Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie auf dem Weg zu einer Baustelle sind, Ihr Telefon wegen einer anderen Baustelle heiß läuft und Sie im Kopf schon den Einsatzplan für eine dritte Baustelle umschreiben?
Willkommen im Leben eines Managers mehrerer Projekte.
Die meisten Teams verlassen sich letztendlich oft auf Systeme, die nicht für mehrere Projekte skalierbar sind. Allerdings nicht freiwillig!
Das passiert nun mal, wenn das Business gut läuft. 🤷🏽♀️
Wie auch immer, in diesem Blog geht es nicht darum, Ihnen noch mehr Arbeit aufzubürden.
Stattdessen zeigen wir Ihnen, wie Sie ein einfaches, wiederholbares System aufbauen können, um mehrere Bauprojekte zu verwalten, ohne sich zu verausgaben, Doppelbuchungen zu machen oder ständig mit Ihren Mitarbeitern telefonieren zu müssen.
⭐ Empfohlene Vorlage
Diese Vorlage für den Statusbericht mehrerer Projekte wurde entwickelt, um die Verwaltung mehrerer Bauprojekte gleichzeitig zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Aktualisierungen oder Fristen verpassen.
Mit einem zentralen Dashboard ermöglicht diese Vorlage Projektmanagern, den Fortschritt zu verfolgen, Ressourcen zuzuweisen und Risiken an mehreren Standorten zu überwachen – alles in Echtzeit. Die anpassbaren Felder und automatisierten Funktionen für die Berichterstellung bieten eine klare Übersicht über den Status jedes Projekts und helfen den Teams, sich abzustimmen und Probleme proaktiv anzugehen, bevor sie eskalieren.
Verwenden Sie es für:
- Verfolgen Sie den Fortschritt des Baus, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und Inspektionspläne für jedes Projekt an einem Ort.
- Überwachen Sie die Gerätenutzung, Materiallieferungen und Lagerbestände mit benutzerdefinierten Feldern.
- Weisen Sie Subunternehmern, Ingenieuren und Bauleitern Aufgaben zu und verfolgen Sie deren Umsetzung.
- Visualisieren Sie Projektphasen, Abhängigkeiten und kritische Pfade mit auf das Bauwesen ausgerichteten Gantt-Diagrammen.
Die Komplexität der Überwachung mehrerer Baustellen
Die Verwaltung eines einzelnen Bauprojekts erfordert eine genaue Projektplanung und eine ständige Überwachung des Projektfortschritts.
Stellen Sie sich nun vor, Sie jonglieren mehrere Projekte gleichzeitig – jedes mit seinem eigenen Zeitplan, seinen eigenen Mitgliedern des Teams und seinen eigenen kritischen Aufgaben. Plötzlich haben Sie es mit folgenden Herausforderungen zu tun:
❗️Koordination zahlreicher Teams❗️Vielfältige Subunternehmer❗️Sich überschneidende Ressourcen❗️Unterschiedliche lokale Vorschriften
Jede neue Baustelle bringt zusätzliche Komplexität mit sich: unterschiedliche Projekt-Meilensteine, einzigartige Sicherheitsanforderungen, schwankende Ressourcenverfügbarkeit und separate Projektbeteiligte, die aufeinander abgestimmt werden müssen.
Beispielsweise wirkt sich eine verspätete Genehmigung oder Lieferung nicht nur auf ein einzelnes Projekt aus, sondern kann zu Engpässen bei allen Ihren Projekten führen, die sich auf Alles auswirken, von der Gerätenutzung bis hin zu Inspektionen.
Hinzu kommt noch die eigentliche Zusammenarbeit:
❗️Vorarbeiter senden Updates per Text❗️Architekten senden Informationsanfragen❗️Beschaffungsfragen gehen in Tabellen unter❗️Entscheidungen müssen unter Zeitdruck getroffen werden
Fazit? Die Pflege der Projektdokumentation, die Vermeidung von Projektverzögerungen und die Organisation verschiedener Projekte sind keine leichte Aufgabe.
Und schreiben Sie es nicht einfach als schlechte Kommunikation oder mangelnden Aufwand ab. Dies sind einfach inhärente Herausforderungen beim Projektmanagement mehrerer Bauprojekte mit konkurrierenden Terminen.
Aber was wäre das Leben ohne ein paar Herausforderungen? 😉
Häufige Herausforderungen beim Projektmanagement mehrerer Projekte
Im Projektmanagement kommt es selten vor, dass Verzögerungen auf einen einzigen größeren Fehler zurückzuführen sind.
