Qu'il s'agisse de comprendre les processus de développement, d'apprendre à installer un logiciel ou de connaître les forfaits de fabrication d'un nouveau produit, la documentation technique aide les gens à faire le travail terminé.
Mais comment faire pour rédiger une bonne documentation technique ?
Heureusement, nous sommes là pour répondre à cette question. 🤩
Si la documentation technique n'a pas vraiment une réputation glamour ou excitante, cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas vous amuser un peu en la créant.
En fait, la rédaction de documents techniques est une excellente occasion de faire preuve de créativité, de nouer des liens avec des collègues et de fournir des informations vitales aux lecteurs, ce qui donne un sens à vos activités.
Dans cette optique, nous allons nous intéresser de plus près à la documentation technique, notamment à ses avantages et à ses bonnes pratiques. Nous passerons également en revue le processus de création étape par étape afin que vous sachiez comment rédiger une documentation technique qui brille. ✨
(Bonus : nous allons également cracher le morceau sur un assistant IA qui peut accélérer le processus !)
Qu'est-ce que la documentation technique ?
La documentation technique est une ressource écrite qui présente les fonctions et les fonctionnalités d'un produit ou d'un outil. Ce type de rédaction technique peut porter sur l'architecture de conception, les procédures opératoires normalisées (SOP), les manuels d'instruction, les cas d'utilisation ou les guides pratiques. 🛠️
La documentation technique varie considérablement en fonction du sujet et de l'argumentaire. Contrairement aux propositions d'entreprise, aux forfaits Business ou aux communiqués de presse, la documentation technique se concentre sur (vous l'avez deviné) des sujets techniques.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/CU\_Docs-3.0\_Hierarchy-1.gif Comment rédiger une documentation technique : création d'un nouveau document dans ClickUp Docs /$$img/
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Certains documents techniques sont destinés à un usage interne afin de présenter les processus de développement et les bonnes pratiques en matière de développement d'outils et d'ajout de nouvelles fonctionnalités. D'autres rédacteurs techniques utilisent ce type de documentation pour aider l'utilisateur à naviguer dans les nouveaux produits et à découvrir de nouvelles façons de les utiliser.
La plupart des développeurs et des concepteurs créeront des dizaines de types différents de documentation technique tout au long du cycle de développement des logiciels (SDLC). En général, ce type de documentation est rédigé par des rédacteurs techniques.
Toutefois, les ingénieurs en logiciel, les experts en la matière et les membres d'équipes de produits logiciels d'entrée de gamme créent souvent de la documentation technique dans le cadre de leur liste de tâches quotidiennes à faire. Que vous soyez un professionnel ou que vous débutiez, la rédaction de la documentation technique présente de nombreux avantages.
Quelle est l'importance de la rédaction de la documentation technique ?
La documentation technique est un outil clé pour aider les gens à comprendre vos produits, services et processus. Non seulement elle fait progresser les utilisateurs, mais elle vous permet également de constituer une équipe plus performante et plus efficace. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles la documentation technique est essentielle à votre réussite. 💪
Permet une meilleure prise de décision
La documentation technique aide l'équipe à comprendre le travail d'un outil particulier. Lorsqu'il est temps d'ajouter de nouvelles fonctionnalités, ils peuvent facilement se référer aux documents techniques internes pour voir les procédures.
Ces documents constituent une base de données centralisée d'informations, ce qui évite aux développeurs de se perdre en cherchant dans les e-mails ou les discussions pour trouver les détails dont ils ont besoin.
Amélioration de l'expérience utilisateur
De grandes compétences en rédaction technique permettent de produire des documents informatifs qui rationalisent l'expérience de l'utilisateur. De nombreux développeurs ajoutent des documents techniques ou de la documentation sur les projets directement dans l'application ou le produit afin que les utilisateurs n'aient pas à changer d'écran pour obtenir de l'aide.
