Untersuchungen zeigen, dass ein typischer Wissensarbeiter täglich sechs Verbindungen mit Personen hat, nur um seine Arbeit zu erledigen, und jede dieser Verbindungen führt zu mehr Dokumentation, die bearbeitet werden muss.
Aber hier ist die Sache: Das Erlernen der Automatisierung der Dokumentation mit KI ist einfacher, als Sie denken. Mit tools wie ClickUp (und den richtigen Strategien) können Sie diese Stunden manuellen Schreibens in Minuten intelligenter Automatisierung verwandeln.
Legen wir los! 💪🏼
Warum die Automatisierung der Dokumentation wichtig ist
Sind Sie es leid, immer wieder dasselbe zu schreiben? Wir verstehen das. Manuelle Dokumentation eines Projekts ist das Schlimmste.
- Das kostet Sie Zeit ⏳
- Es ist repetitiv 📋
- Und es ist viel zu einfach, Fehler zu machen ❌
Stellen Sie sich nun Folgendes vor:
- Aktualisierungen erfolgen automatisch.
- Notwendige Daten werden sofort zwischen den tools synchronisiert.
- Alle sind immer auf der gleichen Seite
Das ist Automatisierung für Sie. Sie erfasst Informationen in Echtzeit, sorgt für Konsistenz und gibt Ihnen Zeit für die strategische Arbeit, die geistige Schärfe erfordert – im Gegensatz zu herkömmlichen manuellen Prozessen, die das Risiko menschlicher Fehler erhöhen und Teams ausbremsen.
Was sind KI-Dokumentationstools?
KI-Dokumentationstools sind Softwareprogramme, die Ihre Geschäftsdokumente mithilfe künstlicher Intelligenz automatisch erstellen und organisieren.
Diese KI-gestützten Tools nutzen Technologien wie natürliche Sprachverarbeitung, Computer Vision, optische Zeichenerkennung und maschinelles Lernen, um relevante Informationen aus unstrukturierten Daten und gescannten Dokumenten genau zu identifizieren und zu organisieren.
Anstelle der manuellen Dateneingabe können sie Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren, darunter E-Mails, Projektdokumente oder Kundentickets. Ihre Videoanrufe, Ihr Projektmanagement-System oder Ihre Teamkommunikation fließen alle in die KI ein.
Das Schreibassistenz-Tool analysiert dann die Informationen, identifiziert wichtige Punkte und erstellt eine Dokumentation, die auf Ihr bevorzugtes Format zugeschnitten ist.
So realisieren Sie die Automatisierung der Dokumentation mit KI
Wie lässt sich die Dokumentation mit KI automatisieren?
Lassen Sie uns Schritt für Schritt mit ClickUp beginnen, der Allround-App für die Arbeit, die Projektmanagement, Wissensmanagement und Chat kombiniert – alles unterstützt durch KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.
Wir veranschaulichen dies anhand eines Beispiels: Ihr Produktteam hat gerade ein neues Feature veröffentlicht, und Sie möchten die Veröffentlichung dokumentieren, sie im Laufe der Zeit aktualisieren und mit anderen Teams freigeben.
Hier erfahren Sie genau, wie Sie die Automatisierung des Lebenszyklusmanagements von Dokumenten durchführen können. 💁
Schritt 1: Richten Sie eine klare Struktur ein, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen.
Beginnen Sie damit, die Art der Prozessdokumentation zu planen, die Ihr Team für die Veröffentlichung benötigt.
Für ein neues Feature finden Sie hier einige gängige Dokumenttypen:
- Eine Produktübersicht
- Versionshinweise
- Zusammenfassung zu Qualitätssicherung und Tests
- Bekannte Probleme und Fehlerbehebung
- Kundenfeedback-Tracker
- Benutzerhandbücher
- Standardarbeitsanweisungen
Erstellen Sie ein ClickUp-Dokument für das Feature und unterteilen Sie es in verschachtelte Seiten für jeden dieser Abschnitte. So bleibt das Dokument übersichtlich und lässt sich leicht aktualisieren, wenn neue Informationen hinzukommen. Sie können das Dokument mit der ClickUp-Aufgabe für das Feature verknüpfen, damit es immer mit der Arbeit verbunden bleibt.