Vielmehr ist es die Anhäufung kleiner Probleme – versäumte Aktualisierungen, widersprüchliche Projektzeitpläne, verlorene Projektdaten –, die sich summieren und Ihre Zeitleisten zu gefährden drohen.
Hier ein kurzer Überblick über häufige Herausforderungen beim Projektmanagement mehrerer Projekte – und warum sie auftreten:
| ⚠️ Herausforderung | ❗️Warum es passiert |
|---|---|
| Verpasste Fristen | Begrenzte Ressourcen, wie spezialisierte Teams oder Ausrüstung, werden für mehrere Projekte eingeplant, ohne dass eine klare Ressourcenzuweisung erfolgt, was zu Konflikten führt. |
| Personalüberschneidungen und Doppelbuchungen | Begrenzte Ressourcen wie spezialisierte Teams oder Ausrüstung werden für mehrere Projekte eingeplant, ohne dass eine klare Ressourcenzuweisung erfolgt, was zu Konflikten führt. |
| Unübersichtliche Kommunikation | Aktualisierungen erfolgen über Texte, E-Mails, Walkie-Talkies und persönliche Gespräche – ohne einen zentralen hub gehen wichtige Informationen unter. |
| Nacharbeiten und Kostenüberschreitungen | Ohne eine konsequente Nachverfolgung der Projektmeilensteine und des Projektfortschritts arbeiten Teams mit veralteten oder falschen Informationen, was zu kostspieligen Nacharbeiten führt. |
| Inkonsistente Berichterstellung | Verschiedene Projektmanager verwenden unterschiedliche Formate für die Projektdokumentation, was es schwierig macht, den Fortschritt zu überwachen oder Aktualisierungen effizient mit den Beteiligten zu teilen. |
| Verlorene oder isolierte Infos | Wichtige Dokumente wie Genehmigungen, Informationsanfragen, Sicherheitsberichte und Fotos werden an verschiedenen Speicherorten gespeichert, was zu Verzögerungen führen kann, wenn sie dringend benötigt werden. |
| Burnout & Entscheidungsmüdigkeit | Die Verwaltung zahlreicher Projekte bedeutet, täglich Hunderte von wichtigen Entscheidungen zu treffen. Ohne effektive Tools für das Projektmanagement führt dies schnell zu geistiger Erschöpfung und Fehlern. |
🧠 Wissenswertes: Als das Empire State Building gebaut wurde , schritten die Arbeiten mit außergewöhnlicher Geschwindigkeit voran: Innerhalb von nur 10 Arbeitstagen errichteten die Bauarbeiter 14 komplette Stockwerke, dank sorgfältigem Plan und einem Fließbandansatz für standardisierte Materialien.
Jeden Tag luden Tausende von Arbeitern riesige Lieferungen aus und installierten sie – 16.000 Trennwandplatten, 5.000 Säcke Zement, 450 Kubikmeter Sand und 300 Säcke Kalk. Für das Projekt wurden außerdem 57.480 Tonnen Stahl in einer einzigen Bestellung bestellt – die größte Bestellung, die es bis dahin jemals gegeben hatte – und damit sogar mehr als die Stahlbestellungen für das Chrysler Building und 40 Wall Street zusammen!
Wie man mehrere Bauprojekte erfolgreich verwaltet
Die effektive Verwaltung mehrerer Projekte hängt im Wesentlichen von einem Faktor ab: einem einzigen wiederholbaren System, das sich auf alle Ihre Projekte skalieren und anpassen lässt.
So bleibt die Verbindung Ihrer Bauworkflows erhalten, und sie sind transparent und kommen ohne ständiges Mikromanagement voran.
Dieser Abschnitt unterteilt das Thema in acht Kernpraktiken, die zusammen einen zuverlässigen, skalierbaren Workflow für das Multi-Projektmanagement bilden. Beginnen Sie mit einer, bauen Sie nach und nach darauf auf – aber überspringen Sie nicht die Grundlagen.
1. Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle
Wenn jede Baustelle ihre eigenen Tabellen, Text-Threads und Aktenschränke hat, wird es schnell unübersichtlich. Der erste Schritt ist einfach: Führen Sie alles in einem gemeinsamen System zusammen.
Denken Sie daran:
- Ein Ort für alle Pläne für Projekte
- Ein Ort für Zeitpläne, RFIs, Dokumente, Fotos und Updates
- Ein Ort, an dem Sie schnell den Status jedes Auftrags überprüfen können, ohne die Posteingänge durchsuchen oder herumfragen zu müssen.
Das bedeutet nicht, dass alle gezwungen werden, bewährte Verfahren aufzugeben, sondern dass eine Ebene geschaffen wird, auf der alle Aktivitäten auf der Baustelle nachverfolgt werden können und sichtbar sind, unabhängig davon, mit welchem Tool Ihr Team vor Ort kommuniziert.
