Pada tahun 1971, seorang pemrogram komputer, Raymond Tomlinson, membuat sejarah dengan mengirimkan email pertama kepada dirinya sendiri-pesan inovatif yang berbunyi "QWERTYUIOP. " Menarik, bukan?
Maju cepat ke masa kini, dan email bukan lagi hal yang baru. Sebaliknya, email telah menjadi salah satu pembunuh produktivitas terbesar.
🚨 Rata-rata orang menerima 120 email setiap hari. Menurut Adobe, para profesional menghabiskan lima+ jam per hari untuk membaca dan membalas email-hampir separuh dari hari kerja mereka! Tidak heran jika surat yang ditulis tangan terasa seperti kemewahan yang langka.
Namun, email tetap menjadi tulang punggung komunikasi perusahaan. Saking pentingnya, catatan email bisa diterima di pengadilan-bicara tentang taruhan yang besar!
Itulah mengapa memprioritaskan email berarti meningkatkan produktivitas email, mengurangi stres, dan meningkatkan komunikasi email.
Dengan strategi penentuan prioritas email yang tepat, Anda bisa mengubah kotak masuk Anda dari penguras produktivitas menjadi alat bantu organisasi yang ampuh. Mari kita bahas langkah demi langkah.
⏰ Ringkasan 60 Detik
Tetap teratur dan kendalikan kotak masuk Anda dengan strategi manajemen email yang cerdas ini:
- Kategorikan email: Gunakan label, bendera, atau tag untuk mengurutkan email berdasarkan prioritas
- Atur waktu email tertentu: Hindari pengecekan kotak masuk secara terus-menerus dan jadwalkan slot khusus untuk pengelolaan email
- Gunakan alat bantu email: Gunakan ClickUp untuk mengubah email menjadi tugas, mengotomatiskan tindak lanjut, dan menyinkronkan dengan Gmail atau Outlook
- Berhenti berlangganan dan merapikan: Menghilangkan buletin yang tidak perlu dan mengarsipkan email yang sudah usang
- Ubah email menjadi tindakan: Meringkas email dan membuat tugas yang dapat ditindaklanjuti menggunakan alat bantu seperti ClickUp Brain
Mengapa Penentuan Prioritas Email Penting
Setiap bisnis memiliki tujuan akhir yang sama: meningkatkan pendapatan dan meningkatkan penjualan. Komunikasi-terutama melalui email-perlu tepat sasaran untuk mencapai tujuan tersebut.
Menurut penelitian, menunggu lebih dari lima menit untuk merespons sebuah prospek bisa mengurangi tingkat keberhasilan kualifikasi Anda hingga 10 kali lipat. Perpendek waktu respon menjadi lima hingga sepuluh menit, dan Anda akan melihat penurunan sebesar 400%. Ya, setiap menit itu penting.
Inilah alasan mengapa kita perlu memprioritaskan email. Manajemen email yang dilakukan dengan benar adalah tambang emas untuk komunikasi yang efektif.
Sekarang, mari kita beralih dari klien ke karyawan. Hampir 70% karyawan mengatakan bahwa mereka lebih memilih email untuk komunikasi di tempat kerja. Itu berarti sebagian besar tim Anda mengandalkan email untuk tetap mendapatkan informasi dan tetap selaras.
Jadi, tidak, Anda tidak bisa menghindar dari kotak masuk. Sebaliknya, langkah yang lebih cerdas adalah menggandakan prioritas email.
Dengan alat bantu AI yang kini menawarkan segalanya, mulai dari penyortiran otomatis hingga membuat tanggapan, mengelola pesan yang masuk menjadi lebih mudah dari sebelumnya. Namun masih banyak hal yang perlu dibongkar. Mari kita lakukan dengan membaca panduan langkah demi langkah untuk memprioritaskan email.
Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Memprioritaskan Email di Tempat Kerja
Aturan pertama dalam memprioritaskan email: Tidak semua email dibuat sama.
Dengan menetapkan tingkat prioritas pada pesan yang masuk, Anda dapat fokus pada hal-hal yang penting dan menghindari tertimbunnya email dengan prioritas rendah.
