Airtable ist ein relationales Datenbank-Tool, das sich zwischen Google Tabellen, Datenbanksoftware und modernen Plattformen für Projektmanagement positioniert. Teams nutzen es, um Daten zu modellieren, die sich in Google Tabellen nicht sauber darstellen lassen – ohne ein echtes Backend einrichten oder einen Entwickler dafür beauftragen zu müssen.
Die Benutzer schätzen diese Flexibilität sehr, doch leider bröckelt das Versprechen, dass kein Backend erforderlich ist, wenn die Workflows komplexer werden. Eine Datenbank aufzubauen, die auch nach dem ersten Quartal noch wartbar bleibt, ist schwieriger, als die Demo vermuten lässt.
Redditoren sprechen oft über diese Lücke und beschreiben den Aufbau einer gut strukturierten, wartbaren Datenbank als „schwierig“. Der G2-Testbericht führt weiter aus:
Wenn Sie nicht frühzeitig Konventionen festlegen (Benennung von Feldern, Gestaltung von Beziehungen, Einrichtung von Automatisierungen), kann die Datenbank unübersichtlich und schwerer zu verwalten werden.
Wenn Sie nicht frühzeitig Konventionen festlegen (Benennung von Feldern, Gestaltung von Beziehungen, Einrichtung von Automatisierungen), kann die Datenbank unübersichtlich und schwerer zu verwalten werden.
Doch es stellt sich auch eine neue Frage. Im August 2026 stimmte Airtable einer Übernahme durch Bending Spoons zu, und Interessenten fragen sich nun, was dies für die Preisgestaltung und die zukünftige Entwicklung bedeutet, bevor sie sich committen.
Dieser Testbericht behandelt, wo Airtable funktioniert, wo nicht, was es derzeit kostet und was sich durch die Eigentümerschaft ändert und was nicht.
Airtable organisiert Daten. Es führt jedoch keine Automatisierung der nächsten Schritte durch.
Anfragen einzugehen ist der einfache Teil. Weiterleitung, Genehmigungen, Nachverfolgung und Berichterstellung? Das bleibt weiterhin Ihre Aufgabe.
In diesem Leitfaden zur Automatisierung für kleine Unternehmen erhalten Sie 7 Workflows mit vorgefertigten Vorlagen und KI-Agenten, die die operative Ebene durchgängig abdecken.
Was ist Airtable?
Airtable basiert auf einer relationalen Datenbank und ermöglicht es Unternehmen, ihre wichtigsten Workflows des Projektmanagements zu skalieren.
Mit diesem Projektmanagement-Tool können Sie unternehmensweite Ziele miteinander verbinden, sodass Sie über die reine Verwaltung von Aufgaben hinausgehen und ein strategisches Projektportfoliomanagement vorantreiben können.
Mit der integrierten KI können Sie intelligente Prognosen erstellen, um Projektrisiken zu erkennen und zu beseitigen, Pläne für Projekte zu erstellen und die Beteiligten durch automatisierte Projektaktualisierungen auf dem Laufenden zu halten.
Das Besondere daran ist, dass es sich an Ihre optimale Arbeitsweise anpasst. Ihnen stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung, darunter Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, die Zeitleiste und vieles mehr.
Mit Airtable können Sie Daten zudem auf flexible Weise organisieren und visualisieren – mithilfe von „Bases“, die aus Tabellen, Datensätzen und Feldern bestehen und umfangreiche Inhalte wie Anhänge, Dropdown-Menüs, Kontrollkästchen und vieles mehr unterstützen.
Der Interface-Designer wandelt Rohdaten mithilfe von Formularen, Schaltflächen und bedingter Logik in benutzerdefinierte Apps um, um Projekt-Dashboards zu erstellen.
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Tabellenvorlagen für Excel und ClickUp
Wichtigste Features von Airtable
Hier sind die wichtigsten Features von Airtable, die ein flexibles, datengesteuertes Projektmanagement unterstützen. 👇
Flexible Tabellen und Datenbankstruktur
Die „Base“ bildet das Herzstück von Airtable. Stellen Sie sich diese als Workspace für jedes Projekt oder jede Funktion vor. Sie erstellen eine oder mehrere Tabellen innerhalb Ihres Airtable-Kontos.
Jede Tabelle besteht aus:
- Datensätze (Zeilen): Jede Zeile entspricht einem Element, das Sie für die Nachverfolgung verwenden (eine Aufgabe, ein Ergebnis, eine Kampagne, ein Lieferant, eine Anfrage des Clients usw.).
- Felder (Spalten): Jede Spalte enthält eine bestimmte Art von Informationen zu diesem Element.
Da Airtable relational aufgebaut ist, können Sie bei komplexen Projekten Datensätze tabellenübergreifend verknüpfen.
💡 Profi-Tipp: Eine der jüngsten Neuerungen bei Airtable ist Omni, ein KI-Assistent, der auf die Erstellung dialogorientierter Apps und die Interaktion mit Daten ausgerichtet ist.
