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Voici le truc : chez ClickUp, nous sommes des adeptes des processus. Et vous devriez l'être aussi ! Savez-vous pourquoi ?
Des processus métier bien définis aident les organisations à identifier leur mode de fonctionnement. Ils aident également les dirigeants à comprendre comment gérer plus efficacement leur entreprise.
Mais la plus grande beauté des processus métier réside dans leur capacité à tirer parti des entreprises. Après tout, quelle entreprise réussie fonctionne de manière inefficace ? Exactement ! Aucune.
Il ne vous reste plus qu'à faire l'apprentissage des ficelles de la gestion des processus, plus précisément la gestion des processus métier (BPM). C'est pourquoi nous avons rédigé cet article à votre intention.
Vous découvrirez ce qu'est la gestion des processus métier, pourquoi elle est importante et ce qu'elle implique. Vous apprécierez les modèles et les exemples que nous avons compilés pour vous, ainsi que nos suggestions pour optimiser vos processus d'entreprise à l'aide des outils adaptés.
Commençons dès maintenant afin que vous puissiez accélérer vos processus d’entreprise le plus rapidement possible !
Qu'est-ce que la gestion des processus ?
La gestion des processus analyse les processus existants au sein d'une organisation, en définit et en décrit de nouveaux, et contrôle l'exécution des processus existants et nouveaux afin de s'assurer qu'ils sont achevés comme prévu.
Et l'objectif ultime de tout cela est d'améliorer, voire d'optimiser, les processus métier. Mais qu'est-ce qu'un processus métier exactement ?
Un processus métier est une séquence de tâches (ou d'étapes) effectuées par un ou plusieurs rôles afin de produire un résultat et d'atteindre ainsi un objectif. Si, par exemple, l'objectif est d'atteindre un jalon important, le processus métier définit alors comment passer d'un jalon à l'autre.
Exemples de gestion des processus
On peut facilement conclure que la gestion des processus métier est l'expression du travail d'équipe, car elle peut impliquer plusieurs personnes. Et c'est leur travail en équipe ou au sein d'une organisation qui donne vie au processus métier.
Exemple n° 1 de gestion des processus : traiter une commande en ligne de beignets
- Un client passe une commande en ligne de 100 beignets.
- Le gérant du magasin accepte la commande et le client peut vérifier le statut de sa commande.
- Y a-t-il suffisamment de beignets prêts à être emballés ? Oui : votre personnel emballe les beignets. Non : un employé prépare suffisamment de beignets pour honorer la commande, tandis qu'un autre les prépare.
- Oui : votre personnel emballe les beignets.
- Non : un employé prépare suffisamment de beignets pour honorer la commande, tandis qu'un autre les prépare.
- Un employé émet un reçu, emballe les beignets et met à jour le statut de la commande en Prêt.
- Un employé remet les beignets emballés au coursier.
- Le transporteur met à jour le statut de la commande en Livré.
- Oui : votre personnel emballe les beignets.
- Non : un employé prépare suffisamment de beignets pour honorer la commande, tandis qu'un autre les prépare.
Exemple de gestion des processus n° 2 : intégration d'un nouvel employé
- Les RH reçoivent la lettre d'offre signée par le candidat.
- L'équipe RH crée un dossier employé et l'envoie au service informatique pour l'installation du compte.
- Le service informatique configure l'accès à l'e-mail, à l'ordinateur et au mot de passe pour le nouvel employé.
- Les RH organisent une réunion d'orientation et établissent un programme de formation pour le nouvel employé.
- Le nouvel employé assiste à une séance d'orientation et commence sa formation.
- Après avoir achevé la formation, le nouvel employé commence à travailler sur les tâches qui lui sont assignées, sous la supervision de son responsable.
- Le responsable évalue la progression de l'employé au cours de ses premières semaines et fournit ses commentaires au service des ressources humaines.
Exemple n° 3 de gestion des processus : développement de produits
- Une équipe identifie un besoin client ou une lacune sur le marché.
- L'équipe mène des recherches pour comprendre les besoins/lacunes et les solutions potentielles.
- Sur la base de ses recherches, l'équipe élabore un plan de développement de produit comprenant les échéanciers, les rôles et les ressources nécessaires.
- L'équipe conçoit le produit et crée un prototype à des fins de test.
- Le prototype est testé auprès de clients potentiels afin de recueillir leurs commentaires et d'apporter des améliorations.
