La transparencia financiera es fundamental a la hora de gestionar los presupuestos de departamentos y proyectos a través del gasto de la empresa. En campañas de marketing software, viajes y demás, los costes se acumulan rápidamente. Sin una supervisión coherente, resulta difícil justificar el valor.
Un sistema ágil de seguimiento de gastos es esencial para elaborar informes financieros claros. La documentación adaptada proporciona una visibilidad detallada de los flujos de dinero en los gastos a nivel de proyecto, departamento y equipo. Las previsiones más ajustadas y la prueba del ROI se hacen posibles para iniciativas grandes y pequeñas. 🏆
A través de instrucciones paso a paso, aprenderá a crear informes de gestión de gastos en Excel . Utilice esta guía como plataforma de lanzamiento para impulsar conversaciones sobre la optimización de la aplicación de la política de gastos de su empresa
¿Qué es exactamente un informe de gastos de empresa? Examinemos algunas características clave de los informes de gastos de alto impacto.
¿Qué es un informe de gastos de empresa?
**Un informe de gastos empresariales es un documento que registra los gastos de la empresa en productos, servicios, salarios y otros costes. El documento contiene filas y columnas que registran la fecha, la descripción, el proveedor, el importe, la categoría y otros detalles de los gastos
Las pestañas de Excel dentro de una hoja de cálculo se utilizan para separar los gastos por departamentos, proyectos, personas u otros tipos. Las fórmulas calculan los totales de gastos por semana, mes, trimestre o cualquier intervalo de fechas especificado.
Con el seguimiento de los gastos, los gestores pueden responder a preguntas esenciales que afectan al trabajo de los proyectos y asignación de recursos : Hacer presupuestos de proyectos ¿se corresponden con los costes reales? ¿Los gastos corresponden a los códigos GL correctos? ¿Qué costes están aumentando rápidamente?
Las ventajas de utilizar Excel para organizar las hojas de gastos incluyen:
- Seguimiento del presupuesto departamental: Ver el gasto trimestral o anual en comparación con el presupuesto asignado
- Precisión en las previsiones: Detectar tendencias de gasto pasadas para predecir gastos futuros de la empresa
- Organización: Mantenga una plantilla y un sistema de informe de gastos únicos y estandarizados para facilitar la auditoría de recibos y facturas
Esperamos que consiga un nivel saludable de datos organizados para que no le sorprendan los cambios presupuestarios de última hora y tenga la imagen financiera más precisa. Esto nos lleva al evento principal: configurar la gestión de gastos
Cómo crear un informe de gastos empresariales en Excel
Antes de empezar, vamos a cubrir los componentes básicos necesarios:
- Cualquier versión de Excel: Utilizaremos la funcionalidad de hoja de cálculo universal
- Recibos de gastos y documentación: Todos los registros de transacciones para introducir (¿Por qué no empezar con su próximo informe de gastos?)
- Categorías de gastos: Defina una lista de tipos de gastos relevantes para sus operaciones
Con los elementos esenciales reunidos, tenemos todos los ingredientes para personalizar una plantilla de informe de gastos en Excel. Pasemos directamente a la guía paso a paso
Paso 1: Descargue nuestra plantilla gratuita de seguimiento de gastos
En lugar de crear un registro de gastos desde cero, utilice nuestra plantilla gratuita de informe de gastos de Excel como punto de partida. Ya contiene los campos de seguimiento estándar para fechas/proveedores/importes y fórmulas predefinidas para sumar automáticamente los totales por categoría. Sobrescribe los datos ficticios con los gastos de tu negocio manteniendo las fórmulas incorporadas. 🧪
Simplemente abra el archivo de descarga para seguir los pasos a continuación
Descargar la plantilla Excel
Paso 2: Configurar la información de cabecera
En la parte superior, introduzca los detalles clave para identificar el informe:
- Preparado para: Añada el nombre del empleado o departamento que incurrió en los gastos
- Presentado por: Indique quién preparó/contribuyó a la información de los gastos y la hoja de cálculo
- Objetivo: Explicar brevemente el motivo del informe (reunión semanal sobre el presupuesto, petición del responsable, operaciones generales del departamento)
- Periodo de gasto: Introduzca las fechas de inicio y fin (día, mes y año de 4 dígitos) cubiertas con un intervalo de fechas para todas las transacciones documentadas
Utilice cabeceras de hoja para dar contexto y claridad a los revisores del presupuesto
Paso 3: Establecer categorías de gastos
Las listas desplegables de la plantilla de hoja de cálculo de gastos no se incluyen para disimular la estética, cómo decirlo, "desnuda" de Excel.
