Fragen Sie ein Mitglied des Portfolio-Boards, wie viele Projekte im letzten Quartal eingestellt wurden.
Die übliche Antwort lautet „null“, obwohl das Dashboard, das sie betrachten, jedes einzelne dieser Projekte bis ins kleinste Detail anzeigt. Das ist das Muster, das hinter den meisten gescheiterten EPM-Einführungen steckt. Unternehmen bauen die Ebene der Sichtbarkeit (Dashboards, Zusammenfassungen, Statusberichte) auf und überspringen die Entscheidungsebene (den „Kill-Switch“), sodass niemand ein Projekt pausieren kann, das den Status „grün“ hat.
Dieselben acht Ingenieure, die sich mit dem Abrechnungssystem auskennen, sind über vier Initiativen hinweg eingesetzt. In jedem Projektplan werden sie als voll verfügbar ausgewiesen, bis eine Frist überschritten wird. Das unternehmensweite Projektmanagement kann unter anderem dieses Terminproblem beheben, jedoch nur, wenn es einem Portfolio-Board ermöglicht, in entscheidenden Fällen „Nein“ zu sagen.
Dieser Leitfaden behandelt die Unterschiede zwischen EPM und einem PMO, die acht Komponenten eines funktionierenden Rahmenwerks, die Einführung in sieben Schritten, welche Softwarekategorie zu Ihrer Unternehmensgröße passt und die eine Frage, die Ihnen verrät, ob das Ganze funktioniert hat.
TL;DR: Beim Enterprise-Projektmanagement (EPM) wird jedes Projekt in einem Unternehmen als ein einziges Portfolio behandelt. Es umfasst ein zentrales Aufnahmeverfahren, ein Bewertungsmodell, eine Prüfung der Kapazität nach Kompetenzen und eine planmäßige Go/No-Go-Prüfung. EPM funktioniert jedoch nur, wenn jemand ein Projekt unterbrechen und Mitarbeiter auf Aufgaben mit höherer Priorität umverteilen kann. Legen Sie daher fest, wer diese Befugnis hat, bevor Sie sich für eine Methodik oder ein Tool entscheiden.
Ein PMO sorgt für eine einheitliche Umsetzung; ein EPMO entscheidet, was umgesetzt wird. Beginnen Sie mit Tabellenkalkulationen und einer BI-Ebene. Steigen Sie auf eine Arbeitsmanagement-Plattform um, wenn Sie teamübergreifende Echtzeitdaten benötigen, oder auf eine PPM-Suite für regulierte, kapitalintensive Portfolios.
Was ist Projektmanagement im Unternehmen?
Das Enterprise-Projektmanagement fasst alle Projekte innerhalb einer Organisation in einem einzigen Portfolio zusammen. Ein einheitliches Regelwerk legt fest, welche Projekte genehmigt werden, wer an welchen Projekten arbeitet und wie der Fortschritt berichtet wird.
Ohne EPM können einzelne Projekte zwar gut verlaufen, während das Unternehmen insgesamt auf der Stelle tritt. Das Marketing führt seine Kampagne durch. Die IT realisiert die Plattformmigration. Der operative Bereich senkt die Stückkosten. Alle drei Projekte werden termingerecht abgeschlossen, bringen jedoch keinen nennenswerten Fortschritt für das Unternehmen als Ganzes. Dies geschieht, weil niemand gefragt hat, ob dies die richtigen drei Projekte waren, die gleichzeitig durchgeführt werden sollten.
Das Problem verschärft sich durch die Menschen. Vor allem, weil sie erst dann wissen, ob sie sich übernommen haben oder nicht, wenn eine Frist versäumt wird. EPM löst dies, indem es jedes Projekt und jede Person gleichzeitig im Blick behält. Die Portfolio-Ansicht zeigt denselben Ingenieur in drei Plänen, noch bevor ein einziger Sprint beginnt.
Enterprise-Projektmanagement im Vergleich zum traditionellen Projektmanagement
Das traditionelle Projektmanagement sorgt dafür, dass ein einzelnes Projekt im Plan bleibt: termingerecht, im Rahmen des Budgets und des Umfangs. Die Aufgabe des Projektmanagers ist erfüllt, sobald das Projekt die vereinbarten Ergebnisse liefert.
Das Projektmanagement des Unternehmens betrachtet das große Ganze. Es fragt, ob dieses Projekt angesichts von Alles, was im Moment beim Unternehmen passiert, überhaupt noch durchgeführt werden sollte. Ein Projekt kann in jeder Metrik im grünen Bereich liegen und dennoch eine Fehlbesetzung der daran arbeitenden Mitarbeiter darstellen.
| Dimension | Traditionelles Projektmanagement | Enterprise-Projektmanagement |
|---|---|---|
| Was Sie verwalten | Ein Projekt | Jedes Projekt als ein einziges Portfolio |
| Die Frage, die Sie sich immer wieder stellen | Werden wir das rechtzeitig fertigstellen? | Sollten wir das überhaupt noch zu erledigen haben? |
| Wie Sie Erfolg messen | Zeitplan, Budget, Umfang | Hat das Projekt das Geschäft tatsächlich vorangebracht? |
| Wer erledigt die Arbeit? | Ein diesem Projekt zugewiesenes Team | Gemeinsam genutzte Fachkräfte, die für konkurrierende Projekte herangezogen werden |
| Wie sieht ein Risiko aus? | Risiken innerhalb des Projekts | Kollisionen zwischen Projekten (gleiche Mitarbeiter, Systeme und Termine) |
| Wer trifft die Entscheidung? | Der Projektmanager und sein Sponsor | Eine funktionsübergreifende Gruppe, die das gesamte Portfolio im Blick hat |
| Wie weit im Voraus planen Sie? | Dieses Projekt von Anfang bis Ende | Rollierende Quartale und Jahreszyklen |
| Die schwierigste Entscheidung | Anpassung der Zeitleiste | Ein Projekt unterbrechen, das gut läuft |
Ein Projekt, das planmäßig verläuft, abzusagen, ist schwieriger als eine Zeitleiste anzupassen, da Personal und Budget auf etwas umgeschichtet werden müssen, das das Geschäft gerade dringender benötigt. Diese Entscheidung erfordert jemanden, der den Überblick über alle Projekte hat und die Befugnis besitzt, diese Entscheidung zu treffen.
Was ist der Unterschied zwischen einem PMO und einem EPMO?
Ein Projektmanagementbüro (PMO) trägt dazu bei, Projekte erfolgreich umzusetzen. Es verfügt über Vorlagen, Prozesse und Schulungen, die dafür sorgen, dass die Teams einheitlich arbeiten. Was es in der Regel nicht leisten kann, ist zu entscheiden, welche Projekte das Unternehmen überhaupt durchführen sollte. Diese Entscheidung liegt auf einer höheren Ebene.