Diese Dokumente werden Teil einer größeren Struktur aus organisierten Dateien und Ordnern innerhalb des Docs Hub, sodass Ihr Team bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen kann.
Schritt 2: Entwerfen Sie Release-Inhalte auf der Grundlage realer Daten zu Aufgaben.
Sobald das Dokument fertig ist, kann es ausgefüllt werden. Das manuelle Ausfüllen verlangsamt die Arbeit des Teams, insbesondere wenn die wichtigsten Details bereits in den Aufgaben enthalten sind.
Klicken Sie auf Ihre Release-Note-Seite und verwenden Sie ClickUp Brain, den integrierten KI-gestützten Assistenten, um den ersten Entwurf zu erstellen. Geben Sie „/“ ein und wählen Sie „Mit KI schreiben“ oder verwenden Sie das KI-Symbol und geben Sie einen Befehl ein, z. B.: „Entwerfen Sie eine Release-Note anhand der Details aus der verknüpften Aufgabe“.
Sie können auch auf die umfangreiche Bibliothek der Plattform mit Vorlagen für das Verfassen von Inhalten zurückgreifen, um Ihre Versionsnotizen, Fehlerbehebungen oder Dokumentationen für Features schnell zu strukturieren.
ClickUp Brain scannt die Aufgabe, das Änderungsprotokoll, die Entwickler-Notizen und interne Kommentare und erstellt eine übersichtliche Zusammenfassung. Sie können diese überprüfen, bearbeiten und in die Seite einfügen, ohne für die Workflow-Automatisierung zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
ClickUp Brain MAX ist Ihre für Diktate entwickelte, für den Desktop optimierte KI Wenn Sie mit langen Runbooks, Audioaufzeichnungen von Meetings oder Batch-Dokumenten arbeiten, verwenden Sie ClickUp Brain MAX – die für den Desktop optimierte Version von Brain. Das herausragende Feature ist Talk-to-Text: Diktieren Sie oder laden Sie Aufnahmen auf Ihren Desktop hoch, und Brain MAX wandelt sie in strukturierte, durchsuchbare Dokumente um (Überschriften, Stichpunktzusammenfassungen und vorgeschlagene Aufgaben).
Schnelle Erfolge:
- Diktieren Sie Notizen zum Meeting oder laden Sie Bildschirmaufzeichnungen hoch → sofortiger Entwurf mit Zeitstempeln
- Verarbeiten Sie lange Transkripte in großen Mengen, ohne dass das Format oder der Kontext verloren gehen.
- Erhalten Sie überprüfungsfertige Zusammenfassungen und Aufgabenvorschläge, die Sie in das Release-Dokument einfügen können.
Schritt 3: Halten Sie die Dokumentation mit der aktiven Arbeit verknüpft
Dokumente sind am nützlichsten, wenn sie mit den tatsächlichen Aktivitäten Ihres Teams verknüpft sind. Durch die Verknüpfung Ihres Dokuments mit Aufgaben wird sichergestellt, dass es immer den tatsächlichen Fortschritt und Kontext widerspiegelt.
In ClickUp können Sie Beziehungen zwischen Dokumenten und Aufgaben erstellen. Verknüpfen Sie für dieses Feature das Release-Dokument mit der Hauptaufgabe und allen Unteraufgaben für Entwicklung, Qualitätssicherung und Feedback. Diese Aufgabenverknüpfungen werden in der Seitenleiste angezeigt, sodass Ihr Team mit einem Klick zwischen Dokumentation und Aktionspunkten wechseln kann.
