Comment ClickUp utilise ClickUp Brain pour transformer les données en informations exploitables

Nous avons développé ClickUp Brain. Puis nous avons immédiatement commencé à l'utiliser pour gérer notre travail chez ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail.

Cela peut sembler un peu alambiqué, mais écoutez-nous jusqu'au bout. Nous étions confrontés exactement au même problème que vous : la prolifération des tâches. Des milliers de tâches réparties sur des dizaines de projets, des équipes dispersées dans différents fuseaux horaires, des quantités colossales de données historiques éparpillées dans des dizaines d'applications, qui auraient pu nous apporter des informations utiles… si seulement nous avions su comment les exploiter.

ClickUp Brain a permis de relier des éléments entre eux que nous n’étions pas en mesure de percevoir en temps réel. Par exemple, quels types de dépendances font réellement dérailler les échéanciers, quelles étapes de validation créent des goulots d’étranglement et quelles équipes sont surchargées.

Dans cet article de blog, nous vous expliquons comment ClickUp utilise ClickUp Brain pour transformer les données en informations exploitables. Voici ce qui a changé pour nous et ce qui peut changer pour vous. 🪄

Qu'est-ce que ClickUp Brain ?

ClickUp Brain est un assistant basé sur l'IA intégré à ClickUp qui vous aide à travailler plus intelligemment et plus rapidement. Vous pouvez interagir avec ClickUp Brain en mentionnant @Brain dans les commentaires d'une tâche ou dans le chat, comme vous le feriez pour mentionner un membre de votre équipe. Voici ce qu'il peut faire :

Vous pouvez utiliser ClickUp Brain à différents endroits de votre espace de travail, notamment dans la barre d’outils, les en-têtes d’emplacement, les tâches, les documents et le chat. Il est conçu pour vous aider dans toutes vos tâches, de la gestion des tâches à la création de résumés, en passant par la recherche sur Internet.

Pour encore plus de puissance, découvrez ClickUp Brain MAX, votre assistant de bureau qui apporte une productivité optimisée par l’IA à l’ensemble de votre flux de travail, et pas seulement au sein de ClickUp.

46,5 % des employés sont contraints de passer d’un outil d’IA à un autre, voire à plusieurs, pour achever une seule tâche.

Brain MAX élimine également la prolifération des IA en centralisant tous vos outils et flux de travail d'IA en un seul endroit. Vous pouvez effectuer des recherches, créer du contenu et passer à l'action sur ClickUp, vos applications professionnelles connectées (telles que Figma, GitHub, Google Drive, SharePoint) et sur le Web, le tout depuis une interface unique et unifiée.

C'est une IA unique pour l'ensemble de votre travail.

Découvrez comment cela fonctionne dans cette courte vidéo :

Pourquoi les informations exploitables sont-elles essentielles ?

Des données sans orientation ne sont d'aucune utilité pour personne. Nous avons besoin d'informations exploitables, qui nous indiquent ce qu'il faut faire ensuite, et pas seulement ce qui s'est passé auparavant.

Voici pourquoi les informations exploitables sont si importantes. 👇

Identifiez les cas de surutilisation et de sous-utilisation

Certains membres de l'équipe sont surchargés, tandis que d'autres ont des capacités inutilisées. Sans visibilité, cela nous échappe complètement. Les informations exploitables permettent de mettre rapidement en évidence ces déséquilibres.

Nous pouvons identifier les personnes surchargées et celles qui sont en mesure d’assumer davantage de travail. Cela nous aide à répartir équitablement la charge de travail et à prévenir l’épuisement professionnel avant qu’il ne survienne.

Donnez la priorité au travail à fort impact

Toutes les tâches n’ont pas la même importance. Certaines font vraiment la différence ; d’autres ne font que nous occuper.

Des informations claires nous donnent la permission d’être impitoyables. Elles nous indiquent quel projet va générer du chiffre d’affaires, quelles fonctionnalités les clients réclament à grands cris, et quelle initiative semblait prometteuse lors de la réunion de planification mais qui n’aura plus aucune importance dans six mois.