- Le produit final est créé et lancé sur le marché.
- L'équipe recueille et analyse les données relatives aux ventes, aux commentaires des clients et à toute modification nécessaire à apporter pour les futures mises à jour des produits.
Si vous vous demandez ce qui manque ou ce qui pourrait être amélioré dans le processus, nous sommes fiers de vous ! Car vous êtes en phase avec l'esprit de la gestion des processus d'entreprise.
Bonus : outils de cartographie des processus
Pourquoi la gestion des processus d’entreprise est-elle importante ?
Si vous prenez l'efficacité au travail au sérieux, comme nous le pensons, vous devez vous intéresser à la gestion des processus métier. C'est ainsi que vous atteindrez vos objectifs d'entreprise plus facilement, plus rapidement et avec moins de ressources.
Sans une gestion adéquate des processus métier, tout le monde ne sait pas qui est responsable de quelles tâches dans un projet. Cela devient encore plus difficile lorsque d'autres équipes viennent s'ajouter à l'équation.
Les équipes ont absolument besoin d'une visibilité sur le processus à toutes les étapes lorsque plusieurs groupes sont impliqués. La gestion des processus relie tous les éléments mobiles d'une organisation afin d'apporter de la valeur aux parties prenantes du projet et, en fin de compte, à l'entreprise.
Les 5 étapes de la gestion des processus
Les processus de gestion des processus qui gaspillent inutilement du temps ou des ressources sont inefficaces. Vous devez donc soit les rendre efficaces, soit les éliminer.
Mais voici le hic : identifier et améliorer les processus inefficaces est un véritable défi. Car vous savez que lorsqu'un processus est ancré dans une organisation, le changer déclenche pour le moins une certaine résistance. Malheureusement, vous devez de toute façon améliorer continuellement les processus de votre entreprise.
À faire : suivez le cycle de vie de la gestion des processus métier :
Étape 1 : Planifier
Au cours de cette phase, vous devez commencer par analyser la stratégie commerciale de l'entreprise. Il s'agit de la direction que votre organisation souhaite prendre afin d'atteindre ses objectifs à l'avenir. Ces informations guideront l'ensemble du cycle de vie de la gestion des processus métier : elles en constituent la pierre angulaire.
Pour mettre en place un plan de gestion des processus, vous devez d'abord :
- Comprenez les objectifs commerciaux, les buts et la stratégie actuels de l'entreprise.
- Identifiez les processus d'entreprise existants au sein de l'organisation et faites la distinction entre ce qui a déjà été analysé, défini et décrit et ce qui ne l'a pas été.
- Découvrez les règles d'entreprise qui régissent tous ces processus.
- Découvrez si et où chaque processus présente des faiblesses, telles que des goulots d'étranglement, des redondances ou des dépenses élevées.
- Déterminez si chaque processus correspond à vos conclusions du n° 1.
Ensuite, en fonction des informations que ces étapes vous auront apportées, plusieurs choses à faire s'offrent à vous. Vous pouvez soit :
- Conception et processus métier : documenter les processus existants identifiés
- Mettez à jour ou achevez les processus qui ne correspondent pas à vos objectifs, stratégies ou buts, qui ne respectent pas les règles commerciales importantes ou qui présentent des faiblesses et des inefficacités.
RINCEZ ET RÉPÉTEZ Conseil de pro : veillez à répéter l’étape de planification des processus au moins une fois par an, car de nouveaux processus peuvent apparaître. Vous serez ainsi toujours à jour dans vos processus d’entreprise.
Étape 2 : Modèle
Au cours de cette phase, vous devez concevoir et représenter les processus métier, en gardant à l'esprit qu'ils orchestrent les actions de différents rôles, systèmes (pas nécessairement toujours technologiques), informations et objets (selon votre activité).
Et par « concevoir », nous entendons conceptualiser chaque processus et littéralement dessiner un flux de travail (ou un ensemble de flux de travail) pour celui-ci. Visuellement, il s'agit de diagrammes ou d'organigrammes, qui peuvent être intégrés dans des outils de gestion de projet avancés tels que ClickUp !
Si vous avez déjà entendu parler de la gestion des flux de travail, c'est parce que les processus d'entreprise sont représentés par des flux de travail (parfois plusieurs). Mais la gestion des processus d'entreprise ne se limite pas à la création et à l'optimisation des flux de travail, qui sont au cœur de la gestion des flux de travail.
