Viele Teams setzen heute auf KI-Tools. Ohne standardisierte Eingabeaufforderungen berichten sie jedoch von stark uneinheitlichen Ergebnissen, die umfangreiche Nachbearbeitung erfordern.
Der „State of AI“-Bericht von Deloitte bestätigt dies: 37 % der Unternehmen nutzen KI nach wie vor nur oberflächlich, ohne dass sich die Prozesse nennenswert ändern.
Dieser Artikel erklärt, was AI-Prompt-Workflow-Vorlagen eigentlich sind und warum sie die fehlende Verbindung zwischen Ihrem Team und zuverlässigen KI-Ergebnissen darstellen. Außerdem stellt er Ihnen 10 einsatzbereite Optionen vor, die Bereiche wie Inhalt, Projektmanagement, Technik, Personalwesen, Finanzen und mehr abdecken.
Was ist eine KI-Prompt-Workflow-Vorlage?
Eine KI-Prompt-Workflow-Vorlage ist ein wiederverwendbares Dokument, das eine getestete Prompt-Struktur mit den dazugehörigen Workflow-Schritten kombiniert. Sie enthält Platzhalter für Elemente wie Rolle, Kontext, Einschränkungen und Format – so müssen Sie Prompts nicht jedes Mal von Grund auf neu schreiben, wenn Sie KI-Ergebnisse benötigen.
Ohne Standardisierung haben wir Teams beobachtet, bei denen dieselbe Anfrage – „Schreibe eine E-Mail mit Projekt-Update“ – Ergebnisse von 50 bis 500 Wörtern mit stark unterschiedlichen Tönen und Detailgraden hervorbringt. Niemand weiß, welche Prompts tatsächlich funktionieren.
Eine gute KI-Prompt-Workflow-Vorlage vereint drei Dinge:
- Das Prompt-Gerüst: Ein strukturiertes Format mit klar definierten Feldern für Variablen wie Zielgruppe, Tonfall und Art des Ergebnisses
- Der Workflow-Kontext: Was ist der Auslöser für die Eingabeaufforderung, wer überprüft die Ausgabe und wohin geht das Ergebnis anschließend?
- Iterationsnotizen: Was hat sich geändert und warum, damit die Vorlage mit der Zeit besser wird
🎥 Bevor Sie sich mit den Workflow-Vorlagen befassen, ist es hilfreich, die Grundlagen für das effektive Stellen von Fragen an KI zu verstehen. Dieses Video führt Sie durch die wesentlichen Techniken, um bessere Antworten von KI-Tools zu erhalten:
📚 Lesen Sie auch: ClickUp-PromptOps-Vorlagen für KI-Workflows
Warum KI-Prompt-Vorlagen Teams Zeit sparen
Heutzutage nutzt jedes Team KI am Arbeitsplatz. Doch die meisten überspringen den Schritt, sich darauf zu einigen, wie sie eingesetzt werden soll – McKinsey hat festgestellt, dass weniger als ein Drittel der Unternehmen die richtigen Verfahren zur Einführung und Skalierung von generativer KI befolgt.
Die Verwendung von KI-Prompt-Vorlagen bietet viele Vorteile:
- Einheitliche Ausgabequalität: Wenn alle dasselbe Prompt-Gerüst verwenden, erstellt ein neuer Mitarbeiter Entwürfe von gleicher Qualität wie ein erfahrenes Mitglied des Teams
- Schnelleres Anpassen: Dank übersichtlicher Platzhalter können Sie die Zielgruppe, den Tonfall oder das Ergebnis in Sekundenschnelle ändern, anstatt den Text komplett neu zu schreiben.
- Wissen, das Bestand hat: Gute Prompts sind wertvoll. Vorlagen verwandeln die Geheimformel einer einzelnen Person in eine gemeinsame Ressource, die auch bei Personalwechseln erhalten bleibt
- Weniger Tool-Wechsel: Wenn sich Ihre Prompt-Vorlagen im selben Workspace befinden, in dem Sie Projekte und Aufgaben verwalten, vermeiden Sie den Aufwand, zwischen verschiedenen Apps hin- und herzuwechseln
📮ClickUp Insight: Die Hälfte unserer Befragten hat Schwierigkeiten bei der Einführung von KI; 23 % wissen einfach nicht, wo sie anfangen sollen, während 27 % mehr Schulungen benötigen, um fortgeschrittene Aufgaben zu erledigen.
ClickUp löst dieses Problem mit einer vertrauten Chat-Oberfläche, die sich wie das Chatten anfühlt. Teams können direkt mit einfachen Fragen und Anfragen loslegen und dann im Laufe der Zeit ganz natürlich leistungsstärkere Features für die Automatisierung und Workflows entdecken – ohne die abschreckende Lernkurve, die so viele Menschen zurückhält.