Mit Omni können Sie mithilfe von Befehlen in natürlicher Sprache Folgendes zu erledigen:
- Arbeiten Sie im Rahmen der Airtable-Berechtigungen und behalten Sie die Kontrolle über den Datenzugriff
- Erstellen Sie Tabellen, Benutzeroberflächen und Automatisierungen per Chatten
- Stellen Sie Fragen und gewinnen Sie Erkenntnisse aus Ihren Basisdaten
- Erstellen oder aktualisieren Sie Datensätze, ohne Formeln oder Skripte zu bearbeiten
📌 Beispiel: Verknüpfen Sie Clients mit Projekten, Aufgaben mit Meilensteinen oder Assets mit Kampagnen. Rufen Sie dann die zugehörigen Informationen in Zusammenfassungen, Rollups oder gefilterten Ansichten ab. So erhalten Sie ein vernetztes Datensystem anstelle von isolierten Listen. Dieses Feature ist besonders nützlich, wenn Beziehungen im Projektmanagement eine Rolle spielen, beispielsweise bei Aufgaben, die mit Terminen, Eigentümern und Status verbunden sind.
📮 ClickUp-Einblick: Teams mit geringer Leistung nutzen mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mehr als 15 Tools , während leistungsstarke Teams ihre Effizienz aufrechterhalten, indem sie ihr Toolkit auf neun oder weniger Plattformen beschränken. Aber wie wäre es, nur eine einzige Plattform zu nutzen?
Als Allround-App für die Arbeit vereint ClickUp Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, Chats und Anrufe auf einer einzigen Plattform – komplett mit KI-gestützten Workflows. ClickUp eignet sich für jedes Team, macht Arbeitsabläufe sichtbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während die KI den Rest übernimmt.
Verschiedene Ansichten (Raster, Kanban, Kalender, Zeitleiste, Galerie)
Sie können verschiedene Ansichten nutzen, um dieselben Aufgaben und Datensätze auf unterschiedliche Weise darzustellen.
Nutzen Sie beispielsweise Kanban-Ansichten für die Nachverfolgung des Status, Kalenderansichten für Termine und Zeitleiste- oder Gantt-Ansichten, um die Reihenfolge der Aufgaben und deren Abhängigkeiten zu verstehen.
Da alle Ansichten auf denselben zugrunde liegenden Daten basieren, werden Änderungen, die in einer Ansicht vorgenommen werden, sofort überall sonst übernommen.
Außerdem können Sie für eine einzelne Tabelle so viele Ansichten erstellen, wie Sie benötigen, und diese an bestimmte Rollen oder Workflows anpassen. Gefilterte Ansichten können Folgendes anzeigen:
- Einer bestimmten Person zugewiesene Aufgaben
- Datensätze in einem bestimmten Status oder einer bestimmten Phase
- Arbeit, die für eine bestimmte Abteilung oder Projektphase relevant ist
Dank der Berechtigungen auf Ansichtsebene können Benutzer nur mit den Ansichten interagieren, für die sie eine Zugriffsberechtigung haben. Sie müssen nicht auf die gesamte Datenbank zugreifen oder diese ändern.
📚 Weiterlesen: Die besten Tabellenkalkulationsprogramme zum Erfassen, Organisieren und Verwalten von Daten
Suchen Sie nach besseren Möglichkeiten, um bei der Arbeit den Überblick zu behalten? Dieses Video bietet nützliche Tipps 👇
💡 Profi-Tipp: Anstatt jedem vollständigen Zugriff auf die Datenbank zu gewähren, nutzen Sie Airtable-Interfaces, um rollenspezifische Ansichten mit Teamkollegen oder externen Beteiligten freizugeben.
Airtable-KI-Features
Airtable AI bietet integrierte KI-Unterstützung direkt in Ihren Datenbanken, damit Teams schneller mit Daten arbeiten können. So hilft es Ihnen, schneller zu arbeiten:
- Fassen Sie lange Texte, Datensätze oder Ansichten zusammen und gewinnen Sie daraus Erkenntnisse, um Muster oder wichtige Punkte zu erkennen
- Erstellen Sie Inhalte oder Entwürfe wie Beschreibungen, Zusammenfassungen, Notizen oder andere Texte in Sekundenschnelle
- Daten automatisch kategorisieren und mit Beschreibungen versehen, um Rohtext in Felder umzuwandeln, die Sie in Workflows verwenden können
- Steuern Sie laufende Projekte, indem Sie Verknüpfungen, Tags oder sogar die richtigen Personen/Teams für die nächsten Schritte vorschlagen
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose und anpassbare Vorlagen für das Projektmanagement
KI-Agenten
Über die KI im Chat-Stil und die App-Erstellung hinaus hat Airtable KI-Agenten eingeführt, die in Ihren Airtable-Apps integriert sind und in Ihrem Namen Maßnahmen ergreifen.
