Vous essayez de devenir une équipe plus efficace, alors que devez-vous faire pour vous améliorer ?
La cartographie des processus est peut-être l'outil dont vous ne savez pas encore que vous avez besoin.
Un plan de processus permet de visualiser ce qui se passe au sein d'une entreprise, qu'il s'agisse des opérations, de la gestion des projets, de la manière dont votre équipe de direction est chargée de l'exécution des tâches ou de la manière dont elle est chargée de l'exécution des tâches systèmes d'approvisionnement sont paramétrés, ou même la façon dont vous traitez les tickets d'assistance aux clients.
C'est un moyen sûr d'identifier les inefficacités, les lacunes dans vos processus de réflexion et les goulets d'étranglement qui peuvent être résolus. Mais pour créer un plan de processus qui vous aidera à vous améliorer, vous devez vous familiariser avec tous les aspects de la cartographie des processus.
Une fois que vous aurez assimilé les symboles de cartographie et les bonnes pratiques, vous verrez à quel point il est facile de créer des plans de processus pratiques à partir de zéro (ou d'utiliser un modèle préétabli, ce qui peut également être très utile !
(en anglais)
Qu'est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est une représentation visuelle d'un processus qui permet d'en identifier les composantes les plus importantes et les inefficacités potentielles. Elle fournit un aperçu du processus, en décrivant la séquence des évènements, des tâches et des étapes nécessaires à l'obtention d'un résultat particulier.
Les entreprises utilisent cette approche pour identifier les goulets d'étranglement dans leur flux de travail et, en fin de compte, d'améliorer leurs résultats. Les plans de processus devraient essentiellement fonctionner comme un aperçu de la manière dont votre équipe mènera les projets à terme.
6 exemples de plans de processus
Les plans de processus peuvent être utilisés de différentes manières. Tout dépend de votre objectifs de l'équipe et la structure actuelle de vos processus d'entreprise. Mais pour l'essentiel, il existe six types courants de plans de processus. Mon travail consiste à examiner chacun d'entre eux et leur travail.
1. Organigrammes
Tirez le meilleur parti de vos flux de travail en utilisant les Tableaux blancs avec le modèle d'organigramme in-app de ClickUp
Dans ce plan de processus standard, les formes et les symboles représentent différentes tâches et évènements. La cartographie des processus du début à la fin s'appuie généralement sur des organigrammes.
Lorsque vous planifiez l'ensemble de votre processus, les diagrammes de flux sont des outils visuels utiles pour représenter une série d'étapes. Parmi les différents types de plans de processus, celui-ci clarifie les procédures ou les systèmes complexes et facilite l'identification des domaines à améliorer ou à optimiser.
En outre, vous pouvez utiliser La fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp pour faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe, en particulier lors du travail sur des projets nécessitant plusieurs étapes ou impliquant plusieurs parties prenantes.
2. Diagrammes couloirs
Tirez le meilleur parti de vos flux de travail en utilisant les Tableaux blancs avec le modèle de diagramme de flux Swimlane de ClickUp
Les couloirs de une carte des couloirs de natation représente les responsabilités des différents individus ou services impliqués dans le processus. Diagrammes avec couloirs sont utiles pour planifier des processus complexes impliquant plusieurs départements.
Utilisez le diagramme Modèle d'organigramme du couloir de nage ClickUp pour préciser qui, dans votre équipe, est responsable de chaque étape, qu'il s'agisse de plusieurs personnes ou d'une équipe entière. En organisant l'information par couloirs, les diagrammes de flux facilitent la détection des goulots d'étranglement ou des retards potentiels afin que vous puissiez améliorer vos processus d'entreprise grâce à un plan détaillé des processus.
3. Plan d'activité du processus
Comme son nom l'indique, cette carte fait exactement ce qu'elle dit. Le plan montre les activités d'un processus qui ont le plus d'impact sur vos processus d'entreprise et celles qui en ont le moins. Elle est utile pour déterminer les activités qui offrent le meilleur fournisseur, afin d'affiner votre budget en conséquence lors de l'étape de la cartographie des processus.