Sachez également que les professionnels de la gestion des processus créent souvent des diagrammes de flux de travail à l'aide du modèle et de la notation des processus métier (BPMN).
Découvrez notre sélection des meilleurs exemples de flux de travail!
Étape 3 : Exécuter
Pour mettre en œuvre les processus métier que vous avez préalablement conçus, vous devez utiliser un outil BPM. Voici les deux étapes clés que nous vous recommandons de suivre lorsque vous exécutez les processus avec l'outil que vous avez choisi :
- Testez chaque nouveau processus avec quelques participants issus d'une seule équipe ou d'un seul service.
- Permettez progressivement au reste de votre organisation d'adopter le processus.
Cette approche prudente de l'exécution des processus minimisera l'impact d'éventuels défauts de conception.
Étape 4 : Surveiller
Vos processus d’entreprise fonctionnent-ils ? Très bien. Vous devez alors les analyser pour voir comment ils fonctionnent exactement.
La surveillance des processus vous aide à identifier les goulots d'étranglement, les tâches répétitives et d'autres problèmes que vous devez résoudre. À un niveau plus approfondi, la surveillance d'un processus actuel implique d'examiner minutieusement chacune de ses parties. L'automatisation des processus d'entreprise élimine le travail manuel lié à ces tâches répétitives.
L'objectif est d'identifier les éléments qui fonctionnent bien et ceux qui doivent être améliorés (ainsi que le type d'amélioration nécessaire). L'analyse du processus d'intégration de vos clients est un moyen efficace de déterminer comment son exécution peut influencer leur niveau d'engagement.
Et vous pourriez obtenir des indices indiquant que quelque chose ne va pas dans le processus en exploitant les données du journal des évènements provenant des systèmes d'information impliqués dans l'intégration. Il s'agirait là d'une approche fondée sur les données pour comprendre les performances du processus.
Il pourrait vous permettre de découvrir automatiquement de nouveaux processus à partir des données d'analyse des processus. Mais comment analyser concrètement les processus ? À l'aide d'un outil de surveillance des processus de l'entreprise.
Tout comme un rapport d'analyse sanguine, cet outil évalue la santé de vos processus. Il peut par exemple évaluer la satisfaction client, la durée du cycle, le chiffre d'affaires, la productivité et de nombreux autres indicateurs.
Cependant, comme pour un bilan de santé, vous devez le répéter toutes les quelques semaines ou tous les quelques mois. Sinon, vous risquez de ne vous rendre compte de l'inefficacité de vos processus que lorsqu'il sera trop tard pour éviter les défaillances (avec tous les coûts et inconvénients que cela implique).
Assurez-vous d'utiliser des outils d'automatisation des processus métier afin de réduire le temps nécessaire à l'exécution de votre travail quotidien. L'ensemble de votre plan de gestion des processus nécessite une attention particulière dans certains espaces, plus que dans d'autres.
Étape 5 : Optimiser
L'étape d'optimisation, ou étape de contrôle, consiste à affiner les processus métier qui doivent être améliorés. C'est ainsi que vous garantissez leur efficacité et que vous atteignez les objectifs commerciaux de votre entreprise et votre plan global de gestion des processus.
Voici quelques exemples d' optimisation de la gestion des processus:
- Éliminez les tâches ou processus redondants
- Automatisez vos flux de travail
- Améliorez la communication entre les intervenants du processus grâce à des outils adaptés pour l'entreprise.
Et n'oubliez pas de surveiller les processus que vous avez optimisés ! Après tout, il s'agit d'un cycle.
Modèles de gestion des processus pour vous lancer dès maintenant
Revenons à l'idée selon laquelle vous pouvez optimiser les processus de l'entreprise en rationalisant les flux de travail. Et que vous rationalisez les flux de travail grâce à l'automatisation.
Les modèles de gestion des processus constituent l'un des fondements de l'automatisation des flux de travail. Nous vous recommandons de consulter les trois modèles ci-dessous lorsque vous vous lancez dans la gestion des flux de travail.
1. Modèle de Tableau blanc ClickUp PDCA Process
Si vous vous intéressez à la gestion de la qualité, vous connaissez déjà le cycle PDCA (planifier, faire, vérifier, agir) ou cycle d'amélioration continue. Mais ce modèle de tableau blanc PDCA ClickUp élèvera votre plan de gestion des processus PDCA à un tout autre niveau.
