Es besteht kein Zweifel: Projektmanagement ist schwierig, was bedeutet, dass die meisten Teams am Ende Stunden mit Projekten verschwenden, die unwichtig sind.
Der eigentliche Grund ist jedoch nicht eine schlechte Umsetzung. Es liegt daran, dass man zu allem Ja sagt, ohne ein klares System zu haben, um zu entscheiden, was tatsächlich die Aufmerksamkeit Ihres Teams verdient.
Wenn Projektanfragen von allen Seiten hereinströmen und niemand nach dem tatsächlichen Wert filtert, dreht man sich am Ende im Kreis und arbeitet an Arbeiten, die zu nichts führen.
Eine intelligente Priorisierung von Projekten ändert das. Hier erfahren Sie, wie Sie ein System aufbauen, das die Zeit und Energie Ihres Teams schont.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Priorisieren Sie Projekte strategisch, um die Produktivität und den Wert für das Geschäft zu steigern.
- Verwenden Sie Vorlagen für Priorisierungs-Matrixen, um Aufgaben nach Dringlichkeit zu ordnen.
- Gruppieren Sie ähnliche Projekte in effiziente Sprint-Zyklen, um Ergebnisse zu erzielen.
- Delegieren Sie Aufgaben strategisch, um die Workload auszugleichen und Burnout zu vermeiden.
Was ist Projektpriorisierung?
Bei der Priorisierung von Projekten geht es darum, zu entscheiden, welche Arbeit am wichtigsten ist, wenn Zeit und Ressourcen begrenzt sind. Teams bewerten Projekte anhand strategischer Ziele, erwarteter Vorteile, Kosten und Risiken und ordnen sie dann nach ihrer Priorität, um zu sehen, was zuerst Aufmerksamkeit verdient.
Das Besondere an diesem Konzept ist, dass das Ranking schwierige Entscheidungen erzwingt. Der direkte Vergleich von Projekten deckt Konflikte und Kompromisse auf, die zuvor nicht offensichtlich waren.
Manche Projekte erhalten grünes Licht, andere werden auf Eis gelegt, weil sie nicht mit den tatsächlichen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Ein solides Bewertungssystem beseitigt das Rätselraten, indem es Teams Klarheit darüber verschafft, worauf sie hinarbeiten, warum es wichtig ist und wie sie den Fortschritt messen können.
Anstatt Ressourcen auf jede Anfrage zu verteilen, die auf dem Schreibtisch landet, können Teams sich auf die Arbeit konzentrieren, die das Geschäft tatsächlich voranbringt.
Warum ist die Priorisierung von Projekten im Projektmanagement wichtig?
Eine schlechte Priorisierung resultiert oft aus der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Projekte, was eine Kaskade von Problemen auslöst, die sich mit der Zeit verschärfen:
- Teams sind überlastet, weil sie zu viele Projekte gleichzeitig jonglieren müssen
- Termine werden verpasst, weil sich niemand darauf einigen kann, was zuerst erledigt werden muss
- Leistungsstarke Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, wenn sie merken, dass sie sich mit Arbeit abmühen, die eigentlich keine Rolle spielt
Auch die finanziellen Folgen sind erheblich: Unternehmen verschwenden 9,9 % jedes investierten Dollars aufgrund schlechter Projektleistung. Das bedeutet, dass Teams Marktchancen verpassen und zusehen müssen, wie Budgets in Projekte fließen, die niemals hätten gestartet werden dürfen.
Eine effektive Priorisierung schafft ein gemeinsames Verständnis davon, wie Erfolg aussieht. Dies gibt Teams die nötige Klarheit, um schnellere Entscheidungen zu treffen und diese selbstbewusst umzusetzen, anstatt ständig über ihren nächsten Schritt zu grübeln.
Anzeichen dafür, dass Sie eine bessere Priorisierung des Projekts benötigen
Bevor Sie sich mit Frameworks befassen, sollten Sie zunächst feststellen, ob Ihre Teams tatsächlich eine bessere Priorisierung benötigen, indem Sie auf ein Muster achten, das klein anfängt und sich dann immer weiter ausweitet.
