Que ce soit dans le cadre d'un travail au sein d'une développement de logiciels ou un magasin de chaussures, vous ne pouvez pas échapper à la paperasserie et aux documents. Qu'il s'agisse des politiques de l'entreprise ou des les guides de l'employé à accords de service et états financiers , une organisation moyenne traite des centaines de documents dans le cadre de ses activités régulières. 📁

Une gestion chaotique des documents est un énorme facteur de risque pour toute entreprise. Supposons que vous perdiez la trace de contrats importants -, ce qui peut entraîner des problèmes de réglementation et de sécurité, sans parler des tensions potentielles dans des domaines tels que la collaboration et l'exécution des tâches.

La solution ? La mise en place d'un flux de travail de gestion documentaire adéquat, qui vous protège des griffes de la désorganisation et de l'inefficacité en dictant la création, le stockage, la récupération, la distribution et l'élimination des documents au sein d'une organisation. Dans cet article, nous examinerons les méthodes approuvées par les experts pour optimiser et structurer les processus liés aux documents.

$$a Qu'est-ce qu'un flux de travail de gestion documentaire ?

Un flux de travail de gestion documentaire (DMW) représente la manière dont vous traitez les documents au sein de votre organisation. Il englobe tous les processus et toutes les tâches liés aux documents, y compris la gestion des différentes versions des documents, la garantie de la conformité avec les organismes de réglementation et la mise en place d'un système de gestion des documents des rapports plus rapides et sans erreur.

Voici des exemples de sous-processus principaux au sein d'un flux de travail documentaire :

• Création : Explique comment les nouveaux documents doivent être rédigés et créés
• Modification en cours : Édition : Explique comment les documents existants doivent être modifiés, relus et révisés afin de garantir la conformité et d'éviter les erreurs
• Stockage : Décrit comment et où stocker les documents, qu'ils soient sous forme physique ou numérique
• Catégorisation : Indique comment les documents doivent être organisés et indexés pour faciliter la recherche et la navigation. Pensez aux environnements de travail, aux dossiers, aux dossiers imbriqués, etc.
• Partage : Spécifie qui peut accéder aux documents, les modifier et les partager
• Élimination : Indique comment suivre les documents redondants et les éliminer du système de gestion des documents
• Demandes et approbations : Explique les processus d'approbation des documents à tous les niveaux de la hiérarchie
• Suivi : décrit comment garder une trace des documents redondants et les éliminer du système de gestion documentaire : Décrit comment garder une trace des révisions de versions et des changements pour garantir une transparence maximale. Il s'agit également d'examiner les performances de l'ensemble du flux de travail, de repérer les inefficacités dans la récupération ou le traitement des documents et de trouver des moyens de les éliminer

Pourquoi est-il important d'optimiser les flux de travail de la gestion documentaire ?

L'un des plus grands défis auxquels les organisations sont confrontées aujourd'hui est l'inefficacité de la gestion de l'information, en particulier lorsqu'il s'agit de la gestion des documents équipes distantes ou hybrides sont impliquées. Un scénario typique est le suivant les acteurs du projet qui peinent à trouver la documentation pertinente à portée de main, ce qui peut déclencher des problèmes de communication au sein des services ou des dépassements de délais et de coûts.

L'optimisation des flux de travail de la gestion documentaire consiste à tenir ces inefficacités à distance. Son importance au sein d'une entreprise se traduit principalement par sept aspects :

1. Une efficacité accrue : Les flux de travail de la gestion documentaire aident àoptimiser les flux de travail généraux et les processus d'entreprise, en veillant à ce que les employés soientplus productifs et ne perdent pas de temps à chercher des documents
2. Transparence : Le fait d'avoir tous les documents au même endroit supprime les cloisonnements départementaux et garantit que l'information est divulguée aux membres de l'équipe concernés
3. Facilitél'intégration des employés: Une documentation structurée permet aux nouveaux membres de l'équipe de trouver les informations qui les intéressent et d'apprendre à gérer les différentes tâches
4. Normalisation des processus : Des flux de travail soigneusement forfaités vous aident à définir les grandes lignes de votre projetprocédures opérationnelles normalisées (SOP) pour les processus et les tâches collaboratives et à conserver les procédures opératoires normaliséesles équipes interfonctionnelles alignées
5. Amélioration de la sécurité : Un flux de travail de gestion documentaire bien conçu vous permet de contrôler les permissions d'accès aux fichiers et aux dossiers
6. Minimisation des erreurs : Vous pouvez assurer la cohérence du traitement des documents et automatiser les tâches administratives répétitives, réduisant ainsi le risque d'erreurs manuelles
7. Améliorationprocessus de prise de décision: L'accès, au sein d'une solution de gestion documentaire, à des documents essentiels accompagnés d'informations contextuelles aide les utilisateurs à prendre des décisions judicieuses, étayées par des données

