Sederhananya: pencatatan membuat pertemuan curah pendapat, proses, atau proyek menjadi lebih baik bagi semua orang.
Ini adalah mesin yang kuat untuk membangun budaya kerja yang produktif di masa depan. Namun manusia bukanlah mesin, jadi kita membutuhkan sistem yang tepat untuk mengingat dan memanggil kembali informasi yang telah kita dengar.
Tahukah Anda bahwa daya ingat Anda mulai menurun dalam 24 jam pertama saat Anda pertama kali mempelajari sesuatu? Hal ini disebut kurva Lupa . Kurva ini mengukur seberapa cepat kita melupakan informasi dari waktu ke waktu jika kita tidak berusaha untuk mempertahankannya.
Hal ini tidak hanya tergantung pada kekuatan memori untuk menyimpan informasi dari rapat, tetapi pendekatan untuk menangkap dan mengkomunikasikan informasi tersebut kepada diri kita sendiri dan orang lain.
Dalam panduan ini, kami memberikan Anda templat, alat bantu, dan kiat untuk mengubah pertemuan virtual dan tatap muka produktivitas sehingga Anda akan merasa percaya diri dengan sistem pencatatan Anda!
Jenis Catatan Rapat
Seperti halnya ada berbagai jenis rapat, ada juga berbagai jenis catatan rapat. Bagian ini menyediakan panduan komprehensif untuk membantu Anda menemukan metode terbaik yang sesuai dengan gaya pencatatan Anda.
Catatan Cornell: Ini adalah format sistematis untuk memadatkan dan mengatur catatan, sehingga lebih mudah untuk ditinjau. Halaman ini dibagi menjadi tiga bagian: petunjuk (pertanyaan atau poin utama di sebelah kiri), catatan (informasi rinci dari rapat di sebelah kanan), dan ringkasan di bagian bawah.
Catatan Kuadran: Metode ini melibatkan pembagian halaman Anda ke dalam kuadran (atau kotak) seperti penting, kurang penting, delegasikan, dan tunda. Setiap kuadran digunakan untuk jenis catatan yang berbeda, sehingga memungkinkan penetapan prioritas untuk eksekusi tindak lanjut.
Catatan Pemetaan Pikiran: Jika Anda lebih menyukai representasi visual, pendekatan peta pikiran mungkin cocok untuk Anda. Mulailah dari tema utama dan buatlah cabang-cabang untuk topik yang berbeda, isi setiap cabang dengan catatan yang relevan. Sempurna untuk sesi curah pendapat.
Garis besar: Metode ini dimulai dengan topik utama dan mengebor hingga ke detail secara teratur. Sangat bagus untuk mendokumentasikan notulen karena poin-poin utama dari agenda sudah dirinci.
Pembuatan bagan: Pendekatan bagi dan kuasai ini berguna untuk mencatat beberapa jenis informasi tertentu. Buatlah bagan dan isi sel-selnya dengan poin-poin yang dibahas selama rapat.
Catatan Kalimat: Metode yang mudah ini hanya melibatkan pencatatan setiap poin dalam bentuk kalimat singkat yang muncul selama rapat, tanpa format tambahan.
Masing-masing metode ini menawarkan keuntungan yang berbeda. Semuanya kompatibel dengan ClickUp Docs, sehingga Anda bisa memilih salah satu yang paling sesuai dengan gaya dan kebutuhan rapat. Baik itu struktur organik Catatan Pemetaan Pikiran atau fokus berorientasi tugas dari catatan Item Tindakan, ada metode yang akan membantu Anda memaksimalkan produktivitas selama dan setelah setiap rapat.
Elemen Kunci yang Harus Disertakan dalam Catatan Rapat
Catatan rapat yang terstruktur dengan baik dan terperinci merupakan aset penting untuk produktivitas bisnis. Catatan ini membantu Anda menyimpan catatan tentang ide, tindakan, dan keputusan yang dibuat selama rapat. Berikut ini beberapa elemen kunci yang perlu disertakan dalam catatan rapat Anda:
Rincian Rapat: Mencantumkan tanggal, waktu mulai dan berakhir, dan lokasi (fisik atau virtual) rapat.
