Die besten Prompts zur Automatisierung von Workflows in ChatGPT

Workflow-Automatisierung ist der Prozess, bei dem manuelle, sich wiederholende Schritte in Geschäftsprozessen durch technologiegestützte Routinen ersetzt werden, die Zeit sparen und die Produktivität steigern.

📖 Lesen Sie auch: Wie funktioniert ChatGPT? Holen Sie das Beste aus ChatGPT heraus

Wenn beispielsweise ein neuer Kreativ-Brief eingereicht wird, erstellen Sie eine Zusammenfassung des Projekts mit Zielen, Zielgruppe und Zeitleiste in Stichpunkten.

💡 Profi-Tipp: Hier ist ein ChatGPT-Hack für Sie. Verknüpfen Sie Eingabeaufforderungen miteinander, sodass die Ausgabe einer Eingabeaufforderung zur Eingabe für die nächste wird, und erstellen Sie so mehrstufige Workflows ohne manuelles Eingreifen.

💡 Profi-Tipp: Testen Sie Eingabeaufforderungen mit Randfällen, um versteckte Fehler aufzudecken, bevor Sie die Automatisierung in großem Maßstab einsetzen.

Prompt: Agieren Sie als Automatisierungberater. Analysieren Sie die täglichen Workflows eines Marketingteams und identifizieren Sie sich wiederholende Aufgaben, die automatisiert werden können. Stellen Sie diese in einer Tabelle mit Aufgaben, Zeitaufwand, Automatisierungspotenzial und empfohlenen tools dar.

Prompt: Ich bin [erwähnen Sie das Problem, mit dem Sie konfrontiert sind, detailliert und mit Hintergrundinformationen]. Erstellen Sie eine Liste mit 5 praktischen Anwendungsfällen für die Automatisierung für [Branche oder Abteilung, z. B. „Personalabteilungen in mittelständischen Unternehmen“]. Beschreiben Sie für jeden Anwendungsfall den Arbeitsablauf, die Vorteile der Automatisierung und schlagen Sie geeignete tools oder Plattformen vor. Ich möchte, dass Sie [erwähnen Sie detailliert mit Beispielen, wie Sie sich das Ergebnis vorstellen].

Prompt: Agieren Sie als Systemanalytiker. Erstellen Sie eine Checkliste, um zu bewerten, ob ein Prozess für die Automatisierung bereit ist. Berücksichtigen Sie dabei Kriterien wie Wiederholbarkeit, Regeln, Datenformat und Ausnahmebehandlung.

🎥 Sehen Sie sich an: Wie Sie KI nutzen können, die sich in Ihren Workspace integrieren lässt

Prompt: Agieren Sie als Technologieberater. Empfehlen Sie die beste Automatisierungplattform für die Bearbeitung von [Aufgabe]. Vergleichen Sie Zapier, Make, ClickUp Automations oder APIs in einem Diagramm mit Vor- und Nachteilen sowie Kosten.

Aufforderung: Ich verwende [Tool A] für CRM und [Tool B] für E-Mail-Marketing. Entwerfen Sie einen Workflow zur Synchronisierung der Kontakte zwischen den beiden. Liste die erforderlichen APIs, Schritte und Sicherheit.

Prompt: Agieren Sie als Workflow-Architekt. Erstellen Sie einen Integrationsplan, in dem ClickUp, Slack und Google Drive für [Prozess] zusammenarbeiten. Legen Sie die genauen Auslöser und Aktionen für die verschiedenen Tools fest.

Aufforderung: Schlüpfen Sie in die Rolle eines Automatisierungsspezialisten. Entwerfen Sie einen Workflow zur Automatisierung von Aufgaben wie [Aufgabe einfügen]. Fügen Sie detaillierte Schritte zur Einstellung der Automatisierung mit tools wie [Tool einfügen] und zur Integration in Plattformen wie [Plattformen einfügen, z. B. Excel, Google Tabellen oder Trello] hinzu.

