En moyenne, un employé consacre 26 % de sa journée de travail à des tâches administratives ou à des processus d’entreprise obsolètes.
Des opérations de l'entreprise inefficaces et des responsabilités floues peuvent rapidement nuire à la productivité et au moral. C'est là que les flux de travail entrent en jeu.
Que vous gériez un projet, intégriez un nouvel employé ou meniez une campagne marketing, un flux de travail bien planifié permet d'organiser, de clarifier et de rationaliser les efforts de votre équipe.
Dans ce guide, nous explorerons tout ce que vous devez savoir sur les flux de travail : ce qu'ils sont, comment les créer et des exemples concrets de flux de travail provenant de différents services. Nous vous montrerons également comment surmonter les défis courants lors de la mise en œuvre de flux de travail.
À la fin, vous disposerez des outils et des stratégies nécessaires pour créer des flux de travail qui permettront à votre équipe de fonctionner comme une machine bien huilée. 😍
C'est parti ! 🙂🚗
Qu'est-ce qu'un flux de travail ?
Un flux de travail est une série d'étapes répétitives conçues pour atteindre un résultat spécifique. Considérez-le comme la colonne vertébrale de tout processus : c'est ainsi que les tâches, les informations ou les ressources passent d'une étape à l'autre. Les flux de travail apportent de la structure au chaos en garantissant que chacun sait ce qu'il doit faire, quand le faire et qui en est responsable.
Prenons l'exemple du processus d'intégration d'un nouvel employé. De l'envoi de la lettre d'offre à la configuration de son poste de travail et à la planification de sa première session de formation, chaque étape fait partie d'un flux de travail.
Les composants d'un flux de travail
Tout flux de travail comporte cinq parties distinctes :
- Tâches : les actions ou étapes spécifiques à achever.
- Parties prenantes : personnes responsables de chaque tâche
- Ressources : outils, données ou informations nécessaires pour achever les tâches.
- Séquence : ordre logique dans lequel les tâches sont effectuées.
- Règles : conditions ou déclencheurs qui guident le flux de travail.
Types de flux de travail
Il existe quatre types principaux de flux de travail :
- Flux de travail séquentiel : dans ce type de flux de travail, les tâches sont achevées dans un ordre strict et linéaire.
- Flux de travail parallèles : ces flux de travail permettent de faire plusieurs tâches simultanément.
- Flux de travail à machine à états : dans ce type de flux de travail, les tâches s'enchaînent en fonction de l'« état » ou de la condition actuelle.
- Flux de travail basés sur des règles : il s'agit de flux de travail automatisés dans lesquels les actions sont déclenchées par des règles ou une logique spécifiques.
Cas d'utilisation des flux de travail
Chaque service d'une organisation utilise des flux de travail spécifiques pour ses propres processus. Voici quelques exemples courants d'utilisation des flux de travail :
- Les flux de travail de gestion de projet rationalisent l'attribution des tâches, assurent la coordination entre les équipes et les parties prenantes, garantissent le respect des délais et fournissent un cheminement clair depuis le lancement du projet jusqu'à son achèvement.
- Les flux de travail du service client effectuent l'automatisation de l'acheminement, de l'escalade et de la résolution des tickets pour améliorer les temps de réponse et la satisfaction client.
- Les flux de travail marketing permettent de standardiser les campagnes marketing et autres activités, de la conception à l'exécution, afin de ne rien oublier.
- Les flux de travail informatiques permettent de gérer efficacement les demandes d'assistance, les mises à jour du système et les réponses aux incidents.
- Les flux de travail de développement de produits permettent de coordonner les efforts entre les équipes, de suivre les jalons importants et d'assurer une transition fluide entre la conception, le développement et l'assurance qualité.
- Les flux de travail des ressources humaines couvrent le cycle de vie des employés, du recrutement aux entretiens de départ, garantissant la cohérence et la conformité des processus RH.
En savoir plus : Automatisation des flux de travail : automatisez vos flux de travail pour booster votre productivité
16 exemples de flux de travail pour différentes équipes
Commençons par les bases : qu'est-ce que la gestion des flux de travail?
La gestion des flux de travail consiste à définir l'ordre des actions à suivre pour atteindre un objectif ou achever une tâche plus vaste. Dans ce processus métier, vous pouvez également identifier les actions qui peuvent être automatisées à l'aide d'un outil de gestion des flux de travail.
Cela permettra de réduire ou d'éviter les retards entre les différentes étapes de votre processus afin de maintenir votre flux de travail aussi productif que possible. Quelle proactivité ! 👏
Ces diagrammes et exemples de flux de travail vous donneront une idée de la manière dont différentes équipes réfléchissent à leurs processus, des plateformes utilisées pour optimiser ces processus métier et de la manière de créer votre propre flux de travail. 💯
Exemples de flux de travail pour les équipes des ressources humaines
1. Flux de travail de recrutement
Lorsque vous trouvez le candidat idéal, vous souhaitez l'intégrer à votre équipe le plus rapidement possible.
