Imaginez : Sarah, responsable marketing dans une entreprise technologique de taille moyenne, commence sa journée du Monday matin en consultant Slack pour voir s'il y a des mises à jour, puis passe sur Asana pour vérifier l'échéancier des projets, se rend sur Jira pour suivre les corrections de bugs, ouvre Notion pour trouver les directives de la marque, ouvre Google Docs pour effectuer une modification en cours, puis passe sur Sheets pour mettre à jour les indicateurs de la campagne. Tout cela avant 10 heures du matin.
Cela vous semble familier ?
Vous êtes témoin de la prolifération du travail, qui coûte chaque année aux entreprises la somme astronomique de 2 500 milliards de dollars en perte de productivité.
Alors que la transformation numérique promettait de nous rendre plus efficaces, elle a en réalité créé un labyrinthe d'outils disparates qui obligent votre équipe à passer plus de temps à gérer le travail qu'à le réaliser.
❌ La mauvaise nouvelle ? Le travail ne fonctionne pas pour la plupart des entreprises.
✅ La bonne nouvelle ? Comprendre l'encombrement du travail est la première étape pour y remédier.
Qu'est-ce que la prolifération du travail ?
La prolifération du travail désigne la fragmentation des activités de travail entre plusieurs outils, plateformes et systèmes disparates qui ne communiquent pas entre eux. Cela finit par créer des inefficacités, des silos d'informations et une perte de productivité dans toute l'entreprise.
Considérez cela comme l'étalement urbain. Lorsque les villes s'étendent sans forfait adéquat, vous vous retrouvez avec des quartiers déconnectés, des transports inefficaces et des gens qui passent plus de temps à se déplacer qu'à vivre. L'étalement du travail crée le même problème dans votre environnement de travail numérique. Au lieu d'avoir tout ce dont vous avez besoin dans un espace connecté, le travail de votre équipe est dispersé dans des dizaines d'applications, ce qui oblige à « se déplacer » constamment entre les différents outils.
📌 voici un exemple parfait* : votre équipe produit utilise Slack pour la communication quotidienne, Asana pour la gestion de projet, Jira pour le suivi des bugs, Notion pour la documentation, Google Docs pour la rédaction collaborative, Sheets pour l'analyse des données et les e-mails pour les mises à jour des clients. Pour lancer une fonctionnalité, les membres de l'équipe doivent passer d'une plateforme à l'autre, copier manuellement les informations, perdre le contexte à chaque changement et passer 30 % de leur journée à rechercher ce dont ils ont besoin.
Expansion du travail vs expansion de l'IA
🧠 Fait amusant : 78 % des organisations utilisaient l'IA en 2024, contre 55 % en 2023.
Avec la généralisation de l'utilisation de l'IA dans tous les rôles, les professionnels ne sont plus seulement confrontés à la prolifération des tâches. La prolifération de l'IA est le dernier coup dur porté à la productivité globale, près d'un travailleur sur deux étant contraint de jongler entre deux outils d'IA ou plus pour achever une seule tâche !
Ce qui a affecté le SaaS commence à affecter l'IA. 😬 L'explosion des applications se réincarne sous la forme d'une explosion de l'IA. Une multitude de solutions ponctuelles qui résolvent soit des problèmes mineurs et isolés, soit qui ne résolvent aucun problème réel de l'entreprise.
C'est un cauchemar pour les employés. Il est trop difficile de comprendre quel outil utiliser et comment l'utiliser au mieux. Le pouvoir de transformation de l'IA n'est donc jamais pleinement exploité.
C'est l'un des principaux problèmes auxquels nous nous attaquons chez ClickUp. Une seule application regroupe tout votre contexte de travail : projets, discuter, documents, processus, connaissances, données. Cela vous permet de créer des automatisations, des flux de travail et des agents personnalisés basés sur l'IA. Standardisez l'utilisation de l'IA. Et assurez-vous qu'elle fonctionne réellement.
Ce qui a affecté le SaaS commence à affecter l'IA. 😬 L'explosion des applications se réincarne sous la forme d'une explosion de l'IA. Une multitude de solutions ponctuelles qui résolvent soit des problèmes mineurs et isolés, soit qui ne résolvent aucun problème réel de l'entreprise.
C'est un cauchemar pour les employés. Il est trop difficile de comprendre quel outil utiliser et comment l'utiliser au mieux. Le pouvoir de transformation de l'IA n'est donc jamais pleinement exploité.
C'est l'un des principaux problèmes auxquels nous nous attaquons chez ClickUp. Une seule application regroupe tout votre contexte de travail : projets, discuter, documents, processus, connaissances, données. Cela vous permet de créer des automatisations, des flux de travail et des agents personnalisés basés sur l'IA. Standardisez l'utilisation de l'IA. Et assurez-vous qu'elle fonctionne réellement.
Mais comment comparer l'expansion du travail et celle de l'IA ? Voici un aperçu !
| Aspect | *envahissement du travail | Expansion de l'IA |
| Problème fondamental | Multiplicité des outils de travail déconnectés | Plusieurs outils d'IA déconnectés |
| Symptômes typiques | Passage d'une application à l'autre entre les outils de projet, les documents et discuter | Changement d'outil IA entre ChatGPT, Claude et des assistants IA spécialisés |
| Défi en matière d'information | Impossible de trouver le contexte de travail sur toutes les plateformes | IA ne peut pas accéder au contexte de travail à partir d'autres outils |
| *impact sur la productivité | 61 % du temps est consacré à la recherche, au partage et à la mise à jour d'information | 44. 8 % des outils d'IA sont abandonnés dans l'année qui suit leur mise en place |
| Frustration des employés | Fatigue liée aux outils et changements de contexte | 79. 3 % des personnes interrogées estiment que l'IA demande un effort disproportionné par rapport à sa valeur |
| Facteur coût | Chevauchement des abonnements SaaS + perte de temps | Chevauchement des abonnements à l'IA + échecs de mise en œuvre |
| *risque pour la sécurité | Données dispersées sur des plateformes non gérées | 60 % des employés utilisent des outils d'IA non autorisés avec les données de leur entreprise |
Impact réel de la prolifération du travail
Sur le forum Reddit r/productivité, un utilisateur a partagé précisément comment on ressent la prolifération du travail :
Un autre utilisateur de Reddit a partagé des conséquences plus profondes et plus alarmantes de la prolifération des applications SaaS :
Pourquoi la prolifération du travail est-elle un problème croissant aujourd'hui ?