Es handelt sich um autonome Agenten, was bedeutet, dass sie keine Eingaben von Ihnen benötigen. Sie arbeiten automatisch auf der Grundlage von Änderungen an Ihren Daten oder von Ihnen definierten Regeln.
Zu den Funktionen der KI-Agenten gehören:
- Daten analysieren, Inhalte erstellen, Recherchen durchführen und gleichzeitig Erkenntnisse aus Tausenden von Datensätzen gewinnen
- Dokumente prüfen, im Internet recherchieren und Erkenntnisse aus Text und strukturierten Daten zusammenfassen
- Felder aktualisieren, Datensätze kategorisieren, fehlende Informationen ergänzen und auf neue Einträge reagieren, wenn sich Daten ändern
👀 Wussten Sie schon? 52 % der Führungskräfte geben an, dass ihre Unternehmen KI-Agenten aktiv einsetzen, und mehr als 39 % berichten, dass ihre Unternehmen mehr als 10 Agenten eingeführt haben.
Automatisierte Workflows
Die Automatisierungen von Airtable basieren auf einem leistungsstarken „No-Code“-Modell aus Auslöser und Aktion, mit dem Sie sich wiederholende Aufgaben und Workflows in Ihren Datenbanken automatisieren können, ohne Skripte oder Code schreiben zu müssen. Sie definieren einen Auslöser (ein Ereignis, das eintritt) und eine oder mehrere Aktionen (was als Nächstes folgt), und Airtable kümmert sich um den Rest.
Sobald Sie eine Automatisierung eingerichtet haben, kann Airtable unter anderem folgende Aufgaben übernehmen:
- Den Status eines Datensatzes aktualisieren, wenn eine Frist abgelaufen ist
- Benachrichtigungen an Slack, Teams oder per E-Mail versenden, wenn sich Aufgaben ändern
- Automatisches Anlegen neuer Datensätze auf Grundlage bestimmter Ereignisse
- Dokumente erstellen oder zugehörige Tabellen aktualisieren, ohne manuelle Schritte ausführen zu müssen
In Kombination mit KI können die Workflows der Automatisierung von Airtable weit über einfache Auslöser für Aufgaben hinausgehen.
Airtable unterstützt außerdem bedingte Logik und sich wiederholende Aufgaben. Das bedeutet, dass Sie Automatisierungen so einrichten können, dass sie auf der Grundlage bestimmter Auslöser ausgeführt werden oder dieselbe Aktion für eine Liste von Datensätzen durchführen.
Airtable-Dashboards
Erstellen Sie Ihre eigenen Berichte mit der „No-Code“-Dashboard-Oberfläche von Airtable. Nutzen Sie diese Dashboards, um Ihre Daten zu gruppieren oder zu sortieren.
Airtable bietet Ihnen außerdem sofort einsatzbereite Erweiterungen, mit denen Sie Dashboards mit Diagrammen, Grafiken und anderen Metriken erstellen können, die den Anforderungen der Berichterstellung Ihres Teams entsprechen.
Vorgefertigte Vorlagen für das Projektmanagement
In Airtable steht Ihnen eine Bibliothek mit gebrauchsfertigen Vorlagen zur Verfügung, die zudem individuell angepasst werden können. Dazu gehören Airtable-Vorlagen für Projektmanagement, Marketing, Produktmanagement und vieles mehr.
Airtable unterstützt außerdem Datensatzvorlagen, mit denen Benutzer häufig verwendete Datensatzstrukturen innerhalb einer Airtable-Datenbank vordefinieren können. Diese helfen Ihnen dabei, mit einem Klick einheitliche Datensätze (wie Standard-Aufgabenformate oder wiederkehrende Ereignisse) zu erstellen.
Preise von Airtable
Airtable bietet verschiedene Preisstufen an, darunter:
- Airtable-Free-Plan
- Team-Plan: 24 $ pro Benutzer und Monat
- Business-Plan: 54 $ pro Benutzer und Monat
- Enterprise-Größe: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Airtable AI: In den Plänen über monatliche KI-Guthaben enthalten
Vorteile der Nutzung von Airtable
Für Projektmanager liegt der größte Vorteil von Airtable in seiner Anpassungsfähigkeit – Sie können eine benutzerdefinierte Oberfläche erstellen und diese ohne aufwendige Anpassungen oder technische Schulden in Ihre übergeordnete Umgebung einbinden. Für Benutzer, die es gewohnt sind, mit Tabellenkalkulationen zu arbeiten, ist die Bedienung intuitiv.
Im Enterprise-Plan sind die Verwaltung von Unternehmensschlüsseln und der Schutz vor Datenverlust enthalten.
