En tant que chef de projet, vous savez que la manière dont vous accomplissez vos tâches est tout aussi importante que la raison pour laquelle vous les accomplissez et le travail que vous effectuez réellement. Être capable de suivre tous vos processus d'entreprise est essentiel pour maintenir l'équipe sur la bonne voie et éviter les pannes.
Les logiciels de documentation des processus sont un complément essentiel à votre cadre de gestion de projet.
Nous vous indiquons ici les critères à prendre en compte dans le choix d'un logiciel de documentation des processus métier (BPMS) et partageons certains de nos outils favoris pour terminer cette tâche. 💪
Que rechercher dans un logiciel de documentation des processus d'entreprise ?
La documentation des processus sert de feuille de route pour vos projets. Il s'agit d'un outil essentiel que vous utilisez pour intégrer les nouvelles recrues, suivre les projets générateurs de revenus importants et fournir un aperçu de tout ce sur quoi l'entreprise travaille.
Trouver un bon logiciel de documentation des processus rationalise ce processus, vous permettant ainsi d'économiser du temps et de l'argent à long terme. ✨
Un bon logiciel de documentation des processus d'entreprise doit :
- Proposez des outils pour recueillir et documenter les commentaires sur les processus : les entretiens, les réunions et les journaux de terrain vous permettent d'obtenir des informations précieuses de la part des membres clés de l'équipe qui comprennent les processus auxquels ils participent. Ces commentaires vous aident ensuite à établir des procédures.
- Fonctionnalité d'affichage organisationnel : certains processus documentaires sont plus efficaces à certains égards. Les bons outils de documentation des processus doivent disposer d'outils organisationnels pour divers supports, notamment des articles, des études de cas et des journaux.
- Fournissez des intégrations : si vous utilisez plusieurs logiciels professionnels, vous souhaitez qu'ils fonctionnent ensemble, et non les uns contre les autres. Recherchez un outil de gestion des processus qui s'intègre aux autres logiciels que vous utilisez régulièrement.
- Facile à utiliser et à partager : de nombreux chefs de projet utilisent des logiciels de gestion des processus pour les nouveaux employés et la gestion des flux de travail. Choisissez-en un qui soit facile à partager avec tous les membres de votre équipe et qui dispose d'une interface conviviale.
Les 10 meilleurs logiciels de documentation des processus
Visualisez ou organisez les processus qui sous-tendent toute tâche, tout projet ou toute opération de l'entreprise à l'aide d'un logiciel de documentation des processus.
Vous trouverez ici 10 des meilleurs outils de documentation de projet à essayer, que vous cherchiez à simplifier l'intégration des employés, à enregistrer les procédures opérationnelles standard ou à créer une base de connaissances approfondie. 🛠️
1. ClickUp
Avec ClickUp, la documentation des processus et le suivi des procédures opératoires normalisées sont plus faciles que jamais. Grâce à des dizaines de processus documentés dans des modèles, vous pouvez facilement créer des checklists pour les tâches récurrentes, suivre les étapes des processus et rédiger des organigrammes pour les différentes parties prenantes.
Utilisez les différentes vues de ClickUp pour obtenir une représentation visuelle de toutes les tâches en cours dans la vue Liste ou passez à la vue Tableau pour examiner de plus près les segments d'activité et les projets individuels.
Grâce au modèle de document sur les processus de l'entreprise de ClickUp, saisissez les détails des tâches ou des procédures afin de donner aux membres de l'équipe un aperçu du fonctionnement de votre entreprise. Utilisez-le pour recruter et intégrer de nouveaux employés ou pour définir les attentes de l'entreprise.
Le modèle intégré de compte rendu de réunion S-Corp et le modèle de congés facilitent la gestion de vos employés, le tout en quelques clics. ✍️
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Grâce à son interface utilisateur conviviale et personnalisable, vous pouvez adapter l'outil à vos besoins spécifiques de l'entreprise.
- Créez un wiki d'entreprise à l'aide de ClickUp Docs, que vous pouvez organiser, connecter à des flux de travail et partager avec les utilisateurs concernés.
- La collaboration en temps réel permet à tout le monde de rester informé des projets en cours et des procédures de processus.
- Diverses vues et différents types de documentation, y compris des outils de création de diagrammes, vous permettent de créer des processus de documentation écrits et visuels.
Limitations de ClickUp
- La version gratuite a une limite de cinq utilisateurs, ce qui peut constituer un obstacle si vous disposez d'une équipe plus importante.