Plötzlich erscheint alles dringend, was Teams in einen ständigen Krisenmodus versetzt, in dem sie bei der geplanten Arbeit nie stetigen Fortschritt erzielen. Dieses Chaos offenbart in der Regel ein zugrunde liegendes Ungleichgewicht.
In solchen Fällen werden die Leistungsträger mit Anfragen überhäuft, während andere über freie Kapazitäten verfügen – vor allem, weil die Arbeit an denjenigen vergeben wird, der am sichersten erscheint, anstatt an denjenigen, der über die nötigen Kapazitäten verfügt oder die Entwicklungsmöglichkeit benötigt.
Die Situation verschärft sich, wenn die Beteiligten merken, dass der Prozess nicht funktioniert, und beginnen, ihn mit „Schnellanfragen“ komplett zu umgehen.
Für sich genommen klingen diese oft vernünftig, doch in ihrer Gesamtheit lenken sie die Aufmerksamkeit ab und zerstören jegliche Dynamik bei strategischen Projekten.
Irgendwann stellen Teams fest, dass sie immer wieder dieselben Initiativen auf den nächsten Sprint verschieben, ohne zu verstehen, warum. Das ist ein Zeichen dafür, dass ihnen die gemeinsamen Kriterien fehlen, um zu unterscheiden, was jetzt Aufmerksamkeit verdient und was warten kann.
Wenn Ihnen dieser Ablauf bekannt vorkommt, kann ein strukturierter Ansatz Abhilfe schaffen, indem klare Kriterien festgelegt, Kapazitäten gesichert und die Arbeit auf messbaren Wert für das Geschäft ausgerichtet wird.
So priorisieren Sie Projekte strategisch in 5 Schritten
Der Aufbau eines effektiven Priorisierungssystems erfordert einen ganzheitlichen Prozess, bei dem sich die einzelnen Schritte gegenseitig ergänzen.
Beginnen Sie damit, die Aufgaben zu filtern, die Ihr Team erreichen, und gehen Sie dann über zu Rangfolge, Abstimmung, Organisation und Delegation, um etwas zu schaffen, das in der Praxis tatsächlich funktioniert.
1. Filtern Sie Projektanfragen, bevor sie Ihr Team erreichen
Die erste Maßnahme gegen Überlastung erfolgt bereits vor Beginn der Priorisierung.
Wenn Anfragen per E-Mail, über Slack, in Meetings und auf den Fluren eingehen, verschwenden Teams Zeit damit, nach Details zu suchen, Duplikate zu sortieren und sich in unausgereifte Ideen verstricken zu lassen.
ClickUp-Formulare schaffen einen zentralen Einstiegspunkt, an dem Antragsteller wichtige Informationen angeben müssen, bevor ihr Projekt das Team erreicht.
Das Formular zur Erfassung enthält Fragen, die zum strategischen Denken anregen:
- Wie wird der Erfolg gemessen? Erstellen Sie eine Liste mit relevanten OKRs und KPIs
- Was sind die strategischen Ziele dieses Projekts?
- Wie sehen die Zeitleiste und das Budget aus?
- Wer sind die Beteiligten des Projekts?
- Gibt es technische Einschränkungen, Branding-Richtlinien oder Compliance-Anforderungen?
Eine Marketinganfrage, bei der keine Metriken oder strategischen Ziele formuliert werden können, ist noch nicht reif für die Einbindung des Teams, und das Formular macht dies deutlich, bevor jemand Zeit in Erstgesprächen verschwendet.
Teilen Sie den Link weitläufig, damit Mitglieder des Teams Ad-hoc-Anfragen mit „Reichen Sie das bitte über unser Formular ein, damit wir es ordnungsgemäß prüfen können“ weiterleiten können, anstatt die aktuelle Arbeit zu behindern.
