¿Alguna vez te has encontrado dedicando horas a tareas repetitivas que te parecen... inútiles? Como copiar datos entre herramientas, asignar tareas a los propietarios adecuados cuando cambia el estado y enviar recordatorios de tareas pendientes o vencidas.
Alrededor del 60 % de las organizaciones afirman que sus equipos pierden cinco horas a la semana en tareas manuales y procesos repetitivos. ¡Eso supone 1,5 meses al año! ¡Imagina el desgaste que suponen estas tareas repetitivas que se pueden automatizar fácilmente!
¿Y si su software de gestión de proyectos pudiera detectar las tareas repetitivas e incluso realizar la automatización? ¿Suena demasiado bueno para ser verdad?
En este blog, analizamos tres herramientas de gestión de proyectos (PM) que identifican automáticamente las tareas redundantes y le devuelven esas valiosas horas.
Software de gestión de proyectos que identifica automáticamente las tareas redundantes de un vistazo.
| Nombre de la herramienta | Ideal para | Funciones principales | Precios* |
| ClickUp | Gestión de proyectos, gestión de tareas y colaboración basadas en IA. | Brain y Brain MAX, prioridades de tareas de ClickUp, automatizaciones y agentes. | Gratis para siempre; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Motion | Priorización de tareas y programación de calendarios basadas en IA. | AI Project Manager, gestor de tareas con IA, tomador de notas con IA. | Los planes de pago comienzan en 29 $ al mes por usuario. |
| Notion IA | Documentación basada en IA | Asistente del entorno de trabajo con IA Autocompletar con IA Preguntas y respuestas con IA | Gratis; los planes de pago comienzan en 12 $ al mes por usuario. |
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puede confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas para el seguimiento de múltiples proyectos que permiten detectar dependencias y priorizar tareas.
¿Qué debe buscar en un software de gestión de proyectos que identifica automáticamente las tareas redundantes?
La forma más rápida de eliminar el trabajo redundante es dejar que tu software de gestión de proyectos lo automatice. Estas son las funciones que hacen posible la automatización:
- Priorización de tareas: Busque indicadores de prioridad flexibles, campos personalizados o algoritmos integrados que identifiquen qué trabajo merece prioridad y qué puede posponerse.
- Dependencias de tareas: el software de gestión de proyectos debe permitirte vincular tareas para que el trabajo dependiente quede claramente correlacionado.
- Automatización del flujo de trabajo: el mejor software de gestión de proyectos le permite crear reglas y desencadenantes para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de escribir código, con una configuración mínima.
- IA contextual: debe utilizar lógica inteligente para interpretar qué tareas son similares, mostrar contenido idéntico, sugerir combinar tareas o marcar tareas que puedan ser redundantes, basándose en patrones anteriores.
- Automatización de tareas periódicas: las tareas rutinarias deben generarse automáticamente o desencadenarse a intervalos definidos (diarios/semanales/mensuales) para los gestores de proyectos.
- Elaboración de informes en tiempo real: necesitas paneles o análisis en el software de gestión de tareas para mostrar métricas como tareas vencidas, carga de recursos, etc.
El mejor software de gestión de proyectos que identifica automáticamente las tareas redundantes.
A continuación, te presentamos nuestra selección del mejor software de gestión de proyectos. Estos programas utilizan la automatización para detectar tareas duplicadas, eliminar las actualizaciones manuales y liberar a tu equipo para que pueda centrarse en el trabajo realmente importante.
1. ClickUp (el mejor para la gestión de proyectos y la colaboración basadas en IA)
La mayoría de los programas de gestión de proyectos solo te muestran las tareas que tú creas. No pueden decirte que la tarea «rediseño del flujo de incorporación de clientes» del sprint del equipo de producto es esencialmente la misma que la tarea «mejorar la experiencia del nuevo usuario» que figura en la lista de tareas pendientes del equipo de marketing.
ClickUp aborda este problema como el primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo, que reúne todas las aplicaciones, datos y flujos de trabajo en los que la IA puede ver patrones en toda su operación.
Dado que todas tus tareas, proyectos, documentos y conversaciones de equipo se encuentran en una sola plataforma, la IA de ClickUp puede identificar cuándo varias personas están abordando problemas similares, cuándo las descripciones de las tareas se solapan significativamente o cuándo las nuevas solicitudes duplican el trabajo existente.