Sirven para una categorización clara y coherente de todas las transacciones de la empresa.
Esto se extiende a entrada de datos también. Los desplegables son una garantía para un procesamiento de datos sin errores y un análisis ágil. Un tipo de gasto o código de coste mal escrito podría desequilibrarlo todo. ⚖️
A continuación se explica cómo bloquear las categorías mediante desplegables:
- Haga clic en la partida Suministros de oficina (celda B18), y aparecerá el icono de la flecha desplegable
- Vaya a la Barra de herramientas de menú en la parte superior, haga clic en Datos > Validación de datos_, y se abrirá una ventana emergente
- En el campo de texto Fuente, reescriba la lista para que coincida con las categorías de gastos de su empresa. Separe cada categoría con una coma. (Recomendamos enumerarlas en orden alfabético para facilitar la navegación)
- Haga clic en Aplicar cuando haya terminado, y revise su nueva lista haciendo clic en el icono de la flecha desplegable
- Repita el mismo proceso para los demás encabezados desplegables: Proveedor, Coste Centro Código, Método de Pago, y Estado de _Pago
- Para editar categorías en el futuro, añada o elimine texto en el campo de texto Fuente según sea necesario
Editar las categorías predefinidas para un seguimiento coherente de los gastos empresariales
Paso 4: Rellenar la plantilla con partidas individuales
Por último, añada cada gasto empresarial individual como su propia línea. Todo está en los detalles, así que incluye todo el contexto posible para una documentación financiera clara.
- Fecha del gasto: El día, mes y año en que se produjo el gasto
- Categoría del gasto: Categoría del gasto (marketing, viajes, honorarios profesionales)
- Proveedor: El nombre legal completo de la persona o empresa que coincide con su W-8 o W-9. (No angustie a su contable con apodos)
- Código del centro de coste: El centro de coste interno de su Plan General de Contabilidad al que está vinculado el gasto
- Descripción del gasto: Una breve descripción que detalla la transacción
- Importe: Importe del gasto en dólares
- Método de pago: Cómo se pagó el importe (tarjeta de crédito, efectivo, cheque)
- Estado del pago: Gastos pagados o pendientes
Verás que hemos añadido un total de 7 opciones de estado de pago. Sus proveedores no conocen a sus diligentes amigos financieros tan bien como usted, por lo que estas etapas matizadas del proceso de reembolso crean transparencia en los plazos en torno a los gastos incurridos. El contexto adicional ayuda a los gestores de proyectos a navegar por las conversaciones con los proveedores que esperan el pago. 💬
Pequeñas pero significativas opciones de personalización convierten tu hoja de cálculo de gastos en un motor de información financiera. Estos documentos permanecerán en los registros de su empresa, por lo que más atributos añaden valor analítico.
Permita a los equipos seguir de cerca los pagos a lo largo del proceso de emisión
Paso 5: Totalizar los gastos por categoría
Las celdas resaltadas tienen fórmulas preconstruidas para proporcionar los totales de cada categoría de gasto. Esto permite hacer un seguimiento de cada distribución de gastos.
Totalizar automáticamente los gastos por categoría
Buenas noticias: ¡No es necesario que hagas cuentas! 🤩
Malas noticias: Hay un inconveniente. 👀
Ahora mismo nos entretenemos porque el siguiente paso requiere niveles Jedi de paciencia. Hasta ahora, tienes todas las partidas en tu hoja de gastos. A continuación, tendrás que adjuntar recibos y otros documentos fuente.
Paso 6: Añadir recibos y documentos fuente relevantes
Ojalá pudiéramos decirle que este proceso es fácil en Excel, pero adjuntar archivos se complica rápidamente. En primer lugar, tendrá que convertir cada recibo en un PDF independiente en lugar de un JPEG. A continuación, nómbralos en un formato adecuado que Excel pueda almacenar fácilmente.