Ein Enterprise Project Management Office (EPMO) entscheidet, welche Projekte genehmigt werden, prüft, ob das Unternehmen über die erforderlichen Mitarbeiter und das nötige Budget verfügt, um sie durchzuführen, und überprüft laufende Projekte, um festzustellen, ob sie fortgesetzt werden sollten. Es erstellt Berichte direkt an die Geschäftsleitung, da diese Entscheidungen eine Genehmigung auf dieser Ebene erfordern.
Ein EPMO, das zu keinem Projekt „Nein“ sagen kann, ist lediglich ein PMO mit mehr Verwaltungsaufwand. Die Entscheidung zwischen den beiden hängt von der Struktur und dem Betriebsmodell des PMO ab.
Vorteile des Projektmanagements für Unternehmen
Das Projektmanagement für Unternehmen bietet Ihnen vier konkrete Vorteile: frühzeitigere Sichtbarkeit bei Ressourcenkonflikten, weniger Doppelprojekte, Priorität bei Entscheidungen auf der Grundlage von Kriterien statt politischer Überlegungen sowie eine Rechenschaftspflicht, die über die Fertigstellung hinausgeht.
- Frühzeitige Erkennung von Ressourcenkonflikten. Drei Projekte planen jeweils, im selben Sprint kundenrelevante Änderungen einzuführen. Jeder Projektleiter hat seine eigene Zeitleiste überprüft; niemand hat die Kapazitäten des Support-Teams geprüft, um alle drei Einführungen gleichzeitig zu bewältigen. Eine Portfolio-Ansicht stellt diese Verpflichtungen nebeneinander dar. Der Konflikt wird bereits bei der Kapazitätsplanung sichtbar – früh genug, um die Einführungen zeitlich zu staffeln.
- Weniger doppelte Projekte. Wenn zwei verschiedene Teams jeweils ein tool für den Onboarding-Workflow in Auftrag geben und die Anträge über unterschiedliche Kanäle einreichen, weiß das eine Team nichts vom anderen. Eine zentrale Erfassungspipeline führt alle Anfragen in dieselbe Warteschlange ein. So wird die Überschneidung erkannt, bevor dieselbe Arbeit doppelt finanziert wird.
- Gerechtere Priorisierung von Projekten. Ohne ein gemeinsames Bewertungsmodell hängt die Genehmigung eines Projekts oft davon ab, wer im Raum den größten Einfluss hat. Ein Bewertungsmodell ändert das. Jedes Projekt wird anhand derselben Faktoren bewertet: erwartete Umsatzauswirkungen, Kosten, Durchführungszeit, strategische Eignung. Das Projekt mit der höchsten Bewertung wird zuerst finanziert, unabhängig davon, welche Abteilung es vorgeschlagen hat.
- Verantwortlichkeit, die über die Projektabwicklung hinausgeht. Im Rahmen der Portfolio-Governance wird noch Monate nach der Projektabwicklung überprüft, ob sich der Business Case bewährt hat. Diese Überprüfung sorgt dafür, dass die Schätzungen für die nächste Runde präzise bleiben. Der Business Case versprach einen Rückgang der Support-Tickets um 20 %. Sechs Monate später ist die Zahl der Tickets unverändert. Das beeinflusst die Bewertung des nächsten Angebots desselben Teams.
Warum schaffen es die meisten EPM-Programme nicht, das Portfolio zu optimieren?
Die meisten EPM-Programme scheitern, weil sie zwar die Ebene der Sichtbarkeit aufbauen, aber nicht die Ebene der Entscheidung. Dashboards, Portfolio-Zusammenfassungen und Statusberichte können Ihnen zwar zeigen, was gerade alles passiert. Doch wenn niemand die schriftliche Befugnis hat, etwas zu unterbrechen oder zu stoppen, nützt auch die größte Sichtbarkeit der Welt nichts.
Antonio Nieto-Rodriguez, Verfasser des „HBR Projektmanagement-Handbuchs“, beschreibt das Muster:
Viel zu viele Projekte – und viel zu wenige, die wirklich wichtig sind.
Viel zu viele Projekte – und viel zu wenige, die wirklich wichtig sind.
Führungskräfte wissen, dass sie überlastet sind. Dennoch streichen sie nichts, denn ein Projekt zu stoppen, kommt ihnen vor, als müssten sie zugeben, dass es ein Fehler war. Die Lösung beginnt bei der Unternehmenskultur:
- Initiativen zeitlich begrenzen, damit sie einen natürlichen Endpunkt haben
- Belohnen Sie Führungskräfte, die Personal und Budget wieder dem Unternehmen zur Verfügung stellen
- Setzen Sie frei gewordene Ressourcen für Arbeiten mit höherer Priorität ein.
Indem man die Stornierung als Umverteilung umdeutet, wird das Stigma beseitigt. Es gibt jedoch keine saubere Möglichkeit, ein Projekt zu stornieren, das nie ordnungsgemäß genehmigt wurde.
Wenn ein Projekt ohne klares Ziel und ohne benannten Sponsor in das Portfolio aufgenommen wurde, gibt es später keinen Maßstab, an dem man es messen kann. Jede Unterhaltung darüber, ob es gestoppt werden soll, artet in eine Meinungssache aus. Richten Sie zunächst ein Projekt-Zulassungsverfahren ein, dann wird die Entscheidung über einen Stopp zu einer Frage, die Sie anhand von Fakten beantworten können.
Was umfasst ein funktionierendes Rahmenwerk für das Projektmanagement im Unternehmen?
Ein funktionierendes EPM-Framework besteht aus acht Komponenten. Die ersten drei steuern, was in das Portfolio aufgenommen wird. Die nächsten drei sorgen dafür, dass laufende Projekte den Vorgaben entsprechen. Die letzten beiden machen das Ganze auf Portfolioebene überschaubar. Alle acht setzen voraus, dass bereits jemand die schriftliche Befugnis besitzt, Nein zu sagen.
- Eine einzige Aufnahme-Pipeline. Jedes vorgeschlagene Projekt wird über einen einzigen Weg aufgenommen – mit einem definierten Ergebnis, einem namentlich genannten Sponsor, einer Schätzung der Ressourcenauslastung und dem strategischen Ziel, dem es dient. Seiteneingänge in das Portfolio führen dazu, dass die Portfolio-Ansicht vom ersten Tag an unvollständig ist
- Eine Prüfung der Kapazität. Sobald die Anfragen bewertet sind, wird die Liste der Rangordnungen anhand der verfügbaren Mitarbeiter nach deren Fachkenntnissen – und nicht nach der Mitarbeiterzahl – abgeglichen. Sie haben beispielsweise vielleicht 200 Ingenieure, aber wenn nur vier von ihnen sich mit dem System der Zahlungen auskennen, sind diese vier Ihr eigentlicher Engpass.
- Eine klare Genehmigungsgrenze. Projekte oberhalb dieser Grenze starten mit einem engagierten Team, während Projekte unterhalb der Grenze ein klares „Nein“ erhalten. Dies verhindert, dass ein Projekt in der Schwebe bleibt – also nicht genehmigt ist, aber niemandem im Team mitgeteilt wurde, die Planung dafür einzustellen.
