Antes de empezar cualquier proyecto, una de las primeras cosas que ajustan los gestores es una fecha límite, es decir, el día antes del cual hay que entregar el proyecto. La fecha límite, también conocida como fecha de entrega, sirve de tope para el proyecto.
En un estudio sobre gestores de productos, Gartner concluye que el 45% de los lanzamientos se retrasan al menos un mes En todos los proyectos, departamentos, organizaciones y zonas geográficas, el incumplimiento de los plazos es bastante habitual por diversas razones.
En esta entrada del blog, analizamos por qué es esencial cumplir los plazos, a qué retos se enfrenta y cómo mejorar las posibilidades de cumplir los plazos en sus proyectos.
Importancia de cumplir los plazos
Al firmar en la línea de puntos, los equipos de proyecto se comprometen a cumplir un plazo. Este compromiso en sí es motivo suficiente para cumplirlos. Pero hay más.
Credibilidad: Cumplir los plazos comprometidos es el marcador fundamental de la credibilidad. Demuestra que eres fiable y digno de confianza.
Excelencia operativa: Entregar un proyecto a tiempo demuestra sus habilidades, capacidades y excelencia operativa. Demuestra que puede estimar, programar y entregar un proyecto.
Prudencia financiera: A veces, los contratos tienen cláusulas de penalización por retraso en la entrega, lo que significa que puede perder dinero por no cumplir los plazos del proyecto. Completar el proyecto a tiempo garantiza que le paguen lo acordado.
Libertad para planificar con antelación: Cuando sabe que un proyecto se completará a tiempo, puede programar el siguiente con confianza. Esto favorece la continuidad de la empresa y, por extensión, su rentabilidad.
Aunque no hace falta decir que cumplir los plazos es lo más básico en el ámbito profesional, no siempre es fácil.
Desafíos comunes de la reunión de plazos
Las organizaciones suelen enfrentarse a retos a la hora de cumplir los plazos a los que se han comprometido. Algunos de los más comunes son los siguientes.
Exceso de confirmación: Es posible que el equipo de ventas se haya comprometido en exceso con el plazo, que los equipos del proyecto se esfuerzan por cumplir.
Subestimación: A menudo, los equipos de proyecto subestiman el esfuerzo y se comprometen a cumplir un plazo imposible.
Programación inalcanzable: Los equipos de proyecto necesitan tiempo para comprender los requisitos y aumentar los esfuerzos. Al programar las tareas desde el primer día, los gestores de proyectos se exponen a sí mismos y a sus equipos a incumplir los plazos.
Mala priorización: Las tareas tienen jerarquías y dependencias. Si no priorizar correctamente, los equipos se verán abocados al caos y la confusión, y acabarán incumpliendo los plazos.
Falta de colaboración: Cuando varios miembros de un equipo no se comunican entre sí con regularidad, es probable que la información se pierda. El resultado es una entrega por debajo de los estándares, que hay que revisar, lo que retrasa aún más los plazos.
La buena noticia es que miles de organizaciones ya se han enfrentado a estos retos y han desarrollado estrategias y buenas prácticas para superarlos. Inspirémonos en ellas
10 estrategias probadas para cumplir los plazos
Para que un plazo sea alcanzable, tiene que ser realista, es decir, que el trabajo pueda completarse razonablemente dentro de ese cronograma.
Antes de asignar plazos a un proyecto, entienda claramente su alcance. Esboce las tareas, planifique el tamaño del equipo, calcule las horas-persona necesarias y correlacione el calendario de entrega. Sólo si parece factible, comprométete a cumplirlo.
Ahora que ya te has comprometido a fijar un plazo realista, aquí tienes diez estrategias de eficacia probada para cumplirlo.
1. Divide el proyecto en tareas y subtareas
Roma no se construyó en un día; su proyecto tampoco. Así que divide tu proyecto en partes manejables de tareas más pequeñas.
