Eine Agentur hat einmal ein beeindruckendes Rebranding für einen Kunden durchgeführt. Alle waren begeistert. Der Kunde war begeistert. Das Team feierte. Dann überprüfte der Finanzdirektor die Zahlen und stellte fest, dass sie bei dem Projekt 12.000 Dollar verloren hatten. 📉
Das passiert in Agenturen überall. Sie geben ein Projekt mit 40 Stunden an, Ihr Team protokolliert 65 Stunden, und irgendwie bemerkt das niemand, bis es an der Zeit ist, die Rechnung zu stellen.
Die meisten Agenturen wissen, dass sie irgendwo Geld verlieren. Sie können nur nicht genau sagen, wo, bis der Schaden bereits angerichtet ist. Wenn Sie feststellen, dass ein Projekt schiefgelaufen ist, müssen Sie Ihrem Geschäft bereits erklären, warum die Nummern für diesen Monat so schlecht aussehen.
Dieser Leitfaden erklärt, wie Agenturen die Nachverfolgung von Projektbudgets durchführen können. Wir behandeln Systeme der Zeiterfassung, frühzeitige Aufmerksamkeit und wie ClickUp bei der Verwaltung von Projektbudgets und Rentabilität hilft. 💰
⭐ Featured Vorlage
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Projekte rentabel bleiben und Sie Ihre Nerven schonen. Mit der ClickUp-Vorlage für budgetiertes Projektmanagement haben Sie die volle Kontrolle über jeden Euro und sehen endlich, wie Agenturen die Nachverfolgung von Projektbudgets auf intelligente Weise vornehmen können.
Häufige Herausforderungen bei der Nachverfolgung des Projektbudgets für Agenturen
Hier stoßen Agenturen bei der Verwaltung von Projektbudgets in der Regel auf Hindernisse. 💳
Mehrere Clients und sich überschneidende Kampagnen
Ihr Team führt fünf Kampagnen für drei verschiedene Clients durch, die alle gleichzeitig stattfinden.
Designer A arbeitet morgens für Client X und nach dem Mittagessen für Client Y. Autor B teilt seine Woche zwischen zwei Projekten auf. Wer verfolgt, wo diese Stunden tatsächlich verbracht werden?
Wenn sich Kampagnen überschneiden, verliert man leicht die Nachverfolgung darüber, wer was zu erledigen hat und wo. Eine falsch eingesetzte Stunde hier, eine weitere dort, und schon sind Ihre Margen verschwunden.
🧠 Wissenswertes: Die erste Werbeagentur wurde 1800 von James „Jem” White in London gegründet. Seine Agentur RF White & Son begann am Warwick Square, und sein allererster Client war seine alte Schule, Christ’s Hospital.
Schwierigkeiten beim Verknüpfen von Aufgaben mit Kosten
Sie wissen, dass Ihr Entwickler diesen Monat 40 Stunden gearbeitet hat. Aber sind Sie sicher, auf welche Clients oder spezifischen Projekte diese Stunden aufzuteilen sind und in welchem Verhältnis? Ohne eine klare Verbindung zwischen der erledigten Arbeit und dem Budget, das dafür aufgewendet wird, tappen Sie im Grunde genommen im Dunkeln.
An dieser Stelle scheitert das Projektmanagement von Agenturen bei den meisten Teams. Viel Glück dabei, Ihren Clients Überschreitungen zu erklären, wenn Sie ihnen nicht genau zeigen können, wohin ihr Geld geflossen ist. 😶🌫️
Unerwartete Ausgaben und Scope Creep
Der Client bittet um „nur eine kleine Änderung“. Dann um eine weitere. Ehe Sie sich versehen, hat Ihr Team 15 zusätzliche Stunden für Überarbeitungen aufgewendet, die niemand budgetiert hatte.
In der Zwischenzeit stellte sich heraus, dass die Stockfoto-Lizenz, von der Sie dachten, sie würde 50 Dollar kosten, eine erweiterte Lizenz für 250 Dollar war. Diese Überraschungen summieren sich schnell, aber die meisten Agenturen bemerken sie erst, wenn es für Kurskorrekturen zu spät ist.
💡 Profi-Tipp: Bauen Sie einen Puffer für Entscheidungsmüdigkeit in Ihre Schätzungen ein. Fügen Sie 5–10 % zusätzliche Stunden für Genehmigungen und Überarbeitungen hinzu, wenn mehrere Stakeholder beteiligt sind. So vermeiden Sie Last-Minute-Engpässe und halten Ihre Zeitleiste ein.
Begrenzte Sichtbarkeit bei den Ausgaben in Echtzeit
Die meisten Agenturen überprüfen ihre Budgets wöchentlich, wenn überhaupt. Wenn Sie feststellen, dass ein Projekt 80 % über dem Budget liegt, haben Sie bereits den Punkt überschritten, an dem Sie noch etwas dagegen hätten erledigt.
Sie müssen heute – und nicht erst nächsten Monday – wissen, dass die Kampagne von Client Z auf einen Verlust zusteuert. Ohne eine geeignete Projekt-Konto-Software sehen Sie immer nur die Nummern von gestern.