Un processus de recrutement rationalisé est essentiel pour que cette transition se fasse en douceur et de manière organisée. Il montre également au candidat que votre entreprise est sérieuse et que votre intérêt pour lui est sincère.
De plus, un flux de travail fluide est la clé pour garantir que les bons prospects trouvent vos opportunités et qu'aucun candidat ne passe entre les mailles du filet.
En automatisant les tâches fastidieuses liées au processus de recrutement, votre équipe chargée de la gestion des talents peut se concentrer sur ce qui compte le plus : les compétences, les valeurs et les chances de réussite d'un candidat dans le rôle. Voici un exemple de ce à quoi cela ressemble chez ClickUp. 👉
- Le responsable du recrutement identifie un besoin et définit les exigences du poste.
- Le responsable du recrutement rédige la description de poste appropriée et l'envoie à l'équipe de recrutement.
- Un membre de l'équipe de recrutement crée une tâche pour le poste vacant et l'ajoute à une liste dans ClickUp, organisée par service et classée par priorité.
- Le membre de l'équipe de recrutement crée une offre d'emploi avec un lien vers un formulaire ClickUp.
- La position est publiée sur le site Web de l'entreprise, les réseaux sociaux et les sites d'emploi.
- Un candidat postule à l'emploi via l'une de ces offres, et les informations du formulaire deviennent automatiquement une tâche à examiner par l'équipe de recrutement.
- Si le candidat répond à tous les critères du responsable du recrutement, un premier entretien est organisé.
- Si ce n'est pas le cas, un e-mail de refus poli est envoyé au candidat.
💡Conseil de pro : le modèle de plan d'action pour le recrutement de ClickUp peut simplifier et rationaliser votre processus de recrutement. Il comprend un guide étape par étape qui aide les équipes à définir le processus de recrutement du début à la fin, y compris la publication des offres d'emploi, la présélection des CV, la planification des entretiens et les procédures d'offre d'emploi.
2. Flux de travail d'intégration des employés
Attirer les meilleurs talents dans votre entreprise nécessite une réflexion approfondie et un effort considérable, mais trouver le candidat idéal n'est que la moitié du chemin.
Le processus d'intégration est la première expérience d'un nouvel employé en tant que salarié et donnera le ton quant à la manière dont il s'attend à être traité par l'entreprise à l'avenir.
Plus qu'une journée passée seul à lire le manuel ou à signer une pile de papiers, le processus d'intégration des employés est une première impression cruciale. Considérez-le comme une occasion de mettre en avant la passion et la capacité de votre entreprise à :
- Aidez vos employés à se développer
- Promouvoir un bien-être physique et mental sain
- Offrir de l'assistance
- Facilitez la transition vers une nouvelle équipe
- Participez à des discussions sur des sujets importants
Et bien plus encore !
L'intégration doit être aussi informative, engageante et efficace que possible, ce qui nécessite une analyse bien planifiée du flux de travail afin que chaque nouvel employé prenne un bon départ. Avant que l'offre ne soit faite, voici à quoi pourrait ressembler le processus de pré-intégration dans ClickUp :
- Un candidat soumet un formulaire de candidature ClickUp pour une position vacante.
- Le formulaire est acheminé vers une liste de candidats potentiels dans ClickUp pour examen.
- Le formulaire est converti en tâche avec le statut REÇU.
- Une fois le processus d'entretien achevé, la tâche du candidat passe au statut NOUVEL EMPLOYÉ, ce qui déclenche la création d'une nouvelle tâche que l'équipe d'intégration de ClickUp prendra en charge.
Croyez-le ou non, le processus d'intégration des employés commence avant même qu'une offre ne soit faite, dès le premier contact. Les applications de flux de travail sont essentielles pour suivre les communications, les mises à jour et les étapes suivantes tout au long du processus d'intégration.
Chez ClickUp, les modifications apportées au statut d'une tâche personnalisée déclenchent une nouvelle série d'automatisations de tâches afin de soulager l'équipe d'intégration des tâches manuelles.
- Dans le statut HIRED, un commentaire s'affiche pour permettre au formateur d'intégration et au responsable du recrutement de réaliser une connexion.
- Lorsque le statut OFFRE SIGNÉE est activé, le nouvel employé reçoit un e-mail de bienvenue automatisé contenant des informations pour préparer son premier jour.
- Dans le statut ÉQUIPEMENT, une checklist des fournitures s'affiche dans la tâche pour tous les équipements de travail requis. Une fois que tous les éléments sont marqués comme achevés, une autre automatisation fait passer le statut de la tâche à RÉVISION.
- Dans le statut REVIEW, le formateur chargé de l'intégration saura que tous les éléments préalables à l'intégration sont achevés.