10 façons efficaces d'améliorer le flux de travail documentaire

L'amélioration des flux de travail de la gestion documentaire peut sans aucun doute aider votre organisation à prospérer - mais la question est de savoir quelle est la manière idéale de le faire ?

Pour commencer, la méthode traditionnelle de stockage physique des fichiers et des dossiers est à proscrire. Dans le scénario actuel, vous pouvez concevoir un système de documentation de qualité en utilisant un logiciel de gestion de documents (par exemple, ClickUp ) pour organiser et gérer les dossiers.

Après une recherche approfondie, nous avons planifié les 10 meilleures pratiques qui aident à construire le cadre de base des flux de travail de la gestion des documents. Nous ferons également la démonstration de certaines fonctions de ClickUp qui peuvent améliorer le processus ! 😍

1. Identifier vos besoins

La première chose à votre agenda devrait être l'analyse de votre organisation et l'identification des besoins spécifiques liés aux documents. Chaque entreprise étant unique, il vous faudra peut-être aller en profondeur et revoir vos processus pour comprendre ce qui ne fonctionne pas et les points sur lesquels vous devez vous concentrer.

Réfléchissez à votre travail et aux documents que vous devez gérer. Par exemple, si vous êtes un cabinet d'expertise comptable vous aurez besoin d'un flux de travail qui assiste un grand nombre de documents et qui dispose d'options de catégorisation avancées pour vous aider à retrouver rapidement les éléments en cas de litige.

D'autre part, si vous êtes un petite entreprise si vous vendez des bijoux en ligne, le flux de travail de votre système de gestion des documents sera probablement axé sur le stockage des descriptions individuelles des produits et sur la création et la gestion des factures.

L'identification des besoins peut être un processus long et complexe, mais la fonction de votre flux de travail de gestion documentaire en dépend. Commencez par prendre en compte la taille de votre équipe et réfléchissez au nombre de personnes qui accéderont au flux de travail et à leur fréquence.

C'est toujours une excellente idée de demander aux membres de votre équipe de donner leur avis sur ce qu'ils aimeraient voir dans le flux de travail et sur ce qu'ils pensent du système actuel. Vous pouvez tirer parti des personnalisables Formulaires ClickUp pour capturer les réponses et les commentaires de votre équipe et les transformer en tâches exploitables qui se connectent à vos flux de travail.

Rationaliser les demandes internes de retour d'information pour collecter les informations exactes nécessaires dans vos formulaires

Une fois que vous avez rassemblé les informations nécessaires, vous pouvez commencer à réinventer votre flux de travail documentaire pour l'aligner sur les besoins de l'entreprise.

2. Utiliser le bon logiciel de flux de travail documentaire

Un bon logiciel de gestion documentaire doit être doté d'options qui vous aident à optimiser vos flux de travail et à maximiser l'efficacité.

Comme ClickUp est un logiciel de première gestion de tâches et de projets de première classe comprend la nécessité de rationaliser les processus de gestion des documents. Dans cet outil, vous trouverez ClickUp Documents clickUp Docs est une suite attrayante qui vous aide à gérer toutes les tâches liées aux documents en un seul endroit.

Avec ClickUp Docs, vous pouvez créer, modifier, partager et stocker tous les documents liés à l'entreprise, qu'il s'agisse de bases de connaissances et wikis aux contrats et procédures opératoires normalisées.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Docs-Sharing-feature.png Fonctionnalité de partage des documents de ClickUp 3.0 /$$$img/

La collaboration est clé avec ClickUp 3.0 Docs, vous pouvez donc rapidement partager, définir des paramètres de permission ou exporter vers des utilisateurs internes ou externes

Utilisez les options de modification et de style pour personnaliser vos documents, ajouter des signets, insérer des dossiers imbriqués et incorporer des tableaux pour rendre vos documents aussi détaillés que nécessaire.