📮ClickUp Insight: Die Hälfte unserer Befragten hat Schwierigkeiten bei der Einführung von KI; 23 % wissen einfach nicht, wo sie anfangen sollen, während 27 % mehr Schulungen benötigen, um fortgeschrittene Aufgaben zu erledigen.
ClickUp löst dieses Problem mit einer vertrauten Chat-Oberfläche, die sich wie das Chatten anfühlt. Teams können direkt mit einfachen Fragen und Anfragen loslegen und dann im Laufe der Zeit ganz natürlich leistungsstärkere Features für die Automatisierung und Workflows entdecken – ohne die abschreckende Lernkurve, die so viele Menschen zurückhält.
📚 Lesen Sie auch: Wie man KI für das Workflow-Management nutzt (Anwendungsfälle & Tools)
Die 10 besten Vorlagen für KI-Prompt-Workflows
Einige dieser Vorlagen sind für ClickUp konzipiert, andere für ChatGPT oder Copilot, und eine organisiert Prompts mithilfe von Microsoft-Listen. Wählen Sie die Vorlage, die zu Ihrem Stack passt. 👀
1. KI-Prompt und Leitfaden für Blogbeiträge von ClickUp
Diese Vorlage „AI Prompt & Guide for Blog Posts“ von ClickUp bietet Content-Teams einen wiederholbaren Prompt-Workflow für Blog-Gliederungen, Entwürfe und Briefings.
👀 Beispiel-Prompt: „Sie sind ein erfahrener Content-Stratege. Verfassen Sie einen 1.200 Wörter umfassenden Entwurf für einen Blogbeitrag zum Thema [THEMA], der sich an [ZIELGRUPPE] richtet. Verwenden Sie einen dialogorientierten Ton. Fügen Sie eine H1-Überschrift, fünf H2-Abschnitte und einen abschließenden CTA für [AKTION] ein. Geben Sie praktischen Ratschlägen Vorrang vor Theorie.“
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Vorgefüllte Felder für Thema, Zielgruppe, Tonfall, SEO-Keywords und CTA machen das Rätselraten bei der Eingabe überflüssig
- Verknüpft mit ClickUp-Aufgaben, sodass jeder Beitrag während der Entwurfs-, Überprüfungs- und Veröffentlichungsphasen durch die Nachverfolgung verfolgt wird
- Integriert grundlegende Prinzipien des Prompt Engineering wie Zuteilung der Rollen und Ausgabebeschränkungen, sodass erste Entwürfe brauchbar und nicht generisch sind
🚀 Ideal für: Content-Marketing-Teams mit einem regelmäßigen Veröffentlichungsplan.
📚 Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für Workflows zur KI-Nutzungsrichtlinie
2. ChatGPT-Prompts für das Projektmanagement
Die ChatGPT-Prompt-Vorlage für das Projektmanagement von ClickUp bietet Ihnen vorgefertigte ChatGPT-Prompts zum Verfassen von Projektbeschreibungen, Zusammenfassen von Status-Updates, Erstellen von Risikoregistern und Aufteilen von Epics in Aufgaben. Jeder Prompt enthält Felder für Projektname, Zeitleiste, Teamgröße und zu erbringende Leistungen.
👀 Beispiel-Prompt: „Nehmen Sie die Rolle des Projektmanagers ein. Fassen Sie das folgende Projekt-Update in drei Stichpunkten für Führungskräfte zusammen. Heben Sie Folgendes hervor: (1) Fortschritt im Vergleich zu Meilensteinen, (2) größtes Risiko, (3) Priorität für die nächste Woche. Projekt-Update: [UPDATE EINFÜGEN]. “
Strukturierte Vorlagen zwingen Sie dazu, der KI den benötigten Kontext zu liefern, was bedeutet, dass die erste Ausgabe brauchbar ist, anstatt vage und allgemein gehalten zu sein. Und wenn Sie den Schritt des Kopierens und Einfügens ganz überspringen möchten, kann ClickUp Brain Zusammenfassungen und Aufgabenaufschlüsselungen direkt aus vorhandenen Aufgabendaten generieren.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Deckt den gesamten PM-Lebenszyklus ab: Briefings, Updates, Risikoregister und Aufschlüsselungen von Epics
- Durch Felder für projekt spezifische Details sind weniger Überarbeitungsrunden erforderlich
- Die Eingabeaufforderungen sind so strukturiert, dass sie direkt für Führungskräfte geeignet sind und keine ausschweifenden Absätze enthalten.
