Qu'est-ce que la gestion des processus d'entreprise ? Stratégies, modèles et exemples

Voici ce qu'il en est : à ClickUp nous sommes des gens de processus. Et vous devriez l'être aussi ! À faire ?

Des processus d'entreprise bien définis aident les organisations à identifier leur mode de fonctionnement. Ils aident également les dirigeants à comprendre comment gérer les entreprises de manière plus efficace .

Mais la plus grande beauté des processus d'entreprise réside dans leur capacité à tirer profit des entreprises. Après tout, quelle entreprise réussie a un fonctionnement inefficace ? En effet, quelle entreprise prospère a un fonctionnement inefficace ? Aucun.

À ce moment-là, tout ce que vous avez à faire, c'est d'apprendre les ficelles de la gestion des processus - de la gestion des processus d'entreprise (BPM), pour être plus précis. C'est pourquoi nous avons rédigé cet article pour vous.

Vous apprendrez ce qu'est la gestion des processus d'entreprise, pourquoi elle est importante et ce qu'elle implique. Vous apprécierez les modèles et les exemples que nous avons compilés pour vous, ainsi que nos suggestions pour optimiser vos processus d'entreprise à l'aide des bons outils.

Commençons tout de suite afin d'accélérer vos processus d'entreprise le plus possible !

Qu'est-ce que la gestion des processus ?

La gestion des processus analyse les processus existants au sein d'une organisation, en définit et en décrit de nouveaux, et contrôle l'exécution des processus existants et nouveaux afin de s'assurer qu'ils sont achevés comme prévu.

L'objectif ultime de tout ce qui précède est d'améliorer - ou d'optimiser - les processus de l'entreprise. Qu'est-ce qu'un processus d'entreprise au juste ?

Un processus d'entreprise est une séquence de tâches (ou d'étapes) exécutées par un ou plusieurs rôles pour produire des résultats et atteindre ainsi un objectif. Et si, par exemple, l'objectif est de l'atteinte d'un jalon alors un processus Business est une définition de la manière de passer d'un jalon à l'autre.

Exemples de gestion des processus

Vous pouvez facilement conclure que la gestion des processus d'entreprise est une expression du travail d'équipe car il peut impliquer plusieurs personnes. Et c'est leur travail commun en tant qu'équipe ou organisation qui donne vie au processus d'entreprise.

Exemple de gestion de processus #1 : Exécution d'une commande en ligne pour Donuts

1. Un personnalisé passe une commande en ligne pour 100 donuts
2. Le gérant du magasin accepte la commande et le client peut vérifier le statut de sa commande
3. Y a-t-il suffisamment de donuts prêts à être emballés ?
   • Oui : Votre personnel emballe les beignets
   • Non : Un employé prépare suffisamment de beignets pour répondre à la commande, tandis qu'un autre les prépare
4. Un employé délivre un problème, emballe les beignets et met à jour le statut de la commande en Prêt
5. Un employé remet les beignets emballés au coursier
6. Le coursier met à jour le statut de la commande à Livré

Exemple de gestion de processus n° 2 : Intégration d'un nouvel employé

1. Les RH reçoivent la lettre d'offre signée par le candidat
2. L'équipe des RH crée un dossier d'employé et l'envoie au service informatique pour l'installation du compte
3. Le service informatique paramètre l'accès à l'e-mail, à l'ordinateur et au mot de passe pour le nouvel employé
4. Les RH organisent une réunion d'orientation et établissent un calendrier de formation pour le nouvel employé
5. Le nouvel employé assiste à la réunion d'orientation et commence sa formation
6. Après avoir achevé sa formation, le nouveau salarié commence à travailler sur les tâches qui lui sont confiées, avec l'aide de son supérieur hiérarchique
7. Le responsable évalue la progression de l'employé au cours des premières semaines et fournit un retour d'information au service des ressources humaines

Exemple de gestion de processus n° 3 : Développement de produits

1. Une équipe identifie un besoin du client ou une lacune sur le marché
2. L'équipe effectue des recherches pour comprendre le besoin/la lacune et les solutions potentielles
3. Sur la base de ces recherches, l'équipe élabore un forfait de développement du produit comprenant les échéanciers, les rôles et les ressources nécessaires
4. L'équipe conçoit le produit et crée un prototype pour le tester
5. Le prototype est testé auprès de clients potentiels afin de recueillir leurs réactions et d'apporter des améliorations
6. Le produit final est créé et lancé sur le marché
7. L'équipe recueille et analyse les données sur les ventes, les réactions des clients et les modifications à apporter pour les futures mises à jour du produit.

Si vous vous demandez ce qui manque ou ce qui pourrait être différent dans le processus, nous sommes fiers de vous ! Parce que vous êtes dans l'esprit de la gestion des processus d'entreprise.

