Haben Sie schon einmal ein Projekt begonnen, nur um dann zu erleben, wie es völlig aus der Bahn geriet? Schuld daran könnte Scope Creep sein, eine häufige Falle bei den meisten Projekten – von der Softwareentwicklung und dem Marketing bis hin zum Bauwesen, dem Schwermaschinenbau und sogar Initiativen im öffentlichen Sektor.
Aber es gibt eine Lösung. Ein gut durchdachter Plan für das Projektumfangsmanagement kann Ihr Projekt auf Kurs halten und Kosten sparen.
Diese praktische Checkliste beschreibt die Schritte zur Erstellung der perfekten Beschreibung des Projekts für jede Branche.
Das Projektumfangs-Statement verstehen
Eine Projektumfangsbeschreibung ist ein formelles Dokument, das die Grenzen eines Projekts umreißt und definiert, was enthalten ist und was nicht. Sie stellt sicher, dass das Projektteam die Ziele, Ergebnisse und Einschränkungen versteht.
Eine Projektumfangsbeschreibung enthält in der Regel vier Schlüsselelemente:
- Projektziele: Konkrete Ziele und Ergebnisse, die mit dem Projekt erreicht werden sollen
- Ergebnisse: „Konkrete“ Ergebnisse, die erzielt werden sollen
- Umfangsbestandteile (und -ausnahmen): Spezifische Projektaufgaben, Aktivitäten oder Komponenten, die im Projekt enthalten sind (bzw. nicht enthalten sind)
- Einschränkungen: Begrenzungen oder Einschränkungen, die sich auf das Projekt auswirken können
Die Erstellung einer klar definierten Projektbeschreibung kann dazu beitragen, Scope Creep zu verhindern und das Projekt auf Kurs zu halten. Eine Projektbeschreibung dient folgenden Zwecken:
- Reduziert Risiken: Durch die klare Definition der Grenzen des Projekts trägt dies dazu bei, Risiken im Zusammenhang mit Scope Creep, Kostenüberschreitungen und Terminverzögerungen zu mindern.
- Verbessert die Effizienz: Da Sie bereits zu Beginn wissen, was entscheidend ist, können Sie Ressourcen besser zuweisen und Ihr Budget besser verwalten
- Sorgt für zufriedene Stakeholder: Da sich alle im Vorfeld auf die Leistungen des Projekts einigen, können Sie Konflikte und Scope Creep im weiteren Verlauf minimieren
- Dient als Bezugspunkt: Wenn Unsicherheiten auftreten oder sich die Zusammensetzung des Teams ändert, kann die Beschreibung des Projekts als verlässliche Informationsquelle dienen.
Kurz gesagt: Eine Projektumfangsbeschreibung sorgt für Klarheit, Orientierung und Kontrolle und führt so zu einer termingerechten und budgetgerechten Projektabwicklung.
So verfassen Sie eine Beschreibung des Projektumfangs (mit Beispielen)
Nachdem wir nun gesehen haben, was eine Projektumfangsbeschreibung ist und warum Sie eine benötigen, wollen wir uns damit befassen, wie Sie eine solche erstellen können, um eine präzisere Projektausrichtung und eine bessere Abstimmung im Team zu erreichen. Wir werden auch untersuchen, wie Projektmanagement-Tools wie ClickUp diesen Prozess unterstützen können, indem sie Teams dabei helfen, Aufgaben zu organisieren, den Fortschritt zu verfolgen und effizient zusammenzuarbeiten.
Hier ist eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Schritte:
TL;DR-Checkliste zur Erstellung einer Beschreibung des Projekts
- Legen Sie den Zweck des Projekts fest
- Erstellen Sie einen Ressourcen-Plan
- Erstellen Sie eine Liste der zu erbringenden Leistungen
- Projektbeschränkungen identifizieren
- Entwerfen Sie Ihre Beschreibung des Projektumfangs
- Führen Sie einen Änderungskontrollprozess ein
Lassen Sie uns dies nun im Detail betrachten.
