Vous essayez de devenir une équipe plus efficace, alors que que devez-vous faire pour vous améliorer ?
La cartographie des processus est peut-être l'outil dont vous ne savez pas encore que vous avez besoin.
Une cartographie des processus permet de visualiser ce qui se passe au sein d'une entreprise, qu'il s'agisse des opérations, de la gestion de projet, de la configuration de vos systèmes d'approvisionnement ou même de la manière dont vous traitez les demandes d'assistance pour le service client.
C'est un moyen infaillible d'identifier les inefficacités, les lacunes dans vos processus de réflexion et les goulots d'étranglement pouvant être résolus. Mais pour créer une cartographie des processus qui vous aidera à vous améliorer, vous devez vous familiariser avec tous les aspects de la cartographie des processus.
Une fois que vous maîtriserez les symboles de cartographie et les bonnes pratiques, vous verrez à quel point il est facile de créer des cartes de processus pratiques à partir de zéro (ou d'utiliser un modèle prédéfini, ce qui peut aussi être très utile !). Attachez vos ceintures et plongez dans l'univers de la cartographie des processus ci-dessous.
Qu'est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est une représentation visuelle d'un processus qui aide à identifier ses composants les plus importants et ses éventuelles inefficacités. Elle fournit un aperçu du processus, en décrivant la séquence des évènements, des tâches et des étapes nécessaires pour atteindre un résultat particulier.
Les entreprises utilisent cette approche pour identifier les goulots d'étranglement dans leur flux de travail et, au final, améliorer leurs résultats. Les cartographies de processus doivent essentiellement servir de schéma directeur pour aider votre équipe à mener à bien ses projets.
6 exemples de cartographie des processus
Les cartographies de processus peuvent être utilisées de différentes manières. Tout dépend des objectifs de votre équipe et de la structure actuelle de vos processus métier. Mais dans la plupart des cas, il existe six types courants de cartographies de processus. Examinons chacun d'entre eux et leur fonctionnement.
1. Organigrammes
Dans cette cartographie de processus standard, les formes et les symboles représentent différentes tâches et différents évènements. La cartographie des processus du début à la fin s'appuie généralement sur des organigrammes.
Lorsque vous cartographiez l'ensemble de votre processus, les diagrammes sont des outils visuels utiles pour représenter une série d'étapes. Parmi les différents types de cartographies de processus, celle-ci clarifie les procédures ou les systèmes complexes et facilite l'identification des domaines à améliorer ou à optimiser.
De plus, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Tableaux blancs de ClickUp pour faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe, en particulier lorsque vous travaillez sur des projets qui nécessitent plusieurs étapes ou impliquent plusieurs parties prenantes.
2. Diagrammes à couloirs
Les couloirs d'une carte à couloirs représentent les responsabilités des différentes personnes ou services impliqués dans le processus. Les diagrammes à couloirs sont utiles pour cartographier des processus complexes impliquant plusieurs services.
Utilisez le modèle de diagramme de flux ClickUp Swimlane pour clarifier qui, dans votre équipe, est responsable de chaque étape, qu'il s'agisse de plusieurs personnes ou d'équipes entières. En organisant les informations par voies, les diagrammes de flux Swimlane permettent de repérer plus facilement les goulots d'étranglement ou les retards potentiels, afin que vous puissiez améliorer vos processus d'entreprise à l'aide d'une cartographie détaillée.
3. Carte des activités du processus
Comme son nom l'indique, cette cartographie fait exactement ce qu'elle dit. Elle montre quelles activités d'un processus ont le plus d'impact sur vos processus métier et lesquelles en ont le moins. Elle est utile pour déterminer quelles activités offrent le meilleur retour sur investissement afin d'ajuster votre budget en conséquence lors de l'étape de cartographie des processus.
