Ihr Team ist begeistert von generativer KI, aber jeder verwendet unterschiedliche Tools ohne jegliche Aufsicht. Ohne klare Leitlinien setzen Sie Ihr Unternehmen der Gefahr einer unkontrollierten Ausbreitung von KI-Tools, -Modellen und -Plattformen aus, ohne Aufsicht, Strategie oder Kontrolle.
Dies führt zu Datenschutzrisiken, uneinheitlicher Arbeitsqualität und erheblichen Compliance-Problemen, da Mitarbeiter unwissentlich vertrauliche Informationen in öffentliche KI-Modelle einspeisen.
Die daraus resultierenden Lücken in der Rechenschaftspflicht sind schwierig und zeitaufwändig zu beheben. 69 % der Unternehmen vermuten oder haben Beweise dafür, dass Mitarbeiter verbotene KI-Tools verwenden.
Dieser Artikel führt Sie durch 10 kostenlose Vorlagen für Workflows zur KI-Nutzungsrichtlinie, mit denen Sie Ihre schriftlichen Richtlinien in durchsetzbare, nachverfolgbare Prozesse umwandeln können.
10 kostenlose Vorlagen für Workflows zur KI-Nutzungsrichtlinie auf einen Blick
| Name der Vorlage | Download-Link | Ideal für | Beste Features |
| Mitarbeiterhandbücher, Richtlinien und Verfahren – Vorlage von ClickUp™ | Kostenlose Vorlage herunterladen | Teams, die ihr erstes KI-Richtlinienhandbuch erstellen oder verstreute Richtlinien in einer zentralen Quelle zusammenfassen möchten | 12 vorgefertigte Richtlinienabschnitte; integrierte Versionskontrolle und Revisionshistorie; Nachverfolgung von Bestätigungen; Benutzerdefinierte Felder zum Taggen nach Abteilung, Risikostufe oder nächstem Überprüfungsdatum |
| Vorlage für Unternehmensrichtlinien von ClickUp | Kostenlose Vorlage herunterladen | Teams, die eine gezielte Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI als eigenständiges Dokument benötigen (ohne ein vollständiges Handbuch zu verwalten) | Abschnitt „Richtlinienübersicht“; Genehmigungs-Workflow über Aufgabenvergabe (Rechtsabteilung, Personalabteilung, Führungsebene); Erinnerungen an Inkrafttreten und Überprüfung über Benutzerdefinierte Felder; verknüpfte Ressourcen (Schulungen, FAQs, Compliance-Dokumente) |
| Vorlage für Governance-Plan von ClickUp | Kostenlose Vorlage herunterladen | Unternehmen, die eine formelle KI-Governance mit definierten Rollen und Aufsicht implementieren | Abbildung der Governance-Struktur (Eigentümerschaft und Verantwortlichkeiten); Repository für Risikobewertungen; Tracker für die Häufigkeit von Meetings zur Überprüfung der Governance; Entscheidungsprotokoll |
| IT-Sicherheitsvorlage von ClickUp | Kostenlose Vorlage herunterladen | IT- und Sicherheitsteams dokumentieren die technischen Kontrollen, die die KI-Governance unterstützen (Zugriff, Datenschutz, Tool-Prüfung). | Dokumentation der Zugriffskontrolle und rollenbasierte Berechtigungen; Datenklassifizierungsmatrix in Verbindung mit Nutzungsberechtigungen; Verfahren zur Reaktion auf Incidents bei Verstößen im Zusammenhang mit KI; Checkliste zur Bewertung von Anbietern von KI-Tools |
| Prozess- und Verfahrensvorlage von ClickUp | Kostenlose Vorlage herunterladen | Teams, die KI-Richtlinien in wiederholbare, schrittweise Verfahren umsetzen, die Mitarbeiter täglich befolgen können | Schrittweise Aufschlüsselung der Workflows; Rollen-Zuweisungen für jeden Schritt; Compliance-Prüfpunkte über verschachtelte Checklisten; Visualisierung des Prozessablaufs für ein schnelles Verständnis |
