Antes de comenzar cualquier proyecto, una de las primeras cosas que establecen los gerentes es un plazo, es decir, el día antes del cual debe entregarse el proyecto. El plazo, también conocido como fecha límite, actúa como un marcador para el proyecto.
En un estudio sobre gestores de productos, Gartner descubre que el 45 % de los lanzamientos se retrasan al menos un mes. En todos los proyectos, departamentos, organizaciones y zonas geográficas, incumplir los plazos es bastante habitual por diversas razones.
En esta entrada del blog, analizamos por qué es esencial cumplir los plazos, a qué retos te enfrentas y cómo mejorar tus posibilidades de cumplir los plazos en tus proyectos.
La importancia de cumplir con los plazos de reunión
Al firmar en la línea punteada, los equipos de proyecto confirman su compromiso de cumplir un plazo. Este compromiso en sí mismo es motivo suficiente para cumplirlo. Pero hay más.
Credibilidad: Cumplir con los plazos confirmados es el indicador fundamental de credibilidad. Demuestra que eres fiable y digno de confianza.
Excelencia operativa: Entregar un proyecto a tiempo demuestra tus habilidades, capacidades y excelencia operativa. Demuestra que puedes estimar, programar y entregar un proyecto.
Prudencia financiera: a veces, los contratos incluyen cláusulas de penalización por retrasos en la entrega, lo que significa que puedes perder dinero por no cumplir con los plazos del proyecto. Completar el proyecto a tiempo te garantiza que te paguen lo acordado.
Libertad para planificar con antelación: cuando sabes que un proyecto se completará a tiempo, puedes programar el siguiente con confianza. Esto contribuye a la continuidad de la empresa y, por extensión, a la rentabilidad.
Aunque no hace falta decir que cumplir con los plazos es lo más básico en el ámbito profesional, no siempre es fácil.
Retos comunes a la hora de cumplir con los plazos de reunión
Las organizaciones suelen enfrentarse a retos a la hora de cumplir los plazos que se han comprometido a cumplir. Algunos de los más comunes son los siguientes.
Compromiso excesivo: es posible que el equipo de ventas haya prometido un plazo demasiado optimista, que los equipos del proyecto tienen dificultades para cumplir.
Subestimación: los equipos de proyecto suelen subestimar el esfuerzo necesario y confirman la realización en plazos imposibles.
Planificación inalcanzable: los equipos de proyecto necesitan tiempo para comprender los requisitos y poner en marcha los esfuerzos. Al planificar las tareas desde el primer día, los gestores de proyectos se exponen a sí mismos y a sus equipos a incumplir los plazos.
Mala priorización: las tareas tienen jerarquías y dependencias. Si no se priorizan correctamente, los equipos se verán abocados al caos y la confusión, y acabarán incumpliendo los plazos.
Falta de colaboración: cuando los distintos miembros del equipo no se comunican entre sí con regularidad, es probable que se pierda información. El resultado es una entrega de calidad inferior, que debe reelaborarse, lo que retrasa aún más los plazos.
La buena noticia es que miles de organizaciones se han enfrentado a estos retos anteriormente y han desarrollado estrategias y buenas prácticas probadas para superarlos. ¡Inspirémonos en ellas!
10 estrategias probadas para cumplir con los plazos
Para que un plazo sea alcanzable, debe ser realista, es decir, el trabajo debe poder completarse razonablemente dentro del cronograma.
Antes de asignar plazos a los proyectos, comprenda claramente su alcance. Esboce las tareas, planifique el tamaño del equipo, calcule las horas de trabajo necesarias y correlacione el calendario de entrega. Solo si parece factible, confirme su compromiso para cumplirlo.
Ahora que has confirmado un plazo realista, aquí tienes diez estrategias probadas para cumplirlo.
1. Divida el proyecto en tareas y subtareas.
Roma no se construyó en un día, y tu proyecto tampoco. Por lo tanto, divide tu proyecto en partes manejables de tareas más pequeñas.
- Aclara los objetivos del proyecto.
- Establece una jerarquía clara de tareas y subtareas, asegurándote de que una se suma a la siguiente.
- Redacta resúmenes detallados/historias de usuario para cada tarea, a fin de garantizar que los miembros del equipo comprendan lo que deben hacer.
- Crea hitos que marquen la finalización de fases específicas del proyecto.
- Asigna usuarios y supervisores para cada tarea para garantizar una distribución equitativa de la carga de trabajo.
- Incluye listas de control para garantizar que la tarea se complete según los estándares esperados.
- Establece fechas de inicio y fechas límite para cada tarea.
- Prioriza cuidadosamente las tareas y subtareas.
No olvides tus tareas operativas, como reuniones diarias, retrospectivas, elaboración de informes, etc.
2. Utiliza software de gestión de proyectos
El objetivo principal de un software de gestión de tareas es aliviar la carga operativa que recae sobre ti y tu equipo. Las herramientas de gestión de proyectos como ClickUp te permiten lo siguiente:
Visibilidad: todos los miembros del equipo pueden ver qué trabajo está planificado, qué se está haciendo, qué queda por hacer y mucho más. Esto ayuda a todos a comprender el contexto y a contribuir de forma integral.