4. Carte de la chaîne de valeur
Les cartes de la chaîne de valeur sont également connues sous le nom de cartographie des flux de matériaux et d'informations. Elles décrivent les étapes d'un processus et les ressources utilisées à chaque étape. En fait, les cartes de la chaîne de valeur visualisent la manière dont les informations et les matériaux circulent tout au long du processus, du début à la fin.
Utilisez le modèle de carte de flux de valeur ClickUp pour optimiser l'efficacité de vos opérations et analyser en profondeur votre situation actuelle. Ce modèle de carte de flux de valeur vous aide à élaborer un plan de mise en œuvre optimisé, afin que vous puissiez améliorer vos processus et mener votre organisation vers la réussite.
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5. Diagramme de flux de processus
Ce diagramme facilite le processus décisionnel. En effet, il aide les équipes à apporter des améliorations, car il décrit clairement le déroulement des processus permettant d'obtenir les résultats souhaités, ce qui est très utile pour la gestion de projet. Considérez-le comme une carte mentale ou un Tableau blanc permettant de détailler votre flux global.
Vous pouvez faciliter encore davantage la création ou la mise à jour de votre flux de processus à l'aide d'un modèle. Utilisez le modèle de Tableau blanc ClickUp Process Flow pour visualiser les flux de travail de votre projet et améliorer vos procédures de cartographie des processus.
6. Diagramme SIPOC
Ce diagramme représente les fournisseurs, les entrées, les processus, les sorties et les clients. Il présente les éléments clés d'un processus sous forme de diagramme facile à comprendre. Un diagramme SIPOC est un outil utile lorsque vous essayez de déterminer la portée d'un projet.
Sans surprise, ClickUp propose un modèle pour faciliter la cartographie des processus. Le modèle SIPOC de ClickUp utilise la vue Tableau pour détailler facilement les aspects importants de votre processus, ce qui facilite son analyse et sa compréhension.
Comment créer une cartographie des processus
Pour créer une cartographie détaillée des processus, vous devez bien comprendre les opérations de votre entreprise. Nous avons décomposé cette tâche en plusieurs étapes utiles afin de vous aider à vous lancer dans la cartographie des processus.
Étape 1 : Définir la portée du processus
Commencez par sélectionner le processus que vous souhaitez analyser et assurez-vous qu'il a un impact significatif sur vos opérations d'entreprise. Vous devez également tenir compte de la portée du processus : décidez s'il convient d'analyser un seul service, des processus interfonctionnels ou même des processus couvrant plusieurs emplacements.
Par exemple, vous pouvez cartographier votre processus de vente en vous concentrant sur son interaction avec vos services marketing et service client.
Étape 2 : Constituer une équipe chargée de la cartographie des processus
Rassemblez une équipe ! Plus vous réunirez de personnes pour créer une cartographie cohérente des processus, mieux ce sera. Faites appel à des personnes qui possèdent une expertise dans différents aspects de la procédure de cartographie des processus.
Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble. De plus, c'est aussi un moyen d'obtenir l'adhésion des parties prenantes. Encouragez la communication ouverte et la collaboration au sein de l'équipe. 🤝
Étape 3 : Recueillir des informations approfondies
C'est là que les choses sérieuses commencent. Il est temps de mener une recherche approfondie sur le processus. Cela peut impliquer d'interroger les employés, d'observer le processus en action et d'examiner les documents pertinents tels que les procédures opérationnelles standard, les instructions de travail et les indicateurs de performance clés.
Cherchez à bien comprendre chaque étape du processus, ainsi que les entrées, les sorties et les ressources nécessaires à chaque étape.
Étape 4 : Identifiez les points de départ et d'arrivée
Où commence et où finit le processus ? Assurez-vous que les limites du processus sont claires. Définissez toutes les conditions préalables, les déclencheurs et les conditions postérieures pertinents pour le processus.
Par exemple, dans un processus de traitement des commandes, le point de départ pourrait être la réception de la commande, tandis que le point final pourrait être l'expédition de la commande ou sa livraison au client.
