En tant que gestionnaire de projet, une grande partie de votre semaine de travail est probablement consacrée à la gestion de la paperasserie et à l'organisation de l'information. Ce travail administratif peut vous faire perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à des tâches à forte valeur ajoutée.
Les logiciels de gestion documentaire sont conçus pour alléger le travail manuel en organisant et en classant les fichiers, en attribuant des permissions d'accès et en créant des flux de travail pour les approbations et les révisions.
Ce guide présente les principaux logiciels de gestion de documents et explique comment les utiliser comme emplacement centralisé pour le partage de documents et la collaboration !
Que faut-il rechercher dans un logiciel de gestion documentaire (SGD) ?
Lors de la recherche d'un système de gestion documentaire, il est essentiel de donner la priorité à des mesures de sécurité de premier ordre pour protéger les informations confidentielles, prévenir les violations de données et se conformer aux réglementations en matière de protection des données. Des fonctionnalités clés telles que :
- Contrôles d'accès
- Le cryptage
- Sauvegarde et récupération des données
- Les permissions
- Fonctionnalités de recherche
- Accès au cloud
La collaboration est également une fonctionnalité incontournable de votre système de gestion documentaire. Vous voulez que votre équipe puisse collaborer sur des documents en temps réel d'assigner des tâches, de laisser des commentaires et de partager des fichiers en toute sécurité. Et, bien sûr, vous devez être en mesure de trouver du contenu sans avoir à saisir trop d'invites !
Enfin, l'intégration avec d'autres outils de gestion de projet comme gestion des tâches et suivi du projet aidera votre équipe à rationaliser ses activités les flux de travail transversaux . Cette intégration favorise la collaboration, le partage des connaissances et améliore la prise de décision.
Les 10 meilleurs logiciels de gestion documentaire en 2024
1. ClickUp/$$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Docs-List-View-example-of-Product-Requirements-1400x944.png Liste des documents ClickUp Afficher l'exemple des exigences du produit /$$img/
Avec l'aide de ClickUp Docs, vous pouvez présenter les exigences de vos produits tout en utilisant une vue Liste intégrée
ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un conçue pour les équipes de toutes tailles afin de créer de magnifiques documents, wikis et d'autres documents, qui peuvent être connectés à des flux de travail pour mettre en œuvre des idées avec votre équipe !
Avec des options de personnalisation achevées, ClickUp offre une expérience flexible pour aider à gérer les charges de travail, suivre la progression et rester connecté de n'importe où. La collaboration est au cœur de chaque fonctionnalité, avec de nombreux outils conçus pour garder les équipes interfonctionnelles à jour et alignées.
De plus, ClickUp s'intègre à plus de 1 000 autres outils de travail, permettant aux équipes de synchroniser tout leur travail et de rationaliser les fonctions transversales au sein d'une seule et même plateforme !
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Une solution en ligne détailléeCentre d'aide,webinaireset une assistance pour vous aider à utiliser la plateforme de manière optimale
- Une dynamiqueObjectifs une fonctionnalité permettant d'aligner l'équipe sur les OKR et de suivre la progression de multiples façons
- Commentaires attribués et filés dans n'importe quelClickUp Docune tâche, ouTableau blanc* Tableaux blancs collaboratifs pour développer des idées en temps réel aux côtés de l'équipe
- Rapports etTableaux de bord pour un aperçu instantané et de haut niveau de votre travail
- Un forfait Free Forever riche et des options abordables sur chaqueforfaits* Plusieurs assignés des tâches pour une transparence totale de la progression
- Plus de15 affichages personnalisables pour gérer les tâches sous tous les angles
- Une interface utilisateur facile à utiliser avec des outils en ligne et des outils d'aide à la décisionmode hors ligne* 50+Automatisations pour rationaliser le flux de travail de tout projet
- Statuts de tâches personnalisés pour les besoins de votre projet
Un vasteBibliothèque de modèles pour tous les cas d'utilisation, de la prise de notes à l'utilisation de l'ordinateurles mémoires de projet
Limites de ClickUp
- La richesse de ses paramètres peut créer une courbe d'apprentissage pour certains utilisateurs
- Tous les affichages ne sont pas encore disponibles dans l'application mobile
Prix de ClickUp
- Forfait Free Forever
- Formule illimitée : 5 $ par utilisateur et par mois
- Formule Business : 12 $ par utilisateur et par mois
- Forfait Business Plus : 19 $ par utilisateur et par mois
Forfait Enterprise : Contact pour les prix
ClickUp évaluations et critiques
- G2 : 4.7/5 (6 500+ commentaires)
- Capterra : 4.7/5 (3 500+ commentaires)
2. Revivre
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Revver.png Système de gestion documentaire Revver /$$$img/
via Révérend Revver, anciennement Rubex, est un système de gestion de documents en ligne conçu pour aider les entreprises à organiser, stocker et partager des documents en toute sécurité. Revver Docs est intégré aux applications de stockage cloud les plus répandues, telles que Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive.