Uneinheitliche Berichterstellung für Kunden und Management
Die Nachverfolgung der Budgets erfolgt bei Ihren Kontakten auf unterschiedliche Weise. Der eine verwendet eine Tabellenkalkulation, der andere verlässt sich auf sein Gedächtnis und der dritte hat ein ausgeklügeltes System, das niemand sonst versteht.
Wenn Clients nach Updates fragen, müssen Sie Nummern aus vier verschiedenen Quellen zusammenstellen und hoffen, dass sie alle übereinstimmen. Dieser inkonsistente Ansatz zum Projektkostenmanagement führt zu Frustration und Verwirrung bei allen Beteiligten
💡 Profi-Tipp: Überwachen Sie den Aufwand im Verhältnis zum Ergebnis für jede Aufgabe. Verfolgen Sie, welche Aufgaben die meisten Stunden in Anspruch nehmen, aber den geringsten Wert bringen. Verteilen Sie Ressourcen neu oder passen Sie die Preise an, um sicherzustellen, dass der Zeitaufwand mit dem Umsatz und dem Ergebnis übereinstimmt.
Strategien zur Nachverfolgung von Projektbudgets
Budgets haben die unangenehme Eigenschaft, schon vor Ablauf der Hälfte des Projekts erledigt zu sein. Das wollen wir ändern. ⚒️
Hier sind einige intelligente Möglichkeiten, wie Sie mit der ClickUp Creative Agency Management Software in Kombination mit der ClickUp Finance Projektmanagement Solution den Überblick über Ihre Projektbudgets behalten können.
Legen Sie klare Budget-Ziele pro Projekt fest und führen Sie Nachverfolgung durch
Die profitabelsten Agenturen integrieren Frühwarnsysteme in jeden Dollar, den sie zuweisen. Teilen Sie eine Nummer von 10.000 Dollar in geschützte Arbeit mit integrierten Entscheidungspunkten auf, die Sie zu Kurskorrekturen zwingen, bevor die Margen verschwinden.
Sie könnten als Beispiel eine Produkteinführung im Wert von 10.000 US-Dollar wie folgt strukturieren:
- Erstellung von Inhalten: 3.000 $ (Auslöser einer Überprüfung bei 2.400 $)
- Design: 3.500 $ (ist der Auslöser für eine Überprüfung bei 2.800 $)
- Medienplatzierung: 2.000 $ (wirkt als Auslöser für eine Überprüfung bei 1.600 $)
- projektmanagement:* 1.500 $ (Ihr Puffer, kein Auslöser)
Wenn eine Kategorie 80 % erreicht, haben Sie drei klare Optionen: Sie können die Überschreitung absorbieren, den Umfang an anderer Stelle reduzieren oder dem Client eine Änderungsanforderung in Rechnung stellen. Der Schlüssel liegt darin, diese Entscheidung zu treffen, solange Sie noch 20 % Spielraum haben, und nicht erst, wenn Sie bereits überzogen haben.
Zu erledigen: Stellen Sie sicher, dass Sie die Kosten für jede Aufgabe erfassen. Dazu können Sie die benutzerdefinierten Felder in ClickUp verwenden. Mit den benutzerdefinierten Feldern „Geld“ oder „Formel“ können Sie die Projektkosten so detailliert wie nötig in den ClickUp-Aufgaben erfassen.
Wenn Ihr Team Zeiten erfasst oder Kosten aktualisiert, wird das Feld automatisch aktualisiert. Sie wissen immer, wie nah Sie Ihren finanziellen Zielen sind, ohne manuelle Berichte anfordern oder auf die Finanzabteilung warten zu müssen.
Um die Planung zu optimieren, probieren Sie die ClickUp-Vorlage für budgetiertes Projektmanagement aus. Sie enthält gebrauchsfertige Felder wie Projektbudget, verbleibendes Budget und prognostizierte Kosten, sodass Sie genau sehen können, was Sie geplant haben und was Sie tatsächlich ausgeben.
Sie können zwischen verschiedenen Ansichten wechseln: Budgetansicht für einen klaren Überblick über die Kosten, Projektzeitplanansicht zur Nachverfolgung von Terminen und Phasen des Projekts, um zu sehen, welche Phasen die meisten Ressourcen verbrauchen. Diese Projektbudget-Vorlage bietet Ihnen einen übersichtlichen Ort, an dem Sie Ausgaben überwachen, Überschreitungen frühzeitig erkennen und Entscheidungen treffen können, die Ihr Team und Ihre Gewinne auf Kurs halten.
Zeiterfassung für eine effiziente Ressourcenzuweisung
Ein gesundes Betriebsbudget erfordert zwei Ebenen der Sichtbarkeit: wie Ihr Team seine Zeit verbringt und wie viel jede Aufgabe kostet.
Die Zeiterfassung liefert Ihnen die Diagnosedaten, um diese Muster frühzeitig zu erkennen. Wenn Sie die Stunden auf Aufgabenebene protokollieren, können Sie Ihre Schätzungen mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen. Diese Differenz sagt Ihnen alles:
- Hat der Kunde während des Projekts zusätzliche Anforderungen gestellt?