De este modo, ClickUp elimina la dispersión del trabajo para proporcionar un contexto al 100 %, lo que significa que la IA no solo comprende las tareas individuales, sino también cómo se relacionan entre sí entre equipos y cronogramas, detectando redundancias que, de otro modo, permanecerían ocultas hasta que fuera demasiado tarde.
Veamos sus funciones en profundidad.
Establece un sistema de priorización con ClickUp Task Priorities and Dependencies.
Sin un sistema de priorización, es difícil distinguir lo que es importante de lo que no lo es. Es entonces cuando las tareas de bajo valor se cuelan en los flujos de trabajo.
Con las tareas de ClickUp, todas las tareas se encuentran en un entorno de trabajo centralizado, incluyendo documentos, comentarios, subtareas, dependencias y mucho más. Esto reduce la mayor fuente de redundancia: el trabajo disperso entre diferentes herramientas.
Las herramientas avanzadas de búsqueda y filtrado de ClickUp te permiten encontrar rápidamente tareas con palabras clave, etiquetas o campos personalizados coincidentes. Por ejemplo, puedes buscar todas las tareas que contengan «incorporación» o filtrar por una etiqueta específica como «urgente».
Esto facilita la detección de trabajos duplicados o repetidos, especialmente en proyectos grandes o en equipos múltiples.
La función «Prioridades y dependencias de tareas» de ClickUp va un paso más allá. Marca todas tus tareas con cuatro indicadores: Urgente, Alta, Normal, Baja, para que todos sepan qué hacer y cuándo. Las dependencias pueden ayudarte a realizar un seguimiento de qué tarea está a la espera de otra. Ordena, filtra o agrupa las tareas por prioridad en la vista Lista o Tablero. Las tareas similares o de bajo valor se ven al instante y no se pierden entre el desorden.
Con ClickUp AI, incluso puede asignar prioridades automáticamente en función de sus indicaciones, lo que garantiza que el trabajo más importante pase a primer plano.
Además, están las tarjetas de IA de ClickUp.
Puede personalizar estas tarjetas filtrando tareas, subtareas, elementos archivados o intervalos de tiempo, lo que facilita la detección de cuellos de botella o tareas duplicadas que no deberían estar en el flujo de trabajo.
Obtenga información contextualizada con ClickUp Brain.
ClickUp Brain es tu asistente personal de IA que entiende el contexto de tu trabajo y te ofrece información que normalmente te llevaría horas recopilar.
ClickUp Brain analiza tu entorno de trabajo en busca de tareas con títulos, descripciones o personas asignadas similares y señala los posibles duplicados. Puede mostrar sugerencias como «Estas tareas parecen similares, considera combinarlas o actualizarlas».
Con ClickUp Brain, puedes:
- Asigna prioridades automáticamente en función del contenido de las tareas.
- Etiqueta las tareas con precisión (Brain sugiere etiquetas relevantes para reducir el esfuerzo manual).
- Resumir al instante los cambios que se han producido a lo largo del proyecto.
- Genere informes que muestren dónde debe centrarse la atención a continuación.
Y eso no es todo. Enterprise Search de ClickUp Brain es una herramienta basada en IA que unifica la recuperación de información en varias plataformas, como Google Drive, Notion, Slack y Gmail.
Con su búsqueda unificada, puedes escanear al instante documentos, tareas y chats en todas tus aplicaciones conectadas en un solo lugar, sin tener que cambiar de herramienta. Además, la indexación en tiempo real garantiza que siempre busques los datos más actuales (incluso si están ocultos en diferentes listas o aplicaciones).
⭐ Bonificación: ¿Quieres una IA que detecte el trabajo duplicado antes de que comience? ClickUp Brain MAX comprende todo tu entorno de trabajo: cada tarea, proyecto, documento y conversación. Así es como lo hace:
- Detección proactiva de duplicados: cuando un diseñador crea una tarea para «rediseñar la navegación de la aplicación móvil» mientras otro equipo ya tiene la tarea «mejorar la experiencia de usuario del menú de la aplicación» en curso, Brain MAX detecta la duplicación y avisa a las partes interesadas pertinentes.
- Busca más allá de los títulos de las tareas: Brain MAX busca en las descripciones de las tareas, los comentarios, los documentos adjuntos y las conversaciones relacionadas para encontrar esfuerzos duplicados, incluso cuando la redacción difiere.