Zusammenfassung der Vorteile von Airtable anhand einer G2-Bewertung:
Was mir an Airtable am besten gefällt, ist, wie es die Vertrautheit von Tabellenkalkulationen mit der Leistungsfähigkeit einer vollwertigen Datenbank verbindet. Damit kann ich komplexe Informationen auf eine Weise organisieren, die dennoch sehr intuitiv ist. Außerdem schätze ich die Flexibilität sehr: Durch die Möglichkeit, Felder anzupassen, verschiedene Ansichten zu erstellen und Automatisierungen einzurichten, lässt sich das System ganz einfach an jeden beliebigen Workflow anpassen, den ich verwalte. Die Features für die Zusammenarbeit sind ebenfalls ein großes Plus, da jeder Aktualisierungen in Echtzeit sehen kann, ohne dass Verwirrung entsteht. Insgesamt spart es Zeit, sorgt für Ordnung und lässt meine Prozesse wesentlich reibungsloser ablaufen.
Was mir an Airtable am besten gefällt, ist die Kombination aus der Vertrautheit von Tabellenkalkulationen und der Leistungsfähigkeit einer vollwertigen Datenbank. Damit kann ich komplexe Informationen auf eine Weise organisieren, die dennoch sehr intuitiv ist. Außerdem schätze ich die Flexibilität sehr: Da ich Felder anpassen, verschiedene Ansichten erstellen und Automatisierungen einrichten kann, lässt sich das System ganz einfach an jeden beliebigen Workflow anpassen, den ich verwalte. Die Features für die Zusammenarbeit sind ebenfalls ein großes Plus, da jeder Aktualisierungen in Echtzeit sehen kann, ohne dass Verwirrung entsteht. Insgesamt spart es Zeit, sorgt für Ordnung und lässt meine Prozesse viel reibungsloser ablaufen.
Häufige Probleme, mit denen Airtable-Benutzer konfrontiert sind
Zwar wird Airtable allgemein für seine Flexibilität geschätzt, doch langjährige Benutzer weisen oft auf einige immer wiederkehrende Herausforderungen hin, wie zum Beispiel:
- Eine steile Lernkurve und eine komplexe Benutzeroberfläche erschweren den Einstieg
- Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools für Projektmanagement
- Im Vergleich zu Excel eingeschränkte Funktionen für Formeln und fortgeschrittene Analysen
- Unklare Nachverfolgung von Änderungen und mangelnde Sichtbarkeit des Bearbeitungsverlaufs
- Uneinheitlicher Support, insbesondere bei Problemen mit der Abrechnung
- Im Vergleich zur Desktop-Version ist die mobile Nutzung umständlich
- Keine Sandbox oder Staging-Umgebung, wodurch Änderungen in Live-Datenbanken riskant sind
Airtable-Bewertungen auf Reddit
Hier erfahren Sie, was echte Benutzer auf verschiedenen Plattformen über Airtable sagen.
Auf r/Airtable erklärt ein Benutzer, dass Airtable durch schreibgeschützte Benutzer und öffentliche Ansichten flexibel und kostengünstig freigeben kann:
Benutzer mit Lesezugriff nutzen das Tool kostenlos. Sie können also recht weitreichende Zugriffsrechte für einen Login vergeben. Außerdem können Sie Datenbankansichten und Benutzerseiten öffentlich freigeben. Auch diese sind schreibgeschützt und erfordern lediglich eine URL. Dadurch wird der Zugriff auf bestimmte Daten beschränkt.
Benutzer mit Lesezugriff nutzen das Tool kostenlos. Sie können also über einen Login recht weitreichenden Zugriff gewähren. Außerdem können Sie Basisansichten und Benutzeroberflächen öffentlich freigeben. Diese sind ebenfalls schreibgeschützt und erfordern lediglich eine URL. Dadurch wird der Zugriff auf bestimmte Daten beschränkt.
Ein Benutzer auf G2 ist frustriert über die Limite bei der Verwaltung großer Datenmengen (obwohl Airtable eine Datenbanksoftware ist).
Was mir an Airtable nicht gefällt, ist, dass es mit zunehmender Größe Ihrer Datenbank manchmal langsamer wird oder etwas unübersichtlich werden kann. Die Verwaltung großer Datenmengen oder mehrerer verknüpfter Tabellen kann einen zusätzlichen Organisationsaufwand erfordern. Außerdem sind einige Features, wie erweiterte Grenzen für die Automatisierung und Optionen für die Benutzeroberfläche, nur verfügbar, wenn Sie einen Premium-Plan nutzen.
Was mir an Airtable nicht gefällt, ist, dass es mit zunehmender Größe der Datenbank manchmal langsamer wird oder etwas unübersichtlich werden kann. Die Verwaltung großer Datenmengen oder mehrerer miteinander verknüpfter Tabellen kann einen zusätzlichen Organisationsaufwand erfordern. Außerdem sind einige Features, wie erweiterte Grenzen für die Automatisierung und Optionen für die Benutzeroberfläche, nur verfügbar, wenn Sie einen Premium-Plan nutzen.