La plateforme offre également un intervalle de fonctionnalités, telles que le contrôle des versions de fichiers, des capacités de recherche de documents et un contrôle d'accès sécurisé afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent afficher ou modifier des informations confidentielles.
Revver meilleures fonctionnalités
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) àclasser automatiquement les documents à leur emplacement prédéfini
- Recherche avancée pour identifier les dossiers dans lesquels il manque des documents essentiels
- Contrôle par authentification multi-facteurs pour accéder aux documents
- Signature électronique dédiée pour remplacer les documents papier
- Visionneuse de documents à double écran
Limites de Revver
- Manque d'outils de gestion des tâches par rapport à d'autres systèmes de gestion de documents
- Un compte est nécessaire pour accéder au centre d'aide de Revver
Prix de Revver
- Contactez Revver pour connaître les tarifs
Evaluations et commentaires sur Revver
- G2 : 4.3/5 (330+ commentaires)
- Capterra : 4.4/5 (880+ commentaires)
3. Connecteam
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Connecteam.png gérer les documents d'entreprise dans Connecteam /$$img/
via Équipe de connexion Connecteam est un programme d'engagement des employés et de management d'équipe logiciel de gestion d'équipe. Sa fonctionnalité de document permet aux équipes de collaborer facilement sur des documents, des formulaires et des sondages.
Le fait d'avoir tous les dossiers des employés, les certificats et les documents d'entreprise en un seul endroit peut changer la donne pour les services des ressources humaines et les responsables. Un système centralisé peut améliorer l'efficacité et la productivité en permettant un accès facile aux documents, en éliminant le besoin de stockage physique et en réduisant le risque de perte ou d'égarement des dossiers. Avec une solution numérique, le personnel RH peut facilement rechercher, récupérer et partager des documents avec ses collègues, même s'ils travaillent télétravail !
Connecteam meilleures fonctionnalités
- Fonctionnalité d'actions rapides pour prendre des mesures rapides qui affectent tous les documents
- Permissions d'afficher seulement, de télécharger, d'approuver/rejeter et de modifier les documents
- Packs de documents (dossiers) à attribuer à des utilisateurs individuels ou à des groupes intelligents
- Cours pour créer des processus spécifiques à suivre par les employés
- Dates d'expiration par document ou type d'entrée
Limites de Connecteam
- Fonctionnalités limitées de collaboration en temps réel
- Manque de capacités d'automatisation des flux de travail
Prix de Connecteam
- Petites entreprises : Free pour un maximum de 10 utilisateurs
- Basic : 29 $ par mois pour les 30 premiers utilisateurs
- Avancé : 49 $ par mois pour les 30 premiers utilisateurs
- Expert : 99 $ par mois pour les 30 premiers utilisateurs
Évaluation et commentaires sur Connecteam
- G2 : 4.3/5 (30+ commentaires)
- Capterra : 4.8/5 (260+ commentaires)
4. Confluence
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/Confluence.png Outils DevOps : Capture d'écran de la page échantillon de Confluence sur l'escalade /$img/
via Confluence Confluence est un système d'environnements de travail d'équipe avec des fonctionnalités de logiciel de gestion de documents pour créer, partager, organiser et discuter du travail avec des équipes de toute taille. Il aide les membres d'une organisation à collaborer plus efficacement sur des projets en leur permettant de stocker et de partager leur travail dans un emplacement central.