Wir haben im Entwicklerteam von ClickUp erfolgreich ein formularbasiertes Ticketingsystem eingeführt, das die Anzahl der dringenden Probleme drastisch reduziert und dem Team geholfen hat, wieder mehr Produktivität zu erreichen.
2. Verwenden Sie eine Priorisierungsmatrix, um die verbleibenden Aufgaben zu bewerten
Nachdem Sie unvollständige Anfragen herausgefiltert haben, ordnen Sie die verbleibenden Projekte auf einer zweidimensionalen Achse an, wobei die vertikale Achse die Auswirkungen und die horizontale Achse den Aufwand darstellt.
Dadurch entstehen vier Quadranten, die aufzeigen, was bei jedem Projekt zu erledigen ist.
Arbeit mit großer Wirkung und geringem Aufwand wird zu einem schnellen Erfolg, der sofort in Angriff genommen werden kann, während Projekte mit großer Wirkung und hohem Aufwand zu strategischen Initiativen werden, die eine sorgfältige Planung erfordern.
Arbeiten mit geringem Einfluss, unabhängig vom Aufwand, werden zurückgestellt oder gestrichen, da diese Projekte Ressourcen von Aufgaben abziehen, die tatsächlich die Metriken des Geschäfts verbessern.
Die Priorisierungsmatrix-Vorlage von ClickUp bietet ein Whiteboard, auf dem Teams Projekte je nach Situation zwischen den Quadranten verschieben können.
Das visuelle Format deckt gefährliche Muster sofort auf, wie zum Beispiel sechs Projekte mit hohem Aufwand, die um drei leitende Entwickler konkurrieren, oder schnelle Erfolge, die die Aufmerksamkeit von der strategischen Arbeit ablenken, die anhaltende Konzentration erfordert.
Überprüfen Sie die Matrix regelmäßig, wenn sich die Umstände ändern.
Das Infrastrukturprojekt, das die Kapazitäten der Entwickler beansprucht, könnte plötzlich viel einfacher werden, nachdem Sie ein damit verbundenes Plattform-Upgrade fertiggestellt haben, das seine Position im Verhältnis zu anderen Arbeiten verschiebt und eine Beschleunigung rechtfertigen könnte.
3. Projekte an den Geschäftszielen ausrichten und lernen, Nein zu sagen
Die Aufnahme in das Projekt und die Einstufung in einen günstigen Quadranten garantieren noch keine Umsetzung.
Der strengere Filter fragt, ob die Arbeit eine Verbindung zu messbarem Wert des Geschäfts durch konkreten ROI, strategische Ausrichtung oder bedeutende operative Auswirkungen hat.
Projekte, die Probleme bei der Produktion beheben, die die Nutzung durch Kunden verhindern, auf der Grundlage von Abwanderungsdaten Risiken für die Kundenbindung angehen oder bewährte Einnahmequellen erschließen, rücken ganz natürlich in den Vordergrund.
Andererseits wird Arbeit, die zwar interessant erscheint, aber keinen Bezug zu strategischen Zielen hat, auf Eis gelegt, unabhängig davon, wer sich dafür einsetzt.
Das Schwierige daran ist, diese Entscheidungen den Beteiligten zu vermitteln, die andere Ergebnisse erwartet haben. Aber mit einer klaren Begründung lässt sich das bewältigen:
- Bei mangelnder Übereinstimmung: „Die Verbindung zwischen dem Produkt und unseren Zielen für das zweite Quartal in Bezug auf Kundenbindung und Stabilität ist nicht vorhanden. Wir können das bei der Planung für das dritte Quartal noch einmal überdenken, wenn wir uns auf neue Features konzentrieren.“
- Bei Umgehung der Erfassung: „Reichen Sie dies über unser Formular ein, damit wir es im Hinblick auf andere Prioritäten prüfen können.“
- Wenn Prioritäten durcheinander geraten: „Wenn wir das übernehmen, verzögert sich die Neugestaltung des Checkouts, die die Konversionsrate um 8 % steigern soll. Welches Projekt sollten wir pausieren?“
Mit der Zeit werden diese Unterhaltungen einfacher.