📖 Lesen Sie auch: Wie Sie ChatGPT für effizientes Projektmanagement nutzen können

Prompt: Agieren Sie als Regel-Engine. Erstellen Sie eine bedingte Logik für eine Automatisierung, die neue Aufgaben je nach Priorität und Abteilung unterschiedlich weiterleitet. Präsentieren Sie dies als IF → THEN-Flussdiagramm.

Prompt: Agieren Sie als Prozessingenieur. Erstellen Sie eine Dokumentationsvorlage für Automatisierung-Workflows mit den folgenden Abschnitten: Übersicht, Auslöser, Aktion, Tools, Ausnahmebehandlung und Eigentümer.

🔍 Wussten Sie schon? Automatisierte Mauterhebungssysteme wie E-ZPass wurden erstmals Ende der 1980er Jahre eingeführt. Zuvor mussten Autofahrer in langen Schlangen an der Kasse warten, sodass die Automatisierung im Straßenverkehr zu einer der ersten Mainstream-Technologien für mehr Komfort wurde.

Prompt: Agieren Sie als Experte für Datenautomatisierung. Stellen Sie einen Schritt-für-Schritt-Plan zur Automatisierung der Datenerfassung, -organisation und Berichterstellung für [Zweck einfügen, z. B. Verkaufsverfolgung, Leistungsüberwachung] bereit. Fügen Sie Anleitungen zur Verwendung von tools wie Google Apps Script, Power Query oder APIs hinzu.

📮 ClickUp Insight: 62 % unserer Befragten verlassen sich auf dialogorientierte KI-Tools wie ChatGPT und Claude. Die vertraute Chatbot-Oberfläche und die vielseitigen Fähigkeiten – zum Generieren von Inhalt, Analysieren von Daten und mehr – könnten der Grund dafür sein, dass sie in verschiedenen Rollen und Branchen so beliebt sind.

Wenn ein Benutzer jedoch jedes Mal zu einer anderen Registerkarte umschalten muss, um der KI eine Frage zu stellen, summieren sich die damit verbundenen Umschaltkosten und Kontextwechselkosten im Laufe der Zeit.

Nicht mit ClickUp Brain. Es befindet sich direkt in Ihrem Arbeitsbereich, weiß, woran Sie gerade arbeiten, versteht Nur-Text-Befehle und gibt Ihnen Antworten, die für Ihre Aufgaben hochrelevant sind! Erleben Sie mit ClickUp eine Verdopplung Ihrer Produktivität!

Prompt: Agieren Sie als Business Analyst. Erstellen Sie eine Automatisierung, die ein Dashboard in [Tool, z. B. Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] mit Echtzeitdaten aus [Quellen] aktualisiert. Skizzieren Sie die Auslöser, Datenumwandlungen und Aktualisierungshäufigkeit.

Prompt: Entwerfen Sie einen automatisierten Workflow, der eingehende Daten vor der Berichterstellung auf Fehler überprüft. Fügen Sie Schritte zur Duplikaterkennung, Format-Prüfung und Benachrichtigungen bei gefundenen Problemen hinzu.

Befehl: Erstellen Sie einen Workflow, bei dem neue Kundenanfragen automatisch eine Aufgabe in ClickUp generieren, verfassen Sie eine Antwort in Gmail über ChatGPT und senden Sie diese zur Genehmigung an einen Manager in Slack.

⚙️ Bonus: Die ClickUp-E-Mail-Automatisierungstemplate automatisiert Ihre E-Mail-Workflows, indem sie E-Mails basierend auf Aufgabenstatus, Fälligkeitsterminen oder Kundenaktionen als Auslöser verwendet. Sie können Sequenzen, Erinnerungen und Follow-ups einrichten, sodass Kampagnen automatisch ausgeführt werden, wodurch manuelle Arbeit reduziert wird und gleichzeitig jede Nachricht termingerecht und zielgerichtet versendet wird.