- Hat Ihr Team die Komplexität unterschätzt?
- Trägt eine Person das gesamte Projekt, während andere untätig sind?
Was man nicht sieht, kann man auch nicht reparieren.
Die Zeiterfassung von ClickUp Project Time Tracking ist direkt in jede Aufgabe integriert. Ihr Designer klickt auf „Start“, wenn er Figma öffnet, und auf „Stopp“, wenn er zu einem anderen Projekt wechselt.
Am Ende der Woche sehen Sie, dass 12 Stunden für Social-Media-Grafiken aufgezeichnet wurden, für die Sie 6 Stunden budgetiert hatten. Das ist Ihr Signal, entweder Überarbeitungen zurückzuweisen, Stunden aus einem anderen Projekt umzuverteilen oder die Überschreitung für einen Änderungsauftrag zu kennzeichnen. Je früher Sie dies bemerken, desto einfacher ist die Unterhaltung.
Aber Aufgabe-Daten geben nicht das ganze Bild wieder. Sie müssen einen Schritt zurücktreten und sehen, wer überfordert ist und wer auf der Stelle tritt (ja, wir sprechen hier von der Ressourcenzuteilung!).
Die ClickUp Workload-Ansicht zeigt die Kapazitäten aller Teammitglieder für alle aktiven Projekte an.
Sie sehen auf einen Blick, dass Designer A mit Kampagne A überlastet ist, während Designer B noch Kapazitäten hat, um die Grafiken für Kampagne B zu übernehmen, die Sie bisher aufgeschoben haben. Verteilen Sie die Arbeit neu, bevor die Frist abläuft, und vermeiden Sie so Panikkosten – Eilzuschläge, Wochenendarbeit oder die Auslieferung minderwertiger Arbeit, weil Ihnen die Zeit ausgegangen ist.
Zentralisieren Sie Budgetdaten mit Dashboard
Sie sind gerade in einem Client-Gespräch, als Ihr Kunde fragt, wie viel von seinem 15.000-Dollar-Budget noch übrig ist. Sie suchen verzweifelt in drei Browser-Registerkarten, aber bis Sie eine Antwort zusammengestellt haben, haben Sie Ihre Glaubwürdigkeit verloren und acht Minuten verschwendet, die Sie für die Lösung tatsächlicher Probleme hätten nutzen können.
Diese Fragmentierung verschwindet nicht, wenn Sie skalieren. Sie vervielfacht sich. 🙃
Die ClickUp-Dashboards fungieren als Ihre Finanzzentrale.
Erstellen Sie eine Lösung, die Live-Daten aus jedem aktiven Projekt abruft:
- Gesamtkosten für alle Aufgaben und Projektkosten
- Verbleibendes Budget für jede Kampagne mit prozentualem Verbrauch
- Nach Rolle protokollierte Stunden, damit Sie sehen können, wo sich die Zeit konzentriert
- aufgabe-Abschluss-Raten* zum Vergleich des Fortschritts mit den Ausgaben
- Kosten pro Ergebnis, um zu ermitteln, welche Ergebnisse Ressourcen verbrauchen
Sie sehen, was gerade passiert, und können so eingreifen, solange Ihr Eingreifen noch etwas bewirkt.
Diese Sichtbarkeit ermöglicht Ihnen drei sofortige Maßnahmen: Nicht wesentliche Aufgaben einfrieren, dem Client den erweiterten Umfang in Rechnung stellen oder die Mehrkosten übernehmen und die Differenz für zukünftige Preisgestaltungen dokumentieren.
Sie können auch das Berichterstellung-Tool verwenden, um Berichte für Stakeholder zu planen und KI-Karten hinzuzufügen, um automatisch Einblicke und Trends zu erhalten.
🧠 Interessante Tatsache: In der Agency Growth Benchmark Study konnten 74 % der Agenturen im Vorjahr ihren Umsatz steigern, fast die Hälfte davon um 25 % oder mehr.
Implementieren Sie die Automatisierung der Ausgaben- und Rechnungsverwaltung
Ihr Videograf schickt eine Rechnung. Ihr Produzent leitet sie an die Finanzabteilung weiter. Die Finanzabteilung fragt, zu welcher Kampagne sie gehört. Ihr Produzent durchsucht E-Mails und antwortet mit dem Projekt-Code. Die Finanzabteilung gibt ihn manuell in QuickBooks ein, protokolliert jedoch den falschen Betrag.
Jetzt weist Ihr Budget für Kampagne B Phantomgeld auf, und Sie treffen Ressourcenentscheidungen auf der Grundlage falscher Nummern.
Die Lösung beginnt mit der Zentralisierung der Einreichung und Genehmigung von Ausgaben.
Erstellen Sie ein ClickUp-Formular, in dem die Projekt-Mitglieder ihre Ausgaben mit den erforderlichen Feldern einreichen: Betrag, Lieferant, Kampagnenname, Hochladen der Quittung und Kategorie. Jede Übermittlung wird zu einer Aufgabe mit allen Informationen, die Ihr Finanzleiter benötigt.