L'un des meilleurs atouts de ClickUp Docs est la possibilité de connecter vos documents à des flux de travail, ce qui permet aux personnes assignées aux tâches de disposer de suffisamment d'informations contextuelles pour bien faire leur travail.

Connectez ClickUp Docs à votre flux de travail en liant les tâches entre elles

Vous êtes préoccupé par la sécurité ? C'est réglé - ClickUp vous permet de personnaliser vos documents Niveaux de hiérarchie pour les dossiers et les environnements de travail, ainsi que la configuration des permissions et des paramètres de confidentialité, ce qui vous permet d'achever le contrôle des personnes qui peuvent accéder à vos documents, les modifier et les partager.

3. Tirer parti de l'intelligence artificielle (IA) dans la gestion des documents

Vous et votre équipe ne devriez pas avoir à sauter à travers des cerceaux et à passer des heures à créer des documents détaillés. Heureusement, l'IA s'est avérée être un ajout inestimable à l'espace de gestion des documents, permettant aux équipes de trier les documents et de générer des éléments de connaissance plus rapidement. En fait, l'a étude scientifique récente a montré que l'utilisation de outils d'IA générative peuvent :

• Réduire le temps de rédaction de 40 %
• Améliorer la qualité de la production de 18% ClickUp IA est un excellent exemple de la façon dont l'IA peut transformer vos flux de travail de gestion documentaire. La fonction générative de cette plateforme assistant de rédaction accélère le processus de création de tout document grâce à des invites personnalisables et adaptées au rôle de chacun.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Reprompting\_GIF.gif Repromptage à l'aide de ClickUp AI /$$img/

Affinez vos résultats pour atteindre un meilleur contenu plus rapidement en utilisant le reprompting dans ClickUp AI

ClickUp AI vous aide à réfléchir, à générer, à peaufiner et à résumer du contenu pour différents types de documents, le tout optimisé en termes de ton et de grammaire. Tout ce que vous avez à faire est de remplir les champs d'intention, et l'outil peut générer des documents de qualité professionnelle tels que des notes de projet, des agendas de réunion des études de cas de marketing, et échéanciers de projets avec la plus grande précision.

Et ce n'est pas tout : ClickUp AI vous permet de générer des éléments d'action à partir de vos documents ! Il vous suffit de sélectionner une partie spécifique de votre document, de cliquer sur IA, et d'opter pour Générer un élément d'action. ClickUp IA analysera le contenu sélectionné et créera une liste de choses à faire. ✨

Utilisez ClickUp AI pour écrire plus vite et peaufiner vos textes, vos réponses aux e-mails et bien plus encore

Outre ClickUp AI, la plateforme propose une autre aide à la création de documents : les modèles ! L'impressionnant système de ClickUp de ClickUp avec plus de 1 000 modèles accélère le processus de création de documents, d'agendas quotidiens, de bases de connaissances et d'e-mails. Ils sont 100 % personnalisables afin que vous puissiez les adapter aux lignes directrices et au travail de votre entreprise.

4. Centralisez vos documents

Le fait de ne pas centraliser tous vos documents peut être à l'origine du chaos et de la désorganisation, manque de transparence et perte de données . Un flux de travail efficace pour la gestion des documents doit garantir que tout le monde, y compris les employés, les responsables et les clients, puisse accéder aux fichiers et aux informations essentielles en un seul endroit, et non par le biais d'e-mails ou de fils de discussion.

Si vous utilisez ClickUp 3.0, vous pouvez explorer Documents Hub est un excellent centre de stockage de tous les documents liés à l'entreprise. Il présente tous vos documents à travers trois cartes - Récents, Favoris et Créé par moi - suivies d'un tableau affichant tous vos enregistrements. 😎

Le ClickUp Documents Hub est le référentiel central des documents de l'entreprise

5. S'assurer que les documents sont faciles à trouver dans un logiciel de gestion du flux de travail

Vous conservez tous les documents de l'entreprise au même endroit, mais il y a un autre problème : trouver un document spécifique peut donner l'impression de chercher une aiguille dans une botte de foin. La faible valeur de récupération est un défaut majeur de tout flux de gestion documentaire. Cela peut sembler anodin si vous venez de créer une entreprise avec un petit nombre de clients. Mais imaginez que vous cherchiez un document que vous avez créé il y a trois ou quatre ans.