- Aclare losobjetivos del proyecto* Establecer una jerarquía clara de tareas y subtareas, asegurándose de que una se suma a la siguiente
- Redactar informes detallados e historias de usuario para cada tarea, a fin de garantizar que los miembros del equipo entienden lo que tienen que hacer
- Crear hitos que signifiquen la finalización de fases específicas del proyecto
- Asignar usuarios y supervisores a cada tarea para garantizar una distribución uniforme de la carga de trabajo
- Incluir listas de control para garantizar que la tarea se completa según las normas previstas
- Ajustar fechas de inicio y fechas límite para cada tarea
- Priorice cuidadosamente las tareas y subtareas
No olvide las tareas operativas, como las reuniones StandUp, las retrospectivas, la elaboración de informes, etc.
2. Utiliza software de gestión de proyectos
Navegue fácilmente por los proyectos con las más de 15 vistas y la jerarquía única de ClickUp
A software de gestión de tareas es aliviar la carga operativa que soportan usted y su equipo. Herramientas de gestión de proyectos como ClickUp pueden permitirle lo siguiente:
Visibilidad: Todos los miembros del equipo pueden ver qué trabajo está planificado, qué se está terminando, qué queda y mucho más. Esto ayuda a todos a obtener contexto y contribuir de forma holística.
Acceso: Toda la información relativa al proyecto se consolida en un solo lugar para que cualquiera pueda acceder a ella siempre que lo necesite. Literalmente, mantén a todo el mundo en la misma página.
Colaboración: ¿Tienes una pregunta para un colega? Sólo tienes que dejar un comentario en la tarea y etiquetar al colega. Recibirán una notificación y te responderán en contexto y a tiempo.
Conexiones: Un proyecto es más que un conjunto de tareas. Incluye documentación, flujos de trabajo, conversaciones y otros conocimientos institucionales. Una herramienta como ClickUp puede poner estas conexiones a disposición de todos los miembros del equipo.
Estimación: Si ya ha gestionado un proyecto similar en ClickUp, ya dispone de todos los datos operativos que necesita. Con ello, podrá estimar rápidamente los esfuerzos y planificar el cumplimiento de los plazos.
Planificación diaria: ClickUp también puede servirle de app, aplicación de planificación diaria , que le da una visión clara de lo que el trabajo debe ser terminado por usted y su equipo todos los días.
Con los aspectos de "gestión de proyectos" de los que se encarga ClickUp, los miembros de su equipo pueden centrarse en sus tareas.
3. Tenga en cuenta las dependencias
Una forma segura de incumplir los plazos es asumir que las tareas funcionan en silos y pueden completarse de forma independiente. En realidad, la mayoría de las tareas de cualquier proyecto dependen de otras.
Por ejemplo, el equipo de desarrollo sólo puede empezar a trabajar en la página de Inicio cuando el equipo de diseño haya completado la interfaz de usuario. Para diseñar la interfaz de usuario, el redactor tiene que haber redactado el texto. Sólo pueden hacerlo cuando el equipo de Business les ha dado un briefing.
Un retraso en cualquier fase retrasará el plazo final o ejercerá una presión excesiva sobre los que trabajan en los últimos pasos. Aunque tener un calendario detallado ayuda, otra cosa es gestionarlo.
Ten en cuenta las dependencias mientras ajustas las tareas. Tareas de ClickUp le permiten asignar plazos para cada tarea y subtarea. Reúna al equipo y discuta con él las dependencias. Obtenga su confirmación de que cumplirán los plazos en interés del proyecto.
Mapa de estas dependencias utilizando Prioridades de la tarea de ClickUp para que todos los miembros del equipo conozcan las consecuencias de sus retrasos.
Si no está seguro de priorizar tareas y dependencias, consulte Plantillas de priorización de ClickUp para obtener ayuda.