Ein Benutzer auf r/Airtable weist zudem auf die immer wiederkehrenden Herausforderungen bei der Nutzung von Airtable in großem Maßstab hin:
Was die Preisgestaltung pro Platz angeht, prüfe ich in der Regel zunächst genau, wer Rechte zur Bearbeitung benötigt und wer als reiner „Kommentar-Leser“ auskommen kann – aber sobald man 10 bis 20 Editors erreicht, hat man immer noch das Gefühl, schon für das Atmen extra zu bezahlen. Einige meiner Clients haben sogar darum gebeten, ein benutzerdefiniertes Next.js-Frontend zu entwickeln, nur um dann festzustellen, dass die REST-API von Airtable bei der Verwaltung von Seiten und dem Ratenlimit Probleme bereitet und bei komplexen Abfragen ständig 401-Fehler auslöst. Diese Idee haben wir ziemlich schnell verworfen.
Was die Preisgestaltung pro Platz angeht, prüfe ich in der Regel zunächst genau, wer Rechte zur Bearbeitung benötigt und wer als reiner „Kommentar“-Betrachter auskommen kann – aber sobald man 10 bis 20 Editors erreicht, hat man immer noch das Gefühl, schon für das Atmen extra zu bezahlen. Einige meiner Clients haben sogar darum gebeten, ein benutzerdefiniertes Next.js-Frontend zu entwickeln, nur um festzustellen, dass die REST-API von Airtable bei der Aufteilung von Seiten und beim Ratenlimit Probleme bereitet und bei komplexen Abfragen immer wieder 401-Fehler auslöst. Diese Idee haben wir ziemlich schnell ad acta gelegt.
Alternativen zu Airtable: Software für Projektmanagement, die Sie in Betracht ziehen sollten
Für Teams, die eine flexible Datenmodellierung benötigen, eignet sich Airtable gut. Allerdings treten Limite auf, sobald die Projekte über einfache Workflows hinauswachsen.
Hier hebt sich ClickUp als Alternative zu Airtable besonders hervor.
ClickUp ist der weltweit erste konvergierte KI-Workspace, der Projektmanagement, Zusammenarbeit, Automatisierungen und Ihren Tech-Stack auf einer einheitlichen Plattform vereint.
Lesen Sie hier, was ein ClickUp-Benutzer auf G2 über die Features des Projektmanagements sagt:
Das Beste an ClickUp ist seine unglaubliche Flexibilität und Anpassbarkeit. Man kann es wirklich an jeden Workflow oder jeden Projektmanagementstil anpassen. Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ansichten, Dashboards und Felder zu erstellen, ist fantastisch. Mir gefällt auch der breite Bereich an Features, die es bietet – von der Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung bis hin zur Zusammenarbeit an Dokumenten und der Zielsetzung. Es ist wirklich ein All-in-One-Workspace.
Das Beste an ClickUp ist seine unglaubliche Flexibilität und Anpassbarkeit. Man kann es wirklich an jeden Workflow und jeden Projektmanagementstil anpassen. Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ansichten, Dashboards und Felder zu erstellen, ist fantastisch. Mir gefällt auch der breite Bereich an Features, die es bietet – von der Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung bis hin zur Zusammenarbeit an Dokumenten und der Zielsetzung. Es ist wirklich ein All-in-One-Workspace.
Airtable vs. ClickUp – Vergleich auf einen Blick
Bevor wir die Features von ClickUp im Detail betrachten, finden Sie hier die wichtigsten Unterschiede zwischen Airtable und ClickUp.
| Aspekt | Airtable | ClickUp |
| Am besten geeignet für | Flexible Datenmodellierung, interne Tools, schlanke Workflows | End-to-End-Projektabwicklung, teamübergreifende Zusammenarbeit, skalierbare Abläufe |
| Lernkurve | Für nicht-technisch versierte Benutzer aufgrund des grundlegenden Designs und der Feldlogik eine hohe Hürde | Mittel, mit vorgegebenen Strukturen und schnellerer Einarbeitung |
| Aufgaben & Zuständigkeiten | Datensätze müssen als Aufgaben angelegt und gepflegt werden | Integrierte Aufgaben mit Eigentümern, Prioritäten, Statusen und Abhängigkeiten |
| Ansichten | Raster, Kanban, Kalender, Zeitleiste, Galerie | Tabelle, Kanban, Kalender, Gantt-Diagramm, Zeitleiste, Workload und mehr |
| Kontextbezogene KI | KI in den Datenbanken für Zusammenfassungen und Dateninteraktion | Workspace-weite kontextbezogene KI über Aufgaben, Dokumente und Tools hinweg |
| Automatisierung von Workflows | Auf Datenbanken beschränkte Workflows mit Auslösern | Projektübergreifende, aufgabenorientierte Workflow-Automatisierungen |
| Zusammenarbeit in Echtzeit | Kommentare und Ansichten; nutzt externe Chat-Tools | Integrierter Chat, Kommentare, Dokumente, Clips und asynchrone Synchronisierung |
| Mobile Nutzung | Funktional, aber für komplexe Workflows nur begrenzt geeignet | Ein umfassenderes, aufgabenorientiertes mobiles Erlebnis |
| Integrationen | Solides Integrations-Ökosystem; lässt sich gut mit Zapier/Integromat/Make kombinieren | Umfangreiche Erweiterungen sowie native bidirektionale Synchronisierung mit Kalendern, Slack, GitHub usw. |
Die Tabellenansicht von ClickUp
In der Tabellenansicht von ClickUp fühlen sich Airtable-Benutzer in der Regel am wohlsten.