Außerdem können Sie die ClickUp- und QuickBooks-Synchronisierung nutzen, um Kunden, Produkte, Dienstleistungen und Rechnungen zwischen beiden Apps zu synchronisieren.
Nutzen Sie jetzt ClickUp Automatisierungen, um die Nacharbeit zu eliminieren, die normal weitere 10 Minuten pro Ausgabe in Anspruch nimmt:
- Wenn der Ausgabenstatus auf „Genehmigt“ wechselt, senden Sie eine Benachrichtigung an den Kundenbetreuer.
- Wenn der Ausgaben-Status auf „Genehmigt“ wechselt, fügen Sie den Betrag automatisch zur Gesamtausgabensumme des Projekts hinzu.
- Wenn die Rechnung fünf Tage vor dem Fälligkeitsdatum steht, senden Sie eine Erinnerung an Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam.
Konfigurieren Sie Ihren Workflow einmalig in ClickUp for Agencies und überlassen Sie dem System dann die Weiterleitung und Berechnungen, während Ihr Team die Client-Arbeit erledigt.
🤝 Freundliche Erinnerung: Der von Ihnen gewählte Vertrag kann über Ihr Budget entscheiden. Mit „Zeit und Material” können Sie jede zusätzliche Stunde und jedes zusätzliche Ergebnis in Rechnung stellen, sodass Scope Creep weniger einschüchternd ist. Bei „Festpreis” liegt das Risiko größtenteils auf Ihrer Seite, was Clients lieben, aber Ihre Margen zunichte machen kann, wenn Änderungen auftreten.
Führen Sie eine Budgetanalyse nach Abschluss eines Projekts durch.
Sie haben ein Rebranding-Projekt im Wert von 15.000 US-Dollar mit einer Marge von 9 % geschlossen, obwohl Sie 28 % prognostiziert hatten. Das Design hat 40 % mehr Zeit in Anspruch genommen als veranschlagt, aber drei Wochen später erinnert sich niemand mehr daran, warum.
Agenturen, die konstant Margen von 25 bis 30 % erzielen, behandeln jedes Projekt wie eine Diagnose.
Sie fragen: Was haben wir geschätzt? Was ist tatsächlich passiert? Warum gab es eine Diskrepanz? Sie führen eine Nachverfolgung der Genauigkeit der Schätzungen nach Phase, Überarbeitungsgeschwindigkeit, Genehmigungsverzögerungen und Auslösern für Umfangsänderungen durch.
Nach 10 bis 15 Projekten zeigen sich Muster: Kunden des Unternehmens verlängern Zeitleiste um 18 %, Genehmigungen durch Ausschüsse erfordern 25 % mehr Überarbeitungsrunden, vage Briefings sprengen Budgets.
ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent innerhalb der Marketingagentur-Software, macht diesen Prozess schnell und umsetzbar. Da er sich dort befindet, wo Ihre Arbeit ist, können Sie einfach eine Zusammenfassung der Ausgaben im Vergleich zum Budget anfordern, herausfinden, wo die Kosten überschritten oder unterschritten wurden, und die Aufgaben hervorheben, die den größten Einfluss auf Ihr finanzielles Ergebnis hatten.
✅ Probieren Sie diesen Befehl aus: Zeigen Sie mir, welche Phasen bei den letzten acht Rebrandings durchweg die Schätzungen überschritten haben.
Dieser Ansatz zeigt, wie Agenturen die Nachverfolgung der Projektbudgets durchführen und gleichzeitig jedes Projekt zu einer Lernmöglichkeit für eine intelligentere Planung machen können.
📮 ClickUp Insight: 78 % der Befragten unserer Umfrage erstellen im Rahmen ihrer Ziel-Einstellung detaillierte Pläne. Überraschenderweise verfolgen jedoch 50 % diese Pläne nicht mit speziellen tools zur Budget-Nachverfolgung. 👀
Mit ClickUp wandeln Sie Projektziele nahtlos in umsetzbare Aufgaben um, sodass Sie diese Schritt für Schritt bewältigen können. Darüber hinaus bieten unsere Dashboards ohne Programmieraufwand eine übersichtliche visuelle Darstellung Ihres Fortschritts, zeigen Ihre Fortschritte auf und geben Ihnen mehr Kontrolle und Sichtbarkeit über Ihre Arbeit. Denn „auf das Beste zu hoffen” ist keine verlässliche Strategie.
💫 Echte Ergebnisse: ClickUp-Benutzer geben an, dass sie ~10 % mehr Arbeit bewältigen können, ohne auszubrennen.
Organisieren Sie regelmäßige Budgetüberprüfungen und -anpassungen.
Budgetüberprüfungen führen entweder zu konkreten Entscheidungen oder sie werden zu einem weiteren Meeting, bei dem alle nicken, „sieht gut aus“ sagen und sich dann wieder um die dringenden Probleme kümmern. Der Unterschied liegt darin, ob Sie die richtigen Metriken überprüfen und ob diese Metriken tatsächlich als Auslöser für Maßnahmen dienen.
