Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie auf dem Weg zu einer Baustelle sind, Ihr Telefon wegen einer anderen Baustelle heiß läuft und Sie im Kopf schon den Zeitplan für die dritte Baustelle umschreiben?
Willkommen im Leben eines Managers mehrerer Bauprojekte.
Die meisten Teams im Bauwesen verlassen sich oft auf Systeme, die nicht für mehrere Aufträge skalierbar sind. Das ist jedoch keine freiwillige Entscheidung!
Das passiert eben, wenn das Geschäft gut läuft. 🤷🏽♀️
Wie auch immer, in diesem Blog geht es nicht darum, Ihnen noch mehr Arbeit aufzubürden.
Stattdessen zeigen wir Ihnen, wie Sie ein einfaches, wiederholbares System aufbauen, um mehrere Bauprojekte zu verwalten, ohne sich zu verausgaben, Doppelbuchungen zu machen oder ständig mit Ihren Mitarbeitern telefonieren zu müssen.
⭐ Vorgestellte Vorlage
Diese Vorlage für den Statusbericht für mehrere Projekte wurde entwickelt, um die Verwaltung mehrerer Bauprojekte gleichzeitig zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Aktualisierungen oder Fristen verpassen.
Mit einem zentralen Dashboard ermöglicht diese Vorlage Projektmanagern die Nachverfolgung von Fortschritten, die Zuweisung von Ressourcen und die Überwachung von Risiken an mehreren Standorten – alles in Echtzeit. Die anpassbaren Felder und automatisierten Funktionen zur Berichterstellung bieten eine klare Übersicht über den Status jedes Projekts und helfen Teams dabei, aufeinander abgestimmt zu bleiben und Probleme proaktiv anzugehen, bevor sie eskalieren.
Nutzen Sie es für:
- Verfolgen Sie den Fortschritt auf der Baustelle, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und Inspektionspläne für jedes Projekt an einem Ort
- Überwachen Sie die Gerätenutzung, Materiallieferungen und Lagerbestände mit benutzerdefinierten Feldern
- Weisen Sie Aufgaben an Subunternehmer, Ingenieure und Bauleiter zu und verfolgen Sie deren Erledigung
- Visualisieren Sie Projektphasen, Abhängigkeiten und kritische Pfade mit Gantt-Diagrammen speziell für das Bauwesen
Die Komplexität der Überwachung mehrerer Baustellen
Die Verwaltung eines einzelnen Bauprojekts erfordert eine genaue Projektplanung und eine ständige Überwachung des Projektfortschritts.
Stellen Sie sich nun vor, Sie jonglieren mehrere Projekte gleichzeitig – jedes mit seinem eigenen Zeitplan, seinen eigenen Teammitgliedern und kritischen Aufgaben. Plötzlich müssen Sie sich mit folgenden Problemen auseinandersetzen:
❗️Koordination zahlreicher Teams❗️Vielfältige Subunternehmer❗️Überschneidende Ressourcen❗️Unterschiedliche lokale Vorschriften
Jede neue Baustelle bringt zusätzliche Komplexität mit sich: unterschiedliche Meilensteine im Projekt, einzigartige Sicherheitsanforderungen, schwankende Ressourcenverfügbarkeit und separate Projektbeteiligte, die alle aufeinander abgestimmt werden müssen.
Ein Beispiel: Eine verspätete Genehmigung oder Lieferung wirkt sich nicht nur auf ein einzelnes Projekt aus, sondern kann zu Engpässen in allen Ihren Projekten führen und alles beeinträchtigen, von der Gerätenutzung bis hin zu Inspektionen.
Darüber hinaus gibt es noch den Aspekt der tatsächlichen Zusammenarbeit:
❗️Vorarbeiter senden Updates per Textnachricht❗️Architekten senden RFIs❗️Beschaffungsfragen gehen in Tabellen unter ❗️Entscheidungen müssen unter Termindruck getroffen werden
Fazit? Die Pflege der Projektdokumentation, die Vermeidung von Projektverzögerungen und die Organisation verschiedener Projekte sind keine leichte Aufgabe.
Und schreiben Sie das nicht einfach als schlechte Kommunikation oder mangelnden Aufwand ab. Das sind ganz einfach Herausforderungen, die mit der Verwaltung mehrerer Bauprojekte mit konkurrierenden Terminen einhergehen.
Aber was wäre das Leben ohne ein paar Herausforderungen? 😉
Häufige Herausforderungen beim Management mehrerer Projekte im Bauwesen
Im Projektmanagement im Bauwesen kommt es selten vor, dass Verzögerungen auf einen einzigen größeren Fehler zurückzuführen sind.