- Visibilidad entre equipos: dado que Brain MAX accede a todo su entorno de trabajo, detecta redundancias entre departamentos que nunca descubriría en el trabajo de los demás.
- Comprobación de duplicados por voz: utilice Talk to Text para preguntar a Brain MAX si ya existe un trabajo antes de crear nuevas tareas. Simplemente diga: «¿Alguien está trabajando en la presentación de ventas del segundo trimestre?» y obtenga respuestas instantáneas.
- Varios modelos de IA trabajando juntos: Brain MAX integra ChatGPT, Claude, Gemini y otros modelos de IA líderes en tu entorno de trabajo, para que dispongas de las mejores capacidades para diferentes tareas.
Establece reglas personalizadas para automatizar tareas repetitivas con ClickUp Automatizaciones
ClickUp Automations te permite crear reglas personalizadas sin necesidad de programar o elegir entre una biblioteca de plantillas predefinidas para automatizar tareas periódicas.
Puede configurar automatizaciones para que le avisen cuando una nueva tarea coincida con los criterios de una ya existente (por ejemplo, mismo proyecto, título similar o etiqueta). Esto ayuda a detectar duplicados en el momento de la creación.
Por ejemplo, si alguien crea una tarea llamada «Actualizar banner del sitio web» y ya existe una tarea similar, ClickUp puede notificártelo automáticamente a ti o al creador de la tarea, lo que reduce el riesgo de duplicar el trabajo.
Además, las herramientas de acciones masivas de ClickUp te permiten combinar, actualizar o eliminar las entradas en grupo, lo que agiliza tu flujo de trabajo y reduce el desorden.
Para obtener más información sobre cómo realizar la automatización de sus flujos de trabajo, vea este vídeo.
Deja que Super Agents haga el trabajo pesado por ti
La mayoría de las herramientas de IA se encuentran fuera de su flujo de trabajo. Como los agentes de ClickUp viven dentro de su entorno de trabajo, no solo pueden sugerir, sino también reducir el trabajo redundante.
Los agentes de ClickUp actúan como compañeros de equipo de IA a los que puedes asignar trabajo. Etiquétalos en una tarea o utiliza un desencadenante para activarlos, y ellos se encargarán del trabajo repetitivo o con muchas duplicaciones, como por ejemplo:
- Escanear tareas y documentos para identificar solapamientos o duplicaciones.
- Actualizar y cerrar tareas que ya no son relevantes.
- Genera resúmenes para que el equipo no tenga que reescribir las actualizaciones de estado.
- Creación automática de informes y actualizaciones de progreso.
💡 Consejo profesional: ClickUp te permite crear vistas personalizadas que agrupan las tareas por nombre, etiqueta, persona asignada u otros campos. Con estas agrupaciones visuales, puedes detectar fácilmente las tareas repetidas o redundantes.
Las mejores funciones de ClickUp
- Supervisa el progreso: consulta el progreso en tiempo real de las tareas, los propietarios y las prioridades en el panel de control de ClickUp y visualiza lo que avanza y lo que se atasca.
- Mantén la colaboración contextualizada: mantén tus conversaciones vinculadas al trabajo con ClickUp Chat, para que todos estén alineados sin cambiar de contexto.
- Configure tareas recurrentes por tiempo o evento: programe una tarea para que se repita con cualquier frecuencia o cuando cambie el estado utilizando las tareas periódicas de ClickUp.
- Optimice las solicitudes de proyectos: recopile solicitudes a través de formularios ClickUp personalizables que se convierten en tareas procesables con propietarios asignados y prioridad.
- Planificación de proyectos basada en IA: ClickUp AI planifica el calendario perfecto basándose en tareas, eventos y metas utilizando ClickUp Calendario.
- Utilice plantillas prediseñadas: Estandarice el trabajo repetitivo con plantillas de priorización personalizables y gratuitas.
Contras de ClickUp
- El amplio intervalo de funciones puede abrumar a los nuevos usuarios.
Ventajas de ClickUp
- Un único entorno de trabajo para todo, sin necesidad de cambiar de herramienta.
- ClickUp Brain y Automatizaciones asignan tareas, detectan obstáculos, resumen el progreso y reducen las acciones repetitivas.
¿Por qué es ideal para identificar automáticamente las tareas redundantes?
ClickUp detecta automáticamente el trabajo duplicado o que se solapa mediante el análisis de las tareas a través de las prioridades de las tareas, las dependencias y la información contextual de ClickUp Brain.