Nehmen wir an, Ihr Support-Team verzeichnet einen Anstieg an entsprechenden Tickets. Es kann das Dokument öffnen, den Abschnitt zur Fehlerbehebung überprüfen und die neuen Support-Aufgaben direkt damit verknüpfen. Dies verbessert die Dokumentqualität und ermöglicht einen verbesserten Kundenservice.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie Analysen (oder fragen Sie Ihre KI-Software), um Dokumente zu identifizieren, die zwar häufig aufgerufen werden, aber nur wenig Interaktion hervorrufen. Diese Dokumente eignen sich am besten für Klarstellungen, reichhaltigere Medien oder Layout-Verbesserungen.
Schritt 4: Auslöser für Aktualisierungen automatisch auslösen, wenn Aufgaben voranschreiten
Sobald Ihre Feature-Aufgabe fertiggestellt ist, möchten Sie möglicherweise die Release-Notiz aktualisieren, andere Teams benachrichtigen oder eine Follow-up-Checkliste erstellen. All das können Sie automatisieren.
Verwenden Sie ClickUp Automatisierungen als Auslöser für Dokumentationsaktionen basierend auf dem Status der Aufgabe und um redundante manuelle Prozesse zu eliminieren.
Beispiel:
- Wenn eine Aufgabe den Status „Erledigt“ erhält
- Lassen Sie KI die Aufgabe zusammenfassen
- Fügen Sie die Zusammenfassung in die Seite mit den Versionsnotizen ein.
- Benachrichtigen Sie den Support-Kanal, dass das Dokument aktualisiert wurde.
Wenn Ihr Entwickler die Aufgabe nun abgeschlossen hat, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre automatisierte Dokumentenverarbeitungslösung sich selbst aktualisiert und alle Beteiligten benachrichtigt.
📮 ClickUp Insight: Jeder vierte Mitarbeiter nutzt vier oder mehr Tools, nur um sich einen Überblick über die Arbeit zu verschaffen. Wichtige Details können in einer E-Mail versteckt, in einem Slack-Thread erweitert und in einem separaten Tool dokumentiert sein, sodass Teams Zeit mit der Suche nach Informationen verschwenden, anstatt ihre Arbeit zu erledigen.
ClickUp vereint Ihren gesamten Workflow auf einer einzigen Plattform. Mit Features wie ClickUp E-Mail-Projektmanagement, ClickUp Chat, ClickUp Docs und ClickUp Brain bleibt alles miteinander verbunden, synchronisiert und sofort zugänglich. Verabschieden Sie sich von „Arbeit um der Arbeit willen” und gewinnen Sie Ihre Produktivität zurück.
💫 Echte Ergebnisse: Teams können mit ClickUp jede Woche mehr als 5 Stunden Zeit einsparen – das sind über 250 Stunden pro Person und Jahr –, indem sie veraltete Wissensmanagementprozesse eliminieren. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal alles schaffen könnte!
Schritt 5: Gewinnen Sie automatisch Erkenntnisse aus verwandten Aufgaben
Nach der Einführung des Features werden neue Aufgaben wie Kundenfeedback, Fehler und interne Anfragen auftauchen. Ihre KI für die Dokumentation sollte dies widerspiegeln, ohne dass eine manuelle Überarbeitung erforderlich ist.
Verwenden Sie KI-Felder in Ihrer ClickUp-Listenansicht, um automatisch Zusammenfassungen, Feedback-Protokolle oder nächste Schritte für jede zugehörige Aufgabe zu generieren. Fügen Sie diese Ergebnisse dann in einen neuen Abschnitt Ihres Dokuments ein, z. B. „Erkenntnisse nach der Markteinführung“ oder „Wichtige Kundenfeedbacks“.
Wenn Ihr Support-Team beispielsweise fünf Feedback-Aufgaben protokolliert, können Sie ein KI-Feld einrichten, um jede einzelne Aufgabe zusammenzufassen und diese Zusammenfassungen direkt in das Dokument einzufügen.