Avec Confluence, les équipes peuvent créer et partager des idées, modifier en cours de collaborer en temps réel, de suivre la progression des projets, de tenir tout le monde informé des changements grâce à des notifications, et bien plus encore. En outre, des fonctionnalités puissantes telles que les rapports, les tableaux de bord et l'intégration avec d'autres outils aident les équipes à garder la maîtrise de leurs projets ! Compare Confluence Vs Google Docs !
Les meilleures fonctionnalités de Confluence
- Flux personnalisé pour afficher les espaces qu'une personne a récemment visités, les brouillons de pages en progression et l'activité de la page
- Modification en cours en temps réel avec une équipe à distance ou des employés à distance
- Intégrations avec Box, Dropbox et Google Drive
- Libellés de page pour accélérer la recherche de contenu
- Fonctionnalité d'importation de documents Word
Limites de Confluence
- Les équipes qui ne développent pas de logiciels trouveront l'outil difficile à apprendre
- Conçu et tarifé pour la collaboration au niveau de l'entreprise (voir les documents suivantsAlternatives à Confluence)
Prix de Confluence
- Free : Pour 10 utilisateurs (abonnement mensuel uniquement)
- Standard : 5,75 $ par utilisateur (estimation)
- Premium : 11 $ par utilisateur (estimation)
- Enterprise : Contacter Confluence pour plus de détails
Évaluation et commentaires sur Confluence
- G2 : 4.1/5 (3 000+ commentaires)
- Capterra : 4.4/5 (2 000+ commentaires) Compare Confluence to Notion !
5. DocuPhase
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Docuphase.png Logiciel de gestion documentaire DocuPhase /$$$img/
via DocuPhase DocuPhase est une solution de gestion documentaire qui aide les organisations à prendre le contrôle de leurs processus papier . Il fournit une plateforme pour la capture et la gestion des documents, la rationalisation des processus de travail et l'amélioration de la collaboration. Avec DocuPhase, les utilisateurs peuvent stocker, gérer et accéder à tous les types de documents en toute sécurité, où qu'ils se trouvent dans le monde, via des installations dans le cloud ou sur site.
La plateforme s'accompagne d'un ensemble de fonctionnalités telles que la capture et l'indexation de documents, des fonctionnalités de recherche, l'acheminement et l'approbation de documents, des outils de collaboration en ligne, des pistes d'audit et le contrôle des versions !
Meilleures fonctionnalités de DocuPhase
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lire et interpréter les données spécifiées
- Permissions personnalisées pour différents types de processus d'entreprise
- Étiquettes prédéfinies et termes d'indexation automatiques pour les fichiers entrants
- Fonctions de recherche avancées pour trouver l'information exacte
- Intégrations avec NetSuite, Dynamics, Sage, etc
Limites de DocuPhase
- Options de formation limitées pour l'apprentissage et l'adoption du logiciel
- Axé sur l'automatisation de la comptabilité
Prix de DocuPhase
- Contactez DocuPhase pour connaître les tarifs
Evaluations et commentaires sur DocuPhase
- G2 : 4.2/5 (15+ commentaires)
- Capterra : 4.5/5 (70+ commentaires)
6. Bloomfire
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Bloomfire.png Logiciel de gestion documentaire Bloomfire /$$$img/
via feu de fleurs Bloomfire est un logiciel de partage des connaissances qui permet d'améliorer la collaboration et la productivité au sein d'une équipe. Il donne aux utilisateurs la possibilité de stocker et de partager des informations, des documents, des vidéos, des images et d'autres contenus en toute sécurité sur une plateforme organisée. Il peut être utilisé comme wiki interne, intranet ou même une plate-forme d'apprentissage en ligne.
La plateforme facilite la recherche et la gestion du contenu afin que les équipes puissent travailler ensemble plus efficacement. Elle offre également de puissantes fonctionnalités de recherche, afin que les utilisateurs puissent accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin.