Bonus: Outils de mappage de processus

Pourquoi la gestion des processus d'entreprise est-elle importante ?

Si vous prenez l'efficacité du travail au sérieux - comme nous pensons que vous le faites - vous devez vous intéresser à la gestion des processus d'entreprise. C'est ainsi que vous atteindrez vos objectifs d'entreprise en douceur, plus rapidement et avec moins de ressources.

Sans une gestion adéquate des processus d'entreprise, tout le monde ne sait pas qui était responsable de quelle tâche dans un projet. La situation devient encore plus difficile lorsque des équipes supplémentaires viennent s'ajouter à l'équation.

Les sprints dans ClickUp permettent aux équipes de s'aligner sur les feuilles de route des produits pour une visibilité totale de qui fait quoi

Les équipes ont absolument besoin d'une visibilité sur le processus à toutes les étapes lorsque plusieurs groupes sont impliqués. La gestion des processus permet de relier toutes les parties mobiles d'une organisation afin d'apporter de la valeur aux clients les parties prenantes du projet et, en fin de compte, l'entreprise.

5 étapes de la gestion des processus

Gestion des processus Les processus qui font perdre du temps ou des ressources inutiles sont inefficaces. Il faut donc soit les rendre efficaces, soit les éliminer.

Mais il y a un hic : Identifier et améliorer les processus inefficaces est un défi. Vous savez en effet que lorsqu'un processus est ancré dans une organisation, le fait de le modifier déclenche une résistance, c'est le moins que l'on puisse dire. Malheureusement, vous devez de toute façon améliorer en permanence les processus de votre entreprise.

À faire, suivre le cycle de vie de la gestion des processus d'entreprise :

Étape 1 : Le forfait

Dans cette phase, vous devez commencer par analyser la stratégie de l'entreprise. Il s'agit de la direction que votre organisation veut prendre pour atteindre ses objectifs à l'avenir. Cette connaissance guidera l'ensemble du cycle de vie de la gestion des processus d'entreprise - c'est sa pierre angulaire.

Pour mettre en place un forfait de gestion des processus, vous devez tout d'abord :

1. Comprendre les objectifs actuels de l'entreprise,les objetset la stratégie
2. Identifier les processus d'entreprise existant au sein de l'organisation et faire la distinction entre ce qui a déjà été analysé, défini et décrit et ce qui ne l'a pas été
3. Découvrir les règles d'entreprise qui régissent l'ensemble de ces processus
4. Découvrir si et où chaque processus présente des faiblesses, telles que des goulets d'étranglement, des redondances ou des dépenses élevées
5. Déterminez si chaque processus est conforme aux conclusions du point 1

À partir des résultats de ces étapes, plusieurs options s'offrent à vous pour faire la suite. Vous pouvez soit

• Concevoir etdocument de processus d'entreprise les processus existants identifiés
• Mettez à jour ou achevez les processus qui ne correspondent pas à vos objectifs ou à votre stratégie, qui ne respectent pas d'importantes règles d'entreprise ou qui présentent des faiblesses ou des lacunes

RINCER ET RÉPÉTER Astuce : Veillez à répéter l'étape de planification des processus au moins une fois par an, car de nouveaux processus peuvent apparaître. De cette manière, vous serez toujours à jour en ce qui concerne vos processus d'entreprise.

Étape 2 : Modélisation

Au cours de cette phase, vous devez concevoir et représenter les processus d'entreprise, en gardant à l'esprit qu'ils orchestrent les actions de différents rôles, systèmes (pas nécessairement toujours technologiques), informations et objets (en fonction de votre entreprise).

Par conception, nous entendons la conceptualisation de chaque processus et l'élaboration d'un flux de travail (ou d'un ensemble de flux de travail). Visuellement, il s'agit de diagrammes ou d'organigrammes, qui peuvent être intégrés dans des systèmes avancés de gestion de l'information outils de gestion de projet avancés comme ClickUp !

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/CleanShot-2022-08-26-at-09.23.50.png Exemple de flux de travail pour une campagne e-mail dans ClickUp Tableau blanc /$$img/

Exemple de flux de travail d'une campagne e-mail réalisé avec ClickUp Tableaux blancs

Si vous lisez ou entendez parler de la gestion du flux de travail les processus d'entreprise sont en effet représentés par des flux de travail (parfois, de nombreux flux de travail). Mais la gestion des processus d'entreprise ne se limite pas à la création et à l'optimisation des flux de travail, ce qui est l'objectif de la gestion des flux de travail.

De plus, il faut savoir que souvent, les professionnels de la gestion des processus créent des diagrammes de flux de travail avec l'attribut Modèle et notation des processus d'entreprise (BPMN) .

découvrez notre plus belle sélection de_ exemples de flux de travail !

