Organizar un evento es una de las mejores formas de conectar tanto con nuevos clientes potenciales como con los actuales. Te ayuda (o a tu cliente, si eres un organizador de eventos profesional) a generar credibilidad y confianza, a establecer relaciones con los clientes y, tarde o temprano, a aumentar las ventas. 💰
Sin embargo, el marketing de eventos requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo. Hay que gestionar datos, organizar la logística y, por supuesto, la importantísima interacción con los clientes antes, durante y después del evento.
Para garantizar que tus clientes disfruten de la mejor experiencia y que tú aproveches al máximo las oportunidades que ofrece el evento, necesitarás un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para la comercialización y planificación de eventos.
Descubramos cómo el software de gestión de eventos le ayuda en el proceso de planificación. También le sugeriremos algunas de las mejores opciones de software de gestión de eventos disponibles en la actualidad, ya que, tanto si organiza una conferencia virtual, un evento presencial o un evento híbrido con elementos virtuales y en directo, la automatización del marketing es su mejor aliada. 🪄
Cómo utilizar un CRM para la gestión de eventos
Un sistema CRM básico hace exactamente lo que dice en la caja. Una plataforma CRM gestiona tus relaciones con los clientes mediante el seguimiento de su información de contacto, sus requisitos y cualquier interacción que hayas tenido con ellos. 🙋♀️
Una plataforma CRM para organizadores de eventos lleva esto al siguiente nivel. Por supuesto, realiza el seguimiento de la información de tus clientes, pero también facilita muchas otras tareas. Por ejemplo:
- Aprovecha las herramientas de gestión de eventos, como las plantillas de planificación de eventos, para asegurarte de que has pensado en todo, desde la inscripción al evento hasta las comunicaciones posteriores.
- Gestiona tus proveedores de servicios para saber exactamente quién es responsable de qué.
- Utilice las herramientas de comunicación integradas para llevar a cabo campañas de marketing por correo electrónico personalizadas, creando un compromiso previo por parte de los asistentes.
- Supervise las inscripciones al evento para que su organizador o su equipo de marketing puedan ajustar la campaña si es necesario.
- Rótulo a los VIP, a los clientes nuevos o fieles y a otros participantes clave para saber cómo tratar con ellos.
- Realice un seguimiento de cuándo se registran los asistentes al evento el día del evento, utilizando una app que actualiza toda su información en tiempo real.
- Realice el seguimiento posterior al evento directamente desde su software CRM para aprovechar su éxito.
Básicamente, las mejores plataformas de gestión de eventos te brindan soporte durante todo el proceso de gestión de proyectos.
Ventajas de las herramientas de gestión de eventos CRM
Una excelente plataforma de gestión de eventos simplifica tanto la gestión de clientes como la planificación de eventos. Ahorra tiempo y esfuerzo a los organizadores de eventos de muchas maneras.
Por ejemplo:
- Puedes segmentar a tus clientes para saber exactamente quién es tu público cuando planificas campañas de marketing por correo electrónico y redes sociales.
- Con todos los datos de los proveedores en un solo lugar, es fácil encontrar a los mejores proveedores.
- Los prácticos formatos predefinidos, como las plantillas de itinerarios y las plantillas de agendas de conferencias, le ofrecen una estructura personalizable para la secuencia de eventos.
- Realiza el seguimiento de quiénes asisten y quiénes no, lo que simplifica la gestión de los asistentes el día del evento.
- Una plataforma de eventos optimiza tu flujo de trabajo a lo largo del ciclo de vida del evento al establecer conexiones con otros elementos de tu infraestructura tecnológica, como tu sistema de gestión de tareas.
- Proporciona estadísticas posteriores al evento, como la venta de entradas frente a la asistencia, y ofrece una función de encuesta para recopilar opiniones y poder mejorar el proceso la próxima vez.
- Con toda la información de tus clientes en un solo lugar, tu equipo de ventas dispone de toda la información necesaria para realizar un seguimiento posterior al evento con éxito 📞.