Inilah cara menangani kotak masuk Anda seperti seorang profesional:
Langkah 1 - Mengkategorikan email
160 miliar email sampah dikirim setiap hari, yang merupakan 46% dari seluruh email. Tentunya, Anda tidak ingin pesan penting dari atasan Anda berada di sebelah postingan blog spam untuk investasi "ajaib", bukan?
Inilah mengapa kami memulai dengan mengkategorikan email berdasarkan tingkat kepentingannya dalam penentuan prioritas email.
Mulailah dengan menetapkan tingkat prioritas menggunakan label, tag, atau bendera klien email Anda.
Untuk mengatur email di Gmail, gunakan bintang untuk menandai pesan penting. Cukup klik bintang di samping email di kotak masuk Anda, dan untuk melihat semuanya, pilih "Berbintang" dari menu sebelah kiri.
Jika Anda menggunakan Outlook, Anda dapat menandai email untuk ditindaklanjuti. Klik ikon bendera di samping pesan, dan Anda bahkan dapat menetapkan tanggal jatuh tempo untuk mengingatkan diri Anda sendiri untuk mengambil tindakan.
💡 Tip Pro: Beri label pada email yang membutuhkan perhatian segera dengan "Prioritas Tinggi", "Mendesak", atau "Perlu Tindakan". " Ini seperti memberikan sistem lampu lalu lintas pada kotak masuk Anda-merah berarti hentikan semuanya dan tanggapi.
Filter dan label adalah salah satu cara termudah untuk membuat kotak masuk yang bebas dari kekacauan. Alat bantu ini secara otomatis menyortir dan mengkategorikan email masuk dan pesan penting berdasarkan kriteria seperti pengirim, baris subjek, atau kata kunci.
Misalnya, email dari pengirim VIP atau proyek penting dapat dikirim langsung ke kotak masuk prioritas, sementara email promosi dapat dengan tenang dipindahkan ke folder terpisah.
Berikut ini adalah ikhtisar singkat tentang cara membuat filter di Gmail:
- Buka kotak masuk Anda dan klik ikon Tampilkan opsi pencarian di bilah pencarian
- Masukkan kriteria Anda (misalnya, pengirim, subjek) dan uji dengan mengeklik Cari
- Di bagian bawah, klik Buat Filter
- Pilih tindakan (misalnya, kategorikan, hapus, beri label)
- Klik Buat Filter lagi
Langkah 2 - Menggunakan Alat dan Fitur
Bahkan setelah membersihkan kotak masuk Anda, kekacauan mudah sekali muncul kembali. Itulah mengapa alat bantu manajemen email sangat penting.
Sebagai contoh, gunakan ClickUp. Alat manajemen proyek ini dapat mengotomatiskan tugas-tugas email dengan fitur Otomatisasi. Anda bisa mengaturnya untuk mengirim email atau menugaskan tugas ketika status berubah-misalnya, memberi tahu pemimpin tim Anda melalui email ketika tugas ditandai "Selesai. "
Memiliki beberapa akun email? Alat bantu seperti Shift memungkinkan Anda melihat email profesional dan pribadi dari satu dasbor yang nyaman. Shift membantu Anda mengelola percakapan di seluruh akun tanpa berpindah-pindah aplikasi.
Berbicara tentang fungsionalitas pencarian yang luar biasa, mari kita bahas tentang Pencarian Terkoneksi ClickUp. Alat yang digerakkan oleh AI yang kuat ini memindai email, dokumen, dan percakapan menggunakan kata kunci atau deskripsi proyek. Ini seperti memiliki mesin pencari yang didedikasikan untuk kotak masuk dan file Anda.
Untuk merapikan, cobalah Unroll.me untuk berhenti berlangganan secara massal dari buletin yang tidak lagi Anda baca. Baik Anda menghapus atau berhenti berlangganan secara selektif, ini adalah cara sederhana untuk mengurangi email yang tidak relevan dan mendapatkan kembali kotak masuk yang bersih.
Ada banyak alat dan fitur lain untuk memprioritaskan email. Namun, disarankan untuk tetap menggunakan satu alat saja, karena ini berarti lebih sedikit pengelolaan dan lebih efisien.