- Lässt sich nahtlos mit ClickUp Brain kombinieren, wenn Sie Daten zu Aufgaben automatisch abrufen möchten
🚀 Ideal für: Projektmanager und Teamleiter, die ChatGPT zusätzlich zu ihren PM-Tools nutzen
🚀 Ideal für: Projektmanager und Teamleiter, die ChatGPT zusätzlich zu ihren PM-Tools nutzen
💡 Profi-Tipp: Mit ClickUp Brain können Sie die Lücken komplett überspringen.
Jede Vorlage in dieser Liste enthält [LEERZEICHEN], die Sie manuell ausfüllen müssen: Projektname, Zielgruppe, Zeitleiste und zu erbringende Leistungen. Das funktioniert zwar, ist aber zeitaufwendig, und Sie müssen den Kontext selbst zusammenstellen.
ClickUp Brain kennt bereits Ihre Aufgabennamen, Mitarbeiter, Fälligkeitsdaten, Beschreibungen und Daten aus verbundenen Apps. Anstatt den Kontext in eine Eingabeaufforderung einzufügen, ruft Brain ihn direkt aus Ihrem Workspace ab. Eine Statusaktualisierung, für die in ChatGPT fünf Minuten Kopieren und Einfügen erforderlich sind, dauert in ClickUp nur Sekunden, da der Kontext bereits vorhanden ist.
3. ChatGPT-Prompts für das Produktmanagement
Die ChatGPT-Prompt-Vorlage für das Produktmanagement von ClickUp umfasst PRD ( Product Requirements Documents ), Entwürfe für User Stories, Themen für Kundenfeedback und Release Notes. Die Prompts sind nach Phasen des Produktlebenszyklus geordnet, sodass Sie nicht durch eine flache Liste scrollen müssen, um den richtigen zu finden.
Jede Eingabeaufforderung enthält einen integrierten Rollenkontext, und das User-Story-Format „Als … möchte ich … damit …“ ist bereits ein Standard für KI-Eingabeaufforderungen für Produktmanager. Durch die Einbettung in die Vorlage erhält Ihr Team die Ergebnisse in einer Struktur, die es bereits verwendet, sodass keine Neuformatierung erforderlich ist.
👀 Beispiel-Prompt: „Sie sind Produktmanager. Entwerfen Sie fünf User Stories im Format ‚Als [Benutzertyp] möchte ich [Aktion], damit [Ergebnis]‘ für ein Feature, das [FUNKTIONSBESCHREIBUNG]. Priorisieren Sie diese nach der geschätzten Auswirkung auf die Benutzer.“
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Die Prompts sind den tatsächlichen Produktphasen zugeordnet: Entdeckung, Definition, Entwicklung und Markteinführung
- Die Ausgabe von User Stories entspricht standardmäßig dem branchenüblichen Format.
- Enthält Prompts zur Zusammenfassung von Themen aus Kundenfeedback, nicht nur zum Verfassen von Dokumenten
- Der Rollenkontext in jeder Eingabeaufforderung verhindert, dass die KI allgemeine, oberflächliche Antworten liefert
🚀 Ideal für: Produktmanager und Produkt-Ops-Teams, die Backlogs und Roadmaps verwalten.
🚀 Ideal für: Produktmanager und Produkt-Ops-Teams, die Backlogs und Roadmaps verwalten.
🚀 Diese KI-Prompts helfen Projektmanagern, besser zu denken, schneller voranzukommen und zu vermeiden, jedes Mal bei Null anfangen zu müssen.
4. ChatGPT-Prompts für den Ingenieurbereich
Die ChatGPT-Prompt-Vorlage für Ingenieure von ClickUp umfasst Checklisten für die Codeüberprüfung, technische Dokumentation, Vorlagen für Fehlerberichte und Aufzeichnungen zu Architekturentscheidungen. Jeder Prompt enthält Felder für Sprache, Framework und das technische Niveau der Zielgruppe, sodass die Ausgabe genau auf Ihren aktuellen Stack abgestimmt ist.
Die Vorgabe für nummerierte Ergebnisse in Prompts wie dem unten stehenden sorgt für übersichtliches, umsetzbares Feedback statt einer Textwand. Das ist der Unterschied zwischen KI-Ergebnissen, die Sie tatsächlich nutzen, und solchen, die Sie nur überfliegen und dann schließen.