Vielmehr ist es die Anhäufung kleiner Probleme – versäumte Aktualisierungen, widersprüchliche Projektzeitpläne, verlorene Projektdaten –, die sich aufstauen und Ihre Zeitleisten zu gefährden drohen.
Hier finden Sie einen kurzen Überblick über häufige Herausforderungen beim Management mehrerer Bauprojekte – und warum sie auftreten:
| ⚠️ Herausforderung | ❗️Warum das passiert |
|---|---|
| Verpasste Termine | Begrenzte Ressourcen, wie spezialisierte Teams oder Ausrüstung, werden für mehrere Projekte eingeplant, ohne dass eine klare Ressourcenzuweisung erfolgt, was zu Konflikten führt. |
| Personalüberschneidungen und Doppelbuchungen | Begrenzte Ressourcen wie spezialisierte Teams oder Ausrüstung werden ohne klare Ressourcenzuweisung für mehrere Projekte eingeplant, was zu Konflikten führt. |
| Unkoordinierte Kommunikation | Aktualisierungen kommen über Texte, E-Mails, Walkie-Talkies und persönliche Gespräche – ohne einen zentralen Kommunikations-Hub gehen wichtige Informationen verloren. |
| Nacharbeiten und Kostenüberschreitungen | Ohne eine konsistente Nachverfolgung der Meilensteine und Fortschritte eines Projekts arbeiten Teams mit veralteten oder falschen Informationen, was zu kostspieligen Nacharbeiten führt. |
| Inkonsistente Berichterstellung | Verschiedene Projektmanager verwenden unterschiedliche Formate für die Projektdokumentation, was die Überwachung des Fortschritts und die effiziente Freigabe von Updates für die Beteiligten erschwert. |
| Verlorene oder isolierte Infos | Wichtige Dokumente wie Genehmigungen, Informationsanfragen, Sicherheitsberichte und Fotos werden an verschiedenen Speicherorten abgelegt, was zu Verzögerungen führen kann, wenn sie dringend benötigt werden. |
| Burnout und Entscheidungsmüdigkeit | Die Verwaltung zahlreicher Projekte bedeutet, täglich Hunderte von wichtigen Entscheidungen zu treffen. Ohne effektive Projektmanagement-Tools führt dies schnell zu mentaler Erschöpfung und Fehlern. |
🧠 Fun Fact: Als das Empire State Building gebaut wurde , schritt die Arbeit mit außergewöhnlicher Geschwindigkeit voran: An einem 10-tägigen Arbeitstag wurden dank sorgfältiger Planung und einer Fließbandfertigung mit standardisierten Materialien 14 komplette Stockwerke errichtet.
Jeden Tag entluden und installierten Tausende von Arbeitern riesige Lieferungen – 16.000 Trennwandplatten, 5.000 Säcke Zement, 450 Kubikmeter Sand und 300 Säcke Kalk. Für das Projekt wurden außerdem 57.480 Tonnen Stahl in einer einzigen Bestellung bestellt – die größte Bestellung, die jemals getätigt wurde und sogar die Stahlbestellungen für das Chrysler Building und 40 Wall Street zusammen übertraf!
Wie Sie mehrere Bauprojekte erfolgreich managen
Das effektive Management mehrerer Projekte hängt letztlich von einem Faktor ab: einem einzigen, wiederholbaren System, das sich an alle Ihre Projekte anpassen lässt.
So bleiben Ihre Workflows im Bauwesen verbunden, sichtbar und kommen ohne ständiges Mikromanagement voran.
Dieser Abschnitt unterteilt das Thema in acht Kernpraktiken, die zusammen einen zuverlässigen, skalierbaren Workflow für das Multi-Projektmanagement bilden. Beginnen Sie mit einer, bauen Sie nach und nach auf – aber überspringen Sie nicht die Grundlagen.
1. Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle
Wenn jede Baustelle ihre eigenen Tabellen, Text-Threads und Aktenschränke hat, wird es schnell unübersichtlich. Der erste Schritt ist einfach: Führen Sie alles in einem gemeinsamen System zusammen.
Denken Sie daran:
- Ein Ort für alle Projektpläne
- Ein Ort für Zeitpläne, RFIs, Dokumente, Fotos, Aktualisierungen
- Ein Ort, an dem Sie schnell den Status jedes Auftrags überprüfen können, ohne Posteingänge zu durchsuchen oder herumzufragen
Das bedeutet nicht, dass jeder seine bewährten Arbeitsweisen aufgeben muss, sondern dass eine Ebene geschaffen wird, auf der alle Aktivitäten auf der Baustelle nachverfolgt werden können und sichtbar sind, unabhängig davon, mit welchem Tool Ihr Team vor Ort Textnachrichten versendet.