| Vorlage für das Implementierungsmanagement von ClickUp | Kostenlose Vorlage herunterladen | Teams, die eine KI-Arbeitsplatzrichtlinie einführen und die Ausarbeitung, Schulung, Einführung und Umsetzung wie ein Projekt verwalten | Phasenweise Rollout-Zeitleiste mit Abhängigkeiten; Kommunikation mit Stakeholdern und Nachverfolgung von Bestätigungen; Verwaltung von Schulungsaufgaben und Nachverfolgung des Abschlusses; Einführungsmetriken über Benutzerdefinierte Felder |
| Vorlage für interne Audit-Checkliste von ClickUp | Kostenlose Vorlage herunterladen | Compliance-, Risiko- und interne Audit-Teams, die wiederkehrende Audits der KI-Nutzung anhand von Richtlinien durchführen | Vordefinierte Checkliste mit Prüfkriterien; Sammlung von Beweismaterialien über Anhänge (Screenshots, Protokolle, Dokumente); Kategorisierung nach Schweregrad und erforderlichen Maßnahmen; Nachverfolgung von Abhilfemaßnahmen |
| Vorlage für eine Checkliste zur internen Kontrolle von ClickUp | Kostenlose Vorlage herunterladen | Teams überwachen Kontrollen proaktiv, um Verstöße gegen KI-Richtlinien zu verhindern (anstatt nur nachträglich zu prüfen). | Kontrollziele (was jede Kontrolle verhindert/erkennt); dokumentierte Testverfahren; Zuweisung von Kontrollverantwortlichen zur Rechenschaftspflicht; Protokollierung von Ausnahmen mit dokumentierter geschäftlicher Begründung |
| Audit-Richtlinien-Vorlage von ClickUp | Kostenlose Vorlage herunterladen | Unternehmen, die die Durchführung von KI-Audits standardisieren (Umfang, Häufigkeit, Qualifikationen, Berichterstellung) | Definition des Auditumfangs (Tools, Aktivitäten, Teams); Audit-Häufigkeit und Auslöser; Qualifikationen/Schulungsanforderungen für Auditoren; standardisierte Anforderungen an die Berichterstellung für Auditergebnisse |
| Vorlage für KI-Nutzungsrichtlinien von HubSpot für Startups | Diese Vorlage herunterladen | Startups und Teams in der Frühphase, die eine schnelle Basis-KI-Richtlinie ohne spezielle Compliance-/Rechtsressourcen benötigen | Startup-freundliche Sprache; Notizen zur Benutzerdefinierung; schnelle Bereitstellung mit minimalen Überarbeitungen |
Was ist eine Richtlinie zur Nutzung von KI?
Eine Richtlinie zur KI-Nutzung ist ein formelles Dokument, das Chaos verhindert. Es handelt sich um eine einzige Quelle der Wahrheit, die genau festlegt, wie Mitarbeiter KI-Tools bei ihrer Arbeit nutzen dürfen – und wie nicht. Dies ist nicht nur eine weitere informelle Richtlinie, sondern ein dokumentierter, durchsetzbarer Standard, der Ihr Unternehmen schützt.
Eine effektive KI-Richtlinie für Unternehmen umfasst in der Regel folgende Punkte:
- Zugelassene KI-Tools: Eine klare Liste der Plattformen, deren Nutzung genehmigt ist
- Verbotene Verwendungszwecke: Ausdrücklich verbotene Aktivitäten, wie die Eingabe sensibler Kundendaten in einen öffentlichen Chatbot
- Datenverarbeitung: Regeln dafür, welche Arten von Informationen an KI-Systeme freigegeben werden dürfen
- Ausgabeprüfung: Anforderungen an die menschliche Aufsicht vor der Verwendung von KI-generierten Inhalten
- Verantwortlichkeit: Eine klare Befehlskette, wer für die Durchsetzung der Richtlinien verantwortlich ist und Anfragen bearbeitet.
📮ClickUp Insight: 88 % unserer Umfrageteilnehmer nutzen KI für ihre persönlichen Aufgaben, doch über 50 % scheuen sich, sie bei der Arbeit einzusetzen. Die drei größten Hindernisse? Mangelnde nahtlose Integration, Wissenslücken oder Bedenken hinsichtlich der Sicherheit.