Befehl: Entwerfen Sie eine Automatisierung, die täglich um 17 Uhr eine Zusammenfassung aller ClickUp-Aufgaben veröffentlicht, die in den Status „Abgeschlossen” verschoben wurden. Geben Sie den Namen der Aufgabe, den Mitarbeiter und die Zeit bis zur Fertigstellung an.

Befehl: Entwerfen Sie eine Automatisierung, die Updates aus [Tool A, z. B. ClickUp] in [Tool B, z. B. Slack] in einem strukturierten täglichen Digest veröffentlicht. Fügen Sie Felder wie Aufgabenstatus, Mitarbeiter und Fälligkeitsdatum hinzu.

🚀 Vorteil von ClickUp: Sie haben nicht immer Zeit, eine Eingabe zu tippen. ClickUp Brain MAX unterstützt die Sprach-zu-Text-Funktion, sodass Sie Eingaben oder Ideen diktieren können, während Sie zwischen Meetings hin- und herwechseln.

Ein Projektleiter kann beispielsweise eine kurze Anfrage stellen, wie „Fasse das gestrige Engineering-Standup-Meeting zusammen und hebe Hindernisse hervor“, und Brain MAX erstellt eine schriftliche Zusammenfassung, die mit der richtigen Aufgabe verbunden ist.

Befehl: Schreiben Sie ein Python-Skript, um Anhänge automatisch aus Gmail herunterzuladen und in Google Drive zu speichern. Fügen Sie Kommentare für die Bereitstellung hinzu.

Prompt: Generieren Sie ein Webhook-Skript, das als Auslöser dient, wenn [Ereignis einfügen, z. B. neues Formular übermitteln] in [Tool] auftritt. Das Skript sollte ChatGPT aufrufen, um das Ereignis zusammenzufassen und es in [Ziel-Tool] zu veröffentlichen. Fügen Sie Bereitstellungsanweisungen hinzu.

Prompt: Agieren Sie als API-Experte. Schreiben Sie die API-Aufrufe, die erforderlich sind, um die Synchronisierung von [Datentyp] zwischen [Tool A] und [Tool B] zu ermöglichen. Geben Sie Authentifizierung, Endpunkt-Beispiele und Strategien zur Fehlerbehandlung an.

🚀 Vorteil von ClickUp: Wenn Sie Umfrageantworten über ClickUp-Formulare sammeln, wird jede Übermittlung zu einer Aufgabe in Ihrem Arbeitsbereich. Das bedeutet, dass die Daten bereits strukturiert und bereit zur Auswertung sind.

Anschließend können Sie ClickUp Brain bitten, die Antworten zu überprüfen, wiederkehrende Themen hervorzuheben und wichtige Zitate zu identifizieren. Wenn beispielsweise mehrere Kunden Schwierigkeiten beim Onboarding erwähnen, kann die KI diesen Trend markieren und Ihnen helfen, dem Onboarding-Team sofort eine Folgeaufgabe zuzuweisen.

Fassen Sie Feedback mit ClickUp Brain zusammen.

Eingabeaufforderung: Ich bin [erwähne das Problem, mit dem du konfrontiert bist, detailliert und mit Hintergrundinformationen]. Helfen Sie mir, den Return on Investment (ROI) für die Automatisierung von [beschreibe den Prozess, z. B. „Rechnungsdateneingabe”] zu schätzen. Liste die zu berücksichtigenden Faktoren, stelle eine Beispiel-Rechenvorlage zur Verfügung und erkläre, wie die Ergebnisse zu interpretieren sind. Ich möchte, dass du [beschreibe detailliert mit Beispielen, wie du die Ausgabe wünschst].

Prompt: Erstellen Sie ein Modell zur Zeitersparnisprognose für die Automatisierung der Lead-Qualifizierung. Freigeben Sie das Ergebnis in einem 12-Monats-Prognose-Diagramm.

Prompt: Generieren Sie drei Szenarien (konservativ, realistisch, aggressiv), die die Auswirkungen der Automatisierung von Kunden-Onboarding-Aufgaben auf die Produktivität des Teams zeigen.

