Alat untuk membantu Anda tetap teratur seperti rumput liar-yang baru bermunculan setiap hari.
Jika Anda ingin tetap terorganisir, Anda bisa saja mencoba alat yang berbeda setiap hari Minggu sampai Sabtu dan mungkin tidak akan mendekati tujuan Anda.
Bagian dari penggunaan alat dan teknik adalah pola pikir Anda. Anda harus menggunakan alat tersebut agar alat tersebut bekerja untuk Anda.
Apa yang saya maksudkan dengan hal itu?
Maksudnya adalah mencobanya secara nyata, menambahkan tugas, catatan, rencana, dan pengingat Anda ke dalamnya untuk melihat apakah alat tersebut bekerja.
Beberapa orang lebih suka terorganisir dengan aplikasi khusus digital yang lain lebih memilih alat analog yang dikombinasikan dengan opsi digital.
Tetapi tujuan dari alat apa pun-digital atau analog-adalah untuk membantu Anda melacak semuanya.
Kadang-kadang kita masing-masing memiliki preferensi sendiri untuk itu.
Kuncinya adalah jangan sampai ada yang terlewatkan.
Bagi saya pribadi, saya menggunakan kombinasi alat digital dan analog dan saya akan menyoroti beberapa di antaranya di bawah ini.
Alat Bantu Organisasi Digital yang Harus Dimiliki
1) Perangkat Lunak Manajemen Proyek seperti ClickUp Bagaimana ClickUp mendapatkan
sambutan hangat ?
Apa yang membedakannya dari yang lain alat produktivitas dan sistem manajemen proyek di luar sana?
- Fleksibilitas dan kustomisasi
- Dirancang untuk digunakan di seluruh organisasi
- Cobalah waterfall, agile, dan apa pun di antaranya
Orang lain menyukainya sebagai alat manajemen tugas pribadi atau untuk Selesaikan semuanya metodologi.
bonus:_ *perangkat lunak GTD* _!**_
Menerapkan sistem manajemen proyek terbaik juga akan membantu perencanaan strategis Anda, karena Anda dapat memetakan tujuan, memahami sumber daya, dan menginterpretasikan estimasi waktu dengan cepat.
Alasan lain mengapa begitu banyak pengguna menyukai ClickUp?
ClickUp memiliki jadwal rilis fitur yang tak tertandingi di seluruh industri. Dalam waktu singkat, ClickUp telah membangun beberapa tampilan ke dalam produknya-termasuk tampilan daftar, tampilan papan, dan tampilan waktu yang memudahkan penambahan tugas.
ClickUp terus menambahkan fitur-fitur khusus yang disukai pengguna, seperti:
- Mode gelap
- Beberapa penerima tugas
- Komentar yang ditugaskan
- Notepad
- Pelacakan waktu, manajemen tugas email, tangkapan layar, dan lainnya.
ClickUp terus berkembang dengan tetap mempertahankan penawaran menarik untuk paket gratis dan premiumnya yang selamanya.
Opsi lainnya:
- Asana
- Trello
2) Penyimpanan Cloud Dokumen seperti Dropbox
Laporan, dokumen penjualan, atau agunan baru-semuanya bisa disimpan di Dropbox. Yang saya sukai dari Dropbox adalah mudahnya beralih antara file pribadi dan profesional hanya dengan beberapa klik.
Menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi terkadang berarti menghilangkan titik-titik gesekan di antara keduanya, dan Dropbox benar-benar melakukannya.
Bonus lainnya? Pengguna dapat meninjau dokumen, menambahkan komentar mereka sendiri dan kemudian memberikan komentar balik jika ada pertanyaan. Ini adalah bagian dari kesuksesan manajemen alur kerja .
Dropbox juga terintegrasi dengan mudah tepat di dalam ClickUp, sehingga Anda dapat menautkan dokumen Anda langsung ke tugas yang diterapkannya.
Opsi lainnya:
- Google Drive
- Kotak
3) Aplikasi pencatatan seperti Google Keep 
Sebagian besar postingan akan menggeser Evernote ke dalam slot ini, tetapi saya baru-baru ini beralih ke Google Keep dan belum pernah menengok ke belakang.
Tentu saja aplikasi ini memiliki kegunaan sederhana yang terkenal dari Google, bersama dengan koneksi ke alat G-suite lainnya.
Jauh lebih mudah untuk mengatur catatan ke dalam folder, dan pemotong web dapat membantu Anda mengambil URL atau catatan dari peramban. Itu adalah alat yang lebih baik daripada yang dimiliki Google Keep, tetapi kegunaan sehari-hari membuatnya layak untuk saya gunakan.
Evernote juga telah meningkatkan harganya dalam beberapa tahun terakhir dan telah mendorong pengguna ke Evernote Business. Sebelum Anda beralih ke Evernote Business, pastikan Anda membaca banyak alternatif dan lainnya aplikasi pencatatan .
Pilihan lain:
- ClickUp : Ya, ClickUp memiliki Notepad sendiri! Dapatkan dengan akun gratis Anda.