- Eine Basislinie pro Projekt. Halten Sie zum Zeitpunkt der Genehmigung das erwartete Ergebnis, die Kosten und den Liefertermin fest. Diese Basislinie dient als Referenz für jede zukünftige Entscheidung darüber, ob das Projekt fortgesetzt oder eingestellt werden soll.
- Ein regelmäßiger Zyklus der Überprüfungen. Ein planmäßiges Meeting, bei dem für jedes aktive Projekt auf der Grundlage des Fortschritts im Vergleich zur Basislinie eine Go/No-Go-Entscheidung getroffen wird. Ohne einen festen Rhythmus finden Überprüfungen nur statt, wenn etwas schiefgeht – und dann sind die Kosten für einen Abbruch bereits viel höher.
- Eine Abhängigkeitskarte. Manche Projekte nutzen gemeinsame Systeme, Teams oder Daten. Wenn eines dieser Projekte in Verzug gerät, sind auch die anderen davon betroffen. Eine Abhängigkeitskarte zeigt diese Verbindungen auf, bevor sich der Verzug eines Projekts auf die anderen auswirkt.
- Eine Standard-Umsetzungsmethode pro Arbeitsart. Manche Arbeiten eignen sich für agiles Projektmanagement, andere für den Wasserfall-Ansatz. Wählen Sie die Methode, die zur jeweiligen Arbeit passt, und standardisieren Sie die Art und Weise der Berichterstellung für den Fortschritt bei jeder Methode. Die Portfolio-Ansicht bleibt unabhängig von der Umsetzungsmethode konsistent.
- Eine Ebene für die Berichterstellung. Erstellen Sie ein Dashboard für das Projektportfolio, das Daten direkt aus den Projekten selbst bezieht. Wenn Sie sich darauf verlassen, dass Mitarbeiter Statusaktualisierungen manuell eingeben, sind die Informationen bereits veraltet, wenn jemand sie liest.
So führen Sie Projektmanagement für Unternehmen ein
Die Einführung des Projektmanagements für Unternehmen umfasst sieben Schritte: Bestandsaufnahme der laufenden Projekte, Festlegung der Entscheidungsbefugnisse, Einrichtung eines Aufnahmeverfahrens, Abgleich der Arbeitsaufgaben mit den Kapazitäten, Standardisierung der Berichterstellung, Festlegung eines Überprüfungszyklus und Nachverfolgung des Nutzens nach der Fertigstellung.
1. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der tatsächlich laufenden Projekte
Bevor Sie etwas planen, sollten Sie erfassen, was bereits in Gang ist. Die meisten Unternehmen stellen fest, dass mehr aktive Projekte laufen, als die Führungskräfte angenommen hatten. Oft tauchen auch Arbeiten auf, die vor Monaten genehmigt, nur halb begonnen und nie offiziell geschlossen wurden. Dennoch gibt es möglicherweise immer noch Mitarbeiter, die 10 Stunden pro Woche an Projekten arbeiten, die keiner für die Nachverfolgung im Blick hat. Solange Sie das nicht aufdecken, sind Ihre Zahlen zur Kapazität falsch.
Erfassen Sie für jedes Projekt, auf das Sie stoßen, drei Dinge:
- Sponsor: Wer hat dies genehmigt und wer ist dafür verantwortlich?
- Status: Ist es aktiv, ins Stocken geraten oder faktisch aufgegeben?
- Beteiligte Mitarbeiter: Wie viele Mitarbeiter arbeiten daran und wie viel Zeit nehmen sie dafür auf?
Versuchen Sie in diesem Schritt nicht, irgendetwas zu bereinigen. Das Ziel ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Sie werden entscheiden, was Sie beibehalten und was Sie einstellen, sobald Sie den vollständigen Überblick haben.
Profi-Tipp: Sprechen Sie mit den Abteilungsleitern einzeln, nicht in Meetings. Ein Projekt, für das sich niemand einsetzen will, bleibt in gemeinsamen Meetings verborgen.
2. Legen Sie die Entscheidungsbefugnisse vor Beginn des Prozesses fest
Halten Sie fest, wer auf welcher Ebene Entscheidungsbefugnisse über das Portfolio hat: bei der Freigabe neuer Arbeiten, bei der Verlangsamung laufender Projekte und bei der vollständigen Einstellung von Projekten. Legen Sie für jede Ebene Ausgabenobergrenzen fest. Beispielsweise genehmigt der Abteilungsleiter Projekte unter 100.000 Dollar, während das Portfolio-Board über alles entscheidet, was darüber liegt.
Klären Sie dies, bevor Sie sich für einen Projekt-Plan oder ein tool entscheiden. Das Dokument zu den Entscheidungsbefugnissen sollte für jede Ebene die Rolle, die Ausgabenobergrenze und den Eskalationspfad festlegen. Ohne dieses Dokument wird Ihr EPM-Programm das erste Jahr damit verbringen, Berichte zu erstellen, die zu nichts führen.
In diesem Schritt findet auch der Großteil der Change-Management-Arbeit statt, denn die Zentralisierung der Genehmigung bedeutet, dass Abteilungsleiter das Recht verlieren, ihre eigenen Projekte freizugeben. Nennen Sie diesen Tausch offen beim Namen: Sie geben die einseitige Genehmigungsbefugnis auf und erhalten im Gegenzug einen schnelleren Zugang zu engagierten Mitarbeitern, wenn ihr Projekt gut abschneidet.
Wenn die volle Entscheidungsbefugnis auf Führungsebene ins Stocken gerät, beschränken Sie den Umfang auf ein Pilotprojekt mit Sponsoren, die bereits von der Idee überzeugt sind: eine vierteljährliche Überprüfung der 15 wichtigsten Projekte mit der Befugnis, eines davon zu pausieren. Das gibt dem Prozess die Chance zu beweisen, dass er schneller „Ja“ sagen kann, bevor Skeptiker einbezogen werden müssen.
3. Richten Sie die Projektzulassungsstelle ein
Leiten Sie alle neuen Projektanfragen über einen einzigen Projektannahmeprozess. Jede Anfrage sollte vier Fragen beantworten, bevor sie in die Warteschlange aufgenommen wird:
- Was liefert dieses Projekt? Ein konkretes Ergebnis, kein vages Ziel wie „das Kundenerlebnis verbessern“.
- Wer ist der Sponsor? Eine namentlich benannte Person, die für den Erfolg des Projekts verantwortlich ist
- Welche Mitarbeiter und Kompetenzen werden benötigt? Aufgeschlüsselt nach Rolle und Zeitaufwand, da die Personalstärke allein nicht mit der Kapazität abgeglichen werden kann
- Welchem strategischen Ziel dient es? Nennen Sie das konkrete Unternehmensziel, das dieses Projekt unterstützt.
Lehnen Sie vage Übermittlungen ab. Wenn eine Übermittlung diese vier Fragen nicht eindeutig beantworten kann, leiten Sie sie zurück.