Prompt: Ich stoße in meinem Zapier-Workflow auf [Fehler]. Analysieren Sie mögliche Ursachen, stellen Sie eine Liste diagnostischer Schritte bereit und schlagen Sie Lösungen in einem Format einer Checkliste vor.

🧠 Wissenswertes: Der erste E-Mail-Autoresponder wurde 1971 für ARPANET, das frühe Internet, entwickelt. Er versendete einfache „Out-of-Office”-Benachrichtigungen, um Verzögerungen bei der Beantwortung von E-Mails zu erklären.

Prompt: Agieren Sie als Zuverlässigkeitsingenieur. Schlagen Sie Failover-Strategien vor, wenn ein Automatisierung-Schritt fehlschlägt (z. B. API-Timeout). Geben Sie die Ergebnisse als Entscheidungsbaum aus.

Prompt: Ich bin [aktuelles Setup für Automatisierung]. Schlagen Sie einen Fahrplan vor, um diesen Workflow auf mehrere Abteilungen auszuweiten. Berücksichtigen Sie dabei Abhängigkeiten, Tool-Konsolidierung und Governance-Aspekte.

Aufforderung: Ich bin [erwähne den HR-Team-Kontexten]. Schlagen Sie fünf Automatisierung-Workflows für die Personalabteilung vor, die die Bereiche Personalbeschaffung, Onboarding, Gehaltsabrechnung und Compliance abdecken. Geben Sie Details zu den tools und den Schritten zur Umsetzung an.

📖 Lesen Sie auch: Wie Sie ChatGPT-4o bei der Arbeit einsetzen können

Prompt: Agieren Sie als Berater für Marketing-Automatisierung. Entwerfen Sie fünf Automatisierung-Workflows für Kreativ-Briefings, Freigaben von Assets, Kampagnen-Berichterstellung und Updates für Stakeholder. Geben Sie das Ergebnis als Use-Case-Bibliothek aus.

🚀 Vorteil von ClickUp: Support-Teams verbringen oft Stunden damit, dieselben Fragen zu beantworten, z. B. zum Zurücksetzen von Passwörtern oder zu Rechnungsabfragen. Der vorgefertigte Autopilot-Agent von ClickUp ruft die genauen Schritte aus Ihren Hilfe-Dokumenten ab und antwortet direkt dem Kunden.

Wenn beispielsweise mehrere Kunden Aktualisierungen ihrer Zahlung anfordern, gibt der Agent sofort die entsprechenden Anweisungen, sodass sich Ihr Team auf die Bearbeitung von Problemen konzentrieren kann, die eine persönliche Betreuung erfordern.

📖 Lesen Sie auch: ChatGPT vs. ClickUp: Welches generative KI-Tool ist das beste?

🔍 Wussten Sie schon? Die alten Griechen entwickelten einige der ersten automatisierten Geräte. Der Hero von Alexandria konstruierte im 1. Jahrhundert n. Chr. eine dampfbetriebene Maschine, die oft als das erste bekannte Beispiel für ein programmierbares Gerät angesehen wird.

⚙️ Bonus: Lassen Sie sich von diesen Workflow-Beispielen inspirieren, um Ihrem Team die Freiheit zu geben, große Projekte erfolgreich umzusetzen.

🧠 Wissenswertes: Der erste Industrieroboter hieß Unimate und begann 1961 in einem Werk von General Motors mit der Arbeit. Seine Aufgabe? Das Bewegen heißer Druckgussteile aus Metall. Die Menschen hatten zunächst solche Angst vor ihm, dass sie das Unternehmen dazu zwangen, ihn hinter einem Sicherheitskäfig zu halten.

Wenn beispielsweise eine neue Antwort in einem neuen Google Formular eingeht, können Sie einen Auslöser für ChatGPT aktivieren, der eine E-Mail-Einschätzung erstellt und diese dann als Entwurf in Gmail speichert.

📖 Lesen Sie auch: Workflow-Management: tools, Vorteile und Best Practices

📌 Beispiel: Nehmen wir an, ein Blogger fügt Ideen zu Google Tabellen hinzu.