Die konsequente Anwendung derselben Kriterien anstelle von Ad-hoc-Entscheidungen, die davon abhängen, wer am hartnäckigsten nachfragt, schafft Glaubwürdigkeit, wodurch zukünftige Diskussionen über Prioritäten einfacher werden.
4. Ähnliche Projekte in Sprints gruppieren
Nachdem Sie wissen, welche Projekte Sie verfolgen möchten, organisieren Sie die Arbeit in Sprints, in denen Sie verwandte Projekte bündeln. Dies reduziert den Kontextwechsel und schafft Dynamik, die die Umsetzung beschleunigt.
Nehmen wir zum Beispiel Designer, die in einem Sprint vielleicht drei Marken-Refreshes in Angriff nehmen.
Sie bleiben im gleichen Denkmodus, um wiederverwendbare Komponenten zu erstellen und einen Rhythmus zu entwickeln, der das dritte Projekt schneller macht als das erste.
Ebenso können Entwickler, wenn sie Infrastruktur-Updates bündeln, Abhängigkeiten effizient angehen und die Anlaufkosten für den Wechsel des technischen Kontexts vermeiden.
Beide nutzen Sprints, also einen festgelegten Zeitraum zum Abschließen bestimmter Arbeiten.
Software-Teams arbeiten in der Regel in zweiwöchigen Zyklen, während Marketing-Teams möglicherweise einmonatige Sprints durchführen, die auf Kampagnen abgestimmt sind, und Design-Teams dreiwöchige Sprints nutzen, um sowohl schnelle Durchlaufzeiten als auch Projekte mit mehreren Überprüfungsrunden zu bewältigen.
Während jedes Sprints unterteilen Teams Projekte in Aufgaben, weisen diese entsprechend der Kapazität zu und überprüfen dann den Fortschritt, bevor sie den nächsten Zyklus planen. So entstehen natürliche Kontrollpunkte, an denen überprüft werden kann, ob die Prioritäten noch gelten.
Das Bündeln von Aufgaben schafft zudem Zeit für Wartungsarbeiten wie das Abbauen von technischen Schulden oder das Aktualisieren von Evergreen-Assets, ohne dass strategische Projekte, die kontinuierliche Konzentration erfordern, dadurch unterbrochen werden.
Tipp: Entdecken Sie die gängigsten Systeme zur Steigerung der Produktivität, um mit weniger Aufwand mehr zu erledigen.
5. Delegieren Sie nach Kapazität, nicht nur nach Fähigkeiten
Eine gute Priorisierung scheitert, wenn Sie immer wieder die falschen Personen überlasten.
Wenn eine Person zum Standard für jedes wichtige Projekt wird, weil sie zuverlässig liefert, haben Sie einen Engpass geschaffen, der irgendwann zum Zusammenbruch führen wird.
Dies führt zu drei Problemen: Burnout-Risiko für wertvolle Mitwirkende, begrenztes Wachstum durch die wiederholte Ausführung derselben Arbeit und die Verhinderung, dass andere Fähigkeiten entwickeln, um die Arbeitslast zu teilen.
Achten Sie auf Warnsignale vor einem Burnout:
- Termine verpassen, die sie normalerweise problemlos einhalten würden
- Sinkende Qualität bei Routinearbeiten
- Unerwarteten Urlaub beantragen
Erläutern Sie bei der Neuverteilung der Arbeit die Gründe dafür, damit es nicht wie eine Strafe wirkt:
„Ich übertrage die Aktualisierung der Startseite an Jordan, damit du dich auf die Neugestaltung des Portals konzentrieren kannst, die deine Erfahrung erfordert und dein Wachstum besser fördert als eine weitere Reihe von Marketing-Seiten.“
Mitglieder der mittleren Führungsebene müssen mit anspruchsvoller Arbeit konfrontiert werden, um Urteilsvermögen und Fähigkeiten zu entwickeln. Wenn man sie nur mit risikoarmen Routineaufgaben betraut, entsteht eine Qualifikationslücke, die eine anhaltende übermäßige Abhängigkeit von Mitwirkenden zur Folge hat.