Tenga en cuenta las dependencias y priorice las tareas de la forma correcta con ClickUp
4. Utilice la curva en S
Una curva en S es un gráfico matemático que traza puntos de datos acumulativos a través de los ejes X e Y. Un proyecto típico tiene la figura de la letra S, de ahí su nombre.
Supongamos que está creando un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Antes de empezar a escribir el código, hay que conocer el sector, el tipo de clientes, la información que hay que captar, etc. Esto lleva tiempo al principio. Al principio, esto lleva su tiempo.
Si programa las tareas de código desde el primer día, se saltará los plazos de las tareas y se expondrá a retrasos.
Trazar el tiempo y el progreso en forma de curva en S le ayudará a empezar poco a poco y a acelerar la finalización de las tareas a lo largo del tiempo.
Utiliza la Fechas de inicio y vencimiento de ClickUp para cada tarea para asegurarte de que apilas la programación. De este modo, tendrás un respiro al principio del proyecto y podrás coger impulso cuando te sientas seguro.
5. Programar tiempo de reserva
Uno de los mayores errores que cometen los gestores de proyectos es comprometerse a cumplir plazos muy ajustados y agrupar demasiado las tareas críticas. Esto crea dos problemas concretos.
- Crea una sensación de urgencia, eliminando cualquier espacio para ser innovador o centrarse en la calidad
- No deja espacio para circunstancias inevitables, como una emergencia personal de un miembro del equipo
A la hora de planificar cualquier proyecto, reserve un tiempo de reserva en sus app para programar el trabajo . Da a los miembros de tu equipo espacio para ser creativos y no sólo para perseguir tareas completadas. Gestión del tiempo de ClickUp pueden ayudarle Una vez que haya ajustado las tareas, subtareas y dependencias, utilice la función Vista del Calendario de ClickUp para ver el panorama general.
Vea el panorama general con la vista de Calendario de ClickUp
Si los plazos están demasiado cerca, arrástrelos y suéltelos en otro día. Esto también reprogramará automáticamente las tareas dependientes.
Pero recuerde la Ley de Parkinson, que establece que el trabajo se expande de forma que llena el tiempo disponible para completarlo. Evita darte demasiado margen para no procrastinar. Los plazos comunican la urgencia con la que debe completarse el proyecto.
6. Evitar la expansión del alcance Desviación del alcance es cuando el cliente/patrocinador del proyecto introduce cambios o adiciones en los objetivos originales de un proyecto. Suele acabar aumentando el trabajo pendiente, introduciendo nuevas tareas a mitad de camino y desbaratando el cumplimiento de los plazos.
Como gestor de proyectos, es su responsabilidad evitar la ampliación del alcance. Puede hacerlo recopilando requisitos claros desde el principio. Plantillas del documento de requisitos del producto (PRD) de ClickUp son un buen punto de partida.
Evite que el proyecto se desborde con ClickUp
También puede reprogramar el proyecto con un nuevo plazo para adaptarlo al nuevo alcance.
7. Seguimiento del progreso
)
Controle todos sus proyectos y no vuelva a incumplir plazos
¿Alguna vez se ha encontrado en una situación en la que la fecha límite es hoy y no está ni cerca de completar el proyecto? Esto ocurre especialmente cuando gestión de múltiples proyectos a la vez.
Para no sentirse abrumado el último día, manténgase regularmente al tanto de los progresos.
- Consulte el panel de ClickUp para ver los gráficos de avance y retroceso
- Consulte la vista Carga de trabajo para saber quién va por delante o por detrás de lo previsto. Ofrezca ayuda a los que tienen dificultades
- Utilice la vista Kanban para ordenar las tareas por estado
- Utilice el (diagrama de) Gantt para visualizar las próximas tareas y sus dependencias
- Utilice la vista Calendario para ver las tareas futuras por día, semana o mes
8. Gestione el tiempo con eficacia
Uno de los factores críticos del éxito en la entrega de proyectos es la gestión del tiempo. Puede asegurarse de mantener el rumbo supervisando, haciendo un seguimiento y gestionando el tiempo de su equipo. Además, también puedes asegurarte de que nadie esté sobrecargado de trabajo, trabajando horas interminables. Y no les ajustas las cuentas para que no cumplan los plazos ajustados.
