Qu'ont en commun les mots brunch, motel, webinaire et Scrumban ? Eh bien, ce sont tous des mots-valises, c'est-à-dire des combinaisons de deux mots distincts qui ont une nouvelle signification unique ! 🦄
Scrumban combine deux cadres puissants de gestion de projet agile, Scrum et Kanban, pour créer une méthode de gestion hybride conçue pour vous aider à renforcer la flexibilité de vos projets, rationaliser vos flux de travail et fournir l'assistance nécessaire pour favoriser l'amélioration continue.
Mais qu'offre exactement cette méthodologie relativement nouvelle aux chefs de projet en gestion de projet, et quand faut-il l'utiliser ? Dans cet article, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur la méthodologie Scrumban et ses bonnes pratiques. De plus, nous vous présenterons un logiciel de gestion visuelle pratique qui vous aidera à mettre en œuvre les principes Scrumban sans effort.
Qu'est-ce que Scrumban ?
Scrumban est un cadre de gestion de projet qui combine les meilleurs principes et outils de Scrum et Kanban. Il conserve la gestion visuelle du flux de travail de Kanban et l'intègre à la structure stable des sprints de Scrum pour créer une méthodologie hybride flexible et adaptée aux équipes agiles de toutes tailles.
Scrumban a été initialement créé pour aider les équipes à passer de Scrum à Kanban et vice versa. Cependant, il est finalement devenu une méthodologie à part entière, parfaite pour les équipes qui cherchent à trouver le juste équilibre entre la structure temporelle de Scrum et la flexibilité et les aspects d'amélioration continue de Kanban.
Mais comment Scrumban combine-t-il ces deux méthodologies agiles ? Pour répondre à cette question, plongeons-nous d'abord dans Scrum et Kanban et examinons leurs principales fonctionnalités. 📦
La méthodologie Scrum
Scrum est l'une des méthodologies agiles les plus populaires pour le développement logiciel lean. Elle divise les projets en cycles plus courts appelés sprints. Chaque sprint dure entre une et quatre semaines, ce qui vous permet de travailler individuellement sur différentes sections du projet.
Une fois le sprint achevé, vous le présentez à vos clients afin d'obtenir leur avis, puis vous intégrez leurs demandes avant de passer au sprint suivant. De cette manière, les équipes Scrum peuvent s'adapter rapidement aux changements et modifier les priorités si nécessaire.
Les équipes Scrum sont généralement petites et auto-organisées, et se composent de :
- Un Scrum Master (chef d'équipe)
- Un propriétaire de produit
- L'équipe de développement produit
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Avantages de Scrum
La méthodologie Scrum doit sa popularité auprès des chefs de projet à ses nombreux avantages, notamment :
- Plus grande adaptabilité : lorsque les projets sont divisés en cycles plus courts, il est plus facile d'apporter des modifications qui correspondent aux préférences de vos parties prenantes. En cas de problème, vous n'avez qu'à refaire un cycle au lieu de tout le projet.
- Amélioration de la satisfaction client : vos clients étant activement impliqués dans le processus de développement, vous pouvez intégrer leurs commentaires à tous les niveaux afin d'améliorer continuellement votre produit et de créer un produit qui réponde parfaitement à leurs besoins.
- Une collaboration plus facile : les équipes Scrum étant petites et interfonctionnelles, elles peuvent communiquer plus efficacement et accomplir leurs tâches plus rapidement.
- Motivation accrue : les équipes Scrum travaillent sur des objectifs plus modestes et à court terme, ce qui leur procure un sentiment d'accomplissement plus fort à la fin de chaque sprint.
Limites de Scrum
Si la méthodologie de gestion de projet Scrum présente de nombreux avantages, elle comporte également quelques inconvénients :
- Une certaine expérience est requise : pour qu'une cérémonie Scrum soit couronnée de succès, il faut pouvoir compter sur un chef de projet expérimenté ou un coach agile. Des membres de l'équipe de projet inexpérimentés peuvent ralentir le processus et compromettre la réussite des sprints.
- Il est principalement conçu pour les petites équipes : une équipe Scrum se compose idéalement de trois à neuf membres. Si votre équipe est plus grande, vous devrez la diviser en plusieurs équipes individuelles.
- Il nécessite un apprentissage approfondi : Scrum est un cadre relativement complexe où les membres de l'équipe doivent se familiariser avec des termes spécifiques tels que « durée du cycle », « délai de production », « work item », « user story » et « story point ».