Was aber, wenn KI in Ihren Arbeitsbereich integriert und bereits sicher ist? ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent von ClickUp, macht dies möglich. Er versteht Eingaben in einfacher Sprache und löst damit alle drei Probleme bei der Einführung von KI, während er Ihren Chat, Ihre Aufgaben, Dokumente und Ihr Wissen im gesamten Arbeitsbereich miteinander verbindet. Finden Sie Antworten und Erkenntnisse mit einem einzigen Klick!
Warum Ihr Team einen Workflow für KI-Nutzungsrichtlinien benötigt
Sie haben also eine Richtlinie für die akzeptable Nutzung von KI verfasst. Das Problem ist nur, dass diese nun in einem gemeinsamen Laufwerk liegt und digitalen Staub ansammelt. Eine Richtlinie, die niemand liest, ist dasselbe wie gar keine Richtlinie und schafft ein falsches Gefühl der Sicherheit, während riskante Verhaltensweisen ungeprüft weitergehen.
Anstatt darauf zu hoffen, dass sich die Mitarbeiter an die Regeln erinnern, sollten Sie die Einhaltung direkt in ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren. Dies ist der Schlüssel zur effektiven Durchsetzung von KI-Richtlinien.
Eine Workflow-Vorlage verwandelt Ihre Richtlinie von einem passiven Dokument in einen aktiven, automatisierten Prozess mit klaren Vorteilen:
- Konsistenz: Alle Teammitglieder befolgen genau dieselben Schritte für Anfragen an KI-Tools, Genehmigungen und Berichte über Incidents.
- Sichtbarkeit: Die Unternehmensleitung erhält einen in Echtzeit überprüfbaren Überblick darüber, wie KI eingesetzt wird, von wem und zu welchem Zweck.
- Anpassungsfähigkeit: Wenn sich die KI-Vorschriften ändern, können Sie den Workflow einmalig aktualisieren, und der neue Prozess wird sofort für alle bereitgestellt, ohne dass eine unternehmensweite Umschulung erforderlich ist.
- Verantwortlichkeit: Dank klarer Eigentümerschaft für Überprüfungen, Ausnahmebehandlung und Compliance-Audits geht nichts unter.
💡 Profi-Tipp: ClickUp zentralisiert die Erstellung von Richtlinien, die Nachverfolgung und die Zusammenarbeit mit KI-Projekt-Workflows, reduziert die Fragmentierung von Tools und verbessert die Governance.
Was sollte eine Richtlinie zur KI-Nutzung enthalten?
Bevor Sie sich eine Vorlage aussuchen, sollten Sie wissen, wie eine gute Vorlage aussieht. Ihr Team könnte versucht sein, einfach ein paar schnelle Regeln aufzuschreiben, aber eine schwache Richtlinie macht Sie genauso angreifbar wie gar keine. Eine umfassende KI-Richtlinie für den Arbeitsplatz ist Ihre erste Verteidigungslinie gegen KI-Ausbreitung und Compliance-Risiken.
Verwenden Sie diese Liste, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinie alle wichtigen Bereiche abdeckt.
- Geltungsbereich und Anwendbarkeit: Geben Sie klar an, für welche Mitarbeiter, Auftragnehmer und Abteilungen die Richtlinie gilt.
- Liste der zugelassenen Tools: Führen Sie eine dynamische Liste der zugelassenen KI-Plattformen und des Verfahrens zur Beantragung und Prüfung neuer Plattformen.
- Verbotene Aktivitäten: Definieren Sie klare Grenzen, z. B. keine Eingabe von personenbezogenen Daten (PII) oder vertraulichen Kundendaten in öffentliche KI-Tools.
- Datenklassifizierung: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen einfachen Rahmen, um anhand der Sensibilität der Daten zu bestimmen, welche Informationen sicher mit KI-Systemen verwendet werden können.
- Anforderungen an die menschliche Überwachung: Legen Sie fest, wann KI-generierte Ergebnisse vor ihrer Verwendung von einem Menschen überprüft und verifiziert werden müssen.
