En tant que chef de projet, une grande partie de votre semaine de travail est probablement consacrée au travail administratif et à l'organisation des informations. Ce travail administratif peut vous faire perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à des tâches à forte valeur ajoutée.
Les logiciels de gestion documentaire sont conçus pour alléger le travail manuel en organisant et en classant les fichiers, en attribuant des permissions d'accès et en créant des flux de travail pour les approbations et les révisions.
Dans ce guide, nous allons nous intéresser aux meilleurs logiciels de gestion documentaire et à la manière de les exploiter comme emplacement centralisé pour le partage de documents et la collaboration !
Que rechercher dans un logiciel de gestion documentaire (DMS) ?
Lorsque vous recherchez un système de gestion documentaire, il est essentiel de privilégier les mesures de sécurité de haut niveau afin de protéger les informations confidentielles, de prévenir les violations de données et de respecter les réglementations en matière de protection des données. Les fonctionnalités clés telles que :
- Contrôles d'accès
- Cryptage
- Sauvegarde et récupération des données
- Permissions
- Fonctionnalités de recherche
- Accès au cloud
La collaboration est également une fonctionnalité indispensable dans votre système de gestion documentaire. Vous souhaitez que votre équipe puisse collaborer en temps réel sur des documents, attribuer des tâches, laisser des commentaires et partager des fichiers en toute sécurité. Et, bien sûr, vous devez pouvoir trouver du contenu sans avoir à saisir trop de commandes !
Enfin, l'intégration avec d'autres outils de gestion de projet, tels que la gestion des tâches et le suivi des projets, aidera votre équipe à rationaliser les flux de travail interfonctionnels. Cette intégration favorise la collaboration, le partage des connaissances et améliore la prise de décision.
Les 10 meilleurs logiciels de gestion documentaire
1. ClickUp
ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un conçue pour les équipes de toutes tailles afin de créer de superbes documents, wikis et autres fichiers, qui peuvent être connectés à des flux de travail pour mettre en œuvre vos idées avec votre équipe !
Grâce à ses options de personnalisation complètes, ClickUp offre une expérience flexible qui vous aide à gérer vos charges de travail, à suivre votre progression et à rester connecté où que vous soyez. La collaboration est au cœur de chaque fonctionnalité, avec de nombreux outils conçus pour permettre aux équipes interfonctionnelles de rester informées et alignées.
De plus, ClickUp s'intègre à plus de 1 000 autres outils de travail, permettant aux équipes de synchroniser tout leur travail et de rationaliser les processus interfonctionnels sur une seule plateforme !
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Un centre d'aide en ligne détaillé, des webinaires et une assistance pour vous aider à tirer pleinement parti de la plateforme.
- Une fonctionnalité dynamique « Objectifs » pour aligner l'équipe sur les OKR et suivre la progression de plusieurs façons.
- Commentaires assignés et enchaînés dans n'importe quel document, tâche ou Tableau blanc ClickUp
- Tableaux blancs collaboratifs pour développer des idées en temps réel avec l'équipe
- Rapports et tableaux de bord pour un aperçu instantané de votre travail
- Un forfait Free Forever gratuit et des options abordables pour chaque forfait.
- Attribution de tâches à plusieurs personnes pour une transparence totale sur l'ensemble des progrès réalisés
- Plus de 15 vues personnalisables pour gérer les tâches sous tous les angles
- Interface utilisateur conviviale avec mode en ligne et hors ligne
- Plus de 50 automatisations pour rationaliser le flux de travail de n'importe quel projet
- Statuts de tâches personnalisés pour les besoins de votre projet
- Une vaste bibliothèque de modèles pour tous les cas d'utilisation, de la prise de notes aux briefs de projet.
Limitations de ClickUp
- Son ensemble complet de fonctionnalités peut nécessiter un certain temps d'apprentissage pour certains utilisateurs.