- Dans le statut DIRECTORY, la tâche du nouvel employé restera dans la liste du répertoire pendant toute la durée de son emploi chez ClickUp.
Vous aimez ce que vous voyez ici ? Consultez notre blog pour plus de détails sur la façon dont l'équipe d'intégration de ClickUp utilise ClickUp. 💜
💡Conseil de pro : le modèle d'intégration des employés de ClickUp est un modèle prédéfini qui peut être utilisé pour rationaliser le processus d'intégration des nouveaux employés. Ce modèle fournit un guide étape par étape couvrant tous les aspects du processus d'intégration, y compris les formalités administratives des ressources humaines, les politiques et procédures de l'entreprise, les calendriers de formation, etc.
Exemples de flux de travail marketing et CRM
3. Flux de travail d'intégration des clients
Le processus d'intégration des clients est tout aussi important que vos processus liés aux employés.
Un flux de travail d'intégration client chaotique peut empêcher vos clients de se familiariser pleinement avec votre produit, en particulier s'il nécessite des outils d'apprentissage supplémentaires pour l'intégrer complètement au sein de leur équipe.
Voici comment Belén Papa, analyste en marketing numérique chez Flokzu, utilise l'automatisation des flux de travail pour optimiser son flux de travail d'intégration des clients :
Vous pouvez automatiser les rappels, les e-mails et les rapports en fonction de votre flux de travail. Lorsque vous enregistrez un nouveau client, vous pouvez saisir toutes ses informations dans votre système : pays, langue, entreprise, etc. Avec Flokzu, nous transformons également ces informations en indicateurs et statistiques précieux.
Le flux de travail démarre lorsque vous enregistrez le nouveau client. Vous pouvez configurer un e-mail personnalisé automatique pour lui souhaiter la bienvenue et l'inviter à sa première réunion avec un responsable de la réussite client. Au cours de cette première réunion, vous établissez des objectifs et des plans communs afin de montrer au client comment tirer le meilleur parti du service.
À partir de ce moment, le CSM devient un partenaire dans la réussite des clients et attribue le client à un cadre supérieur afin de poursuivre le processus.
Avec Flokzu, le directeur peut définir des rappels automatiques avec des dates d'échéance pour assurer le suivi et garantir la réalisation de chaque objectif. Une fois le processus d'intégration terminé et le client stabilisé, vous pouvez automatiquement en informer le PDG et le directeur des opérations.
Vous pouvez automatiser les rappels, les e-mails et les rapports en fonction de votre flux de travail. Lorsque vous enregistrez un nouveau client, vous pouvez saisir toutes ses informations dans votre système : pays, langue, entreprise, etc. Avec Flokzu, nous transformons également ces informations en indicateurs et statistiques précieux.
Le flux de travail commence lorsque vous enregistrez le nouveau client. Vous pouvez configurer un e-mail personnalisé automatique dans lequel vous lui souhaitez la bienvenue et l'invitez à sa première réunion avec un responsable de la réussite client. Au cours de cette première réunion, vous établissez des objectifs et des plans communs afin de montrer au client comment tirer le meilleur parti du service.
À partir de ce moment, le CSM devient un partenaire dans la réussite des clients et attribue le client à un cadre supérieur afin de poursuivre le processus.
Avec Flokzu, le dirigeant peut définir des rappels automatiques avec des dates d'échéance pour assurer le suivi et garantir la réalisation de chaque objectif. Une fois le processus d'intégration terminé et le client stabilisé, vous pouvez automatiquement en informer le PDG et le directeur des opérations.
💡Conseil de pro : utilisez le modèle d'intégration client de ClickUp pour créer une expérience d'intégration efficace et cohérente pour vos clients. Ce modèle permet aux entreprises de personnaliser le processus d'intégration client en fonction de leurs besoins et exigences spécifiques, garantissant ainsi que les clients reçoivent les informations et l'assistance dont ils ont besoin.
4. Flux de travail de campagne par e-mail
Franchement, les campagnes par e-mail, c'est difficile. 🥵
Mais une campagne d'e-mails bien exécutée peut attirer beaucoup d'attention et générer des revenus supplémentaires pour votre entreprise. De plus, c'est également un excellent moyen, plus personnalisé, d'interagir avec les abonnés ou les clients que vous souhaitez attirer plus loin dans l'entonnoir.
Si vous n'avez pas encore pris le train du flux de travail pour l'e-mail, il est temps de monter à bord. 🚂
Au-delà de l'aspect relation client du marketing par e-mail, le flux de travail de votre campagne d'e-mailing doit vous aider à gagner du temps, à gérer vos clients sur plusieurs canaux et être adapté à chaque objectif de campagne.