- Certains nouveaux utilisateurs trouvent que le nombre de fonctionnalités peut être intimidant au début, mais le niveau de personnalisation élevé rend la courbe d'apprentissage de ce logiciel de documentation très intéressante.
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 6 500 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 3 500 avis)
2. Integrify
Integrify propose un logiciel d'automatisation des documents sans nécessiter de codage. Le générateur de processus dispose d'une fonctionnalité de glisser-déposer pour créer, collaborer et tester vos procédures. Les vues Foresight et Hindsight offrent un aperçu des dépendances entre les tâches afin d'identifier les goulots d'étranglement potentiels.
Les meilleures fonctionnalités d'Integrify
- S'intègre à divers systèmes d'entreprise et offre des fonctionnalités d'importation et d'exportation avec Excel.
- Définissez facilement des rappels et des notifications personnalisables pour tenir les membres de l'équipe informés et respecter le calendrier.
- L'environnement low-code rend l'outil plus accessible à tous les membres de l'équipe, et pas seulement à ceux qui connaissent les langages de programmation.
Limitations d'Integrify
- Il existe une version d'essai gratuite, mais aucun forfait Free.
- Certains utilisateurs ont trouvé que le logiciel était limité pour les équipes plus importantes et les projets de grande envergure.
Tarifs Integrify
- Sur abonnement : tarification personnalisée pour chaque budget en fonction du nombre d'utilisateurs et des réductions par niveau.
Évaluations et avis sur Integrify
- G2 : 4,4/5 (plus de 30 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 20 avis)
3. SmartDraw
Créez une documentation des processus à l'aide des diagrammes, des organigrammes et des notes de synthèse concernant le flux de travail de SmartDraw. Les diagrammes sous forme de tableaux et de graphiques offrent une représentation visuelle très claire des différentes étapes du processus.
Des modèles tels que les organigrammes vous permettent de visualiser n'importe quel projet du début à la fin, tandis que les cartes mentales facilitent l'aperçu sur la structure de l'organisation grâce à ses outils de documentation des processus. 🗂️
Les meilleures fonctionnalités de SmartDraw
- Plus de 70 modèles différents, y compris des plans d'étage et des diagrammes de flux de travail, pour rationaliser la cartographie des processus.
- S'intègre parfaitement à des outils tels que Google Docs, Microsoft Office et Jira et Confluence d'Atlassian pour faciliter votre flux de travail.
- Importez facilement des fichiers Visio et Lucidchart pour changer d'outil sans vous prendre la tête.
Limitations de SmartDraw
- Certains utilisateurs ont trouvé que la navigation dans la barre latérale était confuse et qu'il n'y avait pas suffisamment de personnalisations pour les grandes équipes.
- Certains utilisateurs ont constaté des dysfonctionnements dans le logiciel, notamment en ce qui concerne le fait d'enregistrer automatiquement.
Tarifs SmartDraw
- Utilisateur unique : 9,95 $/mois
- Utilisateurs multiples : 8,25 $/mois pour 5 utilisateurs ou plus
Évaluations et avis sur SmartDraw
- G2 : 4,6/5 (plus de 230 avis)
- Capterra : 4,1/5 (plus de 110 avis)
4. Bit. IA
Bit. ai est un outil de collaboration professionnelle conçu pour rationaliser la documentation des projets. Grâce à cet outil de documentation des processus, créez des wikis, des tutoriels interactifs et des portails clients. Conçu pour les particuliers, les petites équipes et les grandes organisations, ce logiciel peut être utilisé aussi bien pour des projets de petite envergure que pour des projets complexes.
Les meilleures fonctionnalités de Bit. ai
- La saisie des processus est facile grâce à l'un des dizaines de modèles disponibles.
- L'éditeur intelligent basé sur l'IA nettoie votre travail et vous propose des suggestions d'amélioration.
- Liez rapidement des documents, intégrez des liens et ajoutez des widgets intelligents pour le contexte.
Limitations de Bit. ai
- La version gratuite limite la taille des fichiers à 5 Mo, ce qui peut poser problème aux utilisateurs qui souhaitent utiliser des éléments gourmands en données tels que des vidéos, des diagrammes et autres éléments visuels.
- Certains utilisateurs ont trouvé que les options de mise en forme et de police de caractère étaient limitées, ce qui rendait plus difficile le respect des normes internes en matière de marque.