- Toutes les vues ne sont pas encore disponibles dans l'application mobile.
Tarifs ClickUp
- forfait Free Forever
- Forfait Unlimited : 5 $ par utilisateur et par mois
- Forfait Business : 12 $ par utilisateur et par mois
- Forfait Business Plus : 19 $ par utilisateur et par mois
- Forfait Enterprise : contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 6 500 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 3 500 avis)
2. Revver
Revver, anciennement Rubex, est un système de gestion de documents en ligne conçu pour aider les entreprises à organiser, stocker et partager des documents en toute sécurité. Revver Docs est intégré à des applications de stockage cloud populaires telles que Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive.
La plateforme offre également toute une gamme de fonctionnalités, telles que le contrôle des versions de fichiers, des capacités de recherche de documents et un contrôle d'accès sécurisé afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent afficher ou modifier des informations confidentielles.
Les meilleures fonctionnalités de Revver
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) pour classer automatiquement les documents à leur emplacement prédéfini
- Recherche avancée pour identifier les dossiers dans lesquels il manque des documents essentiels
- Contrôle d'authentification multifactorielle pour accéder aux documents
- Signature électronique dédiée pour remplacer les documents papier
- Visionneuse de documents à double écran
Limitations de Revver
- Manque d'outils de gestion des tâches par rapport à d'autres systèmes de gestion documentaire.
- Un compte est nécessaire pour accéder au centre d'aide Revver.
Tarifs Revver
- Contactez Revver pour obtenir des informations sur les tarifs.
Évaluations et avis sur Revver
- G2 : 4,3/5 (plus de 330 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 880 avis)
3. Connecteam
Connecteam est un logiciel dédié à l'engagement des employés et à la gestion d'équipe. Sa fonctionnalité de gestion des documents facilite la collaboration des équipes sur des documents, des formulaires et des sondages.
Le fait de regrouper tous les dossiers des employés, les certificats et les documents de l'entreprise en un seul endroit peut changer la donne pour les services RH et les responsables. Un système centralisé peut améliorer l'efficacité et la productivité en facilitant l'accès aux documents, en éliminant le besoin de stockage physique et en réduisant le risque de perte ou d'égarement des dossiers. Grâce à une solution numérique, le personnel RH peut facilement rechercher, récupérer et partager des documents avec ses collègues, même s'ils travaillent en télétravail !
Les meilleures fonctionnalités de Connecteam
- Fonction « Actions rapides » pour effectuer rapidement des actions qui affectent tous les documents
- Permissions de lecture seule, de téléchargement, d'approbation/de rejet et de modification des documents
- Packs de documents (dossiers) à attribuer à des utilisateurs individuels ou à des groupes intelligents
- Cours pour créer des processus spécifiques que les employés doivent suivre
- Dates d'expiration par document ou type d'entrée
Limitations de Connecteam
- Fonctionnalités de collaboration en temps réel limitées
- Manque de fonctionnalités d'automatisation des flux de travail
Tarifs Connecteam
- Petites entreprises : gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs
- Basique : 29 $ par mois pour les 30 premiers utilisateurs
- Avancé : 49 $ par mois pour les 30 premiers utilisateurs
- Expert : 99 $ par mois pour les 30 premiers utilisateurs
Évaluations et avis sur Connecteam
- G2 : 4,3/5 (plus de 30 avis)
- Capterra : 4,8/5 (plus de 260 avis)
4. Confluence
Confluence est un système d'espace de travail collaboratif doté de fonctionnalités de gestion documentaire permettant de créer, partager, organiser et discuter du travail avec des équipes de toutes tailles. Il aide les membres d'une organisation à collaborer plus efficacement sur des projets en leur permettant de stocker et de partager leur travail dans un emplacement centralisé.