Un flux de travail optimisé pour la gestion des documents s'articule autour de la faculté de recherche. Vous devez être en mesure de localiser n'importe quel document dans votre flux de travail en quelques secondes afin de vous assurer que l'efficacité du processus .

De nombreux outils de gestion de documents souffrent de capacités de recherche insuffisantes, mais vous ne serez pas confronté à ce problème avec le logiciel Recherche universelle fonctionnalité de ClickUp 3.0. Cette fonctionnalité vous permet de rechercher pratiquement tout ce qui se trouve dans votre environnement de travail à l'aide de mots-clés de base. Vous pouvez également rechercher des éléments en fonction de la date à laquelle ils ont été mis à jour et affichés pour la dernière fois.

ClickUp Recherche universelle permet aux utilisateurs de trouver rapidement des tâches, des documents, des fichiers, des utilisateurs, des discussions et des tableaux de bord dans l'ensemble de l'espace de travail et même dans d'autres applications de travail connectées

Vous ne vous souvenez plus du nom d'un document ? Améliorez votre logistique de recherche au sein de ClickUp en créant des étiquettes personnalisables pour les enregistrements. Par exemple, si vous avez créé plusieurs documents sur les thèmes suivants les méthodologies d'amélioration des processus vous pouvez les étiqueter avec process improvement.

ClickUp ajoute également une colonne "Located In" dans les résultats de recherche. Cela vous permet de voir où un document particulier est stocké et de le trouver en quelques clics.

6. Automatisation de votre travail

L'un des moyens les plus rapides d'optimiser vos flux de travail en matière de gestion documentaire consiste à d'automatiser les tâches et les activités qui s'y déroulent . Les automatisations permettent à votre équipe d'éviter les tâches répétitives et sujettes aux erreurs, de gagner en efficacité et de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

L'automatisation des flux de travail nécessite souvent un codage et peut sembler difficile pour les équipes non techniques, mais elle peut être simple si vous utilisez un outil puissant comme ClickUp.

Avec plus de 100 outils sans code, ClickUp permet d'automatiser les flux de travail Automatisations ClickUp avec les Automations ClickUp, vous pouvez laisser la plateforme s'occuper des tâches de routine à votre place. Vous contrôlez ce qui déclenche une Automatisation et ce qui se passe après son déclenchement, le tout via une interface visuelle. Cela peut s'avérer pratique pour gérer les révisions de documents et mettre à jour le statut des approbations. 😍

Les automatisations sont utilisées pour déclencher automatiquement des résultats lorsqu'une action a lieu. Par exemple, en utilisant l'automatisation "lorsque le statut change", nous appliquons un modèle à une tâche pour nous assurer qu'aucune information précieuse n'est perdue pendant les transferts de clients

7. Intégrez votre logiciel de gestion documentaire à d'autres plateformes

Achevé est le temps où les organisations pouvaient s'achever complètement sur une seule application ou plate-forme. Aujourd'hui, vous avez une application distincte pour tout, de la création de factures et.. le suivi du temps à la programmation des réunions avec les membres de l'équipe.

Bien que sauter entre des dizaines d'applications puisse être fatigant, c'est un mal nécessaire dans le lieu de travail moderne. Un moyen facile d'optimiser les flux de travail de la gestion documentaire et d'éliminer le besoin de passer constamment d'une application à l'autre est d'utiliser des intégrations.

Vous serez heureux que ClickUp s'intègre à plus de 1 000 plateformes comme Slack, GitHub, Everhour et Zoom. Si vous ne trouvez pas l'application que vous souhaitez intégrer dans la liste, utilisez ClickUp API pour construire des intégrations personnalisées et garder les informations à travers les plateformes accessibles à partir d'un seul hub de ressources !

8. Assurer la flexibilité des flux de travail liés aux documents

Les flux de travail liés aux documents et à la gestion de projet sont étroitement liés. Et comme les processus de projet ont tendance à beaucoup évoluer, vous devez vous assurer que vos flux documentaires peuvent suivre le mouvement.

L'alignement des flux de travail liés aux projets et aux documents est possible grâce à l'application La suite de gestion de projet ClickUp la suite de gestion de projet ClickUp est une suite de gestion de projet, dotée de fonctionnalités qui s'articulent autour d'une organisation, d'une collaboration et d'une précision méticuleuses.