Tarifs Bit. ai / IA
- Free
- Pro : 8 $ par membre et par mois
- Entreprise : 15 $ par membre et par mois
Évaluations et avis sur Bit. ai
- G2 : 4/5 (plus de 10 avis)
- Capterra : 5/5 (5+ avis)
5. Pellio
Avec Pellio, créez une documentation des processus métier en trois étapes simples. Commencez par créer un processus à l'aide de l'éditeur de texte enrichi. Intégrez des images, des vidéos et des fichiers pour enrichir la documentation. Partagez ensuite le flux de travail avec les membres de l'équipe concernés. Enfin, attribuez des tâches et des dates d'échéance pour respecter le calendrier des projets. 🗓️
Les meilleures fonctionnalités de Pellio
- Créez des tâches étape par étape pour chaque membre de l'équipe et suivez leur progression dans une interface claire.
- L'éditeur de texte enrichi crée une base de données de gestion des connaissances en quelques minutes et les tableaux de bord vous permettent d'identifier les inefficacités des processus.
- Attribuez différents niveaux d'accès à la documentation en fonction des rôles des membres de l'équipe.
Limitations de Pellio
- Le service client est limité aux e-mails, ce qui signifie que l'obtention de solutions peut prendre plus de temps qu'avec d'autres outils logiciels.
- Cet outil ne fournit que de l'assistance en anglais, ce qui peut poser des difficultés aux entreprises qui utilisent régulièrement d'autres langues.
Tarifs Pellio
- Lite : 15 $/mois
- Startup : 47 $/mois
- Pro : 97 $/mois
Évaluations et avis sur Pellio
- G2 : N/A
- Capterra : N/A
6. Evernote
Evernote est une application de travail, de tâches et de planification très appréciée des chefs de projet et des personnes qui souhaitent optimiser leur productivité. À l'origine une application de prise de notes, elle est désormais utilisée par les entreprises pour gérer les processus, les projets et les plannings. Ajoutez facilement des images, des fichiers audio et des PDF, et transformez n'importe quelle note en tâche à ajouter à votre planning.
Les meilleures fonctionnalités d'Evernote
- Les intégrations d'applications comprennent Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier, etc.
- Choisissez parmi des dizaines de modèles pour développer des cadres de planification stratégique ou hiérarchiser les tâches.
- Connectez vos plannings et vos notes grâce à l'intégration du Calendrier dans le logiciel de documentation.
- Une interface utilisateur intuitive facilite le suivi des processus d'entreprise.
Limites d'Evernote
- Certains utilisateurs auraient souhaité disposer de plus d'options de mise en forme pour une meilleure organisation avec cet outil de documentation.
- Selon certains utilisateurs, synchroniser est parfois lent et peu fiable.
Tarifs Evernote
- Free
- Personnel : 14,99 $/mois
- Professionnel : 17,99 $/mois
Évaluations et avis sur Evernote
- G2 : 4,4/5 (plus de 1 900 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 8 000 avis)
7. Hightail
Utilisez Hightail, un outil de gestion de projet, pour organiser les tâches, attribuer des suivis et suivre les discussions relatives au projet. Les mises à jour en direct des prochaines étapes permettent à tout le monde de rester informé de ce qui se passe actuellement et de ce qui va se passer ensuite. La fonctionnalité de partage de fichiers vous permet de télécharger, d'envoyer et de stocker en toute sécurité les documents de l'entreprise. Utilisez l'outil de collaboration créative pour collecter et discuter des ressources visuelles. 📊
Les meilleures fonctionnalités de Hightail
- Le logiciel de partage de fichiers garantit que chaque membre de l'équipe a accès aux outils dont il a besoin pour gérer sa partie du projet.
- Les fonctionnalités liées aux images et au contenu visuel sont idéales si vous recherchez un moyen de partager, d'approuver et de prévisualiser des documents sous forme d'images et de vidéos.
- Les intégrations avec Adobe et Zapier accélèrent la création de contenu visuel et optimisent la planification.
Limitations de Hightail
- Les fonctionnalités de gestion de projet sont uniquement disponibles dans les forfaits Teams et Business.
- Certains utilisateurs ont rencontré des problèmes lors du partage de fichiers ou d'images.
Tarifs Hightail
- Lite : gratuit
- Pro : 12 $/mois
- Teams : 24 $/mois
- Entreprise : 36 $/mois
Évaluations et avis Hightail
- G2 : 4,2/5 (plus de 680 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 280 avis)
8. ProcessMaker
Automatisez vos flux de travail à l'aide de ProcessMaker, un outil de réingénierie des processus métier conçu pour rationaliser même les projets les plus complexes. Ce logiciel low-code vous permet de glisser-déposer des tâches dans le Process Modeler afin de créer des cartes mentales visuelles et des diagrammes de brainstorming. Utilisez le Form Builder pour recueillir les données et les commentaires des membres de l'équipe et tirez parti des vues du tableau de bord pour obtenir un aperçu de ce qui se passe à l'échelle de l'entreprise.