Daftar Peserta: Mendokumentasikan semua peserta dan peran mereka untuk referensi. Sebutkan jika ada yang tidak hadir atau jika ada tamu khusus yang hadir.
Agenda Rapat: Buatlah daftar topik yang telah direncanakan untuk rapat. Hal ini akan mengatur struktur catatan Anda dan membantu Anda membahas poin-poin diskusi utama dalam urutan yang logis.
Poin Diskusi: Ini terdiri dari sebagian besar catatan Anda. Pastikan untuk mencatat argumen, pendapat, ide, dan pertanyaan utama yang muncul terkait dengan setiap butir agenda.
Keputusan yang Dibuat: Dokumentasikan keputusan-keputusan penting. Siapa yang membuat keputusan tersebut? Alternatif-alternatif apa saja yang dipertimbangkan? Sebutkan alasan keputusan tersebut untuk referensi di masa mendatang.
Angka Tindakan: Mencatat siapa yang bertanggung jawab atas apa (tugas atau tindak lanjut) setelah pertemuan. Hal ini harus menyatakan siapa yang ditugaskan untuk setiap tindakan, apa tindakan tersebut, dan tanggal jatuh tempo jika diberikan.
Langkah dan Tenggat Waktu Berikutnya: Menguraikan apa yang perlu dilakukan selanjutnya, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan harus diselesaikan. Hal ini memastikan bahwa setiap orang mengetahui tanggung jawab mereka untuk selanjutnya.
Pertanyaan dan Jawaban: Mendokumentasikan setiap pertanyaan yang muncul, dan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut. Jika jawaban tidak tersedia, catat siapa yang akan mencari jawabannya dan kapan.
Fakta dan Statistik Penting: Catat angka, data, fakta, atau statistik penting yang dikutip. Hal ini mungkin berguna untuk referensi di masa mendatang, atau ketika mengerjakan tugas dan proyek terkait.
Lampiran: Jika ada dokumen yang dibagikan atau didiskusikan selama pertemuan, sertakan dokumen tersebut atau tautan ke dokumen tersebut dalam catatan Anda.
Dengan memasukkan elemen-elemen kunci ini ke dalam catatan rapat, Anda akan membuat catatan komprehensif yang akan memperjelas tindak lanjut, memperkuat akuntabilitas, dan menjadi sumber daya yang berharga bagi mereka yang tidak hadir dalam rapat - sekaligus meningkatkan produktivitas dan komunikasi tim Anda.
Cara Membuat Catatan Rapat Terbaik (6 Strategi Utama)
Sebelum Rapat
Kiat 1: Bagikan tanggung jawab agenda rapat 
Di Reclaim.ai
Laporan Tren Produktivitas mereka menemukan bahwa para profesional menghabiskan rata-rata 21,5 jam untuk rapat-lebih dari setengah hari kerja standar!
Rapat yang produktif sangat penting untuk keberhasilan bisnis yang sehat dan berkembang. Sebagai pemimpin tim, manajer proyek, atau eksekutif, Anda ditugaskan untuk memelihara proses dan aktivitas sehingga setiap karyawan memiliki alat bantu rapat dan sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan.
Gunakan sebuah template rencana perjalanan untuk merencanakan pertemuan Anda berikutnya!
Izinkan peserta rapat Anda untuk berkontribusi pada agenda rapat. Ini akan mencapai dua hal penting:
- Peserta rapat Anda memiliki gambaran yang baik tentangirama pertemuan dan bagaimana waktu mereka akan dihabiskan
- Catatan Anda akan lebih kaya akan informasi dan otoritas karena berbagai perspektif, keahlian bidang studi, dan pengetahuan yang berbeda diorganisir di satu tempat
Tips 2: Gunakan agenda rapat untuk membuat catatan
Anda agenda rapat adalah lingkungan terbaik untuk membuat catatan rapat karena Anda telah menguraikan semua topik, poin-poin penting, pertanyaan, dan tujuan di satu tempat. Terutama ketika Anda memfasilitasi rapat dan membuat catatan, ini adalah tantangan untuk menyulap kedua aktivitas tersebut .