Precios de ClickUp
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 400 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4500 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Aquí tienes una reseña de TrustRadius:
Esta herramienta es muy eficaz para el crecimiento personal y profesional. A través de ella, puedes marcar tu asistencia y realizar un seguimiento de tu tiempo de trabajo, así como separar tus tareas individuales según tus necesidades. Puedes establecer la prioridad de las tareas en tu lista de tareas pendientes y te puede proporcionar un recordatorio de la fecha límite que hayas indicado en tus tareas.
Esta herramienta es muy eficaz para el crecimiento personal y profesional. A través de ella, puedes marcar tu asistencia y realizar el seguimiento de tu tiempo de trabajo, así como separar tus tareas individuales según tus necesidades. Puedes establecer la prioridad de las tareas en tu lista de tareas pendientes y te puede enviar un recordatorio de la fecha límite que hayas indicado en tus tareas.
💟 Bonificación: ¿Quieres un calendario que programe automáticamente tus tareas? ¡ClickUp Calendar es justo lo que necesitas!
📚 Más información: Cómo gestionar las tareas personales y aumentar la productividad
2. Motion (el mejor para la priorización de tareas y la programación de calendarios basados en IA)
Imagina tener un asistente de programación que aprende tus necesidades y preferencias. Y empieza a adaptarse mejor a esos requisitos. Eso es Motion IA.
Esta aplicación de programación con IA y herramienta de gestión de proyectos planifica tu día, programa tus tareas y reasigna automáticamente tu carga de trabajo. Su AI Project Manager analiza constantemente los plazos, las cargas de trabajo y las prioridades para crear un plan diario eficaz.
No es necesario reorganizar manualmente las tareas cuando cambian los planes. Motion reprograma y reordena automáticamente las prioridades del trabajo. Si dos tareas se solapan o dejan de ser necesarias, la IA las señala, lo que le permite eliminarlas o combinarlas.
Puede añadir tareas, marcar su urgencia y Motion decide cuándo deben realizarse. El Calendario con IA de Motion combina tareas y reuniones en un único programa en tiempo real. Reasigna continuamente los bloques de tiempo cuando cambian las prioridades, lo que reduce la necesidad de reprogramar una y otra vez.
Las mejores funciones de Motion
- El asistente de reuniones con IA de Motion programa revisiones periódicas, evita la doble reserva de calendarios y protege los bloques de trabajo intensivo.
- El gráfico de Gantt con IA de Motion se actualiza en tiempo real a medida que cambian las tareas y los plazos.
- Unifique diferentes tareas y eventos de varios calendarios para detectar redundancias ocultas.
- Automatice la creación de proyectos, la delegación de tareas y la programación con los flujos de trabajo de IA de Motion para evitar la duplicación de esfuerzos.
- El tomador de notas con IA de Motion convierte las transcripciones y los resúmenes en tareas viables, asigna automáticamente los propietarios, establece las duraciones y crea seguimientos.
Desventajas del movimiento
- Ofrece una flexibilidad limitada en la gestión de proyectos, ya que todo está vinculado al Calendario.
- Aunque ofrece automatización en la planificación de tareas y programación de calendarios, carece de funciones avanzadas de gestión de proyectos, como campos personalizados de tareas y una jerarquía detallada.
Profesionales del movimiento
- La programación automatizada de tareas evita la duplicación.
- La reprogramación en tiempo real pone de manifiesto las tareas de bajo valor.
¿Por qué es ideal para identificar automáticamente las tareas redundantes?
La aplicación de programación con IA Motion evalúa continuamente lo que tienes entre manos, incluyendo tareas, reuniones y trabajos recurrentes. Dado que cada tarea debe encajar en un calendario real con bloques de tiempo, las tareas redundantes o de bajo valor se vuelven imposibles de ignorar.
Precios de Motion
- Free
- Para particulares Pro IA: 49 $ al mes por usuario IA para empresas: 69 $ al mes por usuario
- Pro IA: 49 $ al mes por usuario.
- IA empresarial: 69 $ al mes por usuario.
- Para equipos Pro IA: 29 $ al mes por usuario IA para empresas: 49 $ al mes por usuario
- Pro IA: 29 $ al mes por usuario.
- IA empresarial: 49 $ al mes por usuario.
- Pro IA: 49 $ al mes por usuario.
- IA empresarial: 69 $ al mes por usuario.