Para añadir archivos, necesitas las funcionalidades avanzadas de Excel Objects y/o Object Linking and Embedding (OLE). Realizar lo que debería ser una tarea básica se convierte en algo tedioso. Por ejemplo, los archivos que no son de Microsoft tienen un proceso de carga complicado. Las funciones de la barra de herramientas de menú que deberían poder pulsarse están inactivas, por lo que es necesario probar y equivocarse.
Si ya utilizas una hoja de cálculo de Microsoft Excel en la web, lo mejor y más eficiente sería utilizar OneDrive de Microsoft. Esto resolvería algunos problemas que los equipos probablemente encontrarán con las aplicaciones de Excel:
- Los archivos en un almacenamiento de archivos basado en la web harán que los datos sean accesibles a través del navegador
- Los equipos no necesitarán instalar Excel en todos sus dispositivos para colaborar con los datos
- Cualquiera podrá trabajar con datos utilizando Excel, incluso si trabajan desde versiones diferentes
Incluso los usuarios más avanzados deberán utilizar los mismos aros para conectar archivos externos.
Pero si quieres estar en el Lado Oscuro de la Fuerza, una plataforma de productividad que vaya más allá de una simple plantilla de informe de gastos es donde se producen las alianzas y asociaciones estratégicas.
¡Saluda a ClickUp! 👋
Cree un informe de gastos con ClickUp 15+ vistas y herramientas de automatización
3 plantillas para crear un conjunto de herramientas automatizadas de supervisión financiera
Aunque Excel ha sido durante mucho tiempo el programa de referencia para el seguimiento de gastos, sus limitaciones en cuanto a colaboración, flexibilidad y funcionalidad aconsejan migrar la documentación financiera esencial, como los informes de gastos, a plataformas de productividad especializadas como ClickUp.
Con flujos de trabajo automatizados personalizables para aprobaciones, edición de arrastrar y soltar, permisos basados en roles, funcionalidad de IA, formularios de gastos y visualizaciones de tendencias de gastos, su empresa puede tomar decisiones informadas más rápidamente. 📊
Hemos seleccionado tres plantillas de gastos en ClickUp para mostrar cómo las herramientas fáciles de usar de ClickUp impulsan las capacidades de documentación contable en comparación con las hojas estáticas de Excel plagadas de problemas de versiones.
Nota: ¡Se acabaron las malas noticias!
1. Plantilla de gastos e informes empresariales de ClickUp
lo mejor para: Sustituir los problemas de cumplimiento por soluciones prácticas_
Utilice la vista Tabla de ClickUp para colaborar en tareas de gastos con socios contables
En Plantilla de gastos e informes empresariales de ClickUp y todas las plantillas de ClickUp incluyen vistas personalizables para optimizar las configuraciones de informes, aprobaciones, etiquetas, etc.
Si no está familiarizado con las vistas en un software de gestión de proyectos, piense en ellas como si fueran diferentes carpetas o separadores en un mismo archivador. Cada vista agrupa información curada, pero la muestra de forma diferente para ajustarse a criterios específicos basados en lo que es más importante para la persona o el propósito.
El grado de personalización de esta plantilla abre la puerta a la colaboración de todo el equipo dentro de la plataforma ClickUp. Contabilidad, Finanzas y otros departamentos no tienen que construir informes adicionales o perseguir información por correo electrónico. 📥
En su lugar, ClickUp reduce el doble trabajo al facilitar a todos los miembros del espacio de trabajo el acceso a la información compartida en un solo lugar. Un mejor contexto se traduce en conversaciones productivas a la hora de conciliar los informes de gastos.
Las situaciones como las infracciones de las políticas o los cambios en los presupuestos son más fáciles de detectar. Como resultado, los gestores de proyectos tienen una mayor visibilidad de los patrones de gasto, las oportunidades de ahorro y las incoherencias.
