Como gestor de proyectos, puede que te sientas como un héroe anónimo. No sólo gestiona equipos, tareas, presupuestos y cronogramas, sino que también se encarga de presentar sus progresos a las partes interesadas.
No hay presión, ¿verdad?
En lugar de sudar la gota gorda cuando llegue el momento de mostrar al Director General por lo que has trabajado tan duro, elabora un informe sobre el estado del proyecto. Este informe resume el trabajo completado hasta el momento y los próximos pasos, lo que es un verdadero salvavidas para su informe de estado semanal en las reuniones de PM.
En esta guía explicaremos qué es un informe de estado de un proyecto, qué debe incluir y cómo generar mejores informes. Incluso incluiremos algunos ejemplos y plantillas de informes de estado de gestión de proyectos para reducir el tiempo que dedica a generar informes de estado.
Porque, al fin y al cabo, se trata de trabajar de forma más inteligente, no más dura. 💪
¿Qué es un informe sobre el estado de un proyecto?
Un informe sobre el estado de un proyecto es un documento detallado que ofrece partes interesadas clave panorámica del estado actual de un proyecto importante. Los gestores de proyectos suelen preparar estos informes periódicamente y compartirlos con los miembros del equipo, la dirección o los clientes.
En lugar de ejecutar las tareas a una velocidad de vértigo, la creación de informe del proyecto s obliga a pararse a pensar en cómo se están completando los proyectos. Los proyectos se analizan de forma retroactiva y proactiva, lo que agiliza el ciclo de vida del proyecto.
Desglose sus proyectos en la vista Tablero para ver fácilmente el estado, el progreso y el potencial cuellos de botella de un vistazo No está de más que un informe sólido también mantenga contentas a las partes interesadas.
La meta es mantener a todo el mundo informado sobre el progreso del proyecto. Si trabajas de cara al cliente, el estado del proyecto es el siguiente (elaboración de) informes garantiza a los clientes que estás trabajando duro.
Y si generas informes de estado sólidos para tus revisiones semanales, no te sorprendas si tu jefe te da una palmada en la espalda. 🤩
Cómo redactar un informe sobre el estado de un proyecto con ejemplos útiles
En este punto, es posible que tenga una idea de lo que debe incluir dentro del informe de estado del proyecto. Pero, ¿cómo reunirlo todo?
No es necesario que redacte su propio informe del proyecto. Sólo tienes que seguir estos pasos -y seguir ejemplos y plantillas de eficacia probada- para crear informes sobre el estado del proyecto en un abrir y cerrar de ojos. ⏲️
Paso 1: Comprender las necesidades de las partes interesadas del proyecto
No es necesario añadir una avalancha de datos a los informes de estado del proyecto. Todo lo que necesitas es la información que más importa a las partes interesadas del proyecto.
Conozca a su público objetivo. ¿Qué necesitan ver? ¿Qué les importa realmente? 👀
Por ejemplo, si eres programador pero tus interlocutores son gestores no técnicos, no es el momento de exponer las complejidades de Javascript. Al patrocinador de tu proyecto sólo le importan las características y funciones, así que crea un informe significativo y sin jerga que les ayude a tomar decisiones más rápidamente.
Paso 2: Prográmalo con regularidad
Los informes de proyecto no son algo que se crea cuando apetece. Tienen que ser una parte regular de tu flujo de trabajo para comprender la salud general del proyecto. Añádalo a su
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para que no se te olvide.
También es una buena idea establecer una invitación periódica en el calendario con todas las partes interesadas clave para que revisen el informe de estado de forma sistemática.
Paso 3: Empezar a recopilar datos
Cada informe de salud del proyecto debe ser único. Extraiga los datos más relevantes de sus sistemas para actualizar el informe antes de revisarlo con el equipo.
Podría introducir los datos del proyecto manualmente, pero apostamos a que está demasiado ocupado para eso. Cree un archivo panel personalizado para hacer un seguimiento de Todo para que no pierdas la cabeza haciendo malabarismos con cada tarea, proyecto y persona.
