Airtable-Projektmanagement-Testbericht 2026 (Features, Vor- und Nachteile, Preise)

Airtable ist ein relationales Datenbank-Tool, das sich zwischen Google Tabellen, Datenbanksoftware und modernen Plattformen für Projektmanagement positioniert. Und es erfordert keinen hohen Prozessaufwand.

Wenn man sich jedoch die Kundenbewertungen genauer ansieht, fallen einige Probleme und Limite auf, insbesondere wenn man Airtable als Lösung für das Projektmanagement in Betracht zieht.

Zunächst einmal erfordern Workflows, die in der Benutzeroberfläche einfach aussehen, ein technisches Setup im Backend.

Außerdem ist es schwierig, eine gut strukturierte, wartbare Datenbank aufzubauen. Der G2-Testbericht führt weiter aus:

Wenn Sie nicht frühzeitig Konventionen festlegen (Benennung von Feldern, Gestaltung von Beziehungen, Einrichtung von Automatisierungen), kann die Datenbank unübersichtlich und schwerer zu verwalten werden.

Dieser Testbericht untersucht, in welchen Bereichen Airtable gut funktioniert – und in welchen Bereichen andere Tools für das Projektmanagement oder Airtable-Alternativen mit erweiterten Features möglicherweise besser geeignet sind.

Was ist Airtable?

Airtable basiert auf einer relationalen Datenbank und ermöglicht es Unternehmen, ihre wichtigsten Workflows des Projektmanagements zu skalieren.

Mit diesem Projektmanagement-Tool können Sie unternehmensweite Ziele miteinander verbinden, sodass Sie über die reine Verwaltung von Aufgaben hinausgehen und ein strategisches Projektportfolio-Management vorantreiben können.

Dank der integrierten KI können Sie intelligente Prognosen erstellen, um Projektrisiken zu erkennen und zu beseitigen, Pläne für Projekte zu erstellen und alle Beteiligten durch automatisierte Projekt-Updates auf dem Laufenden zu halten.

Das herausragende Feature ist, dass es sich an Ihre Arbeitsweise anpasst. Ihnen stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung, darunter Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, die Zeitleiste und vieles mehr.

Mit Airtable können Sie Daten zudem auf flexible Weise organisieren und visualisieren, indem Sie „Bases“ verwenden, die aus Tabellen, Datensätzen und Feldern bestehen und umfangreiche Inhalte wie Anhänge, Dropdown-Menüs, Kontrollkästchen und mehr unterstützen.

Der Interface-Designer wandelt Rohdaten mithilfe von Formularen, Schaltflächen und bedingter Logik in benutzerdefinierte Apps um, um Projekt-Dashboards zu erstellen.

Wichtigste Features von Airtable

Hier sind die wichtigsten Features von Airtable, die ein flexibles, datengesteuertes Projektmanagement unterstützen. 👇

Flexible Tabellen und Datenbankstruktur

Die Basis bildet das Herzstück von Airtable. Stellen Sie sich diese als Workspace für jedes Projekt oder jede Funktion vor. Sie erstellen eine oder mehrere Tabellen innerhalb Ihres Airtable-Kontos.

Jede Tabelle besteht aus:

Da Airtable relational aufgebaut ist, können Sie bei komplexen Projekten Datensätze tabellenübergreifend verknüpfen.

💡 Profi-Tipp: Eine der neuesten Ergänzungen in Airtable ist Omni, ein KI-Assistent, der sich auf die Erstellung dialogorientierter Apps und die Interaktion mit Daten konzentriert.