- Incident-Berichterstellung: Erstellen Sie einen einfachen Prozess, mit dem Mitarbeiter Richtlinienverstöße oder potenzielle KI-bezogene Probleme der Sicherheit melden können.
- Schulung und Bestätigung: Dokumentieren Sie, wie Mitarbeiter zu den Richtlinien geschult werden und wie sie bestätigen, dass sie diese gelesen und verstanden haben.
- Überprüfungsrhythmus: Legen Sie fest, wie oft die Richtlinie überprüft und aktualisiert wird, um mit neuen Technologien und Vorschriften Schritt zu halten.
📮ClickUp Insight: Während 34 % der Benutzer volles Vertrauen in KI-Systeme haben, verfolgt eine etwas größere Gruppe (38 %) einen Ansatz, der auf „Vertrauen, aber überprüfen“ basiert.
Ein eigenständiges tool, das mit Ihrem Arbeitskontext nicht vertraut ist, birgt oft ein höheres Risiko, ungenaue oder unbefriedigende Antworten zu generieren.
Aus diesem Grund haben wir ClickUp Brain entwickelt, die KI, die Ihr Projektmanagement, Wissensmanagement und Ihre Zusammenarbeit in Ihrem gesamten ClickUp-Workspace und integrierten Tools von Drittanbietern miteinander verbindet. Erhalten Sie kontextbezogene Antworten ohne Umschalten und steigern Sie Ihre Arbeitseffizienz um das 2- bis 3-fache, genau wie unsere Clients bei Seequent.
10 kostenlose Vorlagen für Workflows zur KI-Nutzungsrichtlinie
Der Aufbau einer KI-Governance von Grund auf erfordert viel Zeit und Aufwand. Sie fragen sich, was Sie einbeziehen sollen, wie Sie es strukturieren sollen und wie Sie es durchsetzbar machen können. Dies führt zu Verzögerungen, die das Risiko für Ihr Unternehmen verlängern.
Diese Vorlagen für Workflows zur KI-Nutzungsrichtlinie bieten Ihnen die Struktur, die Sie benötigen, um schnell ein umfassendes Governance-Framework aufzubauen. Anstatt bei Null anzufangen, passen Sie diese Vorlagen einfach an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an, egal ob Sie ein Start-up oder ein großes Unternehmen sind.
1. Vorlage für Mitarbeiterhandbücher, Richtlinien und Verfahren von ClickUp™
Die Vorlage „Mitarbeiterhandbücher, Richtlinien und Verfahren“ von ClickUp ist ein umfassendes Framework zur Dokumentation aller Unternehmensrichtlinien, einschließlich Ihrer neuen KI-Nutzungsrichtlinien, an einem zentralen und leicht zugänglichen Speicherort.
Sie eignen sich perfekt für Unternehmen, die ihre erste formelle KI-Richtlinie erstellen oder verstreute Richtlinien in einem einzigen, verbindlichen Handbuch zusammenfassen möchten.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Vorgefertigte Richtlinienabschnitte: Beginnen Sie mit 12 gebrauchsfertigen Richtlinienklauseln zu Datenklassifizierung, Listen zugelassener Tools und Incidents – passen Sie den Wortlaut an Ihre Branche an.
- Versionskontrolle: Führen Sie automatisch die Nachverfolgung jeder Aktualisierung Ihrer KI-Richtlinie mit der integrierten Revisionshistorie durch, sodass Sie immer einen klaren Überblick darüber haben, was wann geändert wurde.
- Nachverfolgung von Signaturen: Sie müssen nicht mehr nach Signaturen suchen, da Sie direkt im System überwachen können, welche Mitarbeiter die Richtlinie gelesen und akzeptiert haben.
- ClickUp-Benutzerdefinierte Felder: Organisieren Sie Ihre Richtlinien, indem Sie sie nach Abteilung, Risikostufe oder nächstem Überprüfungsdatum taggen, um das Filtern und die Berichterstellung zu vereinfachen.