Les meilleures fonctionnalités de Bloomfire
- Éditeur de texte enrichi avec fonctions de diagrammes, d'images, d'audio et de vidéo
- Options de marquage pour examen et d'importation/exportation en masse
- Boucles de rétroaction pour l'assistance aux processus d'entreprise
- Étiquettes générées par l'IA pour un meilleur stockage des documents
- Contenu des questions/réponses interrogeable
Limites de Bloomfire
- Manque d'intégrations par rapport à d'autres solutions de gestion documentaire
- Manque de fonctionnalités de collaboration
Prix de Bloomfire
- Bloomfire commence à 25 $ par utilisateur et par mois, avec une mise à l'échelle en fonction du volume et du modèle
Bloomfire : évaluations et commentaires
- G2 : 4.6/5 (460+ commentaires)
- Capterra : 4.3/5 (200+ commentaires)
7. SharePoint
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/SharePoint.jpg créer des documents dans Sharepoint /$$img/
via SharePoint Sharepoint est un système de gestion de documents d'entreprise qui aide les équipes à partager et à gérer le contenu au sein de l'entreprise Microsoft Office écosystème. Il fournit aux équipes un espace centralisé pour stocker, organiser et partager des documents, des données et des ressources à partir de n'importe quel appareil. Sharepoint dispose également de fonctionnalités puissantes telles que des outils de collaboration qui permettent aux équipes de travailler ensemble en temps réel et des fonctionnalités de contrôle de version pour suivre les modifications apportées au contenu.
La plateforme offre également de nombreuses fonctionnalités de sécurité pour garantir la sécurité des données, telles que les permissions basées sur les rôles et les capacités d'audit. Grâce à cette puissante plateforme, les équipes peuvent rationaliser leur flux de travail, accroître l'efficacité organisationnelle et créer un environnement plus collaboratif.
Les meilleures fonctionnalités de SharePoint
- Mise en attente sur place pour préserver de manière programmatique le contenu de la suppression ou de la modification
- Bibliothèques de documents avec contrôle des versions et des accès
- Affichage et modification en cours hors ligne sur Mac ou PC
- 1 To de stockage OneDrive par utilisateur
- Collaboration en temps réel
Limites de SharePoint
- Nécessité d'acheter des logiciels Microsoft supplémentaires pour exploiter pleinement le potentiel de SharePoint
- N'est pas intuitif avec les logiciels autres que ceux de Microsoft
Prix de SharePoint
- Plan SharePoint Online 1 : 5 $ par utilisateur et par mois, abonnement annuel
- SharePoint Online Plan 2 : 10 $ par utilisateur et par mois, abonnement annuel
- Office 365 E3 : 23 $ par utilisateur et par mois, abonnement annuel
SharePoint évaluations et commentaires
- G2 : 4/5 (8 200+ commentaires)
- Capterra : 4.3/5 (4 900+ avis)
Check out these SharePoint alternatives !
8. Notion
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/notion-docs.png notion docs exemple /$$$img/
via Notion Notion est un environnement de travail tout-en-un pour la gestion de documents et la collaboration d'équipe. Il sert d'outil de base de données aux équipes pour créer, stocker, organiser et partager des documents dans un emplacement centralisé.
Les équipes peuvent créer des chapitres et des sous-sections pour organiser les documents, mettre en place des modèles personnalisés pour un accès rapide au contenu fréquemment utilisé, ajouter des étiquettes et des commentaires pour garder une trace des informations importantes, et assigner des tâches et des dates d'échéance pour une gestion de projet collaborative.
Notion meilleures fonctionnalités
- Historique des versions qui vous permet de revenir à des versions antérieures d'un document
- Intégration transparente avec les services de stockage cloud pour faciliter le transfert de données
- Modification en cours collaborative qui assiste plusieurs utilisateurs dans un même document
- Contrôle d'accès avec des permissions granulaires pour les fichiers et les pages
- Accès mobile pour l'ouverture et l'envoi de fichiers en déplacement
Les limites de Notion
- Le haut degré de flexibilité peut aussi être un défi pour savoir par où commencer ou comment organiser l'information de manière efficace (voirAlternatives à la Notion)
- Accès limité aux contrôles avancés à moins d'avoir souscrit au forfait Enterprise
Prix de Notion
- Version gratuite
- Standard : 8 $ par utilisateur et par mois
- Premium : 15 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : Contactez Notion pour plus de détails
Notion évaluations et critiques
- G2 : 4.7/5 (1 700+ commentaires)
- Capterra : 4.7/5 (1 400+ commentaires)
9. Box
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/Box-Document.png Logiciel de contrôle des documents Box /$$img/
via Box Box est un logiciel de gestion de documents et un service de partage de fichiers. Il fournit des solutions de stockage, de collaboration et de communication sécurisées pour aider les organisations à stocker, partager et gérer leurs documents, feuilles de calcul et autres fichiers numériques dans le cloud. Avec Box, les utilisateurs peuvent accéder à leurs fichiers stockés depuis n'importe quel appareil et les partager facilement avec des collègues ou des partenaires externes.