Strukturieren Sie Ihre Überprüfungszyklen nach zwei Rhythmen: wöchentliche operative Kontrollen (um die Nummern im Blick zu behalten) und meilensteinbasierte Bewertungen (um Abweichungen zu erkennen, bevor sie zu einer Krise werden).
Gemeinsam schaffen sie ein System, in dem Probleme früh genug erkannt werden, sodass Sie mit den Informationen tatsächlich etwas Sinnvolles zu erledigen haben.
Für Ihre wöchentliche Überprüfung benötigen Sie drei diagnostische Metriken:
- Verbrauchtes Budget im Vergleich zu fertiggestellten Projekt-Leistungen (wenn diese Prozentsätze nicht übereinstimmen, haben Sie ein Problem mit dem Tempo)
- Erfasste Stunden im Vergleich zu verbleibenden Stunden in Ihrer Schätzung (zeigt Ihnen, ob Ihr Team das Projekt innerhalb der verbleibenden Zeit abschließen kann)
- Ergänzungen zum Umfang, die von Kundenbetreuern markiert wurden, aber nie in einen Änderungsauftrag aufgenommen wurden (der stille Margenkiller)
Machen Sie diese Überprüfungen zu einem wesentlichen Bestandteil Ihres Marketingagenturprozesses. Versammeln Sie Ihre Projektmanager, Finanzleiter und Kontobetreuer jede Woche für 15 Minuten. Jeder bringt seinen Teil zum Gesamtbild bei.
Wenn eine Kampagne 50 % ihrer Zeitleiste erreicht hat, ist dies Ihr Checkpoint, um zu beurteilen, ob die zweite Hälfte im Budget bleibt oder darüber hinausgeht. Wenn ein Projekt 70 % seines zugewiesenen Budgets verbraucht hat, automatisieren Sie eine sofortige Überprüfung, unabhängig davon, wo Sie sich im Kalender befinden.
Erfahren Sie hier weitere Informationen zur Automatisierung dieser Workflows mit ClickUp:
🚀 Vorteil von ClickUp: Richten Sie in ClickUp Erinnerungen für Ihr Team oder sich selbst ein, um Budgets zu bestimmten Meilensteinen oder in wöchentlichen Abständen zu überprüfen.
Sie könnten beispielsweise jeden Freitag eine Erinnerung einrichten, um die Ausgaben jeder Kampagne mit den geplanten Budgets abzugleichen. Wenn die Erinnerung erscheint, kann Ihr Team die Kosten aktualisieren, den Fortschritt der Aufgaben überprüfen und sofort Anpassungen vornehmen.
💡 Profi-Tipp: Halten Sie Ihre Budgets und die Kommunikation mit Ihren Kunden mit der Vorlage „Projektplan für Kreativagenturen” von ClickUp auf Kurs. Damit können Sie Aufgaben organisieren, Budgets nachverfolgen und Updates nahtlos freigeben, sodass Ihr Team und Ihre Kunden immer auf demselben Stand sind.
Kommunizieren Sie den Budget-Status an Kunden und Stakeholder
Die schlimmsten Budget-Unterhaltungen finden am Ende eines Projekts statt, wenn Sie dem Client eine Überschreitung erklären müssen, mit der er nie gerechnet hätte. Er dachte, alles sei in Ordnung, weil ihm niemand etwas anderes gesagt hatte.
Agenturen, die dies vermeiden, betrachten die Budgetkommunikation als strategisches Tool. Wenn Ihr Client sieht, dass er zur Halbzeit der Kampagne bereits 65 % seines Medienbudgets verbraucht hat, können Sie gemeinsam nach Lösungen suchen: Verlagerung der Ausgaben auf leistungsstärkere Kanäle, Verlängerung der Zeitleiste oder Aufstockung des Budgets für Maßnahmen, die arbeiten.
Senden Sie bei längeren Kampagnen alle zwei Wochen einen kurzen Budgetüberblick. Beantworten Sie drei Fragen: Wo stehen wir derzeit? Was treibt die Ausgaben an? Welche Entscheidungen müssen wir gemeinsam treffen?
ClickUp Chat macht das Freigeben von Budget-Updates ganz einfach. Sie können für jeden Client oder jede Kampagne eigene Kanäle erstellen, Updates zum Budgetstatus posten und relevante Dokumente oder Aufgaben als Anhang anhängen.
Nach dem Abschließen einer wöchentlichen Budgetprüfung können Sie beispielsweise eine kurze Zusammenfassung mit Diagrammen zum verbleibenden Budget und zu den anstehenden Ausgaben an den Kunden senden. Die Beteiligten können Fragen stellen oder Genehmigungen direkt im Chat erteilen, sodass alle Unterhaltungen und finanziellen Informationen an einem Ort zusammengefasst sind.
