknik ini dikembangkan oleh mantan Presiden Dwight D. Eisenhower dan juga dikenal sebagai Matriks Mendesak-Penting. Teknik ini dipopulerkan oleh pakar produktivitas Stephen Covey dalam bukunya, The 7 Habits of Highly Effective People, dan telah digunakan oleh jutaan orang sejak saat itu.
Untuk menggunakan teknik ini, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi tugas-tugas Anda. Setelah itu, Anda bisa mengkategorikannya ke dalam salah satu kuadran berikut ini:
Buat Matriks Eisenhower Anda sendiri dan kategorikan tugas-tugas Anda di Papan Tulis ClickUp
🟢 Kuadran 1: Mendesak dan penting (Lakukan)
Tugas-tugas ini harus segera diselesaikan dan sangat penting. Contoh tugas yang termasuk dalam kategori ini adalah memenuhi tenggat waktu, memadamkan api, dll.
🔵 Kuadran 2: Penting tetapi tidak mendesak (Putuskan)
Ini adalah tugas-tugas yang penting tetapi tidak perlu diselesaikan dengan segera. Ini adalah jenis tugas yang harus Anda fokuskan karena dapat membantu Anda menghindari krisis di masa depan. Contoh tugas yang termasuk dalam kategori ini adalah perencanaan, penyusunan strategi, dll.
🟡 Kuadran 3: Mendesak tapi tidak penting (Delegasikan) (Delegasikan)
Ini adalah tugas-tugas yang harus segera diselesaikan tetapi tidak penting. Tugas-tugas ini biasanya merupakan gangguan yang dapat menunggu dan tidak akan menghabiskan banyak waktu Anda. Contoh tugas yang termasuk dalam kategori ini adalah memeriksa email, menerima panggilan telepon, dll.
🔴 Kuadran 4: Tidak mendesak dan tidak penting (Hapus) (Hapus)
Ini adalah tugas-tugas yang tidak mendesak dan tidak penting. Tugas-tugas ini umumnya dapat dihilangkan dari daftar tugas Anda. Contoh tugas yang termasuk dalam kategori ini adalah menjelajah internet, menonton TV, dll.
Metode Ivy Lee Metode Ivy Lee adalah teknik produktivitas yang dikembangkan pada awal abad ke-20 oleh pakar efisiensi Ivy Lee. Ini adalah teknik yang sangat sederhana namun efektif yang melibatkan penulisan enam tugas terpenting Anda untuk hari itu dan kemudian fokus pada satu tugas pada satu waktu sampai selesai.
Untuk menggunakan teknik ini, Anda hanya perlu menuliskan enam tugas terpenting Anda untuk hari itu sebelum tidur. Kemudian, ketika Anda bangun, mulailah mengerjakan tugas pertama dan jangan beralih ke tugas berikutnya sampai tugas pertama selesai.
Ini mungkin terlihat seperti teknik yang sederhana, tetapi sebenarnya sangat efektif dalam membantu Anda untuk fokus dan menyelesaikan sesuatu. Anda bisa mempraktikkan metode ini di ClickUp; gunakan Templat Menyelesaikan Sesuatu dari ClickUp untuk memberi Anda kerangka kerja untuk memulai dan menyesuaikannya agar sesuai dengan gaya kerja dan preferensi pribadi Anda.
The Menyelesaikan Sesuatu (GTD) Templat yang didasarkan pada sistem GTD oleh David Allen ini membantu Anda mengatur tugas dan proyek dengan mencatatnya dan memecahnya menjadi beberapa item pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti. Lihat lebih lanjut Templat GTD! Unduh Templat Menyelesaikan Sesuatu
Langkah 6: Bereksperimen dan revisi sesuai kebutuhan
Apa pun teknik yang Anda coba, penting untuk bereksperimen dan merevisi sesuai kebutuhan hingga Anda menemukan teknik yang paling cocok untuk Anda. Anda mungkin tidak akan langsung menemukan strategi yang sempurna, jadi penting untuk bersabar dan terus mencoba hal-hal baru hingga menemukan rencana produktivitas yang paling sesuai untuk Anda.