Imaginons qu'un nouvel utilisateur vient de s'abonner à votre blog. Un flux de travail de campagne d'e-mails de bienvenue vous aidera à entrer en contact avec ce nouvel abonné, à approfondir votre relation et à le diriger vers le contenu de votre blog susceptible de lui plaire.
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler ce flux de travail :
- Un nouvel abonné rejoint votre liste d'e-mail
- Un e-mail de bienvenue pré-rédigé est envoyé à cet abonné.
- Au bout de deux jours, vérifiez si l'un des liens contenus dans votre e-mail de bienvenue a été cliqué.
- Envoyez un autre e-mail avec un contenu personnalisé en fonction de leurs intérêts, basé sur les liens sur lesquels ils ont cliqué.
5. Flux de travail de création de contenu
La création de contenu attrayant nécessite la participation de plusieurs parties prenantes et une communication claire.
Ce flux de travail garantit que chaque élément de contenu passe par les étapes de conception, de création, de modification en cours et de publication sans aucun blocage. Il aide les équipes à fournir un contenu de haute qualité dans les délais impartis.
Exemple dans ClickUp :
- Un brief de contenu est soumis à l'aide d'un formulaire et attribué à un rédacteur.
- L'auteur rédige un brouillon et le soumet pour révision.
- L'éditeur fournit des commentaires directement sur le document à l'aide de ClickUp Docs.
- Le contenu est programmé pour publication et suivi dans la vue Calendrier de ClickUp.
6. Flux de travail de marketing de contenu
Un flux de travail qui me tient particulièrement à cœur. 💓
La production de contenu de haute qualité est essentielle pour établir votre marque en tant que leader dans votre secteur. Elle attire de nouveaux clients potentiels, renforce la confiance de vos clients existants et offre une nouvelle occasion de promouvoir vos produits et services.
Sans surprise, chez ClickUp, nous utilisons ClickUp pour mettre en place un flux de travail de marketing de contenu clair et fonctionnel afin de publier autant de contenu que possible de manière régulière. Mais il existe plusieurs façons pour différentes équipes d'atteindre leurs objectifs spécifiques en matière de contenu.
Voici comment Kashyap Trivedi, responsable marketing chez Salesmate, a créé et mis en œuvre son flux de travail de marketing de contenu :
Nous utilisons la gestion de pipeline (Kanban) de Salesmate pour gérer le flux de contenu de notre équipe marketing. En gros, nous avons décomposé l'ensemble du parcours du contenu en une série d'étapes et l'avons transformé en pipeline.
Une fois que la transaction (carte de contenu) passe à l'étape suivante, les personnes concernées se voient attribuer leur prochaine tâche à l'aide de Salesmate Automatisation du flux de travail.
Nous utilisons la gestion de pipeline (Kanban) de Salesmate pour gérer le flux de contenu de notre équipe marketing. En gros, nous avons décomposé l'ensemble du parcours du contenu en une série d'étapes et l'avons transformé en pipeline.
Une fois que la transaction (carte de contenu) passe à l'étape suivante, les personnes concernées se voient attribuer leur prochaine tâche à l'aide de Salesmate Flux de travail d'automatisation.
Vous souhaitez en savoir plus sur les différents flux de travail de marketing de contenu et découvrir comment nous personnalisons les processus de notre blog chez ClickUp ?
Ne cherchez pas plus loin que ce séminaire issu de notre conférence sur la productivité LevelUp ! Découvrez les bonnes pratiques et les outils proposés par ClickUp pour gérer les différentes étapes du flux de travail de conception web, telles que la rédaction, la conception et le développement.
💡Conseil de pro : les équipes marketing peuvent utiliser le modèle de calendrier de contenu de ClickUp pour créer et gérer leur stratégie de marketing de contenu. Ce modèle aide les équipes à planifier et à organiser la création, la publication et la promotion de contenu, leur permettant ainsi de rester en phase avec leurs objectifs de marketing de contenu.
7. Flux de travail d'approbation des designs
S'assurer que chaque choix en matière de conception, de rédaction, de marketing et de produit correspond bien à votre marque est un travail à plein temps qui englobe tous les aspects de votre activité.
Comme toute demande RH ou suggestion de collation pour la salle de pause, tous les designs doivent suivre un processus d'approbation fixe avant d'obtenir le feu vert. 🚦
Ce processus de conception peut ressembler à ceci :
- Une demande de conception est faite avec une idée générale et une maquette possible pour la conception prévue.
- Le concept ou la maquette est approuvé(e).
- Le concepteur reçoit la demande et crée une image ou un graphique basé sur le concept approuvé.
- La conception est examinée par le responsable et soit approuvée, soit renvoyée avec des notes spécifiques pour des modifications mineures.
Exemples d'exemples de flux de travail professionnels
8. Flux de travail d'approvisionnement
La gestion des achats implique la coordination avec les fournisseurs, le suivi des bons de commande et la garantie d'une livraison dans les délais.