Es bietet Ihnen ein vertrautes Layout im Tabellenkalkulationsstil, bei dem jede Aufgabe eine Zeile und jedes Benutzerdefinierte Feld eine Spalte darstellt.
Diese Zeilen sind nicht nur Datensätze. Es handelt sich um voll funktionsfähige Aufgaben, die mit Mitarbeitern, Abhängigkeiten, Kommentaren, Dokumenten, Zielen und Automatisierungen verbunden sind.
In der Ansicht der Tabelle können Sie:
- Benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status, Tags oder Budget ein- oder ausblenden
- Führen Sie die Bearbeitung der Daten einer Aufgabe direkt im Text durch, genau wie in einer Tabellenkalkulation
- Führen Sie den Mauszeiger über die Beschreibungen der Aufgaben, um eine Vorschau anzuzeigen, ohne neue Seiten zu öffnen
- Unteraufgaben können separat oder unter übergeordneten Aufgaben eingebettet angezeigt werden
Vor allem aber sind benutzerdefinierte Felder direkt in die Aufgaben integriert und keine separaten Datenbankobjekte. Sie müssen sich nicht mit Aufgaben-IDs, strengen Einschränkungen beim Feldtyp oder Backend-Logik auseinandersetzen, nur um Ihre Daten nutzbar zu halten.
⭐ Bonus: Nutzen Sie KI-Felder, um Aufgabeninformationen zu standardisieren, wiederholte Dateneingaben zu vermeiden und die Gesamtproduktivität zu steigern. Sie bieten eine prägnante Zusammenfassung Ihrer Aufgaben.
ClickUp BrainGPT
ClickUp BrainGPT ist ein kontextbezogener KI -Assistent, der die Lücke zwischen KI-Ergebnissen und dem realen Kontext schließt.
BrainGPT läuft direkt in Ihrem ClickUp-Workspace und hat Zugriff auf Aufgaben, Dokumente, Kommentare, Zeitleisten, Ziele und Berechtigungen. Dadurch kann es dabei helfen, Aufgaben und Dokumente zusammenzufassen, Aktionspunkte zu generieren und den Status des Projekts zu erläutern.
Es liefert Ihnen kontextbezogene Antworten auf Fragen wie: „Was ist blockiert?“, „Was ist überfällig?“ oder „Was hat sich diese Woche geändert?“ – alles auf der Grundlage von Echtzeitdaten aus dem Workspace.
Enterprise-Suche in Ihren Arbeitsbereichen (und darüber hinaus)
Eine der größten Stärken von BrainGPT ist die Enterprise-Suche.
Durchsuchen Sie Aufgaben, Dokumente, Kommentare, Anhänge und verbundene Tools mithilfe natürlicher Sprache. Anstatt Ordner oder Ansichten zu durchforsten, können Benutzer Fragen stellen und Antworten erhalten, die die tatsächliche Struktur der Arbeit widerspiegeln.
Dies ist besonders bei großen Projekten von großem Nutzen, bei denen Informationen über verschiedene Projekte, Teams und tools verstreut sind.
Zugriff auf mehrere KI-Modelle
ClickUp BrainGPT bietet zudem Zugriff auf mehrere externe KI-Modelle innerhalb derselben Benutzeroberfläche. Sie müssen weder zwischen verschiedenen Tools wechseln noch separate Abonnements verwalten, um mit den Ergebnissen verschiedener Modelle zu experimentieren.
📌 Beispiel: ChatGPT für alltägliche Aufgaben der Ausführungsarbeit. Claude für ausführliche Analysen und Zusammenfassungen. Gemini für informationsintensive und miteinander verknüpfte Aufgaben.
„Talk to Text“ – Ideen festhalten, ohne den Flow zu unterbrechen
Die „Talk to Text“-Funktion von ClickUp erweitert BrainGPT über die Eingabe von Textbefehlen hinaus. Sprechen Sie Ideen, Meeting-Notizen oder Aufgaben-Updates ein und wandeln Sie diese sofort in strukturierten Text, Aufgaben oder Dokumente um. BrainGPT kann diese Eingaben anschließend verfeinern, zusammenfassen oder in konkrete nächste Schritte umwandeln.
Super Agents: Ihre KI-Teamkollegen
Die „Super Agents“ von ClickUp sind autonome, umgebungsorientierte KI-Assistenten, die Änderungen in Ihrem Workspace beobachten und auf der Grundlage von Regeln, Datenmustern und Kontext im Namen der Benutzer handeln.