Etwas wie ClickUp Spaces und ClickUp Project Hierarchy kann hier eine enorme Hilfe sein, um systematisch diese eine einzige Quelle der Wahrheit aufzubauen.
Jedes Projekt kann dann mithilfe spezieller Spaces oder Ordner klar organisiert werden, sodass eine eindeutige Trennung zwischen den Projekten gewährleistet ist und gleichzeitig alles auf einer einheitlichen Plattform verbleibt. Innerhalb jedes Projekts können Sie mithilfe von Listenansichten die Arbeit in sinnvolle Phasen oder Kategorien unterteilen, z. B. Planung, Beschaffung oder Ausführung, sodass jede Phase einfach zu navigieren und zu verwalten ist.
In diesen Listen erfassen Aufgaben bestimmte Aktionen, Ergebnisse oder Meilensteine und bieten so detaillierte Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit. Diese Struktur sorgt für Klarheit, indem die Details jedes Projekts organisiert und zugänglich bleiben, während der gesamte Workspace als zentrale Quelle dient, in der Teams ganz einfach ein einzelnes Projekt vergrößern oder den Fortschritt aller Projekte auf einmal anzeigen können!
Wie auch immer Sie vorgehen – ob mit Software oder Tabellenkalkulationen – die Zentralisierung Ihrer Projektdaten ist unverzichtbar.
⚡️ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für das Baumanagement
2. Standardisieren Sie die Strukturierung Ihrer Projekte
Jede Baustelle ist anders. Aber die Organisation sollte immer gleich sein.
Eine der schnellsten Methoden, Zeit (und Ihre Nerven) zu verlieren, ist es, jede Projektstruktur von Grund auf neu aufzubauen.
Erstellen Sie stattdessen einen wiederverwendbaren Entwurf oder eine Vorlage für die Festlegung des Umfangs, die Aufteilung und die Nachverfolgung aller Ihrer Projekte, damit Ihr Team unabhängig von Größe und Speicherort immer weiß, was als Nächstes ansteht.
Dazu gehören:
- Ein einheitlicher Satz von Projektphasen (Demontage, Fundament, Rohbau usw.)
- Standardisierte Strukturen für das Aufgabenmanagement an allen Standorten
- Ein zuverlässiges Benennungssystem für Gewerke, Aufgaben und Termine
- Wiederverwendbare Vorlagen, damit Teams vom ersten Tag an auf dem gleichen Stand sind
Die Abstimmung der unterschiedlichen Aufwände erforderte ein Leistungssystem, das nicht nur einheitlich, sondern auch transparent war. Sektorübergreifende OKRs verknüpften die Maßnahmen aller Partner mit den nationalen Ergebnissen. Dashboards in Echtzeit stellten sicher, dass die Fortschritte sichtbar und umsetzbar waren.
Aber die Nummern allein reichten nicht aus. Wir mussten zwischen widersprüchlichen Zielen vermitteln, Vertrauen zwischen den Institutionen aufbauen und Raum für konstruktive Verhandlungen schaffen. Mit der Zeit entstand eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung, in der Erfolg durch kollektive Fortschritte definiert wurde.
Die Abstimmung der unterschiedlichen Aufwände erforderte ein Leistungssystem, das nicht nur einheitlich, sondern auch transparent war. Sektorübergreifende OKRs verknüpften die Maßnahmen aller Partner mit den nationalen Ergebnissen. Dashboards in Echtzeit stellten sicher, dass die Fortschritte sichtbar und umsetzbar waren.
Aber die Nummern allein reichten nicht aus. Wir mussten zwischen widersprüchlichen Zielen vermitteln, Vertrauen zwischen den Institutionen aufbauen und Raum für konstruktive Verhandlungen schaffen. Mit der Zeit entstand eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung, in der Erfolg durch kollektiven Fortschritt definiert wurde.
Wenn Sie dieses Setup beschleunigen möchten, bieten Ihnen Projektmanagement-Vorlagen wie die ClickUp-Vorlage für das Baumanagement einen vorgefertigten Workspace, in dem Sie alles zentralisieren können.