Étape 3 : Exécuter

Pour mettre en œuvre les processus d'entreprise que vous avez précédemment conçus, vous devez utiliser un Outil BPM . Et voici les deux étapes en or que nous vous recommandons de suivre lors de l'exécution des processus avec l'outil choisi :

1. Testez chaque processus nouvellement conçu avec quelques participants d'une seule équipe ou d'un seul département
2. Permettre progressivement au reste de l'organisation d'adopter le processus

Cette approche prudente de l'exécution du processus minimisera l'impact d'éventuels défauts de conception.

Étape 4 : Contrôler

Vos processus d'entreprise fonctionnent-ils ? Oui. Vous devez alors les analyser pour voir comment ils fonctionnent exactement.

Le suivi des processus vous aide à identifier les goulets d'étranglement, les tâches répétitives et d'autres problèmes que vous devez résoudre. Plus profondément, le suivi d'un processus en cours implique un examen approfondi de chacune de ses parties. Automatisation des processus d'entreprise supprime le travail manuel de ces tâches répétitives.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/automate-button-1400x697.gif Automatisez vos tâches répétitives en quelques clics dans ClickUp /$$img/

Automatisez vos tâches répétitives en quelques clics avec l'une des centaines d'applications de ClickUp automatisation du flux de travail modèles

L'objectif est de déterminer les éléments qui fonctionnent bien et ceux qui doivent être améliorés (ainsi que le type d'amélioration dont ils ont besoin). L'analyse de votre client ou de votre l'accueil du client est un moyen efficace de déterminer comment son exécution peut affecter les niveaux d'engagement de vos clients.

Et vous pourriez obtenir des signes que quelque chose ne va pas avec le processus en explorant les données des journaux d'évènements des systèmes d'information impliqués dans l'onboarding. Il s'agit là d'une approche axée sur les données pour comprendre les performances du processus.

Elle pourrait vous permettre de découvrir automatiquement de nouveaux processus à partir des données d'analyse des processus. Mais comment faire pour analyser les processus ? Avec un outil de surveillance des processus d'entreprise.

À l'instar d'un rapport d'analyse sanguine, un tel outil évalue la santé de vos processus. Par exemple, il peut évaluer la satisfaction des clients, la durée du cycle le chiffre d'affaires, la productivité et bien d'autres indicateurs.

Toutefois, à l'instar d'un bilan de santé, vous devez le répéter toutes les semaines ou tous les mois. Sinon, vous risquez de ne vous rendre compte de l'inefficacité de vos processus que lorsqu'il sera trop tard pour éviter les défaillances (avec tous les coûts et les inconvénients qui en découlent).

S'assurer l'automatisation des processus d'entreprise sont utilisés pour réduire le temps nécessaire pour faire votre travail quotidien. L'ensemble de votre forfait de gestion des processus doit faire l'objet d'une attention particulière dans certains espaces, plus que dans d'autres.

Étape 5 : Optimiser

L'étape d'optimisation - ou étape de contrôle - consiste à affiner les processus d'entreprise à améliorer. C'est ainsi que vous les gardez efficaces et que vous atteignez les objectifs de votre entreprise et votre forfait global de gestion des processus.

Quelques-unes des étapes suivantes exemples de gestion de processus peuvent être les suivants :

• Éliminer les tâches ou les processus redondants
• Automatisation des flux de travail
• Améliorer la communication entre les intervenants du processus grâce à des outils appropriésoutils d'entreprise Et n'oubliez pas de surveiller les processus que vous avez optimisés ! Après tout, il s'agit d'un cycle.

Modèles de gestion des processus pour commencer dès maintenant

Revenons à l'idée que vous pouvez optimiser les processus d'entreprise en rationalisant les flux de travail. Et que vous rationalisez les flux de travail grâce à l'automatisation.

Les modèles de gestion des processus sont l'un des fondements de l'automatisation des flux de travail. Les trois modèles ci-dessous sont ceux que nous vous recommandons de consulter lorsque vous commencez à vous intéresser à la gestion des flux de travail.

1. Modèle de Tableau blanc du processus PDCA de ClickUp

Répartissez facilement toutes vos tâches en quatre étapes : Forfait, À faire, Vérifier et Agir

Si vous êtes impliqué dans la gestion de la qualité, vous connaissez déjà le cycle PDCA (planifier, faire, contrôler et agir) ou le cycle de la gestion de la qualité l'amélioration continue cycle. Mais ce Modèle de tableau blanc ClickUp PDCA élèvera votre forfait de gestion du processus PDCA à un tout autre niveau.

Utilisez-le pour classer les tâches dans les quatre étapes du cycle PDCA. Cela peut sembler idiot de le faire avec un modèle plutôt qu'avec un stylo et du papier, mais faites-nous confiance.