Etwas wie ClickUp Spaces und ClickUp Projekt Hierarchie kann hier eine große Hilfe sein, um systematisch diese eine einzige Quelle der Wahrheit aufzubauen.

Jedes Projekt kann dann mithilfe spezieller Bereiche oder Ordner klar organisiert werden, wodurch eine eindeutige Trennung zwischen den Projekten gewährleistet ist, während gleichzeitig alles auf einer einheitlichen Plattform verbleibt. Innerhalb jedes Projekts können Sie mithilfe von Listenansichten die Arbeit in sinnvolle Phasen oder Kategorien unterteilen, z. B. Planung, Beschaffung oder Ausführung, sodass jede Phase leicht zu navigieren und zu verwalten ist.

In diesen Listen erfassen Aufgaben bestimmte Aktionen, Ergebnisse oder Meilensteine und bieten so detaillierte Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit. Diese Struktur sorgt für Klarheit, indem sie die Details jedes Projekts organisiert und zugänglich hält. Der gesamte Workspace fungiert jedoch als einzige Informationsquelle, in der Teams ganz einfach ein einzelnes Projekt heranzoomen oder den Fortschritt aller Projekte auf einmal anzeigen können!
Wie auch immer Sie es tun – mit Software oder Tabellenkalkulationen – die Zentralisierung Ihrer Projektdaten ist unverzichtbar.
⚡️ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für das Baumanagement
2. Standardisieren Sie die Strukturierung von Projekten
Jede Baustelle ist anders. Aber die Art und Weise, wie Sie sie organisieren, sollte es nicht sein.
Eine der schnellsten Methoden, Zeit (und Ihre Nerven) zu verlieren, ist es, jedes Projekt von Grund auf neu aufzubauen.
Erstellen Sie stattdessen einen wiederholbaren Entwurf oder eine Vorlage für die Festlegung des Umfangs, die Aufteilung und die Nachverfolgung all Ihrer Projekte, damit Ihr Team unabhängig von Größe und Standort immer weiß, was als Nächstes ansteht.
Dazu gehören:
- Ein einheitlicher Ablauf der Projektphasen (Abriss, Fundament, Rohbau usw.)
- Standardisierte Strukturen für das Aufgabenmanagement für alle Standorte
- Ein zuverlässiges Benennungssystem für Gewerke, Aufgaben und Termine
- Wiederverwendbare Vorlagen, damit Teams vom ersten Tag an aufeinander abgestimmt sind
Die Abstimmung des verschiedenen Aufwands erforderte ein Leistungssystem, das nicht nur einheitlich, sondern auch transparent war. Sektorübergreifende OKRs verknüpften die Maßnahmen aller Partner mit den nationalen Ergebnissen. Echtzeit-Dashboards sorgten dafür, dass der Fortschritt sichtbar und umsetzbar war.
Aber die Zahlen allein reichten nicht aus. Wir mussten zwischen widersprüchlichen Zielen vermitteln, Vertrauen zwischen den Institutionen aufbauen und Raum für konstruktive Verhandlungen schaffen. Mit der Zeit entstand eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung, in der Erfolg durch kollektiven Fortschritt definiert wurde.
Die Abstimmung der verschiedenen Aufwände erforderte ein Leistungssystem, das nicht nur einheitlich, sondern auch transparent war. Sektorübergreifende OKRs verknüpften die Aufwände aller Partner mit den nationalen Ergebnissen. Echtzeit-Dashboards sorgten dafür, dass der Fortschritt sichtbar und umsetzbar war.
Aber die Zahlen allein reichten nicht aus. Wir mussten zwischen widersprüchlichen Zielen vermitteln, Vertrauen zwischen den Institutionen aufbauen und Raum für konstruktive Verhandlungen schaffen. Mit der Zeit entstand eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung, in der Erfolg durch kollektiven Fortschritt definiert wurde.
Wenn Sie dieses Setup beschleunigen möchten, bieten Ihnen Vorlagen für das Projektmanagement wie die ClickUp-Vorlage für das Baumanagement einen vorgefertigten Arbeitsbereich, in dem Sie alles zentralisieren können.
Im Lieferumfang enthalten:
- Standortspezifische Ordner
- Benutzerdefinierte Aufgaben-Workflows nach Phase (z. B. Aushub, Gerüstbau, Inspektionen)
- Space für RFIs, Sicherheitsdokumente und Fotos von der Baustelle
- Integrierte Ansichten für Gantt-Diagramme, Boards oder Zeitleisten
Durch die Standardisierung Ihrer Struktur ersparen Sie sich unnötige Fragen, redundante Arbeit und Projekt-Setups, die sich jedes Mal wie eine Neuerfindung des Rades anfühlen.