- Pro IA: 29 $ al mes por usuario.
- IA empresarial: 49 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de Motion
- G2: 4,1/5 (más de 120 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 80 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Motion?
Aquí tienes una reseña de Capterra:
Hasta ahora, he disfrutado mucho con Motion. Ha sido un recurso muy valioso que me ha ayudado a mantenerme centrado en mis tareas y a sacar adelante tanto mi trabajo como mis tareas domésticas.
Hasta ahora, he disfrutado mucho con Motion. Ha sido un recurso muy valioso que me ha ayudado a mantenerme centrado en mis tareas y a sacar adelante tanto mi trabajo como mis tareas domésticas.
📮 ClickUp Insight: El 24 % de los trabajadores afirma que las tareas repetitivas les impiden realizar un trabajo más significativo, y otro 24 % considera que sus habilidades están infrautilizadas. Eso significa que casi la mitad de la población activa se siente bloqueada creativamente e infravalorada. 💔
ClickUp ayuda a centrar la atención en el trabajo de alto impacto con agentes de IA fáciles de configurar, que automatizan las tareas periódicas en función de determinados desencadenantes. Por ejemplo, cuando una tarea se marca como completada, el agente de IA de ClickUp puede asignar automáticamente el siguiente paso, enviar recordatorios o actualizar el estado del proyecto, liberándote de los seguimientos manuales.
💫 Resultados reales: STANLEY Security redujo el tiempo dedicado a la elaboración de informes en un 50 % o más con las herramientas de elaboración de informes personalizables de ClickUp, lo que permitió a sus equipos centrarse menos en el formato y más en las previsiones.
📚 Más información: Notion vs. Motion: resolviendo la batalla de las herramientas de gestión de tareas
3. Notion AI (el mejor para documentación basada en IA)
Notion AI transforma tu entorno de trabajo en un sistema conectado donde conviven tareas, documentos e información de proyectos. Como todo está organizado en un solo lugar, te ayuda a detectar tareas redundantes.
Utilice Notion IA para reducir el trabajo duplicado. Convierte notas, correos electrónicos y conversaciones en tareas viables y también comprueba si hay elementos similares existentes. La función de autocompletar ayuda a rellenar campos como el estado, la prioridad, el propietario y los siguientes pasos. Cuando varias tareas parecen similares o contienen contenido repetido, Notion sugiere combinarlas o actualizarlas para mantener una base de datos limpia.
La función de preguntas y respuestas con IA de Notion actúa como un motor de búsqueda para tu entorno de trabajo. Solo tienes que hacer una pregunta (¿Qué tareas están bloqueadas esta semana?) y Notion mostrará las tareas o páginas relevantes.
Las mejores funciones de Notion IA
- Reescribe borradores con diferentes tonos, más cortos, más largos, profesionales, informales o simplificados para una lectura rápida.
- Con los resúmenes automatizados, las actualizaciones de estado recurrentes se vuelven más rápidas y consistentes, lo que ahorra horas que normalmente se dedican a reescribir las mismas actualizaciones del proyecto cada semana.
- Genere documentos completos, como análisis competitivos o panorámicas del mercado, utilizando el contexto de sus notas y fuentes externas.
- Los recordatorios inteligentes se adaptan a su agenda y prioridades.
- Traduce documentos o páginas completas a varios idiomas directamente en Notion.
Contras de Notion IA
- Solo funciona dentro de Notion, por lo que no puedes utilizar la IA fuera de tu entorno de trabajo.
- Notion IA puede generar tareas y resúmenes, pero no automatiza los flujos de trabajo (por ejemplo, asignar automáticamente cuando cambia el estado, desencadenar la automatización cuando una tarea está vencida).
Ventajas de Notion IA
- Elimina la búsqueda de información, lo que evita la duplicación de tareas.
- Notion IA convierte las notas de reuniones, las ideas o el contenido extenso directamente en tareas con campos rellenados.
¿Por qué es ideal para identificar automáticamente las tareas redundantes?
Las tareas redundantes se hacen visibles cuando el sistema tiene suficiente contexto en todos los proyectos, tareas, documentos y notas. Notion IA también puede buscar en todo tu entorno de trabajo y mostrar elementos relacionados o similares, lo que facilita reconocer las duplicaciones.
Precios de Notion IA
- Free
- Además: 12 $ al mes por usuario.
- Empresa: 24 $ al mes por usuario.