Nous vivons dans une culture où « chaque tâche a son outil idéal ». Chaque Teams, service ou leader d'opinion recommande son application favorite.
En moyenne, un travailleur du savoir passe aujourd'hui d'une application à l'autre plus de 3 600 fois par jour, en activant/désactivant plus de 3 600 fois par jour, soit plus de 4 heures par semaine rien que pour se réorienter entre les différentes plateformes.
Et ce n'est pas la seule raison pour laquelle la crise de la prolifération du travail a atteint un point critique.
Autres facteurs en jeu :
- Le télétravail est en plein essor : les employés ne travaillent plus sur un seul poste de travail, mais passent d'un appareil à l'autre, d'un écran à l'autre, d'un outil à l'autre, d'un jour de la semaine à l'autre. Du coup, les tâches commencent sur un canal, se poursuivent sur un autre et se terminent... quelque part. Ce type de fragmentation était beaucoup moins visible lorsque tout le monde était assis dans le même bureau et utilisait les mêmes outils de la même manière. Aujourd'hui, c'est partout pareil
- les organisations sont soumises à une pression croissante :* les entreprises veulent croître plus vite, rester plus légères et faire plus d'efforts pour travailler plus efficacement. Leur instinct les pousse à ajouter un outil pour résoudre chaque nouveau problème. Mais chaque nouvel outil, à moins d'être étroitement connecté, représente un risque supplémentaire, un nouveau point de friction et un nouvel endroit où les choses peuvent disparaître ou être dupliquées
- évolution et complexité vont de pair* : à mesure que les entreprises grandissent, la prolifération des outils se multiplie de manière exponentielle. Ce qui fonctionne pour une start-up de 10 personnes devient chaotique pour une entreprise de 100 personnes
- les intégrations sont toujours déconnectées* : moins de 28 % des outils professionnels sont correctement intégrés, ce qui oblige les employés à effectuer des tâches redondantes telles que la saisie de données et la duplication du travail sur différentes plateformes
Si chaque outil peut résoudre un problème concret, leur accumulation finit par fragmenter subtilement notre façon de penser et de collaborer.
Signes indiquant que votre organisation est confrontée à la prolifération du travail
Si vous vous dites « Mais n'est-ce pas ainsi que tout le monde travaille ? », détrompez-vous.
Il n'est pas toujours facile de reconnaître l'expansion du travail, mais cela peut vous éviter bien des maux de tête à long terme, tant sur le plan financier que juridique et opérationnel.
Recherchez ces signes révélateurs. Ils indiquent que la fragmentation sape silencieusement la productivité de votre équipe :
- vos employés vivent dans un enfer de changements d'applications. * Ils passent constamment d'un outil à l'autre pour achever une seule tâche, changeant d'écran toutes les 47 secondes et perdant un temps précieux à chaque changement. Chaque nouvel onglet, chaque changement d'outil, est une petite charge mentale. Et parfois, cela ne se remarque qu'à la fin de la journée, lorsque tout le monde a les yeux fatigués et que vos heures de productivité semblent s'être évaporées
- le travail est dupliqué ou disparaît dans des trous noirs numériques. * Teams résolvent sans le savoir les mêmes problèmes avec différents outils, ou pire, les décisions critiques prises dans les discussions Slack ne sont jamais intégrées dans les systèmes de gestion de projet. Des informations contextuelles importantes disparaissent entre les plateformes
- les réunions sont omniprésentes. * Une quantité impressionnante de temps collectif est consacrée aux réunions, dont certaines n'existent que parce que personne ne sait ce qui se passe réellement dans les différents outils
📮 ClickUp Insight : Les résultats de notre sondage sur l'efficacité des réunions indiquent que les travailleurs du savoir pourraient passer près de 308 heures par semaine en réunions dans une organisation de 100 personnes !
Mais que se passerait-il si vous pouviez réduire le temps consacré aux réunions ? L'environnement de travail unifié de ClickUp réduit considérablement les réunions inutiles !
💫 Résultats concrets : Des clients tels que Trinetix ont réduit de 50 % le nombre de leurs réunions en centralisant la documentation des projets, en automatisant les flux de travail et en améliorant la visibilité entre les équipes grâce à notre application tout-en-un pour le travail. Imaginez gagner des centaines d'heures de productivité chaque semaine !