Mit Omni können Sie mithilfe von Befehlen in natürlicher Sprache Folgendes zu erledigen:

• Arbeiten Sie im Rahmen der Airtable-Berechtigungen und behalten Sie die Kontrolle über den Datenzugriff
• Erstellen Sie Tabellen, Benutzeroberflächen und Automatisierungen per Chatten
• Stellen Sie Fragen und gewinnen Sie Erkenntnisse aus Ihren Basisdaten
• Erstellen oder aktualisieren Sie Datensätze, ohne Formeln oder Skripte zu bearbeiten

Verschiedene Ansichten (Raster, Kanban, Kalender, Zeitleiste, Galerie)

Sie können verschiedene Ansichten nutzen, um dieselben Aufgaben und Datensätze auf vielfältige Weise darzustellen.

Nutzen Sie beispielsweise Kanban-Ansichten für die Nachverfolgung des Status, Kalenderansichten für Fristen und Zeitleiste- oder Gantt-Ansichten, um die Reihenfolge und Abhängigkeiten von Aufgaben zu verstehen.

Da alle Ansichten auf denselben zugrunde liegenden Daten basieren, werden Änderungen, die in einer Ansicht vorgenommen werden, sofort überall sonst übernommen.

Außerdem können Sie für eine einzelne Tabelle so viele Ansichten erstellen, wie Sie benötigen, und diese an bestimmte Rollen oder Workflows anpassen. Gefilterte Ansichten können Folgendes anzeigen:

Dank Berechtigungen auf Ansichtsebene können Benutzer nur mit den Ansichten interagieren, für die sie Zugriffsrechte haben. Sie müssen nicht auf die gesamte Datenbank zugreifen oder diese ändern.

Suchen Sie nach besseren Möglichkeiten, um bei der Arbeit den Überblick zu behalten? Dieses Video bietet nützliche Tipps 👇

💡 Profi-Tipp: Anstatt jedem vollständigen Zugriff auf die Datenbank zu gewähren, nutzen Sie Airtable-Interfaces, um rollenspezifische Ansichten mit Teamkollegen oder externen Stakeholdern freizugeben.

Airtable-KI-Features

Airtable AI fügt direkt in Ihre Datenbanken integrierte KI-Unterstützung hinzu, damit Teams schneller mit Daten arbeiten können. So hilft es Ihnen, schneller zu arbeiten:

KI-Agenten

Über die Chat-ähnliche KI und die App-Erstellung hinaus hat Airtable KI-Agenten eingeführt, die in Ihren Airtable-Apps integriert sind und in Ihrem Namen Maßnahmen ergreifen.

Es handelt sich um autonome Agenten, was bedeutet, dass sie keine Eingaben von Ihnen benötigen. Sie arbeiten automatisch auf der Grundlage von Änderungen an Ihren Daten oder von Ihnen definierten Regeln.

Zu den Funktionen von KI-Agents gehören:

Automatisierte Workflows

Die Automatisierungen von Airtable basieren auf einem leistungsstarken No-Code-Modell aus Auslöser und Aktion, mit dem Sie sich wiederholende Aufgaben und Workflows in Ihren Datenbanken automatisieren können, ohne Skripte oder Code schreiben zu müssen. Sie definieren einen Auslöser (ein Ereignis, das eintritt) und eine oder mehrere Aktionen (was als Nächstes folgt), und Airtable kümmert sich um den Rest.

Sobald Sie eine Automatisierung eingerichtet haben, kann Airtable folgende Aufgaben übernehmen:

In Kombination mit KI können die Workflows der Automatisierung von Airtable weit über einfache Auslöser für Aufgaben hinausgehen.

Airtable unterstützt zudem bedingte Logik und wiederkehrende Aufgaben. Das bedeutet, dass Sie Automatisierungen so einrichten können, dass sie auf bestimmte Auslöser hin ausgeführt werden oder dieselbe Aktion für eine Liste von Datensätzen durchführen.

Airtable-Dashboards

Erstellen Sie Ihre eigenen Berichte mit der No-Code-Dashboard-Oberfläche von Airtable. Nutzen Sie diese Dashboards, um Ihre Daten zu gruppieren oder zu sortieren.