👀 Beispiel-Prompt: „Überprüfen Sie den folgenden Codeausschnitt für [SPRACHE]. Identifizieren Sie: (1) potenzielle Fehler, (2) Leistungsprobleme, (3) Verbesserungsmöglichkeiten hinsichtlich der Lesbarkeit. Erläutern Sie jeden Befund in einem Satz. Code: [CODE EINFÜGEN]. “
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Die Prompts decken den gesamten technischen Workflow ab: Code-Review, Dokumente, Fehlerberichte und ADRs
- Durch die Vorlagen für Sprachen und Frameworks bleibt der Output relevant für Ihre Technologieplattform
- Durch nummerierte Ausgabebeschränkungen lassen sich KI-Rückmeldungen leicht überfliegen und umsetzen
- Mit Einstellungen auf Zielgruppenebene können Sie Dokumente für Ingenieure oder nicht-technische Stakeholder erstellen
🚀 Ideal für: Softwareentwickler, Engineering-Manager und DevOps-Teams.
💡 Profi-Tipp: Geben Sie Eingaben von überall aus (sogar per Spracheingabe) mit ClickUp Brain MAX ein.
Prompt-Vorlagen sind nur dann nützlich, wenn Sie darauf zugreifen können, sobald Sie eine Idee haben – und nicht nur, wenn Sie zufällig die richtige Registerkarte des Browsers geöffnet haben.
Brain MAX ist ein Desktop-KI-Begleiter, der in Ihrer Taskleiste sitzt und mit einem einzigen Tastenkürzel gestartet wird. Nutzen Sie ihn, um Prompts auszuführen, ClickUp und verbundene Apps wie Google Drive, GitHub und SharePoint zu durchsuchen und Antworten zu erhalten, ohne zwischen Fenstern wechseln zu müssen.
Und wenn Ihnen das Eintippen einer detaillierten Eingabeaufforderung zu mühsam ist, können Sie mit „Talk to Text“ von Brain MAX Eingabeaufforderungen ganz natürlich diktieren. Sprechen Sie einfach so, wie Sie die Aufgabe einem Kollegen erklären würden, und die KI kümmert sich um den Rest.
5. ChatGPT-Prompts für die Personalabteilung
Diese ChatGPT-Prompt-Vorlage für die Personalabteilung von ClickUp deckt zentrale Personalprozesse ab, wie Stellenbeschreibungen, Fragenkataloge für Vorstellungsgespräche, Checklisten für die Einarbeitung und Zusammenfassungen von Mitarbeiterbefragungen. Sie enthält Leitlinien wie „Verwenden Sie geschlechtsneutrale Sprache“ und „Vermeiden Sie Anforderungen, die für die Rolle nicht unbedingt erforderlich sind“.
Die „Bias-Guardrail“-Anweisung hilft dabei, häufige KI-Herausforderungen zu bewältigen, indem sie verhindert, dass die KI standardmäßig auf ausgrenzende Sprachmuster zurückgreift – etwas, das ohne diese Anweisung häufiger vorkommt, als man denkt.
👀 Beispiel-Prompt: „Verfassen Sie eine Stellenbeschreibung für eine [Rolle] bei einem Unternehmen der [BRANCHE] mit einer [GRÖSSE]. Enthalten soll Folgendes: Zusammenfassung der Rolle, fünf Hauptaufgaben, erforderliche Qualifikationen und gewünschte Qualifikationen. Verwenden Sie durchgehend geschlechtsneutrale Sprache.“
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Deckt den gesamten People-Ops-Zyklus ab: Einstellung, Onboarding, Mitarbeiterbindung und Offboarding
- Maßnahmen zur Vermeidung von Verzerrungen sind im Standard in die Prompts integriert
- Die Fragen für Vorstellungsgespräche sind nach Kompetenzen gegliedert, nicht nur nach Rollen
- Mit Vorlagen für Umfragezusammenfassungen können Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter schnell zu Themen zusammenfassen
🚀 Ideal für: HR-Manager, Personalvermittler und People-Ops-Teams.
📚 Lesen Sie auch: ChatGPT vs. Google KI Mode: Was eignet sich besser für Produktivität und Recherche?
6. ChatGPT-Prompts für den Finanzbereich
Die ChatGPT-Prompt-Vorlage für den Finanzbereich von ClickUp behandelt Erklärungen zu Budgetabweichungen, zusammenfassende Berichte für die Geschäftsleitung, Regeln zur Ausgabenkategorisierung und Lieferantenvergleichsmatrizen. Jede Vorlage enthält Felder für den Zeitraum der Berichterstellung, die Währung und die Hierarchiestufe der Zielgruppe.