Los 10 mejores programas de CRM para la gestión de eventos
Con todo lo que una herramienta CRM para la planificación de eventos puede hacer por ti, puede resultar complicado determinar exactamente qué plataforma funcionará mejor para tus eventos presenciales u online. Por suerte, estamos aquí para ayudarte a elegir el mejor CRM de gestión de eventos para tu empresa.
Recuerda que tu meta es ahorrar tiempo y esfuerzo, al tiempo que organizas el mejor evento posible para todos los involucrados.
Teniendo esto en cuenta, aquí están nuestras 10 mejores recomendaciones para 2024. 🏆
1. ClickUp
ClickUp es una plataforma de trabajo todo en uno que simplifica todos los aspectos de tu empresa, incluidas las soluciones de gestión de relaciones con los clientes.
La herramienta CRM gratuita ClickUp es especialmente adecuada para pequeñas empresas que no pueden permitirse gastar una fortuna en una solución costosa. Con un amplio intervalo de plantillas CRM para empezar, puedes personalizar tu vista para que te muestre los datos exactos que buscas, en el formato que prefieras. ¡Empieza hoy mismo con la plantilla CRM de ClickUp!
Cuando estés listo para empezar a planificar tu evento, las herramientas de gestión de eventos de ClickUp te ayudarán a organizar cada detalle. Programa cronogramas en un calendario compartible, asigna tareas en el sistema de gestión de tareas y gestiona listas de tareas complejas de un vistazo.
Ahorra aún más tiempo con nuestras otras plantillas. Desde una sencilla plantilla de resumen de eventos de ClickUp hasta una completa plantilla de gestión de eventos de ClickUp, nunca más tendrás que empezar desde cero todo el ciclo de vida de un evento. 📝
Utiliza los formularios dinámicos de ClickUp para automatizar el registro de los asistentes, simplificar la captura de clientes potenciales, obtener la aceptación de los términos y condiciones y enviar esa información directamente a tu base de datos. Utiliza los formularios para aceptar propuestas de posibles proveedores y poder comparar rápidamente lo que ofrecen. O utilízalos para recopilar comentarios de los asistentes y asegurarte de que tu próximo evento sea aún mejor.
Realice un seguimiento de todo en tiempo real en un panel intuitivo y centralizado. Los paneles de ClickUp son totalmente personalizables, por lo que puede configurarlos para obtener información detallada sobre el progreso y el éxito de su evento. 🙌
Las mejores funciones de ClickUp
- Divida las tareas grandes en otras más pequeñas, cada una con su propia fecha de inicio y fecha de finalización, y muestre cualquier dependencia relevante.
- Controle el acceso a áreas específicas de su entorno de trabajo para invitados y clientes.
- Configura notificaciones para proporcionarte recordatorios sobre las tareas críticas.
- Facilita la colaboración y mantén a todos al día con listas de control y prioridades de tareas claras para el día del evento.
- Chatea con tu equipo dentro de ClickUp y mantén todas las conversaciones en un solo lugar.
- Utiliza un dispositivo móvil para acceder al sistema basado en la nube de ClickUp desde cualquier lugar, incluido el lugar donde se celebra el evento.
- Gracias a la integración con Salesforce, tu equipo de ventas tendrá acceso a la información que necesita para realizar el seguimiento de los clientes potenciales después del evento.
Limitaciones de ClickUp
- Hay tantas funciones útiles que puede llevar un tiempo familiarizarse con todas ellas.
- La aplicación móvil aún no está a la altura de la aplicación de escritorio, pero el equipo de ClickUp está trabajando en ello.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ al mes por usuario.