Airtable bietet Ihnen außerdem sofort einsatzbereite Erweiterungen, mit denen Sie Dashboards mit Diagrammen, Grafiken und anderen Metriken erstellen können, die den Anforderungen der Berichterstellung Ihres Teams entsprechen.

Vorgefertigte Vorlagen für das Projektmanagement

In Airtable steht Ihnen eine Bibliothek mit gebrauchsfertigen Vorlagen zur Verfügung, die zudem anpassbar sind. Dazu gehören Airtable-Vorlagen für Projektmanagement, Marketing, Produktmanagement und vieles mehr.

Airtable unterstützt außerdem Datensatzvorlagen, mit denen Benutzer häufig verwendete Datensatzstrukturen innerhalb einer Airtable-Datenbank vordefinieren können. Sie helfen Ihnen dabei, mit einem Klick einheitliche Datensätze (wie Standard-Aufgabenformate oder wiederkehrende Ereignisse) zu erstellen.

Preise von Airtable

Airtable bietet mehrere Preisstufen an, darunter:

Vorteile der Nutzung von Airtable

Für Projektmanager liegt der größte Vorteil von Airtable in seiner Anpassungsfähigkeit – Sie können eine benutzerdefinierte Oberfläche erstellen und diese ohne aufwendige Anpassungen oder technische Schulden mit Ihrem gesamten Ökosystem verbinden. Für diejenigen, die es gewohnt sind, mit Tabellenkalkulationen zu arbeiten, fühlt es sich benutzerfreundlich an.

Im Enterprise-Plan sind die Verwaltung von Unternehmensschlüsseln und der Schutz vor Datenverlust enthalten.

Zusammenfassung der Vorteile von Airtable anhand einer G2-Bewertung:

Was mir an Airtable am besten gefällt, ist die Kombination aus der Vertrautheit von Tabellenkalkulationen und der Leistungsfähigkeit einer vollwertigen Datenbank. Damit kann ich komplexe Informationen auf eine Weise organisieren, die dennoch sehr intuitiv ist. Ich schätze auch die Flexibilität sehr, und die Möglichkeit, Felder benutzerdefiniert anzupassen, verschiedene Ansichten zu erstellen und Automatisierungen einzurichten, macht es einfach, das System an jeden beliebigen Workflow anzupassen, den ich verwalte. Die Features für die Zusammenarbeit sind ebenfalls ein großes Plus, da jeder Aktualisierungen in Echtzeit sehen kann, ohne dass Verwirrung entsteht. Insgesamt spart es Zeit, sorgt für Ordnung und lässt meine Prozesse viel reibungsloser ablaufen.

Häufige Probleme, mit denen Airtable-Benutzer konfrontiert sind

Während Airtable weithin für seine Flexibilität geschätzt wird, weisen langjährige Benutzer oft auf einige wiederkehrende Herausforderungen hin, wie zum Beispiel:

Airtable-Bewertungen auf Reddit

Hier erfahren Sie, was echte Benutzer auf verschiedenen Plattformen über Airtable sagen.

Auf r/Airtable erklärt ein Benutzer, dass Airtable durch schreibgeschützte Benutzer und öffentliche Ansichten flexibel und kostengünstig freigeben kann:

Benutzer mit Lesezugriff sind kostenlos. Sie können also einen ziemlich umfassenden Zugriff auf ein Login gewähren. Sie können Basisansichten und Schnittstellenseiten auch öffentlich freigeben. Diese wären ebenfalls schreibgeschützt und würden lediglich eine URL verwenden. Dies beschränkt sich auf bestimmte Daten.

Ein Benutzer auf G2 ist frustriert über die Limite bei der Verwaltung großer Datenmengen (obwohl Airtable eine Datenbanksoftware ist).