Étape 5 : Décomposer les étapes
Décomposez le processus en étapes individuelles. Identifiez toutes les tâches, décisions et évènements qui se produisent du début à la fin du processus.
Soyez aussi précis que possible tout en tenant compte des sous-processus, des dépendances et des exceptions qui peuvent survenir au cours du processus. Vous obtiendrez ainsi une cartographie complète qui reflète véritablement la complexité du processus d’entreprise. 💪
Étape 6 : Ordonnancer les étapes et identifier les rôles
Vous avez défini les étapes de votre processus ? Il est maintenant temps de les classer dans l'ordre où elles se produisent et d'attribuer les rôles ou les services chargés de vérifier l'exactitude de chaque étape.
Documentez tous les transferts ou points de communication entre les rôles ou les services afin de garantir un flux fluide des processus. Cela nécessite une collaboration.
Cela signifie que vous aurez besoin d'outils collaboratifs. Avec ClickUp Tableaux blancs, les équipes peuvent facilement esquisser des cartes de processus, attribuer des libellés à des symboles et partager leurs cartes avec l'ensemble de l'entreprise afin que tout le monde soit au courant.
Étape 7 : Ajouter des symboles et des annotations de processus
Utilisez des symboles et des notations de processus standard pour représenter les différents éléments du processus. La cohérence est la clé pour faciliter la lecture et la compréhension.
Voici quelques symboles courants :
- Ovale : point de départ ou point final
- Rectangle : tâche ou activité
- Diamant : point de décision
- Flèche : sens du flux
- Cercle : connecteur ou point de continuation
Voici une astuce : ajoutez des couloirs à votre cartographie des processus pour représenter les rôles ou les services. Cela vous aidera à visualiser la répartition des responsabilités et les interactions au sein du processus.
Étape 8 : Valider la cartographie des processus
Examinez la cartographie des processus avec l'équipe chargée de la cartographie et les autres parties prenantes concernées. Vous cherchez ici à valider son exactitude afin de vous assurer qu'elle reflète fidèlement votre processus le plus récent.
Encouragez les commentaires et intégrez les modifications nécessaires pour affiner la cartographie. Cette étape permet de créer une cartographie des processus qui fait l'unanimité parmi toutes les personnes concernées.
Étape 9 : Optimiser le processus
Analysez la cartographie des processus afin d'identifier les domaines à améliorer, tels que les goulots d'étranglement, les redondances ou les inefficacités. C'est là que les équipes peuvent utiliser la cartographie des processus pour faciliter les discussions, rationaliser les flux de travail ou automatiser les tâches répétitives.
Les avantages de la cartographie des processus pour votre équipe
La cartographie des processus offre plusieurs avantages qui aident les entreprises à améliorer leurs opérations et les éléments clés de la gestion des processus.
La cartographie des processus permet d'utiliser vos ressources plus efficacement.
Si vous êtes responsable de la gestion de projet, vous devez notamment vous assurer que votre équipe tire le meilleur parti de ses ressources. Cela signifie moins de temps perdu et plus d'énergie consacrée à des tâches axées sur les résultats qui offrent à votre équipe le meilleur retour sur investissement.
Des attentes floues sont un cauchemar pour toutes les personnes concernées. Votre équipe ne sait pas quel objectif atteindre et les jalons risquent davantage d'être manqués. La cartographie des processus permet de remédier à cela en harmonisant les attentes entre les équipes.
Un organigramme de processus améliore la communication et la documentation au sein de l'équipe.
Les cartographies de processus garantissent que les équipes travaillent à partir d'une seule source fiable. Cela permet de réduire la confusion, les malentendus et les retards. Il est essentiel que les équipes soient sur la même longueur d'onde concernant un élément aussi fondamental que les processus d'une entreprise.
