Drehen Sie bei dem Versuch, mehr zu erledigen, die Räder durch? Übersteigt Ihre Liste der zu erledigenden Aufgaben Ihren Aufwand? Es ist leicht, in Rückstand zu geraten und sich am Ende überfordert zu fühlen, aber wenn Ihr Vorsatz für 2024 darin besteht, alles zu erledigen, was auf Ihrer Liste steht, könnten Ihnen Produktivitätssysteme helfen.
Die besten Produktivitätssysteme fügen sich auf natürliche Weise in Ihren Workflow ein, ganz gleich, ob Sie versuchen, Ihr eigenes Leben zu organisieren oder Ihre Produktivität bei der Arbeit zu steigern. Sie können Ihnen helfen, Ablenkungen zu überwinden, sich zu konzentrieren und die Liste der Aufgaben zu bewältigen.
Welche Systeme zur Steigerung der Produktivität sind für Sie geeignet?
Machen Sie sich bereit, Ihre Produktivität zu steigern! Sehen Sie sich diese 15 Produktivitätssysteme an, die Sie dabei unterstützen, Ihre Ziele in diesem Jahr zu erreichen.
Was sind Produktivitätssysteme?
Ein Produktivitätssystem kann ein Rahmen, eine Methode oder ein Tool sein, das Ihnen hilft, Dinge effizienter zu erledigen.
Verschiedene Produktivitätssysteme sind darauf ausgerichtet, Ihnen bei der Überwindung verschiedener Hindernisse zu helfen. Vielleicht haben Sie Probleme mit dem Aufschieben von Terminen, der Organisation oder fühlen sich von Ihren Listen zu erledigen überwältigt. Was auch immer Sie zurückhält, es gibt ein Produktivitätssystem, das Ihnen dabei helfen kann.
Denken Sie aber daran, dass es kein perfektes System für die Produktivität gibt! Möglicherweise müssen Sie verschiedene Rahmen, Methoden und Tools kombinieren, um ein System zu entwickeln, das Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie einige Systeme ausprobieren, können Sie herausfinden, was für Sie funktioniert (und was nicht!).
15 Produktivitätssysteme, mit denen Sie 2024 mehr erreichen können
1. Die Pomodoro-Technik
Zeitlich festgelegte Pausen mit dem Timer von ClickUp und der Pomodoro-Technik
Wenn es Ihnen schwerfällt, sich bei der Arbeit zu konzentrieren, könnte die Pomodoro-Technik helfen. Dieses beliebte Zeitmanagementsystem unterteilt Ihren Zeitplan in konzentrierte Intervalle, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nachdem Sie vier dieser Pomodoro-Zyklen abgeschlossen haben, machen Sie eine längere Pause, um konzentriert und erfrischt an die Arbeit zurückzukehren.
Spaßfakt: Pomodoro ist italienisch für Tomate. Warum sollte man ein Zeitmanagementsystem nach etwas benennen, das man für eine Marinarasauce verwendet? Die Legende besagt, dass ein Timer in Form einer Tomate den Erfinder des Systems inspiriert hat.
2. Die GTD-Methode (Getting Things Erledigt)
Die von David Allen entwickelte Getting-Things-Erledigt-Methode ist ein beliebtes System zur Steigerung der Produktivität, das Ihnen hilft, Ihre Gedanken zu ordnen und sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren. Und so funktioniert es:
- Erfassen Sie alles, was Sie zu erledigen haben und brauchen, sobald es Ihnen in den Sinn kommt
- Klären Sie, indem Sie diese Elemente in eine der drei Kategorien einordnen:
- Eine nächste Aktion (eine sofort umsetzbare Aufgabe)
- Ein Projekt, das Zeit braucht
- Referenzmaterial für später
- Organisieren Sie Ihre Liste und fassen Sie ähnliche Aufgaben nach Kategorie und Wichtigkeit zusammen
- Überdenken Sie Ihre Listen, um neue Elemente hinzuzufügen oder sie anzupassen, wenn sich Ihre Ziele ändern
- Beschäftigen Sie sich mit Ihren Listen und beginnen Sie mit den wichtigsten Aufgaben zuerst
Sie können dieses flexible Produktivitätssystem benutzerdefiniert auf Ihre Bedürfnisse abstimmen und an sich ändernde Prioritäten anpassen.
Möchten Sie es ausprobieren? Sehen Sie sich diese kostenlose Vorlage für die GTD-Methode an und erfahren Sie, wie sie funktioniert.