Was mir an Airtable nicht gefällt, ist, dass es mit zunehmender Größe der Datenbank manchmal langsamer wird oder etwas unübersichtlich werden kann. Die Verwaltung großer Datenmengen oder mehrerer verknüpfter Tabellen kann einen zusätzlichen Organisationsaufwand erfordern. Außerdem sind einige Features, wie erweiterte Grenzen für die Automatisierung und Optionen für die Benutzeroberfläche, nur verfügbar, wenn Sie einen Premium-Plan nutzen.

Ein Benutzer auf r/Airtable weist zudem auf die wiederkehrenden Herausforderungen bei der Nutzung von Airtable in großem Maßstab hin:

Was die Preise pro Platz angeht, prüfe ich zunächst immer genau, wer Rechte zur Bearbeitung benötigt und wer nur als „Kommentar-only“-Betrachter fungieren kann. Sobald man jedoch 10 bis 20 Editors erreicht, hat man immer noch das Gefühl, schon für das Atmen extra zu bezahlen. Einige meiner Clients haben sogar darum gebeten, ein benutzerdefiniertes Next.js-Frontend zu erstellen, nur um festzustellen, dass die REST-API von Airtable mühsam zu paginieren und zu Rate-Limitieren ist und bei komplexen Abfragen ständig 401-Fehler ausgibt. Diese Idee haben wir ziemlich schnell verworfen.

Alternativen zu Airtable: Software für Projektmanagement, die Sie in Betracht ziehen sollten

Für Teams, die eine flexible Datenmodellierung benötigen, eignet sich Airtable gut. Allerdings treten Limite auf, wenn die Projekte über einfache Workflows hinauswachsen.

Hier hebt sich ClickUp als Alternative zu Airtable ab.

ClickUp ist der weltweit erste konvergierte KI-Workspace, der Projektmanagement, Zusammenarbeit, Automatisierungen und Ihren Tech-Stack auf einer einheitlichen Plattform vereint.

Hören Sie sich an, was ein ClickUp-Benutzer auf G2 über die Features des Projektmanagements zu sagen hat:

Das Beste an ClickUp ist seine unglaubliche Flexibilität und Anpassbarkeit. Man kann es wirklich an jeden Workflow oder Projektmanagementstil anpassen. Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ansichten, Dashboards und Felder zu erstellen, ist fantastisch. Mir gefällt auch der große Bereich an Features, von Aufgabenmanagement und Zeiterfassung bis hin zur Zusammenarbeit an Dokumenten und Zielsetzung. Es ist wirklich ein All-in-One-Workspace.

Airtable vs. ClickUp im Vergleich auf einen Blick

Bevor wir uns die Features von ClickUp im Detail ansehen, hier die wichtigsten Unterschiede zwischen Airtable und ClickUp.

Die Tabellenansicht von ClickUp

In der Tabellenansicht von ClickUp fühlen sich Airtable-Benutzer in der Regel am wohlsten.

Es bietet Ihnen ein vertrautes Layout im Tabellenkalkulationsstil, bei dem jede Aufgabe eine Zeile und jedes Benutzerdefinierte Feld eine Spalte darstellt.

Diese Zeilen sind nicht nur Datensätze. Es handelt sich um voll funktionsfähige Aufgaben, die mit Mitarbeitern, Abhängigkeiten, Kommentaren, Dokumenten, Zielen und Automatisierungen verbunden sind.

In der Ansicht der Tabellen können Sie:

Vor allem sind benutzerdefinierte Felder direkt in den Aufgaben integriert und keine separaten Datenbankobjekte. Sie müssen keine Datensatz-IDs, strenge Einschränkungen beim Feldtyp oder Backend-Logik verwalten, nur um Ihre Daten nutzbar zu halten.

⭐ Bonus: Nutzen Sie KI-Felder, um Aufgabeninformationen zu standardisieren, wiederholte Dateneingaben zu vermeiden und die Gesamtproduktivität zu steigern. Sie bieten eine übersichtliche Zusammenfassung Ihrer Aufgaben.