Acceso: toda la información relativa al proyecto se consolida en un solo lugar para que cualquiera pueda acceder a ella cuando lo necesite. Literalmente, mantén a todos en sintonía.
Colaboración: ¿Tienes alguna pregunta para un compañero? Solo tienes que dejar un comentario debajo de la tarea y etiquetar al compañero. Se le notificará y te responderá en contexto, a tiempo.
Conexiones: un proyecto es más que una simple recopilación de tareas. Incluye documentación, flujos de trabajo, conversaciones y otros conocimientos institucionales. Una herramienta como ClickUp puede poner estas conexiones a disposición de todos los miembros del equipo.
Estimación: si ya has gestionado un proyecto similar en ClickUp anteriormente, ya dispones de todos los datos operativos que necesitas. Con ellos, puedes estimar rápidamente el esfuerzo necesario y planificar para cumplir los plazos.
Planificación diaria: ClickUp también puede servir como una aplicación de planificación diaria, ofreciéndote una vista clara del trabajo que tú y tu equipo debéis realizar cada día.
Con los aspectos de «gestión de proyectos» a cargo de ClickUp, los miembros de tu equipo pueden centrarse en sus tareas.
3. Ten en cuenta las dependencias
Una forma segura de incumplir los plazos es asumir que las tareas funcionan de forma aislada y pueden completarse de forma independiente. En realidad, la mayoría de las tareas de cualquier proyecto dependen de otras.
Por ejemplo, el equipo de desarrollo solo puede empezar a trabajar en la página de inicio cuando el equipo de diseño haya completado la interfaz de usuario. Para diseñar la interfaz de usuario, el redactor debe haber escrito el texto. Solo pueden hacerlo cuando el equipo de empresa les haya proporcionado un resumen.
Un retraso en cualquier fase retrasará el plazo final o ejercerá una presión indebida sobre quienes trabajan en los últimos pasos. Aunque tener un calendario detallado ayuda, otra cosa es gestionarlo.
Ten en cuenta las dependencias al configurar las tareas. Las tareas de ClickUp te permiten asignar plazos para cada tarea y subtarea. Reúne al equipo y discute con ellos las dependencias. Consigue su compromiso para cumplir con los plazos en interés del proyecto.
Correlaciona estas dependencias utilizando las prioridades de tareas de ClickUp para que todos los miembros del equipo conozcan las consecuencias de sus retrasos.
Si no estás seguro de cómo priorizar tareas y dependencias, echa un vistazo a las plantillas de priorización de ClickUp para obtener ayuda.
4. Utiliza la curva en S
Una curva S es un gráfico matemático que traza puntos de datos acumulativos a lo largo de los ejes X e Y. Un proyecto típico tiene la figura de la letra S, de ahí su nombre.
Supongamos que estás desarrollando un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Antes de empezar a escribir código, necesitas comprender el sector, el tipo de clientes que tendrás, la información que necesitarás recopilar, etc. Al principio, esto lleva tiempo.
Si planificas las tareas de programación desde el primer día, no cumplirás los plazos y te expondrás a retrasos continuos.
Planificar tu tiempo y tu progreso en forma de curva S te ayuda a empezar poco a poco y acelerar la finalización de las tareas con el tiempo.
Utiliza las fechas de inicio y fecha límite de ClickUp para cada tarea y así asegurarte de que cumples con la programación. De esta manera, tendrás un respiro al inicio del proyecto y podrás generar impulso cuando te sientas seguro.
5. Programa tiempo de margen
Uno de los mayores errores que cometen los gestores de proyectos es comprometerse con plazos ajustados y luego agrupar tareas críticas demasiado cerca unas de otras. Esto crea dos problemas específicos.
- Crea una sensación de urgencia, eliminando cualquier espacio para ser innovador o centrarse en la calidad.
- No dejes espacio para circunstancias inevitables, como una emergencia personal de un miembro del equipo.
Al planificar cualquier proyecto, reserva algo de tiempo de margen en tu aplicación de planificación del trabajo. Dale a los miembros de tu equipo un respiro para que puedan ser creativos y no solo se dediquen a completar tareas.
¡Las funciones de gestión del tiempo de ClickUp pueden ayudarte! Una vez que hayas configurado las tareas, subtareas y dependencias, utiliza la vista del Calendario de ClickUp para tener una visión general.
Si los plazos son demasiado ajustados, arrástralos y suéltalos en otro día. Esto reprogramará automáticamente también las tareas dependientes posteriores.
Pero recuerda la ley de Parkinson, que establece que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización. Evita darte demasiado margen para no procrastinar. Los plazos comunican la urgencia con la que se debe completar el proyecto.
6. Evita el alcance excesivo
El alcance excesivo se produce cuando el cliente o el patrocinador del proyecto realiza cambios o añadidos a los objetivos originales del proyecto. El alcance excesivo suele acabar aumentando el trabajo que hay que realizar, introduciendo nuevas tareas a mitad del proyecto y descarrilando el enfoque de los plazos.