📚 Lesen Sie auch: Aufbau einer robusten Wissensdatenbank für Richtlinien zur KI-Nutzung
2. Vorlage für Unternehmensrichtlinien von ClickUp
Verwenden Sie die Vorlage für Unternehmensrichtlinien von ClickUp, um ein fokussiertes, individuelles Dokument für KI-Nutzungsrichtlinien mit einer klaren Struktur und integrierten Workflows zur Genehmigung zu erstellen.
Sie eignen sich ideal für Teams, die eine spezielle Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI benötigen, ohne die Komplexität der Verwaltung eines vollständigen Mitarbeiterhandbuchs.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Abschnitt „Übersicht der Richtlinien“: Definieren Sie den Zweck, den Geltungsbereich und die Anwendbarkeit der Richtlinie gleich zu Beginn, damit die Leser sofort verstehen, worum es geht.
- Genehmigungs-Workflow: Vermeiden Sie den E-Mail-Verkehr dank integrierter ClickUp-Aufgaben, die die Richtlinie automatisch zur Genehmigung an die Rechtsabteilung, die Personalabteilung und die Geschäftsleitung weiterleiten.
- Effektive Nachverfolgung des Gültigkeitsdatums: Verwenden Sie die benutzerdefinierten Felder von ClickUp, um zu protokollieren, wann eine Richtlinie in Kraft tritt, und automatische Erinnerungen für die nächste Überprüfung festzulegen.
- Verknüpfte Ressourcen: Halten Sie Alles miteinander verbunden, indem Sie Schulungsmaterialien, FAQs oder externe Compliance-Dokumente als Anhänge an die Richtlinie anhängen.
3. Vorlage für einen Governance-Plan von ClickUp
Die Governance-Plan-Vorlage von ClickUp ist eine strategische Planungsvorlage, mit der Sie den vollständigen organisatorischen Rahmen erstellen können, der für die Erstellung, Durchsetzung und Aktualisierung Ihrer KI-Richtlinien im Laufe der Zeit erforderlich ist.
Sie eignen sich am besten für Unternehmen, die eine formelle KI-Governance mit definierten Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozessen implementieren.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Abbildung der Governance-Struktur: Definieren Sie visuell, wer für KI-Richtlinienentscheidungen verantwortlich ist, von den ausführenden Sponsoren bis hin zu den Abteilungsleitern.
- Abschnitte zur Risikobewertung: Erstellen Sie ein zentrales Repository, um potenzielle KI-Risiken und die Strategien zu ihrer Minderung zu dokumentieren.
- Meeting-Cadence-Tracker: Planen und verwalten Sie wiederkehrende Überprüfungen durch den Governance-Ausschuss, um eine konsistente Aufsicht sicherzustellen.
- Entscheidungsprotokoll: Führen Sie ein überprüfbares Protokoll wichtiger Governance-Entscheidungen, einschließlich der Begründung und Ergebnisse, zur späteren Verwendung.
💡 Profi-Tipp: Ermöglichen Sie Benutzern in ClickUp, Richtlinien selbstständig zu verstehen und anzuwenden. Fassen Sie alle Ihre Richtlinien in einem einzigen hub mit ClickUpDocs zusammen und kennzeichnen Sie die wichtigsten als Wikis. Die Unternehmenssuche in ClickUp stellt sicher, dass Suchende bei Bedarf schnell Antworten und KI-Zusammenfassungen erhalten.
Das folgende Video zeigt Ihnen, wie Sie KI als internes Suchtool einsetzen können.
4. IT-Sicherheitsvorlage von ClickUp
Sorgen Sie für die technische Grundlage Ihrer KI-Governance, indem Sie Zugriffskontrollen, Datenschutzmaßnahmen und Sicherheitsprotokolle von Anbietern dokumentieren. Die IT-Sicherheitsvorlage von ClickUp wurde für IT- und Sicherheitsteams entwickelt, die den technischen Aspekten der KI-Nutzung Priorität einräumen, wie z. B. Einschränkungen bei der Dateneingabe und die Überprüfung von Tools.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Dokumentation der Zugriffskontrolle: Legen Sie genau fest, wer welche KI-Tools verwenden darf und mit welchen Berechtigungen, um eine rollenbasierte Zugriffskontrolle durchzusetzen.