- Evernote
- Simplenote
4) Perangkat Lunak Manajemen Proses Bisnis seperti Jalan Proses Berikut ini adalah sesuatu yang terdengar membosankan namun sangat membantu: manajemen proses bisnis.
Perangkat lunak yang melakukan hal ini membantu Anda mengotomatiskan tugas-tugas seperti entri data dan pelaporan, menghilangkan pekerjaan manual. Ini adalah pekerjaan yang harus dilakukan, namun orang tidak terlalu suka melakukannya.
Jika Anda dapat mensistematisasikannya, maka Anda memiliki peluang yang lebih baik untuk menjadi akurat, tepat waktu, dan berulang. Selain itu, perangkat lunak manajemen proses bisnis membantu dalam setiap transisi, baik itu seorang karyawan yang keluar dari perusahaan atau seluruh kelompok yang dipindahtugaskan.
Jika semua proses dicatat dan diotomatisasi, maka akan lebih mudah untuk mengambil alih pekerjaan tersebut. Perangkat lunak ini juga memungkinkan Anda untuk menghitung indikator bisnis yang penting seperti Kalkulator Margin dan Markup. Jalan Proses adalah pilihan yang bagus untuk ini karena gratis dan terhubung ke banyak aplikasi yang sudah Anda gunakan. Mereka membuat templat untuk Anda, dan kemudian Process Street dapat mengulang templat tersebut sesering yang Anda butuhkan.
Mereka juga menyediakan daftar periksa sehingga Anda bisa melacak kemajuan dan mengikutinya. Process Street juga memiliki formulir yang bisa Anda gunakan jika Anda perlu mencatat banyak kontak secara berulang-ulang.
Process Street memiliki antarmuka yang sangat familiar yang terlihat seperti dokumen kosong. Anda bisa menambahkan video atau gambar di sepanjang jalan untuk menunjukkan kepada seseorang langkah-langkah tepat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas.
Opsi lainnya:
5) Manajemen Pengetahuan seperti Notion
Jika Anda melakukan pencarian untuk "manajemen pengetahuan," Anda akan segera ditempatkan di dua kubu yang berbeda.
Salah satunya adalah untuk layanan pelanggan dan informasi meja bantuan, yang lainnya adalah untuk repositori internal dokumen, sejarah, dan proses perusahaan.
A sistem manajemen pengetahuan adalah tempat tim dapat menyimpan pengetahuan penting mereka catatan rapat arsip masa lalu atau dokumen perusahaan. Ini memiliki lebih banyak sistem hirarkis daripada penyimpanan awan dokumen.
Ketika saya menggunakan manajemen pengetahuan di masa lalu, kami sering menggunakannya bersama dengan Dropbox atau Google Drive. Dropbox dan Google Drive digunakan untuk dokumen aktif yang sedang ditinjau, dan setelah selesai kami memindahkannya ke sistem manajemen pengetahuan kami.
Sama seperti sistem manajemen bisnis, alat bantu ini bisa digunakan untuk menyimpan catatan untuk perusahaan Anda ke depannya. Notion.so adalah alat yang bagus untuk ini karena kesederhanaannya. Sangat mudah untuk mengatur mulai menulis, atau menambahkan tabel tanpa terlalu memikirkan menu yang merepotkan. Anda bisa menangkap dan menyimpan informasi, dan mengaturnya nanti jika diperlukan. Selain catatan rapat, Notion juga menyediakan beberapa alat yang berguna seperti kalender dan daftar tugas.
Opsi lainnya:
6) Aplikasi Otomasi Kerja seperti Zapier
Zapier seperti sebuah rantai panjang yang menghubungkan seluruh Internet.
Mungkin bukan seluruh Internet, tetapi pasti semua alat kolaborasi di tempat kerja yang paling sering Anda gunakan. Zapier mengubah semua tugas digital yang kecil dan rumit (seperti menyalin dari lembar kerja Google) menjadi tugas-tugas otomatis.
Mereka telah memikirkan semua tugas kecil yang perlu dilakukan di antara berbagai alat dan membuat cara agar mereka dapat bekerja bersama. Karena mereka memiliki ribuan alat dalam ekosistem mereka, Anda dapat melakukan penyerbukan silang antar alat yang mungkin tidak pernah Anda bayangkan.
Mari kita ambil ClickUp sebagai contoh. Ya, ClickUp adalah bagian dari sistem Zapier dan bahkan dinobatkan sebagai salah satu aplikasi dengan pertumbuhan tercepat di tahun 2018 !
Misalnya, jika Anda menggunakan aplikasi Halaman arahan Hubspot untuk pemasaran, Anda dapat mengatur Zap untuk secara otomatis mengonversi pengiriman formulir menjadi tugas di ClickUp.
Mungkin ada beberapa perbedaan kasus penggunaan untuk itu, tetapi sangat menyenangkan mengetahui bahwa Anda memilikinya! Ini adalah pengubah permainan untuk seluruh departemen pemasaran Anda.
Pilihan lain:
- Membuat
- Terintegrasi
7) Alat pemetaan pikiran seperti Bubbl.us Alat pemetaan pikiran sangat bagus untuk menuangkan ide-ide Anda di atas kertas (atau layar). Salah satu yang terbaik adalah Bubbl.us. Anda bisa membuat bentuk, menulis ide-ide Anda, dan kemudian merangkainya bersama-sama, mengisi setiap lingkaran sambil berjalan.