Im Lieferumfang enthalten:
- Standortspezifische Ordner
- Benutzerdefinierte Workflows für Aufgaben nach Phase (z. B. Aushub, Gerüstbau, Inspektionen)
- Space für RFIs, Sicherheitsdokumentation und Baustellenfotos
- Integrierte Ansichten für Gantt-Diagramme, Boards oder Zeitleisten
Durch die Standardisierung Ihrer Struktur vermeiden Sie unnötige Fragen, redundante Arbeit und Projekt-Setups, bei denen Sie jedes Mal das Rad neu erfinden müssen.
🧠 Wissenswertes: Die Golden Gate Bridge war bei ihrer Eröffnung im Jahr 1937 mit einer Hauptspannweite von 4.200 Fuß die längste Hängebrücke der Welt. Sie blieb bis 1964 Weltrekordhalterin und zeugte von der kühnen Ingenieurskunst während der Weltwirtschaftskrise.
3. Machen Sie die Sichtbarkeit von Projekten unverzichtbar
Wenn Sie drei oder mehr Baustellen überwachen, reicht es nicht aus, „bei Problemen vorbeizuschauen“
Sie benötigen Echtzeit-Sichtbarkeit für jedes Projekt – ohne Updates zu verfolgen, Tabellen zu aktualisieren oder auf Text-Nachrichten zu warten.
Wenn Sie Fragen wie die folgenden nicht sofort beantworten können:
- „Welcher Auftrag ist im Verzug?“
- „Wo ist diese Inspektion noch ausstehend?“
- „Auf welcher Baustelle stehen Maschinen still?“
Dann haben Sie keine Sichtbarkeit, sondern nur Lärm. Die Lösung hier ist nicht Mikromanagement. Es bedeutet, ein System zu schaffen, in dem Updates automatisch in den Flow einfließen und Sie je nach gewünschter Detailtiefe hinein- oder herauszoomen können.
So sieht Sichtbarkeit in der Praxis aus:
- Vorlagen für Bauzeitpläne, die zeigen, was auf allen Baustellen geschieht (und was nicht)
- Fortschrittsverfolgung nach Phase oder Gewerke
- Farbcodierte Dashboards, die Risiken oder Verzögerungen hervorheben, ohne dass Sie Dutzende von Registerkarten durchsuchen müssen
- Automatische Benachrichtigungen, wenn Meilensteine verpasst werden oder wichtige Aufgaben gefährdet sind
In ClickUp können Sie Dashboards verwenden, um alle Ihre Baustellen in einer Ansicht zusammenzufassen – mit Widgets, die Budgets, Fortschritte nach Phasen, Zeitleisten für Inspektionen oder sogar die Leistung von Subunternehmern nachverfolgen.
Richten Sie benutzerdefinierte Ansichten ein, um nach Standort, Gewerke, Team oder Risikostufe zu filtern, damit Sie nicht irrelevante Informationen durchsuchen müssen, wenn Sie schnell Antworten benötigen.
ClickUp Brain, der KI-gestützte Assistent von ClickUp, bringt diese Sichtbarkeit auf die nächste Stufe.
Als Ihr intelligenter Projektassistent ermöglicht Ihnen ClickUp Brain, Fragen in natürlicher Sprache zu stellen, wie „Welche Projekte liegen hinter dem Zeitplan zurück?“ oder „Welche Inspektionen stehen noch aus?“, und liefert sofort klare, umsetzbare Antworten.
Es kann Projektaktualisierungen zusammenfassen, Risiken hervorheben und wichtige Erkenntnisse aus all Ihren Projekten hervorheben, sodass Sie immer mit den neuesten Informationen ausgestattet sind. Ganz gleich, ob Sie eine schnelle Statusaktualisierung, eine Zusammenfassung der letzten Aktivitäten oder Hilfe bei der Suche nach bestimmten Dokumenten oder Aufgaben benötigen, mit ClickUp Brain bleiben Sie mühelos auf dem Laufenden und können sicher Entscheidungen treffen – alles von einem Ort aus.
4. Koordinieren Sie Zeitpläne standortübergreifend – nicht isoliert
Wenn Ihre Zimmerleute am Monday für Baustelle A und am Tuesday für Baustelle B eingeplant sind, Baustelle A jedoch in Verzug gerät, haben Sie einen Dominoeffekt in der Terminplanung ausgelöst.
Konflikte dieser Art entstehen nicht, weil der Zeitplan falsch war, sondern weil er nicht mit dem Rest Ihrer Abläufe verbunden war.
