En tant que gestionnaire de projet, une grande partie de votre semaine de travail est probablement consacrée à la gestion de la paperasserie et à l'organisation de l'information. Ce travail administratif peut vous faire perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à des tâches à forte valeur ajoutée.
Les logiciels de gestion documentaire sont conçus pour alléger le travail manuel en organisant et en classant les fichiers, en attribuant des permissions d'accès et en créant des flux de travail pour les approbations et les révisions.
Ce guide présente les principaux logiciels de gestion de documents et explique comment les utiliser comme emplacement centralisé pour le partage de documents et la collaboration !
Que faut-il rechercher dans un logiciel de gestion documentaire (SGD) ?
Lors de la recherche d'un système de gestion documentaire, il est essentiel de donner la priorité à des mesures de sécurité de premier ordre pour protéger les informations confidentielles, prévenir les violations de données et se conformer aux réglementations en matière de protection des données. Des fonctionnalités clés telles que :
- Contrôles d'accès
- Le cryptage
- Sauvegarde et récupération des données
- Les permissions
- Fonctionnalités de recherche
- Accès au cloud
La collaboration est également une fonctionnalité incontournable de votre système de gestion documentaire. Vous voulez que votre équipe puisse collaborer sur des documents en temps réel d'assigner des tâches, de laisser des commentaires et de partager des fichiers en toute sécurité. Et, bien sûr, vous devez être en mesure de trouver du contenu sans avoir à saisir trop d'invites !
Enfin, l'intégration avec d'autres outils de gestion de projet comme gestion des tâches et suivi du projet aidera votre équipe à rationaliser la gestion des projets les flux de travail transversaux . Cette intégration favorise la collaboration, le partage des connaissances et améliore la prise de décision.
Les 10 meilleurs logiciels de gestion documentaire en 2024
1. ClickUp /$$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Docs-List-View-example-of-Product-Requirements-1400x944.png Liste des documents ClickUp Afficher l'exemple des exigences relatives au produit /$$img/
Avec l'aide de ClickUp Docs, vous pouvez présenter les exigences de vos produits tout en utilisant une vue Liste intégrée
ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un conçue pour les équipes de toutes tailles afin de créer de magnifiques documents, wikis et d'autres documents, qui peuvent être connectés à des flux de travail pour exécuter des idées avec votre équipe !
Avec des options de personnalisation achevées, ClickUp offre une expérience flexible pour aider à gérer les charges de travail, suivre la progression et rester connecté de n'importe où. La collaboration est au cœur de chaque fonctionnalité, avec de nombreux outils conçus pour garder les équipes interfonctionnelles à jour et alignées.
De plus, ClickUp s'intègre à plus de 1 000 autres outils de travail, permettant aux équipes de synchroniser tout leur travail et de rationaliser les fonctions transversales au sein d'une seule et même plateforme !
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Une solution en ligne détailléeCentre d'aide,webinaireset une assistance pour vous aider à utiliser la plateforme de manière optimale
- Une dynamiqueObjectifs une fonctionnalité permettant d'aligner l'équipe sur les OKR et de suivre la progression de multiples façons
- Commentaires assignés et filés dans n'importe quelClickUp Docune tâche, ouTableau blanc
- Tableaux blancs collaboratifs pour développer des idées en temps réel aux côtés de l'équipe
- Rapports etTableaux de bord pour un aperçu instantané et de haut niveau de votre travail
- Un forfait Free Forever riche et des options abordables sur chaqueforfaits
- Plusieurs assignés des tâches pour une transparence totale de la progression
- Plus de15 affichages personnalisables pour gérer les tâches sous tous les angles
- Une interface utilisateur facile à utiliser avec des outils en ligne et des outils d'aide à la décisionmode hors ligne
- 50+Automatisations pour rationaliser le flux de travail de tout projetStatuts de tâches personnalisés ### 8. Notion
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via Notion Notion est un environnement de travail tout-en-un pour la gestion de documents et la collaboration d'équipe. Il sert d'outil de base de données aux équipes pour créer, stocker, organiser et partager des documents dans un emplacement centralisé.
Les équipes peuvent créer des chapitres et des sous-sections pour organiser les documents, mettre en place des modèles personnalisés pour un accès rapide au contenu fréquemment utilisé, ajouter des étiquettes et des commentaires pour garder une trace des informations importantes, et assigner des tâches et des dates d'échéance pour une gestion de projet collaborative.