Pemetaan pikiran adalah salah satu yang terbaik teknik curah pendapat dan Bubbl.us adalah cara yang cepat untuk melakukannya.
Pilihan lain:
bonus:_ *lihat panduan kami tentang merapikan digital* _!**_
Alat Organisasi Analog yang Harus Dimiliki
Menurut pendapat saya, salah satu hal yang telah hilang dalam budaya kita saat ini adalah rekomendasi produk analog atau fisik bersama dengan rekomendasi digital.
Jauh lebih mudah untuk membuat alat digital menjadi "viral" atau semacamnya, tetapi keduanya telah diadu secara tidak adil. Banyak orang menggunakan agenda harian, buku catatan dan jurnal bersama dengan alat digital mereka untuk melakukan pekerjaan mereka.
Orang-orang berkolaborasi dengan perpaduan berbagai alat dan pilihan, termasuk yang bisa Anda sentuh. Pada bagian ini, kita akan melihat beberapa alat produktivitas analog untuk membantu Anda tetap teratur.
8) Perencana Hari seperti Tinta + Volt Perencana Ink + Volt adalah salah satu favorit saya. Sangat kokoh, terlihat bagus (tapi tidak korporat) dan jelas terfokus pada tujuan-termasuk bulanan, mingguan, dan harian.
Ini memberi saya pandangan yang luas tentang kehidupan saya - dari rapat kerja hingga janji temu pribadi - dan membantu saya menetapkan tujuan pribadi dan pekerjaan. Ini adalah perpaduan yang bagus untuk mencapai kesuksesan di kedua bidang.
Perencana Ink + Volt juga menyajikan tantangan bulanan untuk membantu Anda meningkatkan kualitas hidup Anda.
Opsi lain yang direkomendasikan:
9) Jurnal seperti Leuchtturm1917 
Apa, tidak ada Moleskine? Tidak, halaman kosong sudah tidak ada dan titik-titik sudah ada. Para pencatat hardcore beralih ke buku ini karena secara harfiah jauh lebih mudah untuk menghubungkan titik-titik.
Titik-titik tersebut memberikan penulis pemisahan alami antara baris dan ide. Ini juga jauh lebih mudah untuk membuat kolom.
Titik-titik itu juga bagus untuk penjurnalan peluru menggila.
Pilihan lain:
- BooQool
- Minimalis
10) Kartu indeks dan Catatan Tempel
Jika Anda ingin menggunakan sistem organisasi analog, maka Anda akan membutuhkan kartu indeks dan catatan tempel . Ini akan sangat berguna untuk menulis catatan dan pengingat cepat, dan bahkan menetapkan tujuan.
Kartu indeks tidak terlalu tebal, jadi Anda bisa menyimpannya di bagian pinggir jurnal Anda dan membawanya. Catatan tempel dapat tetap berada di dekat komputer Anda dan membantu Anda meninggalkan pengingat untuk orang lain.
Beberapa orang bahkan menggunakan kartu indeks untuk membuat kartu mereka sendiri Sistem GTD yang... sekali lagi... kami tidak akan merekomendasikannya.
Kartu indeks dan catatan tempel sangat bagus untuk curah pendapat dan ide, tetapi saya tidak akan mempercayai mereka untuk benar-benar mengelola semua detail proyek Anda. Pada akhirnya, itu tidak aman untuk ide-ide Anda.
Catatan itu bisa saja tertiup angin, jatuh ke tempat sampah, dan kemudian dikosongkan oleh kru kebersihan di malam hari. Itu tidak masuk akal.
Tetapi jika saya akan membeli kartu indeks dan catatan tempel, saya lebih suka yang besar, jadi saya bisa menulis banyak hal di sana.
Pilihan:
Kesimpulan: Alat Organisasi Apa yang Tepat Untuk Anda?
Ketika mencari alat bantu organisasi, Anda harus menyeimbangkan apa yang tepat untuk Anda secara pribadi dibandingkan dengan apa yang mungkin Anda gunakan untuk perusahaan atau tempat kerja Anda.
Alat bantu organisasi ini dapat membantu Anda dalam kedua situasi tersebut, hanya saja tergantung pada apakah alat bantu tersebut dapat berkembang atau tidak. Sebuah jurnal akan membantu Anda tetap terorganisir secara pribadi, namun akan sulit untuk dibagikan dengan rekan tim Anda (kecuali jika Anda mengambil foto!).
Alat yang lebih kolaboratif seperti ClickUp dapat membantu Anda menyimpan tugas, catatan, dan daftar tugas pribadi Anda, sekaligus berbagi tugas dan ide dengan anggota tim lainnya.
Anda tidak dapat melakukannya dengan mudah dengan catatan tempel dan kartu indeks.
Sumber daya kolaborasi lainnya:
- Alat bantu kolaborasi online teratas
- Aplikasi produktivitas terbaik
- Perangkat lunak manajemen proyek gratis terbaik