Untuk membantu Anda menentukan satu alat yang sesuai dengan kebutuhan Anda, cobalah mencari alat yang menawarkan fitur-fitur ini:
- Otomatisasi email: Mengotomatiskan tindakan seperti menyortir, memberi label, dan mengirim pemberitahuan untuk alur kerja yang lebih lancar
- Ruang kerja terpadu: Kelola tugas dan email dalam satu platform untuk menghindari berpindah-pindah alat
- Fungsionalitas pencarian tingkat lanjut: Temukan email, dokumen, atau percakapan secara instan dengan pencarian yang didukung oleh AI
- Template yang dapat disesuaikan: Buat dan gunakan kembali templat email untuk komunikasi yang konsisten dan efisien
- Kemampuan integrasi: Sinkronisasi dengan kalender, CRM, dan aplikasi produktivitas untuk lingkungan digital yang terhubung
Langkah 3 - Menetapkan prioritas harian
Tujuannya adalah untuk mengurangi waktu di kotak masuk, bukan menambahnya. Menetapkan prioritas harian untuk kotak masuk Anda dapat menghemat waktu, mengurangi stres, dan membantu Anda fokus pada tugas-tugas yang penting. Berikut ini adalah cara menyusun manajemen email Anda:
- Pendekatan *"Kerjakan sekarang juga": Jika sebuah email membutuhkan waktu kurang dari 2 menit, segera balas; hal ini untuk mencegah penumpukan email
- Delegasikan tugas: Jika sebuah email memerlukan masukan dari anggota tim, teruskan dengan instruksi yang jelas. Pendelegasian memastikan orang yang tepat mengambil tindakan tanpa Anda melakukan manajemen mikro
- Tunda sampai nanti: Ada email yang tidak mendesak namun perlu diperhatikan? Atur pengingat atau tunda untuk ditindaklanjuti pada waktu tertentu. Alat bantu seperti kotak masuk prioritas atau perangkat lunak manajemen email dapat membantu mengaturnya secara efisien
- Hapus email yang tidak perlu: Ucapkan selamat tinggal pada email yang sudah usang atau tidak relevan. Membersihkan kekacauan dari kotak masuk Anda akan meningkatkan fokus dan memastikan pesan-pesan penting terlihat jelas
Kiat Manajemen Email Tingkat Lanjut
Dengan ratusan email yang membanjiri setiap hari, tidak mungkin Anda dapat mengikuti email tanpa bantuan.
Solusinya? Berhentilah menghindari teknologi dan mulailah merangkulnya untuk mengelola 100+ email yang belum dibaca di kotak masuk Anda setiap minggunya.
Memanfaatkan AI dan alat produktivitas
Sebagian besar email bermuara pada pembaruan yang dibagikan tugas, proyek yang harus dikelola, atau tenggat waktu yang harus dipenuhi. Jadi, akan lebih masuk akal jika Anda menggabungkan email dan manajemen alur kerja di bawah satu atap daripada berpindah-pindah di antara tugas-tugas tersebut.
ClickUp adalah solusi sempurna untuk mengintegrasikan manajemen email dengan penentuan prioritas tugas.
ClickUp terintegrasi secara mulus dengan Gmail dan Outlook, menawarkan manfaat-manfaat ini:
- Ubah email menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti langsung dari Gmail
- Perbarui status dan prioritas tugas tanpa meninggalkan kotak masuk Anda
- Bagikan konten email sebagai komentar tugas untuk kolaborasi yang lebih baik
- Menjadwalkan dan mendelegasikan tugas berdasarkan interaksi email
- Sinkronkan email Outlook dengan tugas ClickUp untuk menyederhanakan pelacakan
- Mengatur pengingat di Outlook untuk tugas ClickUp
- Mengotomatiskan pembuatan tugas dari email untuk alur kerja yang lebih lancar
Namun bukan hanya itu saja. ClickUp menggunakan fitur seperti ClickUp Assign Comments dan ClickUp Mentions untuk mengatur email lebih lanjut.
Simak kisah Oscar, sebagai contoh.