Dayana Mileva gibt ihre Gedanken zur Verwendung von ClickUp bei Pontica Solutions frei:
Mit ClickUp sind wir einen Schritt weiter gegangen und haben Dashboards erstellt, über die unsere Kunden in Echtzeit auf die Leistung, Auslastung und Projekte zugreifen und diese überwachen können. So fühlen sich die Kunden mit ihren Teams verbunden, insbesondere da sie sich in verschiedenen Ländern und manchmal sogar auf verschiedenen Kontinenten befinden
Mit ClickUp sind wir einen Schritt weiter gegangen und haben Dashboards erstellt, über die unsere Clients in Echtzeit auf die Leistung, Auslastung und Projekte zugreifen und diese überwachen können. So fühlen sich die Clients mit ihren Teams verbunden, insbesondere da sie sich in verschiedenen Ländern und manchmal sogar auf verschiedenen Kontinenten befinden
🌟 Bonus: ClickUp Brain MAX, der Desktop-KI-Begleiter, kann dank seiner KI-gestützten Such-, Zusammenfassungs- und Automatisierung-Features ein leistungsstarkes Tool zur Überwachung von Projektbudgets sein.
- Durchsuchen Sie ClickUp, verbundene Apps (wie Google Drive, Tabellenkalkulationen und mehr) und das Internet, um budgetbezogene Dokumente, Aufgaben und Aktualisierungen sofort zu finden, ohne zwischen tools wechseln zu müssen
- Fassen Sie Budgetberichte, Projekt-Aufgaben oder sogar ganze Dokumente zusammen. Sie können beispielsweise die Anweisung „Fasse den aktuellen Budget-Status für Projekt X zusammen” geben und erhalten eine prägnante Aktualisierung
- Erwähne bestimmte Aufgaben, Listen oder Dokumente in Ihren Brain MAX-Abfragen (mit @) und frage nach Budget-Übersicht, aktuellen Änderungen oder Risikobereichen
- Brain MAX kann aus Ihren Projekt-Daten umsetzbare Erkenntnisse gewinnen, z. B. indem es Aufgaben hervorhebt, die das Budget überschreiten, oder auf bevorstehende finanzielle Risiken hinweist
- Stellen Sie budgetbezogene Fragen oder richten Sie Erinnerungen ein – ganz ohne Hände dank ClickUps Talk to Text
Best Practices für das Budgetmanagement in Agenturen
Zu verstehen, wie Agenturen die Nachverfolgung von Projektbudgets vornehmen können, ist eine Sache. Eine operative Disziplin aufzubauen, die Ihre Margen tatsächlich schützt, ist eine andere. 👀
Probieren Sie diese Best Practices aus, um Ihren Aufwand zu unterstützen.
Erstellen Sie flexible Budgets, die sich an die Realität anpassen
Feste Budgets werden zunichte gemacht, sobald ein Client seine Strategie ändert oder die Kosten für Ihren leistungsstärksten Kanal plötzlich doppelt so hoch werden.
Ihr Puffer für unvorhergesehene Ausgaben sollte zwischen 10 und 15 % des gesamten Projektbudgets betragen. Dies verschafft Ihnen Spielraum, wenn sich der Umfang erweitert, Zeitleiste sich verlängert oder Sie von der Komplexität überrascht werden. Ohne diesen Puffer zwingt Sie jede unerwartete Wendung dazu, entweder Margen zu opfern oder eine unangenehme Unterhaltung mit Ihrem Client über zusätzliche Kosten zu führen.
Der intelligentere Schritt besteht darin, die monatlichen Budgets in phasenbasierte Freigaben aufzuteilen:
- Strategie und Entdeckung werden zuerst finanziert
- Design und Produktion werden freigegeben, sobald die kreative Ausrichtung genehmigt wurde
- Medien- und Verteilungsprogramme fließen basierend auf den Ergebnissen früherer Phasen
Diese Struktur ermöglicht Ihnen eine Umverteilung während der Laufzeit. Wenn organische Inhalte erfolgreich sind und bezahlte Anzeigen hinter den Erwartungen zurückbleiben, können Sie diese Medienausgaben vor Ende der Kampagne in die Produktion weiterer Inhalte umleiten.
Weisen Sie klare Budget-Eigentümerschaften zu
Jeder Dollar muss einem Namen in Anhang zugeordnet werden.
Lassen Sie einen Projektmanager die vollständige finanzielle Übersicht über eine Kampagne behalten – Nachverfolgung, Genehmigungen, Abweichungsberichte, einfach alles. Er ist Ihre einzige Quelle der Wahrheit. Aber die Eigentümerschaft wird von dort aus weitergegeben. Ihre Kreativleiter benötigen Ausgabenbefugnisse, damit der Kauf eines Stockfotos nicht zwei Tage Verzögerung verursacht.
Ihre Konto-Manager haben eine andere Verantwortung:
- Der Client erwähnt beiläufig in einem Statusgespräch, dass er „ein paar zusätzliche Social-Media-Beiträge“ wünscht? Das wird sofort markiert
- Ein neuer Stakeholder tritt dem Projekt bei und fordert Änderungen an den genehmigten Entwürfen? Dokumentieren Sie dies und informieren Sie den Projektmanager
- Die Zeitleiste verschiebt sich, weil das Feedback des Clients zwei Wochen auf sich warten lässt? Berechnen Sie, was das in Bezug auf Kontextwechsel und Ressourcenverfügbarkeit kostet
Wöchentliche Budget-Eigentümerschafts-Checkins zwingen jeden Einzelnen dazu, etwaige Fehlentwicklungen aufzudecken. Wenn jeder seinen Teil des Budgets im Auge behält, werden Probleme erkannt, solange sie noch behoben werden können.