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Notion IA
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,7/5 (más de 2600 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Notion IA?
Aquí tienes una reseña de Capterra:
Notion realmente destaca y muestra su eficacia cuando todo el equipo lo adopta. Sus funciones de colaboración facilitan MUCHO la edición de documentos en equipo, lo que mejora la comunicación y el flujo de trabajo. Las plantillas y la asistencia de escritura con IA también son fantásticas para adelantarse en el trabajo.
Notion realmente destaca y muestra su eficacia cuando todo el equipo lo adopta. Sus funciones de colaboración facilitan MUCHO la edición de documentos en equipo, lo que mejora la comunicación y el flujo de trabajo. Las plantillas y la asistencia de escritura con IA también son fantásticas para adelantarse en el trabajo.
📚 Más información: Alternativa a Notion IA para la creación de contenido
👀 ¿Sabías que...? La NASA perdió un orbitador marciano valorado en 125 millones de dólares porque un equipo utilizaba unidades métricas y otro utilizaba unidades inglesas. Esta redundancia en la introducción de datos, combinada con un error humano, provocó que la nave espacial se quemara en la atmósfera de Marte.
Otras menciones destacadas
Además de estos tres, aquí tienes otras herramientas de gestión de proyectos que puedes utilizar para automatizar tareas en tus flujos de trabajo diarios:
1. monday. com
Si prefiere una forma visual de gestionar todos sus proyectos, Monday es su herramienta de gestión de proyectos ideal. Utilice las automatizaciones como desencadenantes de acciones como la asignación automática, la actualización automática del estado o la notificación cuando se crea una tarea similar a una ya existente.
La vista Carga de trabajo ayuda a detectar solapamientos en las responsabilidades. Si varias personas están creando tareas para la misma meta, la plataforma señala los recursos sobrecargados, revelando el trabajo redundante. La conversión de documentos en tareas también evita la duplicación, ya que las acciones pendientes se encuentran en el mismo tablero donde se ven las tareas.
👀 ¿Sabías que...? Los planificadores con diagramas de Gantt existen desde hace mucho tiempo. A lo largo de los años, han sufrido muchos cambios. Estos cambios se deben principalmente a la necesidad de una gestión de proyectos más eficiente.
En la era manual, los gráficos de Gantt se creaban a mano en papel. Eran estáticos y requerían un esfuerzo considerable para actualizarlos. Con la revolución de Excel, los gestores de proyectos pudieron crear y editar gráficos de Gantt digitalmente. En el caso de proyectos complejos, su actualización seguía requiriendo mucho tiempo.
Avancemos rápidamente hasta hoy. El software moderno de diagramas de Gantt reprograma automáticamente tus tareas cuando realizas ajustes en el cronograma de tu proyecto. También facilitan una mejor colaboración entre equipos al proporcionar una vista compartida y accesible del cronograma del proyecto.
2. Wrike
El software de gestión de proyectos Wrike utiliza diagramas de Gantt para correlacionar las dependencias en detalle. Si dos tareas están programadas con el mismo resultado o dependen del mismo paso, el gráfico resalta la conexión.
Wrike destaca las tareas redundantes o estancadas a través de las dependencias de tareas, el análisis de la ruta crítica y los paneles, lo que ayuda a priorizar los proyectos. Con proyecciones de proyectos en tiempo real, Wrike recalcula automáticamente los cronogramas. En este tablero puede ver cómo el cambio de una tarea afecta al plan del proyecto.
Los formularios de solicitud con reglas de creación automática de tareas le permiten comparar las solicitudes entrantes con las existentes en función de campos como el proyecto y la fecha límite.
💡 Consejo profesional: Canalice todo el trabajo nuevo a través de un único formulario de solicitud que se integre en sus herramientas de gestión de proyectos. Cuando todo se introduce en el sistema de la misma manera, el software de gestión de proyectos puede combinar automáticamente los duplicados, etiquetar las solicitudes correctamente y garantizar que nadie trabaje dos veces en la misma tarea, de forma aislada. Un pequeño paso de configuración ahorra horas de tareas periódicas en el futuro.
3. Hive
Si desea ejecutar proyectos con tecnología IA, Hive cuenta con Buzz AI para ayudarle. Buzz recopila las actualizaciones de todos los proyectos, tareas, aprobaciones y mensajes en un único feed. Si dos miembros del equipo crean tareas similares o comienzan a trabajar en paralelo, verá ambas actualizaciones una al lado de la otra, lo que le permitirá detectar el trabajo duplicado y automatizar las tareas repetitivas.