Aunque varios herramientas de gestión del tiempo que hay en el mercado, lo mejor para usted es una diseñada para aprovechar el control de tiempo para el intento correcto del proyecto. Control de tiempo de ClickUp de ClickUp hace precisamente eso. Su equipo puede utilizar ClickUp para realizar un seguimiento del tiempo desde cualquier dispositivo. Pueden iniciar y detener el cronómetro mientras realizan una tarea o añadir tiempo de forma retroactiva con el seguimiento manual.
Comprenda mejor la carga de trabajo de su equipo con el control de tiempo de ClickUp
Pueden añadir notas a las entradas de tiempo para referenciar exactamente a qué han dedicado el tiempo. También pueden priorizar tareas mediante la función matriz de gestión del tiempo dentro de ClickUp.
Como gestor de proyectos, puede acceder a hojas de horas detalladas y al tiempo estimado y de seguimiento. Utilícelo para conocer el rendimiento de cada miembro del equipo y proporcionarle la ayuda que necesita.
9. Automatiza lo que puedas
Automatizaciones personalizadas en ClickUp
Diariamente deben completarse docenas de tareas menores y repetitivas de gestión de proyectos. Los gestores de proyectos suelen utilizar apps de listas de control diarias para asegurarse de que están completadas.
Pero no hace falta que las hagas todas manualmente. Automatiza todo lo que puedas para liberar tiempo para resolver problemas y ser útil a tu equipo. Automatizaciones de ClickUp cuenta con más de 100 flujos de trabajo predefinidos para todo tipo de escenarios de proyecto, como por ejemplo
- Añadir persona asignada al cambiar de estado
- Envío de notificaciones al usuario en caso de cambio de prioridad
- Crear tareas periódicas en fechas específicas
- Añadir observador cuando pase la fecha límite
- Notificar al gestor cuando el tiempo de seguimiento supera el tiempo estimado
¿Es nuevo en la automatización? Le tenemos cubierto. Aquí está nuestra guía de automatización con ejemplos
10. Comuníquese de forma proactiva con todas las partes interesadas
A pesar de sus esfuerzos, a veces no puede cumplir un plazo por factores que escapan a su control. Por ejemplo, la pandemia mundial o la guerra de Ucrania crearon problemas irresolubles en la cadena de suministro que retrasaron los plazos de varias organizaciones.
Cuando esté a punto de incumplirse un plazo, mantenga informadas a las partes interesadas. Comunique al patrocinador o cliente del proyecto que se prevén retrasos. Hable con el equipo del proyecto para ver si puede hacer algo para completar el proyecto más cerca de la fecha límite.
No vuelvas a incumplir un plazo nunca más
Hacer una promesa y cumplirla son las señas de identidad de la profesionalidad. Como promesa, los plazos importan.
Aunque está ampliamente aceptado que a veces se incumplen los plazos, ir con retraso no da una buena imagen de tus habilidades de gestión de proyectos.
Mejore su gestión de proyectos y no se salte nunca los plazos con ClickUp. ¿Necesita planificar su proyecto? Utilice las tareas. ¿Necesita programarlo? Utilice fechas y horas. ¿Le preocupan las dependencias entre tareas? Conecte tareas fácilmente.
¿No estás seguro de si tus plazos son realistas? Utilice el Calendario o las vistas de carga de trabajo para ver qué es posible. ¿Quieres estar al tanto de los progresos? Utiliza el panel de control. ¿Gestionas varios proyectos a la vez? No te preocupes
ClickUp está diseñado con todas las herramientas que necesita para mantener el rumbo. ¿No está convencido? Compruébelo usted mismo.