Ich empfehle Ihnen, sich die Workload-Ansicht von ClickUp anzusehen, die die verpflichtete Kapazität jedes Mitglieds in visuellem Format darstellt.
Anstatt sich auf Ihr Bauchgefühl zu verlassen, wer gerade beschäftigt zu sein scheint, stützen Sie sich auf Daten darüber, wer Kapazitäten hat und wer kurz vor der Überlastung steht.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Selbst solide Systeme versagen, wenn Teams in vorhersehbare Fallen tappen.
Alles als dringend zu behandeln zerstört die Prioritäten. Definieren Sie konkrete Kriterien dafür, was „dringend“ bedeutet, sei es, dass es sich auf den heutigen Umsatz auswirkt, andere Teams behindert oder zu Ausfällen im Kundenkontakt führt.
Das Überspringen von Überprüfungszyklen führt dazu, dass Prioritäten von der Realität abweichen. Marktbedingungen ändern sich, Hindernisse tauchen auf, Anforderungen entwickeln sich weiter. Wöchentliche oder zweiwöchentliche Überprüfungen erkennen diese Veränderungen, bevor sie die geplante Arbeit aus der Bahn werfen.
Die lauteste Stimme gewinnen zu lassen ersetzt Strategie durch Politik. Halten Sie an Ihrem Rahmenwerk fest, auch wenn Sie damit lautstarke Stakeholder enttäuschen, denn Beständigkeit schafft Glaubwürdigkeit.
Die Kapazität des Teams zu ignorieren, wenn man Aufträge annimmt, führt unweigerlich zum Scheitern. Mehr zu übernehmen, als realistisch ist, führt zu Überlastung, bei der die Mitarbeiter sich verzetteln und qualitativ minderwertige Arbeit verspätet abliefern.
Wenn Entscheidungen nicht kommuniziert werden, füllen die Beteiligten die Lücken mit Vermutungen. Wenn Stakeholder Verzögerungen nicht verstehen oder Mitglieder des Teams den Zweck einer Aufgabe nicht kennen, können sie keine fundierten Entscheidungen über Kompromisse treffen.
Diese fünf Schritte greifen ineinander, doch das System erfordert eine kontinuierliche Pflege, um effektiv zu bleiben.
Wartung Ihres Systems
Beginnen Sie mit wöchentlichen 15-minütigen Besprechungen, um sicherzustellen, dass sich Ihre obersten Prioritäten aufgrund neuer Informationen nicht geändert haben.
Diese fließen ganz natürlich in die monatlichen Überprüfungen ein, bei denen Sie alle aktiven Projekte unter die Lupe nehmen und alles streichen, was ins Stocken geraten ist oder von der Strategie abgewichen ist.
Nehmen Sie sich jedes Quartal einen Schritt zurück, um Ihre strategischen Ziele zu überdenken und die gesamte Projektpipeline an den Veränderungen oder gewonnenen Erkenntnissen anzupassen.
Führen Sie ein Dokument für die abgelehnte Arbeit, damit diese Ideen nicht verloren gehen oder immer wieder in neuen Anfragen auftauchen. Verfolgen Sie konkrete Metriken wie Abschlussquoten und Stakeholder-Zufriedenheit, um zu messen, ob das System tatsächlich funktioniert, anstatt sich auf Ihr Bauchgefühl zu verlassen.
Der Prozess wird mit der Zeit einfacher, da Ihr Team ein gemeinsames Verständnis dafür entwickelt, was wichtig ist, ein schärferes Urteilsvermögen in Bezug auf Kompromisse erlangt und echtes Selbstvertrauen entwickelt, Arbeit abzulehnen, die Ihren Zielen nicht dient.
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Viel Spaß beim Planen!