Cree paneles personalizados en ClickUp para obtener una visión general de alto nivel de todo su trabajo
Tampoco tiene por qué hacerlo solo. Pida a los miembros de su equipo que aporten sus ideas. Software de gestión de proyectos no siempre cuenta toda la historia, especialmente cuando se trata de datos cualitativos. Invita a tu equipo a compartir sus puntos de vista antes de una fecha determinada para que puedas incluirlos en el informe.
Paso 4: Partir de una plantilla completa de informe sobre el estado del proyecto
Algunos gestores de proyectos elaboran informes a partir de hojas de cálculo de Excel o Documentos de Google, pero eso requiere copiar y pegar mucho. En su lugar, genere un informe a partir de los datos de su sistema de gestión de proyectos para que sea fácil de usar.
Por supuesto, tienes que utilizar un plantilla de informe sobre el estado del proyecto en función del tipo de proyecto en el que esté trabajando. Su organización tendrá sus propias peculiaridades, pero es bueno tener en cuenta los matices de estos tipos de proyectos:
- Informes diarios de estado: Generar informes diarios requiere mucho esfuerzo, por lo que una plantilla le ahorrará mucho tiempo. Dado que es probable que la entrega sea rápida, los informes diarios deben ser lo más breves y pertinentes posible. Es probable que tengas que ajustar éste en tiempo real para que no se te escape nada
- Informes de estado semanales: Es probable que tu equipo elija el mismo día de la semana para chatear sobre el progreso del proyecto. Los informes semanales sobre el estado del proyecto son habituales en proyectos intensivos de cara al cliente, así que presta mucha atención a tu calendario, presupuesto y próximos pasos
- Informes de estado mensuales: Son habituales si estás realizando un proyecto de marketing en el que necesitas tiempo entre los informes de estado para realizar un seguimiento de los KPI y las métricas
- Informes de estado trimestrales: Mantenga los informes trimestrales a un nivel muy alto. Es fácil entrar en la maleza cuando se tiene el valor de tres meses de datos para mirar, pero se centran sólo en los aspectos más importantes
Plantilla de informe de estado del proyecto ClickUp
Si conoce la frecuencia del informe, le resultará mucho más fácil elegir una plantilla. A partir de ahí, es tan fácil como introducir los datos en una plantilla con secciones, gráficos y un magnífico código de colores lista para funcionar.
Por ejemplo, la plantilla Plantilla de informe de estado del proyecto ClickUp es en realidad una Pizarra que se convierte en un informe de estado con sólo unos clics.
Plantilla de informe de estado de proyecto de ClickUp en Pizarras blancas
Utilice la plantilla para:
- Organizar proyectos por determinados rótulos, filtros o tareas
- Generar automáticamente gráficos y diagramas del estado del proyecto
- Compartir tareas, fechas límite y detalles presupuestarios con el equipo y las partes interesadas clave
La plantilla del informe de estado del proyecto incluye incluso estados, campos y vistas personalizables para que pueda personalizarlo. En lugar de saltar entre su software de gestión de proyectos y su documento de informe de estado, usted mantiene todo dentro de la plataforma ClickUp para acelerar significativamente el tiempo que se tarda en generar informes.
Todo son ventajas, ¿no le parece? 🏆
Paso 5: Actualice sobre la marcha
El informe de estado de un proyecto es un documento vivo. La información que contiene debe cambiar regularmente para reflejar el estado actual del proyecto, pero no pasa nada si cambias de plantilla.
Recopile información de todas las partes interesadas para ver si las actualizaciones les resultan útiles. Si no les parece informe de progreso es útil, puede que necesite añadir o recortar secciones.
Pero no se lo tome como algo personal: si estos cambios hacen que el informe resulte más atractivo, merece la pena ajustar el proceso de (elaboración de) informes.