Accélérez la prise de décision

Lorsque les décisions traînent en longueur, l'élan s'essouffle. Grâce à des informations à portée de main, nous éliminons les retards et disposons des informations dont nous avons besoin au moment où nous en avons besoin. Cela nous permet d'agir rapidement et en toute confiance, en maintenant les projets sur la bonne voie et en assurant la cohésion des équipes.

En effet, Alistair Croll et Ben Yoskvitz, auteurs de « Lean Analytics », affirment :

Si vous passez votre temps à expliquer les données, vous n’aurez pas le temps d’agir en conséquence.

Un employé sur cinq dans le cadre d'un sondage réalisé par ClickUp affirme que le simple fait de savoir quand les décisions seront prises (une meilleure communication) l'aiderait à travailler plus rapidement. Pourtant, dans le tourbillon d'une journée bien remplie, la communication des échéanciers passe souvent à la trappe.

C’est là qu’intervient ClickUp Brain. Véritable copilote de travail alimenté par l’IA, il recueille automatiquement les mises à jour issues des tâches, des fils de discussion et des documents, et vous fournit des résumés quotidiens, des notes de décision et des commentaires synthétiques, pour que vous n’ayez enfin plus à courir après les gens (ou les informations).

Principales fonctionnalités de ClickUp Brain pour des informations exploitables

Voici comment nous avons intégré ClickUp Brain à nos propres flux de travail pour gagner en rapidité, détecter les problèmes plus tôt et assurer la cohésion des équipes. 📋

Identifiez les problèmes liés aux projets avant qu'ils ne s'aggravent

La crise la plus coûteuse est celle que l'on ne voit pas venir. Nous utilisons ClickUp Brain pour mettre en évidence les avertissements que nous aurions normalement manqués.

Prenons un cas concret : notre équipe produit a lancé une fonctionnalité qui dépendait de trois flux de travail interconnectés. La fonctionnalité « Trouver les tâches bloquées » de ClickUp Brain a détecté que la tâche de transfert de la conception n’avait pas été mise à jour depuis 12 jours. Cette simple alerte a permis d’éviter une cascade de retards en aval qui aurait duré deux semaines.

Nous avons identifié l’obstacle, réattribué la propriété et maintenu le lancement dans les délais. Sans cette visibilité, nous n’aurions découvert le problème qu’au moment de la revue de sprint, trop tard pour rattraper le retard.

💡 Astuce de pro : Importez des fichiers Excel directement dans une nouvelle conversation ClickUp Brain et posez-lui des questions sur ces données. Vous pouvez également coller un lien vers une feuille de calcul (provenant de Google Sheets, par exemple) pour en extraire des informations. Cela permet d’analyser instantanément les feuilles de calcul sans quitter l’environnement de travail.

Finies les heures passées à établir des rapports de statut

La rédaction des résumés exécutifs est l'une des tâches qui fait perdre des heures à la plupart des équipes en raison du travail manuel qu'elle implique. Désormais, nous les générons automatiquement.

À la fin de chaque sprint, nous demandons à ClickUp Brain de résumer notre espace de développement, en mettant en évidence ce qui a été livré, ce qui est encore en cours et ce qui est bloqué. Il extrait les statuts des tâches, les commentaires et les pièces jointes de l'ensemble de l'espace et les synthétise en un rapport clair qui ne prend que 30 secondes à consulter, au lieu des 30 minutes nécessaires pour le compiler.

De plus, lorsque notre responsable lit le résumé, il constate la progression réelle, et non une simple liste de statuts.

Nous leur disons : « Nous avons déployé trois fonctionnalités, débloqué l’intégration des paiements en réattribuant la tâche back-end, et il reste un obstacle sur la version iOS en attente d’un accès à l’API externe. » Voilà une mise à jour prête à servir de base à la prise de décision.

Prenez des décisions équilibrées en matière de charge de travail

Une répartition inégale de la charge de travail entraîne souvent un épuisement professionnel, des goulots d'étranglement et des délais non respectés. Nous utilisons ClickUp Brain pour rééquilibrer la charge de travail avant que cela ne se produise.