3. Zeit blockieren
Behalten Sie den Überblick über Ihre Zeit und Ihren Zeitplan mit der Vorlage "Schedule Blocking" von ClickUp
Zeitblockierung ist eine weitere Technik des Zeitmanagements, bei der Sie Zeitblöcke in Ihrem Zeitplan für bestimmte Projekte oder Aufgaben einrichten. Sie behandeln Ihren Zeitplan wie eine Liste, die Sie zu erledigen haben.
Als Produktivitätssystem ist diese Methode gut geeignet, wenn Sie Probleme haben, sich zu konzentrieren, da Sie jeweils nur eine Aufgabe in Ihrem Zeitplan haben. Außerdem ist es sehr flexibel, da Sie die Aufgaben nach Priorität ordnen können, wenn sich Ihre Ziele und Ihre Energie ändern. Sie können es jetzt mit dieser Anleitung ausprobieren
kostenlose Vorlage zum Blockieren von Zeitplänen
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4. Friss den Frosch
Ein Zitat von Mark Twain inspirierte diese Methode zur Steigerung der Produktivität:
wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, erledigst du das am besten gleich am Morgen. Und wenn es deine Aufgabe ist, zwei Frösche zu essen, ist es am besten, den größten zuerst zu essen. "**_
Die Methode ermutigt Sie, "den Frosch" zuerst zu essen oder die schwierigste oder wichtigste Aufgabe des Tages zuerst zu erledigen. Dies ist ein solides Produktivitätssystem für Menschen, die zögern oder morgens als erstes die meiste Energie haben. Indem Sie die große Aufgabe zuerst bewältigen, geben Sie sich selbst ein Gefühl der Erfüllung und geben den Ton für den Rest des Tages an.
5. Das Zen-System zum Erledigen (ZTD)
Ordnen und betrachten Sie Ihre Aufgaben mit verschiedenen Filtern in der ClickUp Aufgabenmanagement-Vorlage, so dass Sie langsam damit beginnen können, bessere Produktivitätsroutinen durch ein Zen to Erledigt-System aufzubauen
Das Zen to Erledigt-System arbeitet mit einem minimalistischen Ansatz zur Produktivität. Anstatt sofort ein kompliziertes Produktivitätssystem zu übernehmen, bauen Sie mit der Zeit langsam produktive Gewohnheiten auf.
Es nutzt einige der Ideen der GTD-Methode, indem es mit dem Erfassen, Klären und Überprüfen von Aufgabenlisten beginnt. Aber es geht noch einen Schritt weiter, indem es die Achtsamkeit fördert und Sie dazu bringt, sich auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren, ohne sich Gedanken darüber zu machen, was als nächstes kommt. Es funktioniert vielleicht nicht für bestimmte Aufgaben, aber es ist eine ausgezeichnete Methode, um Ruhe in Ihr Chaos zu bringen.
6. Die Eisenhower Entscheidungsmatrix
Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix, auch bekannt als Dringend-Wichtig-Matrix, ist eine Entscheidungsmatrix, die Ihnen helfen kann, Ihre wichtigsten Aufgaben für den Tag zu bestimmen. Die Matrix ist in vier Quadranten unterteilt:
- Dringende und wichtige Aufgaben: Nehmen Sie diese zuerst in Angriff
- Nicht dringende und wichtige Aufgaben: Planen Sie für diese Aufgaben später Zeit ein
- Dringende und unwichtige Aufgaben: Delegieren Sie diese nach Möglichkeit an andere
- Nicht dringende, unwichtige Aufgaben: Streichen Sie sie von Ihrer Liste der zu erledigenden Aufgaben
Diese Methode zur Steigerung der Produktivität hilft Ihnen, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und die Aufgaben zu eliminieren, die Ihren Tag durcheinander bringen. Sehen Sie sich an, wie Ihre Liste mit Aufgaben aussieht
kostenlose Eisenhower Matrix-Vorlage
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7. Aufgabe Batching
Das Stapeln von Aufgaben ist eine Methode der Produktivität, bei der Sie ähnliche Aufgaben gruppieren und in einer einzigen Sitzung abschließen.
Anstatt zwischen Telefonaten, E-Mails und dem Schreiben eines Berichts hin und her zu springen, konzentrieren Sie sich auf eine bestimmte Aufgabe. Auf diese Weise können Sie den Kontextwechsel minimieren und sich besser konzentrieren. Verwenden Sie eine
app zur Aufgabenverwaltung
um den Überblick über Ihre Liste der zu erledigenden Aufgaben zu behalten und ähnliche Aufgaben zusammen zu organisieren.