📖 Lesen Sie auch: Vorlagen für Kostenvoranschläge zur Bewertung und Offenlegung von Kosten
Transparente Client-Berichterstellung ermöglichen
Die Clients, die zu langfristigen Partnern werden, sind diejenigen, die sich nie von Budgetnachrichten überrascht fühlen. Sie sehen die finanzielle Entwicklung während des gesamten Projekts, was bedeutet, dass sie Teil der Lösung sind, wenn Anpassungen erforderlich sind.
Echtzeit-Budget-Dashboards bieten Clients jederzeit Sichtbarkeit. Sie können Ausgaben nachverfolgen, ohne darauf warten zu müssen, dass Sie eine Berichterstellung durchführen oder einen Anruf vereinbaren.
Kombinieren Sie diesen Zugriff mit zweiwöchentlichen Momentaufnahmen, die die Komplexität auf drei Fragen reduzieren, die für Clients tatsächlich von Interesse sind: Wo stehen wir derzeit, was treibt die Ausgaben an und welche Entscheidungen sollten wir in den kommenden Wochen gemeinsam treffen?
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie ein Client-Dashboard, um Kunden eine saubere Ansicht-only-Zugriff auf ihre Projektfinanzen zu gewähren, ohne Ihre internen Notizen, andere Client-Daten oder wie Sie Margen berechnen, offenzulegen. Sie können auch Kundenportal-Vorlagen ausprobieren, um zu standardisieren, welche Informationen freigegeben werden.
Kosten mit künstlicher Intelligenz vorhersagen
Ausgaben vorherzusagen bedeutet, den Zyklus teurer Überraschungen zu durchbrechen. Sie suchen nach Anzeichen, die Ihnen signalisieren, dass dieses Projekt Ihren Gewinn auffressen wird, bevor es zu spät ist, um noch Abhilfe zu schaffen.
Agenturen, die dies beherrschen, wissen, dass die meisten Budgetkatastrophen vorhersehbaren Mustern folgen und dass diese Muster Breadcrumbs hinterlassen, die sich zur Nachverfolgung nutzen lassen.
KI kann Ihre historischen Projekt-Daten verarbeiten, um Zusammenhänge aufzudecken, die Ihnen manuell entgehen würden:
- Unternehmen mit rechtlicher Prüfung verursachen durch Kontextwechselkosten zusätzliche Kosten in Höhe von 2.400 US-Dollar
- Video-Projekte, die für drei Überarbeitungen vorgesehen waren, durchlaufen tatsächlich durchschnittlich acht Überarbeitungsrunden
- Die Designphasen überschreiten die Schätzungen um 35 %, da die Konzeption unterbewertet wird
- Durch Ausschüsse gesteuerte Genehmigungen erhöhen den Zeitleiste- und Ressourcenaufwand um 25 %
🚀 Vorteil von ClickUp: Verwenden Sie ClickUp Brain, um Ausgabenmuster vorherzusagen. Es analysiert Ihre Historie und markiert aktive Kampagnen, die innerhalb der Projektmanagement-Software erste Achtung zeigen.
✅ Probieren Sie diesen Befehl aus: Vergleichen Sie meine aktiven Projekte mit Verlaufsdaten und ermitteln Sie, welche Projekte das Budget schneller aufbrauchen, als dass sie Ergebnisse abschließen. Zeigen Sie mir außerdem, was bei früheren Projekten mit ähnlichen Mustern passiert ist.
Sobald Sie Ihre Muster kennen, wird die Preisgestaltung evidenzbasiert. Diese 18.000 Dollar für das Rebranding teilen sich auf in 18.000 Dollar für einzelne Entscheidungsträger und 23.500 Dollar für komiteegesteuerte Konten.
Die KI verfolgt auch die Echtzeitgeschwindigkeit aktueller Projekte – wenn Sie zwei Wochen im Projekt sind, 55 % des Budgets verbraucht, aber nur 30 % der Leistungen abgeschlossen haben, weist sie darauf hin, dass diese Lücke den Mustern entspricht, die früheren Überschreitungen vorausgingen.
💡Profi-Tipp: KI-Agenten in ClickUp können Ihr 24/7-Frühwarnsystem sein! Verwenden Sie einen vorgefertigten Agenten, um tägliche/wöchentliche Projekt-Updates im entsprechenden Chat-Kanal zu versenden, und richten Sie mit unserem No-Code-Builder einen benutzerdefinierten Agenten ein, der Sie warnt, wenn ein Budgetgrenzwert überschritten wird.