Combine esta plantilla con la plantilla_ Plantilla de preparación de impuestos ClickUp **para mejorar la preparación de impuestos con funciones de seguimiento del tiempo, etiquetas, avisos de dependencia, correos electrónicos y mucho más
2. ClickUp Plantilla de Informe de Gastos de Pequeña Empresa
lo mejor para: Gestionar las tareas de mantenimiento y pago de proveedores_
Segmente los gastos relacionados con viajes con subcategorías en un documento de ClickUp
La simplificación de los informes es sólo el beneficio superficial de la Plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp . Alinee la gestión de proyectos y la contabilidad bajo un mismo techo. Las líneas de tiempo integradas conectan los gastos con los entregables, los clientes y las facturas para maximizar la eficiencia financiera y operativa.
Diseñada para propietarios de empresas y equipos pequeños, esta plantilla ayuda a gestionar las tareas domésticas de los proveedores, por lo que solicitar pagos y los requisitos reglamentarios no se pasa por alto. 🔍
Todas tus herramientas están al alcance de la mano dentro de la plataforma:
- Funciones de importación e incrustación para Excel, Google Sheets y otras apps de trabajo
- Recordatorios de automatización de tareas para gestionar renovaciones y revisiones
- Informes para obtener una visión general de los gastos hasta la fecha
- Campos personalizados para el seguimiento de los datos de los proveedores
Con estas funciones y cientos de otras herramientas de colaboración e integraciones en ClickUp, las pequeñas empresas pueden coordinar colaboraciones internas y externas sin esfuerzo.
Combine esta plantilla con plantillas de contabilidad para llevar un registro de los activos, pasivos y patrimonio neto de su empresa
3. Plantilla de informe de gastos de ClickUp
lo mejor para: Tomar el control de los gastos de la empresa_
Supervise a los proveedores a los que se paga con determinados métodos de pago para realizar un seguimiento exhaustivo
Las empresas consolidadas y las agencias preocupadas por los costes deberían utilizar la función Plantilla de informe de gastos de ClickUp para obtener rápidamente información financiera estratégica. Obtenga la visión global y de las partidas necesarias para optimizar los gastos de crecimiento. ⚡️
Pruebe las herramientas integradas para predecir el presupuesto futuro y las necesidades de recursos basándose en el rendimiento pasado. Las integraciones conectan el trabajo del cliente con los gastos mientras herramientas de elaboración de informes y flujos de trabajo ahorran tiempo a los gestores de proyectos en el seguimiento de los cargos marcados por contabilidad.
Con herramientas para simplificar la supervisión de los gastos y llevar a cabo las tareas laborales necesarias, incluidos campos flexibles para organizar los beneficiarios y los importes, los gestores tienen la posibilidad de adaptar el seguimiento de los gastos a sus flujos de trabajo.
Combine esta plantilla con la plantilla_ Plantilla de formulario de pago ClickUp **Para crear formularios en línea fáciles de usar
Formación Adicional de Excel Desbloqueada
Aunque esta guía se centra en la creación de su propio informe de gastos, Excel puede satisfacer otras necesidades empresariales, siempre que se aplique correctamente.
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Cree gráficos desplegables, diagramas de Gantt, tableros Kanban y mucho más en Excel para planificar y gestionar flujos de trabajo.
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Bono: ¡Echa un vistazo a las plantillas de informes de gastos de Microsoft Excel!
- Plantilla de presupuesto de gastos empresariales de Excel
- Plantilla Excel Básica de Informe de Gastos
Actualice sus flujos de trabajo de gastos con ClickUp Views
En última instancia, la clave es garantizar la transparencia, la accesibilidad y la precisión de los informes de gastos para que el dinero se mueva exactamente según lo previsto.
Esperamos que esta guía haya introducido posibilidades para actualizar gestión de gastos flujos de trabajo. Los informes de gastos son realmente un trabajo en equipo, y los equipos que buscan satisfacer las necesidades y preferencias de supervisión no deberían verse limitados por Excel. 🧑💻
Tanto si opta por las hojas de cálculo de toda la vida como por los nuevos hubs centralizados, nosotros decimos: "¿Por qué no ambos?" Inicie un espacio de trabajo gratuito en ClickUp o importar sus hojas de cálculo en una vista de tabla ClickUp