Ce flux de travail permet d'organiser et de rationaliser chaque étape du processus d'approvisionnement, réduisant ainsi les retards et les erreurs.
Exemple dans ClickUp :
- Un chef de service soumet une demande d'achat via un formulaire.
- La demande est examinée et approuvée par l'équipe financière.
- Une commande est créée et attribuée à l'équipe chargée des achats.
- Le statut de la commande est suivi dans la vue Tableau de ClickUp jusqu'à son achèvement.
9. Flux de travail de demande de congés
Même si vous travaillez pour une start-up branchée offrant des congés payés et des vacances illimitées, vous devrez faire approuver votre demande par un responsable.
Un flux de travail efficace pour les demandes de congés vous aidera à rester dans les bonnes grâces de tous vos responsables (et du service RH) en évitant que vos demandes de congés n'envahissent le chat de l'équipe ou les boîtes de réception déjà bien remplies. De plus, un processus d'automatisation permet d'accélérer le traitement de votre demande ! Vous pouvez ainsi commencer à planifier vos vacances à la plage dès que possible.
Voici un autre flux de travail partagé par Belén Papa, qui montre comment elle met en œuvre son flux de travail de demande de congés pour ses employés :
Dans notre processus de demande de congés, vous pouvez voir à quel point le flux de travail peut être simplifié lorsque vous effectuez l'automatisation du processus avec un logiciel BPM tel que Flokzu.
Les employés achevent le formulaire public personnalisé qui est automatiquement envoyé au service des ressources humaines pour acceptation ou refus. Vous pouvez définir des rappels et des dates d'échéance pour vous assurer que le service des ressources humaines prenne une décision rapidement.
Une fois cette décision prise, un e-mail sera envoyé à l'employé pour l'informer si sa demande a été acceptée ou non. Cette option est extrêmement utile pour les entreprises comptant des centaines d'employés.
Dans notre processus de demande de congés, vous pouvez voir à quel point le flux de travail peut être simplifié lorsque vous effectuez l'automatisation du processus à l'aide d'un logiciel BPM tel que Flokzu.
Les employés achevent le formulaire public personnalisé qui est automatiquement envoyé au service des ressources humaines pour acceptation ou refus. Vous pouvez définir des rappels et des dates d'échéance pour vous assurer que le service des ressources humaines prenne une décision rapidement.
Une fois cette décision prise, un e-mail sera envoyé à l'employé pour l'informer si sa demande a été acceptée ou non. Cette option est extrêmement utile pour les entreprises comptant des centaines d'employés.
Exemples de flux de travail pour les équipes commerciales
10. Flux de travail des commandes clients
Les commandes comprennent les devis, les factures, les estimations, les retours, les informations sur les produits, etc. Cela représente beaucoup de choses à gérer. 😳
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d'activité, il est indispensable de disposer d'un flux de travail numérique pour suivre toutes les commandes. Cela vous permet non seulement de rester organisé, de réduire l'encombrement et de suivre avec précision votre rentabilité, mais aussi de gagner en rapidité.
Le fait de renoncer à un processus de commande numérique peut entraîner des retards importants liés à l'attente des signatures ou des approbations de documents, car vous devez acheminer manuellement les tâches. Renoncer à un flux de travail automatisé peut s'avérer tout aussi perturbant.
Les formulaires numériques et les signatures électroniques achevés dans un logiciel de gestion des flux de travail peuvent déclencher de nouvelles tâches ou notifications une fois achevés, aidant ainsi les équipes à traiter les commandes plus rapidement et depuis pratiquement n'importe où.
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un flux de travail de commande client :
- Un commercial ou un client crée une commande à l'aide des formulaires ClickUp.
- L'envoi du formulaire crée automatiquement une tâche correspondant à cette commande avec toutes les informations nécessaires sur le client et la commande.
- Le responsable commercial approuve la commande, qui est ensuite envoyée au client.
- Le client approuve la commande et le service comptable est alerté.
- La comptabilité facture le client.
- Le client reçoit la commande
- La tâche correspondante est achevée et reste dans une liste organisée à des fins d'archivage.
Connexes : Flux de travail CRM
11. Flux de travail pour l'ajout d'un nouveau contact
L'ajout de nouveaux contacts à la base de données est essentiel pour établir et maintenir de solides relations avec les clients. Ce flux de travail garantit que toutes les informations pertinentes sont saisies, organisées et prêtes à être suivies.
Exemple dans ClickUp :
- Un représentant commercial rencontre un client potentiel et recueille ses informations, soit via une carte de visite, soit via un formulaire numérique.
- Le représentant soumet les coordonnées à l'aide d'un formulaire ClickUp personnalisé pour saisir des champs tels que le nom, la société, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et les notes de la réunion.
- Le formulaire crée automatiquement une tâche dans ClickUp, attribuée à l'administrateur de l'équipe commerciale ou au spécialiste CRM pour examen.