Die Koordination über mehrere Standorte hinweg erfordert mehr als nur die Planung von Terminen. Sie müssen die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, die Übergabe von Geräten, die Zeitleisten von Subunternehmern, Inspektionen, Genehmigungen und die Lieferlogistik unter einen Hut bringen. Jede versäumte Übergabe kostet Sie Zeit, Geld und vielleicht auch ein paar unschöne Worte über Funk.
Was funktioniert? Ein zentrales, visuelles Planungssystem, mit dem Sie:
- Sehen Sie den Zeitplan für alle Aufträge auf einen Blick
- Erkennen Sie Überschneidungen, bevor sie zu Problemen werden
- Verschieben Sie Ressourcen dynamisch, wenn sich Zeitleisten ändern
- Stimmen Sie Subunternehmer standortübergreifend ab, ohne ständig Anrufe tätigen oder Kalender-Einladungen verschicken zu müssen
Ein einfacher Kalender reicht hier nicht aus. Sie benötigen ein intelligentes System, das Probleme schon im Voraus erkennt! ClickUp Calendar ist eine robuste, integrierte Planungsplattform, mit der Sie alle Zeitleisten, Ressourcenzuweisungen und Teamaktivitäten in Ihrem Unternehmen zentralisieren können.
Es fungiert als dynamischer hub, der Aufgaben, Meilensteine, Meetings und Abhängigkeiten aus mehreren Projekten und Spaces synchronisiert. Es unterstützt die bidirektionale Echtzeit-Integration mit externen Kalendern (wie Google Kalender und Outlook) und stellt so sicher, dass Aktualisierungen in ClickUp sofort überall dort angezeigt werden, wo Ihr Team arbeitet.
Mit der Zeit kann die KI sogar Projektanforderungen, Teamfähigkeiten und historische Workload-Daten analysieren, um optimale Aufgabenverteilungen und Zeitpläne zu empfehlen.
📮 ClickUp Insight: 92 % der Mitarbeiter verwenden uneinheitliche Methoden zur Nachverfolgung von Aktionselementen, was zu verpassten Entscheidungen und verzögerter Ausführung führt.
Ob Sie nun Follow-up-Notizen versenden oder Tabellenkalkulationen verwenden, der Prozess ist oft unübersichtlich und ineffizient. Die Aufgabenmanagement-Lösung von ClickUp sorgt für eine nahtlose Umwandlung von Unterhaltungen in Aufgaben, sodass Ihr Team schnell handeln und auf dem gleichen Stand bleiben kann.
➡️ Weiterlesen: Wie Sie effektive Projektziele festlegen (mit Beispielen)
5. Sorgen Sie für eine klare und zentralisierte Kommunikation
Wenn Sie schon einmal auf einer Baustelle das Spiel „Wer hat was wann gesagt?“ gespielt haben, wissen Sie, wie kostspielig Missverständnisse sein können. Bei mehreren laufenden Projekten führen verstreute Nachrichten in E-Mails, Texten, Anrufen und Walkie-Talkies zu Verwirrung und Fehlern.
Der Schlüssel liegt darin, die Kommunikation an einem Ort zu zentralisieren, den alle nutzen, beispielsweise einen integrierten Chat oder Projekt-Aufgaben mit Kommentaren, damit Fragen schnell beantwortet und Entscheidungen besser protokolliert werden.
Das bedeutet:
- Verwenden von freigegebenen Kommentar-Threads, die mit bestimmten Aufgaben oder Dokumenten verknüpft sind
- Dokumentieren Sie RFIs, Änderungsaufträge und Genehmigungen so, dass sie für das gesamte Team sichtbar sind
- Vermeiden Sie Informationssilos, indem Sie Büromitarbeiter, Subunternehmer und Außendienstmitarbeiter auf derselben Plattform verbinden
- Schnelle, informelle Besprechungen direkt am Arbeitsplatz, beispielsweise über Instant Messaging oder kurze Sprachsynchronisierung, damit nichts durch das Warten auf eine E-Mail-Antwort ins Stocken gerät
ClickUp hilft Ihnen dabei, die Projektkommunikation zu organisieren und zugänglich zu halten, indem es einen Echtzeit-Chat sowie zugewiesene Kommentare zu Aufgaben und Dokumenten kombiniert. So sind alle Fragen, Aktualisierungen oder Genehmigungen leicht zu finden und immer mit der Arbeit verknüpft, auf die sie sich auswirken, wodurch Fehler reduziert und Zeit gespart wird.
Da alles an einem Ort gespeichert ist, können Teams Probleme schneller lösen und bleiben auf dem gleichen Stand, ohne Informationen suchen zu müssen. Zentralisierte, durchsuchbare Unterhaltungen stellen sicher, dass jeder über den Kontext verfügt, um Projekte voranzutreiben und bessere Ergebnisse zu erzielen. Kein Kontextwechsel mehr.