8. Einzelaufgaben
ClickUp Docs bietet alle Tools und Funktionen, die Sie für die Erstellung von Dokumenten, das Erledigen von Arbeiten und das Abschließen von Aufgaben benötigen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herwechseln zu müssen
Multitasking schadet Ihnen vielleicht mehr, als es Ihnen nützt. Versuchen Sie stattdessen Single-Tasking. Beim Single-Tasking konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe und schließen sie ab. Sie widmen Ihre volle Aufmerksamkeit der jeweiligen Aufgabe, was zu weniger Fehlern und einer höheren Qualität der Arbeit führen kann. Es kann auch dazu beitragen, Ihre geistige Ermüdung und Ihren Stress zu verringern.
9. Die Ivy-Lee-Methode
Die Ivy-Lee-Methode ist eines der älteren Produktivitätssysteme auf dieser Liste, aber sie ist immer noch eine großartige Zeitmanagementtechnik. Um die Ivy-Lee-Methode anzuwenden, müssen Sie:
- Schreiben Sie sechs Aufgaben auf
- Ordnen Sie sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit
- Sie beginnen den Tag, indem Sie sich ausschließlich auf die erste Aufgabe konzentrieren
- Gehen Sie erst zur nächsten Aufgabe auf der Liste über, wenn Sie die folgende Aufgabe abgeschlossen haben
- Verschieben Sie unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag
Sich auf nur sechs tägliche Aufgaben zu konzentrieren, kann eine gute Möglichkeit sein, Ihre Liste nach Prioritäten zu ordnen und sich weniger überfordert zu fühlen. Es ist ein einfaches und anpassungsfähiges System, mit dem Sie Ihre Aufgaben bewusster erledigen können.
10. Kanban-Methode
Mehr Produktivität mit einer vollständig anpassbaren Ansicht des Kanban Boards
Die Kanban-Methode ist vielleicht das beste System zur Steigerung der Produktivität für visuelle Denker. Sie verwendet ein Board und Karten (oder Haftnotizen), um Aufgaben zu organisieren und zu verwalten. Die Aufgaben werden in Kategorien auf der
Kanban Board
zur visuellen Darstellung Ihres Workflows.
Es ist ein praktisches Produktivitätstool, das sich für persönliche Projekte und Aufgaben eignet und Ihnen helfen kann, Engpässe in Ihrem Prozess zu erkennen. Es eignet sich auch hervorragend für die Zusammenarbeit mit Teams, da jeder die Aufgaben auf dem Board sehen und sie während der Arbeit durch die Kategorien verschieben kann. Dieses System zur Steigerung der Produktivität lässt sich auch leicht an eine virtuelle Umgebung anpassen.
11. Die Posteingang-Zero-Methode
Überwältigt von E-Mails? Die Posteingang-Zero-Methode ist die Rettung!
Diese Strategie zur Steigerung der Produktivität ermutigt Sie, Ihren Posteingang so weit wie möglich leer (oder fast leer) zu halten. Anstatt Ihren Posteingang nur gelegentlich zu leeren, kümmern Sie sich um die eingehenden E-Mails, sobald sie eintreffen, damit sie sich nicht mehr stapeln.
Kommt Ihnen das wie eine entmutigende Aufgabe vor? Es ist einfacher, Ihren Posteingang wie eine Zwischenstation zu behandeln, statt wie eine Arrestzelle.
Sie entscheiden, wie Sie jede eingehende E-Mail bearbeiten, indem Sie sie beantworten, delegieren, terminieren, archivieren oder löschen. Planen Sie Zeit ein, um Ihre E-Mails zu prüfen, anstatt auf jeden Ping zu reagieren, damit E-Mails Ihren Workflow nicht unterbrechen.
12. Wichtigste Aufgaben (MIT)
In ClickUp Aufgaben können Teams zusammenarbeiten, um die wichtigsten Aufgaben zu bestimmen
Das Produktivitätssystem Most Important Tasks ermutigt Sie, die wichtigsten Aufgaben des Tages zu identifizieren und sich darauf zu konzentrieren. Anstatt zu versuchen, viele Elemente zu erledigen, konzentrieren Sie sich darauf, die wichtigsten Elemente zu erledigen.
Einfach ausgedrückt: Qualität geht vor Quantität. Bei diesem System zur Steigerung der Produktivität wählen Sie einige wichtige Aufgaben aus, die einen erheblichen Einfluss auf Ihre größeren Ziele haben, und konzentrieren sich dann auf das Abschließen dieser Aufgaben und die Beseitigung von Ablenkungen.
Am Ende des Tages können Sie dann Ihre MIT überprüfen und entscheiden, was Sie morgen zu erledigen haben. Das kann eine gute Möglichkeit sein, Ihre Zeit zu konzentrieren und mehr Einfluss auf Ihre persönlichen Aufgaben zu haben.