Les meilleures fonctionnalités de ProcessMaker
- Effectuez la connexion à des applications tierces telles que Salsforce et Oracle grâce à l'API.
- Utilisez la technologie d'automatisation pour rationaliser les flux de travail et passer moins de temps sur des tâches fastidieuses.
- Numérisez et stockez vos fichiers afin de conserver des versions numériques de tous vos documents de l’entreprise.
Limitations de ProcessMaker
- Une courbe d'apprentissage plus raide signifie qu'il vous faudra plus de temps pour comprendre le fonctionnement de la plateforme au début, ce qui peut parfois retarder les projets si vous devez vous lancer immédiatement.
- Certains utilisateurs ont trouvé que l'interface n'était pas aussi élégante qu'ils l'auraient souhaité ou qu'elle nécessitait plus de code que prévu.
Tarifs ProcessMaker
- Standard : 1 495 $/mois par utilisateur
- Enterprise : 2 479 $/mois par utilisateur
- Personnalisé : pour les services bancaires, l'enseignement supérieur et les solutions intégrées
Évaluations et avis sur ProcessMaker
- G2 : 4,3/5 (plus de 270 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 170 avis)
9. Document360
Avec Document360, créez une base de connaissances d'entreprise à partager en interne avec vos employés ou en externe avec vos clients. Pour la documentation des processus, créez des directives techniques et des procédures opératoires normalisées (SOP) telles que des manuels destinés aux employés et des cadres marketing. Rédigez des documents système, des tutoriels et des guides de référence que les employés pourront utiliser pour fournir l'assistance nécessaire à leur travail. 🌻
Les meilleures fonctionnalités de Document360
- L'équipe Document360 se charge pour vous de la migration depuis d'autres systèmes de base de connaissances. Vous n'avez donc pas à vous soucier de passer du temps à effectuer la transition.
- Choisissez parmi des dizaines de modèles pour créer des référentiels de connaissances et des guides.
- Son interface intuitive le rend facile à utiliser, même pour les nouveaux employés.
Limitations de Document360
- À l'heure actuelle, une seule personne peut effectuer une modification en cours sur un document à la fois, ce qui limite les fonctionnalités en matière de collaboration d'équipe.
- Certaines personnes ont trouvé que le tableau de bord analytique n'était pas aussi performant que celui de la concurrence.
Tarifs Document360
- Free
- Standard : 149 $ par projet et par mois
- Professionnel : 299 $ par projet et par mois
- Entreprise : 399 $ par projet et par mois
- Enterprise : 599 $ par projet et par mois
Évaluations et avis sur Document360
- G2 : 4,7/5 (plus de 340 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 160 avis)
10. Gluu
Vous cherchez des moyens de créer des guides interactifs et des bases de connaissances que vos employés apprécient réellement ? Tournez-vous vers Gluu pour développer des documents visuels et collaboratifs pour vos processus d’entreprise. Le concepteur de processus intégré élimine les approximations pour mapper les processus, attribuer des tâches et créer un calendrier en toute simplicité.
Les meilleures fonctionnalités de Gluu
- La fonctionnalité d'architecture des processus de Gluu identifie les processus en double afin de rationaliser vos flux de travail.
- Attribuez le contrôle et l'autorité à différents membres de l'équipe afin de déléguer la gestion et la supervision.
- Les modifications génèrent des notifications immédiates, ce qui permet à tous les membres de l'équipe de respecter le calendrier et de rester informés.
Limitations de Gluu
- Le logiciel vise à rationaliser les processus internes, mais certains utilisateurs auraient souhaité qu'il prenne également en charge le partage externe pour les bases de connaissances conçues pour les clients.
- Les filtres ne sont pas enregistrés, vous devez donc les saisir à nouveau chaque fois que vous quittez et rouvrez un document.
Tarifs Gluu
- Basique : 12 $/mois
- Pro : 25 $/mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Gluu
- G2 : N/A
- Capterra : 4,6/5 (plus de 20 avis)
Créez plus efficacement la documentation des processus
ClickUp est le rêve de tout chef de projet. Avec des centaines de modèles parmi lesquels choisir, vous pouvez créer plus rapidement la documentation de tous vos processus. Des manuels destinés aux employés et des checklists pour l'intégration aux procédures budgétaires pour les projets et aux calendriers pour les jalons, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour commencer à créer.
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