La méthodologie Kanban
Kanban est un mélange de mots japonais signifiant « panneau » et « Tableau ». Il s'agit d'un autre cadre agile très populaire, mais contrairement à Scrum, Kanban encourage l'amélioration continue, c'est-à-dire la planification, la révision et la mesure continues des résultats de chaque tâche.
Dans cette méthodologie, les tâches sont représentées par des cartes et disposées sur un tableau Kanban, ce qui vous permet de visualiser les différentes étapes de leur progression. Un tableau Kanban comporte généralement trois colonnes principales :
- À faire : les tâches que vous n'avez pas encore commencées.
- Travail en cours (WIP) : les tâches en cours de réalisation.
- Terminé : les tâches que vous avez achevées.
Pour modifier le statut d'une tâche, il suffit de déplacer sa carte vers la colonne correspondante sur le Tableau afin que toute l'équipe soit informée de sa progression.
Les équipes Kanban limitent le nombre d'éléments qu'elles traitent simultanément en fixant des limites de travail en cours (WIP). Les limites WIP réduisent l'encombrement et favorisent la concentration. 🧐
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Avantages du Kanban
Les principaux avantages de la mise en œuvre de la méthodologie de gestion de projet Kanban sont les suivants :
- Meilleure concentration : les équipes Kanban doivent se concentrer sur une seule tâche à la fois, ce qui conduit à une amélioration des processus et à une meilleure qualité globale du travail.
- Flexibilité accrue : il permet au chef de projet de réorganiser les tâches sans perturber le flux de travail de l'équipe, car celle-ci se concentre uniquement sur la tâche en cours.
- Facilité d'utilisation : Kanban facilite la visualisation de votre flux de travail afin de mettre en évidence les faiblesses du processus et ne nécessite pas d'expérience préalable approfondie. Chaque membre de l'équipe peut rapidement voir ce qui se passe et qui travaille sur quoi.
- Réduction des goulots d'étranglement: il contribue à réduire les retards, car ses limites de travail en cours restreignent le nombre de tâches effectuées simultanément.
Limites du Kanban
Tout système a ses défauts, et Kanban ne fait pas exception. Voici quelques problèmes liés à la méthode Kanban :
- Risque de mauvaise hiérarchisation : comme vous vous contentez de déplacer les tâches d'une colonne à l'autre sur le Tableau Kanban, vous risquez d'oublier de les hiérarchiser.
- Risque de mauvaise communication : Kanban se concentre davantage sur le flux de travail que sur la dynamique de l'équipe, ce qui peut entraîner des problèmes de communication en raison d'un suivi insuffisant.
- Absence de délais : contrairement à Scrum, Kanban ne prévoit aucun délai, ce qui peut rendre difficile le respect des échéances.
Comprendre le cadre Scrumban
Scrum et Kanban sont des méthodologies de gestion de projet remarquables, largement adoptées par les équipes de développement logiciel de toutes tailles. Elles présentent toutefois des inconvénients qui vous obligent à faire des compromis lorsque vous choisissez l'une plutôt que l'autre. Découvrez Scrumban, une approche hybride qui fusionne le meilleur des deux mondes ! 🌍
Explorons ce que Scrumban emprunte exactement à chacun de ces deux cadres agiles et en quoi il diffère des deux.
La partie Scrum de Scrumban
Scrumban reprend les trois éléments clés suivants du cadre Scrum :
- Sprints : à l'instar du cadre Scrum, Scrumban divise les projets très complexes en cycles de développement plus petits et de durée fixe. La seule différence est qu'ils sont appelés itérations au lieu de sprints et durent généralement deux semaines.
- Réunions de planification : comme dans Scrum, chaque projet Scrumban comprend une réunion de planification au cours de laquelle les équipes créent un backlog, c'est-à-dire une liste des éléments à accomplir tout au long du projet.
- Rétrospectives : à la fin de chaque cycle, l'équipe se réunit pour analyser ses performances et utilise ces informations pour améliorer la planification des itérations.
Cependant, Scrumban n'adopte pas beaucoup d'éléments caractéristiques de Scrum, tels que les réunions quotidiennes en résumé rapide, le retour d'information continu des clients et la structure spécifique de l'équipe.
La partie Kanban de Scrumban
Kanban joue un rôle majeur dans le système Scrumban, principalement en prêtant son approche de tableau qui aide les équipes à visualiser leurs flux de travail en action. Cependant, au lieu de visualiser les tâches sur un tableau Kanban, elles le font sur un tableau Scrumban.