4. Plan de la chaîne de valeur
Obtenez des informations sur l'état de vos opérations actuelles afin de prendre de meilleures décisions et d'améliorer vos processus
Les plans de la chaîne de valeur sont également connus sous le nom de cartographie des flux de matières et d'informations. Elles décrivent les étapes d'un processus et les ressources qu'il utilise à chaque étape. En fait, les cartes de flux de valeur permettent de visualiser la façon dont les informations et les matériaux se déplacent du début à la fin d'un processus.
Utilisez le Modèle de plan de diffusion des valeurs ClickUp pour maximiser l'efficacité de vos opérations et analyser en profondeur votre situation actuelle. Ce plan de la chaîne de valeur vous aide à élaborer un forfait de mise en œuvre optimisé afin d'améliorer vos processus et de mener votre organisation vers la réussite.
Bonus : Consultez le top 10 modèles de cartographie de la chaîne de valeur pour améliorer les processus de l'équipe
5. Diagramme de flux de processus
Rationalisez la visualisation de vos projets grâce à un aperçu clair et concis de votre flux de travail de bout en bout
Ce diagramme rend le processus de décision plus facile. En d'autres termes, il aide les équipes à apporter des améliorations parce qu'il décrit clairement le flux des processus pour atteindre les résultats souhaités - ce qui est excellent pour la gestion d'un projet. Pensez-y comme à une carte mentale ou à un Tableau blanc pour détailler votre flux global.
Vous pouvez faciliter la construction ou la mise à jour de votre flux de processus à l'aide d'un modèle. Utilisez le modèle Modèle de tableau blanc de flux de processus ClickUp pour visualiser votre flux de travail de vos projets et d'améliorer vos procédures de cartographie des processus.
6. Diagramme SIPOC
Analyser les relations fournisseur-intrant-processus-sortie-client pour identifier les composants importants, les connexions existantes et les lacunes éventuelles dans un processus
Ce diagramme signifie Fournisseurs, Intrants, Processus, Extrants et Clients. Il présente les éléments clés d'un processus sous la forme d'un diagramme facile à assimiler. Un diagramme SIPOC est un plan utile lorsque vous essayez de déterminer la portée d'un projet.
Sans surprise, ClickUp propose un modèle pour aider à cartographier les processus. Le diagramme SIPOC est une carte utile lorsque vous essayez de déterminer la portée d'un projet Modèle ClickUp SIPOC utilise la vue Tableau pour détailler facilement les aspects importants de votre processus afin qu'il soit facile à disséquer et à comprendre.
Comment créer un Plan de Processus
La création d'un plan détaillé des processus nécessite une bonne compréhension des activités de votre entreprise. Nous avons décomposé le processus en quelques étapes utiles pour vous donner une longueur d'avance dans le mappage des processus.
Étape 1 : Définir l'étendue du processus
Tout d'abord, sélectionnez le processus que vous souhaitez analyser et assurez-vous qu'il a un impact significatif sur les activités de votre entreprise. Vous devez également tenir compte de la portée du processus : décidez si vous souhaitez analyser un seul service, des processus interfonctionnels ou même des processus couvrant plusieurs emplacements.
Par exemple, vous pourriez vouloir planifier votre processus de vente, en vous concentrant sur la façon dont il interagit avec vos services de marketing et d'assistance client.
Organisez votre équipe commerciale avec le modèle de processus de vente ClickUp pour donner un point de référence à l'équipe pour nourrir une piste du prospect au client
Étape 2 : Constituer une équipe chargée de mapper le processus
Rassemblez une équipe ! Plus vous réunissez de titres pour créer un plan de processus cohérent, mieux c'est. Planifiez les personnes qui possèdent une expertise dans les différentes parties de la procédure de cartographie des processus.
Vous vous assurez ainsi d'obtenir une vue d'ensemble achevée. De plus, c'est aussi un moyen d'obtenir l'adhésion des parties prenantes. Encouragez la communication ouverte et la collaboration au sein de l'équipe. 🤝
Étape 3 : Recueillir des informations approfondies
C'est ici que le bât blesse. Il est temps d'effectuer des recherches approfondies sur le processus. Il peut s'agir d'interroger les employés, d'observer le processus en action et d'examiner des documents pertinents tels que les procédures opérationnelles standard les instructions de travail, et les indicateurs clés de performance .
Effacez toutes les étapes du processus, ainsi que les intrants, les extrants et les ressources nécessaires.