Die Anweisungen zur Ausgabe Absatz für Absatz in Prompts wie dem unten stehenden spiegeln das Format wider, in dem Teams der Unternehmensleitung bereits ihre Daten zum Projektmanagement präsentieren. Anstatt einen Block KI-Text in etwas Präsentierbares umzuarbeiten, erhalten Sie eine strukturierte Darstellung, die Sie direkt in eine Präsentation einfügen können.
👀 Beispiel-Prompt: „Fassen Sie die folgenden vierteljährlichen Budgetdaten in einem dreiteiligen Bericht für die Geschäftsleitung zusammen. Absatz 1: Gesamtleistung im Vergleich zum Plan. Absatz 2: Die drei wichtigsten Ursachen für Abweichungen. Absatz 3: Empfohlene Maßnahmen. Daten: [DATEN EINFÜGEN]. “
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Die Eingabeaufforderungen sind für Führungskräfte strukturiert, nicht als reine Datenausgaben
- Felder für den Zeitraum der Berichterstellung, die Währung und das Dienstalter sorgen dafür, dass die Ergebnisse präsentationsfertig sind
- Prompts zum Anbietervergleich generieren Vergleichs-Matrixen statt Text
- Prompts zur Erläuterung von Abweichungen helfen Ihnen dabei, das „Warum“ hinter den Zahlen zu erklären
🚀 Ideal für: Finanzanalysten, Controller und FP&A-Teams.
💟 Bonus: Verwandeln Sie Ihre beste Eingabeaufforderung in einen stets verfügbaren Super-Agenten!
Sobald Sie eine Prompt gefunden haben, die funktioniert, wie beispielsweise eine wöchentliche Statusübersicht oder eine Checkliste zur Fehlerbehebung, sollten Sie diese nicht mehr manuell ausführen. Erstellen Sie stattdessen einen ClickUp Super Agent dafür.
Super Agents sind KI-gestützte Teamkollegen, die direkt in ClickUp integriert sind und den gesamten Workspace im Blick haben. Sie können rund um die Uhr mehrstufige Workflows ausführen, die durch Änderungen des Status der Aufgabe, Zeitpläne oder eine einfache @Erwähnung als Auslöser ausgelöst werden.
Sie bestimmen, auf welche Tools und Datenquellen sie zugreifen, wer als Auslöser dient und innerhalb welcher Sicherheitsgrenzen sie arbeiten. Das ist der Unterschied zwischen einer Eingabeaufforderung, an deren Verwendung Sie denken müssen, und einem autonomen Prozess, der niemals vergisst.
Weitere Informationen zu Super Agents finden Sie hier 👇
7. ChatGPT-Prompts zum Schreiben
Die ChatGPT-Vorlage für Schreibaufgaben von ClickUp geht über die einfache Erstellung von Inhalten hinaus und deckt E-Mails, Social-Media-Texte, interne Memos und Angebotstexte ab. Sie enthält ein „Style Mimic“-Muster, bei dem Sie ein Beispiel für den Stil Ihrer Marke einfügen und die KI bitten, diesen nachzuahmen.
Die Nachahmung des Stils ist der am wenigsten genutzte Trick, um mit KI Markenbekanntheit aufzubauen. Anstatt Ihre Stimme mit abstrakten Begriffen wie „professionell, aber freundlich“ zu beschreiben, zeigen Sie der KI, wie sie aussieht. Das Ergebnis entspricht bereits ab dem ersten Entwurf besser der Marke.
👀 Beispiel-Prompt: „Verfasse ein [Format: E-Mail / LinkedIn-Beitrag / internes Memo] zum Thema [THEMA] für [ZIELGRUPPE]. Tonfall: [TONFALL]. Länge: [WORTZAHL]. Passe den Schreibstil an dieses Beispiel an: [BEISPIEL EINFÜGEN]. “
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Deckt alle gängigen Formate für die Arbeit ab: E-Mails, Social-Media-Beiträge, Memos und Angebote
- Prompts zur Stilnachahmung liefern markengerechte Ergebnisse ohne langwierige Tonbeschreibungen
- Vorgaben zu Format, Zielgruppe und Wortanzahl sorgen für präzise und zielgerichtete Ergebnisse
- Geeignet für jedes Team, das Texte verfasst, nicht nur für das Marketing
🚀 Ideal für: Marketing-Teams, Kommunikationsfachleute und alle, die auf der Arbeit schreiben.
📚 Lesen Sie auch: Claude vs. Gemini vs. ChatGPT für die Arbeit
8. Gemini-Prompts von ClickUp
Die Gemini-Prompt-Vorlage von ClickUp ist ein einsatzbereites ClickUp-Dokument mit 600 vorformulierten Prompts für Google Gemini, sortiert nach den Funktionen des Geschäfts.