4. Priorisieren Sie die Arbeit anhand der Kapazität
Sobald sich in Ihrer Eingangsstelle eine Warteschlange mit geprüften Anträgen gebildet hat, müssen Sie entscheiden, in welcher Reihenfolge diese gestartet werden und wie viele gleichzeitig laufen können. Nutzen Sie Ihr Bewertungsmodell, um die Warteschlange zu ordnen. So erhalten Sie eine Reihenfolge. Diese Reihenfolge ist jedoch noch kein Plan.
Der nächste Schritt besteht darin, zu prüfen, ob Sie tatsächlich über die Mitarbeiter verfügen, um die am höchsten priorisierten Projekte gleichzeitig durchzuführen. Gehen Sie jedes einzelne Projekt durch und ermitteln Sie, wer je nach Qualifikation benötigt wird. Addieren Sie den Bedarf über alle Projekte hinweg. Wenn derselbe Datenbankingenieur in drei Projektplänen mit jeweils 80 % Auslastung auftaucht, haben Sie ein Problem mit der Kapazität, das sich durch keine noch so strenge Priorisierung lösen lässt. Etwas muss auf der Liste nach unten rücken oder später beginnen.
Die ClickUp-Vorlage für das Projektmanagement-Portfolio bietet Ihnen einen Ausgangspunkt. Es handelt sich um einen vorgefertigten Ordner, in dem jedes Projekt als Aufgabe mit Feldern für Abteilung, Phase, Priorität, Zeitschätzung und Metriken für Erfolg angelegt ist. Fügen Sie eine Spalte für die Bewertung sowie für den Kompetenzbedarf und die zugewiesene Kapazität hinzu; ordnen Sie die Liste nach Priorität, und Überbelegungen werden angezeigt, bevor Sie sich auf ein Startdatum festlegen.
Für jedes Projekt, das diesen Schritt erfolgreich durchläuft, halten Sie das genehmigte Ergebnis, die Kosten und den Liefertermin fest. Das ist die Grundlage, an der jede spätere Entscheidung über „Weitermachen“ oder „Abbrechen“ gemessen wird.
5. Standardisieren Sie die Art und Weise, wie Projekte ihren Fortschritt melden
Verschiedene Projekte nutzen unterschiedliche Umsetzungsmethoden. Wichtig ist, dass jedes Projekt seinen Fortschritt auf die gleiche Weise berichtet. Die Portfolioansicht sollte verständlich sein, ohne dass jemand das Format jedes einzelnen Teams übersetzen muss.
Jedes Projekt, unabhängig davon, wie es verwaltet wird, sollte vier Dinge melden:
- Status: Im Plan, gefährdet oder blockiert
- Zuversicht: Die ehrliche Einschätzung des Projektleiters, ob der Termin eingehalten werden kann
- Ausgaben im Vergleich zur Basislinie: Wie die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den genehmigten Kosten ausfallen
- Zustand der Abhängigkeiten: Ob das Projekt auf etwas wartet, das außerhalb seiner Kontrolle liegt
Entscheiden Sie sich für ein Format und sorgen Sie dafür, dass jedes Team es nutzt. Die Portfolioüberprüfung gerät ins Stocken, wenn Sie ein Gantt-Diagramm eines Teams mit einem Screenshot eines Kanban-Boards eines anderen Teams vergleichen.
6. Legen Sie den Überprüfungszyklus fest
Planen Sie eine regelmäßige Überprüfung des Portfolios ein. Ob monatlich oder vierteljährlich – wählen Sie den Rhythmus, der zum Tempo Ihrer Projekte passt.
Gehen Sie bei jeder Überprüfung alle aktiven Projekte durch und entscheiden Sie: weiterführen, pausieren oder beenden. Lassen Sie kein Projekt aus der Unterhaltung herausfallen. Die Projekte, die niemand anspricht, sind in der Regel genau diejenigen, die eigentlich schon längst hätten beendet werden sollen.
Lassen Sie jeden Projektleiter eine Zusammenfassung vorlegen: Was war im Plan, was ist tatsächlich passiert, welche Risiken bestehen und wie lautet seine Empfehlung? Wenn sie mit leeren Händen erscheinen, verbringen Sie das gesamte Meeting mit Status-Berichten und gehen am Ende ohne eine einzige Entscheidung nach Hause.
Erfahren Sie, wie KI Ihnen helfen kann, ein Viertel der Daten des Projekts in Sekundenschnelle in eine gemeinsam nutzbare Präsentationsvorlage umzuwandeln:
7. Führen Sie die Nachverfolgung des Nutzens nach der Fertigstellung durch
In Schritt 4 haben Sie für jedes genehmigte Projekt eine Basislinie erfasst. Zwei Meilensteine sind entscheidend: 6 Monate und 12 Monate nach Projektstart. Tragen Sie die tatsächlichen Zahlen neben die Basislinie ein.
Drei Dinge machen diese Überprüfung nützlich und nicht nur rein symbolisch:
- Verwenden Sie dieselben Metriken wie im Business Case. Wenn im Vorschlag eine Reduzierung der Support-Tickets um 20 % versprochen wurde, messen Sie die Support-Tickets. Ersetzen Sie diese nicht durch eine andere Metrik, die besser aussieht.
- Sprechen Sie mit denjenigen, die die Arbeit erledigen. Der Auftraggeber hat das Projekt genehmigt und hat Gründe, es als Erfolg zu bezeichnen. Das Team, das die Ergebnisse täglich nutzt, wird Ihnen sagen, ob sich dadurch tatsächlich etwas geändert hat.
- Lassen Sie die Ergebnisse in die Projektakquise einfließen. Wenn die letzten drei Projekte einer Abteilung ihren prognostizierten ROI jeweils um die Hälfte verfehlt haben, sollte dieses Muster dazu führen, dass Sie den nächsten Vorschlag dieser Abteilung anders bewerten. Abgeschlossene Projekte sollten Einfluss darauf haben, wie Sie neue Projekte bewerten.
Wie lange dauert die Einführung von EPM?
Die Einführung eines EPM-Prozesses der ersten Generation – mit einem funktionierenden Aufnahmeverfahren, einem nach Priorität geordneten Backlog und einem vierteljährlichen Zyklus der Überprüfungen – dauert in der Regel ein bis zwei Quartale. Diese Zeitleiste umfasst die Bestandsaufnahme, die Entscheidungen zur Projektsteuerung, über die in den meisten Organisationen länger als erwartet diskutiert wird, sowie genügend Zyklen der Überprüfungen, um nachzuweisen, dass der Prozess funktioniert.
Die volle Reife zu erreichen, dauert länger. Die Einbindung der Nachverfolgung der Ergebnisse und die Feinabstimmung des Bewertungsmodells auf der Grundlage realer Ergebnisse vollziehen sich über zwei bis vier Zyklen hinweg. Der Wandel setzt in der Regel nach der zweiten oder dritten Überprüfung ein, wenn ein Projekt tatsächlich pausiert wird und die dadurch freigesetzten Mitarbeiter zu Arbeiten mit höherer Priorität wechseln.