Avec Confluence, les équipes peuvent créer et partager des idées, effectuer des modifications en cours sur des documents en collaboration en temps réel, suivre la progression des projets, tenir tout le monde informé des changements grâce à des notifications, et bien plus encore. De plus, des fonctionnalités puissantes telles que la création de rapports, les tableaux de bord et l'intégration avec d'autres outils aident les équipes à garder le contrôle sur leurs projets !
Comparez Confluence et Google Docs!
Les meilleures fonctionnalités de Confluence
- Flux personnalisé pour afficher les espaces récemment consultés par une personne, les brouillons en cours et l'activité des pages.
- Modification en cours avec une équipe ou des employés à distance
- Intégrations avec Box, Dropbox et Google Drive
- Libellés de page pour accélérer la recherche de contenu
- Fonction d'importation de documents Word
Limites de Confluence
- Les équipes qui ne sont pas spécialisées dans le développement de logiciels trouveront cet outil difficile à maîtriser.
- Conçus et tarifés pour la collaboration au niveau de l'entreprise (Découvrez ces alternatives à Confluence )
Tarifs Confluence
- Gratuit : pour 10 utilisateurs (abonnement mensuel uniquement)
- Standard : 5,75 $ par utilisateur (estimation)
- Premium : 11 $ par utilisateur (estimation)
- Enterprise : contactez Confluence pour plus de détails.
Évaluations et avis sur Confluence
- G2 : 4,1/5 (plus de 3 000 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 2 000 avis)
5. DocuPhase
DocuPhase est une solution de gestion documentaire qui aide les organisations à prendre le contrôle de leurs processus papier. Elle fournit une plateforme permettant de capturer et de gérer des documents, de rationaliser les processus de flux de travail et d'améliorer la collaboration. Avec DocuPhase, les utilisateurs peuvent stocker, gérer et accéder en toute sécurité à tous types de documents depuis n'importe où dans le monde via le cloud ou des installations sur site.
La plateforme comprend un ensemble de fonctionnalités telles que la capture et l'indexation de documents, des capacités de recherche, l'acheminement et l'approbation de documents, des outils de collaboration en ligne, des pistes d'audit et le contrôle des versions !
Les meilleures fonctionnalités de DocuPhase
- Reconnaissance optique des caractères (OCR) pour lire et interpréter des données spécifiques
- Permissions personnalisées pour différents types de processus d’entreprise
- Étiquettes et termes d'indexation prédéfinis automatiquement pour les fichiers entrants
- Fonctions de recherche avancées pour trouver les informations exactes
- Intégrations avec NetSuite, Dynamics, Sage, etc.
Limitations de DocuPhase
- Options de formation limitées pour apprendre à utiliser et adopter le logiciel
- Conçu pour l'automatisation de la comptabilité
Tarifs DocuPhase
- Contactez DocuPhase pour connaître les tarifs.
Évaluations et avis sur DocuPhase
- G2 : 4,2/5 (plus de 15 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 70 avis)
6. Bloomfire
Bloomfire est un logiciel de partage de connaissances qui contribue à renforcer la collaboration et la productivité au sein d'une équipe. Il permet aux utilisateurs de stocker et de partager des informations, des documents, des vidéos, des images et d'autres contenus en toute sécurité sur une plateforme organisée. Il peut être utilisé comme wiki interne, intranet ou même plateforme d'apprentissage en ligne.
La plateforme facilite la recherche et la gestion du contenu, permettant ainsi aux équipes de travailler ensemble plus efficacement. Elle offre également de puissantes fonctionnalités de recherche, afin que les utilisateurs puissent accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin.
Les meilleures fonctionnalités de Bloomfire
- Éditeur de texte enrichi avec des diagrammes, des images, de l'audio et de la vidéo
- Options de marquage pour révision et d'importation/exportation en masse
- Boucles de rétroaction pour l'assistance des processus métier de l'entreprise
- Étiquettes générées par l'IA pour un meilleur stockage des documents
- Contenu de questions-réponses consultable
Limites de Bloomfire
- Manque d'intégrations par rapport à d'autres solutions de gestion documentaire
- Manque de fonctionnalités de collaboration
Tarifs Bloomfire
- Bloomfire est disponible à partir de 25 $ par utilisateur et par mois, selon le volume et le modèle.