📖 Lesen Sie auch: Kostenlose SOP-Vorlagen und -Formate (Standard Operating Procedures)
Schritt 6: Überprüfen und aktualisieren Sie die Dokumentation, ohne von vorne beginnen zu müssen.
Dokumente, die nicht aktualisiert werden, sind schnell veraltet. Richten Sie daher regelmäßige Überprüfungszyklen ein, damit Ihr Team die Inhalte im Laufe der Zeit optimieren kann.
Richten Sie in ClickUp wiederholende Aufgaben ein, um Ihrem Team eine Erinnerung an die Überprüfung des Release-Dokuments einmal im Monat zu geben. Wenn es soweit ist, verwenden Sie ClickUp Brain innerhalb des Dokuments, um ältere Abschnitte umzuschreiben, lange Seiten zusammenzufassen oder veraltete Formulierungen zu bereinigen.
Als Beispiel können wir angeben, dass ein Team beispielsweise einen Patch oder ein kleines Update veröffentlicht. Markieren Sie den alten Abschnitt im Dokument und weisen Sie Brain an, ihn anhand der neuen Daten zu den Aufgaben neu zu schreiben. Innerhalb von Sekunden erhalten Sie saubere, aktualisierte Inhalte.
💡 Profi-Tipp: Wenden Sie das „Dokumentationspyramiden”-Framework an. Strukturieren Sie Ihr Wissen in Ebenen:
- Ebene 1: Schnelle Antworten (FAQs, Einzeiler)
- Ebene 2: Anleitungen und SOPs
- Ebene 3: Tiefgreifender Kontext (Whitepapers, Begründungen)
KI kann alle Daten besser navigieren, wenn sie klar strukturiert und mit einheitlichen Formaten formatiert sind.
Die beste KI-Software für die Dokumenten-Automatisierung
Es gibt verschiedene Tools, mit denen Sie verschiedene Teile des Dokumentationsprozesses automatisieren können. Einige konzentrieren sich auf die Erstellung von Inhalten, während andere die Dokumentation mit der Arbeit an Projekten verknüpfen.
Für Teams, die eine strukturierte, skalierbare Dokumentation erstellen möchten, gibt es hier einige Optionen. 📋
1. Grammarly
Grammarly hilft Ihnen dabei, Ihre Texte während der Arbeit zu optimieren, indem es Verbesserungsvorschläge für Tonfall, Grammatik und Verständlichkeit macht, damit komplexe Dokumente klar und leicht verständlich bleiben. Ganz gleich, ob Sie Produktspezifikationen, Angebote oder E-Mails verfassen – Grammarly sorgt dafür, dass Ihre Nachrichten in Tools wie Google Docs, Slack und Gmail professionell und einheitlich klingen.
Die besten Features von Grammarly
- Erkennt Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungs-Probleme in Echtzeit.
- Passt den Tonfall an den Kontext an – formell, freundlich oder selbstbewusst.
- Schlägt Umformulierungen vor, um Sätze klarer und prägnanter zu gestalten.
- Funktioniert in Browsern, E-Mails und Kollaborations-Apps.
Limitierungen von Grammarly
- Kann gelegentlich kreatives oder im Rahmen der Unterhaltung geschriebenes Schreiben überkorrigieren.
- Für die volle Funktion ist eine Internetverbindung erforderlich.
Preise für GrammarlyKostenlosPremium: 30 $/MonatBusiness: Benutzerdefinierte Preise
Bewertungen und Rezensionen zu GrammarlyG2: 4,7/5 (über 11.000 Bewertungen)Capterra: 4,7/5 (über 7.000 Bewertungen)
2. Zapier
Zapier verbindet Ihre Apps, um Aufgaben über verschiedene Tools hinweg zu automatisieren. Sie können die Einstellungen so anpassen, dass Teamkollegen benachrichtigt werden, wenn Inhalte aktualisiert werden, Formulareingaben in die Dokumentation übertragen werden, Auslöser für Folgeaktionen ausgelöst werden und sogar auf den Versionsverlauf von Dokumenten zugegriffen werden kann.