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En plus du contenu technique écrit, les visuels tels que les graphiques, les titres clairs et les infographies ajoutent du contexte. Cela signifie que les utilisateurs ayant moins de connaissances techniques tirent tout de même le meilleur parti de vos produits.
Réduit la pression sur les équipes d'assistance client
Grâce à une documentation technique organisée, bien pensée et bien exécutée, votre équipe d'assistance n'aura plus à répondre aux demandes redondantes des clients. Lorsque vous expliquez des informations complexes dans des guides pratiques et des FAQ, les clients sont en mesure d'obtenir des réponses à leurs questions et de résoudre eux-mêmes des problèmes simples.
Moins d'erreurs et une meilleure formation
Lorsque vous documentez les processus techniques et les fonctionnalités, le risque d'erreur diminue car vous disposez d'une source unique de vérité. De plus, il est plus facile de former les utilisateurs, les parties prenantes et les membres de l'équipe lorsque vous disposez d'une bonne documentation technique.
Cela signifie plus de temps pour l'innovation et l'élaboration de nouvelles idées. 💡
Cela offre un moyen de stocker les idées
La documentation technique crée une feuille de route pour les idées futures et documente également les projets antérieurs en un seul endroit facile à trouver. Vous pouvez facilement vous référer aux documents précédents pour voir ce qui a été travaillé et obtenir des informations pour les itérations futures.
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En d'autres termes, les bons documents techniques vous aident à élaborer des feuilles de route pour vos produits afin de visualiser vos offres futures tout en comprenant où en sont les choses aujourd'hui. C'est l'outil idéal pour établir des procédures tout en encourageant l'innovation et la créativité.
Améliore la communication
Par nature, la création de documentation technique est un effort de collaboration. Cela signifie qu'elle stimule la communication et crée des connexions au sein de l'équipe. Tout le monde doit travailler ensemble pour créer un document informatif et utile, et des perspectives différentes permettent d'obtenir de meilleurs résultats. 🤝
Grâce à une documentation interne solide, les membres de l'équipe peuvent travailler plus efficacement de manière autonome. Ils peuvent se référer à la documentation existante pour répondre à des questions et accéder à des ressources pour créer de nouvelles fonctionnalités.
Renforcement de la sécurité
La documentation technique interne jette les bases d'une meilleure sécurité et d'une meilleure conformité avec les organismes de réglementation. Dans vos documents, mettez en avant les procédures de sécurité et les bonnes pratiques pour la création de nouvelles fonctionnalités et le partage de la documentation avec le public.
Les 2 principaux types de documentation technique
Il existe plusieurs types de rédaction technique et de la documentation, mais la plupart relèvent de deux catégories distinctes : la documentation produit ou la documentation processus. 📃
Documentation produit
La documentation produit concerne le produit lui-même, y compris les principales fonctionnalités, les fonctions et les instructions étape par étape sur la façon de l'utiliser. L'exemple le plus courant de documentation produit est celui des guides d'expérience utilisateur (UX) sur la manière d'utiliser le logiciel ou l'outil spécifique.
Un autre exemple de documentation produit est un manuel de réparation qui explique comment résoudre les problèmes liés au produit lui-même. La catégorie peut être décomposée davantage pour se concentrer sur la documentation produit système, qui vise à informer les équipes de développement de produits et les fabricants, et la documentation utilisateur pour aider le client à naviguer dans le produit.
Les types de documentation technique sur les produits sont les suivants :
- La conception UX, y compris les guides de style UX et les personas utilisateurs
- Les fiches d'exigences du produit
- Les descriptions de produits
- La documentation sur les API
- Documentation du code source
- Mises à jour des fonctionnalités
- Guides de l'utilisateur final, y compris les FAQ, les notes de mise à jour, les guides pratiques et les tutoriels de formation
- Conception technique/architecture
- Manuels d'utilisateur tels que les guides pratiques, les manuels d'instruction et les manuels d'installation
Documentation sur les processus Documentation du processus est davantage un document technique qui se déroule en coulisses. Ces documents ont pour but de présenter ou d'expliquer les processus et les procédures utilisés pour créer des produits. Les documents de processus comprennent des éléments tels que les forfaits de projet, les plans de test et les guides de dépannage internes. 🎯
La cible des documents de processus est constituée par les développeurs et les concepteurs des produits et des logiciels. Ces documents visent à répondre aux questions courantes, à établir des feuilles de route pour la construction de l'outil et à apporter des éclaircissements.