Der Fehler besteht darin, zu warten, bis Alles konzipiert ist. Führen Sie die erste Überprüfung mit den Daten durch, die Ihnen bereits vorliegen. Eine grobe Portfolioüberprüfung, die zu einer konkreten Entscheidung führt, ist wertvoller als sechs Monate ungetesteter Rahmenkonzeption.
Wie wählt man eine Software für das Enterprise-Projektmanagement aus?
Software für das Projektmanagement im Unternehmen lässt sich in drei Kategorien einteilen: spezielle PPM-Suiten, Tabellenkalkulationen mit einer Ebene für die Berichterstellung und Arbeitsmanagement-Plattformen mit Portfolio-Zusammenfassung. Jede löst ein anderes Problem.
| Ansatz | Stärke | Schwachstelle | Am besten geeignet für |
|---|---|---|---|
| Spezielle PPM-Suite | Portfolio-Finanzdaten auf den Cent genau: Kapitalplanung, Earned Value, Szenario-Modellierung | Die tägliche Umsetzung erfolgt an anderer Stelle; es wird ein eigener Administrator benötigt | Regulierte, kapitalintensive Portfolios mit einem finanzierten EPMO |
| Tabellenkalkulation plus BI-Ebene | Passt zu jedem Governance-Modell, kostet fast nichts und lässt sich leicht anpassen | Die Daten werden manuell eingegeben und sind daher immer eine Woche alt | EPM-Prozesse der ersten Generation, die sich noch in der Form befinden |
| Plattform für das Arbeitsmanagement | Die Portfolio-Ansicht greift auf aktuelle Daten zu den Aufgaben zurück, nicht auf Status-E-Mails | Weniger ausführlich zu Portfoliofinanzierung und Earned Value | Funktionsübergreifende Portfolios, bei denen Koordination und aktuelle Daten am wichtigsten sind |
Sind Sie neu im Bereich Earned Value? Nutzen Sie den kostenlosen Earned-Value-Management-Rechner von ClickUp, um anhand Ihrer eigenen Zahlen zu sehen, wie CPI, SPI und EAC funktionieren, bevor Sie sich für eine vollständige PPM-Suite entscheiden.
Spezielle PPM-Lösungen
Planview, Broadcom Clarity und Oracle Primavera P6 sind auf die Finanzverwaltung von Portfolios ausgelegt. Kapitalplanung, Earned Value, Szenariomodellierung und mehrjährige Ressourcenprognosen bilden den Kern ihrer Funktionen. Insbesondere Primavera P6 ist der Standard im Projektmanagement für komplexe Ingenieur- und Bauprojekte, bei denen Zeitpläne sich über Jahre erstrecken und die vertragliche Berichterstellung unverzichtbar ist.
Was gut funktioniert:
- Finanzielle Präzision auf Portfolioebene: Budget, Ist-Zahlen und Zeitplan sind in einem Modell vereint, sodass sich die Kosten eines verzögerten Projekt-Meilensteins noch am selben Tag auswirken. Wenn Ihre Aufgaben der Berichterstellung Earned-Value- oder Kapitalprognosen erfordern, wird dies in dieser Kategorie nativ abgewickelt.
- Mehrjahresplanung: Modellieren Sie ein Dreijahres-Portfolio mit stufenweiser Finanzierung und sehen Sie, wie sich eine sechsmonatige Verzögerung in einem Programm auf das Budget von Alles auswirkt.
- Für Audits konzipiert: In regulierten Branchen muss nachvollziehbar sein, wer was wann genehmigt hat. Diese Softwaresuiten sind speziell auf diese Anforderung zugeschnitten.
Limitierungen:
- Die tägliche Arbeit findet woanders statt: Teams erledigen ihre Aufgaben selten direkt in einer PPM-Suite. Sie arbeiten in einem anderen Tool, und jemand gibt den Fortschritt manuell in die Suite ein. Die Finanzdaten sind auf den Cent genau – und das bei Zahlen, die eine Woche zu spät eingegangen sind.
- Sie benötigen einen eigenen Administrator: Diese Plattformen erfordern Konfiguration, Schulungen und laufende Wartung. Sie laufen nicht von selbst.
Überspringen Sie diesen Abschnitt, wenn: Ihr Portfolio weniger als etwa 30 Projekte umfasst und Ihre Anforderungen an die Berichterstellung eher strategischer als finanzieller Natur sind. Sie würden für Präzision bezahlen, die Sie gar nicht nutzen.
Am besten geeignet für: Regulierte, kapitalintensive Portfolios, bei denen die Berichterstellung eine vertragliche Verpflichtung darstellt und das EPMO über fest zugewiesene Mitarbeiter für den Betrieb des Tools verfügt.
Tabellenkalkulationen mit einer Ebene für die Berichterstellung
Eine regelmäßig gepflegte Portfolio-Tabelle, die Daten an Power BI oder Tableau übermittelt, ist häufiger die richtige Lösung, als Anbieter Ihnen weismachen wollen. Sie kostet fast nichts und passt zu jedem von Ihnen entworfenen Governance-Modell.
Was gut funktioniert:
- Flexibel, solange sich das Rahmenwerk noch entwickelt: Ändern Sie das Bewertungsmodell, fügen Sie Spalten hinzu oder strukturieren Sie die gesamte Tabelle an einem Nachmittag neu. Wenn Sie den Prozess in der Software festschreiben, bevor er sich nicht mehr verändert, werden Sie bei jeder Anpassung gegen das Tool ankämpfen müssen.
- Keine Akzeptanzprobleme: Jeder weiß bereits, wie man eine Tabellenkalkulation benutzt. Es entfällt jeglicher Zeitaufwand für Schulungen zum tool, sodass die gesamte Zeit in den Prozess fließt.
Limitierungen:
- Die Daten sind immer veraltet: Jede Nummer wird manuell eingegeben, sodass die Ansicht des Portfolios bestenfalls die Situation der letzten Woche widerspiegelt.
- Stößt bei zunehmender Größe an Grenzen: Sobald mehr als eine Handvoll Personen am selben Tag auf dieselben Nummern vertrauen müssen, werden Versionierung und manuelle Einträge zu ernsthaften Problemen.
Überspringen Sie diesen Schritt, wenn: Mehr als eine Person an der Bearbeitung der Tabelle beteiligt ist oder das Board monatlich ein Meeting abhält und die Zahlen dieser Woche erwartet.
Am besten geeignet für: Unternehmen, die ihren ersten EPM-Prozess aufbauen und bei denen die richtige Governance Vorrang vor Investitionen in tools hat. ye
Arbeitsmanagement-Plattformen mit Portfolio-Rollup
Asana, monday.com, Smartsheet und Wrike liegen in einem mittleren Bereich: weniger Portfolio-Finanzmanagement als eine PPM-Suite, weitaus mehr Struktur als eine Tabellenkalkulation, und die tägliche Arbeit findet direkt im Tool statt.