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1. Klären Sie das „Was“ und das „Warum“
Das Verständnis des Projektzwecks ist grundlegend für die Erstellung einer klaren und überzeugenden Projektbeschreibung (und den Erfolg des Projekts). Dazu gehört die Ermittlung der Projektziele, der geschäftlichen Anforderungen und der gewünschten Ergebnisse.
Hier sind einige Fragen, die Sie sich in dieser Phase stellen können:
- Welches Problem löst das Projekt?
- Was sind die gewünschten Ergebnisse oder Vorteile?
- Inwiefern steht dieses Projekt im Einklang mit den übergeordneten Zielen der Organisation?
Dieser Schritt ist Ihr Leitstern, der Ihre Entscheidungen und Weichenstellungen bei der Formung Ihres Projektplans lenkt. Beziehen Sie in dieser Phase Ihr gesamtes Projektteam (oder zumindest die wichtigsten Projektbeteiligten) mit ein. Nicht nur bringen verschiedene Team-Mitglieder unterschiedliche Perspektiven in die Diskussion ein, sondern wenn Sie jemanden frühzeitig einbeziehen, fühlt dieser sich auch stärker in das Projektergebnis eingebunden.
Nutzen Sie ein virtuelles Whiteboard-Tool, um die Diskussion interaktiver zu gestalten (insbesondere, wenn Sie ein Remote- oder Hybrid-Team sind). Die ClickUp-Whiteboard-Vorlage für den Projektumfang kann Ihnen beispielsweise dabei helfen, gemeinsam als Team Ideen zu sammeln und einen ersten Entwurf Ihres Projektumfangs zu erstellen.
Die Vorlage ist ein visuelles und kollaboratives Tool, das dazu dient, alle Aspekte Ihres Projektumfangs zu organisieren und zu verwalten. Sie bietet einen zentralen Ort für die Nachverfolgung von Projektaktivitäten, Ressourcen, Ergebnissen und Zeitleisten, sodass nichts übersehen wird. Sie enthält separate Boxen für jeden Schritt Ihres Projektumfangsplans:
- Informationen: Sammeln Sie alle relevanten Daten und Fakten, die die Form des Projekts bestimmen werden. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten, einschließlich des Projektleiters, Zugriff auf dieselben grundlegenden Informationen haben.
- Begründung: Erläutern Sie die Gründe für jede im Laufe des Projekts getroffene Entscheidung. Dies trägt dazu bei, die Mitglieder des Teams auf den Zweck und die Ausrichtung des Projekts einzustimmen.
- Umfang: Definieren Sie den Umfang des Projekts – was ist im Projekt enthalten und was nicht. Dies sorgt für Klarheit hinsichtlich der Grenzen und beugt Missverständnissen vor.
- Ziele: Legen Sie die gewünschten Ergebnisse und Ziele des Projekts fest. Dies hilft dabei, den Fortschritt des Projekts zu steuern und den Erfolg zu messen.
- Ergebnisse: Geben Sie die konkreten Ergebnisse an, die das Projekt hervorbringen wird. Diese dienen als Maßstab für die Nachverfolgung des Fortschritts und des Abschlusstages des Projekts.
- Ausschlüsse: Legen Sie dar, was nicht Teil des Projekts ist, um Scope Creep zu vermeiden. In diesem Abschnitt werden die Erwartungen hinsichtlich der Punkte festgelegt, die nicht behandelt oder geliefert werden.
- Annahmen: Identifizieren Sie zugrunde liegende Annahmen und potenzielle Verzerrungen, die sich auf das Projekt auswirken. Wenn Sie diese erkennen, können Sie Risiken vorhersehen und einen Plan für unvorhergesehene Ereignisse erstellen.