Les tableaux se ressemblent beaucoup, avec des colonnes représentant les statuts et des cartes représentant les tâches du projet. Au fur et à mesure que vos tâches progressent, vous pouvez facilement déplacer les cartes correspondantes dans les colonnes appropriées pour indiquer si elles sont en cours ou terminées. ✅
Scrumban s'inspire du manuel Kanban en adoptant le système pull. Les équipes utilisent des signaux dits « pull » pour indiquer que de nouvelles tâches sont prêtes à être traitées. Un signal pull est déclenché dans le système pull dès que le nombre de cartes dans une colonne passe en dessous d'une limite spécifiée. En revanche, lorsque les limites de travail en cours sont atteintes, aucune autre tâche du système pull ne peut être traitée tant que la tâche en cours n'est pas achevée.
En quoi Scrumban diffère-t-il de Kanban et Scrum ?
Bien que Scrumban soit inévitablement similaire à Kanban et Scrum, il s'agit d'une méthodologie unique dotée de fonctionnalités distinctives. Par exemple, les équipes Scrumban comptent généralement moins de douze membres, les rôles au sein de l'équipe ne sont pas rigides et, à l'exception de la réunion de planification initiale, les réunions quotidiennes sont facultatives.
Scrumban, Scrum et Kanban en bref
| Scrumban | Scrum | Kanban | |
| Taille de l'équipe | Il n'y a pas de taille spécifique pour les équipes, mais il est recommandé que celles-ci comptent moins de 12 membres. | Les équipes Scrum sont petites et comptent généralement entre trois et neuf membres. | Contrairement aux autres équipes agiles, la taille d'une équipe Kanban n'a pas de limite. |
| Rôles | Bien qu'il y ait généralement un chef de projet, les rôles au sein de l'équipe ne sont pas rigides. | Une équipe Scrum comporte trois rôles clés : Scrum Master, Product Owner et équipe de développement. | Il y a généralement un chef de projet, mais les rôles au sein de l'équipe ne sont pas rigides. |
| Réunions de projet | Une réunion de planification initiale est organisée, similaire à une réunion de planification de sprint. Cependant, toutes les autres réunions quotidiennes sont facultatives. | Comprend cinq réunions obligatoires : planification du backlog de produit, planification du sprint, daily scrum, revue du sprint, rétrospective du sprint. | Réunions quotidiennes (résumés rapides) devant le tableau Kanban |
| Cycles de travail | Il s'agit de cycles de travail courts appelés itérations qui durent jusqu'à deux semaines. | Il s'agit de cycles de travail courts appelés sprints qui durent de 2 à 4 semaines. | Le flux de travail n'est pas divisé en cycles distincts. |
Comment fonctionne le processus Scrumban ?
Scrumban combine la visualisation du flux de travail et la flexibilité de Kanban avec le modèle de sprints de Scrum. Cependant, Scrumban n'est pas aussi rigide que Scrum, ce qui permet aux équipes de personnaliser leur approche du développement de produits.
Voici comment développer un produit à l'aide de la méthode Scrumban :
- Dressez la liste des éléments dont vous aurez besoin pour créer un produit.
- Transformez ces éléments en tâches et placez-les dans la colonne « À faire » du tableau Scrumban.
- Limitez la quantité de travail que votre équipe peut accepter à un moment donné.
- Déterminez les éléments du tableau qui doivent être traités en priorité afin que votre équipe puisse s'y attaquer en premier.
- Planifiez l'itération de chaque élément : elle doit inclure une date limite et une liste des tâches à achever.
- Déplacez les tâches vers « En cours » dès que vous commencez à travailler dessus, ou vers la colonne « Terminé » lorsqu'elles sont terminées.
- Une fois toutes les tâches prévues pour une itération terminées, passez à la suivante et répétez le processus jusqu'à ce que le produit soit achevé.
Avantages de la méthodologie Scrumban
Voici les principaux avantages de Scrumban qui en font une méthodologie très populaire dans la gestion de projet :
- Facilité d'utilisation : contrairement à la méthode Scrum, Scrumban ne comprend pas de processus complexes, de réunions quotidiennes et de terminologie que votre équipe doit maîtriser, ce qui facilite son adoption.
- Flexibilité accrue : comme Scrumban divise les projets en itérations ou cycles de sprint, vous pouvez apporter des modifications même en cours de processus tout en progressant vers l'achèvement du projet.
- Flux de travail continu : permet aux équipes de livrer des fonctionnalités dès qu'elles les ont achevées, sans attendre la fin d'un sprint.
- Motivation accrue : tenir compte des capacités de l'équipe et définir les limites du travail en cours (WIP) en conséquence permet de maintenir la motivation de votre équipe et de réduire le risque d'épuisement professionnel.