Vor ClickUp arbeitete jeder für sich. Die Mitarbeiter und Teams kommunizierten nicht über die Projekte, an denen sie arbeiteten, sodass wir viel Zeit mit Doppelarbeit verschwendeten.
Früher haben wir zusätzliche Stunden damit verbracht, Routineaufgaben manuell zu erledigen, wie Projekte an unser Team zu liefern, Aufgaben zu erstellen und Links einzufügen. Jetzt nutzen wir diese Zeit, um vorauszuplanen und mehr Workflows des Teams in ClickUp zu verlagern.
Vor der Automatisierung mussten wir, sobald ein Texter eine Aufgabe erledigt hatte, manuell über die Befehlskette weiterleiten, dass der Text fertig war. Das konnte bis zu 36 Stunden dauern. Es ist großartig, weil das gesamte Team seine täglichen Aufgaben in ClickUp nachverfolgt.
Wir haben andere Plattformen ausprobiert, aber keine davon bot das Maß an Benutzerdefinierung und Automatisierung, das wir benötigten. Mit ClickUp können wir einen transparenten Betrieb gewährleisten.
Vor ClickUp arbeitete jeder für sich. Die Mitarbeiter und Teams kommunizierten nicht über die Projekte, an denen sie arbeiteten, sodass wir viel Zeit mit doppelter Arbeit verschwendeten.
Früher haben wir zusätzliche Stunden damit verbracht, Routineaufgaben manuell zu erledigen, wie Projekte an unser Team zu liefern, Aufgaben zu erstellen und Links einzufügen. Jetzt nutzen wir diese Zeit, um vorauszuplanen und mehr Workflows des Teams in ClickUp zu verlagern.
Vor der Automatisierung mussten wir, sobald ein Texter eine Aufgabe erledigt hatte, manuell über die Befehlskette weiterleiten, dass der Text fertig war. Das konnte bis zu 36 Stunden dauern. Es ist großartig, weil das gesamte Team seine täglichen Aufgaben in ClickUp verfolgt.
Wir haben andere Plattformen ausprobiert, aber keine davon bot das Maß an Benutzerdefinierung und Automatisierung, das wir benötigten. Mit ClickUp können wir einen transparenten Betrieb gewährleisten.
6. Verfolgen Sie Fortschritte genau und verwalten Sie Termine proaktiv
Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, kann eine Terminüberschreitung an einem Standort schnell zu kostspieligen Verzögerungen an anderer Stelle führen. Das Warten bis zur letzten Minute, um den Fortschritt zu überprüfen, ist wie der Versuch, ein undichtes Dach während eines Sturms zu reparieren – stressig und teuer.
Führen Sie stattdessen regelmäßige Fortschrittskontrollen durch und setzen Sie klare Meilensteine, um Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. So können Sie Probleme erkennen, bevor sie sich zu einem Problem entwickeln, und haben Zeit, Ressourcen neu zuzuweisen oder Zeitpläne anzupassen.
Zu den wichtigsten Taktiken gehören:
- Aufteilung jedes Projekts in Phasen mit klaren Ergebnissen
- Klare Meilensteine und Fristen festlegen, damit jeder weiß, worauf es ankommt
- Regelmäßige Status-Updates, die Risiken aufzeigen, nicht nur fertiggestellte Aufgaben
- Klare Eskalationspfade, wenn etwas aus dem Ruder läuft
- Erstellen Sie einen kritischen Pfad, um zu wissen, welche Aufgaben unbedingt im Zeitplan bleiben müssen, um Verzögerungen zu vermeiden
Hier können Sie mit Tools wie den Gantt-Diagrammen von ClickUp die gesamte Zeitleiste des Projekts visualisieren und den kritischen Pfad identifizieren – also die Abfolge von Aufgaben, die sich direkt auf Ihren Termin auswirken. Wenn eine Verzögerung droht, sehen Sie genau, woher sie kommt und wie sie sich auf andere Aufgaben auswirkt.
Außerdem zeigen Aufgabenabhängigkeiten automatisch, welche Aufgaben voneinander abhängen, sodass Sie Prioritäten und die Ressourcenzuweisung schnell anpassen können.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie diese Vorlage für die Projektstruktur, um jedes Projekt in klare, umsetzbare Unteraufgaben zu unterteilen und so für mehr Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit zu sorgen. Aktualisieren Sie regelmäßig den Status der Aufgaben, damit Ihr Team auf dem Laufenden bleibt und Verzögerungen frühzeitig erkannt werden. In der Zeitleistenansicht können Sie Engpässe schnell erkennen und Zeitpläne bei Bedarf anpassen.