Parmi les exemples de documents de processus, on peut citer :
- Les calendriers de test
- Procédures opératoires normalisées pour les flux de travail de développement
- Livres blancs et études de cas
- Les forfaits de projet
- Feuilles de route pour les produits
Comment rédiger une documentation technique
Prêt à rédiger de meilleurs documents techniques et à créer des projets qui rendent votre équipe plus efficace ? Voici comment rédiger de la documentation technique à l'aide de logiciels et d'outils d'aide à la rédaction outils d'écriture comme ClickUp Docs et l'assistant d'écriture IA de ClickUp. ✍️
1. Analyser et décider qui est votre public pour créer du contenu ciblé
Avant de commencer à rédiger, vous devez savoir pour qui vous écrivez. La voix, le ton et le style d'écriture seront différents selon que vous créez de la documentation pour le grand public ou des documents pour une base de connaissances interne.
Demandez-vous qui est votre public et quel est son style d'apprentissage. Réfléchissez aux types de questions qu'ils peuvent se poser et à ce qu'ils attendent de votre documentation.
Glissez-déposez des formes sur votre canevas, connectez votre flux de travail et travaillez avec votre équipe en même temps dans ClickUp Tableau blanc Tableaux blancs ClickUp sont l'endroit où vous pouvez noter des idées et faire du brainstorming. Utilisez la fonction "glisser-déposer" et tirez parti des fonctionnalités de collaboration en temps réel afin que toute l'équipe puisse lancer des idées ensemble.
Mieux encore, créez des tâches directement sur le Tableau afin de pouvoir passer en toute transparence à l'étape suivante du processus de documentation technique. 🌻
2. Recherchez des sujets qui intéresseront vos lecteurs et leur donneront les réponses dont ils ont besoin
Ensuite, vous devez rechercher des sujets. Après tout, vous ne saurez pas comment créer une documentation technique si vous ne savez pas ce que vous essayez de dire.
Réfléchissez à l'objectif de votre documentation technique. À partir de là, travaillez à rebours en réfléchissant à ce que vous voulez inclure et aux documents que vous possédez peut-être déjà et qui vous seront utiles.
Si vous êtes bloqué et que vous avez besoin d'aide pour trouver des idées, vous ne pouvez pas vous tromper en consultant les sites suivants ClickUp IA clickUp IA, le seul assistant alimenté par l'IA adapté à votre rôle. Avec des dizaines de cas d'utilisation, c'est l'assistant idéal pour générer des idées et trouver des sujets pertinents.
Détection et modification en cours en collaboration, ajout de commentaires et intégration de liens dans ClickUp Docs
De plus, les fonctions intégrées de Outils d'écriture IA vous permettent de créer des documents en une fraction du temps. Des menus déroulants avec suggestions vous aident à terminer vos phrases, à changer les couleurs, à mettre à jour la typographie, et bien plus encore.
Les modèles de ClickUp vous aident également à démarrer la création d'un large intervalle de documents techniques. Des ressources telles que Modèles de procédures opératoires normalisées , modèles de pages de couverture de rapports techniques et modèles de rapports de bug construisent instantanément un cadre dans lequel vous n'avez qu'à remplir vos détails spécifiques.
4. Créer une structure de contenu facile à parcourir et qui organise l'information
Réfléchissez à la manière dont vos utilisateurs comprendront le mieux vos produits ou services et laissez-la guider la conception de votre documentation technique.