Notion meilleures fonctionnalités
- Historique des versions permettant de revenir à des versions antérieures d'un document
- Intégration transparente avec les services de stockage cloud pour faciliter le transfert de données
- Modification en cours collaborative qui assiste plusieurs utilisateurs dans un même document
- Contrôle d'accès avec des permissions granulaires pour les fichiers et les pages
- Accès mobile pour l'ouverture et l'envoi de fichiers en déplacement
Limites de Notion
- Le haut degré de flexibilité peut aussi être un défi pour savoir par où commencer ou comment organiser l'information de manière efficace (voirAlternatives aux Notions)
- Accès limité aux contrôles avancés à moins d'avoir souscrit au forfait Enterprise
Prix de Notion
- Version gratuite
- Standard : 8 $ par utilisateur et par mois
- Premium : 15 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : Contactez Notion pour plus de détails
Notion évaluations et commentaires
- G2 : 4.7/5 (1 700+ commentaires)
- Capterra : 4.7/5 (1 400+ commentaires)
9. Box
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via Box Box est un logiciel de gestion de documents et un service de partage de fichiers. Il fournit des solutions de stockage, de collaboration et de communication sécurisées pour aider les organisations à stocker, partager et gérer leurs documents, feuilles de calcul et autres fichiers numériques dans le cloud. Avec Box, les utilisateurs peuvent accéder à leurs fichiers stockés depuis n'importe quel appareil et les partager facilement avec des collègues ou des partenaires externes.
La plateforme offre également des fonctionnalités telles que le suivi des versions pour garder une trace des modifications apportées aux documents au fil du temps, le cryptage pour une sécurité accrue des informations sensibles et des contrôles de permission granulaires pour décider qui a accès à quelles données. En outre, Box offre des fonctionnalités de niveau entreprise telles que l'intégration avec les systèmes informatiques et les politiques de sécurité existants, la personnalisation de l'image de marque et de l'expérience utilisateur, ainsi que de puissantes capacités d'analyse.
Les meilleures fonctionnalités de Box
- Protection contre les fuites de données et détection des cybermenaces en mode natif grâce à des outils d'apprentissage automatique avancés
- Intégration avec des applications de travail populaires telles que ClickUp, Microsoft Teams et Oracle NetSuite
- Partage de fichiers en un clic pour envoyer des fichiers volumineux en toute simplicité
- Box Notes pour la création de forfaits et de calendriers de projets
- Box Sign pour des signatures électroniques illimitées
Limites de Box
- L'ouverture de plusieurs fichiers PDF à partir de l'interface de recherche de Box Drive peut entraîner une erreur
- Le chiffrement par clé privée est une fonctionnalité privée
Prix de la Box
- Contactez Box pour plus de détails
Évaluations et commentaires sur Box
- G2 : 4.2/5 (4 800+ commentaires)
- Capterra : 4.4/5 (5 000+ commentaires)
10. Porte-documents de marque
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Brandfolder-1.png Outils de gestion de documents Brandfolder /$$$img/
via Dossier de marque Brandfolder est une plateforme de gestion des actifs numériques en ligne permettant aux entreprises de stocker, d'organiser, de partager et de suivre leurs actifs de marque. La plateforme sert de hub centralisé pour la gestion de tous les supports de marque d'une entreprise, notamment les images, les logos, les vidéos, les documents, les supports marketing, les présentations, etc.
Grâce à l'interface intuitive de Brandfolder, les utilisateurs peuvent rapidement et facilement accéder, gérer, partager et suivre tous leurs actifs de marque en un seul endroit. De plus, les outils puissants de Brandfolder facilitent le contrôle de l'utilisation et de la distribution des actifs afin que l'image de marque de votre entreprise reste cohérente sur tous les canaux !
Les meilleures fonctionnalités de Brandfolder
- Paramètres d'actifs publics et privés pour les documents importants
- Gestion des utilisateurs avec accès rapide aux informations sur les utilisateurs
- Assistance à la création de documents dans de multiples formes de fichiers
- Fonctionnalité de téléchargement invité pour les partenaires externes
- Téléchargements en masse avec des actions de glisser-déposer
Limites de Brandfolder
- L'assistance à l'envoi de plusieurs documents pour approbation n'est pas une fonctionnalité prise en charge
- Manque de capacités de personnalisation sur les forfaits non-entreprise
Prix de Brandfolder
- Contactez Brandfolder pour connaître les tarifs
évaluations et commentaires sur Brandfolder
- G2 : 4.5/5 (1,100+ reviews)
- Capterra : 4.7/5 (430+ commentaires)
L'outil ultime pour la gestion collaborative de documents : ClickUp Docs
ClickUp est le choix idéal pour les équipes à la recherche d'un système de gestion documentaire complet pour gérer tous les types de contenus internes et destinés aux clients.
La polyvalence de la plateforme s'étend à son large tableau d'outils de gestion de projet et de collaboration, ce qui en fait une solution tout-en-un pour les équipes cherchant à optimiser leur flux de travail. Démarrer un environnement de travail ClickUp aujourd'hui !