- tout le monde souffre de la fatigue liée aux notifications*. Chaque outil requiert votre attention (ding, ping, snip, nudge) et il est difficile de distinguer ce qui est vraiment important. Il n'est pas rare de passer la moitié de sa journée à réagir à des notifications, sans faire avancer la progression de manière significative
- la recherche d'informations devient un rituel quotidien. * Votre équipe passe chaque jour des heures à rechercher des informations qui devraient être accessibles instantanément. Les employés demandent régulièrement : « Où avons-nous rangé ce document ? » ou « Quelle décision a été prise à ce problème ? »
- vous constaterez peut-être également une fatigue croissante liée à la recherche*. Les utilisateurs saisissent des mots-clés dans les applications de recherche au travail, dans l'espoir que l'outil leur fournisse la réponse. Mais les résultats sont souvent inappropriés ou obsolètes. L'effort nécessaire pour trouver quelque chose équivaut souvent à celui nécessaire pour le recréer. Cela devrait déclencher l'alarme
- le leadership fonctionne sans visibilité. * Les managers ne disposent pas d'informations en temps réel sur l'avancement des projets, la capacité des équipes ou les obstacles potentiels. Les données sont dispersées dans des systèmes déconnectés, ce qui rend la prise de décision stratégique réactive plutôt que proactive
Les coûts cachés et les conséquences de la prolifération du travail
À première vue, la prolifération du travail semble être tout au plus un inconvénient mineur. Quelques onglets supplémentaires, quelques clics, peut-être un outil de plus dans la pile. Mais en réalité, elle coûte aux entreprises des heures, de l'argent et de l'énergie qui s'accumulent plus rapidement que ne le pensent la plupart des dirigeants.
- Hémorragie de productivité : votre équipe perd 2,5 heures par jour à rechercher des informations dans des systèmes fragmentés, tandis que son travail s'évapore dans des tâches redondantes. Ajoutez à cela les 3 600 changements d'application effectués quotidiennement par la plupart des employés, et vous obtenez une surcharge cognitive considérable et des semaines de productivité perdues chaque année, sans aucun projet à la clé
- surcharge de travail et épidémie d'épuisement professionnel * : la fatigue liée aux outils est bien réelle. 79,3 % des plus de 1 000 travailleurs interrogés dans le cadre du sondage AI Sprawl Survey de ClickUp déclarent que l'effort requis pour utiliser l'IA leur semble disproportionné par rapport à la valeur ajoutée obtenue. Lorsque les employés consacrent plus d'énergie à gérer leurs outils qu'à faire un travail utile, ils ont tendance à se démotiver rapidement
- *hémorragie financière : le coût financier est tout aussi réel. L'expansion du SaaS devient rapidement un élément budgétaire à six ou sept chiffres. Pour mettre les choses en perspective, les entreprises de seulement 100 employés perdent environ 420 000 dollars par an en raison d'une mauvaise communication et d'outils déconnectés
- Paralysie décisionnelle : lorsque les données et les discussions sont dispersées, les dirigeants ne peuvent pas avoir une vue d'ensemble. Une équipe dispose de nombres dans un tableur, une autre dans une présentation PowerPoint et une autre encore dans Jira. Le temps de tout rassembler, il est déjà trop tard pour agir. Ce décalage nuit à l'agilité. Or, sur des marchés en constante évolution, l'agilité fait souvent la différence entre les leaders et les suiveurs
Maintenant que vous savez pourquoi il est important de parler de la prolifération du travail, examinons ses causes et ce que vous pouvez faire pour la tuer dans l'œuf.
Causes de la prolifération du travail
La voie vers la prolifération du travail est pavée de bonnes intentions.
Quelqu'un trouve un outil qui lui facilite la vie, une équipe adopte une nouvelle application pour un projet, et la direction approuve une autre plateforme parce que « cela améliorera l'efficacité ». Multipliez cela par quelques années, et vous vous retrouvez soudainement avec un écosystème d'outils qui ne communiquent pas entre eux.
Voici ce qui se passe en coulisses :
- absence d'une source unique de vérité* : sans système d'enregistrement unifié, chaque équipe crée sa propre version de la réalité. Lorsque le travail est cloisonné, personne ne sait quel document, tableau ou canal contient les informations les plus récentes. Teams prennent des décisions sur la base de données obsolètes, ou pire encore, laissent des tâches critiques en suspens parce qu'elles supposent que quelqu'un d'autre s'en charge
- Lacunes en matière d'intégration : même lorsque les outils sont théoriquement connectés, la réalité est plus complexe. Une discussion dans Slack ne met pas automatiquement à jour un ticket Jira ; un document dans Google Drive ne se synchronise pas parfaitement avec une tâche dans Asana. Les employés finissent donc par copier, coller et mettre à jour manuellement les informations entre les différentes plateformes. Cela entraîne des retards, des incohérences et des erreurs humaines
- *absence de responsabilité : le manque de clarté en matière de propriété et de responsabilité favorise la prolifération des tâches. Lorsque les tâches sont réparties entre différents outils sans attribution ni suivi cohérents, il est facile de perdre le fil. « Qui est responsable de cela ? » devient une question courante. Lorsqu'un problème survient ou qu'un élément manque, tout le monde se renvoie la balle entre les différents systèmes, et la résolution des problèmes passe au second plan
L'ironie ? Les outils mêmes qui sont censés augmenter notre productivité sont ceux qui définissent l'étape de la fragmentation.
📮 ClickUp Insight : En moyenne, un professionnel passe plus de 30 minutes par jour à rechercher des informations liées à son travail, soit plus de 120 heures par an perdues à fouiller dans ses e-mail, ses fils Slack et ses fichiers éparpillés. Un assistant IA intelligent intégré à votre environnement de travail ClickUp peut changer la donne.
Découvrez ClickUp Brain. Il fournit des informations et des réponses instantanées en faisant apparaître les bons documents, les bonnes discussions et les détails des tâches en quelques secondes, afin que vous puissiez arrêter de chercher et commencer à travailler.
💫 Résultats concrets : Des Teams tels que QubicaAMF ont gagné plus de 5 heures par semaine grâce à ClickUp, soit plus de 250 heures par an et par personne, en éliminant les processus de gestion des connaissances obsolètes. Imaginez ce que votre équipe pourrait accomplir avec une semaine de productivité supplémentaire chaque trimestre !