🧠 Wissenswertes: Die Golden Gate Bridge war bei ihrer Eröffnung im Jahr 1937 mit einer Hauptspannweite von 4.200 Fuß die längste Hängebrücke der Welt. Sie blieb bis 1964 Weltrekordhalterin und zeugte von mutiger Ingenieurskunst während der Weltwirtschaftskrise.
3. Machen Sie die Sichtbarkeit von Projekten zu einer unverzichtbaren Voraussetzung
Wenn Sie drei oder mehr Baustellen beaufsichtigen, reicht es nicht aus, „bei Problemen vorbeizuschauen“.
Sie benötigen Echtzeit-Sichtbarkeit für jedes Projekt – ohne Updates zu verfolgen, Tabellen zu aktualisieren oder auf eine Antwort per Text zu warten.
Wenn Sie Fragen wie die folgenden nicht sofort beantworten können:
- „Welcher Auftrag liegt hinter dem Zeitplan zurück?“
- „Wo steht diese Inspektion noch aus?“
- „Auf welcher Baustelle stehen Geräte ungenutzt herum?“
Dann haben Sie keine Sichtbarkeit, sondern nur Unruhe. Die Lösung hierfür ist nicht Mikromanagement. Es bedeutet, ein System zu schaffen, in dem Aktualisierungen automatisch eingehen und in dem Sie je nach dem von Ihnen benötigten Detaillierungsgrad hinein- oder herauszoomen können.
So sieht Sichtbarkeit in der Praxis aus:
- Vorlagenbasierte Bauzeitpläne, die zeigen, was auf allen Baustellen geschieht (und was nicht)
- Nachverfolgung des Fortschritts nach Phase oder Gewerke
- Farbcodierte Dashboards, die Risiken oder Verzögerungen hervorheben, ohne dass Sie sich durch Dutzende von Registerkarten kämpfen müssen.
- Automatische Benachrichtigungen, wenn Meilensteine verpasst werden oder wichtige Aufgaben gefährdet sind
In ClickUp können Sie Dashboards verwenden, um alle Ihre Baustellen in einer Ansicht zusammenzufassen – mit Widgets, die Budgets, den Fortschritt nach Phasen, Inspektionszeitleisten oder sogar die Leistung von Subunternehmern verfolgen.
Richten Sie benutzerdefinierte Ansichten ein, um nach Standort, Gewerke, Team oder Risikostufe zu filtern, damit Sie nicht irrelevante Informationen durchforsten müssen, wenn Sie schnell Antworten benötigen.

ClickUp Brain, der KI-gestützte Assistent von ClickUp, hebt diese Sichtbarkeit auf die nächste Stufe.
Als Ihr intelligenter Projektassistent ermöglicht Ihnen ClickUp Brain, Fragen in natürlicher Sprache zu stellen, wie „Welche Projekte liegen hinter dem Zeitplan zurück?“ oder „Welche Inspektionen stehen noch aus?“, und liefert Ihnen sofort klare, umsetzbare Antworten.

Es kann Projektaktualisierungen zusammenfassen, Risiken hervorheben und Schlüssel-Erkenntnisse aus all Ihren Projekten hervorheben, sodass Sie immer mit den neuesten Informationen ausgestattet sind. Ganz gleich, ob Sie eine schnelle Statusaktualisierung, eine Zusammenfassung der letzten Aktivitäten oder Hilfe bei der Suche nach bestimmten Dokumenten oder Aufgaben benötigen – mit ClickUp Brain bleiben Sie mühelos auf dem Laufenden und können zuversichtliche Entscheidungen treffen, und das alles von einem einzigen Ort aus.
4. Koordinieren Sie Zeitpläne standortübergreifend – nicht isoliert
Wenn Ihr Zimmerer-Team am Monday auf Baustelle A und am Dienstag auf Baustelle B eingeplant ist, Baustelle A jedoch in Verzug gerät, haben Sie gerade einen Dominoeffekt in Ihrer Planung ausgelöst.
Ein solcher Konflikt entsteht nicht, weil der Zeitplan falsch war, sondern weil keine Verbindung zwischen ihm und dem Rest Ihrer Abläufe bestand.
Die Koordination mehrerer Standorte erfordert mehr als nur die Planung von Terminen. Sie müssen die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, die Übergabe von Geräten, die Zeitleisten von Subunternehmern, Inspektionen, Genehmigungen und die Lieferlogistik unter einen Hut bringen. Jede verpasste Übergabe kostet Sie Zeit, Geld und vielleicht auch ein paar unschöne Worte über Funk.