Étape 4 : Identifier les points de départ et d'arrivée
À quel endroit le processus commence-t-il et où se termine-t-il ? Assurez-vous que les limites du processus sont claires. Établissez toutes les conditions préalables, tous les déclencheurs et toutes les conditions a posteriori pertinents pour le processus.
Planifiez plusieurs projets, gérez les dépendances et priorisez tout dans votre diagramme de Gantt personnalisé échéancier du projet avec la vue Gantt Chart (diagramme de Gantt) affichée
Par exemple, dans un processus d'exécution de commande, le point de départ peut être la réception de la commande, tandis que le point d'arrivée peut être l'expédition de la commande ou sa livraison au client.
Étape 5 : Décomposer les étapes
Décomposez le processus en ses différentes étapes. Identifiez toutes les tâches, décisions et évènements qui se produisent du début à la fin du processus.
Soyez aussi détaillé que possible tout en tenant compte des sous-processus, des dépendances et des exceptions qui peuvent survenir au cours du processus. De cette façon, vous créez un plan de processus complet qui met véritablement en valeur le processus de la subtilités du processus d'entreprise . 💪
Étape 6 : Séquence des étapes et identification des rôles
Vous avez défini les étapes de votre processus ? Il est maintenant temps de classer les étapes dans leur commande et d'attribuer les rôles ou les services responsables de l'examen de chaque étape pour en vérifier l'exactitude.
Convertir des objets en tâches directement à partir du Tableau blanc ClickUp
Documentez tous les transferts ou les points de communication entre les rôles ou les départements afin de garantir un flux de processus harmonieux. Cela demande de la collaboration.
Ce qui signifie que vous avez besoin d'outils de collaboration. Avec les Tableaux blancs ClickUp, les équipes peuvent facilement esquisser des plans de processus, libeller des symboles et partager leurs plans avec l'ensemble de l'entreprise pour que tout le monde soit au courant.
Étape 7 : Ajouter des symboles de processus et des notations
Utilisez des symboles et des notations standard pour représenter les différents éléments du processus. La cohérence est clé pour faciliter la lecture et la compréhension.
Voici quelques symboles courants :
- Oval : Point de départ ou d'arrivée
- Rectangle : Tâche ou activité
- Diamant : Point de décision
- Flèche : Direction du flux
- Cercle : Connecteur ou point de continuation
Un conseil : ajoutez des couloirs à votre plan du processus pour représenter les rôles ou les départements. Cela vous aidera à visualiser la répartition des responsabilités et les interactions au sein du processus.
Étape 8 : Valider le plan du processus
Passez en revue le plan du processus avec l'équipe chargée de la cartographie du processus et les autres parties prenantes concernées. Il s'agit ici de valider l'exactitude de la carte afin de s'assurer qu'elle représente bien votre processus le plus récent.
Encouragez les commentaires et incorporez les changements nécessaires pour affiner le plan. Cette étape permet de créer une carte des processus acceptée par toutes les parties concernées.
Étape 9 : Optimiser le processus
Analysez le plan du processus pour identifier les points à améliorer, tels que les goulets d'étranglement, les redondances ou les inefficacités. C'est à ce stade que les équipes peuvent utiliser le plan du processus pour faciliter les discussions, rationaliser les flux de travail ou d'automatiser les tâches répétitives.
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Les avantages de la cartographie des processus pour votre équipe
La cartographie des processus offre plusieurs avantages qui aident les entreprises à améliorer leurs opérations et à gestion des processus éléments clés.
La cartographie des processus permet d'utiliser vos ressources plus efficacement
En particulier si vous êtes un gestionnaire de projet, vous devez vous assurer que votre équipe tire le meilleur parti de ses ressources. Cela signifie moins de temps perdu et plus d'énergie dirigée vers des tâches axées sur les résultats qui donnent à votre équipe le meilleur retour sur investissement.
Des attentes floues sont un cauchemar pour toutes les personnes concernées. Votre équipe ne sait pas ce qu'elle doit faire et les jalons sont plus susceptibles d'être manqués. La cartographie des processus permet d'y remédier en harmonisant les attentes entre les équipes.
Un organigramme de processus améliore la communication et la documentation au sein de l'équipe
Les plans de processus permettent aux équipes de travailler à partir d'une seule source de vérité. Cela permet de réduire la confusion, les erreurs de communication et les délais non respectés. Il est essentiel que les équipes soient sur la même page à propos de quelque chose d'aussi fondamental que les processus d'une entreprise.