Was gut funktioniert:
- Die Portfolio-Ansicht aktualisiert sich automatisch: Da die Teams ihre Arbeit direkt im Tool erledigen, sind die Daten, die in das Portfolio einfließen, stets aktuell. Niemand muss einen separaten Status-Bericht ausfüllen.
- Kapazitätsdaten spiegeln die Realität wider: Das tool zeigt, wer in welchem Projekt für welche Aufgaben zuständig ist. Überbelegungen werden sofort sichtbar.
- KI-Funktionen holen auf: Zusammenfassungen, Risikohinweise und die automatische Erstellung von Statusen sind nun in unterschiedlichem Umfang verfügbar. Testen Sie diese Funktionen anhand Ihrer eigenen Daten, um genaue Ergebnisse zu erhalten.
Limitierungen:
- Geringere Tiefe bei der Portfoliofinanzierung: Wenn Sie Earned-Value-Management oder mehrjährige Kapitalprognosen als Kernfunktion benötigen, reichen diese Plattformen nicht an eine dedizierte PPM-Suite heran.
- Die Akzeptanz hängt davon ab, dass die Teams das Tool für ihre tägliche Arbeit nutzen: Die Daten sind nur so gut wie die Disziplin der Teams, ihre Aufgaben auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn die Hälfte Ihrer Teams außerhalb der Plattform arbeitet, entstehen Lücken in der Portfolio-Ansicht.
Überspringen Sie diesen Abschnitt, wenn: Ihr EPMO einem CFO unterstellt ist, der Investitionspläne genehmigt, oder wenn Verträge eine Earned-Value-Berichterstellung vorschreiben.
Am besten geeignet für: Funktionsübergreifende Portfolios, bei denen der Wert in der Koordination und in aktuellen Daten liegt.
Was sind Beispiele für Projekte im Unternehmen?
Ein Projekt des Unternehmens erstreckt sich über Geschäftsbereiche hinweg, sei es hinsichtlich des Umfangs, der Finanzierung oder der Abhängigkeiten. Dadurch fällt es unter die Steuerung des Portfolios. So sieht das in drei gängigen Szenarien aus.
1. ERP- oder Kernsystem-Erneuerung
Ein Unternehmen ersetzt sein Finanzsystem. Der CFO ist der Sponsor des Projekts. Auf dem Papier handelt es sich um ein IT-Projekt. In der Praxis betrifft es jedoch auch die Bereiche Beschaffung, Personalwesen, Fertigung und Berichterstellung, da jede Abteilung Daten in das System einspeist oder Berichte daraus abruft.
- Beschaffung: Das neue System muss Bestellungen und Zahlungen an Lieferanten auf die gleiche Weise – oder besser – abwickeln.
- HR: Führt die Gehaltsabrechnung über das derzeitige System durch und benötigt während der Umstellung keinerlei Ausfallzeiten
- Fertigung: Hängt von Bestandsdaten ab, die in den benutzerdefinierten Feldern des Altsystems gespeichert sind
- Berichterstellung: Jedes Dashboard für Führungskräfte bezieht seine Daten aus der aktuellen Datenbank und muss bereits am ersten Tag nach der Einführung des neuen Systems einsatzbereit sein.
Das Koordinationsproblem: Jede Abteilung hat ihre eigenen Anforderungen und ihren eigenen Termindruck. Ohne Portfolio-Management verhandelt jede Abteilung separat mit dem IT-Team, und der Projektumfang wächst, bis die Zeitleiste aus den Fugen gerät. Die Aufgabe auf Portfolioebene besteht darin, zu entscheiden, welche Anforderungen welcher Abteilung in die erste Version aufgenommen werden und welche auf die zweite Phase warten müssen.
Was diesen Ansatz auszeichnet: Es bestehen Abhängigkeiten zwischen dem Projekt und dem Rest des Geschäfts. Jede Abteilung ist gleichzeitig Stakeholder, Quelle von Anforderungen und Benutzer, der während der Migration weiterarbeiten muss.
2. Programm zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Eine neue Anforderung für die Berichterstellung tritt mit einer festen externen Frist in Kraft. Sie kann weder im Umfang eingeschränkt noch ignoriert werden. Die Rechtsabteilung ist dafür verantwortlich, aber die Bereiche Finanzen, IT und Betrieb müssen die Infrastruktur für die Berichterstellung aufbauen.
- Recht: Legt die Vorschriften aus und definiert, was für die Berichterstellung gemeldet werden muss
- Finanzen: Erstellt den Workflow für die Datenerfassung und Berichterstellung
- IT: Passt Systeme an, um die erforderlichen Datenpunkte zu erfassen
- Betrieb: Passt die Prozesse vor Ort an, um die vom Finanzwesen benötigten Daten zu generieren
Das Koordinationsproblem: Dieses Projekt gab es vor sechs Monaten noch nicht, und nun hat es eine unverrückbare Frist. Die benötigten Mitarbeiter sind bereits anderen Projekten zugewiesen. Die Aufgabe auf Portfolioebene besteht darin, zu entscheiden, welche Arbeiten diese Mitarbeiter unterbrechen müssen, um Platz zu schaffen – denn wenn ein obligatorisches Projekt hinzugefügt wird, ohne dass etwas anderes gestrichen wird, gerät Alles in Verzug.
Was diesen Fall besonders macht: Der Umfang oder der Termin sind nicht verhandelbar. Die einzige Variable ist, welche anderen Arbeiten zurückgestellt werden müssen. Das ist der deutlichste Test dafür, ob Ihr EPM-Prozess tatsächlich in der Lage ist, laufende Projekte zu stoppen oder zu unterbrechen, wenn etwas Dringenderes ansteht.
3. Initiative zur Erfassung von Kundendaten über mehrere Einheiten hinweg
Ein Unternehmen mit drei Geschäftsbereichen stellt fest, dass jeder Bereich eigenständig mit dem Aufbau einer eigenen Kundendatenplattform begonnen hat. Jeder Bereich hat einen stichhaltigen Business Case und bereits Auftragnehmer beauftragt.
- Einheit A: Entwicklung eines Tools zur Kundensegmentierung für Marketingkampagnen
- Einheit B: Aufbau einer einheitlichen Kundensicht für das Support-Team
- Einheit C: Aufbau eines Data Warehouse zur Nachverfolgung des Customer Lifetime Values
Das Koordinationsproblem: Alle drei Projekte benötigen Zugriff auf dieselben Quelldaten, während sie gleichzeitig eine Version derselben Datenpipeline aufbauen. Die Aufgabe auf Portfolioebene besteht darin, Überschneidungen zu erkennen, zu entscheiden, ob es sich um ein Projekt oder um drei Projekte handelt, und diese zu konsolidieren, bevor das Unternehmen dreimal für dieselbe Dateninfrastruktur bezahlt.
Was hier den Unterschied ausmacht: Für sich genommen sieht keines dieser Projekte falsch aus. Jedes verfügt über einen klaren Business Case und einen echten Sponsor. Die Verschwendung wird erst sichtbar, wenn man alle drei nebeneinander betrachtet – und genau dafür ist eine Portfolio-Ansicht gedacht.
