Bringen Sie Ihre Projektteams in Ordnung: Ein kompletter Leitfaden zum Projekt-Governance-Rahmen

ohne Führung herrscht Chaos". Diese Aussage trifft auf jede Situation zu, die Struktur und systematische Beharrlichkeit erfordert. Und in der hart umkämpften und ergebnisorientierten Welt des Projektmanagements gibt es absolut keinen Platz für Chaos am Arbeitsplatz. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, einen Tech-Giganten ohne Regeln, Kontrollen oder einen strategischen Plan zu führen. Das wäre ein Rezept für eine Katastrophe!

Denken Sie an projektsteuerung als Superheld Ihres Projekts, der Sie einführt:

• Zen-Prozesse: Ihre internen Prozesse sind gut kommuniziert, klar und fehlerfrei
• Der beste Freund der Zeit: Fristen werden zum Kinderspiel
• Kundenjubel: Zufriedene Kunden? So gut wie erledigt 🥳

In diesem Artikel entschlüsseln wir die Macht der Projekt-Governance, indem wir die Punkte zwischen diesen groß angelegten Governance-Prinzipien und der täglichen Projektarbeit miteinander verbinden. Wir behandeln:

1. Konzepte der Projekt-Governance
2. Schritte zur Entwicklung eines Projekt-Governance-Rahmens

Was ist Projekt-Governance?

Das Grundkonzept der Governance ist recht einfach: Es bezieht sich auf die kollektiven Prozesse, die es verschiedenen Elementen in der Gesellschaft ermöglichen, Macht, Autorität und Einfluss auszuüben. Das Endziel ist die Gestaltung der Politik, die das öffentliche Leben, die Wirtschaft und die soziale Entwicklung prägt.

Wenn wir uns mit dem Projektmanagement befassen, stoßen wir auf ein ähnliches Konzept, das auf projektspezifische Entscheidungen zugeschnitten ist - die Projektsteuerung. Per Definition ist die Projekt-Governance eine Überwachungsfunktion, die auf das Governance-Modell der Organisation abgestimmt ist und den gesamten Projektlebenszyklus umfasst.

Aber diese technische Beschreibung ist für viele von uns schwer zu verdauen. Einfacher ausgedrückt: Projekt-Governance ist die Struktur - auch Governance-Modell oder -Rahmenwerk genannt - für die Entscheidung über: Wie man Projekte anpackt stellen Sie sicher, dass diese realistisch sind und mit der Gesamtstrategie Ihrer Organisation übereinstimmen

• Projektumfang: Hier werden die Grenzen Ihres Projekts festgelegt. was wird enthalten sein und was nicht?_ Seien Sie genau, um spätere Ausweitungen des Umfangs zu vermeiden
• Alles dokumentieren: Schreiben Sie alles in einer Projektcharta oder einem ähnlichen Dokument auf. Sie können verwendenprojektcharta-Vorlagen für zusätzliche Hilfe

Hier ist ein Hinweis: Erforschen Sie die ClickUp-Ziele funktion! Damit können Sie Ziele und Zeitpläne mit messbaren Kennzahlen festlegen, den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und alles mit Ordnern super organisieren. Außerdem erhalten Sie diese coole Grafik, mit der Sie alle Ihre Ergebnisse an einem Ort überwachen können.

Verfolgen Sie Ihre Ziele bis hin zu den wichtigsten KPIs und erhalten Sie automatisch detaillierte Einblicke in Ihren Fortschritt

Schritt 2: Identifizieren Sie die wichtigsten Projektbeteiligten und Rollen

Sprechen wir nun über die Personen, die mit Ihnen an dem Projekt beteiligt sein werden. Bestimmen Sie die wichtigsten Stakeholder und definieren Sie ihre Rollen. Wer spielt welche Rolle? Dieses Wissen hilft dabei, ein unterstützendes Team zu bilden, in dem jeder seine Rolle kennt, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Zu den Stakeholdern gehören der Projektsponsor, der Projektmanager, das Projektteam und sogar externe Parteien wie Kunden oder Lieferanten. 🔑

Die Organisation der Projektbeteiligten mit ClickUp erfolgt in zwei einfachen Schritten:

1. Erstellen eines Stakeholder-Registers: Sie können einzelne Aufgaben innerhalb einerClickUp-Liste oderOrdner für jeden Stakeholder. Füllen Sie den OrdnerBenutzerdefinierte Felder mit den entsprechenden Stakeholder-Informationen für jede Aufgabe aus, und verwenden Sie das Beschreibungsfeld, um zusätzliche Details über jeden Stakeholder anzugeben, wie Hintergrund, Interessen, Prioritätsstatus und Erwartungen
2. Definieren Sie die Rollen klar: ClickUp hat mehrere Vorlagen, die Ihnen dabei helfenrollen und Verantwortlichkeiten zu definieren zu definieren, um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten und die Projektdurchführung zu rationalisieren. Zum Beispiel mit derClickUp RACI Matrix (oder Responsibility Assignment Matrix) Vorlagekönnen Sie Aufgaben zuweisen und die Entscheidungsbefugnis festlegen