Alors que la vue Charge de travail de ClickUp affiche la capacité par personne, l’assistant IA va plus loin. Il analyse tous les éléments, notamment le volume des tâches, les dates d’échéance, les indicateurs de complexité et les dépendances. Ainsi, lorsque ClickUp Brain constate qu’un membre de l’équipe a 12 tâches urgentes à gérer tandis qu’un autre n’en a que quatre, il recommande des réaffectations spécifiques.

Au cours du dernier trimestre, nous avons mis cette approche en œuvre au sein de notre équipe de conception.

ClickUp Brain a signalé qu’un concepteur assumait la majeure partie du travail à haute priorité alors que d’autres disposaient de capacités inutilisées. Nous avons donc procédé à une redistribution stratégique du travail. Nous avons ainsi pu éviter l’épuisement professionnel de notre meilleur élément, et le rendement a augmenté car le travail était achevé de manière plus équilibrée au sein de l’équipe.

Créez des tableaux de bord qui mettent en avant l'essentiel

Nous avons constaté que les tableaux de bord les plus appréciés sont ceux qui simplifient à l'extrême l'analyse des données, même les plus complexes. Imaginez des tableaux de bord qui ne se contentent pas de vous fournir une liste de chiffres, mais qui vous proposent également des interprétations claires et compréhensibles de ce que ces chiffres signifient réellement. C'est exactement ce que font nos tableaux de bord basés sur l'IA dans ClickUp.

Les cartes IA nous aident à :

Notre équipe marketing actualise son tableau de bord tous les lundis matins. Elle y trouve un résumé de la progression des campagnes, des retards éventuels et des canaux bloqués, le tout présenté en langage clair.

Nous avons également développé des tableaux de bord basés sur l'IA pour la gestion des problèmes clients, la planification des sprints et l'analyse des produits. Chacun d'entre eux met en avant exactement ce dont l'équipe a besoin pour prendre ses décisions.

Le tableau de bord de l'équipe commerciale indique quelles transactions avancent et lesquelles sont au point mort. Le tableau de bord de l'ingénierie montre quels services fonctionnent correctement et lesquels nécessitent une attention particulière. Lorsqu'un PDG souhaite connaître l'état d'avancement d'un projet, nous lui indiquons de consulter un tableau de bord plutôt que d'organiser une réunion.

Traduisez ces informations en actions concrètes grâce aux automatisations et aux objectifs

Identifier un problème ne sert à rien si personne n'y remédie. Pour nous, les informations constituent le point de départ des flux de travail, et non leur aboutissement.

Lorsque l'IA identifie une tâche critique en retard, une automatisation ClickUp alerte immédiatement le chef de projet. Lorsque nous consignons les enseignements tirés d'une analyse rétrospective dans ClickUp Docs, nous demandons à ClickUp Brain d'en extraire les points clés et de les relier à notre objectif d'amélioration continue.

Ces informations viennent enrichir notre savoir-faire institutionnel, et les actions deviennent automatiques.

Accédez à plusieurs modèles d'IA

Il est parfois plus facile de sortir des sentiers battus lorsque l'on s'appuie sur différents Outils d'IA pour mener à bien différents types de tâches.

Lorsque nous réfléchissons à différents angles d’approche pour une campagne, nous avons besoin de générer des idées à un rythme effréné. Lorsque nous élaborons une décision relative à un produit, nous avons besoin d’un raisonnement logique approfondi. Lorsque nous effectuons des recherches sur un sujet spécialisé, nous pouvons avoir besoin d’un outil qui a été entraîné différemment. Prétendre qu’un seul modèle gère tout cela aussi bien est tout simplement faux.

Brain MAX nous permet d’accéder à Claude pour un travail de raisonnement approfondi, à ChatGPT pour la génération d’idées créatives et à Gemini pour des domaines spécialisés. Nous faisons notre choix en fonction du problème que nous cherchons à résoudre à ce moment-là.

Notre équipe produit utilise Claude lorsqu'elle doit réfléchir à des compromis complexes concernant les priorités en matière de fonctionnalités, tandis que notre équipe marketing se tourne vers ChatGPT lorsqu'elle explore différentes orientations pour ses campagnes.