Comment surmonter la prolifération du travail (+ bonnes pratiques)
Vous le savez désormais aussi bien que nous : le remède contre la prolifération des outils n'est pas d'en ajouter davantage. Il réside dans la convergence, où toutes les fonctions essentielles fonctionnent comme un système intégré plutôt que comme des éléments disparates.
Laissez-nous deviner ce que vous pensez : « Comment est-ce possible ? »
Nous n'avons qu'un seul mot à vous dire : ClickUp!
ClickUp résout définitivement le problème de la dispersion grâce à son application tout-en-un pour le travail qui combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et la communication en un seul endroit, le tout alimenté par l'IA de travail la plus cohérente au monde, ClickUp Brain.
Aujourd'hui, plus de 3 millions d'équipes utilisent ClickUp pour travailler plus rapidement grâce à des flux de travail plus efficaces, des connaissances centralisées et un chat axé sur la concentration qui élimine les distractions et débloque la productivité organisationnelle.
Notre PDG, Zeb Evans, explique pourquoi dans cet article LinkedIn :
Laissez-nous vous montrer comment favoriser la convergence au sein de votre organisation, en faisant de ClickUp votre source unique d'informations et d'actions.
1. Créez un environnement de travail unifié
Imaginez : au lieu d'envoyer votre équipe vers quatre ou cinq outils distincts avec des identifiants et des expériences utilisateur différents, tout le monde, du marketing à l'ingénierie, se retrouve dans un espace sécurisé et organisé. C'est exactement ce qu'offre l'environnement de travail ClickUp : un écosystème personnalisable avec des espaces individuels pour chaque service, une hiérarchie de projets bien définie avec des dossiers → listes → tâches et sous-tâches, et des permission finement réglées pour que les informations restent contenues tout en restant connectées.
Qu'est-ce qui la rend si tenace ?
La plupart des outils traditionnels de gestion de projet considèrent la communication comme un élément secondaire, obligeant les Teams à passer d'une plateforme à l'autre, comme Slack et Asana, simplement pour discuter d'une tâche.
clickUp Chat, en revanche, se trouve juste à côté de vos tâches, *et non dans une fenêtre séparée. Vous pouvez ainsi discuter de la stratégie, ajouter des étiquettes aux pièces jointes, consigner les décisions, le tout sans perdre le contexte de la tâche. Il s'agit d'une discussion en temps réel, organisée en fils de discussion et exploitable, qui n'est pas fragmentée entre différentes plateformes.
De plus, les tableaux blancs ClickUp permettent d'organiser des sessions de brainstorming en temps réel qui transforment en un clic les idées en tâches concrètes. Parallèlement, ClickUp Docs permet à votre équipe de collaborer en direct à la création et à la modification en cours de documents de projet, de chartes stratégiques et de forfaits d'action, avec une mise en forme riche et des tâches intégrées.
Ce qui distingue ClickUp, c'est la manière dont ces outils sont interconnectés. Les commentaires assignés renforcent la responsabilité, tandis que les champs personnalisés et les discussions en fil de discussion sur les tâches ClickUp permettent de centraliser tout le contexte.
2. Optimisez vos flux de travail grâce à une IA contextuelle qui comprend vos données
Qu'est-ce qui rend un système /IA puissant ?
Oui, ce sont les données que vous lui fournissez.
Maintenant, imaginez une couche d'IA construite sur l'ensemble de vos données professionnelles. Nous entendons par là toutes vos données : projets, tâches, échéanciers, missions, et même messages. Imaginez ce que vous pourriez faire avec cela. Les e-mails que vous pourriez ne plus envoyer, les réunions que vous pourriez annuler, les heures que vous pourriez récupérer.
Maintenant, imaginez que vous puissiez commencer à l'utiliser dès aujourd'hui, car c'est possible grâce à ClickUp Brain.
Tous les outils d'IA génériques disponibles, de Claude à ChatGPT, fonctionnent de manière isolée, vous obligeant à en tant que fournisseur, prestataire, à fournir manuellement le contexte à chaque fois.
ClickUp Brain, en revanche, est l'IA contextuelle la plus achevée au monde. Elle comprend l'ensemble des données de votre environnement de travail et fournit une assistance intelligente dans tous les aspects du travail.
https://www. linkedin. com/posts/christopher-john-day_you-wont-believe-what-i-just-did-with-ClickUp-activity-7358436633995587584-fZCr?utm_source=share&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAACd1q9gBEM2xWs2Vld4MdLW7ifWDVybjTjA
Comme ClickUp Brain apprend en permanence à partir de la terminologie, des priorités et des processus spécifiques à votre organisation, il peut :
- *rédigez des documents de projet achevés avec des références précises, des rétrospectives et des projections en quelques secondes au lieu de plusieurs heures
- résumer vos documents ClickUp, vos fils de tâches, vos mises à jour et vos commentaires dans la boîte de réception* afin d'obtenir les points clés sans avoir à parcourir des pages entières
- créez des tâches et des sous-tâches à partir de saisies en langage naturel*, puis déléguez-les et hiérarchisez-les automatiquement en fonction du contexte du projet grâce à des champs IA tels que « AI Assign » (Attribuer) et « AI Prioritize » (Hiérarchiser)
- transcrivez vos enregistrements audio et vidéo*, également appelés « ClickUp Clip », en texte, puis résumer-les
- générez des mises à jour de statut et des résumés d'avancement* pour l'ensemble des activités de l'espace de travail sans compilation manuelle des données
- exécutez la recherche d'entreprise optimisée par l'IA dans vos tâches, documents et chats ClickUp, et même dans des applications externes*, pour obtenir rapidement des réponses riches en contexte
Dans la réalité, c'est aussi simple que de demander à Brain : « Qu'avons-nous décidé concernant le lancement du troisième trimestre ? » Et d'obtenir instantanément la décision clé, sans avoir à parcourir une chaîne de fichiers, de fils Slack ou de notes prises à la va-vite.