13. Bullet Journaling
Wenn Sie es lieben, Ihre Produktivität mit ein wenig Kreativität zu kombinieren, könnten Sie sich in Bullet Journaling verlieben. Anstatt alles digital zu erledigen, können Sie mit Papier und Stift all Ihre To-Do-Listen nachverfolgen und Aufzählungslisten mit Ihren Gedanken, Plänen und Aufgaben erstellen.
Dieses System zur Steigerung der Produktivität lässt sich individuell anpassen, so dass Sie in einem einzigen Notizbuch schnelle Aufzeichnungen, die Verwaltung von Aufgaben und das Führen von Journalen unterbringen können. Sie können es auch für die langfristige Planung von Zielen, die Nachverfolgung von Gewohnheiten oder als einzigartiges Kalendersystem verwenden. Im Internet finden Sie zahlreiche Anregungen, wie Sie Ihr Bullet Journal als leistungsstarkes System zur Steigerung der Produktivität nutzen können.
14. Seinfeld Kalender System
Das Seinfeld Kalender System ist auch bekannt als die "Don't Break the Chain"-Methode für Produktivität. Dieses von der klassischen Sitcom inspirierte Produktivitätssystem konzentriert sich auf den Aufbau von Konsistenz und Dynamik durch visuelle Nachverfolgung Ihrer Fortschritte.
Sie wählen eine Aufgabe, eine Gewohnheit oder ein Ziel, das Sie jeden Tag erreichen möchten, und markieren dann die Tage, an denen Sie diese Aufgabe in einem Kalender mit einem großen X abschließen. Die Idee hinter dieser Methode ist, dass Sie die Kette der Xs im Kalender nicht unterbrechen möchten, damit Sie motivierter sind, Ihre Aufgabe zu erfüllen. Das ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um sich selbst zu mehr Konsequenz zu motivieren.
15. Das tägliche Trifecta-System
Das Daily Trifecta System ist ähnlich wie die MIT-Methode. Bei diesem System zur Steigerung der Produktivität wählen Sie die drei wichtigsten Dinge aus, die Sie täglich erledigen wollen.
Die Aufgaben, die Sie auswählen, sollten Ihre Ziele deutlich beeinflussen, aber seien Sie realistisch, was Sie erreichen können. Schreiben Sie Ihre Trifecta auf, und blockieren Sie dann in Ihrem Zeitplan die Zeit, um sie zu bearbeiten, eine Aufgabe nach der anderen. Dieses einfache System zur Verwaltung von Aufgaben kann Ihnen helfen, sich zu konzentrieren und Ihre Liste der zu erledigenden Aufgaben rücksichtslos zu priorisieren.
Produktiv bleiben mit ClickUp
Die Features von ClickUp für das Projektmanagement helfen Ihnen, Ihre persönliche Produktivität und den Aufwand im Team zu verwalten
Die Auswahl an Produktivitätssystemen ist groß, aber das richtige System hilft Ihnen, Ihre Zu erledigen-Liste besser zu organisieren, sich zu konzentrieren und die Kontrolle zu behalten. Denken Sie über Ihren Arbeitsstil und Ihre Ziele nach, und nutzen Sie diese Erkenntnisse, um ein System zu finden, das Sie zu einem Produktivitätswunder macht.
ClickUp's Projektmanagement-Plattform
kann durch die nahtlose Implementierung der gängigsten Systeme zur Steigerung der Produktivität helfen. Egal, ob Sie Zeitblöcke oder die Kanban-Methode verwenden oder Ihr eigenes System erstellen möchten, Sie können es in ClickUp erledigen.
Nutzen Sie die kostenlose Vorlagenbibliothek, um einen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Workspace zu erstellen, der die Produktivitätstools enthält, die Sie benötigen, um alles zu erledigen. Führen Sie ein Brainstorming auf den Whiteboards von ClickUp durch, arbeiten Sie in Docs zusammen und behalten Sie den Überblick über Ihre Recherchen in Notizen. All das ist in der ClickUp-Plattform enthalten, so dass Sie sich von Kontextwechseln verabschieden können und Ihre persönliche Produktivität in den Vordergrund stellen können.
Sie können ClickUp AI auch zu Ihrem Konto hinzufügen! Nutzen Sie die KI wie einen persönlichen Assistenten und bitten Sie sie, E-Mail-Entwürfe zu erstellen, Meeting-Notizen zusammenzufassen oder sogar Marketingpläne zu erstellen. Was früher Stunden dauerte, ist jetzt in Sekunden erledigt, und plötzlich sehen Ihre täglichen Aufgaben viel überschaubarer aus.
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