ClickUp BrainGPT

ClickUp BrainGPT ist ein kontextbezogener KI -Assistent, der die Lücke zwischen KI-Ergebnissen und dem realen Kontext schließt.

BrainGPT läuft direkt in Ihrem ClickUp-Workspace und hat Zugriff auf Aufgaben, Dokumente, Kommentare, Zeitleisten, Ziele und Berechtigungen. Dadurch kann es dabei helfen, Aufgaben und Dokumente zusammenzufassen, Aktionspunkte zu generieren und den Status des Projekts zu erläutern.

Es liefert Ihnen kontextbezogene Antworten auf Fragen wie: „Was ist blockiert?“, „Was ist überfällig?“ oder „Was hat sich diese Woche geändert?“ – alles basierend auf Live-Daten aus dem Workspace.

Unternehmensweite Suche in Ihrer Arbeit (und darüber hinaus)

Eine der größten Stärken von BrainGPT ist die Suche für Unternehmen.

Durchsuchen Sie Aufgaben, Dokumente, Kommentare, Anhänge und verbundene Tools mithilfe natürlicher Sprache. Anstatt sich durch Ordner oder Ansichten zu wühlen, können Benutzer Fragen stellen und Antworten erhalten, die die tatsächliche Struktur der Arbeit widerspiegeln.

Dies ist besonders wertvoll in großen Unternehmen, in denen Informationen über Projekte, Teams und tools verstreut sind.

Zugriff auf mehrere KI-Modelle

ClickUp BrainGPT bietet zudem Zugriff auf mehrere externe KI-Modelle innerhalb derselben Benutzeroberfläche. Sie müssen weder zwischen Tools wechseln noch separate Abonnements verwalten, um mit den Ergebnissen verschiedener Modelle zu experimentieren.

„Talk to Text“ – Ideen festhalten, ohne den Flow zu unterbrechen

Die „Talk to Text“-Funktion von ClickUp erweitert BrainGPT über die Eingabe von Textbefehlen hinaus. Sprechen Sie Ideen, Meeting-Notizen oder Aufgaben-Updates ein und wandeln Sie diese sofort in strukturierten Text, Aufgaben oder Dokumente um. BrainGPT kann diese Eingaben dann verfeinern, zusammenfassen oder in umsetzbare nächste Schritte umwandeln.

Super Agents: Ihre KI-Teamkollegen

Die Super Agents von ClickUp sind autonome, umgebungsorientierte KI-Assistenten, die Änderungen in Ihrem Workspace beobachten und auf der Grundlage von Regeln, Datenmustern und Kontext im Namen der Benutzer handeln.

Während BrainGPT sich durch die Beantwortung von Fragen und die Generierung von Erkenntnissen auszeichnet, ergreifen Super Agents Maßnahmen, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Ein Super Agent kann zum Beispiel:

So nutzen Sie diese Kombination 👇

ClickUp-Automatisierungen

Die No-Code -Automatisierungen von ClickUp sind für Teams konzipiert, die von manuellen Übergaben auf wiederholbare Betriebsabläufe umstellen.

Zu den Funktionen der Automatisierung gehören unter anderem:

Dies erleichtert die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie das Aktualisieren von Statusen von Aufgaben, das Zuweisen von Eigentümern, das Eskalieren blockierter Arbeit oder das Auslösen von Auslösern für Folgeaktionen, wenn Fristen näher rücken.

ClickUp Automations unterstützt auch komplexere Beispiele für die Workflow-Automatisierung, die über einfache Aufgabenaktualisierungen hinausgehen.

Echtzeit-Zusammenarbeit mit ClickUp Chat

55 % der Wissensarbeiter geben an, dass die Nachverfolgung von Informationen schwierig ist, und 50 % haben unwissentlich an etwas gearbeitet, das bereits von einem anderen Team bearbeitet wurde.

ClickUp Chat bringt die Teamkommunikation direkt in Ihren Projekt-Workspace, sodass Diskussionen immer mit der eigentlichen Arbeit verbunden bleiben.