👀 ¿Sabías que... Según el MIT, más del 95 % de los proyectos de IA fracasan. Es decepcionante, pero no sorprendente. Aunque las herramientas genéricas como ChatGPT destacan para el uso individual debido a su flexibilidad, se estancan en el uso corporativo porque no aprenden ni se adaptan a los flujos de trabajo.
Por otro lado, un entorno de trabajo de IA convergente añade una capa de inteligencia contextual a todo el sistema. Entiende tus tareas, documentos, chats y cronogramas, y utiliza ese contexto para ofrecer información más rápida y útil.
Cómo lidiar con las tareas redundantes (consejos y buenas prácticas)
Aquí tienes algunas formas prácticas de reducir el trabajo duplicado y las tareas repetitivas, incluso antes de que entre en juego la automatización.
1. Asigne un propietario por cada tarea.
Un reto habitual en la gestión de proyectos es la falta de claridad en los roles y responsabilidades. Como gestor de proyectos, usted quiere que sus equipos avancen rápidamente y no se queden atascados en la confusión de quién hace qué.
✅ Solución: Asigna un propietario por cada tarea. Utiliza el marco RACI para garantizar que los miembros del equipo no dupliquen el trabajo. Los gráficos RACI son especialmente útiles en la gestión de recursos cuando la toma de decisiones se divide entre varias tareas. Por ejemplo, describen quién realiza la tarea X, quién la evalúa y quién es responsable de la decisión final sobre el trabajo.
2. Utiliza una herramienta de gestión de tareas
Cuando las tareas se gestionan a través de correos electrónicos, mensajes de Slack, hojas de cálculo y notas personales, la lista de tareas se vuelve desordenada.
Las tareas antiguas nunca se cierran, el trabajo obsoleto queda en el limbo y nadie sabe qué sigue siendo relevante. Como es más fácil crear una nueva tarea que rebuscar en una lista de tareas pendientes desordenada, las personas duplican el trabajo sin querer. ¿El resultado? Tu equipo pierde tiempo comprobando estados y buscando actualizaciones.
✅ Solución: Utiliza un software de gestión de tareas. En lugar de buscar tareas manualmente, la herramienta te permite filtrar los elementos sin actividad, las tareas sin propietario o los duplicados en función del título o las palabras clave. Puedes cerrar o archivar tareas antiguas de forma masiva, combinar duplicados en uno solo y reasignar cualquier tarea estancada, todo ello en cuestión de minutos.
📚 Más información: Consejos prácticos para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo
3. Convierte las notas de las reuniones en una única lista de tareas.
Después de una reunión, aquí tienes una situación con la que quizá te hayas encontrado. Una persona oye «prepara la presentación», otra escribe «crea las diapositivas» y otra anota «esquema de la presentación».
Tres personas diferentes crean tres tareas diferentes para el mismo resultado.
✅ Solución: Utiliza el tomador de notas con IA de ClickUp para unirte a la reunión. Transcribe la discusión y extrae los elementos de acción para convertirlos en tareas reales con propietarios y fechas límite.
Nadie necesita reescribir notas o crear tareas manualmente durante la planificación de proyectos. Incluso puede hacer preguntas a ClickUp como «¿Cuáles son mis elementos pendientes de las reuniones con los clientes de esta semana?», y obtendrá respuestas de todas sus notas al instante.
Vea este vídeo para descubrir cómo utilizar la IA para las notas de reuniones con el fin de eliminar la creación de tareas redundantes y optimizar los procesos.
Utilice ClickUp para identificar y eliminar la redundancia.
Deje atrás la antigua forma de gestionar proyectos manualmente, en la que se dedica más tiempo a impulsar tareas que a realizar el trabajo.
Con ClickUp como software de gestión de proyectos, obtendrá inteligencia artificial integrada, automatizaciones y automatización de flujos de trabajo personalizables.
Tanto si gestionas varios proyectos como si solo gestionas uno, ClickUp te ayuda a crear flujos de trabajo personalizados para tu caso de uso. Se convierte en el centro de comandos para la asignación de recursos, el seguimiento del progreso del proyecto y la mejora del rendimiento general del proyecto.
Regístrese gratis en ClickUp para ver cómo identifica automáticamente las tareas redundantes.