💡 Conseil de pro : avec Brain MAX, ClickUp regroupe tous les principaux modèles d'IA (ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, etc.) dans une super application contextuelle , réduisant ainsi la prolifération des abonnements à l'IA et conservant toute votre puissance IA dans une plateforme unique et cohérente.
Elle débloque également une productivité axée sur la voix qui exécute vos tâches 4 fois plus rapidement que la saisie au clavier. Il vous suffit de dicter ce que vous voulez, et Talk to Text le transcrira et le mettra en œuvre avec vous, dans son contexte et avec une précision optimale !
Le résultat ? Un deuxième cerveau qui mémorise, résume et répond pour que votre équipe puisse se concentrer sur ses tâches.
3. Automatisez les tâches fastidieuses et établissez la connexion entre ce que vous ne pouvez pas consolider
Tous les outils ne peuvent (ou ne doivent) pas disparaître. La finance peut être gérée dans un système, la conception dans un autre. Et cela n'est pas un problème. La clé est d'automatiser les transferts et de centraliser les éléments essentiels.
ClickUp se connecte à plus de 1 000 applications. Ainsi, même lorsque le travail implique des systèmes externes, les mises à jour ont toujours un flux centralisé dans un hub.
Les automatisations ClickUp gèrent les flux de travail répétitifs et basés sur des règles, comme l'attribution des tâches à la bonne personne lorsqu'un statut de tâche change ou la mise à jour des dates d'échéance lorsque des tâches dépendantes changent, afin que votre équipe passe moins de temps sur la logistique et plus de temps sur le travail qui fait avancer les choses.
Mais le travail se déroule rarement de manière prévisible, n'est-ce pas ?
C'est là que vous avez besoin d'automatisations qui réagissent et s'adaptent intelligemment aux situations changeantes. Découvrez les agents Autopilot de ClickUp.
Contrairement aux automatisations de flux de travail classiques qui se contentent de déclencher des actions en fonction de conditions prédéfinies, les agents Autopilot surveillent en permanence votre espace de travail, évaluent le contexte et prennent des décisions intelligentes sur les actions à mener.
Considérez-les comme des collègues spécialisés dans l'IA, capables de :
- lisez un document contenant les notes d'une réunion et générez automatiquement des tâches* avec des échéances sans transfert manuel
- *triez les envois de bugs et extrayez le sentiment des utilisateurs, l'urgence et l'impact potentiel, en hiérarchisant les éléments à corriger en priorité
- examinez les candidatures à partir d'un formulaire ClickUp , évaluez-les et rédigez un résumé *décrivant leur adéquation directement dans votre liste de suivi des candidats
- suivez la progression des sprints d'une semaine à l'autre et publiez des mises à jour claires* sur les canaux de communication destinés à la direction dans ClickUp Discuter
👀 Le saviez-vous ? Vous pouvez utiliser des agents prédéfinis prêts à l'emploi dans ClickUp, tels que « Team Résumé rapide » ou « Auto-Answers in Discuter », ou créer vos propres agents personnalisés sans code, adaptés à vos flux de travail uniques.
4. Rétablissez la clarté et la confiance grâce à la visibilité et aux informations fournies par /IA
Si nous pouvions proposer un remède contre la fragmentation, ce serait la clarté en temps réel, sans avoir à demander de mises à jour manuelles.
Les tableaux de bord personnalisés de ClickUp vous permettent d'y parvenir. Utilisez-les pour afficher la progression, les goulots d'étranglement, les charges de travail et les objectifs, le tout alimenté automatiquement par des données en temps réel. Vous pouvez même ajouter des cartes IA qui mettent en évidence des informations clés, telles que « L'équipe X a 30 % de retard » ou « Le budget semble serré cette semaine », sans avoir à parcourir manuellement les rapports.
Les AI StandUps et les résumés d'activité des tâches permettent de maintenir les mises à jour de statut passives. Les agents IA automatisent l'envoi de rapports quotidiens ou hebdomadaires qui mettent en évidence les retards ou les opportunités non traités. Tout cela sans réunion supplémentaire qui pourrait se traduire par un e-mail ou un copier-coller supplémentaire pour l'équipe.
Lorsque vos dirigeants peuvent afficher des tableaux de bord de projet précis et consolidés et recevoir des mises à jour personnalisées basées sur l'IA, la confiance s'améliore naturellement. Finies les conjectures et les feuilles de calcul éparpillées. Vous bénéficiez d'une vision claire du travail réel, de la progression et de l'impact.
Soyons clairs : pour remédier à la prolifération des tâches, il ne suffit pas de tout regrouper dans une seule application dans un souci de simplicité. Il s'agit de créer un tissu connecté et intelligent où le travail s'effectue, évolue et informe la prochaine étape, sans obliger votre équipe à sortir de son flux.
C'est ce qui fait de ClickUp le système idéal pour mettre fin à la dispersion et transformer la fragmentation en concentration.
📚 À lire également : Logiciel gratuit de gestion de projet
Le cadre de prévention de la prolifération du travail
Loin d'être un simple nettoyage ponctuel, l'élimination de la prolifération des tâches s'apparente davantage à la mise en place d'un cadre qui permet d'harmoniser vos outils, vos flux de travail et vos collaborateurs. Il s'agit en fait de trois étapes simples, mais efficaces : Auditer, consolider, gouverner.
Étape 1 : Audit
Commencez par mapper votre environnement actuel. Dressez la liste de tous les outils utilisés, leur utilisation et leur propriétaire. Vous serez surpris du nombre de doublons : plusieurs outils de suivi de projet, des fichiers stockés en double, voire des systèmes informatiques parallèles. Vous ne pouvez pas corriger ce que vous ne voyez pas.