Während BrainGPT sich durch die Beantwortung von Fragen und die Gewinnung von Erkenntnissen auszeichnet, ergreifen Super Agents Maßnahmen, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Ein „Super Agent“ kann beispielsweise:
- Erkennen Sie überfällige Aufgaben und weisen Sie diese proaktiv neu zu oder benachrichtigen Sie die Eigentümer
- Überwachen Sie den Projektfortschritt und erstellen Sie Berichte zum Status des Projekts
- Lösen Sie Folgeaufgaben aus, sobald Abhängigkeiten fertiggestellt sind
- Sprint-Retrospektiven zusammenfassen und Erkenntnisse zu Risiken aufzeigen
⭐ Bonus: Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr über Super Agents zu erfahren.
🚀 Der Vorteil von ClickUp: ClickUp-Dashboards bündeln alles in einem einzigen Echtzeit-Command-Center. Mit Dashboards können Teams den Projektstatus in Bezug auf Aufgaben, Zeitleisten, Workloads, Ziele und Risiken visualisieren – ohne Daten in externe BI-Tools oder Tabellenkalkulationen exportieren zu müssen.
KI-Karten in Dashboards analysieren Live-Daten aus dem Workspace und liefern automatisch Erkenntnisse. Sie können den Fortschritt zusammenfassen, Hindernisse hervorheben, Risiken kennzeichnen und nächste Schritte skizzieren.
So nutzen Sie diese Kombination 👇
📚 Lesen Sie auch: Strategien zur Workflow-Optimierung für Ihre Teams
ClickUp-Automatisierungen
Die „No-Code“-Automatisierungen von ClickUp sind für Teams konzipiert, die von manuellen Übergaben auf wiederholbare Betriebsabläufe umstellen.
Zu den Funktionen der Automatisierung gehören unter anderem:
- Sequenzen mit mehreren Aktionen (ein einzelner Auslöser kann mehrere Ergebnisse auslösen)
- Bedingte Logik (if/else-Zweige)
- Zeitverzögerungen und geplante Automatisierungen
- Integrationsaktionen mit externen Tools über native Integrationen
Dadurch lassen sich wiederholende Aufgaben wie das Aktualisieren des Status der Aufgaben, das Zuweisen von Eigentümern, das Eskalieren blockierter Arbeiten oder der Auslöser für Folgeaktionen bei nahenden Terminen einfacher automatisieren.
ClickUp Automations unterstützt auch komplexere Beispiele für die Workflow-Automatisierung, die über einfache Aktualisierungen von Aufgaben hinausgehen.
📌 Beispiel: Teams können Aufgaben automatisch nach Priorität oder den Werten benutzerdefinierter Felder zuweisen, abhängige Aufgaben als Auslöser verwenden, wenn Meilensteine abgeschlossen werden, oder funktionsübergreifende Teams auf dem Laufenden halten, wenn sich Daten projektübergreifend ändern.
✏️ Notiz: Während Airtable Trigger-und-Aktion-Workflows innerhalb von Datenbanken bietet, erstreckt sich die Automatisierungs-Engine von ClickUp über Aufgaben, Projekte, Zeitleisten, Ziele und die Zusammenarbeit im Team – und zwar auf eine Weise, die sich wie eine native Funktion anfühlt und nicht wie eine nachträglich integrierte Lösung.
Zusammenarbeit in Echtzeit mit ClickUp Chat
55 % der Wissensarbeiter geben an, dass die Nachverfolgung von Informationen schwierig ist, und 50 % haben unwissentlich an etwas gearbeitet, womit sich bereits ein anderes Team befasste.
ClickUp Chat bringt die Teamkommunikation direkt in Ihren Projektarbeitsbereich, sodass Diskussionen immer im Zusammenhang mit der eigentlichen Arbeit bleiben.
So können Sie den ClickUp-Chat für die Zusammenarbeit in Echtzeit nutzen:
- Organisieren Sie Unterhaltungen mithilfe von Kanälen, die auf Projekten, Teams oder Themen basieren
- Chatten Sie privat per Direktnachricht, um schnelle oder vertrauliche Gespräche zu führen
- Halten Sie Unterhaltungen mit Threads und Thread-Antworten auf den Punkt
- Verwenden Sie @Erwähnungen, um bestimmte Personen oder ganze Teams zu benachrichtigen
- Erstellen Sie Aufgaben direkt aus Chat-Nachrichten und setzen Sie Diskussionen in Taten um
- Führen Sie mit ClickUp SyncUps asynchrone Audio- oder Video-Updates durch, ohne Meetings ansetzen zu müssen
✏️ Notiz: Airtable ist für die Echtzeitkommunikation stark auf externe Tools wie Slack oder E-Mail angewiesen. Es gibt zwar Kommentare, diese sind jedoch an einzelne Datensätze gebunden und dienen nicht als Plattform für die Zusammenarbeit in Echtzeit. Mit ClickUp Chat bleiben Diskussionen und Aufgabenabwicklung unter einem Dach.