So funktioniert die Portfolio-Nachverfolgung in ClickUp
ClickUp ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, auf der Portfoliomanagement und Projektdurchführung im selben Arbeitsbereich stattfinden. Jedes Dashboard, jede Kapazitätsprüfung und jedes Meeting-Protokoll stützt sich auf dieselben Aufgaben, die die Teams während ihrer Arbeit aktualisieren. Hier erfahren Sie, wie sich das siebenstufige Rahmenwerk aus dem vorherigen Abschnitt auf die tatsächlichen Features abbilden lässt.
Was speziell beim Enterprise-Projektmanagement gut funktioniert:
Alle Projekte werden über eine zentrale Stelle aufgenommen
Projektanfragen gehen über ClickUp-Formulare ein, wo bedingte Logik die Fragen an die Auswahl des Anfragenden anpasst. Anfragen, die einen bestimmten Budget-Schwellenwert überschreiten, lösen Felder für den Namen des Sponsors, das strategische Ziel und die Ressourcenschätzung aus. Jede Übermittlung wird automatisch zu einer Aufgabe. ClickUp-Automatisierungen weisen sie einem Prüfer zu, legen die Priorität fest und leiten sie in eine Genehmigungswarteschlange weiter. Die vier Einleitungsfragen aus Schritt 3 werden zu Pflichtfeldern, sodass vage Anfragen nicht durchkommen können.
Die Kapazität wird vor Beginn der Arbeit geprüft
Die Workload-Ansicht ordnet die Aufgaben jeder Person ihren verfügbaren Stunden nach Tag, Woche oder Monat zu, angepasst an Arbeitspläne und Freizeit. Überlastete Mitarbeiter werden rot angezeigt. Verschieben Sie Aufgaben zwischen Mitarbeitern oder planen Sie sie direkt in der Ansicht neu. Das in der Einleitung beschriebene Problem der acht Ingenieure, die auf vier Projekte verteilt sind, wird hier sichtbar, noch bevor ein einziger Sprint beginnt.
Erfahren Sie, wie sich eine Verzögerung in einem Projekt auf andere Projekte auswirkt
Verknüpfen Sie Aufgabenabhängigkeiten projektübergreifend in der Gantt-Ansicht, und der nachgelagerte Zeitplan passt sich automatisch an, wenn sich etwas verschiebt. Eine Überlagerung des kritischen Pfads zeigt die Abfolge der Aufgaben an, die den Fertigstellungstermin bestimmen. Zoomen Sie die Ansicht auf den Ordner mit all Ihren Projekten, und eine Verzögerung bei einer Initiative zeigt ihre Auswirkungen auf die übrigen Projekte in derselben Zeitleiste.
Fassen Sie alle Projekte in einer Portfolio-Ansicht zusammen
Eine Portfoliokarte zeigt jedes Projekt als Zeile an und greift dabei auf den Fortschritt, die Anzahl der überfälligen Aufgaben, Meilensteine und die erfasste Zeit im Vergleich zu den Schätzwerten der darunterliegenden Aufgaben zurück. In den benutzerdefinierten Feldern jedes Projekts wird die genehmigte Baseline als Referenz für Entscheidungen über die Fortsetzung oder den Abbruch gespeichert. Sowohl die Sprint-Berichterstellung als auch die Gantt-basierte Wasserfall-Verfolgung speisen dieselben ClickUp-Dashboards, sodass auch bei gemischten Liefermethoden konsistente Daten auf Portfolioebene entstehen.
Automatisieren Sie die Berichterstellung, die Kennzeichnung und die Vorbereitung von Überprüfungen
Jede Aufgabe, jedes Dokument, jede Chat-Nachricht und jede verbundene App liefert Kontextinformationen an ClickUp Brain. Projekt-Updates, Zusammenfassungen für die Geschäftsleitung und Team-Standup-Berichte werden auf Basis dieses Kontexts erstellt, sodass niemand sie vor einem Meeting manuell verfassen muss. Konfigurieren Sie KI-gestützte Teammitglieder, sogenannte „Super Agents“, mit spezifischen Anweisungen, Auslösern und Tools. Sie arbeiten autonom und führen Aufgaben aus, wie beispielsweise die Überwachung von Konfidenzfeldern im gesamten Portfolio und das Veröffentlichen einer Zusammenfassung zum Vorlesen vor jedem Meeting.
Sehen Sie sich an, wie ClickUp Brain Projekt-Updates entwirft, Hindernisse aufzeigt und Zusammenfassungen für die Überprüfung anhand von Echtzeit-Aufgabendaten erstellt, ohne dass jemand manuell einen Statusbericht verfassen muss.
Finden Sie alles in ClickUp und allen verbundenen tools
Unternehmensprojekte verteilen den Kontext auf verschiedene Plattformen. Enterprise Search indexiert Aufgaben, Dokumente, Chats und Daten aus Google Drive, Slack, GitHub, Confluence, Jira, SharePoint und OneDrive in einer einzigen Suchebene. Ein EPMO-Leiter, der nach einer Risikodiskussion sucht, die in Slack begann, in einem Aufgabenkommentar fortgesetzt wurde und zu einer Entscheidung in einem Dokument führte, findet alle drei Elemente über eine einzige Suchleiste.
Wie Savills ein PMO mit 14 Regionen in ClickUp betreibt
Savills, ein im FTSE 250 gelistetes Immobilien-Dienstleistungsunternehmen, hat Azure DevOps und eine Vielzahl von Excel-Tracker-Tabellen durch einen einzigen ClickUp-Workspace ersetzt. Damit verwaltet das Unternehmen CRM-Einführungen, benutzerdefinierte Entwicklungen und Lieferantenprojekte in 14 Regionen Asiens. Projektanfragen werden über Formulare mit Pflichtfeldern eingereicht und zunächst von einem Anforderungsboard geprüft, bevor sie in das Portfolio aufgenommen werden.
Jedes Projekt trägt von der Aufnahme bis zur Auslieferung eine übergeordnete Aufgaben-ID. Das Team kann so auch Monate später noch nachvollziehen, was ausgeliefert wurde und was ein Problem verursacht hat.
Cherry Wong, IT-Business-Partnerin bei Savills, beschrieb den alten Prozess:
Früher haben wir jeden Monat jedes Land angerufen, um uns über den aktuellen Stand der Projekte zu informieren, und dann 20 verschiedene PowerPoint-Präsentationen zu einer Master-Präsentation für die Geschäftsleitung zusammengefasst. Jetzt werden alle Projekte in Echtzeit in ein CIO-Dashboard übertragen, sodass sich unser CIO einfach einloggen muss, um aktive und gefährdete Projekte zu sehen.
Früher haben wir jeden Monat jedes Land angerufen, um uns über den aktuellen Stand der Projekte zu informieren, und dann 20 verschiedene PowerPoint-Präsentationen zu einer Master-Präsentation für die Geschäftsleitung zusammengefasst. Jetzt werden alle Projekte in Echtzeit in ein CIO-Dashboard übertragen, sodass sich unser CIO einfach einloggen muss, um aktive und gefährdete Projekte zu sehen.