Häufige Fallstricke, die bei der Nachverfolgung von Projektbudgets zu vermeiden sind
Die Kostenkontrolle im Projektmanagement wird schwierig, wenn kleine Fehler auftreten. Lassen Sie uns einige häufige Fallstricke aufzeigen, die Budgets aus der Bahn werfen können. 👇
| Fallstrick | Warum das so ist | Wie man das vermeiden kann |
| Behandlung von Retainern wie festen Budgets | Retainer verschleiern oft ungleichmäßige ungleichmäßige Workload. Einige Monate sind weniger arbeitsintensiv, andere hingegen deutlich intensiver, wodurch die tatsächlichen Kosten ausgeglichen erscheinen, obwohl sie es nicht sind | Verfolgen Sie den Aufwand im Verhältnis zu den Leistungen innerhalb des Retainers und überprüfen Sie die Auslastung monatlich |
| Vergessen von Durchlaufkosten von Lieferanten | Gebühren für Subunternehmer, Werbeausgaben und Rechnungen von Freiberuflern werden oft zu spät erfasst oder übersehen, was die Margen auf dem Papier in die Höhe treibt | Erfassen Sie externe Kosten, sobald sie anfallen, und taggen Sie sie der richtigen Kampagne |
| Unterschätzung von Überarbeitungs-Zyklen | Kreative Arbeit verläuft selten geradlinig. Mehrere Überarbeitungen verbrauchen schnell mehr Zeit als budgetiert | Schaffen Sie Pufferzeiten für Überarbeitungen auf der Grundlage früherer Projekt-Erfahrungen und setzen Sie klare Grenzen durch |
| nachverfolgung von Budgets nach Projekten statt nach Kampagnen* | Kampagnen umfassen oft mehrere Projekte wie Anzeigen, Seiten und Ereignisse. Die Nachverfolgung jedes Projekts separat verschleiert die tatsächlichen Ausgaben | Erstellen Sie Berichterstellung auf Kampagnen- oder Client-Ebene, um eine genaue Gesamtsumme zu erhalten |
| Ignorieren der Saisonalität bei der Ressourcennutzung | In geschäftigen Zeiträumen wie Produkteinführungen oder Feiertagen steigen die Überstunden und Kosten für externe Anbieter, was die durchschnittlichen Ausgaben verzerrt | Prognostizieren Sie saisonale Spitzen und passen Sie die Zuweisungen vor dem Start der Kampagne an |
🔍 Wussten Sie schon? Kostenüberschreitungen sind selten normal verteilt, sondern folgen einer Fat-Tail-Verteilung. Das bedeutet, dass die meisten Projekte problemlos verlaufen, aber die wenigen extremen Überschreitungen enorm sind. Agenturen, die das Risiko seltener, kostspieliger Szenarien ignorieren, müssen oft erhebliche Verluste hinnehmen.
Bessere Budgetplanung mit ClickUp
Jede Agentur hat dieses eine Projekt, das oberflächlich betrachtet reibungslos verläuft, bis die endgültige Rechnung eintrifft. Die Nummern erzählen eine andere Geschichte, und Sie fragen sich, wie es dazu kommen konnte.
Profitabel zu bleiben bedeutet, in Verbindung mit Ihren Budgets, Ihrer Zeit und der Leistung Ihres Teams zu bleiben. Sobald Sie sehen, wie sich das Geld bewegt, können Sie jedes Projekt mit Zuversicht steuern.
Das Projektmanagement von ClickUp macht diesen Teil mühelos. Sie können Budget-Ziele verfolgen, Ausgaben im Auge behalten, Kosten mit /AI prognostizieren und Berichte erstellen, die den Fortschritt in Echtzeit anzeigen. Das Ergebnis ist ein klares Finanzbild für jedes Projekt und weniger Überraschungen am Monatsende.
Also los, geben Sie Ihren Budgets die Struktur, die sie verdienen. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! 📝
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Agenturen können mehrere Client-Budgets nachverfolgen, indem sie für jedes Projekt separate Budgets führen und die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Kosten abgleichen. Die Verwendung eines zentralisierten tools wie ClickUp für das Kosten- und Ressourcenmanagement hilft dabei, alles an einem Ort zu sehen, ohne dass es zu Verwirrung kommt.
Tools wie ClickUp, Microsoft Excel oder andere spezielle Projektmanagement-tools können Projekt-Teams benachrichtigen, wenn die Ausgaben sich dem Limit nähern, ermöglichen Ihnen die Anpassung von Zuweisungen und bieten Echtzeit-Sichtbarkeit über die Kosten.
Ja. Mit ClickUp können Agenturen Budgets mit Aufgaben und Einträgen verknüpfen, sodass Sie sehen können, wie sich die geleistete Arbeit auf die Kosten auswirkt und Projekte finanziell im Griff behalten.
Agenturen sollten Budgets mindestens einmal pro Woche oder bei jedem wichtigen Projekt-Meilenstein überprüfen. Häufige Überprüfungen helfen dabei, Überschreitungen frühzeitig zu erkennen und Pläne bei Bedarf anzupassen.
Erfassen Sie alle Kosten an einem Ort, vergleichen Sie regelmäßig die tatsächlichen mit den geplanten Ausgaben, aktualisieren Sie Budgets bei Änderungen des Umfangs und erstellen Sie Berichte, die sowohl für Teams als auch für Clients klar und leicht verständlich sind.