Die besten Features von Zapier
- Integriert mit über 6.000 Apps, darunter ClickUp, Slack und Google Tabellen.
- Mehrstufige Workflows („Zaps“) für komplexe Automatisierung
- Bedingte Logik für erweitertes Routing
- Keine Programmierung erforderlich beim Setup dank vorgefertigter Vorlagen
Limitierungen von Zapier
- Komplexe Automatisierungen können in großem Maßstab teuer werden.
- Gelegentliche Verzögerungen bei der Synchronisierung bei großen Datensätzen
Zapier-PreiseFreeStarter: 29,99 $/MonatProfessional: 73,50 $/MonatTeam: 103,50 $/MonatUnternehmen: Benutzerdefinierte Preise
Zapier-Bewertungen und RezensionenG2: 4,5/5 (über 1.800 Rezensionen)Capterra: 4,7/5 (über 2.600 Rezensionen)
3. Speechify
Mit Speechify können Sie schriftliche Inhalte anhören oder Ihre eigene Sprache in bearbeitbaren Text umwandeln. Die App eignet sich perfekt für Notizen, Brainstorming oder das Skizzieren von Ideen unterwegs. Mit KI-gestützten Sprachoptionen können Sie Dokumente auf natürliche Weise im Internet und auf Mobilgeräten lesen oder diktieren.
Die besten Features von Speechify
- Wandelt Text in Sprache um, mit natürlich klingenden KI-Stimmen.
- Transkribiert gesprochene Notizen in bearbeitbaren Text
- Funktioniert in Browsern, auf Smartphones und in PDF-Dateien.
- Einstellbare Wiedergabegeschwindigkeiten und Sprachstile
Limitierungen von Speechify
- Für erweiterte Sprachfunktionen und eine höhere Transkriptionsgenauigkeit ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.
- Eingeschränkte Offline-Funktionen auf einigen Geräten
Preise für SpeechifyKostenlosPremium: 11,58 $/Monat (jährliche Abrechnung)Zugang zu Hörbüchern: Benutzerdefinierte Preise
Bewertungen und Rezensionen zu SpeechifyG2: 4,6/5 (über 150 Bewertungen)Capterra: 4,7/5 (über 80 Bewertungen)
4. ClickUp
ClickUp bringt Ihren Dokumentationsprozess in denselben Raum wie Ihre eigentliche Arbeit. Es verbindet Inhalte mit Aufgaben, Zeitleisten und Teams, sodass Ihre Dokumente relevant und umsetzbar bleiben.
Hier sind weitere Features zur Automatisierung der Dokumentation, die in ClickUp verfügbar sind:
- Visualisieren Sie Ihren Prozess: Planen Sie Ihren DokumentationsFlow, verbinden Sie Ideen mit Aufgaben und wandeln Sie Brainstormings in strukturierte Dokumente um – mit ClickUp Whiteboards.
- Fortschritt überwachen: Richten Sie in den ClickUp-Dashboards benutzerdefinierte Live-Karten ein, die Dokumentaktualisierungen, überfällige Überprüfungen und die Workload des Teams verfolgen.
- Planen Sie Ihre Arbeit mühelos: Weisen Sie Fristen für das Verfassen, Überprüfen und Veröffentlichen von Dokumenten zu, ohne Ihren Workflow mit ClickUp Assign Comments zu verlassen.
- Aufgaben mithilfe von Checklisten aufteilen: Delegieren Sie bestimmte Abschnitte eines Dokuments an verschiedene Teammitglieder und verfolgen Sie die Fertigstellung mithilfe von Unteraufgaben in ClickUp.
- Halten Sie Unterhaltungen fokussiert: Freigeben Sie Echtzeit-Updates und lösen Sie Probleme ohne Kontextwechsel mit ClickUp Chat für die Zusammenarbeit im Team.