Egal, ob Sie Hilfe bei Marketingtexten, Datenanalysen, der Planung von Projekten oder der Kundenkommunikation benötigen – es gibt eine Vorlage, die Sie direkt nutzen können, anstatt eine von Grund auf neu zu erstellen.
Und da sie in einem ClickUp-Dokument gespeichert sind, kann Ihr Team gemeinsam an der Bearbeitung der Dokumente arbeiten, Notizen hinzufügen und auf den Prompts aufbauen, die für Ihre Workflows am besten geeignet sind.
👀 Beispiel-Prompt: „Analysiere die folgenden Kundenfeedback-Daten und identifiziere die fünf häufigsten Themen. Fasse jedes Thema in einem Satz zusammen und erteile eine Bewertung der Stimmung als positiv, neutral oder negativ. Daten: [FEEDBACK EINFÜGEN]. “
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- 600 Prompts für verschiedene Funktionen im Business, damit Sie nie bei Null anfangen müssen
- Die Vorlagen werden als ClickUp-Dokument bereitgestellt, sodass Sie sie ganz einfach mit Ihrem Team freigeben, bearbeiten und benutzerdefiniert anpassen können.
- Einsteigerfreundliche Prompts, die sofort einsatzbereit sind; keine Erfahrung im Prompt Engineering erforderlich
- Lässt sich nahtlos mit ClickUp Brain kombinieren, wodurch Sie in einem Workspace Zugriff auf mehrere KI-Modelle (einschließlich Gemini) erhalten
🚀 Ideal für: Teams, die Google Gemini nutzen und eine umfangreiche, gut strukturierte Prompt-Bibliothek wünschen, die sie im Laufe der Zeit benutzerdefiniert anpassen können.
📚 Lesen Sie auch: Wie ClickUp Aufgabenautomatisierung nutzt, um manuelle Projektaktualisierungen zu vermeiden
9. E-Mail-Automatisierung mit ClickUp-Vorlage
Diese Vorlage für E-Mail-Automatisierung mit ClickUp kombiniert KI-Prompt-Workflows mit ClickUp-Automatisierungen. Automatisierungen basieren auf Auslösern, Bedingungen und Aktionen, und diese Vorlage zeigt Ihnen, wie Sie die E-Mail-Automatisierung in Ihren bestehenden Aufgaben-Workflow integrieren können. ✨
Wenn sich der Status einer Aufgabe auf „Fertiggestellt“ ändert, löst eine Automatisierung ClickUp Brain aus, wobei der Name, der Mitarbeiter und die Beschreibung der Aufgabe als Kontext verwendet werden, und die entworfene E-Mail landet zur Überprüfung in einem verknüpften ClickUp-Dokument.
Niemand muss daran denken, die Update-E-Mail zu schreiben, da sie sich automatisch erstellt, sobald sich der Status ändert.
👀 Beispiel-Prompt: „Entwerfen Sie anhand des unten angegebenen Namens der Aufgabe, des Mitarbeiters, des Fertigstellungstermins und der Beschreibung eine professionelle E-Mail zur Kundeninformation. Bestätigen Sie die Fertigstellung, fassen Sie die gelieferten Leistungen zusammen und nennen Sie den nächsten Meilenstein. Tonfall: freundlich, aber professionell.“
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- E-Mails werden automatisch entworfen, sobald eine Aufgabe den Status „Fertiggestellt“ erreicht
- Bezieht automatisch echte Daten zu Aufgaben (Name, Mitarbeiter, Beschreibung) in die Eingabeaufforderung ein
- Entwürfe werden vor dem Versand zur Überprüfung in ein verknüpftes Dokument verschoben, sodass nichts ungeprüft versendet wird
- Eliminiert den Schritt in der Kommunikation mit den Clients, der am leichtesten vergessen wird: das eigentliche Verfassen der Aktualisierung
🚀 Ideal für: Kundenkontaktteams und Kundenbetreuer, die regelmäßig E-Mails mit Updates versenden
📚 Lesen Sie auch: So realisieren Sie die Automatisierung der Dokumentation mit KI und sparen wöchentlich mehrere Stunden Zeit
10. Copilot-Prompt-Galerie von Microsoft
Die Copilot-Prompt-Galerie von Microsoft ist eine durchsuchbare Bibliothek mit gebrauchsfertigen Prompts für Microsoft 365 Copilot, die nach Workflows geordnet sind: Nachholen, Erstellen, Analysieren, Code schreiben, Ausführen, Planen und mehr. Anstatt auf ein leeres Chatfeld zu starren, wählen Sie einen aufgabenbasierten Prompt aus, und Copilot wendet ihn auf Ihre E-Mails, Meetings, Dokumente und Projekte an.