Bersabarlah, gigihlah, dan teruslah bereksperimen hingga Anda menemukan strategi yang dapat meningkatkan efisiensi dan memberikan keseimbangan dalam hidup Anda.
Langkah 7: Gunakan alat bantu manajemen proyek agar tugas-tugas Anda tetap terlihat dan terorganisir setiap saat
Untungnya, saat ini kita dapat memanfaatkan alat manajemen proyek untuk meningkatkan produktivitas kita. Salah satu alat produktivitas terbaik adalah ClickUp. ClickUp dapat membantu Anda dengan keenam langkah sebelumnya, mulai dari pengaturan daftar tindakan hingga pelacakan waktu .
Alat manajemen proyek sangat penting untuk melacak tugas-tugas Anda dan memastikan bahwa Anda tetap berada di atas segalanya. Dengan menggunakan alat seperti ClickUp, Anda bisa memastikan bahwa tugas-tugas Anda selalu terlihat dan terorganisir, sehingga memudahkan Anda untuk tetap produktif. Sekarang Anda sudah tahu bagaimana menjadi lebih produktif saatnya untuk menerapkan pengetahuan Anda ke dalam tindakan.
Sebagai contoh, Anda dapat membuat sebuah matriks produktivitas 2×2 di ClickUp untuk membantu Anda memprioritaskan dan mengatur tugas. Jadi, jika Anda kesulitan untuk mengembangkan atau tetap berpegang pada rencana produktivitas Anda, pertimbangkan untuk menggunakan alat produktivitas ClickUp untuk membantu Anda.
Gunakan Papan Tulis Matriks Prioritas 2x2 untuk membantu Anda mengatur tugas sesuai dengan tingkat kepentingan dan prioritasnya Unduh Templat Matriks Prioritas 2×2
Buat Rencana Produktivitas Hari Ini
Membuat rencana produktivitas adalah cara terbaik untuk meningkatkan efisiensi dan menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat. Dengan meluangkan waktu untuk membuat rencana produktivitas, Anda bisa meningkatkan fokus, mengurangi tingkat stres, dan belajar lebih banyak tentang diri Anda sebagai seorang pekerja.
Mungkin perlu waktu dan eksperimen untuk menemukan sistem daftar tugas yang cocok untuk Anda, namun setelah Anda menemukan dan menerapkan teknik produktivitas yang paling sesuai, ini akan membantu Anda merasa lebih siap, seimbang, dan memegang kendali atas hari-hari Anda.
Dan dengan bantuan alat manajemen tugas dan perangkat lunak daftar tugas yang tepat seperti ClickUp , Anda akan mendapatkan akses gratis ke untuk membantu Anda memulai dan meningkatkan produktivitas serta ratusan fitur yang dapat disesuaikan untuk memungkinkan Anda mengonfigurasi platform dengan cara yang paling mendukung alur kerja Anda. Alat-alat seperti ClickUp dapat membantu Anda membuat rencana produktivitas yang efektif, mengelola tugas harian, dan meningkatkan perencanaan operasional-dan masih banyak lagi.
Jadi jangan menyerah, teruslah mencoba hal-hal baru, dan pada akhirnya, Anda akan menemukan rencana produktivitas yang paling sesuai untuk Anda. Coba ClickUp Gratis Hari Ini Penulis Tamu:
Dave Lavinsky
adalah presiden dan salah satu pendiri Growthink. Selama 20 tahun terakhir,
Growthink
_telah membantu lebih dari 500.000 pengusaha dan pemilik bisnis untuk memulai, mengembangkan, dan keluar dari perusahaan mereka melalui templat rencana bisnis dan layanan konsultasi kami