- Inhalte sofort finden: Durchsuchen Sie Aufgaben, Dokumente und Kommentare, um die Datenextraktion mit ClickUp Connected Search schnell zu verbessern.
Limitierungen von ClickUp
- Steile Lernkurve für Erstbenutzer aufgrund umfangreicher Features
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUpG2: 4,7/5 (über 10.000 Bewertungen)Capterra: 4,6/5 (über 4.000 Bewertungen)
ClickUp bietet viele Funktionen an einem Ort, darunter Projektmanagement, Brainstorming-Optionen, Aufgabenmanagement, Projektplanung, Dokumentationsmanagement usw. Es hat das Leben definitiv vergleichsweise einfacher gemacht, da es einfach zu bedienen ist, die Benutzeroberfläche gut gestaltet ist und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit anderen Teams einfacher ist. Wir konnten die Arbeit besser verwalten, ihre Nachverfolgung und Berichterstellung einfach durchführen und auf der Grundlage des täglichen Fortschritts die Zukunftsplanung einfach durchführen.
ClickUp bietet viele Funktionen an einem Ort, darunter Projektmanagement, Brainstorming-Optionen, Aufgabenmanagement, Projektplanung, Dokumentationsmanagement usw. Es hat das Leben definitiv vergleichsweise einfacher gemacht, da es einfach zu bedienen ist, die Benutzeroberfläche gut gestaltet ist und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit anderen Teams einfacher ist. Wir konnten die Arbeit besser verwalten, ihre Nachverfolgung und Berichterstellung einfach durchführen und auf der Grundlage des täglichen Fortschritts die Zukunftsplanung einfach durchführen.
Best Practices für die automatisierte Dokumentation
Hier sind einige Techniken zur Automatisierung der Dokumentation. 👀
- Verwandeln Sie implizites Wissen in durchsuchbare Ressourcen: Erfassen Sie implizites Fachwissen, indem Sie Entscheidungsgründe, Workarounds und Erkenntnisse aus Nachbesprechungen zu Projekten automatisch dokumentieren.
- Erstellen Sie vorausschauende Workflows für das Dokumentenmanagement : Nutzen Sie KI, um anhand von saisonalen Mustern, Teamveränderungen oder Wachstumsphasen des Geschäfts zu ermitteln, welche Prozesse am ehesten aktualisiert werden müssen, und kennzeichnen Sie diese dann proaktiv zur Überprüfung.
- Erstellen Sie dynamische Schulungsmaterialien: Erstellen Sie Dokumentationen, die sich an unterschiedliche Lernstile und Erfahrungsstufen anpassen und die Komplexität und Beispiele automatisch an die Rolle und den Hintergrund des Lesers anpassen.
- Implementieren Sie eine automatisierte Dokumentation von Kundenerkenntnissen: Verwandeln Sie Kundenfeedback, Support-Tickets und Verkaufsunterhaltungen in umsetzbare Business Intelligence.
💡 Profi-Tipp: Markieren oder schwärzen Sie sensible Daten, bevor Sie öffentliche oder freigegebene Dokumente veröffentlichen, mit KI-gestützter Inhaltsmoderation zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. personenbezogene Daten, Sicherheitszugangsdaten). Dies ist besonders hilfreich für kundenorientierte Wissensdatenbanken.
Automatisieren Sie Ihre Dokumente mit ClickUp
Manuelle Dokumentation verlangsamt Teams, führt zu Fehlern und lenkt den Fokus von wichtigen Arbeiten ab. Wenn alle Prozesse, Entscheidungen und Aktualisierungen über ein zentrales System laufen, verbessert sich die Zusammenarbeit und die Ausführung wird beschleunigt.
ClickUp kombiniert strukturierte Dokumente, sofortige KI-Unterstützung und leistungsstarke Automatisierungen in einer einheitlichen, benutzerfreundlichen Oberfläche. Teams erstellen lebendige, durchsuchbare, umsetzbare und ständig aktualisierte Dokumentationen, die sich mit ihrer Arbeit weiterentwickeln.
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