Ce modèle de Tableau blanc utilise logiciel de gestion des processus d'entreprise et fait plus que décomposer les tâches en étapes plus petites. Le Tableau blanc PDCA assiste l'exécution des processus PDCA pour une meilleure gestion de projet. Télécharger le modèle PDCA

2. Modèle de document sur les processus de l'entreprise ClickUp

Mettez en forme ClickUp Docs pour documenter les procédures opératoires normalisées, les processus de demande de congés, etc

Avec Modèle de document de processus de ClickUp avec le modèle de document de processus de ClickUp, la documentation des processus d'entreprise est devenue beaucoup plus facile. Utilisez le modèle pour documenter les procédures opératoires normalisées (SOP) telles que les étapes à suivre pour demander un congé en vue d'améliorer le processus.

À définir les tâches de votre flux de travail est une chose, savoir exactement ce qu'il faut faire pour achever la tâche en est une autre.

Pour en savoir plus, consultez les sites suivants modèles de documents de processus ! Télécharger le modèle de processus d'entreprise

3. Modèle de processus et procédures d'entreprise ClickUp

Mettez en évidence les tâches nécessaires à la création d'un document de processus vivant

Une fois que votre entreprise aura commencé à exécuter des processus d'entreprise à l'aide d'un logiciel de BPM, utilisez ce modèle de processus et de procédures de ClickUp pour obtenir un aperçu de vos processus internes :

• Obtenant des détails sur l'amélioration des processus grâce aux dates d'échéance, aux priorités, aux taux d'achèvement et au nombre de tâches achevées (les processus étant regroupés, par exemple, par département)
• Les tâches qui nécessitent la création de documents et l'étape à laquelle se trouvent ces documents
• La manière dont les processus vont s'enchaîner grâce à un système de gestion de projet Télécharger le modèle de processus et de procédures Bonus: SOP software !

Optimiser la gestion des processus à l'aide d'un logiciel de gestion des processus d'entreprise

Une suite BPM - composée de nombreuses options logicielles de BPM - vous aide à mettre en œuvre toutes les étapes de la gestion des processus d'entreprise. Avant de poursuivre, permettez-nous de vous présenter quelques points forts des outils de BPM et de gestion de projet (tels que ClickUp).

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/image6.gif Les affichages de ClickUp /$$$img/

Visualisez les tâches, les projets et les flux de travail de la manière qui vous convient le mieux grâce aux plus de 15 affichages personnalisables de ClickUp

• Elles automatisent les flux de travail : Donnez vie à tous les processus d'entreprise et éliminez le travail manuel et répétitif grâce à des automatisations prédéfinies et personnalisées.
• Ils assistent la collaboration : Clarifiez les procédures sans perdre le contexte du processus ou les e-mails comme une aiguille dans une botte de foin. Les outils BPM permettent aux membres de l'équipe de commenter les tâches et de joindre des pièces à ces tâches. Ils permettent même de convertir les commentaires en tâches !
• Ils proposent des rapports : Fournissent des données complètes sur les processus sur lesquelles vous pouvez compter pour vérifier si vous avez conçu vos processus de manière efficace. Ces rapports décomposent les performances d'une équipe, ce qui vous permet de vérifier leur productivité sur une certaine période.

Avantages de l'automatisation des processus d'entreprise

Les cinq étapes de la gestion des processus d'entreprise sont des étapes nécessaires vers l'automatisation. Les outils de BPM tels que ClickUp vous aident à automatiser les tâches et les flux de travail. C'est pourquoi nous souhaitons souligner ici les avantages de l'automatisation des processus d'entreprise :

• Efficacité en termes de temps et de coûts : L'automatisation des tâches répétitives permet d'économiser du temps et de l'argent, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.
• Cohérence et précision accrues : L'automatisation réduit les erreurs humaines, ce qui résulte en une plus grande cohérence et précision des processus. Cela se traduit également par une meilleure satisfaction des clients.
• Rationalisation des processus : L'automatisation des processus d'entreprise permet de rationaliser les processus, en éliminant les étapes inutiles et en simplifiant les procédures.
• Des données en temps réel : Grâce aux processus automatisés, vous pouvez recueillir des aperçus de données en temps réel qui peuvent vous aider à prendre des décisions d'entreprise plus éclairées.

Et généralement, vous pouvez personnaliser les rapports avec des widgets qui vous informent des tâches achevées, du nombre de tâches travaillées, des membres dont les tâches sont inachevées, des estimations de durée, du temps suivi, et de tant d'autres mesures. Essayez ClickUp et envoyez-nous un message pour nous dire ce que vous en pensez. Nous sommes impatients de savoir où vous voulez en venir en matière de gestion des processus d'entreprise !