Ventajas de utilizar un informe sobre el estado de un proyecto en la gestión de proyectos
Por supuesto, puedes preparar unos cuantos temas de conversación antes de tu próxima reunión. Pero eso no es tan profesional como un informe adecuado sobre el progreso del proyecto.
Con la plantilla o la vista del proyecto adecuadas, no se tarda nada en generar un informe sólido sobre el estado de la gestión de proyectos. Con unos pocos clics, tú o tus gestores de proyectos generaréis un documento de calidad con muchas ventajas.
1. Mantenga contentas a las partes interesadas
¿Su jefe está impaciente por conocer el estado del proyecto? ¿Tienes un cliente desesperado por obtener resultados?
Los informes sobre el estado del proyecto calman las preocupaciones de los clientes y demuestran a tu jefe que vas en serio. Son un sólido herramienta de gestión de proyectos que pone al día a todo el mundo sobre hitos del proyecto y su progreso general.
Visualice los hitos del proyecto con la vista Gantt en ClickUp
Además, puede utilizar un buen informe sobre el estado del proyecto como herramienta de seguimiento del rendimiento. Esto no sólo muestra cómo va el proyecto, sino que también justifica los esfuerzos de todos los miembros de su equipo.
2. Impulsa la colaboración en equipo
El trabajo en equipo hace realidad el sueño, pero es complicado gestionar un grupo grande. Afortunadamente, los informes sobre el estado del proyecto ponen a todo el mundo en la misma página e impulsan la colaboración colaboración en equipo .
En lugar de permitir que las tareas pendientes del proyecto queden flotando en el aire, un informe de estado proporciona a todos los miembros del equipo la información necesaria para llevar a cabo el proyecto elementos de acción claros . Proporciona estructura y responsabilidad para motivar a su equipo de proyecto para hacer su mejor trabajo. 🙌
Supervise las actualizaciones de los proyectos, gestione los flujos de trabajo y colabore con el equipo, todo ello desde su entorno de trabajo de ClickUp
Además, la elaboración de informes periódicos puede incluso levantar la moral del equipo. La visualización de los hitos correctos y completados pone el énfasis en los logros de su equipo en lugar de centrarse únicamente en las próximas tareas. Y datos recientes demuestran que el reconocimiento mejora el bienestar de los empleados
3. Acelerar los cronogramas de los proyectos
A nadie le gustan los retrasos en los proyectos. Aunque no se pueden evitar todos los contratiempos, los informes periódicos sobre el estado del proyecto hacen que el equipo rinda cuentas del calendario del proyecto.
)
Programe múltiples proyectos, gestione dependencias y priorice todo en su cronograma de proyectos personalizado con la vista Cronograma de ClickUp
Los informes de estado ofrecen una estructura muy necesaria para el proceso de gestión de proyectos, lo que reduce la pérdida de tiempo y esfuerzo. Mantenga las pestañas en su cronograma con un seguimiento de proyectos .
A partir de ahí, es tan fácil como exportar los datos para ofrecer a todo el mundo un informe detallado en unos pocos clics.
4. Identificar problemas lo antes posible Identificación de riesgos mantiene su
presupuesto del proyecto y las tareas a tiempo, siempre que detecte los posibles riesgos a tiempo. Los informes sobre el estado de la gestión de proyectos deben incluir una sección sobre los retos y los obstáculos para que pueda discutirlos con el equipo del proyecto.
Mostrar relaciones entre tareas y hitos en vista Gantt en ClickUp
Esto le da la oportunidad de reunirse en el control de la misión y llegar a una solución para las tareas en riesgo lo antes posible. ⚒️
En lugar de tener que lidiar con tareas secundarias inesperadas, anticiparse a los problemas mantiene a su equipo centrado y productivo. Si trabajas en un sector muy regulado, incluso puede ayudarte con la gestión de riesgos, lo que encantará a tu departamento jurídico.