- Datenklassifizierungsmatrix: Ordnen Sie Datenempfindlichkeitsstufen bestimmten KI-Berechtigungen zu und geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Richtlinien dazu, welche Daten sicher freigegeben werden können.
- Verfahren zur Reaktion auf Incidents: Dokumentieren Sie proaktiv die schrittweisen Verfahren zur Behandlung einer KI-bezogenen Sicherheitsverletzung, bevor diese auftritt.
- Checkliste zur Lieferantenbewertung: Standardisieren Sie die Bewertung neuer Anbieter von KI-Tools anhand der Anforderungen zur Sicherheit Ihres Unternehmens.
5. Prozess- und Verfahrensvorlage von ClickUp
Verwandeln Sie Ihre allgemeinen Richtlinien in konkrete, wiederholbare Verfahren, die Ihre Mitarbeiter ohne Spekulationen befolgen können. Die Prozess- und Verfahrensvorlage von ClickUp eignet sich perfekt für Teams, die ihren Mitarbeitern genau zeigen müssen, wie sie KI-Tools in ihrer täglichen Arbeit anfordern, verwenden und über die Berichterstellung darüber berichten können.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Schrittweise Aufschlüsselung der Aufgaben: Definieren Sie jede Phase des Workflows für die Nutzung des KI-Tools, von der ersten Anfrage bis zur abschließenden Überprüfung der Ergebnisse.
- Rollenverteilung: Klären Sie, wer für jeden Schritt des Verfahrens verantwortlich ist, um Unklarheiten zu beseitigen und die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
- ClickUp-Checklisten: Integrieren Sie Compliance-Prüfpunkte direkt in Ihre Verfahren, indem Sie verschachtelte Checklisten verwenden, die in jeder Phase abgeschlossen werden müssen.
- Visualisierung von Prozessabläufen: Stellen Sie Ihre Verfahren mithilfe von Diagrammen visuell dar, damit sie für alle auf einen Blick verständlich sind.
6. Vorlage für das Implementierungsmanagement von ClickUp
Behandeln Sie die Einführung Ihrer KI-Richtlinien wie ein formelles Projekt mit klaren Meilensteinen, Aufgaben und Fristen, um sicherzustellen, dass während der Einführung nichts übersehen wird. Die Implementierungsmanagement-Vorlage von ClickUp wurde für Teams entwickelt, die eine neue KI-Arbeitsplatzrichtlinie einführen und alle damit verbundenen Aspekte verwalten müssen, vom Entwurf über die Schulung bis hin zur Einführung.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Zeitleiste für die Einführung: Planen Sie die Einführung Ihrer Richtlinie in Phasen, wobei Abhängigkeiten und Fristen in einem ClickUp-Gantt-Diagramm klar sichtbar sind.
- Tracker für die Kommunikation mit Stakeholdern: Protokollieren Sie alle Kontaktaufnahmen mit verschiedenen Abteilungen und führen Sie die Nachverfolgung des Status der Bestätigungen an einem Ort durch.
- Verwaltung von Schulungsaufgaben: Weisen Sie allen relevanten Mitarbeitern Schulungen zu KI-Richtlinien zu und überwachen Sie deren Fertigstellung.
- Einführungsmetriken: Verwenden Sie ClickUp Benutzerdefinierte Felder, um nach der Einführung das Bewusstsein für Richtlinien und die Compliance-Raten im gesamten Unternehmen zu verfolgen.
💡 Profi-Tipp: Ambient Answers, ein vorgefertigter Autopilot-Agent, der in Chat-Kanälen verfügbar ist, liefert detaillierte, genaue und kontextbezogene Antworten auf die Fragen Ihres Teams.