Was funktioniert? Ein zentralisiertes, visuelles Planungssystem, mit dem Sie:
- Sehen Sie den Zeitplan für jeden Auftrag auf einen Blick
- Erkennen Sie Überschneidungen, bevor sie zu Problemen werden.
- Verteilen Sie Ressourcen dynamisch, wenn sich Zeitleisten ändern.
- Koordinieren Sie Subunternehmer an verschiedenen Standorten, ohne ständig Anrufe tätigen und Einladungen zum Kalender versenden zu müssen.
Ein einfacher Kalender reicht hier nicht aus. Sie benötigen ein intelligentes System, das Probleme schon im Vorfeld erkennt! ClickUp Calendar ist eine robuste, integrierte Planungsplattform, mit der Sie alle Zeitleisten für Projekte, Ressourcenzuweisungen und Teamaktivitäten in Ihrem Unternehmen zentralisieren können.

Es fungiert als dynamische Drehscheibe, die Aufgaben, Meilensteine, Meetings und Abhängigkeiten aus mehreren Projekten und Spaces synchronisiert. Es unterstützt die bidirektionale Echtzeit-Integration mit externen Kalendern (wie Google Kalender und Outlook) und stellt so sicher, dass Aktualisierungen in ClickUp sofort überall dort angezeigt werden, wo Ihr Team arbeitet.
Mit der Zeit kann die KI sogar Projektanforderungen, die Fähigkeiten der Mitarbeiter und historische Workload-Daten analysieren, um optimale Verteilungen von Aufgaben und Zeitpläne zu empfehlen.
📮 ClickUp Insight: 92 % der Mitarbeiter verwenden uneinheitliche Methoden für die Nachverfolgung von Aktionselementen, was das Ergebnis versäumter Entscheidungen und verzögerter Ausführung ist.
Ob Sie nun Follow-up-Notizen versenden oder Tabellenkalkulationen verwenden – der Prozess ist oft unübersichtlich und ineffizient. Die Aufgabenmanagement-Lösung von ClickUp sorgt für eine nahtlose Umwandlung von Unterhaltungen in Aufgaben, sodass Ihr Team schnell handeln und auf dem gleichen Stand bleiben kann.
➡️ Weiterlesen: Wie man effektive Projektziele festlegt (mit Beispielen)
5. Sorgen Sie für klare und zentralisierte Kommunikation
Wenn Sie jemals das Spiel „Wer hat was wann gesagt?“ auf einer Baustelle gespielt haben, wissen Sie, wie kostspielig Missverständnisse sein können. Bei mehreren laufenden Projekten führen verstreute Nachrichten in E-Mails, Texten, Anrufen und Walkie-Talkies zu Verwirrung und Fehlern.
Der Schlüssel liegt darin, die Kommunikation an einem Ort zu zentralisieren, den alle nutzen, beispielsweise in einem integrierten Chat oder in Aufgaben des Projekts mit Kommentaren, damit Fragen schnell beantwortet und Entscheidungen besser protokolliert werden können.
Das bedeutet:
- Verwendung gemeinsamer Kommentar-Threads, die mit bestimmten Aufgaben oder Dokumenten verknüpft sind
- Dokumentieren Sie RFIs, Änderungsaufträge und Genehmigungen so, dass sie für das gesamte Team einsehbar sind.
- Vermeiden Sie Informationssilos, indem Sie Büromitarbeiter, Subunternehmer und Bauleiter auf derselben Plattform miteinander verbinden.
- Führen Sie schnelle, informelle Besprechungen direkt am Arbeitsplatz durch, z. B. per Instant Messaging oder kurzen Telefonaten, damit nichts durch das Warten auf eine Antwort per E-Mail verzögert wird.
ClickUp hilft Ihnen bei der Organisation und Zugänglichkeit der Projektkommunikation, indem es Echtzeit-Chat sowie zugewiesene Kommentare zu Aufgaben und Dokumenten kombiniert. Das bedeutet, dass jede Frage, jede Aktualisierung oder jede Genehmigung leicht zu finden und immer mit der entsprechenden Arbeit verknüpft ist, wodurch Fehler reduziert und Zeit gespart wird.
Da alles an einem Ort zusammengefasst ist, können Teams Probleme schneller lösen und bleiben auf dem Laufenden, ohne Informationen suchen zu müssen. Zentralisierte, durchsuchbare Unterhaltungen stellen sicher, dass jeder über den Kontext verfügt, um Projekte voranzutreiben und bessere Ergebnisse zu erzielen. Kein Kontextwechsel mehr.