- Empresa: 12 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Contacte con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 8700 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3700 opiniones)
2. Cvent
Cvent es una plataforma dedicada a la gestión de eventos que automatiza todo, desde la búsqueda de un lugar y la planificación de tu cronograma hasta el registro de los asistentes y el seguimiento del retorno de la inversión (ROI). Se puede utilizar para conferencias presenciales a gran escala, pequeños talleres, eventos virtuales como seminarios web y todo lo demás. 🧑🏫
Con un fuerte enfoque en la participación de los asistentes y los clientes, el sistema le ayuda a crear un sitio web con su marca y a personalizar todo su marketing. También puede gestionar solicitudes y aprobaciones en la plataforma, interactuar con proveedores, realizar el seguimiento de su presupuesto y elaborar informes para las partes interesadas.
Las mejores funciones de Cvent
- Planifica y realiza la promoción de tu evento directamente desde la plataforma.
- Accede a una red global de recintos y proveedores.
- Colabora con tu equipo mientras te desplazas a través de la app móvil.
- Registra a los asistentes desde la plataforma e imprime las insignias según las necesites.
- Utilice Cvent para múltiples eventos al mismo tiempo.
- El soporte al cliente funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que siempre estará disponible cuando lo necesites.
Limitaciones de Cvent
- Algunos usuarios consideran que la plataforma es bastante cara y preferirían una opción más económica.
- Es un sistema muy complejo y puede resultar un poco abrumador si no se tiene mucho conocimiento tecnológico.
Precios de Cvent
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Cvent
- G2: 4,3/5 (más de 1700 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 900 opiniones)
3. Planning Pod
Planning Pod es una herramienta de gestión de relaciones con los clientes para organizadores de eventos profesionales y equipos de gestión de recintos o proveedores. Te ayuda a crear una página web para el evento y a configurar listas de control, itinerarios y tareas del proyecto, e incluso tiene formularios de inscripción en línea integrados.
Este software de gestión de eventos lleva la gestión de contactos al siguiente nivel, permitiéndole ver a qué eventos asisten sus clientes, cualquier documento relacionado con ellos y sus facturas, entre otras cosas. Una vez que un cliente potencial está en el sistema, puede gestionar su proceso de ventas, concertar reuniones y personalizar la comunicación. 📤
Las mejores funciones de Planning Pod
- Optimiza la comunicación gracias a su integración con plataformas de correo electrónico y redes sociales.
- Incorpore un formulario web personalizable en su sitio web para captar clientes potenciales.
- Utilice el sistema para diseñar el plan de la sala y la distribución de los asientos.
- Acepta pagos online a través de la plataforma.
Limitaciones de Planning Pod
- No siempre es fácil para los organizadores de eventos encontrar lo que buscan en el sistema.
- El componente del sitio web del evento no es muy personalizable, por lo que las posibilidades son limitadas.
Precios de Planning Pod
- Planner: 59 $ al mes para usuarios ilimitados (facturación anual).
- Business: 89 $ al mes para usuarios ilimitados (facturación anual).
- Enterprise 50: 129 $ al mes para usuarios ilimitados (facturación anual).
- Corporaciones de 75 empleados o más: póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Planning Pod
- G2: 4,2/5 (17 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 30 opiniones)
4. EventHub
EventHub tiene dos funciones: es una plataforma de gestión para organizadores de eventos en directo y también es un mercado para proveedores, expositores y patrocinadores que buscan oportunidades de colaboración.
Esta solución de gestión de relaciones con los clientes para la gestión de eventos ofrece una amplia gama de aplicaciones digitales, entre las que se incluyen un sistema de documentación que permite realizar firmas electrónicas, planos en directo que ayudan a diseñar el diseño del evento y una función de pago en línea.
Te ofrece una vista centralizada de las operaciones a través de un panel fácil de usar, y todo el sistema es personalizable y escalable, por lo que puedes configurarlo para satisfacer las necesidades de tu empresa.
Las mejores funciones de EventHub
- Agrupa tus tareas por fecha o prioridad utilizando filtros personalizados.
- Encuentre proveedores y expositores, y gestione toda la comunicación con ellos a través de la plataforma.
- Programa actualizaciones por lotes en tiempo real y notificaciones push para que todos los implicados estén siempre al día.
- Accede a la información de tu evento desde cualquier lugar, ya que todo el sistema está basado en la nube 🌥️.