Ehrliche Limite:
- Earned-Value-Management und mehrjährige Finanzprognosen sind nicht integriert. Für Portfolios mit vertraglichen Verpflichtungen sind Primavera P6 oder Planview erforderlich.
- Die Kapazitätsplanung basiert auf Zeitschätzungen. Die „Workload-Ansicht“ zeigt eine Überbelegung nur dann an, wenn Teams Schätzungen für ihre Aufgaben eingeben, und ordnet die Stunden den Mitarbeitern zu. Um festzustellen, dass vier Zahlungsingenieure den eigentlichen Engpass darstellen, sind ein Kompetenz-Tag in einem benutzerdefinierten Feld und ein Filter erforderlich.
Am besten geeignet für: Unternehmen, die mehr als 10 Projekte gleichzeitig abteilungsübergreifend durchführen, wobei das größte Risiko darin besteht, dass es zu Konflikten zwischen Mitarbeitern und Prioritäten kommt, und nicht in der Berichterstellung über Budgetabweichungen.
Überspringen Sie diesen Abschnitt, wenn: Die Befugnisse Ihres EPMO sich auf finanzielle Kontrollen beschränken. Sie würden dann Umgehungslösungen für die Bereiche entwickeln, die für Sie am wichtigsten sind.
Wo soll man anfangen?
Wenn Sie zum ersten Mal ein Projektmanagement für Unternehmen einrichten, ist die Vorgehensweise überschaubar: Erfassen Sie, was tatsächlich läuft, notieren Sie, wer ein Projekt stoppen kann, richten Sie ein einziges Aufnahmeverfahren ein und setzen Sie eine vierteljährliche Entscheidungsüberprüfung im Kalender ein.
Alles andere – das Bewertungsmodell, die Software, die Dashboards – kann folgen, sobald diese vier Punkte umgesetzt sind. Ob irgendetwas davon funktioniert hat, hängt von einer Frage ab: Hat die Überprüfung im letzten Quartal tatsächlich ein Projekt gestoppt?
Der Weg dorthin ist in erster Linie eine Frage der Unternehmensführung und erst in zweiter Linie eine Frage der Tools. Wenn Sie für den zweiten Schritt bereit sind, vereint ClickUp die Projektakquise, die Umsetzung, die Planung der Kapazität und die Portfolio-Berichterstellung in einem einzigen Workspace.
Starten Sie kostenlos mit ClickUp.
Häufig gestellte Fragen zum Projektmanagement im Unternehmen (FAQs)
Ein Projektmanager im Unternehmen leitet die Portfolioebene über die einzelnen Projekte: Projektakquise, Priorisierung, Zuweisung von Kapazität, projektübergreifende Abhängigkeiten und Go/No-Go-Prüfungen. Er ist in der Regel in einem Büro für Projektmanagement (EPMO) tätig und berichtet an einen COO, CIO oder Chief Project Officer. Im Tagesgeschäft bedeutet dies, dass er Portfolio-Reviews leitet, Konflikte um gemeinsam genutzte Fachkräfte löst und überprüft, ob fertiggestellte Projekte die im Business Case festgelegten Ziele erreicht haben. Die einzelnen Projektmanager sind weiterhin für die Umsetzung verantwortlich. Der Projektmanager des Unternehmens entscheidet jedoch, welche Projekte überhaupt durchgeführt werden.
Das Projektportfoliomanagement (PPM) ist die Investitionsentscheidung: Auswahl, Einstufung und Finanzierung von Projekten unter Berücksichtigung von Strategie, Kapazität und Risiko. Das Projektmanagement im Unternehmen ist die übergeordnete operative Ebene, die das PPM sowie standardisierte Umsetzungsmethoden, Berichterstellung und Governance unternehmensweit umfasst. Das Programmmanagement befindet sich dazwischen und koordiniert miteinander verbundene Projekte, um ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen.
Ein Unternehmen benötigt Projektmanagement, wenn dieselben Fachkräfte gleichzeitig in mehreren Projektplänen auftauchen und niemand die Überschneidungen erkennen kann. Häufige Auslöser sind zehn oder mehr gleichzeitig laufende abteilungsübergreifende Projekte, ein vorgeschriebenes Regulierungsprogramm, das auf bereits ausgelastete Mitarbeiter fällt, oder zwei Geschäftsbereiche, die feststellen, dass sie dieselbe Arbeit finanziert haben.
Enterprise-Projektmanagement ist keine Projektabwicklungsmethode und benötigt auch keine. Einzelne Projekte innerhalb des Portfolios können nach Scrum, Kanban, Wasserfall oder einem hybriden Ansatz durchgeführt werden, geleitet von Rahmenwerken wie dem PMBOK Guide oder PRINCE2. Was EPM standardisiert, ist die darüber liegende Governance-Ebene: Projektakquise, Bewertung, Genehmigung und die Form der Daten, die in die Portfolio-Berichterstellung einfließen.
Microsoft EPM bezieht sich auf die Enterprise-Projektmanagement-Lösung von Microsoft: Project Server oder Project Online in Kombination mit Project Professional und Power BI für die Portfolio-Berichterstellung. Microsoft beschreibt das EPM-Bereitstellungsszenario als Top-Down-Planung, die über ein PMO abgewickelt wird und bei der in großem Umfang auf Masterprojekte, Programme und die Nachverfolgung von Problemen zurückgegriffen wird. Project Online wird am 30. September 2026 eingestellt , und Microsoft empfiehlt seinen Kunden den Umstieg auf Planner-Premium-Tarife oder die Project Server Subscription Edition.
Es gibt keine spezielle Zertifizierung für das Projektmanagement im Unternehmen. Am ehesten entsprechen dem PMI-Zertifikat „Portfolio Management Professional“ (PfMP) für die Steuerung auf Portfolioebene und das „Program Management Professional“ (PgMP) für die koordinierte Programmdurchführung, während sich PRINCE2 und das PMP auf die Durchführung einzelner Projekte konzentrieren. Die meisten EPMO-Leiter kombinieren eine dieser Qualifikationen mit direkter Erfahrung in der Durchführung eines Portfolio-Zyklus.
Das US-amerikanische Bureau of Labor Statistics gibt für Spezialisten im Projektmanagement einen medianen Jahreslohn von 100.750 US-Dollar (Stand: Mai 2024) an, wobei die obersten 10 % mehr als 165.790 US-Dollar verdienen. Rollen im Enterprise- und Portfolio-Management liegen in der Regel über dem Median, da sie mit Berichterstellung für die Geschäftsleitung und abteilungsübergreifenden Aufgaben verbunden sind. Die Finanz- und Versicherungsbranche zahlt mit 111.350 US-Dollar den höchsten Branchenmedian; das Baugewerbe weist mit 96.700 US-Dollar den niedrigsten Wert unter den fünf führenden Branchen auf.