Vor ClickUp arbeiteten alle isoliert voneinander. Die Mitarbeiter und Teams kommunizierten nicht über die Projekte, an denen sie arbeiteten, sodass wir viel Zeit mit doppelter Arbeit verschwendeten.
Früher haben wir zusätzliche Stunden damit verbracht, Routineaufgaben manuell zu erledigen, wie z. B. Projekte an unser Team zu übergeben, Aufgaben zu erstellen und Links einzufügen. Jetzt nutzen wir diese Zeit, um vorauszuplanen und mehr Workflows des Teams auf ClickUp zu verlagern.
Vor der Automatisierung mussten wir jedes Mal, wenn ein Texter eine Aufgabe fertiggestellt hatte, manuell an die Vorgesetzten weiterleiten, dass der Text fertig war. Das konnte bis zu 36 Stunden dauern. Es ist großartig, weil das gesamte Team seine täglichen Aufgaben in ClickUp nachverfolgt.
Wir haben andere Plattformen ausprobiert, aber keine davon bot das Maß an benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten und Automatisierung, das wir benötigten. Mit ClickUp können wir einen transparenten Betrieb gewährleisten.
Vor ClickUp arbeiteten alle isoliert voneinander. Die Mitarbeiter und Teams kommunizierten nicht über die Projekte, an denen sie arbeiteten, sodass wir viel Zeit mit doppelter Arbeit verschwendeten.
Früher haben wir zusätzliche Stunden damit verbracht, Routineaufgaben manuell zu erledigen, wie z. B. Projekte an unser Team zu übergeben, Aufgaben zu erstellen und Links einzufügen. Jetzt nutzen wir diese Zeit, um vorauszuplanen und mehr Workflows des Teams auf ClickUp zu verlagern.
Vor der Automatisierung mussten wir jedes Mal, wenn ein Texter eine Aufgabe fertiggestellt hatte, manuell an die Vorgesetzten weiterleiten, dass der Text fertig war. Das konnte bis zu 36 Stunden dauern. Es ist großartig, weil das gesamte Team seine täglichen Aufgaben in ClickUp nachverfolgt.
Wir haben andere Plattformen ausprobiert, aber keine davon bot das Maß an benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten und Automatisierung, das wir benötigten. Mit ClickUp können wir einen transparenten Betrieb gewährleisten.
6. Verfolgen Sie den Fortschritt genau und verwalten Sie Termine proaktiv
Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig betreuen, kann eine versäumte Frist an einem Standort schnell zu kostspieligen Verzögerungen an anderen Standorten führen. Bis zur letzten Minute zu warten, um den Fortschritt zu überprüfen, ist wie der Versuch, ein undichtes Dach während eines Sturms zu reparieren – es ist stressig und teuer.
Führen Sie stattdessen regelmäßige Kontrollen des Fortschritts durch und nutzen Sie klare Meilensteine, um Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. So können Sie Probleme erkennen, bevor sie sich zu einem Schneeball entwickeln, und haben Zeit, Ressourcen neu zuzuweisen oder Zeitpläne anzupassen.
Zu den wichtigsten Taktiken gehören:
- Aufteilung jedes Projekts in Phasen mit klaren Zielvorgaben
- Legen Sie klare Meilensteine und Fristen fest, damit jeder versteht, worauf es ankommt.
- Regelmäßige Status-Updates, die Risiken hervorheben, nicht nur fertiggestellte Aufgaben
- Klare Eskalationswege, wenn etwas aus dem Ruder läuft
- Erstellen Sie einen kritischen Pfad, um zu wissen, welche Aufgaben unbedingt im Zeitplan bleiben müssen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Hier kommen Tools wie die Gantt-Diagramme von ClickUp ins Spiel, mit denen Sie die gesamte Zeitleiste des Projekts visualisieren und den kritischen Pfad identifizieren können – also die Abfolge von Aufgaben, die sich direkt auf Ihren Termin auswirken. Wenn eine Verzögerung droht, sehen Sie genau, woher sie kommt und wie sie sich auf andere Aufgaben auswirkt.
Außerdem zeigen Aufgabenabhängigkeiten automatisch, welche Aufgaben von anderen abhängig sind, sodass Sie Prioritäten und Ressourcenzuweisungen schnell anpassen können.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie diese Vorlage für die Projektstrukturplanung, um jedes Projekt in klare, umsetzbare Unteraufgaben zu unterteilen und so für mehr Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit zu sorgen. Aktualisieren Sie regelmäßig den Status der Aufgaben, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Dank der Zeitleiste können Sie Engpässe schnell identifizieren und Zeitpläne bei Bedarf anpassen.