Diese Prompts beziehen den Kontext automatisch aus Ihren Microsoft 365-Daten. Ein „Catch up on a meeting“-Prompt fasst Entscheidungen und Aktionspunkte aus Ihrem aktuellen Kalender zusammen. Ein „Get emails pending reply“-Prompt durchsucht Ihren tatsächlichen Posteingang. Die Prompts sammeln den Kontext für Sie.
👀 Beispiel-Prompt: „Hilf mir dabei, mich über das zu informieren, was ich in den letzten Meetings verpasst habe, einschließlich wichtiger Entscheidungen, Aktionselemente und nächster Schritte.“
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Die Prompts sind nach Workflows geordnet (Nachholen, Erstellen, Analysieren, Code usw.), sodass Sie schnell finden, was Sie brauchen
- Jede Eingabeaufforderung bezieht Live-Kontext aus Ihren Microsoft 365-Daten: E-Mails, Meetings, Dokumente und Projekte
- Deckt einen breiten Bereich an Aufgaben ab, von wöchentlichen Zusammenfassungen und E-Mail-Triage bis hin zu Code-Übersetzung und Wettbewerbsanalyse
- Es ist kein Prompt-Engineering erforderlich, da die Galerie die Struktur übernimmt – du musst nur klicken und loslegen
🚀 Ideal für: Unternehmen, die bereits SharePoint oder Microsoft 365 nutzen.
📮ClickUp Insight: 62 % unserer Befragten nutzen dialogorientierte KI-Tools wie ChatGPT und Claude. Ihre vertraute Chatbot-Oberfläche und ihre vielseitigen Fähigkeiten – zum Generieren von Inhalten, Analysieren von Daten und mehr – könnten der Grund dafür sein, dass sie in so vielen verschiedenen Rollen und Branchen so beliebt sind.
Wenn ein Benutzer jedoch jedes Mal zu einer anderen Registerkarte umschalten muss, um der KI eine Frage zu stellen, summieren sich die damit verbundenen Kosten des Umschaltens und des Kontextwechsels im Laufe der Zeit.
Nicht so bei ClickUp Brain. Es ist direkt in Ihrem Workspace integriert, weiß, woran Sie gerade arbeiten, versteht Prompts im Nur-Text und liefert Ihnen Antworten, die für Ihre Aufgaben äußerst relevant sind! Erleben Sie eine Verdopplung Ihrer Produktivität mit ClickUp!
Best Practices für KI-Prompt-Workflows
Sie haben die Vorlagen. Hier erfahren Sie, wie Sie dafür sorgen, dass sie in Ihren Teams auch wirklich umgesetzt werden. 👀
- Versionsverwaltung für Ihre Prompts: Weisen Sie jeder Vorlage eine Versionsnummer und ein Änderungsprotokoll zu. In ClickUp Docs erfolgt die Nachverfolgung jeder Bearbeitung automatisch über den Versionsverlauf, sodass Sie auf eine frühere Version zurücksetzen können, falls eine neue Version nicht die erwartete Leistung erbringt.
- Weisen Sie einen Eigentümer für die Eingabe an: Jede Vorlage sollte von einem Maintainer gepflegt werden. Ohne Eigentümerschaft veralten Eingaben. Fügen Sie eine Zeile hinzu: „Eigentümer: [Name]. Zuletzt überprüft: [Datum]“
- Testen Sie verschiedene KI-Modelle: Eine Eingabeaufforderung, die bei GPT-4o hervorragend funktioniert, kann bei Claude oder Gemini völlig daneben gehen. Testen Sie die Modelle, die Ihr Team verwendet, und notieren Sie sich, welche Kombinationen am besten funktionieren.
- Entwerfen Sie zuerst den Workflow: Entwerfen Sie zunächst Ihre Workflow-Automatisierung: Legen Sie fest, was der Auslöser der Eingabeaufforderung ist, wer die Ausgabe überprüft und wohin sie anschließend weitergeleitet wird. Automatisieren Sie die Auslöser- und Weiterleitungsschritte mit ClickUp Automations, damit Menschen nur noch die Überprüfung übernehmen müssen
- Planen Sie für fehlerhafte Ergebnisse: Jede Vorlage sollte dem Benutzer mitteilen, was zu erledigen ist, wenn die KI das Ziel verfehlt – eine Ausweichaufforderung, eine Überprüfung durch einen Menschen oder einen Schritt zur Neuerstellung
- Speichern Sie Prompts dort, wo die Arbeit stattfindet: Eine Prompt-Bibliothek in einer separaten App führt zu einer Vielzahl von Tools, was doppelten Aufwand und keinerlei Sichtbarkeit des KI-Fußabdrucks Ihres Unternehmens zur Folge hat. Sie finden den Prompt in einem Tool, führen ihn in einem anderen aus und fügen die Ausgabe in ein drittes ein. Für maximale Effektivität sollten Sie Prompts mit Ihrer Arbeit in Verbindung halten.