Comme l'a avoué un responsable informatique sur Reddit:
Nous n'avons réussi à maîtriser ce phénomène que lorsque nous avons compris qu'il s'agissait avant tout d'un problème d'approvisionnement... Vous devez être les gardiens de chaque outil introduit dans l'environnement... Une fois que vous contrôlez ce qui entre, vous pouvez commencer à consolider ce que vous avez... Avons-nous besoin de SurveyMonkey alors que Microsoft Forms est intégré ? Avons-nous besoin d'un outil de gestion de l'espace distinct maintenant que Zoom en dispose d'un intégré ? Avons-nous besoin de Docusign maintenant que cette fonction existe dans notre outil de stockage de documents ? Tout cela dépendra évidemment de votre stratégie informatique à long terme.
Nous n'avons réussi à maîtriser ce phénomène que lorsque nous avons compris qu'il s'agissait avant tout d'un problème d'approvisionnement... Vous devez être les gardiens de chaque outil introduit dans l'environnement... Une fois que vous contrôlez ce qui entre, vous pouvez commencer à consolider ce que vous avez... Avons-nous besoin de SurveyMonkey alors que Microsoft Forms est intégré ? Avons-nous besoin d'un outil de gestion de l'espace distinct maintenant que Zoom en dispose d'un intégré ? Doit-on utiliser Docusign maintenant que cette fonction existe dans notre outil de stockage de documents ? Tout cela dépendra évidemment de votre stratégie informatique à long terme.
Étape 2 : Consolider
Ensuite, éliminez le bruit. Déterminez les plateformes qui sont vraiment indispensables à votre travail et centralisez vos activités autour d'elles. Pour la plupart des Teams, cela signifie choisir un environnement de travail unique où les tâches, les documents, les discussions et les objectifs sont regroupés.
Dans la solution de gestion de projet ClickUp, consolidation ne rime pas avec compromis : vous pouvez toujours connecter plus de 1 000 applications, mais le travail essentiel est regroupé au même endroit, ce qui rend le contexte immédiatement disponible.
Un rapport d'IDC souligne cet impact : la consolidation des solutions SaaS peut réduire les coûts liés aux outils jusqu'à 30 % et augmenter la productivité du personnel d'environ 25 %.
Étape 3 : Gérer
Enfin, établissez des règles claires pour l'adoption des outils et la communication. Définissez où doivent avoir lieu les discussions, comment les tâches sont attribuées et ce que signifie « terminé » pour toutes les équipes.
La gouvernance échoue souvent parce qu'elle repose sur la mémoire des individus, qui doivent se souvenir des règles : où documenter, comment mettre à jour et quel processus suivre.
clickUp AI renverse cette dynamique : au lieu que les personnes s'adaptent au processus, c'est le processus qui s'adapte à elles. *
Voici à quoi cela ressemble dans la pratique :
Cas d'utilisation n° 1 : garantir la cohérence des processus
⚙️ Processus : après un appel hebdomadaire avec un client, les notes de réunion prises par l'assistant vocal ClickUp AI Notetaker sont envoyées dans votre boîte de réception ClickUp. Les agents Autopilot extraient automatiquement les décisions clés, génèrent des tâches de suivi avec les propriétaires et les échéances, puis les placent dans le bon espace.
🎯 Impact : Les Teams n'oublient plus de mettre à jour les tâches, d'attribuer la propriété ou de suivre les résultats. La gouvernance (« chaque réunion doit déboucher sur des éléments concrets ») est appliquée sans contrôle humain.
Cas d'utilisation n° 2 : maintenance d'une source unique de vérité
⚙️ Processus : Un document contenant une nouvelle stratégie de campagne est téléchargé. ClickUp Brain le résume automatiquement ; les agents le relient à la tâche parente et envoient un briefing dans le canal de discussion de l'équipe concernée.
🎯 Impact : Au lieu de chercher quelle est la version « finale », l'IA centralise le contexte et favorise l'alignement. La gouvernance (« les décisions et les documents doivent être liés aux livrables ») s'effectue en temps réel.
Cas d'utilisation n° 3 : supervision instantanée pour les dirigeants
⚙️ Processus : Les dirigeants ont besoin d'une pulsation avant une réunion du conseil d'administration. Au lieu de demander des rapports manuels, ils peuvent demander à ClickUp Brain : « Montre-moi les obstacles à nos 5 projets stratégiques les plus importants. »
🎯 Impact : La gouvernance (les dirigeants ont une visibilité sur les initiatives clés) n'est plus dépendante des synthèses humaines. L'IA garantit des informations à la demande.
Voici comment les Teams développent leur gouvernance sans développer la bureaucratie.
Voici un exemple concret qui illustre le cadre de prévention de la prolifération du travail, tiré directement des témoignages des clients personnalisés de ClickUp
🤝 Étude de cas : comment ClickUp a donné de la visibilité et a rendu le travail enchevêtré résoluble pour RevPartners
Avant ClickUp, RevPartners, une entreprise agile de services RevOps, était encombrée par de trop nombreux outils : Notion, Trello, Asana, Airtable, Teamwork, Wrike, et même Coda. io. Il s'agissait d'un patchwork de plateformes qui est devenu ingérable lorsque leur équipe à distance a dépassé les dix clients et une dizaine d'employés.
Le travail avec des outils disparates complique les processus et freine la croissance
Faire du travail avec des outils disparates complique les processus et freine la croissance
Le point de rupture a été atteint lorsque Matt a dû commencer à code manuellement des fonctions d'automatisation et à résoudre des problèmes difficiles. Il savait qu'il avait besoin d'une plateforme de productivité puissante capable de s'intégrer à d'autres solutions.