Limitaciones de EventHub
- Está diseñado principalmente para eventos presenciales, más que para eventos virtuales.
- La aplicación móvil tiene pendientes algunas mejoras.
Precios de EventHub
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de EventHub
- G2: 4,5/5 (1 reseña)
- Capterra: Aún no hay reseñas.
5. EventMobi
EventMobi es una plataforma integral de planificación de eventos centrada en impulsar la participación de los asistentes.
Te guía en la creación de un sitio web de marketing para el evento y de invitaciones por correo electrónico con una imagen de marca personalizable. Y si tu evento es virtual, puedes aplicar la misma imagen de marca a tu espacio virtual para eventos.
Los asistentes pueden registrarse en línea y, a continuación, usted puede registrarlos a través de la plataforma EventMobi en el evento. Una aplicación móvil personalizada para eventos ayuda a sus invitados a orientarse y los mantiene interesados con funciones como gamificación y encuestas, recompensándolos por su participación.
La herramienta de gestión de relaciones con los clientes también les ayuda a establecer contactos con otros asistentes, expositores y patrocinadores, e incluso a concertar reuniones en persona o en línea. 🤝
Las mejores funciones de EventMobi
- Gestiona eventos presenciales, virtuales o híbridos desde la plataforma EventMobi.
- Cree listas personalizadas de tareas para eventos en función de la ubicación y la prioridad.
- Realice un seguimiento de todas sus estadísticas en tiempo real desde un panel de control central, lo que también facilita la elaboración de informes sobre el retorno de la inversión.
- Utiliza Zapier para crear conexiones de interfaz de programación de aplicaciones (API) para integraciones con otras partes de tu stack tecnológico.
- Este CRM para organizadores de eventos está disponible en 23 idiomas.
Limitaciones de EventMobi
- Algunos usuarios consideran que las opciones de diseño son un poco limitadas, por ejemplo, la elección de fuentes y widgets.
- Los ajustes avanzados que permiten una personalización más amplia pueden llevar tiempo comprenderlos.
Precios de EventMobi
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de EventMobi
- G2: 4,6/5 (más de 200 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 60 opiniones)
6. Monday
Monday está diseñado para ayudarte a planear todo tipo de eventos, desde pequeñas reuniones internas y encuentros de networking hasta grandes conferencias y eventos online. 👪
Utiliza la plataforma para colaborar con tu propio equipo, otros equipos y proveedores durante la fase de planificación y durante el evento. Planifica tus promociones y gestiona tus materiales de marketing, y luego intégralos con las redes sociales para generar expectación en torno al evento.
Registre a los asistentes mediante formularios personalizables que se integran en su flujo de trabajo. Envíe mensajes de bienvenida, cree y gestione tareas, y supervise todo el evento en tiempo real.
Las mejores funciones de Monday
- Es bastante fácil e intuitivo de usar.
- Simplifica la gestión de tareas y la colaboración, y ayuda a optimizar los flujos de trabajo.
- Se actualiza en tiempo real para que siempre sepa exactamente en qué punto del proceso se encuentran usted y su equipo.
- Está basado en la nube y es escalable, por lo que puede ser utilizado por empresas de todos los tamaños.
Limitaciones de los lunes
- Monday es una herramienta de gestión de proyectos que te ayuda a planificar y coordinar el evento, pero no permite a los organizadores de eventos reservar clientes ni cobrar a través del sistema.
- Algunos usuarios consideran que el panel debería ser más personalizable para adaptarse a sus necesidades.
Precios de Monday
- Free Forever: Gratis para hasta dos usuarios.
- Básico: 8 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Estándar: 10 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Ventaja: 16 $ al mes por usuario (facturado anualmente).
- Enterprise: Contacte con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de los lunes
- G2: 4,7/5 (más de 200 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4100 opiniones)
7. Glue Up
Glue Up es una solución CRM diseñada para gestionar la participación dentro de organizaciones sin ánimo de lucro y comunidades. Ofrece una plataforma digital que le ayuda a comprender a sus miembros y gestionar los procesos de afiliación, además de conectar y establecer relaciones.