Agenda membantu Anda untuk berpindah dari satu topik ke topik lainnya sambil memantau kemajuan rapat. Jika terlalu banyak percakapan sampingan yang terjadi dan peserta rapat keluar dari topik, Anda dapat mengarahkan semua orang kembali ke jalurnya. Jika Anda tertinggal dari waktu yang ditentukan, Anda dapat melewatkan atau mempercepat topik yang kurang penting.
Yang lebih penting lagi, Anda harus menghindari masalah (dan stres yang tidak perlu) dari beralih bolak-balik antara agenda rapat dan halaman kosong untuk catatan.
Jika Anda memiliki tanggung jawab untuk mengambil notulen rapat -catatan dan keputusan yang diambil dalam rapat formal yang memerlukan persetujuan dari pimpinan senior - lihat berbagai templat catatan rapat gratis kami:
- Templat Notulen Rapat Konstruksi
- Templat Notulen Rapat PTA
- Templat Notulen Rapat Penjualan
- Templat Catatan Rilis
- Templat Notulen Rapat Komite Keselamatan
- Templat Notulen Rapat Pemegang Saham
- Templat Rapat Satu Lawan Satu
- Templat Notulen Rapat
- Perangkat Lunak Rapat Satu Lawan Satu
Abadikan risalah rapat dalam format terstruktur dengan Templat Notulen Rapat ClickUp
Selama Rapat
Tip 3: Saring informasi yang paling penting
Di suatu tempat di antara umum dan suka, terdapat detail penting yang perlu diperhatikan ketika seseorang berbicara dalam arus kesadaran. Namun dengan sedikit konteks, kepercayaan diri, dan kreativitas, Anda akan menjadi penyihir pencatat yang handal dalam skenario pertemuan apa pun .
Seperti inilah tampilannya:
Dengarkan petunjuk dan isyarat yang diberikan oleh pembicara untuk mendapatkan konteks
Aturan praktisnya adalah bersiaplah untuk segala hal. Namun, dengarkan penekanan yang diberikan pada apa yang mereka katakan, pertanyaan yang diajukan, dan penjelasan yang diberikan yang akan memengaruhi proyek/tugas/tujuan.
Percayalah dan mintalah pembicara untuk mengklarifikasi apa yang mereka katakan
Meringkas satu poin dan tidak mendengar detail penting dari poin berikutnya adalah hal yang sering kita alami saat membuat catatan! Jika Anda bingung dengan apa yang dikatakan oleh pembicara, kemungkinan besar, peserta lain juga demikian! Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah membagikan informasi yang salah. Catatan rapat ini akan menjadi referensi di kemudian hari, jadi Anda membutuhkan kebenaran dan hanya kebenaran! (Anggota tim Anda akan berterima kasih nanti.)
Jadilah kreatif dan amati orang-orang di sekitar Anda
Apakah ada seseorang di tempat kerja Anda yang selalu berhasil meningkatkan produktivitas rapat? Siapa yang membuat catatan rapat dan percakapan yang baik terlihat begitu mudah? Ambillah halaman mental dari buku mereka dan amati bagaimana mereka membuat orang-orang di dalam ruangan terlibat dan termotivasi. Apa yang dihasilkan dari kualitas rapat mereka adalah catatan rapat yang jelas dan menginspirasi tindakan.
Jika Anda tidak memiliki seseorang yang muncul dalam pikiran Anda, kami punya Anda! Di ClickUp, kami terobsesi dengan fokus pada efisiensi dan hasil.
Unduh Panduan Dokumen ClickUp
Kunci kesuksesan produktivitas rapat kami adalah pengorganisasian menuju tindakan. Kami Dokumen ClickUp selalu dimobilisasi agar tim di setiap zona waktu mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan segera.
Berikut ini adalah empat bagian standar dalam catatan rapat kami: Item Tindakan, Sumber Daya yang Dibutuhkan, Tindak Lanjut, dan Rekap Percakapan.