Puis... j'ai découvert ClickUp. ClickUp a changé ma vie et ma façon de gérer mon Business
Puis... j'ai découvert ClickUp. ClickUp a changé ma vie et ma façon de gérer mon entreprise
Voici comment leur parcours reflète notre cadre Audit → Consolidation → Gouvernance et pourquoi il s'agit de l'un des exemples concrets les plus parants pour illustrer la lutte contre la prolifération du travail.
| étapes du cadre* | Ce qu'il faut faire pour RevPartners | Fonctionnalités ClickUp utilisées | *résultats |
| Audit | Les outils mis en place étaient dispersés et devenaient ingérables | Un audit a mis en évidence la nécessité d'un système unifié | Une vision claire de l'expansion a favorisé la consolidation des outils |
| Consolider | Transfert de toutes les opérations (livrables, documentations des processus, coordination des équipes) vers ClickUp | Document pour la connaissance des processus, tableaux de bord pour la visibilité des équipes, sprints et flux de travail pour une livraison agile | livraison des projets client 64 % plus rapide ; forfait des projets 83 % plus rapide ; économies de 50 % |
| Govern | Guides de projet standardisés à l'aide des modèles ClickUp ; vues client contrôlées | Modèles, tableaux de bord, permission, afficher | Des pods transparents, des transferts plus fluides, une évolutivité efficace |
Grâce à la centralisation dans une application tout-en-un comme ClickUp, chaque morceau de travail (documentation, livraison de projet, points de contact avec le client) est regroupé dans un système cohérent et connecté. ClickUp Docs a transformé des processus statiques en connaissances vivantes et partageables ; les tableaux de bord sont devenus le point de vue unique pour tous les pods. Leur « système de playbook » interne a réduit un processus de planification de projet en quatre étapes chaotique à un modèle en trois étapes dans ClickUp, déployable en quelques secondes.
L'impact est éloquent :
- 50 % d'économies, consolidation des licences d'outils et suppression des abonnements redondants
- accélération de 64 % de la livraison des projets clients*, ce qui signifie que les clients peuvent se lancer plus rapidement et que les ressources ne sont pas gaspillées dans l'incertitude
- réduction de 83 % du temps de déploiement des forfaits de projet*, qui passe d'environ 30 minutes à environ 5 minutes
Dane Dusthimer, partenaire trafic chez RevPartners, conclut :
Sans ClickUp, nous ne serions pas en mesure d'identifier rapidement les lacunes dans le travail et les processus. Le fait de pouvoir voir les tâches sans date d'échéance, les tâches en retard, les tâches sans point de sprint et les tâches sans assignés m'aide à maintenir la dynamique au sein des équipes et des projets. Ces indicateurs ne sont pas disponibles dans la plupart des logiciels de gestion de projet.
Sans ClickUp, nous ne serions pas en mesure d'identifier rapidement les lacunes dans le travail et les processus. Le fait de pouvoir voir les tâches sans date d'échéance, les tâches en retard, les tâches sans point de sprint et les tâches sans assignés m'aide à maintenir la dynamique au sein des Teams et des projets. Ces indicateurs ne sont pas disponibles dans la plupart des logiciels de gestion de projet.
🧠 Fait amusant : les Teams qui passent à ClickUp rapportent remplacer en moyenne plus de trois outils, tout en gagnant au moins trois heures par semaine !
📚 À lire également : Modèles de gestion de projet
L'avenir du travail : comment le travail va évoluer d'ici 2030
À l'approche de 2030, trois forces convergentes sont en train de transformer la manière dont le travail est terminé, et les entreprises qui ne s'adaptent pas risquent d'être laissées pour compte.
IA devient un facteur de différenciation majeur, mais uniquement lorsqu'elle est replacée dans son contexte
D'ici 2030, l'IA ne sera plus une simple fonctionnalité appréciable, mais le pilier de l'intelligence organisationnelle.
Cependant, les données actuelles révèlent une réalité frappante : alors que 72 % des entreprises prévoient d'investir davantage dans l'IA, pas moins de 36 % d'entre elles rapportent que leurs investissements dans ce domaine n'ont eu aucun impact tangible à l'échelle de l'entreprise.
Notre avis ? La différence entre la réussite et l'échec de l'IA réside dans le contexte. Les organisations disposant de plateformes de travail unifiées bénéficieront d'un avantage croissant à mesure que leurs systèmes d'IA apprendront à partir de données complètes et connectées plutôt que de silos fragmentés.
La grande consolidation s'accélère
Près de 8 entreprises sur 10 dans le dernier sondage sont en train de consolider leurs technologies ou d'étudier des options de consolidation.
Les discussions sur Reddit fournissent de l'assistance à cette tendance.
Un professionnel des opérations produit déclare :
Je fais des opérations produit et nous subissons une forte pression interne pour consolider nos outils. « Pourquoi avez-vous besoin à la fois de Jira et de Productboard ? Ils sont tous les deux listés comme logiciels de gestion de projet ! » 😒 On voit cela partout, des outils de données aux CRM, en passant par Slack/Teams et même les partenaires de paiement. Dans les grandes entreprises en particulier, les équipes chargées de la gestion des fournisseurs souhaitent réduire leurs coûts en consolidant les contrats et les fournisseurs afin d'avoir un meilleur pouvoir d'achat.
Je travaille dans le domaine des opérations produit et nous subissons une forte pression interne pour consolider nos outils. « Pourquoi avez-vous besoin à la fois de Jira et de Productboard ? Ils sont tous les deux listés comme logiciels de gestion de projet ! » 😒 On voit cela partout, des outils de données aux CRM, en passant par Slack/Teams et même les partenaires de paiement. Dans les grandes entreprises en particulier, les équipes chargées de la gestion des fournisseurs souhaitent réduire leurs coûts en consolidant les contrats et les fournisseurs afin d'avoir un meilleur pouvoir d'achat.