💡 Ce qui fonctionne pour nous : Nous utilisons Brain MAX + les tableaux blancs ClickUp comme centre de commande créatif. Par exemple, nous récupérons des idées brutes depuis l'application de bureau, puis nous les déposons sur un tableau blanc dans ClickUp. Ensuite, nous utilisons des visuels en temps réel, nous les relions à des tâches et à des documents, et nous laissons l'équipe les remixer, les affiner et les mettre en œuvre sans jamais quitter le canevas.

Effectuez une recherche dans tous les outils que nous utilisons

Aujourd’hui, les équipes utilisent plusieurs outils : Figma pour les designs, GitHub pour le code, Google Drive pour les documents stratégiques, SharePoint pour les documents juridiques, et ClickUp pour tout le reste.

Pour trouver ce dont vous avez besoin, vous devez ouvrir des onglets, changer de contexte, vous rappeler où vous avez vu quelque chose pour la dernière fois et espérer que vous cherchiez au bon endroit.

Brain MAX change la donne, car il effectue des recherches simultanément dans toutes vos applications. Nous saisissons « Montre-moi les maquettes Figma pour la version 2.1 et lie-les au cahier des charges technique et aux retours clients que nous avons reçus », et il renvoie les maquettes de Figma, extrait les documents associés de ClickUp et de Drive, et met en avant les discussions dans lesquelles nous avons discuté de ce que les clients attendaient réellement de cette version.

Tout est regroupé au même endroit, et tout est en connexion.

Parlez à voix haute pour augmenter la productivité

Nos pensées vont plus vite que nos doigts sur le clavier ; c’est pourquoi nous notons nos idées dès qu’elles se forment, plutôt que de les perdre en cherchant notre clavier.

La fonctionnalité « Talk to Text » de ClickUp Brain MAX nous permet de travailler quatre fois plus vite, car la contrainte de la saisie au clavier ne ralentit plus notre réflexion.

Nous exprimons simplement nos idées, et celles-ci sont automatiquement mises en forme et organisées pour être utilisées dans Brain MAX.

De plus, le dictionnaire personnalisé garantit que l’IA reconnaît les noms, le jargon et les références que nous utilisons. « Push du T4. » « L’API de Bob. » « L’audit UX. » Le système retranscrit exactement ce que nous disons au lieu de l’interpréter phonétiquement. C’est ce qui fait la différence entre la dictée comme simple nouveauté et la dictée comme moyen de capturer nos pensées.

Découvrez comment l'un de nos utilisateurs tire pleinement parti de ClickUp Brain MAX :

ClickUp Brain MAX a été un atout incroyable pour mon flux de travail. La façon dont il combine plusieurs modèles de langage (LLM) au sein d’une seule plateforme rend les réponses plus rapides et plus fiables, et la fonctionnalité de reconnaissance vocale intégrée à la plateforme me fait gagner énormément de temps. J’apprécie également beaucoup la sécurité de niveau entreprise, qui m’apporte une grande tranquillité d’esprit lorsque je traite des informations sensibles. Ce qui ressort le plus, c’est la façon dont cet outil m’aide à faire le tri parmi les informations et à penser plus clairement — que ce soit pour résumer des réunions, rédiger du contenu ou trouver de nouvelles idées. J’ai l’impression d’avoir un assistant IA tout-en-un qui s’adapte à tous mes besoins.

Mener des recherches ancrées dans la réalité

Chaque jour, nous prenons des décisions en nous appuyant sur des informations, telles que les actions de nos concurrents ou l'évolution des marchés. Si ces informations sont erronées, tout ce qui en découle l'est également. Si vous ne pouvez pas retracer leur provenance, vous ne pouvez pas savoir si elles sont exactes.

Brain MAX effectue des recherches sur le Web et renvoie des résultats accompagnés de leurs sources. Vous pouvez accéder à chacune de ces sources en un clic. Lorsque nous nous appuyons sur des recherches pour prendre des décisions, nous les lions à notre documentation afin que l'équipe puisse consulter à la fois l'information et les sources qui la corroborent.