📌 Contoh: Oscar, seorang manajer proyek, menerima email dari klien yang meminta pembaruan desain ulang situs web mereka. Daripada menyalin detail ke dalam alat yang terpisah, Oscar menggunakan ClickUp untuk melampirkan email secara langsung ke tugas untuk proyek desain ulang. Dia dengan cepat menambahkan komentar yang menandai tim desain dengan instruksi spesifik, menugaskan tindak lanjut ke Sarah (desainer utama) dan menetapkan tenggat waktu-semuanya dari dalam ClickUp.
Tidak ada tab tambahan, tidak ada detail yang terlewatkan, dan klien mendapatkan pembaruan tepat waktu-seperti sulap.
Semuanya menjadi lebih baik dengan ClickUp Brain. Asisten bertenaga AI ini membawa manajemen email ke tingkat berikutnya dengan menyusun email untuk Anda dalam hitungan detik.
Bagaimana cara kerjanya: Cukup berikan poin-poin penting, dan ClickUp Brain akan membuat email yang profesional dengan nada yang sesuai dengan maksud dan audiens Anda.
Jika Anda ingin mengubah email yang panjang menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, ClickUp Brain dapat meringkas konten dan menghasilkan tugas.
Praktik terbaik komunikasi
Meskipun Anda memiliki semua alat bantu yang dapat Anda gunakan untuk menangani komunikasi email, berikut ini adalah beberapa strategi manajemen email untuk menjaga agar semuanya tetap profesional dan kolaboratif:
1. Menetapkan pedoman komunikasi yang jelas
Tentukan saluran mana yang terbaik untuk jenis komunikasi tertentu.
Misalnya, email untuk pembaruan formal, pesan instan untuk pertanyaan singkat, dan rapat terjadwal untuk diskusi yang mendetail. Hal ini akan mengurangi kebingungan dan menyederhanakan interaksi.
2. Mengadakan rapat secara langsung
Stand-up adalah rapat harian singkat (biasanya diadakan sambil berdiri!) di mana semua orang berbagi informasi terbaru tentang tugas, rencana, dan hambatan. Metode yang terinspirasi oleh kelincahan ini dengan cepat menyelaraskan tim lintas fungsi.
💡 Tip Pro: Gunakan Templat Rapat Harian ClickUp untuk membuat catatan, melacak kemajuan, dan mengatasi tantangan tanpa perencanaan yang berlebihan.
3. Hormati kebutuhan komunikasi yang beragam
Tidak semua orang cocok dengan obrolan grup atau panggilan Zoom. Beberapa orang lebih menyukai pembaruan tertulis atau check-in pribadi.
Gunakan alat bantu seperti ClickUp Chat untuk memfasilitasi dan memperluas berbagi ide. Selain itu, ingatlah untuk memeriksa anggota tim yang lebih pendiam secara teratur untuk memastikan mereka merasa didengarkan.
4. Memprioritaskan mendengarkan secara aktif
Komunikasi yang baik melibatkan kegiatan mendengarkan dan berbicara.
Dalam rapat, doronglah peserta untuk fokus pada apa yang dikatakan orang lain alih-alih merencanakan tanggapan mereka selanjutnya. Diskusi terstruktur dengan pertanyaan tindak lanjut juga dapat membantu.
Baca juga Inbox Zero 101: Manajemen Email Cerdas
5. Gunakan platform kolaborasi terpadu
Membuat semua orang menggunakan alat yang sama akan menghindari kebingungan "terlalu banyak platform".
Dengan ClickUp, tim bisa memusatkan jadwal proyek, catatan, dan tugas, sehingga komunikasi menjadi lancar dengan menggabungkan berbagai fungsi tim.
Bagian terbaiknya? Anda bisa menggunakan integrasi ClickUp dengan platform email terkemuka seperti Gmail dan Outlook untuk menangkap email yang masuk ke kotak masuk dan langsung memberikan tugas kepada anggota tim Anda.
Baca juga: Cara Membuat Aturan Gmail
6. Memastikan visibilitas hasil kerja utama
Pastikan semua orang tahu tugas mana yang harus diselesaikan, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan tenggat waktunya. Kalender bersama, daftar tugas, atau papan proyek dapat membuat detail ini dapat diakses dan transparan bagi semua anggota tim.