7. Vorlage für interne Audit-Checklisten von ClickUp
Führen Sie mit der Vorlage für interne Audit-Checklisten von Clickup regelmäßige Überprüfungen der KI-Nutzung Ihres Unternehmens anhand Ihrer festgelegten Richtlinien durch. Sie wurde für Compliance-, Risiko- und interne Audit-Teams entwickelt, die regelmäßig KI-Richtlinien-Audits durchführen müssen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Checkliste für Prüfkriterien: Sparen Sie Zeit mit vordefinierten Elementen, die bei jeder KI-Richtlinienprüfung überprüft werden müssen, und stellen Sie so die Konsistenz aller Überprüfungen sicher.
- Beweissammlung: Fügen Sie jedem Audit-Element direkt Begleitdokumente, Screenshots oder Protokolle als Anhänge bei, um eine vollständige und vertretbare Aufzeichnung zu erstellen.
- Kategorisierung: Tag Probleme nach Schweregrad (z. B. hoch, mittel, niedrig) und erforderlichen Maßnahmen, um den Aufwand für die Priorisierung von Abhilfemaßnahmen zu reduzieren.
- Nachverfolgung von Abhilfemaßnahmen: Weisen Sie Korrekturmaßnahmen für alle Audit-Ergebnisse zu und überwachen Sie deren Status, bis sie vollständig behoben sind.
8. Vorlage für eine Checkliste zur internen Kontrolle von ClickUp
Wechseln Sie von reaktiven Audits zu proaktiver Kontrollüberwachung, indem Sie regelmäßig überprüfen, ob Ihre KI-Sicherheitsvorkehrungen wie vorgesehen funktionieren. Die Vorlage für interne Kontrollchecklisten von ClickUp hilft Teams dabei, Verstöße gegen KI-Richtlinien zu verhindern, bevor sie auftreten, anstatt sie erst im Nachhinein zu erkennen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Kontrollziele: Definieren Sie klar, was jede interne Kontrolle verhindern oder aufdecken soll (z. B. „Verhindern, dass personenbezogene Daten in öffentliche KI-Tools eingegeben werden”).
- Testverfahren: Dokumentieren Sie die genauen Schritte, die erforderlich sind, um zu überprüfen, ob jede Kontrolle ordnungsgemäß funktioniert.
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten: Klären Sie die Verantwortlichkeiten, indem Sie jede Sicherheitsmaßnahme einer bestimmten Person oder einem bestimmten Team in verschiedenen Abteilungen zuweisen.
- Ausnahmeprotokollierung: Erstellen Sie einen formellen Prozess für die Nachverfolgung von Instanzen, in denen Kontrollen umgangen wurden, und dokumentieren Sie die geschäftliche Begründung dafür.
9. Vorlage für Audit-Richtlinien von ClickUp
Schaffen Sie die Metaebene Ihres Governance-Programms, indem Sie formalisieren, wie, wann und von wem Ihre KI-Richtlinienaudits durchgeführt werden. Die Audit-Richtlinienvorlage von ClickUp richtet sich an Unternehmen, die bereit sind, ihren Ansatz für Compliance-Prüfungen mit dokumentierten Standards und Zeitplänen zu standardisieren.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Definition des Audit-Umfangs: Legen Sie fest, welche KI-Aktivitäten, -Tools und -Teams in den Umfang Ihrer Audit-Prüfungen fallen.
- Audit-Häufigkeit: Legen Sie einen klaren Überprüfungsrhythmus fest – sei es vierteljährlich, jährlich oder als Auslöser für bestimmte Ereignisse wie die Einführung eines neuen Tools.
- Qualifikationen für Auditoren: Definieren Sie die Kriterien und Schulungen, die für Personen erforderlich sind, die zur Durchführung von KI-Richtlinienaudits berechtigt sind.
- Berichterstellung: Standardisieren Sie das Format, in dem Auditergebnisse dokumentiert und an die Geschäftsleitung und andere Interessengruppen weitergeleitet werden.
💡 Profi-Tipp: Benötigen Sie Hilfe bei der Änderung bestehender KI-Richtlinien an Ihrem Arbeitsplatz? Die generative KI von ClickUp Brain kann Ihnen dabei helfen. Geben Sie einfach eine Eingabeaufforderung ein, und die Vorlage wird entsprechend Ihren Anforderungen geändert.