So können Sie ClickUp Chat für die Zusammenarbeit in Echtzeit nutzen:

Vorgefertigte ClickUp-Vorlagen

Genau wie bei Airtable bietet Ihnen ClickUp vorgefertigte Vorlagen, in die Sie Ihre Daten einfügen können.

Die ClickUp-Projektmanagement-Vorlage bietet Ihnen beispielsweise einen kompletten Workspace, in dem Sie das Projekt planen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt bis zur Fertigstellung verfolgen können.

Kostenlose Vorlage herunterladen

Fügen Sie wichtige Details wie Projektphase, Metriken, Abteilung und mehr mithilfe der benutzerdefinierten Felder von ClickUp hinzu und verfolgen Sie Aufgaben mithilfe von benutzerdefinierten Status wie „Gefährdet“, „Blockiert“ usw.

Vorkonfigurierte Automatisierungen helfen dabei, Aufgaben durch verschiedene Phasen zu leiten, Kommentare zu posten und relevante Teammitglieder zu taggen.

Hier sind einige weitere Vorlagen, die Sie sofort nutzen können:

💡Profi-Tipp: Bündeln Sie alle Ihre tools in einem Workflow mit ClickUp-Integrationen

Mit ClickUp-Integrationen müssen Sie nicht zwischen mehreren Apps hin- und herspringen, um Ihre Arbeit zu erledigen. ClickUp lässt sich mit Tools verbinden, die Ihr Team bereits nutzt, wie Slack, Google Workspace, GitHub, E-Mail, HubSpot, Calendly und Office 365, sodass alles mit Ihren Aufgaben und Projekten verknüpft bleibt.

Mit Integrationen können Sie:

• Lösen Sie Updates und Benachrichtigungen automatisch mit ClickUp-Automatisierungen als Auslöser
• Verwandeln Sie Slack-Nachrichten in Aufgaben und erhalten Sie Aufgaben-Updates direkt in Ihren Kanälen
• Fügen Sie Google Drive-Dateien hinzu und durchsuchen Sie sie, führen Sie die Synchronisierung von Google Kalender-Ereignissen durch und rufen Sie Gmail ab, ohne ClickUp zu verlassen
• Verknüpfen Sie GitHub-Commits, Branches und Pull Requests mit Aufgaben, um eine vollständige Sichtbarkeit auf die Entwicklungsarbeit zu erhalten

Preise für ClickUp

Bei ClickUp finden Sie sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Pläne, die für jedes Budget geeignet sind:

Sollten Sie sich für Airtable oder ClickUp für das Projektmanagement entscheiden?

Wenn es beim Projektmanagement um die Strukturierung von Daten geht, funktioniert Airtable gut. Wenn Sie flexible Tabellen, benutzerdefinierte Apps oder interne Tools benötigen, reicht der Datenbankansatz aus.

Da Workflows jedoch immer komplexer werden – mit Abhängigkeiten, Eigentümerschaft, Automatisierung und teamübergreifender Zusammenarbeit – sollten Sie sich nach Alternativen zu Airtable umsehen. Einfache Aufgaben wie die Pflege übersichtlicher Datenbanken, die Vermeidung von Duplikaten und die Skalierung von Berechtigungen in Airtable erfordern oft technische Fachkenntnisse.

Hier kommt ClickUp ins Spiel, die KI-gestützte Plattform für kontextbezogenes Projektmanagement.

Es reduziert den Setup-Aufwand und bietet dennoch Flexibilität durch verschiedene Ansichten, benutzerdefinierte Felder, Automatisierungen und kontextbezogene KI. Anstatt wie Airtable nur Daten zu verwalten, bietet Ihnen ClickUp einen einheitlichen Workspace, der all Ihre Daten, Prozesse und Mitarbeiter zusammenführt.

Sind Sie bereit, es auszuprobieren? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an. ✅