Préservez votre temps de concentration

Nous protégeons le temps consacré à la concentration de la même manière que nous protégeons les réunions. ClickUp Brain, intégré à ClickUp Planner, analyse votre agenda, identifie les moments où vous avez besoin de blocs de temps pour vous consacrer pleinement au travail et réserve automatiquement ces créneaux.

Plus important encore, il reprogramme les tâches moins prioritaires pour qu'elles s'adaptent à vos blocs de concentration protégés, afin que vous ne soyez pas constamment obligé de faire des choix de priorité.

Lorsqu'un imprévu urgent survient et menace votre temps de concentration, ClickUp Brain réorganise vos tâches de manière intelligente, au lieu de simplement les ajouter à un Calendrier déjà surchargé. Il prend en compte les dépendances et les échéances, de sorte qu'il ne déplace pas une tâche dont l'échéance est prévue pour le lendemain et n'entrave pas le déroulement du travail des autres.

Le résultat : du temps disponible sans interruption pour faire votre véritable travail.

Prenez des notes pendant vos réunions sans passer votre temps à les rédiger

Nous passons des heures en réunion, puis d’autres heures encore à essayer de nous souvenir de ce qui s’y est dit. La plupart du temps, rien ne reste en tête. Quelqu’un prenait des notes pendant que tout le monde regardait, ce qui signifie que la réunion s’est transformée en exercice de documentation plutôt qu’en véritable discussion. Après la réunion, quelqu’un doit mettre de l’ordre dans les notes, en extraire les éléments d’action, créer des tâches et réaliser la distribution des informations.

Ce sont là des heures de travail qui n'auraient jamais dû exister.

L'outil de prise de notes basé sur l'IA de ClickUp fonctionne pendant l'appel et enregistre tout :

Tout cela apparaît dans vos Docs ; ces informations sont ainsi intégrées à votre travail, au lieu de rester isolées et oubliées dans une application de prise de notes.

Comment nos équipes utilisent ClickUp Brain

Voici comment nous utilisons ClickUp Brain au quotidien au sein de nos équipes : les requêtes que nous lançons, les problèmes que nous résolvons et le travail que nous évitons. 😌

Équipe de gestion de projet et des opérations

En début de semaine, notre équipe PMO lance la même invitation : Rechercher dans l’espace Opérations les tâches qui n’ont pas été mises à jour depuis au moins 7 jours et dont l’échéance est prévue dans les deux semaines.

Cela permet de repérer les tâches pour lesquelles le travail s'est interrompu. Le mois dernier, le système a mis en évidence une tâche de révision juridique restée en suspens pendant plus d'une semaine. Le chef de projet pensait que le service juridique s'en était chargé, tandis que l'équipe juridique pensait attendre une intervention du chef de projet. Nous l'avons repérée suffisamment tôt pour que le lancement du produit puisse se dérouler comme prévu.

À quoi nous sert ClickUp Brain :

💡 Ce qui fonctionne pour nous : Au sein de notre PMO, nous utilisons les champs personnalisés avec IA pour gagner du temps et assurer le bon déroulement des projets. Nous créons un champ IA « Résumé » afin de condenser automatiquement les descriptions de tâches, les commentaires et les sous-tâches en un aperçu rapide.

Un autre champ IA suit l'avancement des tâches en analysant les sous-tâches et les checklists, ce qui nous permet de toujours savoir où en est une tâche sans avoir à effectuer de mise à jour manuelle.

Équipe marketing et créative

Nous menons simultanément des campagnes sur le contenu de notre blog, sur les réseaux sociaux, par e-mail, via des publicités payantes, lors d’évènements et dans le cadre de partenariats. Quand quelqu’un nous demande « Quel est le statut de la campagne de webinaires ? », nous interrogeons directement ClickUp Brain.

Comment nous utilisons notre outil de marketing basé sur l'IA:

Notre équipe créative utilise également ClickUp Brain pour générer des images destinées aux publications sur les réseaux sociaux, aux en-têtes de blog et aux visuels de campagne. Lorsqu'elle a besoin d'une image conceptuelle ou d'un visuel phare rapidement, elle décrit ce dont elle a besoin, et ClickUp Brain la génère instantanément.