5. Tome mejores decisiones
A veces, la gestión de proyectos requiere guiarse por el instinto, pero 9 de cada 10 veces, es necesario justificar las decisiones con datos. Los informes de estado periódicos proporcionan suficiente información sobre el proyecto para compatibilizar la toma de decisiones basada en datos.
Los informes de estado del proyecto incluyen métricas importantes que le indican si ha llegado el momento de corregir el rumbo o si todo va bien. Cuantifique el intento correcto del proyecto con métricas como:
- Completado a tiempo
- Fechas de trabajo
- Tiempo empleado
- Porcentaje completado
- Satisfacción del cliente
- Porcentaje de errores
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Lo ideal es examinar los datos de periodos anteriores de elaboración de informes para identificar tendencias. Por ejemplo, si con frecuencia se excede del presupuesto en determinados tipos de proyectos (o con determinados clientes), es posible que tenga que aumentar su oferta en el siguiente proyecto, o que tenga que buscar oportunidades para ahorrar costes.
6. Mejorar la comunicación
Tanto si chatea con su jefe como con el cliente o los miembros de su equipo, un informe sobre el estado del proyecto favorece una comunicación transparente. No solo da formato a todos los detalles del proyecto de forma digerible con bonitos colores, sino que también anima a tu equipo a comunicarse con más frecuencia. 🌻
¡Comuníquese con su equipo directamente en una tarea, comparta otras tareas y suba archivos con comentarios en hilos en ClickUp!
Si su jefe quiere una imagen más clara de la salud del proyecto, un informe de estado de gestión de proyectos lo explica todo en blanco y negro para reducir el riesgo de malentendidos.
Qué debe incluir un informe sobre el estado de un proyecto
Mientras se prepara para elaborar su primer informe sobre el estado del proyecto, es posible que se pregunte qué debe incluir en el propio informe. No quiere pasar por alto información importante, pero tampoco quiere abrumar a todo el mundo con una novela de 20 páginas.
Intente encontrar un equilibrio entre el uso compartido de la información y la brevedad. Asegúrate de que tu informe sobre el estado de la gestión de proyectos incluya los siguientes elementos clave. 🔑
Un resumen ejecutivo detallado, pero sucinto
El resumen ejecutivo debe ofrecer información de alto nivel con los aspectos más destacados del informe. Este es el resumen del proyecto que el director general mirará 60 segundos antes de la reunión de estado, así que no lo llames por teléfono.
Aunque el resumen es lo primero, para redactarlo necesitas la información del resto del informe. Por eso el resumen ejecutivo debe redactarse siempre en último lugar.
Su equipo leerá todo el informe si quiere más detalles, así que el resumen debe ser breve, no más de seis frases. Empiece con un guía bien documentada utilizando la función Plantilla ClickUp de estado de proyecto ejecutivo .
Plantilla de resumen ejecutivo
Progreso visual del proyecto
La sección de progreso detalla su estado actual y los hitos completados y entregables . La gente tiene poca memoria, así que recordarle a todo el mundo lo que has conseguido hasta ahora es un gran guiño al trabajo estelar de tu equipo. ✨
Esta es la sección en la que presumes de los logros de tu equipo. Llámalos la atención con bonitos diagramas de) Gantt y gráficos que visualicen tus entregables o metas del proyecto .
Sigue tus metas hasta los KPI más esenciales y obtén automáticamente vistas detalladas de tu progreso
Una barra de progreso, un gráfico de líneas o unas casillas marcadas atraerán sin duda la atención de tu jefe hacia los lugares adecuados. La sección de progreso de un informe de estado debe retomar la información del último informe.
Si creas informes de estado del proyecto trimestralmente, es fácil olvidar dónde lo dejaste. Compara siempre el informe actual con los anteriores para no pasar nada por alto.