Organizar eventos offline u online para miembros o posibles miembros es muy sencillo, ya que la plataforma ayuda a optimizar el flujo de trabajo. Puedes crear páginas de eventos, ofrecer diferentes niveles de precios para miembros y no miembros, y elegir opciones de pago.
Los asistentes pueden registrarse y pagar en línea, y tú puedes utilizar el escáner de entradas integrado para registrarlos si el evento es en directo. 📱
Las mejores funciones de Glue Up
- Genera expectación en torno a tu evento y aumenta tu número de miembros con campañas de correo electrónico de arrastrar y soltar.
- Inscriba a nuevos miembros con formularios de solicitud digitales personalizables, que también los añaden directamente a su base de datos de miembros.
- Envía un recordatorio automático por correo electrónico a través del sistema cuando vencen las cuotas de membresía.
- Configure y mida los indicadores clave de rendimiento de su evento en el sistema.
Limitaciones de Glue Up
- Esta plataforma CRM es bastante compleja y cuenta con muchas funciones, lo que significa que hay una curva de aprendizaje.
- Algunos usuarios consideran que Glue Up es un poco caro, especialmente para pequeñas organizaciones y organizaciones sin ánimo de lucro.
Precios de Glue Up
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Glue Up
- G2: 4,5/5 (más de 80 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 110 opiniones)
8. Stova
Aventri se ha combinado recientemente con Stova, que se describe a sí misma como «el ecosistema tecnológico definitivo para eventos». Este CRM para la gestión de eventos es extremadamente flexible y escalable, por lo que puede ser utilizado por todo tipo de empresas, así como por organizadores de eventos individuales.
Gestiona tus reuniones de planificación de eventos, reservas de locales, ofertas de proveedores y presupuesto y gastos, todo desde la plataforma Stova. También tienes acceso a plantillas que te ayudarán a crear la página web de tu evento y puedes crear tus propias plantillas de correo electrónico para utilizarlas una y otra vez.
El flujo de inscripción online de los asistentes se integra a la perfección en el flujo de reserva de viajes y hoteles, y permite imprimir insignias, invitaciones y certificados desde el sistema. 📃
Todos los datos de tus eventos se centralizan, lo que facilita el seguimiento y la elaboración de informes personalizados.
Las mejores funciones de Stova
- Colabora con todos tus equipos de planificación a través del sistema Stova.
- Aprovecha la publicidad y el patrocinio con herramientas de gestión y una app, aplicación, que permite el uso compartido del contenido patrocinado con los asistentes.
- Integrate con otras soluciones de software útiles, como Salesforce o Marketo, utilizando las API integradas.
Limitaciones de Stova
- El precio está orientado al segmento alto del mercado.
- Muchas funciones tienen un coste adicional, y elegir las que necesitas puede resultar abrumador.
Precios de Stova
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Stova
- G2: 4,2/5 (más de 160 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 80 opiniones)
9. Zoho CRM
La solución CRM de Zoho forma parte del amplio ecosistema de Zoho y también es muy adecuada para la planificación de eventos. Te permite realizar el seguimiento de varios eventos diferentes, todo en un solo lugar.
Utiliza criterios personalizados para crear una lista de contactos específicos a partir de tu base de datos existente y envíales correos electrónicos directamente desde la plataforma. Puedes configurar respuestas automáticas para que, cuando esos contactos se inscriban para asistir, reciban correos electrónicos de confirmación y seguimiento para mantener la conversación. 📨
Durante el evento, una aplicación de escáner capaz de leer 17 idiomas diferentes recopila datos directamente de las tarjetas de visita. Los nuevos contactos generados en el evento se añaden automáticamente a la base de datos, con una etiqueta para ese evento, con el fin de ampliar su público.
Las mejores funciones de Zoho CRM
- Supervise las menciones en las redes sociales de los asistentes para que pueda ver su alcance y responder directamente a las publicaciones.