Évaluations et avis sur Bloomfire
- G2 : 4,6/5 (plus de 460 avis)
- Capterra : 4,3/5 (plus de 200 avis)
7. SharePoint
Sharepoint est un système de gestion de documents d'entreprise qui aide les équipes à partager et à gérer du contenu au sein de l'écosystème Microsoft Office. Il offre un espace centralisé où les équipes peuvent stocker, organiser et partager des documents, des données et des ressources à partir de n'importe quel appareil. Sharepoint dispose également de fonctionnalités puissantes telles que des outils de collaboration qui permettent aux équipes de travailler ensemble en temps réel et des capacités de contrôle de version pour suivre les modifications apportées au contenu.
La plateforme offre également de nombreuses fonctionnalités de sécurité pour garantir la protection des données, telles que des permissions basées sur les rôles et des capacités d'audit. Grâce à cette plateforme puissante, les équipes peuvent rationaliser leur flux de travail, accroître l'efficacité organisationnelle et créer un environnement plus collaboratif.
Les meilleures fonctionnalités de SharePoint
- Blocages sur place pour préserver de manière programmatique le contenu contre toute suppression ou modification en cours
- Bibliothèques de documents avec gestion des versions et contrôle d'accès
- Affichage et modification hors ligne sur Mac ou PC
- 1 To de stockage OneDrive par utilisateur
- Collaboration en temps réel
Limites de SharePoint
- Nécessite l'achat de logiciels Microsoft supplémentaires pour exploiter pleinement le potentiel de Sharepoint.
- Peu intuitif avec les logiciels non Microsoft
Tarifs SharePoint
- SharePoint Online Forfait 1 : 5 $ par utilisateur et par mois, abonnement annuel
- SharePoint Online Forfait 2 : 10 $ par utilisateur et par mois, abonnement annuel
- Office 365 E3 : 23 $ par utilisateur et par mois, abonnement annuel
Évaluations et avis sur SharePoint
- G2 : 4/5 (plus de 8 200 avis)
- Capterra : 4,3/5 (plus de 4 900 avis)
Découvrez ces alternatives à SharePoint!
8. Notion
Notion est un environnement de travail tout-en-un pour la gestion de documents et la collaboration en équipe. Il sert d'outil de base de données permettant aux équipes de créer, stocker, organiser et partager des documents dans un emplacement centralisé.
Les équipes peuvent créer des chapitres et des sous-sections pour organiser les documents, configurer des modèles personnalisés pour accéder rapidement au contenu fréquemment utilisé, ajouter des étiquettes et des commentaires pour suivre les informations importantes, et attribuer des tâches et des dates d'échéance pour la gestion de projet collaborative.
Les meilleures fonctionnalités de Notion
- Historique des versions qui vous permet de revenir à des versions antérieures d'un document
- Intégration transparente avec les services de stockage cloud pour un transfert facile des données
- Édition collaborative prenant en charge plusieurs utilisateurs dans un même document
- Contrôle d'accès avec permissions granulaires pour les fichiers et les pages
- Accès mobile pour ouvrir et envoyer des fichiers lors de vos déplacements
Limites de Notion
- Un haut degré de flexibilité peut également rendre difficile de savoir par où commencer ou comment organiser efficacement les informations (consultez les alternatives à Notion ).
- Accès limité aux contrôles avancés, sauf si vous disposez du forfait Enterprise.
Tarifs Notion
- Version gratuite
- Standard : 8 $ par utilisateur et par mois
- Premium : 15 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : contactez Notion pour plus de détails.