7. Dokumentation und Wissensfreigabe zur Priorität machen
Bei der Verwaltung mehrerer Bauprojekte ist eine klare, leicht zugängliche Dokumentation unverzichtbar. Ob Spezifikationen, Änderungsaufträge, Sicherheitsverfahren oder gewonnene Erkenntnisse – wenn alles organisiert und leicht zu finden ist, lassen sich kostspielige Missverständnisse und wiederholte Fehler vermeiden.
Dazu gehört die Einrichtung eines zentralen Systems, in dem Ihr Team folgende Aufgaben erledigen kann:
- Speichern Sie Projektpläne, Genehmigungen und Handbücher
- Verfolgen Sie Überarbeitungen und Aktualisierungen wichtiger Dokumente
- Geben Sie Ihre Erfahrungen oder Best Practices standortübergreifend weiter
- Schneller Zugriff auf alles, auch unterwegs
Ohne diese Informationen verschwenden Teams Zeit mit der Suche nach Infos oder riskieren, mit veralteten Daten zu arbeiten – was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Es wäre jedoch nicht hilfreich, wenn die Hälfte davon in Google Docs, die andere Hälfte als Loom-Videos und der Rest irgendwo in „diesem“ Confluence-Dokument gespeichert wäre.
Sie benötigen ein Wissensmanagementsystem, das alles zusammenführt, wie zum Beispiel:
- Erstellen und geben Sie Sicherheitsprotokolle, Projektstrukturpläne und mehr in ClickUp-Dokumenten frei
- Finden Sie mit der vernetzten Suche von ClickUp, die Aufgaben, Dokumente, Kommentare und mehr durchsucht, sofort jedes Detail
- Erfassen und teilen Sie kurze Erklärungen mit ClickUp Clips für Bildschirmaufnahmen oder Voice Clips für Audio-Notizen – so werden komplexe Anweisungen klar und leicht verständlich
- Verwandeln Sie Meetings in durchsuchbares Wissen mit ClickUp AI Notetaker, der automatisch Transkripte und Zusammenfassungen für schnellen Zugriff und Verantwortlichkeit erstellt
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Indem Sie Wissen leicht auffindbar, freigebbar und aktualisierbar machen, sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und ermöglichen Ihrem Team, schneller und intelligenter auf allen Baustellen zu arbeiten.
8. Automatisieren Sie Routineaufgaben, um Projekte voranzubringen
Ihr größter Feind bei mehreren Projekten? Sich wiederholende Aufgaben wie das Versenden von Erinnerungen, das Aktualisieren von Status oder das Zuweisen der nächsten Schritte! Diese Dinge können schnell Ihren ganzen Tag in Anspruch nehmen – Zeit, die Sie besser für die Lösung größerer Probleme nutzen könnten.
Beispiele für Automatisierungen:
- Der Status der Aufgaben wird automatisch aktualisiert, während die Arbeit voranschreitet, sodass Sie immer wissen, wo Sie stehen, ohne nach Updates suchen zu müssen
- Erinnerungen an Inspektionen, Sicherheitskontrollen oder die Wartung von Geräten, um Last-Minute-Stress oder Terminüberschreitungen zu vermeiden
- Automatische Zuweisung von Folgeaufgaben, wenn vorherige Schritte fertiggestellt oder verzögert sind, damit nichts übersehen wird
- Warnmeldungen bei gefährdeten Meilensteinen geben Ihnen Zeit, Pläne anzupassen, bevor Probleme eskalieren
Mit den Automatisierungen von ClickUp können Sie diese Auslöser mit einfachen „Wenn-Dann“-Regeln umschalten oder festlegen, wodurch manuelle Routinearbeiten entfallen und Ihre Projekte reibungslos ablaufen.
Darüber hinaus gehen die Autopilot Agents von ClickUp noch einen Schritt weiter, indem sie proaktiv Updates erstellen, Fortschritte zusammenfassen und nächste Schritte vorschlagen – so verbringen Sie weniger Zeit mit der Verwaltung und mehr Zeit mit der Leitung.
Unverzichtbare Tools für das Management von Bauprojekten
Die richtige Kombination aus Projektmanagement-Software kann Ordnung ins Chaos bringen, Ihnen helfen, Probleme zu vermeiden und jeden Bauplatz voranzubringen.