💡 Profi-Tipp: Vermeiden Sie den Kontextwechsel zwischen Ihrem Chat-Fenster und dem Projekt-Board – speichern Sie Prompts in ClickUp Docs, verknüpfen Sie sie mit ClickUp-Aufgaben und führen Sie sie mit ClickUp Brain aus – alles in einem Workspace.
Hören Sie auf, Prompts zu erstellen. Beginnen Sie mit der Erstellung von Workflows.
Prompt-Vorlagen sind ein guter Ausgangspunkt, erfordern aber immer noch manuelle Eingriffe. Der eigentliche Wandel findet statt, wenn Ihre Prompts kontextbasiert sind, auf Auslösern statt auf dem Speicher basieren und sich miteinander verknüpfen, ohne dass Sie jeden Schritt überwachen müssen.
Hier punktet der konvergierte KI-Workspace von ClickUp.
ClickUp Brain ruft Ihren Arbeitskontext automatisch ab, sodass Prompts bereits ab der ersten Ausgabe intelligenter sind. Mit Brain MAX können Sie sie von überall auf Ihrem Desktop aus über die Tastatur oder per Spracheingabe ausführen. Und wenn Sie einen Prompt finden, der es wert ist, wiederholt zu werden, verwandeln Super Agents ihn in einen stets verfügbaren Teamkollegen, der ganze Workflows ausführt, während Sie sich auf die Arbeit konzentrieren, die tatsächlich einen Menschen erfordert.
Die Teams, die die Herausforderungen bei der Einführung von KI meistern, sind nicht diejenigen mit den ausgefallensten Modellen. Es sind diejenigen, die standardisiert haben, wie sie mit KI kommunizieren – und dies an genau dem Ort integriert haben, an dem die Arbeit erledigt wird.
Starten Sie kostenlos mit ClickUp. 🌟
Häufig gestellte Fragen zu KI-Prompt-Workflow-Vorlagen
Was ist der Unterschied zwischen einer KI-Prompt-Vorlage und einer Prompt-Bibliothek?
Eine Prompt-Vorlage hilft Ihnen beim Verfassen von KI-Prompts, indem sie eine einzige wiederverwendbare Struktur mit Platzhaltern bereitstellt, die Sie für eine bestimmte Aufgabe ausfüllen. Eine Prompt-Bibliothek ist eine Sammlung vieler Vorlagen, die so organisiert und kategorisiert sind, dass Teams für jeden Anwendungsfall die richtige Vorlage finden können – vergleichbar mit einem Aktenschrank und den einzelnen Dokumenten darin.
Kann ich diese Vorlagen für KI-Prompt-Workflows auch mit anderen Tools als ChatGPT verwenden?
Ja. Die meisten Prompt-Vorlagen sind toolunabhängig und funktionieren mit ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude oder ClickUp Brain. Nutzen Sie die Automatisierung der Dateneingabe, um manuelles Kopieren und Einfügen beim Abrufen von Arbeitsdaten zu vermeiden – ClickUp Brain läuft in Ihrem Workspace und hat vollen Zugriff auf Ihre Aufgaben, Dokumente und den Projektkontext.
Wie gebe ich KI-Prompt-Workflows abteilungsübergreifend frei?
Erstellen Sie einen skalierbaren Prozess für den Wissenstransfer, indem Sie Vorlagen an einem gemeinsamen, zentralen Speicherort speichern, auf den jede Abteilung zugreifen kann – beispielsweise in einem ClickUp-Dokument oder einer Microsoft Lists-Vorlagenbibliothek. Versehen Sie jede Vorlage mit Tags nach Abteilung und Anwendungsfall, damit die Mitarbeiter die für sie relevanten Inhalte herausfiltern können.
Verhalten sich KI-Prompt-Vorlagen je nach KI-Modell unterschiedlich?
Effektive Techniken zur Eingabe von KI-Prompts sind für die meisten geschäftlichen Aufgaben wichtiger als die Wahl des Modells, doch einige Modelle verarbeiten bestimmte Ausgabeformate wie Tabellen, Code oder lange Texte besser als andere. Testen Sie Ihre Vorlagen mit verschiedenen Modellen und dokumentieren Sie die Ergebnisse in der Vorlage selbst.