- L'administrateur vérifie les informations et ajoute le contact au système CRM ou à la base de données de l'équipe commerciale.
- Une tâche de suivi est créée dans ClickUp et attribuée au représentant avec une date d'échéance pour planifier une réunion ou un appel.
- Les notes et les mises à jour issues du suivi sont ajoutées à la tâche, ce qui garantit que la base de données reste à jour.
Exemples de flux de travail pour les produits
12. Flux de travail de développement de fonctionnalités
La création de nouvelles fonctionnalités nécessite une coordination entre plusieurs équipes, notamment celles chargées de la conception, du développement et de l'assurance qualité.
Ce flux de travail garantit que les fonctionnalités sont développées, testées et déployées sans heurts, tout en respectant les délais.
Exemple dans ClickUp :
- L'équipe produit soumet une demande de fonctionnalité, qui est classée par ordre de priorité dans le backlog.
- L'équipe de conception crée des maquettes et les soumet pour approbation.
- Les développeurs travaillent sur la fonctionnalité et attribuent des tâches pour la révision du code.
- Le service d'assurance qualité teste la fonctionnalité, puis l'équipe de déploiement la lance en production.
13. Flux de travail de lancement de produit
Derrière chaque réussite du lancement d'un produit se cachent une multitude d'éléments mobiles, et peut-être aussi quelques larmes à un moment donné.
Il est essentiel d'aligner les équipes agiles sur tous les processus, messages et objectifs liés au produit bien avant le lancement, et il faudra plus qu'une checklist détaillée pour y parvenir.
Voici comment Gabrielle Lafontaine, responsable du marketing produit et des partenariats chez Unito, a créé et mis en œuvre son flux de travail de lancement de produit :
Le lancement d'un produit n'est pas chose facile, c'est pourquoi nous avons conçu ce modèle afin de faciliter la fusion de la planification (qui se fait dans Miro) et de ClickUp (où le travail est réellement réparti et suivi).
Notre lancement a nécessité des mois de travail acharné en matière de recherche, de planification, de conception, de développement et enfin de lancement, ce qui implique une collaboration interfonctionnelle importante entre les chefs de produit, les développeurs, les concepteurs, le service marketing et les équipes en contact avec la clientèle.
Gérer tous les membres de chaque service et s'assurer qu'ils livrent dans les délais sans rien oublier peut demander beaucoup d'efforts. Nous avons utilisé Unito pour créer ce flux de travail, afin de faciliter le lancement des produits les plus importants et les plus complexes.
Le lancement d'un produit n'est pas chose facile, c'est pourquoi nous avons conçu ce modèle afin de faciliter la fusion de la planification (qui se fait dans Miro) et de ClickUp (où le travail est réellement réparti et suivi).
Notre lancement a nécessité des mois de travail acharné en matière de recherche, de planification, de conception, de développement et enfin de lancement, ce qui implique une collaboration interfonctionnelle INTENSIVE entre les chefs de produit, les développeurs, les concepteurs, le service marketing et les équipes en contact avec la clientèle.
Gérer tous les membres de chaque service et s'assurer qu'ils livrent dans les délais sans rien oublier peut demander beaucoup d'efforts. Nous avons utilisé Unito pour créer ce flux de travail, afin de faciliter le lancement des produits les plus importants et les plus complexes.
💡Conseil de pro : les équipes produit peuvent utiliser le modèle de lancement de produit de ClickUp pour planifier et exécuter un lancement de produit réussi. Ce modèle fournit un guide étape par étape couvrant tous les aspects du processus de lancement de produit, y compris l'étude de marché, le développement du produit, les tests et la promotion.
Exemples de flux de travail informatiques
14. Flux de travail de gestion des incidents
La résolution rapide des incidents informatiques est essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise.
Ce flux de travail garantit que les problèmes tels que les pannes du système ou les dysfonctionnements techniques sont résolus efficacement et sans affecter la productivité.
Exemple dans ClickUp :
- Un employé soumet un ticket d'assistance via un formulaire.
- Le ticket est attribué à un membre de l'équipe informatique en fonction de sa priorité.
- Le membre de l'équipe résout le problème ou le transmet à un supérieur si nécessaire.
- La résolution est documentée dans ClickUp pour référence future.
15. Flux de travail de déploiement de logiciels
Le déploiement d'un nouveau logiciel ou de mises à jour nécessite une planification et une exécution minutieuses afin d'éviter les temps d'arrêt ou les perturbations.
Ce flux de travail garantit que toutes les étapes nécessaires sont suivies pour tester, approuver et déployer efficacement les logiciels tout en minimisant les risques.
Exemple dans ClickUp :
- L'équipe informatique crée une tâche pour un déploiement logiciel planifié.
- Un environnement de test est mis en place et le logiciel est testé pour détecter les bugs et vérifier sa compatibilité.