Évaluations et avis sur Notion
- G2 : 4,7/5 (plus de 1 700 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 1 400 avis)
9. Box
Box est un logiciel de gestion documentaire et un service de partage de fichiers. Il fournit des solutions de sécurité pour le stockage, la collaboration et la communication pour aider les organisations à stocker, partager et gérer leurs documents, feuilles de calcul et autres fichiers numériques dans le cloud. Avec Box, les utilisateurs peuvent accéder à leurs fichiers stockés depuis n'importe quel appareil et les partager facilement avec leurs collègues ou des partenaires externes.
La plateforme offre également des fonctionnalités telles que la gestion des versions pour suivre les modifications apportées aux documents au fil du temps, le chiffrement pour une sécurité accrue des informations sensibles et des contrôles de permission granulaires pour décider qui a accès à quelles données. De plus, Box fournit des fonctionnalités de niveau entreprise telles que l'intégration avec les systèmes informatiques et les politiques de sécurité existants, la personnalisation de l'image de marque et de l'expérience utilisateur, ainsi que de puissantes capacités d'analyse.
Les meilleures fonctionnalités de Box
- Protection native contre les fuites de données et détection des cybermenaces grâce à des outils avancés d'apprentissage automatique.
- Intégration avec des applications professionnelles populaires telles que ClickUp, Microsoft Teams et Oracle NetSuite.
- Partage de fichiers en un clic pour envoyer facilement des fichiers volumineux
- Box Notes pour créer des plans et des calendriers de projet
- Box Sign pour des signatures électroniques illimitées
Limitations de Box
- La tentative d'ouverture de plusieurs fichiers PDF à partir de l'interface de recherche Box Drive peut entraîner une erreur.
- Le chiffrement à clé privée est une fonctionnalité payante.
Tarifs Box
- Contactez Box pour plus de détails.
Évaluations et avis sur Box
- G2 : 4,2/5 (plus de 4 800 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 5 000 avis)
10. Brandfolder
Brandfolder est une plateforme en ligne de gestion des ressources numériques qui permet aux entreprises de stocker, d'organiser, de partager et de suivre leurs ressources de marque. La plateforme sert de hub pour la gestion de tous les supports de marque d'une entreprise, y compris les images, les logos, les vidéos, les documents, les supports marketing, les présentations, etc.
Grâce à l'interface intuitive de Brandfolder, les utilisateurs peuvent rapidement et facilement accéder, gérer, partager et suivre tous leurs actifs de marque en un seul endroit. De plus, les puissants outils de Brandfolder permettent de contrôler facilement l'utilisation et la distribution des actifs afin que l'image de marque de votre entreprise reste cohérente sur tous les canaux !
Les meilleures fonctionnalités de Brandfolder
- Paramètres d'actifs publics et privés pour les documents importants
- Gestion des utilisateurs avec accès rapide aux informations sur les utilisateurs
- Prise en charge de plusieurs formats de fichiers pour la création de documents
- Fonctionnalité de téléchargement pour les invités externes
- Téléchargements groupés avec des actions glisser-déposer
Limites de Brandfolder
- L'envoi de plusieurs documents pour approbation n'est pas une fonctionnalité prise en charge.
- Manque de fonctionnalités de personnalisation sur les forfaits non destinés aux entreprises.
Tarifs Brandfolder
- Contactez Brandfolder pour connaître les tarifs.
Évaluations et avis sur Brandfolder
- G2 : 4,5/5 (plus de 1 100 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 430 avis)
L'outil ultime pour la gestion collaborative des documents : ClickUp Docs
ClickUp est le choix idéal pour les équipes à la recherche d'un système complet de gestion documentaire pour gérer tous types de contenus internes et destinés aux clients.
La polyvalence de la plateforme s'étend à sa large gamme d'outils de gestion de projet et de collaboration, ce qui en fait une solution tout-en-un pour les équipes qui cherchent à optimiser leur flux de travail. Commencez dès aujourd'hui à utiliser l'environnement de travail ClickUp!