Vorgefertigte ClickUp-Vorlagen
Genau wie bei Airtable bietet Ihnen ClickUp vorgefertigte Vorlagen, in die Sie Ihre Daten einfügen können.
Die ClickUp-Vorlage für das Projektmanagement bietet Ihnen beispielsweise einen kompletten Arbeitsbereich, in dem Sie das Projekt planen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt bis zur Fertigstellung verfolgen können.
Fügen Sie mithilfe der benutzerdefinierten Felder von ClickUp wichtige Details wie Projektphase, Metriken für den Erfolg, Abteilung und mehr hinzu und verfolgen Sie Aufgaben mithilfe benutzerdefinierter Status wie „Gefährdet“, „Blockiert“ usw.
Vorgefertigte Automatisierungen helfen dabei, Aufgaben durch verschiedene Phasen zu leiten, Kommentare zu hinterlassen und relevante Mitglieder des Teams zu taggen.
Hier sind einige weitere Vorlagen, die Sie sofort nutzen können:
- ClickUp-Vorlage für Tabellen: Ideal, wenn Ihr Team mit Tabellenkalkulationen vertraut ist, aber zusätzlich von echten Aufgaben und klaren Zuständigkeiten profitieren möchte
- ClickUp-Vorlage für das Aufgabenmanagement: Entwickelt, um den Arbeitsalltag im Griff zu behalten, indem Teams dabei unterstützt werden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und festzulegen, wer dafür verantwortlich ist
- Agile-Projektmanagement-Vorlage von ClickUp: Entwickelt für sprintbasierte Teams zur Verwaltung von Backlogs, Iterationen und agilen Workflows
- ClickUp-Vorlage für eine Projektressourcenmatrix: Hilft Ihnen zu erkennen, wer an welchen Aufgaben arbeitet, und verhindert eine Überlastung Ihres Teams
- ClickUp-Vorlage für Projekt-Deliverables: Macht deutlich, was geliefert werden muss, wann die Frist ist und wer für welches Ergebnis verantwortlich ist
💡Profi-Tipp: Bündeln Sie alle Ihre tools in einem einzigen Workflow mit ClickUp-Integrationen
Mit den ClickUp-Integrationen müssen Sie nicht mehr zwischen mehreren Apps hin- und herspringen, um Ihre Arbeit zu erledigen. ClickUp lässt sich mit Tools verbinden, die Ihr Team bereits nutzt, wie Slack, Google Workspace, GitHub, E-Mail, HubSpot, Calendly und Office 365, sodass Alles mit Ihren Aufgaben und Projekten verknüpft bleibt.
Mit den Integrationen können Sie:
- Lösen Sie Aktualisierungen und Benachrichtigungen automatisch mithilfe von ClickUp-Automatisierungen als Auslöser
- Verwandeln Sie Slack-Nachrichten in Aufgaben und erhalten Sie Aktualisierungen zu diesen Aufgaben direkt in Ihren Kanälen
- Fügen Sie Google Drive-Dateien hinzu und durchsuchen Sie diese, führen Sie die Synchronisierung von Google Kalender-Ereignissen durch und rufen Sie Ihre Gmail-E-Mails ab, ohne ClickUp verlassen zu müssen
- Verknüpfen Sie GitHub-Commits, -Branches und -Pull Requests mit Aufgaben, um eine vollständige Sichtbarkeit auf die Entwicklungsarbeit zu erhalten
Preise für ClickUp
Bei ClickUp findest du sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Pläne, die für jedes Budget geeignet sind:
Sollten Sie sich für Airtable oder ClickUp für das Projektmanagement entscheiden?
Wenn es beim Projektmanagement um die Strukturierung von Daten geht, eignet sich Airtable gut. Wenn Sie flexible Tabellen, benutzerdefinierte Apps oder interne Tools benötigen, reicht der Datenbankansatz aus.
Da Workflows jedoch immer komplexer werden – mit Abhängigkeiten, Eigentümerschaft, Automatisierung und teamübergreifender Zusammenarbeit –, sollten Sie sich nach Alternativen zu Airtable umsehen. Selbst einfache Aufgaben wie die Pflege übersichtlicher Datenbanken, die Vermeidung von Duplikaten und die Skalierung von Berechtigungen in Airtable erfordern oft technische Fachkenntnisse.
Hier kommt ClickUp ins Spiel: die KI-gestützte, kontextbezogene Plattform für Projektmanagement.
Es reduziert den Aufwand beim Setup und bietet gleichzeitig Flexibilität durch verschiedene Ansichten, benutzerdefinierte Felder, Automatisierungen und kontextbezogene KI. Anstatt Daten lediglich zu verwalten wie bei Airtable, bietet Ihnen ClickUp einen einheitlichen Workspace, der all Ihre Daten, Prozesse und Mitarbeiter zusammenführt.
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