Un professionnel de la cybersécurité donne son avis :
À mon avis, la consolidation des outils est la solution à privilégier dans certains cas. Il existe de nombreuses plateformes offrant un ensemble de fonctionnalités très complet qui permettent de réduire le nombre d'outils utilisés. Elles sont préintégrées, ce qui réduit le temps global passé. Vous ne trouverez pas un outil unique qui fasse tout, mais je pense que l'idée de remplacer trois outils par un seul est viable dans de nombreux cas (pas tous)
À mon avis, la consolidation des outils est la solution à privilégier dans certains cas. Il existe de nombreuses plateformes offrant un ensemble de fonctionnalités très complet qui permettent de réduire le nombre d'outils utilisés. Elles sont préintégrées, ce qui réduit le temps global passé. Vous ne trouverez pas un outil unique qui fasse tout, mais je pense que l'idée de remplacer trois outils par un seul est viable dans de nombreux cas (pas tous)
Les organisations qui passent de solutions ponctuelles à des stratégies de plateforme ne se contentent pas de considérer les simples économies de coûts. Elles se concentrent également sur la gestion d'une charge cognitive élevée et de la baisse de la productivité sur le lieu de travail.
Les données d'un sondage mené par ClickUp confirment cette tendance : 77,5 % des travailleurs se sentiraient indifférents ou soulagés si la moitié de leurs outils disparaissaient.
Le travail contextuel devient un avantage concurrentiel
McKinsey estime que les organisations qui adoptent des plateformes de travail intégrées et basées sur l'IA pourraient voir leur productivité augmenter dans un intervalle de 3 à 40 %, selon la fonction.
Les entreprises qui éliminent dès maintenant la prolifération du travail aborderont la prochaine décennie avec des systèmes unifiés qui permettent une prise de décision plus rapide, une collaboration fluide et une automatisation intelligente, tandis que leurs concurrents seront aux prises avec des outils fragmentés et des données cloisonnées.
https://www. linkedin. com/posts/zebevansclickup_one-application-to-replace-them-all-thats-stupid-activity-7363599808185393152-0ZY0?utm_source=share&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAACd1q9gBEM2xWs2Vld4MdLW7ifWDVybjTjA
Ne laissez pas la prolifération du travail échapper à votre contrôle
La prolifération du travail n'est pas seulement un problème de productivité, c'est un mal organisationnel qui s'aggrave avec le temps. Chaque nouvel outil ajouté sans intégration stratégique crée davantage de fragmentation, de changements de contexte et de frustration chez les employés, qui passent leurs journées à gérer leur travail au lieu de le faire.
Alors, faut-il interdire les nouveaux outils ou obliger tout le monde à revenir aux e-mails et aux feuilles de calcul ? Bien sûr que non ! Privilégiez la convergence plutôt que le chaos. Les organisations qui consolident leur écosystème de travail autour d'une plateforme unifiée telle que ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, résolvent le problème actuel de la dispersion tout en se préparant pour l'avenir et le lieu de travail de demain, axé sur l'IA.
ClickUp élimine la prolifération des tâches en regroupant les tâches, les documents, les objectifs, le discuter, les tableaux blancs et l'IA contextuelle sur une seule plateforme. Lorsque votre contexte de travail est regroupé dans un seul système, l'IA devient exponentiellement plus puissante, les automatisations deviennent plus intelligentes et votre équipe peut enfin se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux au lieu de se débattre avec des outils disparates.
Attendre, c'est perdre du temps. Ne perdez pas votre temps.
Profitez dès aujourd'hui de cet avantage concurrentiel : inscrivez-vous gratuitement à ClickUp!
Foire aux questions (FAQ)
Comment la prolifération du travail affecte-t-elle la productivité ?
La prolifération des tâches entraîne une cascade de pertes de productivité. Elle oblige les employés à passer d'une application à l'autre, à rechercher des informations et à dupliquer leur travail. Résultat : une perte de concentration, un ralentissement de la prise de décision et jusqu'à quatre heures par semaine perdues rien qu'à changer de contexte, un temps qui pourrait être consacré à une progression plus utile.
Comment mesurez-vous le coût de la prolifération du travail ?
Pour mesurer le coût de la prolifération du travail, examinez les heures perdues, les efforts redondants, les abonnements SaaS inutiles et les cycles décisionnels retardés. Pour de nombreuses entreprises, cela se traduit par des millions de dollars perdus chaque année en productivité, un taux de rotation élevé dû à l'épuisement professionnel et des dépenses logicielles inutiles.
Quelle est la différence entre la prolifération des outils et la prolifération du travail ?
La prolifération des outils désigne la multiplication des applications au sein d'une organisation. L'explosion du travail en est la conséquence plus large : les tâches, les discussions et les connaissances se fragmentent entre ces applications, ce qui entraîne une perte d'efficacité, des redondances et un manque de clarté.
Comment l'IA peut-elle contribuer à réduire la prolifération du travail ?
La gestion de projet basée sur l'IA minimise la fatigue liée à la recherche, automatise les flux de travail répétitifs et renforce la gouvernance en mettant instantanément en évidence le contexte. Dans ClickUp, Brain et Autopilot Agents consolident les informations directement dans votre espace de travail, ce qui réduit les changements d'application et fluidifie les processus sans effort supplémentaire.
Quels sont les meilleurs outils pour éliminer la prolifération du travail ?
Les meilleurs outils unifient les flux de travail plutôt que de les multiplier. Des plateformes telles que ClickUp regroupent les tâches, les documents, le chat, les tableaux blancs, les objectifs, les tableaux de bord et l'IA dans un hub. Cela réduit la fragmentation, diminue les coûts de gestion de projet et offre aux Teams une source unique d'informations fiables, plutôt que de devoir rechercher des mises à jour dispersées.