L'option la plus remarquable, qui vous offre, à vous et à votre équipe, une flexibilité achevée, est la suivante Les affichages ClickUp . La plateforme offre plus de 15 affichages qui vous permettent d'organiser vos flux de travail documentaires comme vous le souhaitez. Utilisez la vue Liste pour trier vos Documents, passez au diagramme Gantt pour suivre les besoins en documentation tout au long d'échéanciers changeants, ou profitez de la vue Activité pour suivre les modifications et mises à jour récentes des documents.

Les plus de 15 vues de ClickUp offrent aux fournisseurs prestataires une solution mur à mur pour chaque équipe

Vous voulez savoir combien de temps les membres de votre équipe consacrent à des tâches spécifiques ? Utilisez la solution de ClickUp outil suivi du temps de ClickUp pour surveiller et gérer le temps et organiser facilement les charges de travail.

Avec ClickUp, vous pouvez discuter avec les membres de votre équipe en temps réel, assigner des commentaires avec des éléments d'action et personnaliser les notifications pour vous assurer que tous les bavardages liés aux documents sont communiqués rapidement. 😍

D'autres fonctionnalités notables que vous trouverez utiles sont :

• Paramétrage des priorités
• Création dedes dépendances des tâches (par exemple, le document A doit être achevé avant que la tâche B ne commence)
• Paramétrage et suivi des objectifs
• Cartes mentales pour la conception détaillée du flux de travail

9. Formez votre équipe

Vous avez identifié vos besoins, commencé à utiliser une nouvelle plateforme de gestion de documents et centralisé vos documents. Mais votre travail n'est pas terminé tant que vous n'avez pas informé votre équipe des derniers changements !

Si vous voulez bien mettre en œuvre vos flux de travail de gestion documentaire, assurez-vous que tout le monde est au courant des nouvelles pratiques.

ClickUp vous offre de nombreuses options pour la formation et la formation continue la gestion de votre équipe .

Si vous avez réinventé vos processus et que vous voulez aider votre équipe à comprendre chaque étape, vous pouvez utiliser des plans de processus pour expliquer tout en détail. Les membres de votre équipe n'ont plus qu'à suivre les plans pour achever les tâches avec une réussite garantie. Créez des procédures opérationnelles standard sous forme de modules de formation et invitez les membres de l'équipe concernés à y participer. S'ils ont des questions, ils peuvent laisser des commentaires directement sur le document. ✨

Détection et modification en cours, ajout de commentaires et intégration de liens dans ClickUp Docs

Un problème récurrent dans les flux de travail basés sur des documents est que deux personnes ou plus travaillent sur la même tâche, ce qui entraîne un travail redondant. Mais avec l'outil Détection collaborative ClickUp avec ClickUp Collaborative Detection, vous pouvez voir plusieurs curseurs avec des étiquettes de nom lorsque d'autres personnes commentent ou modifient le même document que vous. Cela permet de lancer la collaboration en temps réel et asynchrone et d'éviter la duplication des documents.

10. Surveillance et mise à jour

Considérez les flux de travail de la gestion documentaire comme des plantes qui ont besoin de soins constants pour s'épanouir. Ce qui a travaillé pour votre organisation il y a quelques années peut s'avérer inutile aujourd'hui. C'est pourquoi vous devez surveiller l'efficacité de votre flux de travail, réévaluer les performances et procéder aux mises à niveau nécessaires. 🌱

ClickUp 3.0 Logiciel de tableau de bord Équipe avec priorités et cartes à brûler

Il existe différentes façons de suivre vos flux de travail dans ClickUp. Par exemple, vous pouvez définir des KPI et les suivre à l'aide de Tableaux de bord ClickUp avec plus de 50 widgets. Concentrez-vous sur des aspects spécifiques pour identifier les goulets d'étranglement et ajustez au fur et à mesure.

ClickUp : Votre assistant de flux de travail pour la gestion des documents

Un système de documentation qui fonctionne bien est vital pour toute organisation qui veut rester compétitive et efficace. Il apporte de la commande et de la structure à votre équipe, réduit les coûts et améliore la collaboration. N'hésitez donc pas à explorer les optimisations que nous vous avons proposées.

ClickUp est l'outil idéal pour créer, gérer, partager et stocker des documents, automatiser des processus et rationaliser le travail d'équipe et la communication ! S'inscrire for free, and see how it can help enforcing company-wide consistency in your document management workflows ! 💗