Utilisez-le pour classer les tâches selon les quatre étapes du cycle PDCA. Cela peut sembler ridicule à faire avec un modèle plutôt que du papier et un stylo, mais faites-nous confiance.
Ce modèle de tableau blanc utilise un logiciel de gestion des processus métier et ne se contente pas de décomposer les tâches en étapes plus petites. Le tableau blanc PDCA facilite l'exécution des processus PDCA pour une meilleure gestion de projet.
2. Modèle de document sur les processus de l'entreprise ClickUp
Grâce au modèle de document de processus de ClickUp, la documentation des processus de l'entreprise est devenue beaucoup plus facile. Utilisez le modèle pour documenter les procédures opératoires normalisées (SOP), telles que les étapes à suivre pour demander un congé afin d'améliorer les processus.
Car définir les tâches de votre flux de travail est une chose, mais savoir exactement quoi faire pour achever ces tâches en est une autre.
Pour en savoir plus, essayez ces modèles de documents de processus!
3. Modèle « Processus et procédures métier ClickUp »
Une fois que votre entreprise aura commencé à exécuter ses processus métier à l'aide d'un logiciel BPM, utilisez ce modèle de processus et de procédures proposé par ClickUp pour obtenir un aperçu de vos processus internes en :
- Obtenir des informations détaillées sur l'amélioration des processus grâce aux dates d'échéance, aux priorités, aux taux d'achèvement et au nombre de tâches achevées (avec les processus regroupés, par exemple, par service)
- Les tâches qui nécessitent la création de documents et l'étape à laquelle ces documents sont
- Comment les flux des processus s'enchaînent-ils les uns aux autres grâce à un système de gestion de projet ?
Bonus : logiciel pour les procédures opératoires normalisées!
Optimisez la gestion des processus à l'aide d'un logiciel de gestion des processus métier pour les entreprises
Une suite BPM, composée de nombreux logiciels BPM, vous aide à mettre en œuvre toutes les étapes de la gestion des processus métier. Avant de poursuivre, laissez-nous vous présenter quelques-uns des points forts des outils BPM et de gestion de projet (tels que ClickUp).
- Ils automatisent les flux de travail : donnez vie à tous les processus métier d'une entreprise et éliminez les tâches manuelles et répétitives grâce à des automatisations prédéfinies et personnalisées.
- Ils favorisent la collaboration : clarifiez les procédures sans perdre le contexte du processus ni les e-mails, qui sont comme une aiguille dans une botte de foin. Les outils BPM permettent aux membres de l'équipe de commenter les tâches et d'y joindre des pièces jointes. Ils vous permettent même de convertir les commentaires en tâches !
- Ils fournissent des rapports : ils fournissent des données complètes et fiables sur les processus, qui vous permettent de vérifier si vous avez conçu vos processus de manière efficace. Ces rapports détaillent les performances d'une équipe, ce qui vous permet de vérifier sa productivité sur une certaine période.
Avantages de l'automatisation des processus d'entreprise
Les cinq étapes de la gestion des processus métier sont des étapes nécessaires vers l'automatisation. Et les outils BPM tels que ClickUp vous aident à automatiser les tâches et les flux de travail. C'est pourquoi nous souhaitons mettre en avant ici les avantages de l'automatisation des processus métier :
- Gain de temps et d'argent : l'automatisation des tâches répétitives permet d'économiser du temps et de l'argent, et permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.
- Cohérence et précision accrues : l'automatisation réduit les erreurs humaines, ce qui entraîne un résultat : une plus grande cohérence et une plus grande précision dans les processus. Cela conduit également à une meilleure satisfaction des clients.
- Processus rationalisés : l'automatisation des processus métier permet de rationaliser les processus, en éliminant les étapes inutiles et en simplifiant les procédures.
- Informations en temps réel sur les données : grâce à l’automatisation des processus, vous pouvez recueillir des informations en temps réel sur les données qui vous aideront à prendre des décisions plus éclairées pour l’entreprise.
En général, vous pouvez personnaliser les rapports à l'aide de widgets qui vous informent des tâches achevées, du nombre de tâches effectuées, des membres ayant des tâches inachevées, des estimations de durée, du suivi du temps et de nombreuses autres mesures.
Essayez ClickUp et envoyez-nous vos commentaires. Nous sommes impatients de savoir où vous souhaitez aller avec la gestion des processus d’entreprise !