El calendario general del proyecto
Programe publicaciones sociales, blogs y anuncios junto con sus otras tareas y reuniones mediante la vista Calendario de ClickUp
Los proyectos viven y mueren por los plazos. Esta área del informe sobre el estado del proyecto debe incluir el cronograma general del proyecto y proporcionar información actualizada sobre su situación actual. Anote si va por delante de lo previsto, si va por buen camino o si se está quedando atrás.
En lugar de enumerar el calendario en forma de texto, cree una lista de plazos panel visual la vista Calendario o el gráfico de Gantt facilitan la asimilación de plazos complejos en menos tiempo.
Información sobre el presupuesto del proyecto
Después de reunión de plazos la gestión del presupuesto es su mayor responsabilidad como gestor de proyectos. Tanto si se trata del cliente como de la alta dirección, su informe sobre el estado del proyecto debe analizar los resultados financieros del mismo.
De nuevo, intente visualizar esto tanto como sea posible. Por ejemplo, si está presupuestando en base a porcentajes, anote qué parte del presupuesto del proyecto ha gastado con un gráfico circular. Utilice esta sección del informe también para hacer una previsión de cómo cree que será el gasto presupuestario en el futuro.
Desafíos y bloqueos habituales
¿Qué se interpone en tu camino en este momento? Esta es su oportunidad para hablar.
En lugar de dejar que los problemas se cocinen a fuego lento en un segundo plano, señálalos. Por ejemplo, si el cliente no te ha dado la información adecuada para el proyecto, anótalo aquí. O si tu equipo no tiene acceso a las herramientas adecuadas para avanzar, dilo. 📣
Todo el equipo se reunirá para revisar el informe sobre el estado del proyecto, así que esta es tu oportunidad de examinar juntos los obstáculos y los riesgos del proyecto.
Próximos pasos bien comunicados
A menos que haya terminado el proyecto al 100%, tendrá que explicar con detalle lo que viene a continuación. En esta sección del informe sobre el estado del proyecto, aclara las tareas y los hitos que aún tienes que completar.
Pero no se limite a enumerar las tareas. Añade un toque de responsabilidad asignando los siguientes pasos a miembros concretos del equipo, junto con las fechas límite. De este modo, tendrás un camino muy claro para avanzar -además de responsabilidad-, para que nadie tenga que preguntarse de qué es responsable.
Todos los kPIs del proyecto y métricas
Por último, todo informe sobre el estado del proyecto debe incluir una sección dedicada exclusivamente a las métricas. Puede distribuir estas métricas por todo el informe, pero incluso en ese caso, es posible que algunas personas quieran ver una vista general del rendimiento del proyecto en un solo lugar.
Listar las métricas en una sección permite hacer un seguimiento a lo largo del tiempo. Observe los promedios a lo largo del proyecto y compare este informe con otros anteriores para ver si va por buen camino.
Cada proyecto es diferente, pero conviene hacer un seguimiento de métricas como:
- Rendimiento de los costes
- Tiempo registrado
- Márgenes brutos
- Satisfacción del cliente
- Productividad
- Fecha límite completada con éxito
Cuanto menos parezca un muro de números aburridos, mejor. Utiliza una plantilla de informe de proyecto con bonitos gráficos para que tus métricas destaquen.
Crear informes de estado del proyecto en un clic
La gestión de proyectos con éxito es un arte. Puede que a tu jefe le parezca que todo va como la seda, pero un informe sobre el estado de un proyecto muestra cuánto trabajo habéis invertido tú y tu equipo para que así sea. 🎨
Mantén a tu equipo en la misma página, tranquiliza a las partes interesadas y crea planes de proyecto con una plantilla de informe sobre el estado del proyecto.
Aunque las plantillas son un buen comienzo, siguen necesitando datos. Paneles de ClickUp agilice los informes enlazando su centro de control de proyectos con sus informes, plantillas, chats y mucho más.
Elabore su próximo informe de estado en ClickUp: Cree su propio panel ahora mismo- es Free Forever ¡!