- Résolution plus rapide des problèmes : l'affichage des tâches sous forme de cartes sur un tableau Scrumban améliore la clarté et favorise la collaboration, aidant ainsi les équipes à identifier et à résoudre les problèmes plus rapidement 🏃
Limites de la méthodologie Scrumban
Si la méthodologie Scrumban est saluée pour sa combinaison efficace de Scrum et Kanban, elle présente toutefois des limites potentielles qu'il est essentiel de connaître avant d'envisager son adoption.
Pression externe : en l'absence d'un Scrum Master désigné pour protéger l'équipe, le cadre Scrumban expose l'équipe à des pressions externes. Cela peut affecter la concentration et la productivité de l'équipe, car les membres doivent jongler à la fois avec les tâches du projet et les demandes externes, ce qui peut créer des conflits et ralentir la progression.
Risque lié au fait de ne pas faire de rétrospectives : bien que les rétrospectives soient essentielles à l'amélioration continue, elles ne sont pas obligatoires dans Scrumban. Les équipes peuvent négliger les rétrospectives en raison de contraintes de temps ou d'autres raisons, ce qui peut entraîner des occasions manquées d'apprentissage et d'amélioration des processus.
Absence de rôles clairement définis : contrairement à Scrum, les rôles dans Scrumban sont un peu flous. Si la nature démocratique de Scrumban est attrayante, l'absence de rôles clairement définis peut souvent entraîner une confusion, des malentendus ou un déséquilibre dans la répartition de la charge de travail.
Confiance accrue dans la maturité de l'équipe : comme Scrumban adopte une approche souple en matière de réunions quotidiennes, il exige implicitement des compétences accrues en matière d'auto-organisation, de coordination et de communication au sein de l'équipe.
Un équilibre délicat : bien que Scrumban fusionne les avantages de Scrum et de Kanban, il peut être difficile de les harmoniser sans que les inconvénients ne l'emportent sur les avantages.
Nécessite une mise en œuvre expérimentée : une mauvaise interprétation de la flexibilité de Scrumban peut entraîner un chaos excessif plutôt que l'adaptabilité souhaitée. Les équipes novices en matière de flux de travail agiles peuvent, sans le savoir, mal utiliser les concepts et les processus.
Planification indéfinie : comme Scrumban maintient des backlogs continus, le processus de planification devient indéfini en raison de l'absence de délais fixes tels que les livraisons de fin de sprint dans Scrum. Cela peut conduire à la procrastination ou au report de tâches essentielles, car il y a toujours un cycle suivant disponible pour les achever.
Quand utiliser la méthodologie Scrumban ?
Scrumban est particulièrement efficace dans les projets où ni Scrum ni Kanban ne peuvent à eux seuls faire l'affaire. Par exemple, Scrum peut ne pas fonctionner efficacement pour certaines équipes en raison de problèmes de flux de travail, de faiblesses dans les processus ou de contraintes en matière de ressources. Parallèlement, Kanban peut rendre difficile pour les équipes de définir des priorités claires.
Plus précisément, la mise en œuvre de Scrumban est une excellente idée pour les projets de développement logiciel dont les exigences évoluent, qui connaissent des changements fréquents dans les récits utilisateurs ou qui comportent des bugs. En effet, le processus Scrumban comprend à la fois des itérations limitées dans le temps et un développement continu, ce qui permet aux équipes de travailler de manière incrémentielle, même lorsque des bugs doivent être corrigés ou que les exigences changent.
Les projets comportant plusieurs initiatives simultanées peuvent également tirer profit de l'adoption des principes Scrumban. Les grandes entreprises ont souvent plusieurs projets en cours en même temps, qui impliquent parfois les mêmes équipes. La flexibilité de Scrumban permet de mener plusieurs initiatives de front et permet à de petites équipes de répondre à de multiples exigences.
Comment mettre en œuvre Scrumban en 4 étapes faciles
Bien que Scrumban soit plus facile à mettre en œuvre que Scrum ou Kanban, vous avez tout de même besoin des bons outils pour le faire efficacement. Vous pouvez compter sur un logiciel puissant de gestion de projet Scrum et Kanban pour vous aider à :
- Créez votre tableau Scrumban
- Organisez vos tâches
- Suivez votre progression
ClickUp est la solution de gestion de projet ultime qui fournit tous les outils et fonctionnalités nécessaires pour mettre en œuvre Scrumban dans votre prochain projet sans effort.
Des tableaux Kanban conviviaux et des tâches faciles à suivre aux fonctionnalités simples de définition des priorités et aux outils de collaboration, ClickUp a tout ce qu'il vous faut ! Voyons de plus près comment vous pouvez adopter les principes Scrumban en quatre étapes faciles.