Tulis catatan rapat di Dokumen ClickUp
Tip 4: Tandai anggota tim dalam dokumen untuk tindak lanjut
Bekerja dengan tim lintas fungsi dan multi zona waktu membutuhkan bantuan yang dapat dipertanggungjawabkan. Orang-orang melompat dari satu rapat ke rapat lainnya dan bisa lupa untuk menyelesaikan item tindakan atau tindak lanjutnya.
Masih ingat dengan Kurva Lupa?
Tim ClickUp menggunakan fitur @mention dan komentar secara teratur di dalam Documents untuk melacak, memperbarui, dan berkolaborasi dalam pekerjaan. Ini sempurna untuk menyatukan percakapan sampingan kami yang terkait dan pemikiran "Saya baru ingat!".
Ketika orang ditandai dalam komentar, mereka akan melihat nama mereka disorot di feed notifikasi.
Mengidentifikasi panggilan penting dan item tindakan saat Anda memindai notifikasi Anda
Setelah Rapat
Tip 5: Pertahankan momentum dengan rekap rapat
Lakukan tip ini dengan pola pikir bahwa tidak seorang pun memiliki waktu untuk membaca catatan rapat. Terutama jika manajemen membutuhkan status atau rekap cepat tentang apa yang terjadi, Anda sebaiknya memberikan ikhtisar singkat ini di lokasi yang bebas gangguan.
Setiap rapat harus memiliki tugas khusus yang berulang untuk menjembatani anggota tim yang relevan, Dokumen, dan bahkan tugas lain untuk rapat yang lalu, sekarang, dan yang akan datang.
Bagaimana cara kerjanya: Posting rekap poin-poin penting dalam tugas bersama dengan catatan rapat yang ditautkan. Anda akan menghemat waktu Anda dan orang lain di masa mendatang dari pencarian informasi. Ini menghubungkan semua pekerjaan di satu ruang kerja pusat dan di luar kotak masuk.
Jika Anda penasaran dengan ClickUp dan ingin memulai dengan pengaturan dasar, buat tugas untuk mengatur semua catatan rapat Anda- permulaan proyek , upacara yang lincah, dan orientasi karyawan baru -mulai dengan Templat rapat !
Unduh Templat Folder Rapat
Membuat sumber daya ini juga merupakan alat bantu yang berharga bagi para pemimpin tim untuk memantau jumlah dan kualitas rapat yang diikuti setiap orang!
Buat Daftar ClickUp untuk memusatkan rapat berulang agar dapat dilihat oleh semua orang
Kiat 5: Memanfaatkan AI untuk Meringkas, Memparafrasekan, dan Memformat Catatan
Dalam dunia yang digerakkan oleh digital, kecerdasan buatan (AI) memainkan peran penting dalam mengoptimalkan produktivitas. Hal ini sangat relevan dalam hal catatan rapat. Daripada meringkas, memparafrasekan, dan memformat konten secara manual, kini Anda dapat memanfaatkan kemampuan AI untuk melakukan tugas-tugas ini dengan cepat dan akurat. ClickUp Brain sebuah alat yang didukung oleh AI, terbukti menjadi pengubah permainan dalam hal ini. ClickUp Brain dirancang untuk membantu Anda menavigasi data rapat dalam jumlah besar dengan lebih efektif. Alat ini dapat membaca catatan rapat, mengekstrak poin-poin penting, dan memberikan rangkuman yang ringkas. Membuat kesimpulan cepat dari diskusi yang panjang menjadi lebih mudah, sehingga menghemat waktu Anda yang berharga untuk tugas-tugas penting lainnya.
Buat catatan rapat yang akurat dengan mudah menggunakan ClickUp Brain
Memparafrasekan tidak lagi menjadi tugas yang membutuhkan beban kognitif yang besar. Dengan ClickUp Brain, menulis ulang ide dengan kata-kata yang berbeda dilakukan secara otomatis untuk menghindari plagiarisme dan memastikan representasi pemikiran yang unik.