- Le plan de déploiement est examiné et approuvé par les parties prenantes.
- Le logiciel est déployé pendant la période d'indisponibilité prévue, et sa progression est suivie dans le diagramme de Gantt de ClickUp.
- Les vérifications post-déploiement sont achevées et tous les problèmes sont documentés dans ClickUp afin d'être résolus.
Exemples de flux de travail pour le service client
16. Flux de travail du processus d'assistance
Les flux de travail liés à la réussite client ou à l'assistance sont un excellent moyen de garantir que les questions de chaque client reçoivent une réponse et que ses besoins soient satisfaits en temps opportun.
Les clients veulent savoir que leur voix est entendue et que leur expérience avec votre produit ou service est importante pour vous. Pour cela, il est essentiel de mettre en place un processus d'assistance fiable.
Ce flux de travail correspond essentiellement à la séquence d'actions automatisées que chaque agent du service client effectue pour résoudre les réclamations, questions ou problèmes rencontrés par les clients. La résolution des problèmes est l'une des situations les plus courantes auxquelles les agents du service client sont confrontés au quotidien, et leur importance tient en partie au fait que ces problèmes sont souvent soumis à des délais.
Cela signifie que vous devrez vous attaquer à ces problèmes dès que possible.
Dans ClickUp, un flux de travail de processus d'assistance pourrait ressembler à ceci :
- Un client remplit un formulaire de problème avec ses informations de base, une description détaillée du problème et sa priorité.
- Ce formulaire devient une tâche dans ClickUp et est attribué à un membre de l'équipe Customer Success.
- L'équipe Customer Success fournira une solution ou transmettra le problème à la personne compétente.
Bonus : exemples de diagrammes RACI!
Comment créer efficacement des flux de travail avec ClickUp
Étape 1 : Identifiez l'objectif
Déterminez l'objectif du flux de travail. S'agit-il d'automatiser un processus répétitif ou d'améliorer la coordination des tâches ? L'objectif déterminera le type de flux de travail que vous devez créer. Utilisez ClickUp Objectifs pour relier directement les flux de travail aux objectifs de votre équipe.
Étape 2 : Dressez la liste des étapes
Décomposez le processus en tâches individuelles et assurez-vous qu'aucune étape n'est négligée. Visualisez vos étapes avec les cartes mentales de ClickUp pour plus de clarté. Les cartes mentales ClickUp sont parfaites pour visualiser le processus étape par étape de tout projet ou flux de travail.
Grâce à sa fonctionnalité glisser-déposer, vous pouvez cartographier et organiser vos idées. Vous pouvez ensuite faire glisser des branches pour afficher les relations et les dépendances entre les tâches ou ajuster l'emplacement de vos nœuds pour organiser et réorganiser votre environnement de travail.
Les tableaux blancs ClickUp offrent une toile infinie pour dessiner des flux de travail de tout type, même des cartes mentales ! Sans oublier que ClickUp propose des dizaines de modèles de flux de travail spécialement conçus pour ses tableaux blancs collaboratifs afin de vous aider à gagner du temps plus rapidement.
Ajoutez des formes qui se convertissent directement en tâches ClickUp et connectez-les à votre flux de travail, puis tracez des connexions entre elles pour afficher facilement l'ordre des tâches.
Étape 3 : Attribuer les responsabilités
Définissez qui est responsable de chaque tâche, car une répartition claire des responsabilités garantit la responsabilisation. Utilisez ClickUp Tasks pour attribuer et hiérarchiser les tâches, ajouter des observateurs, etc.
Étape 4 : Définir des règles et des déclencheurs
Déterminez ce qui doit déclencher chaque étape du flux de travail. S'agit-il d'une tâche achevée, d'une date spécifique ou d'une entrée externe ? Une fois que vous avez déterminé cela, automatisez les déclencheurs avec ClickUp Automations.
Étape 5 : Testez le flux de travail
Passez en revue le processus pour identifier les goulots d'étranglement ou les étapes manquantes. Trouvez les lacunes ou les erreurs et corrigez-les. Impliquez les membres de votre équipe et les parties prenantes dans le processus afin de vous assurer que vous avez couvert toutes les exigences.
Étape 6 : Documenter et affiner
Notez le flux de travail pour pouvoir le consulter facilement et partagez-le avec toutes les parties prenantes concernées. Sur la base des commentaires et de votre expérience, continuez à optimiser vos flux de travail.
Centralisez la documentation relative à vos flux de travail dans ClickUp Docs afin que tous les membres de l'équipe restent synchronisés.
En savoir plus : Comment réaliser l'automatisation des tâches répétitives
Défis courants liés à la création et à la mise en œuvre de flux de travail
Manque de clarté dans les processus
Les équipes peuvent ne pas comprendre pleinement les étapes ou les objectifs d'un flux de travail, ce qui entraîne confusion et inefficacités. Cela peut se produire lorsque les processus ne sont pas clairement définis ou documentés.