- Filtra todos tus datos para analizar y realizar la elaboración de informes sobre la información que necesitas.
- Evalúa el éxito de tu evento midiendo las ventas que se derivan de tus nuevos clientes potenciales.
Limitaciones de Zoho CRM
- La interfaz de usuario puede parecer complicada cuando se empieza a utilizar por primera vez.
- Algunos usuarios se han quejado de que el equipo de soporte al cliente no es eficaz a la hora de resolver sus problemas.
Precios de Zoho CRM
- Estándar: 14 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Profesional: 23 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Corporación: 40 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Ultimate: 52 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
Valoraciones y reseñas de Zoho CRM
- G2: 4,0/5 (más de 2400 opiniones) – para Zoho CRM
- Capterra: 4,3/5 (más de 6300 opiniones)
10. Bitrix24
Bitrix24 es un CRM para organizadores y gestores de eventos, y se puede utilizar para eventos online o híbridos. Las herramientas de gestión de proyectos y los calendarios compartidos te ayudan a planificar y organizar la logística. 🗓️
Una vez que esté todo listo, puede ponerse en contacto con los contactos existentes en su base de datos o empezar a recopilar datos sobre posibles nuevos clientes potenciales que podrían estar interesados en asistir a sus eventos. También le permite gestionar sus proveedores, almacenando información sobre sus servicios y tarifas.
Las herramientas de marketing facilitan la comunicación con tus contactos por correo electrónico o teléfono. Además, la vista del perfil de contacto de 360 grados te ofrece información detallada sobre el historial de relaciones con cada cliente, lo que añade profundidad a tu compromiso.
Las mejores funciones de Bitrix24
- Aprovecha el número ilimitado de registros permitidos, con múltiples campos personalizados, en su CRM basado en la nube.
- Importe o exporte datos del CRM desde o hacia un archivo Excel o CSV según sea necesario.
- Utilice la plataforma Bitrix a través de un navegador o como aplicación en su ordenador o dispositivo móvil iOS o Android.
Limitaciones de Bitrix24
- Hay una curva de aprendizaje pronunciada para los nuevos usuarios, y puede llevar algún tiempo sentirse cómodo con el sistema.
- La interfaz de usuario es bastante complicada y no resulta muy intuitiva.
Precios de Bitrix24
- Básico: 49 $ al mes para un equipo de hasta 5 usuarios.
- Estándar: 99 $ al mes para un equipo de hasta 50 usuarios.
- Profesional: 199 $ al mes para un equipo de hasta 100 usuarios.
- Corporación: 399 $ al mes para un equipo de hasta 250 usuarios (se aplicará un cargo adicional por cada usuario adicional).
Valoraciones y reseñas de Bitrix24
- G2: 4,1/5 (más de 500 opiniones)
- Capterra: 4,2/5 (más de 750 opiniones)
Optimice la planificación de sus eventos con la mejor solución CRM.
Planificar un evento requiere una atención meticulosa a los detalles, procesos que funcionen y la colaboración de todo tu equipo. Desde resolver la logística, crear una página web para el evento y gestionar las inscripciones online hasta registrar a los asistentes el día del evento, mantener su interés y realizar el seguimiento posterior, hay mucho pendiente.
Los CRM para la gestión de eventos automatizan muchas de estas tareas, optimizando el flujo de trabajo y reduciendo la posibilidad de cometer errores. También agilizan las tareas, lo que le permite dedicar más tiempo a las verdaderas metas del evento: generar clientes potenciales, establecer relaciones y, en última instancia, realizar ventas que impulsen sus resultados. 📈
ClickUp es tu solución integral para la gestión de eventos. Con herramientas de gestión de proyectos y tareas, un sistema CRM integrado y plantillas para todos los aspectos de la planificación de eventos (y mucho más), te ofrece todo el apoyo que necesitas.
Regístrese gratis hoy mismo en ClickUp y cree un evento espectacular en todos los sentidos. 🎆