Ein Zap überwacht neue Zeilen und dient als Auslöser über Zapier, um ChatGPT zu aktivieren, um das Konzept zu einem Blog-Entwurf zu verfeinern. Anschließend erstellt es eine ClickUp Aufgabe mit zugeordneten Feldern wie Titel, Autor und Fälligkeitsdatum. Auf diese Weise gelangen Sie direkt vom Brainstorming von Ideen zu verwalteten, zugewiesenen Arbeit.

Wenn beispielsweise ein Produktteam einen Feature-Rollout-Plan aus ChatGPT in eine ClickUp Aufgabe kopiert, kann die Automatisierung sofort Ingenieure zuweisen, Testaufgaben erstellen und die Qualitätssicherung benachrichtigen, sobald die Entwicklungs-Meilensteine abgeschlossen sind.

📣 Kundenstimme: Jodi Salice von United Way Suncoast teilt freigegeben:

Ich kann gar nicht genug Gutes darüber sagen. Mit der Automatisierung, den Vorlagen und den verschiedenen Tracking- und Ansichtsoptionen kann man mit ClickUp einfach nichts falsch machen.

Verwandeln Sie beispielsweise unübersichtliche Meeting-Notizen in umsetzbare Aufgabe-Übersichten, leiten Sie Formular-Übermittlungen automatisch an den richtigen Eigentümer weiter oder verknüpfen Sie sogar mehrere Aktionen miteinander, z. B. das Erstellen einer kreativen Zusammenfassung und deren direkte Weiterleitung an Slack und per E-Mail zur Genehmigung.

🎥 Sehen Sie sich an: Wie richten Sie Ihren ersten KI-Agenten ein?

⚙️ Bonus: Probieren Sie auch die ChatGPT-Befehle für Content-Marketing und die Vorlagen zur Erstellung von Inhalten von ClickUp aus. Diese sind direkt in ClickUp Docs gespeichert und enthalten zahlreiche gebrauchsfertige Befehle zum Erstellen von Blogs, Social-Media-Beiträgen oder Werbetexten.

Angenommen, ein Marketingmanager erstellt einen monatlichen Leistungsbericht. Er kann den KI-Aufgabe-Manager fragen, welche Kampagnen im vergangenen Monat das höchste Engagement erzielt haben, und erhält eine Zusammenfassung, verknüpft mit Aufgaben, Kampagnenbeschreibungen und kreativen Assets.

Beispielsweise kann ein Personalchef, der sich auf die jährlichen Mitarbeitergespräche vorbereitet, Brain MAX bitten, die Leistungsnotizen der Mitarbeiter, die fertiggestellten Aufgaben und das Feedback der Kollegen zu analysieren.

Das System erstellt einen detaillierten Bericht, in dem die Stärken, Verbesserungsmöglichkeiten und bemerkenswerten Leistungen jedes Teammitglieds hervorgehoben werden. Mit diesen konsolidierten Informationen kann der Personalchef Bewertungen effizienter durchführen und aussagekräftiges, datengestütztes Feedback geben, das die Leistungen der Teammitglieder unterstützt.

🎥 Ansehen: Nutzen Sie das unbegrenzte Potenzial von Brain MAX

Ein Kundensupport-Team kann als Beispiel ein Dokument mit wiederverwendbaren Eingabeaufforderungen erstellen, um Ticket-Antworten zu verfassen, Kundenfeedback zusammenzufassen und Probleme zu eskalieren.

An Tagen mit hohem Arbeitsaufkommen öffnen die Mitarbeiter das Dokument, wählen eine bewährte Eingabeaufforderung aus und erstellen präzise Antworten, die den Teamstandards entsprechen. Mit der Zeit entwickelt sich das Dokument zu einer Wissensdatenbank, die neue Mitarbeiter vom ersten Tag an nutzen können, wodurch sich die Einarbeitungszeit erheblich verkürzt.