Créez de superbes documents, des agendas de réunion, des wikis et bien plus encore, puis connectez-les à des flux de travail et mettez vos idées en œuvre avec votre équipe
Créer un document de processus qui se trouve dans un seul tableau de bord et qui est facilement partageable laisse peu de place à l'erreur et aux occasions manquées dans la création de votre cartographie des processus. Processus et flux de travail évoluent au fil du temps en fonction de l'arrivée de nouvelles données, de l'arrivée d'une nouvelle personne dans l'équipe ou de la nécessité de s'attaquer à de nouveaux projets.
Considérez que documenter les processus passés aider à la création de nouveaux processus. Vous pouvez également aider les employés à comprendre leurs rôles et responsabilités grâce à un plan détaillé des processus.
Ils doivent voir comment leurs tâches s'intègrent dans l'ensemble et comprendre comment leur travail contribue au processus global. La cartographie des processus est un moyen proactif d'améliorer la communication au sein de l'équipe et entre les différents services, y compris avec les partenaires externes ou les clients.
Mon travail avec des flux de travail plus agiles
La cartographie des processus permet aux entreprises de devenir plus agiles en identifiant les domaines dans lesquels des changements peuvent être appliqués rapidement.
Grâce à une compréhension claire du processus, les entreprises identifient les domaines dans lesquels il est possible de rationaliser les opérations, d'automatiser les tâches, voire de.. externaliser certaines activités . Il devient alors beaucoup plus facile de répondre à l'évolution des conditions du marché ou aux besoins des clients. ⚙️
Bonnes pratiques de la cartographie des processus
Examinez quelques conseils qui vous permettront d'améliorer vos prochaines initiatives de cartographie des processus :
- Établir des objectifs clairs dès le début: Avant de commencer, identifiez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre avec votre plan de processus. Cela vous aidera à maintenir le cap sur ce qui est important et à apporter des améliorations significatives.
- Utilisez différents niveaux de granularité : Créez des plans de processus avec différents niveaux de détail pour répondre aux besoins de différents publics. Des plans de haut niveau pour la planification stratégique, etcdes plans détaillés pour les améliorations opérationnelles assurez-vous de répondre à l'ensemble des besoins de votre équipe.
- N'ayez pas peur d'intégrer des données : Améliorez votre plan en y ajoutant des données pertinentes ! Envisagez d'ajouter des indicateurs de performance du processus, des durées du cycle ou même des indicateurs d'utilisation des ressources. Cela permet deune prise de décision éclairée et met en évidence les domaines qui pourraient nécessiter plus d'attention.
- Intégrer la documentation du processus : Liez votre plan de processus à la documentation existante, telle que les procédures d'exploitation normalisées ou les instructions de travail. Cela crée une source unique de vérité pour votre équipe et simplifie les changements de gestion des processus à l'avenir.
- Saisissez les critères de décision : Lors de la cartographie des points de décision, incluez les critères, utilisés pour prendre des décisions. C'est un moyen d'établir une cohérence et de clarifier la raison d'être de chaque choix.
- Visualiserinteractions interfonctionnelles: Utilisez des couloirs ou d'autres techniques visuelles pour représenter les interactions entre les rôles ou les départements. Cela permet de mettre en évidence les points de friction potentiels et d'encourager la collaboration.
Aller au-delà des plans de processus avec ClickUp
En créant une représentation visuelle d'un processus, les entreprises identifient les inefficacités potentielles, réduisent les erreurs et améliorent la qualité. L'utilisation d'une plateforme comme ClickUp facilite vos efforts de mappage des processus grâce à des modèles, des Tableaux blancs interactifs et des outils d'aide à la décision et même des cartes mentales pour élaborer tout pour votre équipe.
Il est simple de créer un plan de processus qui améliorera les opérations et aidera les équipes à visualiser les domaines à améliorer. Votre plan ne doit pas être trop compliqué, pas plus que le logiciel que vous utilisez pour le créer.
Grâce à ce guide détaillé, vous êtes bien préparé pour créer un plan de processus complet qui aidera votre équipe à comprendre, analyser et optimiser les opérations cruciales de votre entreprise.