La plateforme offre également des fonctionnalités telles que le suivi des versions pour garder une trace des modifications apportées aux documents au fil du temps, le cryptage pour une sécurité accrue des informations sensibles et des contrôles de permission granulaires pour décider qui a accès à quelles données. En outre, Box offre des fonctionnalités de niveau entreprise telles que l'intégration avec les systèmes informatiques et les politiques de sécurité existants, la personnalisation de l'image de marque et de l'expérience utilisateur, ainsi que de puissantes capacités d'analyse.
Les meilleures fonctionnalités de Box
- Protection contre les fuites de données et détection des cybermenaces en mode natif grâce à des outils d'apprentissage automatique avancés
- Intégration avec des applications de travail populaires telles que ClickUp, Microsoft Teams et Oracle NetSuite
- Partage de fichiers en un clic pour envoyer des fichiers volumineux en toute simplicité
- Box Notes pour la création de forfaits et de calendriers de projets
- Box Sign pour des signatures électroniques illimitées
Limites de Box
- L'ouverture de plusieurs fichiers PDF à partir de l'interface de recherche de Box Drive peut entraîner une erreur
- Le chiffrement par clé privée est une fonctionnalité privée
Prix de la Box
- Contactez Box pour plus de détails
Évaluations et commentaires sur Box
- G2 : 4.2/5 (4 800+ commentaires)
- Capterra : 4.4/5 (5 000+ commentaires)
10. Porte-documents de marque
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Brandfolder-1.png Outils de gestion de documents Brandfolder /$$$img/
via Dossier de marque Brandfolder est une plateforme de gestion des actifs numériques en ligne permettant aux entreprises de stocker, d'organiser, de partager et de suivre leurs actifs de marque. La plateforme sert de hub centralisé pour la gestion de tous les supports de marque d'une entreprise, notamment les images, les logos, les vidéos, les documents, les supports marketing, les présentations, etc.
Grâce à l'interface intuitive de Brandfolder, les utilisateurs peuvent rapidement et facilement accéder, gérer, partager et suivre tous leurs actifs de marque en un seul endroit. De plus, les outils puissants de Brandfolder facilitent le contrôle de l'utilisation et de la distribution des actifs afin que l'image de marque de votre entreprise reste cohérente sur tous les canaux !
Les meilleures fonctionnalités de Brandfolder
- Paramètres d'actifs publics et privés pour les documents importants
- Gestion des utilisateurs avec accès rapide aux informations sur les utilisateurs
- Assistance à la création de documents dans de multiples formes de fichiers
- Fonctionnalité de téléchargement invité pour les partenaires externes
- Téléchargements en masse avec des actions de glisser-déposer
Limites de Brandfolder
- L'assistance à l'envoi de plusieurs documents pour approbation n'est pas une fonctionnalité prise en charge
- Manque de possibilités de personnalisation sur les forfaits non-entreprise
Prix de Brandfolder
- Contactez Brandfolder pour connaître les tarifs
évaluations et commentaires sur Brandfolder
- G2 : 4.5/5 (1,100+ reviews)
- Capterra : 4.7/5 (430+ commentaires)
L'outil ultime pour la gestion collaborative de documents : ClickUp Docs
ClickUp est le choix idéal pour les équipes à la recherche d'un système de gestion documentaire complet pour gérer tous les types de contenus internes et destinés aux clients.
La polyvalence de la plateforme s'étend à son large tableau d'outils de gestion de projet et de collaboration, ce qui en fait une solution tout-en-un pour les équipes cherchant à optimiser leur flux de travail. Démarrer un environnement de travail ClickUp aujourd'hui !