Hier sind 10 Must-haves:
- ClickUp ist die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat. Sie vereint Terminplanung, Fortschrittsverfolgung, Dokumentation und Teamkommunikation. Mit Features wie Gantt-Diagrammen, Dashboards, Automatisierungen und KI verschafft sie Projektmanagern vollständige Transparenz über alle Baustellen hinweg – so können Sie Fortschritte verfolgen, Workloads verwalten und Verzögerungen verhindern, bevor sie auftreten
- Procore ist eine auf das Bauwesen ausgerichtete Plattform für die Zusammenarbeit im Feld, RFIs, Zeichnungen, Nachverfolgung von Sicherheitsmaßnahmen und vieles mehr. Sie zentralisiert Projektdaten und vereinfacht die Koordination zwischen Auftragnehmern, Subunternehmern und internen Teams, sodass mehrere Großprojekte gleichzeitig verwaltet werden können
- PlanGrid (von Autodesk) ermöglicht es Ihren Teams vor Ort, Blaupausen und Baudokumente in Echtzeit anzuzeigen, freizugeben und mit Anmerkungen zu versehen. So lassen sich Nacharbeiten reduzieren, Teams arbeiten immer mit den aktuellsten Plänen und die Dokumentenkontrolle über alle Standorte hinweg bleibt lückenlos
- Smartsheet kombiniert die Vertrautheit einer Tabellenkalkulation mit leistungsstarken Features für die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Nachverfolgung von Projekten. Für Manager, die mehrere Projekte gleichzeitig betreuen, ist es eine solide Option für die Nachverfolgung von Zeitleisten, die Verwaltung von Ressourcen und die Erstellung benutzerdefinierter Berichte
- Bluebeam Revu eignet sich ideal für das Markieren und die Zusammenarbeit an Bauzeichnungen, PDFs und Einreichungen. Es ist besonders nützlich für Workflows zur Planprüfung und zur Gewährleistung der Konsistenz in der Dokumentation
- BIM 360 hilft Ihnen dabei, Design- und Konstruktionsteams miteinander zu verbinden, und bietet Cloud-basierte Workflows für die Dokumentenkontrolle, die Zusammenarbeit beim Design und die Ausführung vor Ort. Es ist ein unverzichtbares Tool für große Infrastruktur- und Design-Build-Projekte
- Fieldwire bietet Baustellenleitern die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, Mängellisten zu verfolgen und den Fortschritt der Arbeiten von einem mobilen Gerät aus zu überwachen. Es ist ein leistungsstarkes Tool für die Koordination vor Ort, insbesondere bei mehreren aktiven Baustellen
- Buildertrend bietet Tools für die Terminplanung, Budgetierung und Kommunikation mit Kunden, die speziell für den Wohn- und Gewerbebau entwickelt wurden. Es ist ideal, um Kunden auf dem Laufenden zu halten und Ihr internes Team bei der Verwaltung mehrerer Projekte in die Verantwortung zu nehmen
- CoConstruct ist eine Managementlösung für benutzerdefinierte Hausbauer und Renovierer. Sie kombiniert Projektplanung, Budgetverfolgung und Client-Auswahl an einem Ort und hilft Ihnen so, die Workflows bei mehreren Bauaufträgen zu optimieren
- Google Workspace wurde zwar nicht speziell für das Bauwesen entwickelt, aber Docs, Tabellen, Drive und Kalender sind nach wie vor unverzichtbar für das Freigeben von Dateien, die Zusammenarbeit an Dokumenten und die Verwaltung der Kommunikation zwischen Teams und Projekten
➡️ Weiterlesen: Wie viele Projekte sind zu viel, um sie gleichzeitig zu verwalten?
Verwalten Sie mehrere Projekte und mehr mit ClickUp
Die Kurzfassung für das Management mehrerer Bauprojekte? Durch klare Prioritäten, Echtzeit-Sichtbarkeit, die Kartierung kritischer Pfade und die Automatisierung von Routineaufgaben sparen Sie Zeit und vermeiden kostspielige Fehler.
Darüber hinaus können flexible Tools wie ClickUp alles an einem Ort zusammenführen – von der Nachverfolgung von Fortschritten und der Kommunikation bis hin zur Dokumentenverwaltung und KI-gestütztem Support –, sodass Sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und mehr Zeit für die Steuerung Ihrer Bauprojekte bis zur Fertigstellung haben.
Sind Sie bereit, die Kontrolle zu übernehmen und Ihre Projekte ohne Verzögerungen voranzutreiben? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und beginnen Sie mit der einfachen Verwaltung Ihrer Bauprojekte.