7. Machen Sie Dokumentation und Wissensaustausch zu einer Priorität
Bei der Verwaltung mehrerer Bauprojekte ist eine klare, leicht zugängliche Dokumentation ein Lebensretter. Ob Spezifikationen, Änderungsaufträge, Sicherheitsverfahren oder gewonnene Erkenntnisse – wenn alles gut organisiert und leicht zu finden ist, lassen sich kostspielige Missverständnisse und wiederholte Fehler vermeiden.
Das bedeutet, ein zentralisiertes System einzurichten, mit dem Ihr Team:
- Speichern Sie Pläne für Projekte, Genehmigungen und Handbücher
- Verfolgen Sie Überarbeitungen und Aktualisierungen wichtiger Dokumente.
- Freigeben Sie Ihre Erfahrungen und Best Practices standortübergreifend.
- Schneller Zugriff auf Alles, auch unterwegs
Ohne diese Informationen verschwenden Teams Zeit mit der Suche nach Informationen oder riskieren, mit veralteten Daten zu arbeiten, was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Es wäre jedoch nicht hilfreich, wenn die Hälfte davon in Google Docs, die andere Hälfte als Loom-Videos und der Rest irgendwo in „diesem“ Confluence-Dokument gespeichert wäre.
Sie benötigen ein Wissensmanagementsystem, das alles zusammenführt, wie zum Beispiel:
- Erstellen und freigeben Sie Sicherheitsprotokolle, Projektstrukturpläne und mehr in ClickUp Docs.
- Finden Sie mit der vernetzten Suche von ClickUp, die Aufgaben, Dokumente, Kommentare und mehr durchsucht, sofort jedes Detail.
- Erfassen und freigeben Sie kurze Erklärungen mit ClickUp Clips für Bildschirmaufnahmen oder Voice Clips für Audio-Notizen – so werden komplexe Anweisungen klar und leicht verständlich.
- Verwandeln Sie Meetings in durchsuchbares Wissen mit dem KI-Notizbuch von ClickUp, das automatisch Transkripte und Zusammenfassungen für einen schnellen Überblick und eine bessere Nachvollziehbarkeit erstellt.
Sehen Sie sich das Wissensmanagement von ClickUp in Aktion an. 👇🏼
Indem Sie Wissen leicht auffindbar, freigeben und aktualisierbar machen, sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und ermöglichen Ihrem Team, schneller und intelligenter auf allen Baustellen zu arbeiten.
➡️ Weiterlesen: Kostenlose Vorlagen zur Priorisierung von Projekten, um Ihre Aufgaben zu organisieren
8. Automatisieren Sie Routineaufgaben, um Projekte voranzutreiben
Ihr größter Feind bei mehreren Projekten? Wiederholte Aufgaben wie das Versenden von Erinnerungen, das Aktualisieren des Status oder das Zuweisen der nächsten Schritte! Diese Dinge können schnell Ihren ganzen Tag in Anspruch nehmen – und diese Zeit könnten Sie besser für die Lösung größerer Probleme nutzen.
Beispielsweise können Sie Folgendes automatisieren:
- Der Status der Aufgaben wird automatisch aktualisiert, sobald der Fortschritt der Arbeit voranschreitet, sodass Sie immer wissen, wo Sie stehen, ohne ständig nach Updates suchen zu müssen.
- Erinnerungen für Inspektionen, Sicherheitsüberprüfungen oder Wartungsarbeiten an Geräten, um Hektik in letzter Minute oder versäumte Termine zu vermeiden.
- Automatische Zuweisung von Folgeaufgaben, wenn vorherige Schritte fertiggestellt oder verzögert sind, damit nichts übersehen wird.
- Warnmeldungen, wenn wichtige Meilensteine gefährdet sind, geben Ihnen Zeit, Pläne anzupassen, bevor Probleme eskalieren.

Mit den Automatisierungen von ClickUp können Sie diese Art von Auslösern umschalten oder einstellen, wodurch manuelle Routinearbeiten entfallen und Ihre Projekte reibungslos ablaufen.
Darüber hinaus gehen die Autopilot Agents von ClickUp noch einen Schritt weiter, indem sie proaktiv Updates erstellen, den Fortschritt zusammenfassen und nächste Schritte vorschlagen – so verbringen Sie weniger Zeit mit der Verwaltung und mehr Zeit mit der Leitung.

Unverzichtbare Tools für das Projektmanagement von Bauprojekten
Die richtige Kombination aus Software für das Projektmanagement kann Ordnung in das Chaos bringen, Ihnen helfen, Probleme zu vermeiden und jeden Bauplatz voranzubringen.