Cela s'avère particulièrement utile pour les premières ébauches, les tests A/B de différents concepts, ou lorsqu'il faut utiliser des images de remplacement en attendant les visuels définitifs.

Équipe produit

Nos chefs de produit doivent constamment trouver un équilibre entre les demandes des clients, la dette technique, les initiatives stratégiques et les capacités de l'équipe. ClickUp Brain les aide à identifier des tendances tout au long du processus de développement produit.

Ils s'appuient sur la gestion des connaissances par l'IA de ClickUp pour :

Lors de la planification de la feuille de route, ils demandent : « Montrez-moi toutes les demandes de fonctionnalités marquées de l’étiquette “client-entreprise” au cours du dernier trimestre. » ClickUp Brain exploite les retours clients, les tâches, les notes commerciales et les tickets d’assistance pour leur montrer quels problèmes reviennent régulièrement.

Au cours du dernier trimestre, nous avons constaté que plusieurs entreprises clientes réclamaient de meilleurs contrôles en matière d’authentification unique (SSO). Notre équipe avait enregistré ces demandes séparément et n’avait pas réalisé qu’elles répondaient toutes à un même besoin sous-jacent. Nous avons donné la priorité à cette fonctionnalité, l’avons mise en place, et avons immédiatement reçu des retours de clients qui attendaient précisément cela.

Équipe commerciale et de réussite client

Notre équipe commerciale utilise ClickUp Brain comme s'il s'agissait d'un ingénieur commercial toujours disponible. Avant une démonstration, elle a besoin de disposer rapidement du contexte nécessaire. De même, notre équipe du service client a besoin de ce contexte avant de répondre à la demande d'un client.

Ainsi, avant tout appel à un prospect, les commerciaux invitent : « Résumez tout ce que nous savons sur [Nom de l’entreprise]. » ClickUp Brain extrait les informations des notes d’appel stockées dans les commentaires des tâches, des e-mails synchronisés et des interactions enregistrées. Ils obtiennent ainsi un briefing complet en moins d’une minute, au lieu de devoir fouiller dans d’anciennes tâches et essayer de se souvenir des détails.

Les responsables de l’équipe commerciale l'utilisent différemment. Ils demandent : « Montre-moi les opportunités dans la catégorie “Proposition envoyée” qui n’ont enregistré aucune activité au cours des 10 derniers jours. » Cela leur permet de savoir exactement où les opportunités sont bloquées : documents d’achat manquants, relances oubliées, promoteurs internes qui ne donnent plus de nouvelles.

Équipe d'ingénierie

Auparavant, nos ingénieurs s'interrompaient sans cesse les uns les autres pour poser des « questions rapides » sur le fonctionnement des systèmes. Désormais, ils consultent d'abord ClickUp Brain.

Comment notre équipe d'ingénieurs l'utilise :

En cas d’incident, ils demandent : « Montrez-moi les incidents précédents liés à [nom du système] et comment nous les avons résolus. » ClickUp Brain fait remonter les tâches liées aux incidents passés, les analyses rétrospectives et les détails des corrections. Nous n’avons pas à repartir de zéro à chaque fois pour résoudre les problèmes, ce qui se traduit par une reprise plus rapide.

Pour les rétrospectives de sprint, au lieu de demander à chacun de se souvenir de ce qui s'est passé il y a deux semaines, nous invitons ClickUp Brain à résumer ce qui a été livré, les obstacles rencontrés et les variations de vélocité. Nous abordons ainsi les rétrospectives avec des données concrètes.

💡 Ce qui fonctionne pour nous : Nous créons une tâche dans ClickUp et demandons à Brain de générer des sous-tâches. Cela nous fournit un plan clair, étape par étape, pour les sprints ou les incidents, ce qui nous évite de devoir nous interrompre mutuellement pour obtenir des détails.

Équipe RH et People Ops

Notre équipe People Ops utilise ClickUp Brain pour rendre les informations accessibles sans que celles-ci ne deviennent un goulot d'étranglement à chaque question.