Selain meringkas dan memparafrasekan, pemformatan catatan sangat penting untuk meningkatkan keterbacaan dan memfasilitasi referensi cepat. ClickUp Brain membantu Anda menyusun catatan dengan jelas dengan judul, poin-poin penting, dan berbagai gaya teks untuk menekankan informasi penting.
Dengan menggunakan ClickUp Brain, Anda dapat secara otomatis menghasilkan wawasan dari catatan rapat Anda, menangkap berbagai pemikiran, ide, keputusan, dan item tindakan dalam format yang mudah dicerna. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas Anda selama rapat, tetapi juga memastikan tindak lanjut yang efektif dengan memberikan catatan penting dan tindakan yang diperlukan segera.
Rangkullah kekuatan AI dalam pencatatan dengan ClickUp Brain, dan ubah rapat rutin Anda menjadi tempat berkembang biak yang strategis untuk kecerdasan yang dapat ditindaklanjuti.
Siapa yang diuntungkan dengan membuat catatan rapat?
- Kontraktor: Catatan rapat sangat penting bagi kontraktor untuk melacak setiap keputusan yang telah dibuat atau perubahan yang perlu diimplementasikan. Membuat catatan selama rapat memungkinkan mereka untuk tetap terorganisir dan memastikan mereka memiliki detail yang tepat dari diskusi.
- Perusahaan Korporat: Membuat catatan rapat memungkinkan perusahaan korporat untuk melacak percakapan dan keputusan penting yang telah dibuat. Hal ini membantu memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam rapat memiliki pemahaman yang sama, dan semua anggota tim mengetahui setiap perubahan atau pembaruan.
Tips Bonus: Langsung Mencatat Catatan Rapat Singkat
Apakah Google Drive Anda terlihat seperti ini?
Contoh melakukan sesuatu dengan cara yang sulit di Google Drive
Hal ini terjadi pada yang terbaik dari kita!
Terkadang Anda ingin membuat catatan singkat untuk dilihat saja atau menuangkan ide di kepala saat sedang melakukan panggilan telepon atau rapat Zoom. Masalahnya, hampir tidak mungkin untuk menemukan satu informasi yang Anda tahu telah Anda catat.
Untuk skenario ini, jangan gunakan Google Doc. Sebagai gantinya, gunakan ClickUp Notepad-sebuah buku catatan digital yang sempurna untuk pencatatan .
Membuat tugas dari Notepad ClickUp
Pelajari Tentang Notepad
Akses Notepad dari browser atau perangkat seluler Anda untuk membuat repositori pemikiran, daftar periksa, dan tugas yang hampir selesai di satu tempat! Notepad ClickUp juga termasuk:
- /Perintah garis miring: Memformat catatan Anda dengan header, font tebal, daftar, dan banyak lagi
- Seret dan lepas: Tambahkan gambar, gif, video, dan file lain langsung ke dalam catatan Anda
- Pencarian: Cari catatan Anda dengan kata kunci yang terdapat pada judul atau deskripsi catatan
- Arsipkan/Buka Arsip: Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan catatan Anda
- Konversi: Mengonversi catatan Anda menjadi tugas-atau Dokumen!
Pertimbangan terakhir untuk pengalaman mencatat rapat terbaik: Strategi dan preferensi pencatatan Anda akan berkembang seiring berjalannya waktu. Ketika Anda sedang mempertimbangkan pilihan Anda untuk alat bantu pencatatan yang sempurna, prioritaskan penyesuaian dan fleksibilitas.
Alat pilihan Anda harus menghemat waktu Anda, bukan menghabiskan energi Anda. Menghabiskan energi Anda untuk hal-hal seperti pemeliharaan catatan akan menjauhkan Anda dari pekerjaan yang menggerakkan jarum dalam tugas dan proyek Anda.
Kami tahu Anda akan menyukai ClickUp Notepad dan Docs untuk membuat sistem pencatatan terbaik Anda. Jika Anda perlu mengatasi tantangan produktivitas rapat, hubungi kami kapan saja! Daftar untuk ClickUp hari ini !