Hier sind 10 Must-haves:
- ClickUp ist die Allround-App für die Arbeit, die Terminplanung, Fortschrittsverfolgung, Dokumentation und Teamkommunikation vereint. Mit Features wie Gantt-Diagrammen, Dashboards, Automatisierungen und KI bietet sie Projektmanagern vollständige Transparenz über alle Baustellen hinweg – so können Sie den Fortschritt verfolgen, Workloads verwalten und Verzögerungen verhindern, bevor sie auftreten.
- Procore ist eine auf das Bauwesen ausgerichtete Plattform, die für die Zusammenarbeit im Feld, Informationsanfragen, Zeichnungen, Nachverfolgung der Sicherheit und vieles mehr entwickelt wurde. Sie zentralisiert Projektdaten und vereinfacht die Koordination zwischen Auftragnehmern, Subunternehmern und internen Teams, wodurch die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Großprojekte erleichtert wird.
- PlanGrid (von Autodesk) ermöglicht es Ihren Teams vor Ort, Baupläne und Baudokumente in Echtzeit anzuzeigen, zu teilen und mit Anmerkungen zu versehen. Es hilft, Nacharbeiten zu reduzieren, stellt sicher, dass die Teams immer die aktuellsten Pläne verwenden, und sorgt für eine strenge Dokumentenkontrolle über alle Standorte hinweg.
- Smartsheet kombiniert die Vertrautheit einer Tabellenkalkulation mit leistungsstarken Features zur Automatisierung der Arbeitsprozesse und zur Nachverfolgung von Projekten. Für Manager, die mehrere Projekte betreuen, ist es eine solide Option zur Nachverfolgung von Zeitleisten, zur Verwaltung von Ressourcen und zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte.
- Bluebeam Revu eignet sich ideal zum Markieren und gemeinsamen Bearbeiten von Bauzeichnungen, PDFs und Einreichungen. Es ist besonders nützlich für Workflows zur Planprüfung und zur Gewährleistung der Konsistenz in der Dokumentation.
- BIM 360 hilft dabei, Design- und Bauteams miteinander zu verbinden, und bietet cloudbasierte Workflows für die Dokumentenkontrolle, die Zusammenarbeit beim Design und die Ausführung vor Ort. Es ist ein unverzichtbares tool für große Infrastruktur- und Design-Build-Projekte.
- Fieldwire bietet Baustellenleitern die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, Mängellisten zu verfolgen und den Fortschritt von einem mobilen Gerät aus zu überwachen. Es ist ein leistungsstarkes tool für die Koordination vor Ort, insbesondere bei mehreren aktiven Baustellen.
- Buildertrend bietet Tools für die Terminplanung, Budgetierung und Kundenkommunikation, die speziell für den Wohn- und Gewerbebau entwickelt wurden. Es ist ideal, um Clients auf dem Laufenden zu halten und Ihr internes Team bei der Verwaltung mehrerer Projekte zur Rechenschaft zu ziehen.
- CoConstruct ist eine Managementlösung für Bauunternehmer und Renovierer von benutzerdefinierten Eigenheimen. Es vereint Projektplanung, Nachverfolgung des Budgets und Kundenauswahl an einem Ort und hilft Ihnen so, die Workflows bei mehreren Bauprojekten zu optimieren.
- Google Workspace wurde zwar nicht speziell für die Baubranche entwickelt, aber Docs, Sheets, Drive und Kalender sind nach wie vor unverzichtbar für das Freigeben von Dateien, die Zusammenarbeit an Dokumenten und die Verwaltung der Kommunikation zwischen Teams und Projekten.
➡️ Weiterlesen: Wie viele Projekte sind zu viele, um sie gleichzeitig zu verwalten?
Verwalten Sie mehrere Projekte und mehr mit ClickUp
Die Kurzfassung für das Management mehrerer Bauprojekte? Durch das Setzen klarer Prioritäten, die Aufrechterhaltung von Echtzeit-Sichtbarkeit, die Ermittlung kritischer Pfade und die Automatisierung von Routineaufgaben sparen Sie Zeit und vermeiden kostspielige Fehler.
Darüber hinaus können flexible Tools wie ClickUp alles an einem Ort zusammenführen – von der Nachverfolgung des Fortschritts und der Kommunikation bis hin zur Dokumentenverwaltung und KI-gestützten Unterstützung –, sodass Sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und mehr Zeit damit, Ihre Bauprojekte zum Abschluss zu bringen.
Sind Sie bereit, die Kontrolle zu übernehmen und Ihre Projekte ohne Verzögerungen voranzutreiben? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und beginnen Sie mit der einfachen Verwaltung Ihrer Bauprojekte.