ClickUp Brain vous aide en :

Les nouvelles recrues posent directement leurs questions à ClickUp Brain : « Quelles sont les règles concernant les congés payés ? » ou « Comment soumettre mes notes de frais ? » L'outil puise les informations dans notre guide de l'employé disponible dans Docs et les redirige vers les formulaires appropriés. Elles obtiennent ainsi des réponses immédiates, sans avoir à attendre la réponse des RH.

De plus, les agents préconfigurés de ClickUp, comme l’agent « Answers », apportent une assistance supplémentaire en répondant aux questions qui reviennent régulièrement dans les canaux de discussion ClickUp Chat des équipes. Lorsqu’un utilisateur mentionne l’agent dans un fil de discussion et pose une question sur les avantages, les étapes d’intégration ou les attentes liées au rôle, celui-ci répond en fournissant les informations exactes extraites de votre manuel, de vos politiques ou de vos notes de tâche.

Chaque réponse inclut la source d'origine, ce qui permet aux employés de s'assurer qu'ils disposent de la version correcte de la politique.

À l'approche de la période des évaluations de performance, les responsables invitent : Résumez le travail de [Nom de l'employé] au cours de ce trimestre, en incluant les projets achevés, ses contributions et les retours reçus. ClickUp Brain compile toutes ces informations, qu'il s'agisse de ses tâches, des commentaires sur ses livrables ou des mentions positives dans les canaux d'équipe.

Les évaluations gagnent en exhaustivité et en impartialité, car elles s’appuient sur le travail réellement effectué, et non pas uniquement sur ce qui s’est passé au cours des deux dernières semaines.

Intégration de ClickUp Brain aux fonctionnalités de ClickUp

ClickUp Brain est au cœur de notre façon de travailler. Il est présent dans tout notre environnement de travail, de sorte que chaque information alimente directement les tâches que nous faisons. 🔄

Automatisation des tâches et agents IA

Pour nous, le véritable tournant s'est produit lorsque ClickUp Brain est passé de la simple présentation d'informations à la mise en œuvre concrète des actions à faire.

Nous avons commencé par une automatisation basique, avec de simples règles « si… alors » qui fonctionnaient lorsque les situations s’inscrivaient clairement dans des catégories bien définies. Puis nous avons réalisé que la plupart du travail que nous souhaitions automatiser nécessitait un véritable jugement quant à la suite des opérations.

Les agents ClickUp AI surveillent des situations spécifiques et agissent sans nécessiter d'intervention manuelle.

Nous avons un « Agent » qui gère notre liste de commentaires clients. Lorsqu'un utilisateur remplit le formulaire, l'Agent lit son message, détermine à quelle catégorie il appartient, puis crée des tâches à l'intention de l'équipe d'assistance pour qu'elle y donne suite.

Un autre agent se lance au début de chaque sprint. Il récupère tous les documents rédigés par notre équipe concernant ce que nous développons, en extrait les éléments importants et publie un résumé dans notre canal d'équipe avant même que quiconque n'arrive au travail.

Auparavant, cela prenait la première heure de la réunion de planification du sprint ; désormais, le résumé est prêt à l'emploi. Ces agents sont efficaces parce qu'ils comprennent le contexte.

La création d’un agent IA s’apparente à une discussion. Nous indiquons à l’agent ce qu’il doit rechercher, quelles informations sont importantes et quelles actions il doit entreprendre. Grâce à l’éditeur sans code, n’importe quel membre de l’équipe peut configurer un agent IA pour l’analyse des données sans aucune expertise technique.

Transcription et résumés des Clips

Nous enregistrons en permanence des « Clips » dans ClickUp: des ingénieurs expliquant l’architecture technique, des designers présentant des maquettes, des chefs de produit faisant la démonstration de fonctionnalités, des chargés de la réussite client partageant les retours d’expérience issus des appels.

ClickUp Brain transcrit automatiquement chaque « Clip » que nous créons. Chaque enregistrement d'écran et chaque extrait audio devient du texte consultable. Nous pouvons parcourir la transcription, accéder directement à des moments précis et copier des extraits sans avoir à revoir la vidéo dans son intégralité.