Étape 1 : créer un tableau Scrumban
Gérer un projet Scrumban sans tableau, c'est comme cuisiner sans casserole : presque impossible ! 🍲
Heureusement, vous pouvez utiliser la vue Tableau ClickUp comme tableau Scrumban idéal pour votre équipe. Elle vous permet de visualiser vos tâches et vos projets comme vous le feriez avec un tableau Kanban classique. De plus, elle regorge de fonctionnalités supplémentaires que votre équipe va adorer !
Les tableaux de type Kanban de ClickUp vous aident à visualiser vos tâches en les affichant sous forme de cartes interactives. Il vous suffit de glisser-déposer une carte dans la colonne appropriée symbolisant les statuts tels que « À faire », « Travail en cours » ou « Terminé ».
Ces tableaux sont entièrement personnalisables pour s'adapter à n'importe quel flux de travail, même si cela nécessite plusieurs tableaux ! Il suffit d'ouvrir la vue Tout pour obtenir un aperçu de tous vos tableaux Kanban. 📸
Vous en avez assez de mettre à jour les tâches une par une ? La barre d'action en bloc vous fait gagner du temps en vous permettant de modifier les statuts, de supprimer des tâches et d'ajouter des personnes assignées sans quitter la vue Tableau.
Étape 2 : Organisez vos tâches
La plupart des tableaux Scrumban ne comportent que trois colonnes de statut des tâches : À faire, Travail en cours et Terminé. Mais que faire si vous avez besoin d'une colonne intermédiaire, comme En cours de révision ou En cours d'exécution ? 🤔
L'option Statuts de tâches personnalisés ClickUp vous permet de créer autant de statuts que vous le souhaitez et de les enregistrer sous forme de modèles réutilisables ! Ainsi, tous vos projets Scrumban peuvent comporter plusieurs colonnes afin de faciliter et d'améliorer la précision du suivi de la progression.
Outre les statuts, vous pouvez organiser les tâches ClickUp par date d'échéance, priorité, étiquettes et nom de la tâche, entre autres options. Grâce à ces fonctionnalités de catégorisation, vous n'aurez plus besoin de passer au crible toutes les cartes de votre tableau Scrumban pour trouver celle que vous cherchiez !
Étape 3 : Définissez des priorités claires.
Kanban mise tout sur la visualisation, tandis que Scrum met l'accent sur l'importance de la hiérarchisation des priorités. Qu'en est-il de Scrumban ? Comme d'habitude, c'est une combinaison parfaite des deux !
ClickUp vous permet de définir des priorités pour chaque tâche afin que votre équipe Scrumban sache toujours par quoi commencer directement dans la vue Tableau. 🚩
Le système de priorités de ClickUp utilise un code de couleur pour faciliter la navigation :
- Rouge (urgent) : les tâches les plus urgentes
- Jaune (élevé) : Tâches très importantes
- Bleu (Normal) : Tâches qui peuvent attendre
- Gris (faible) : tâches à faible priorité
Une fois que vous avez défini les niveaux de priorité, ajoutez des dépendances pour vous assurer que votre équipe se concentre sur les tâches les plus prioritaires avant de se lancer dans celles qui le sont moins !
Étape 4 : Suivez le suivi de votre travail
La création d'une liste des tâches sur lesquelles vous travaillerez au cours de vos itérations et leur suivi constituent un élément central de la méthodologie Scrumban. Pour le faire efficacement, utilisez les checklists de tâches ClickUp afin de décomposer vos éléments de sprint backlog ou vos livrables pour chaque itération. ✔️
Comme il s'agit essentiellement de simples listes de tâches, vous pouvez rapidement cocher chaque tâche au fur et à mesure que vous avancez. Vous pouvez même utiliser la fonctionnalité d'imbrication pour créer des sous-éléments dans votre checklist et les organiser à l'aide d'une fonctionnalité glisser-déposer conviviale.
Ceci est particulièrement utile pour les équipes Scrumban : vous pouvez créer une checklist distincte pour chaque itération et y inclure les sous-tâches à faire dans chacune d'elles. De cette façon, il sera très facile de suivre le nombre de tâches qu'il vous reste à faire dans l'itération en cours. ⏳
Gérer les tâches avec la méthodologie Scrumban
Outre les tableaux Kanban, les priorités des tâches et les checklists, ClickUp propose toute une gamme de fonctionnalités pour aider les équipes agiles. Avec plus de 15 vues personnalisables, des tableaux de bord polyvalents, des automatisations et de nombreuses options pour gérer vos sprints, ClickUp vous aide à planifier et à gérer chaque projet Scrumban à la perfection !
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