Par exemple, vos lecteurs sont-ils des apprenants visuels ? Des graphiques, des diagrammes et d'autres aides visuelles amélioreraient-ils l'expérience de l'utilisateur ? Les intégrations de ClickUp avec des outils tels que GitHub permettent d'ajouter facilement des éléments visuels pour assister votre contenu écrit directement à partir des environnements de travail de votre logiciel.
Facilitez la lecture de votre document afin que les lecteurs puissent trouver l'information exacte qu'ils recherchent. Une table des matières contribue grandement à la clarté du document, en particulier lorsqu'il s'agit de longs manuels d'instructions. 👀
Les fonctionnalités de repromptage de ClickUp AI vous permettent de réécrire de grandes quantités de contenu pour qu'il corresponde au ton spécifique de votre voix Logiciel d'aide à la rédaction les logiciels et outils d'aide à la rédaction vous évitent d'avoir à construire la structure de votre document à partir de zéro. Bénéficiez d'une assistance en matière d'orthographe et de grammaire, réécrivez de gros morceaux de texte et tirez parti des titres et résumés générés automatiquement à partir d'invitations.
5. Obtenez un retour d'information de la part de vos coéquipiers et de groupes de test
Une documentation technique de qualité commence par une première version, mais ne s'arrête pas là. Elle implique plusieurs itérations et de nombreux ajustements.
Prévoyez des discussions avec les membres de l'équipe désignés pour évaluer la progression et identifier les points à améliorer. Ils peuvent vous indiquer des idées ou des fonctionnalités que vous n'auriez pas remarquées.
Glissez et déposez des champs personnalisés dans l'affichage du formulaire pour créer des sondages complets ou recueillir des commentaires dans ClickUp 3.0
Demandez-leur de prendre des notes ajouter des suggestions et poser des questions directement dans le document. Apportez des modifications et continuez à affiner le contenu jusqu'à ce qu'il soit parfait. 🏅
Lors de la modification en cours, il est important d'obtenir des commentaires sur vos compétences rédactionnelles ainsi que sur les aspects techniques du document. Les réviseurs doivent veiller à la convivialité, à la lisibilité et à la facilité de compréhension.
6. Publier le contenu et automatiser les éléments d'action pour l'actualiser si nécessaire
Une fois qu'il a fait l'objet d'un examen approfondi, votre contenu est prêt à être publié. L'avantage d'utiliser ClickUp Docs est qu'il est facile à partager grâce aux permissions personnalisables.
Créez des permissions d'affichage limitées pour les utilisateurs internes documentation du logiciel ou l'ouvrir à l'accès public si vous créez des documents destinés à l'utilisateur final.
Affichez plus de 15 vues dans ClickUp pour personnaliser votre travail en fonction de vos besoins
Planifiez des tâches de révision dans le cadre de vos flux de travail pour actualiser le contenu si nécessaire. Utilisez les échéanciers et les affichages Calendrier pour savoir quand le contenu a été publié et planifier les révisions afin de garantir la pertinence et l'actualité des informations.
Avec ClickUp, vous pouvez déclencher automatiquement une notification chaque fois qu'une nouvelle fonctionnalité est ajoutée. Créez instantanément une nouvelle tâche pour mettre à jour votre documentation technique et assignez-la au membre de l'équipe concerné.
Il est temps de créer une documentation technique de qualité
Une documentation technique efficace est un formulaire de communication qui aide vos lecteurs à mieux comprendre vos produits et facilite l'innovation et la conception des équipes de développement logiciel.
Si vous êtes prêt à améliorer vos compétences en rédaction technique et à créer une documentation technique que vos lecteurs aimeront, inscrivez-vous à ClickUp aujourd'hui. 🏆
De la rédaction du contenu proprement dit au déclenchement de tâches et à la collaboration avec des collègues, c'est un outil tout-en-un qui fera passer les tâches de rédaction technique (et tout le reste) pour un jeu d'enfant.