Como gestor de proyectos, es tu responsabilidad evitar que se amplíe el alcance. Puedes hacerlo recopilando requisitos claros desde el principio. Las plantillas de documentos de requisitos de producto (PRD) de ClickUp son un excelente punto de partida.
Como alternativa, puedes reprogramar el proyecto con un nuevo plazo para adaptarlo al nuevo alcance.
7. Realiza el seguimiento del progreso
¿Alguna vez te has encontrado en una situación en la que el plazo vence hoy y aún te queda mucho para completar el proyecto? Esto ocurre especialmente cuando se gestionan varios proyectos a la vez.
Para evitar agobiarte el último día, mantente al día del progreso de forma regular.
- Consulte el panel de ClickUp para ver los gráficos de burn-up y burn-down.
- Consulte la vista Carga de trabajo para saber quién va adelantado o retrasado. Ofrezca ayuda a quienes tengan dificultades.
- Utiliza la vista Kanban para ordenar las tareas por estado.
- Utiliza el diagrama de Gantt para visualizar las próximas tareas y sus dependencias.
- Utiliza la vista del Calendario para ver las tareas futuras por día, semana o mes.
8. Gestiona el tiempo de forma eficaz
Uno de los factores críticos para la entrega exitosa de un proyecto es la gestión del tiempo. Puede asegurarse de mantener el rumbo supervisando, realizando un seguimiento y gestionando el tiempo de su equipo. Además, también puede asegurarse de que nadie trabaje por encima de su capacidad, con jornadas interminables. Y no les ponga en una situación en la que no puedan cumplir con plazos ajustados.
Aunque existen varias herramientas de gestión del tiempo en el mercado, la más adecuada para ti será aquella diseñada para aprovechar el control de tiempo para el éxito de los proyectos.
La función de control de tiempo de ClickUp hace precisamente eso. Tu equipo puede utilizar ClickUp para realizar el seguimiento del tiempo desde cualquier dispositivo. Pueden iniciar y detener el cronómetro mientras realizan una tarea o añadir tiempo de forma retroactiva con el seguimiento manual.
Pueden añadir notas a las entradas de tiempo para indicar exactamente en qué han empleado su tiempo. También pueden priorizar tareas utilizando la matriz de gestión del tiempo directamente en ClickUp.
Como gestor de proyectos, puedes acceder a hojas de horas detalladas y a duraciones estimadas y seguimientos de tiempo. Utilízalas para comprender el rendimiento de cada miembro del equipo y proporcionarles la ayuda que necesitan.
9. Automatiza lo que puedas
Cada día hay que completar docenas de tareas menores y repetitivas relacionadas con la gestión de proyectos. Los gestores de proyectos suelen utilizar apps con listas de control diarias para asegurarse de que se completan.
Excepto que no es necesario que lo hagas todo manualmente tú mismo. Automatiza todo lo que puedas para liberar tiempo y poder resolver problemas y ayudar a tu equipo. ClickUp Automations cuenta con más de 100 flujos de trabajo predefinidos para todo tipo de escenarios de proyectos, tales como:
- Añadir la persona asignada al cambiar el estado
- Enviar notificación al usuario sobre el cambio de prioridad
- Crea tareas periódicas en fechas específicas.
- Añadir observador cuando se supere el plazo
- Notifica al responsable cuando el tiempo registrado supere la duración estimada.
¿Eres nuevo en la automatización? No te preocupes. ¡Aquí tienes nuestra guía de automatización con ejemplos!
10. Comunícate de forma proactiva con todas las partes interesadas
A pesar de tus mejores esfuerzos, a veces no puedes cumplir un plazo debido a factores que escapan a tu control. Por ejemplo, la pandemia mundial o la guerra en Ucrania crearon problemas irresolubles en la cadena de suministro que retrasaron los plazos de varias organizaciones.
Cuando estés a punto de incumplir un plazo, mantén informadas a las partes interesadas. Comunica al patrocinador del proyecto o al cliente que se prevén retrasos. Habla con el equipo del proyecto para ver si se puede hacer algo para completar el proyecto más cerca de la fecha límite.
No vuelvas a incumplir un plazo nunca más.
Hacer una promesa y cumplirla son señas de identidad de la profesionalidad. Como promesa, los plazos son importantes.
Aunque es bien sabido que a veces no se cumplen los plazos, ir con retraso no da una buena imagen de tus habilidades de gestión de proyectos.
Mejora la gestión de proyectos y nunca vuelvas a incumplir un plazo con ClickUp. ¿Necesitas planificar tu proyecto? Utiliza tareas. ¿Necesitas programarlo? Utiliza fechas y horas. ¿Te preocupan las dependencias entre tareas? Conecta las tareas fácilmente.
¿No estás seguro de si tus plazos son realistas? Utiliza el Calendario o las vistas Carga de trabajo para ver qué es posible. ¿Quieres estar al tanto del progreso? Utiliza el panel. ¿Gestionas varios proyectos a la vez? ¡No te preocupes!
ClickUp está diseñado con todas las herramientas que necesitas para mantener el rumbo. ¿No te convence? Compruébalo por ti mismo.