La création d'un document de processus unique, accessible depuis un tableau de bord et facilement partageable, réduit considérablement les risques d'erreurs et d'opportunités manquées lors de la création de votre cartographie des processus. Les processus et les flux de travail évoluent au fil du temps, à mesure que de nouvelles données sont disponibles, que de nouveaux collaborateurs rejoignent l'équipe ou que de nouveaux projets doivent être menés à bien.
Considérez que la documentation des processus passés aide à la création de nouveaux processus. Vous pouvez également aider les employés à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités grâce à une cartographie détaillée des processus.
Ils ont besoin de voir comment leurs tâches s'intègrent dans le tableau d'ensemble et de comprendre comment leur travail contribue au processus global. La cartographie des processus est un moyen proactif d'améliorer la communication entre les équipes de différents services, y compris les partenaires externes ou les clients.
Travaillez avec des flux de travail plus agiles
La cartographie des processus permet aux entreprises de gagner en agilité en identifiant les domaines dans lesquels des changements peuvent être rapidement mis en œuvre.
Grâce à une compréhension claire du processus, les entreprises identifient les domaines dans lesquels elles peuvent rationaliser leurs opérations, réaliser l'automatisation de certaines tâches ou même externaliser certaines activités. Il devient ainsi beaucoup plus facile de répondre plus efficacement à l'évolution des conditions du marché ou des besoins des clients. ⚙️
Bonnes pratiques en matière de cartographie des processus
Voici quelques conseils qui vous aideront à améliorer vos prochaines initiatives de cartographie des processus :
- Définissez des objectifs clairs dès le début : avant de commencer, identifiez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre avec votre cartographie des processus. Cela vous aidera à rester concentré sur ce qui est important et à apporter des améliorations significatives.
- Utilisez différents niveaux de granularité : créez des cartographies de processus avec différents niveaux de détail afin de répondre aux besoins de différents publics. Les cartographies de haut niveau pour la planification stratégique et les cartographies plus détaillées pour les améliorations opérationnelles vous permettent de répondre à l'ensemble des besoins de votre équipe.
- N'hésitez pas à intégrer des données : améliorez votre cartographie des processus en ajoutant des données pertinentes ! Envisagez d'ajouter des indicateurs de performance des processus, la durée du cycle ou même des indicateurs d'utilisation des ressources. Cela vous permettra de prendre des décisions éclairées et de mettre en évidence les domaines qui pourraient nécessiter davantage d'attention.
- Intégrez la documentation des processus : liez votre cartographie des processus à la documentation existante, telle que les procédures opérationnelles standard ou les instructions de travail. Cela permet de créer une source unique d'informations fiables pour votre équipe et de simplifier les modifications futures de la gestion des processus.
- Capturer les critères de prise de décision : lors de la cartographie des points de décision, inclure les critères utilisés pour prendre les décisions. C'est un moyen d'établir une cohérence et de clarifier la logique derrière chaque choix.
- Visualisez les interactions interfonctionnelles : utilisez des couloirs ou d'autres techniques visuelles pour représenter les interactions entre les rôles ou les services. Cela permet de mettre en évidence les points de friction potentiels et d'encourager la collaboration.
Optimisez les flux de travail grâce aux cartes de processus
En créant une représentation visuelle d'un processus, les entreprises identifient les inefficacités potentielles, réduisent les erreurs et améliorent la qualité. L'utilisation d'une plateforme telle que ClickUp facilite vos efforts de cartographie des processus grâce à des modèles, des Tableaux blancs interactifs et même des outils de cartes mentales pour élaborer tout ce dont votre équipe a besoin.
Il est facile de créer une cartographie des processus qui améliorera les opérations et aidera les équipes à visualiser les domaines à améliorer. Votre cartographie des processus ne doit pas être trop compliquée, tout comme le logiciel que vous utilisez pour la créer.
Grâce à ce guide détaillé, vous êtes bien préparé pour créer une cartographie complète des processus qui aidera votre équipe à comprendre, analyser et optimiser les opérations clés de l’entreprise.