Solution : définissez clairement les processus. Cartographiez chaque étape du flux de travail en tenant compte des commentaires des membres de l'équipe qui l'utiliseront. Utilisez des organigrammes ou des outils tels que ClickUp cartes mentales pour visualiser le processus.
Résistance au changement
Les employés peuvent être réticents à adopter de nouveaux flux de travail, en particulier s'ils sont habitués aux méthodes existantes ou s'ils considèrent que les changements sont inutiles ou trop complexes.
Solution : expliquez à l'équipe les raisons qui sous-tendent le flux de travail. Soulignez les gains de temps, la réduction des erreurs et la simplification du travail que cela leur apportera.
Flux de travail trop complexe
La création de flux de travail comportant trop d'étapes inutiles peut submerger les membres de l'équipe, ralentir la productivité et entraîner des erreurs.
Solution : évitez de compliquer inutilement les flux de travail. Divisez les processus en étapes gérables et concentrez-vous sur l'obtention du résultat souhaité avec un minimum de complexité.
Outils ou technologies inadéquats
Les équipes peuvent ne pas disposer des outils appropriés pour prendre en charge la mise en œuvre des flux de travail, tels que des logiciels de gestion de projet, des outils d'automatisation ou des intégrations avec les systèmes existants.
Solution : utilisez des outils fiables de gestion de projet et d'automatisation des flux de travail tels que ClickUp. Choisissez des plateformes qui s'intègrent aux systèmes existants et qui sont conviviales.
Mauvaise communication
Si vous ne communiquez pas clairement l'objectif, les avantages et les détails d'un flux de travail à votre équipe, cela peut entraîner un manque de cohérence et une mauvaise adoption.
Solution : encouragez les membres de l'équipe à partager leurs commentaires sur les flux de travail. Des vérifications régulières permettent de s'assurer que les flux de travail sont respectés et améliorés si nécessaire.
En savoir plus : Les 15 meilleures applications de flux de travail pour améliorer la gestion de projet
Silos de flux de travail
Si les flux de travail ne tiennent pas compte de la collaboration entre les équipes, ils peuvent créer des silos où les informations ou les tâches importantes ne sont pas partagées efficacement entre les services.
Solution : encouragez la collaboration entre les équipes et concevez des flux de travail qui tiennent compte des dépendances entre les services. Les tableaux de bord partagés ou les outils centralisés tels que ClickUp peuvent éliminer les silos.
Exécution incohérente
Sans surveillance régulière, les membres de l'équipe pourraient s'écarter du flux de travail, ce qui entraînerait des incohérences dans les résultats ou des retards dans l'échéancier des projets.
Solution : utilisez des modèles et l'automatisation pour standardiser les flux de travail. Suivez la progression à l'aide de tableaux de bord pour vous assurer que tout le monde reste sur la bonne voie.
Manque de formation
Les membres de l'équipe peuvent avoir des difficultés à suivre les flux de travail s'ils ne sont pas correctement formés à l'utilisation des outils ou s'ils ne comprennent pas les processus impliqués.
Solution : documentez les flux de travail et proposez des formations pratiques sur les outils et les processus concernés. Envisagez de créer une documentation facile à suivre ou des tutoriels vidéo à titre de référence.
Échec de l'adaptation des flux de travail
Réexaminez et mettez à jour régulièrement vos flux de travail. À mesure que les besoins de l'entreprise évoluent, les flux de travail doivent eux aussi évoluer. Les équipes qui ne réexaminent pas et ne mettent pas à jour leurs flux de travail existants risquent de les trouver obsolètes ou inefficaces au fil du temps.
Solution : planifiez des examens périodiques afin d'identifier les goulots d'étranglement, les redondances ou les étapes obsolètes. Utilisez les informations issues de ces examens pour optimiser les flux de travail.
Propriété peu claire
Lorsque les rôles et les responsabilités au sein d'un flux de travail ne sont pas clairement attribués, certaines tâches peuvent passer à la trappe, ce qui entraîne des retards et de la frustration.
Solution : attribuez des rôles et des responsabilités clairs. Utilisez des outils tels que la gestion des tâches de ClickUp pour attribuer la responsabilité de chaque tâche. Une définition claire des responsabilités garantit la responsabilisation à chaque étape.
Ressources supplémentaires sur la gestion des flux de travail :
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Il existe un exemple de flux de travail pour littéralement tout. Mais vous ne voulez pas passer d'un logiciel de flux de travail à l'autre pour exécuter chaque processus. Utilisez plutôt une plateforme de productivité unique qui centralise tous vos flux de travail, quelle que soit la taille de votre équipe ou votre secteur d'activité. Autrement dit, ClickUp. 🤓
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