Nutzen Sie die ClickUp RACI-Matrix-Vorlage, um die Rollen Ihrer Mitarbeiter bei verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten zu skizzieren

Schritt 3: Projektparameter abteilungsübergreifend festlegen

Sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert haben, sollten Sie deren Bedürfnisse und Wünsche abteilungsübergreifend berücksichtigen. Sie können Besprechungen mit den wichtigsten Stakeholdern oder einem Governance-Ausschuss abhalten, um Parameter für alle Arten von Projekt-Governance-Komponenten festzulegen, darunter:

• Erstellung realistischer Zeitpläne je nach Ressourcenverfügbarkeit
• Projekt-Budgetierung
• Erwartungen an die Berichterstattung
• Verfolgung und Prüfung von Qualitätsergebnissen
• Einsatz des Projekts

Klingt überwältigend? Genau für diesen Schritt brauchen Sie einen zuverlässigen projektmanagement-Tool wie ClickUp, um alle Diskussionen und Dokumentationen, die sich aus der Planung der Projektleitung ergeben, zu zentralisieren.

ClickUp 3.0 ist mit Cross-Collaboration ausgestattet, zeitmanagement , sitzungsmanagement , notizen machen , Terminplanung und bereitstellungstools zur Unterstützung bei der Navigation und Überwachung projektausführung von A bis Z. Sie werden es auch lieben, mit ClickUp AI um strukturierte Dokumente zu erstellen, die nächsten Schritte zu planen und lange Texte zusammenzufassen - alles Funktionen, die Ihnen dabei helfen, einen Governance-Rahmen zeitnah zu schaffen.

Überwachen Sie Projektaktualisierungen, verwalten Sie Arbeitsabläufe und arbeiten Sie mit dem Team zusammen - alles von Ihrem ClickUp-Arbeitsbereich aus

Und hier ist die Kirsche auf dem Sahnehäubchen: ClickUp kommt mit umfangreichen schulungsunterstützung . Vermitteln Sie Ihren Projektteams und Stakeholdern die Fähigkeiten, sich in den Tools zurechtzufinden und diese optimal zu nutzen.

Schritt 4: Legen Sie Kommunikationsprotokolle innerhalb der Projektteams fest

Jüngste Erhebungen zeigen, dass ein riesiger 75% der Projektmitarbeiter rechnen mit einem verstärkten Einsatz von Collaboration Tools für teamdynamik . Wir könnten nicht mehr zustimmen!

Die Einrichtung effektiver Kommunikationskanäle und -protokolle beinhaltet die Schaffung klarer, direkter Linien der kommunikation zwischen allen Teammitgliedern , Stakeholdern und anderen wichtigen Projektbeteiligten. Reibungsloser Ablauf, richtig? ⛵

Packen wir's an:

• Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan: Darin sollte dargelegt werden, wer kommunizieren muss, welche Informationen sie weitergeben müssen, wann sie sie weitergeben sollten und wie sie sie verbreiten sollten
• Wiederverwendbare Vorlagen verwenden: Erkunden SieClickUp's wiederverwendbare Vorlagen um Ihren Kommunikationsplan und Ihre Logistik zu vereinheitlichen
• Regelmäßige Updates und Meetings: Projektstatus-Updates und Meetings können dazu beitragen, dass jeder auf dem neuesten Stand ist, und fördern ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements

Fügen Sie Teammitglieder zu Diskussionen hinzu und arbeiten Sie mit ClickUp Chat in einem Bereich zusammen, ohne zwischen verschiedenen Softwareprogrammen zu wechseln

Hier erfahren Sie, wie ClickUp die transparente Kommunikation für jedes Projekt-Governance-Modell verbessern kann:

1. Treten Sie sofort mit Ihrem Team in Kontakt, indem Sie die In-App-Nachrichtenfunktion von ClickUp nutzen,Chat-Ansicht2. Bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam ohne Überschneidungen und geben Sie sie einfach per URL weiter mitClickUp Docs3. Visuell vermittelnabhängigkeiten und Beziehungen zwischen Aufgaben mitClickUp-Whiteboards. Sicherstellung eines klaren Verständnisses der Projektdynamik und des Zeitplans für eine effektive Projektsteuerung
2. Anpassen und Verwalten von Aufgaben teamprozesse an die Projektanforderungen anpassen
3. Bleiben Sie auf dem Laufenden mitanpassbare Benachrichtigungen. Empfangen Sieechtzeit-Updates wenn Aufgaben geändert werden, damit Sie informiert sind und Ihre Governance-Strategie umgehend anpassen können
4. ClickUp herunterladenfür Ihr Android-Gerät oderiOS-Geräte um eine reibungslose Leistung auf Smartphones und sogar Apple Watches zu genießen