Notre équipe d'ingénieurs enregistre des « Clips » lorsqu'elle passe en revue le code ou l'architecture du système. ClickUp Brain résume les points clés afin que les membres de l'équipe puissent lire le résumé en 30 secondes et ne visionner le Clip complet que s'ils ont besoin d'un contexte plus détaillé.

Bonnes pratiques pour exploiter pleinement le potentiel de ClickUp Brain

Voici quelques bonnes pratiques que notre équipe met en œuvre pour exploiter pleinement le potentiel des Outils d'IA de ClickUp:

Faites la connexion entre les éléments (et les données) grâce à ClickUp Brain

Nous avons conçu ClickUp Brain pour qu’il pense comme nous. Chaque jour, il nous aide à repérer ce que notre instinct ne perçoit pas et à anticiper les besoins de nos équipes avant même qu’elles les expriment. Nous ne perdons pas de temps à analyser des feuilles de calcul ou à courir après les mises à jour ; nous interrogeons ClickUp Brain, et il nous fournit des réponses pertinentes.

Pour nous, l’IA est le poumon de notre travail. Elle détecte les tendances avant qu’elles ne deviennent des problèmes, met en évidence des informations qui affinent les décisions et relie les discussions au contexte en temps réel. Que ce soit pour planifier un lancement, clôturer un sprint ou rédiger un article de blog comme celui-ci, ClickUp Brain est au cœur de chaque décision visant à organiser, affiner et effectuer un rappel.

Chaque tâche, chaque commentaire et chaque discussion apprend au système comment nous pensons et ce que signifie pour nous la qualité. ClickUp Brain et Brain MAX apprennent grâce à notre travail et nous restituent ces enseignements sous la forme d’une vision plus précise et d’une clarté plus rapide.

Si vous souhaitez découvrir du travail qui apprend avec vous, inscrivez-vous dès aujourd’hui sur ClickUp! ✅

Foire aux questions (FAQ)

Qu'est-ce que ClickUp Brain, et comment fonctionne-t-il ?

ClickUp Brain est l’assistant basé sur l’IA le plus complet et le plus sensible au contexte au monde, intégré à ClickUp. Il vous aide en répondant à vos questions, en résumant des informations, en générant des rapports et en automatisant des tâches à partir des données de votre espace de travail. Vous interagissez avec lui via des invites situées n’importe où dans votre espace de travail où les tâches sont acceptées, comme les tâches, les discussions, les en-têtes d’emplacement ou la barre d’outils, et il fournit instantanément des informations et des actions adaptées au contexte.

Comment ClickUp Brain aide-t-il à équilibrer la capacité des équipes ?

ClickUp Brain analyse la charge de travail de votre équipe et signale lorsqu'un collaborateur est surchargé ou sous-utilisé. Il peut recommander une redistribution des tâches afin de garantir à chacun une charge de travail gérable, ce qui vous aide à maintenir l'équilibre et la productivité de votre équipe.

ClickUp Brain peut-il prédire les retards dans les projets ?

Oui. ClickUp Brain est capable d’identifier les tendances et de signaler les tâches ou les projets susceptibles de prendre du retard en analysant les éléments en retard, l’absence de mises à jour ou les goulots d’étranglement. Cela vous permet d’intervenir avant que les retards ne se transforment en problèmes plus graves.

Comment utiliser les informations fournies par ClickUp Brain dans les tableaux de bord ?

Vous pouvez ajouter à vos tableaux de bord des « cartes » alimentées par l’IA qui affichent des résumés en temps réel, des mises à jour de projet et des aperçus pour la direction générés par ClickUp Brain. Ces cartes se mettent à jour automatiquement et peuvent être personnalisées pour afficher les informations dont vous avez besoin.

Les informations générées par ClickUp Brain sont-elles personnalisables pour différentes équipes ?

Oui. Vous pouvez personnaliser les invitations, les cartes du tableau de bord et les rapports afin de mettre l'accent sur les données et les informations qui comptent le plus pour chaque équipe. Cela garantit que chaque équipe dispose d'informations pertinentes et exploitables, adaptées à ses besoins.