Baca juga: Rebut Kembali Jam Kerja Anda: Alat Manajemen Kotak Masuk Terbaik untuk Efisiensi Maksimal
7. Mencatat dan menindaklanjuti
Selama rapat, tugaskan seseorang untuk mencatat poin-poin penting dan butir-butir tindakan. Bagikan catatan ini dengan segera dan tindak lanjuti untuk memastikan tugas dan ide tidak terlewatkan.
Kesalahan umum yang harus dihindari
Mengelola email secara efektif bukanlah hal yang mudah, namun bahkan strategi dengan maksud terbaik pun bisa gagal jika ada beberapa kesalahan langkah yang umum dilakukan. Berikut ini adalah lima kesalahan yang harus dihindari ketika mengelola kotak masuk Anda:
1. Membiarkan kotak masuk Anda menjadi tempat pembuangan
Jika Anda mengabaikan kekacauan terlalu lama, kotak masuk Anda akan menjadi lubang hitam digital. Tidak menghapus atau mengarsipkan email yang tidak relevan secara teratur dapat mengubur pesan-pesan penting.
Perlakukan kotak masuk Anda seperti meja kerja Anda-jaga agar tetap bersih dan teratur agar tidak kehilangan email penting.
2. Memeriksa email secara obsesif
Terus-menerus menyegarkan kotak masuk akan mengganggu alur kerja dan menguras produktivitas. Rata-rata, dibutuhkan waktu sekitar 23 menit untuk kembali fokus setelah gangguan. Sebagai gantinya, jadwalkan waktu tertentu untuk memeriksa kotak masuk dan patuhi waktu tersebut. Fokus Anda akan berterima kasih.
3. Memprioritaskan pesan yang tidak penting secara berlebihan
Mudah sekali teralihkan perhatian dengan membalas email dengan prioritas rendah dan membiarkan email yang penting terbengkalai. Hindari hal ini dengan membuat kerangka kerja yang jelas untuk memprioritaskan, seperti menyortir email berdasarkan urgensi, kepentingan pengirim, atau tenggat waktu.
4. Lupa berhenti berlangganan
Masih menerima email dari webinar yang Anda hadiri dua tahun lalu? Saatnya untuk berhenti berlangganan.
Mengabaikan penyaringan buletin dan milis yang tidak relevan akan menyumbat kotak masuk Anda dan membuang waktu. Jika melakukan hal ini secara manual terasa seperti pekerjaan rumah, Anda bisa meminta bantuan alat bantu AI untuk melakukannya dalam beberapa menit.
5. Mengabaikan pengingat dan bendera
Tidak menggunakan fitur seperti pengingat atau bendera sama saja dengan meninggalkan catatan tempel di dalam laci dan tidak menaruhnya di atas meja.
Alat-alat ini memastikan Anda tidak melewatkan tindak lanjut atau tenggat waktu - gunakan alat ini untuk melacak tugas-tugas penting.
Kotak Masuk yang Terhormat, Saatnya Tingkatkan dengan ClickUp
ClickUp telah mengurangi kebutuhan komunikasi email dan menyederhanakan kolaborasi untuk tim pembuatan konten kami. Kami dapat beralih dari ide/brainstorming ke draf pertama hingga 2-3x lebih cepat.
ClickUp telah mengurangi kebutuhan komunikasi email dan menyederhanakan kolaborasi untuk tim pembuatan konten kami. Kami dapat beralih dari ide/brainstorming ke draf pertama hingga 2-3x lebih cepat.
Di seluruh industri, integrasi email ClickUp membantu tim menghemat ratusan jam yang hilang karena utas email yang tak berujung dan bolak-balik yang membingungkan.
Dengan fitur-fitur seperti mengubah email menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti, menyinkronkan dengan lancar dengan Gmail dan Outlook, dan bahkan menggunakan AI untuk menyusun dan meringkas email, ClickUp mengubah kotak masuk Anda menjadi pusat produktivitas.
Baik saat Anda mengelola tugas, mendelegasikan tindak lanjut, atau menjaga kotak masuk bebas dari kekacauan, ClickUp siap membantu Anda.
Siap untuk membuang kekacauan email untuk selamanya? Daftar di ClickUp sekarang!