Schritt 5: Implementierung von Überwachungs- und Berichtsmechanismen

Ein ideales Governance-Modell würde regelmäßige Check-Ins beinhalten, um Probleme frühzeitig zu erkennen und alles auf Kurs zu halten. Dieser Schritt erfordert den Aufbau eines Systems, das als Dashboard für Ihr Projekt dient und die Überwachung des Fortschritts und die Erstellung regelmäßiger Berichte erleichtert. Das ist wie ein Pulsmesser für den Gesundheitszustand Ihres Projekts.

Mit den Dashboards in ClickUp 3.0 erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über Projektstatus und verbleibende Aufgaben in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung ClickUp Dashboards machen dir das Leben leichter und lassen dich ein cooles, individuelles Dashboard erstellen, das dir alles zeigt, was du wissen musst. Du öffnest es, und schon geht's los 💣

Nutzen Sie Benutzerdefinierte Karten mit ClickUp Dashboards, Diagrammen, Grafiken und allem, was dazugehört, können Sie feststellen, ob Ihr Projekt auf dem richtigen Weg ist oder einen kleinen Schub braucht. Behalten Sie die Kontrolle in jedem Arbeitsszenario - hier sind drei Beispiele für den Einsatz von ClickUp Dashboards in Unternehmen:

Entwicklungssprints

Verwalten Sie mühelos die Arbeitsbelastung Ihres Teams, sei es durch Scrum-Punkte oder zugewiesene Aufgaben. Führen Sie Besprechungen zu allen Herausforderungen der Entwicklung durch, verfolgen Sie den Fortschritt und messen Sie die Teamleistung - alles bequem an einem Ort.

Ressourcenverwaltung

Visualisieren Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen in Ihrem Dashboard und setzen Sie alles strategisch ein. Identifizieren Sie schnell effizient genutzte oder nicht ausgelastete Ressourcen und Mitarbeiter. Generieren Sie Fortschrittsberichte über die Zeit für nahtlose optimierung der Ressourcen .

Verstehen Sie auf einen Blick, wer in Ihrem Team unter- oder überlastet ist, damit Sie Ihre Ressourcen leicht umverteilen können

Geschäftsverwaltung

Planen, betrachten, verfolgen und bewerten Sie regelmäßige Ziele für verschiedene Aufgaben und stellen Sie eine einheitliche Governance-Struktur für alle Projekte sicher. Das Dashboard funktioniert wie ein personalisiertes Kontrollzentrum, das Ihnen hilft, Engpässe in Arbeitsabläufen aufzudecken und vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen.

Schritt 6: Kontinuierlich bewerten und anpassen

Projekte sind dynamisch, genau wie das Leben. Überprüfen Sie Ihren Governance-Rahmen regelmäßig und passen Sie ihn auf der Grundlage der Projektleistung und veränderter Umstände an. Flexibilität ist der Schlüssel - sie sichert, dass Ihr Rahmenwerk relevant bleibt und sich an die die sich entwickelnden Bedürfnisse des Projekts .

ClickUp vereinfacht Governance-Aufgaben, indem es eine reihe von Ansichten die perfekt auf die sich ständig verändernde Natur von Projekten abgestimmt sind und sicherstellen, dass Sie die richtige Sichtweise für eine effektive Überwachung und Verwaltung haben.

Die mehr als 15 Ansichten von ClickUp bieten Unternehmen eine Komplettlösung für jedes Team

Hier sind einige unserer Lieblingsansichten und ihre wichtigsten Vorteile:

• Board-Ansicht für die visuelle Projektverfolgung: Hier können Sie sehen, wie sich die Aufgaben über die verschiedenen Phasen hinweg bewegen, und so eine dynamische visuelle Darstellung des Projektfortschritts erhalten
• Listenansicht für detaillierte Aufgabenverwaltung: Sie ermöglicht eine detaillierte Aufgabenverwaltung, die es Ihnen leicht macht, einzelne Aufgaben zu überblicken und den Fortschritt Schritt für Schritt zu verfolgen
• Kalender-Ansicht für die Terminplanung: So behalten Sie den Überblick über Fristen und zeitkritische Aufgaben. Passen Sie Ihren Governance-Rahmen auf einfache Weise anprojektzeitlinien und stellen Sie sicher, dass alles im Zeitplan bleibt
• Gantt-Diagramm-Ansicht für die Verschiebung von Projektzeitplänen: Es ist Ihredynamisches Zeitleistenwerkzeugund hilft Ihnen, Abhängigkeiten zu visualisieren und Zeitpläne anzupassen,möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu identifizierenund Ihren Governance-Ansatz auf der Grundlage der sich entwickelnden Projektlandschaft anzupassen
• Ansicht der Zeitachse für die Verfolgung von Meilensteinen: Sie ist eine Art historischer Zeitstrahl für Ihr Projekt, der es Ihnen ermöglicht, vergangene Leistungen zu überprüfen, für die Zukunft zu planen und fundierte Anpassungen an den Komponenten der Projektverwaltung vorzunehmen
• Team-Ansicht für die Projektplanung auf höchster Ebene: Brauchen Sie einen Überblick über das große Ganze? Diese Ansicht bietet einen Überblick über Projekte, Aufgaben und Teammitglieder auf höchster Ebene. Sie ist ideal fürkapazitätsplanung und Personalführung

ClickUp 3.0 gibt Ihnen die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Ansichten zu transformieren und zu wechseln, während Sie Aufgaben direkt mit ClickUp AI bearbeiten

Bedeutung von Project Governance im Projektmanagement

Auch wenn die Bedeutung von Project Governance bei komplexen Projekten offensichtlich ist, erstreckt sich ihre Wichtigkeit auf alle Projekte. In diesen fünf Bereichen ist sie absolut unerlässlich:

1. Risikomanagement: Identifizierung, Bewertung und sofortige Behebung von Risiken bei der Produkt- oder Dienstleistungserbringung, um Unterbrechungen zu minimieren und die Widerstandsfähigkeit des Projekts zu erhöhen
2. Engagement der Interessengruppen: Etabliert klare Kommunikationskanäle, fördert das Engagement undzusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten3. Rechenschaftspflicht und Entscheidungsfindung: Definiert die Kette der Verantwortlichkeiten, verbessert die Rechenschaftspflicht und strafft die Abläufeentscheidungsprozesse um Projekte in einem unsicheren Umfeld stabil zu halten
3. Leistungsmessung: Etabliertmetriken und KPIs um die Projektleistung abteilungsübergreifend zu messen und so diekontinuierliche Verbesserung und Lernen
4. Einhaltung von Vorschriften und Standards: Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Industriestandards und behördlichen Vorschriften, Minimierung von Rechts- und Reputationsrisiken

Gut zu wissen: Projektsteuerung vs. Organisationssteuerung

Projekt-Governance und Organisations-Governance klingen nach sich überschneidenden Konzepten, aber sie unterscheiden sich in Umfang und Schwerpunkt. Erstere ist projektspezifisch und umfasst den Managementrahmen für die Entscheidungsfindung und Ausführung während des gesamten Projektlebenszyklus. Sie definiert Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse, die auf den Projekterfolg zugeschnitten sind. 💫

Zum anderen, organisatorische Steuerung ist breiter angelegt und bezieht sich auf die Struktur, die Richtlinien und die Entscheidungsprozesse der gesamten Organisation. Sie setzt den Rahmen für einen nachhaltigen, langfristigen Betrieb, indem sie die strategischen Ziele und die Gesamtfunktionalität über verschiedene geschäftsprozesse und Funktionen -wie Vertrieb und Personalwesen- innerhalb des Unternehmens.

In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Projekt- und Organisationsmanagement aufgeführt:

Erfolgreiche Projekte steuern: Nutzen Sie ClickUp für die Projektsteuerung

Ein Projekt ohne Ordnung durchzuführen, ist wie mit verbundenen Augen zu fahren. Probieren Sie es selbst aus, wenn Sie nicht überzeugt sind, aber wenn Sie Ordnung und Effizienz schätzen, dann wissen Sie, wie wichtig sie ist.

Mit den zahlreichen Funktionen von ClickUp, von der nahtlosen Aufgabenverwaltung bis hin zu erstklassigen Kommunikationswerkzeugen und dem Problemmanagement, wird die Einrichtung des richtigen Projektsteuerungsmodells zu einem Kinderspiel.

Egal, ob Sie ein Skeptiker oder ein erfahrener Überzeugungstäter sind, ClickUp ist einen Versuch wert ! Es ist kostenlos, und Sie können sich immer darauf verlassen, dass es Ihnen hilft, Ihre Projekte sorgfältig zu verankern. Vertrauen Sie uns, Sie werden sich fragen, wie Sie bisher ohne es ausgekommen sind. 😁