10. Vorlage für KI-Nutzungsrichtlinien von HubSpot für Startups
Mit der Vorlage für KI-Nutzungsrichtlinien von HubSpot for Startups, einem gebrauchsfertigen Dokument, das für kleinere Teams und Startups entwickelt wurde, erhalten Sie eine schnell einsetzbare KI-Richtlinie, ohne diese von Grund auf neu erstellen zu müssen. Sie ist eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen in der Frühphase, die jetzt eine Governance einrichten müssen, aber möglicherweise nicht über dediziertes Personal für Rechts- oder Compliance-Fragen verfügen.
Warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Startup-freundliche Sprache: Die Richtlinie wurde unter Berücksichtigung von Teams ohne spezielle Compliance-Kenntnisse verfasst.
- Kernbereiche der Richtlinie: Sie umfasst die wesentlichen Punkte, darunter zulässige Nutzung, Datenbeschränkungen und Offenlegungspflichten.
- Anleitung zur Anpassung: Die Vorlage enthält hilfreiche Notizen dazu, wie verschiedene Abschnitte an bestimmte Branchen oder Geschäftsmodelle angepasst werden können.
- Schnelle Bereitstellung: Die Vorlagen sind für eine schnelle Implementierung konzipiert, sodass Sie mit minimalen Änderungen eine Basisrichtlinie einführen können.
Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung aller Möglichkeiten, wie KI in ClickUp Ihnen hilft, bei der Arbeit produktiver zu sein:
Entwickeln Sie mit ClickUp effektive KI-Governance-Prozesse.
KI-Governance erfordert mehr als nur ein statisches Dokument – sie benötigt Workflows, die Richtlinien in den täglichen Betrieb einbetten, klare Eigentümerschaft festlegen und regelmäßige Überprüfungen vorsehen. Teams, die KI ohne strukturierte Richtlinien einsetzen, sehen sich mit einer unkontrollierten Ausbreitung von KI, Compliance-Risiken und inkonsistenten Praktiken konfrontiert.
AI-Workflow-Vorlagen bieten das Gerüst, um die Nutzung von KI zu regeln, ohne alles von Grund auf neu aufbauen zu müssen. Angesichts der zunehmenden Möglichkeiten der KI und der verschärften Vorschriften werden sich Unternehmen mit dokumentierten, durchsetzbaren Richtlinien schneller anpassen können als diejenigen, die sich bemühen, aufzuholen.
Starten Sie kostenlos mit ClickUp und erstellen Sie noch heute Ihren Workflow für KI-Nutzungsrichtlinien.
Häufig gestellte Fragen
Eine Richtlinie zur KI-Nutzung definiert die täglichen Regeln für Mitarbeiter, während eine Richtlinie zur KI-Governance den übergeordneten Rahmen für den Umgang Ihres Unternehmens mit KI-Risiken und -Strategien bildet. Stellen Sie sich die Nutzung als das „Was” und die Governance als das „Wie und Warum” vor.
Workflow-Vorlagen verwandeln Ihre Richtlinie in einen interaktiven Prozess. Sie binden Compliance-Prüfpunkte und Genehmigungen direkt in die täglichen Aufgaben ein, erstellen einen automatischen Prüfpfad und stellen sicher, dass die Regeln befolgt werden, ohne sich auf das Gedächtnis verlassen zu müssen.
Eine KI-Nutzungsrichtlinie für Unternehmen sollte alle Mitarbeiter, Auftragnehmer und Drittanbieter umfassen, die auf Unternehmenssysteme oder -daten zugreifen. Im Wesentlichen muss jeder einbezogen werden, der im Rahmen seiner Arbeit für das Unternehmen KI-Tools verwenden könnte.
Die meisten Unternehmen überprüfen ihre Richtlinien zur KI-Nutzung vierteljährlich oder immer dann, wenn eine wesentliche Änderung eintritt, z. B. die Einführung eines neuen KI-Tools, eine wichtige regulatorische Aktualisierung oder ein Incident in Bezug auf die Sicherheit. Ihre Richtlinie sollte einen festgelegten Überprüfungsrhythmus enthalten, um zu verhindern, dass sie veraltet.