Dies schafft eine solide Grundlage für den weiteren Planungsprozess für das Projekt und verschafft Ihnen mehr Klarheit bei der Zuweisung von Ressourcen oder der Erstellung Ihres Projektplans.
📌Beispiel:
Nehmen wir an, Sie sind ein Bauunternehmen, das ein Bürogebäude renovieren muss. Hier sind Ihre „Gründe“ (Ziele):
Verbessern Sie die Energieeffizienz, Funktionalität und Ästhetik des Gebäudes, um den sich ändernden Bedürfnissen der Mieter gerecht zu werden und die Betriebskosten zu senken.
2. Erstellen Sie einen Ressourcen-Plan
Sobald Sie die Ziele Ihres Projekts definiert haben, ist es an der Zeit, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlichen Ressourcen zu ermitteln. Zu den Projektanforderungen kann die Ermittlung der benötigten Personen, Ausrüstung, Materialien und des Budgets gehören.
Beziehen Sie wichtige Stakeholder in die Erstellung dieses Plans ein, um sicherzustellen, dass alle Gehör finden, insbesondere wenn Sie mit funktionsübergreifenden Teams arbeiten. Eine weitere Best Practice ist die Planung von Notfallmaßnahmen. Dies kann so einfach sein wie die Berücksichtigung eines Mitarbeiters, der während des Zeitraums des Projekts im Urlaub ist, oder etwas Schwerwiegenderes wie Verzögerungen bei behördlichen Genehmigungen oder der Materialbeschaffung.
Darüber hinaus erhalten Sie durch den frühen Plan Ihrer Projektkosten und -ressourcen ein klareres Verständnis der Anforderungen, was Ihnen hilft, das Projekt im Rahmen des Budgets zu halten.
📌Beispiel:
Am Beispiel der energetischen Sanierung eines Bürogebäudes würde Ihr Plan zur Ressourcenzuweisung Folgendes umfassen:
- Personal: Architekten, Klempner, Elektriker, Bauarbeiter, Bauleiter usw.
- Ausrüstung und Materialien: Baumaschinen, Baumaterialien, Elektrozubehör usw.
- Budget: Baukosten, Honorare für Architekten und Ingenieure, Materialkosten, Arbeitskosten und Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben
- Zeitleisten: Wichtige Meilensteine, Schichtpläne und mehr
3. Erstellen Sie eine Liste der zu erbringenden Leistungen
Dies sind die konkreten Ergebnisse, die den Projektträgern und Clients am Ende des Projekts übergeben werden. Sie dienen Ihnen auch als Maßstab, um den Erfolg des Projekts zu messen und festzustellen, ob es im Plan liegt. Zwei wichtige Punkte, die Sie bei der Festlegung Ihrer Projektleistungen beachten sollten, sind:
- Sicherstellen, dass die Ergebnisse realistisch und innerhalb der Vorgaben des Projekts erreichbar sind
- Jedes Ergebnis mit einer bestimmten Frist oder einem bestimmten Zeitrahmen verknüpfen – Projekt-Meilensteine, anhand derer Sie die Nachverfolgung durchführen können, ob ein Projekt termingerecht abgeschlossen wird
Legen Sie in dieser Phase fest, welche Aufgaben konkret im Projekt enthalten (im Umfang enthalten) und welche ausgeschlossen (außerhalb des Umfangs) sind.
📌Beispiel:
Hier sind einige Leistungen, die Ihr energieeffizientes, renoviertes Bürogebäude benötigen würde:
- Genehmigungsverfahren: Einholung der erforderlichen Genehmigungen und Zulassungen bei den lokalen Behörden (ein Monat)
- Verbesserte Energieeffizienz: Beleuchtung, nachhaltiges Bauen, Solarmodule usw. (drei Monate)
- Renovierte Innenräume: Moderne Einrichtung, modernisierte Räume und Änderungen am Layout (zwei Monate)
- Abnahmebescheinigung: Einholung einer Abnahmebescheinigung vom Bauinspektor (eine Woche)
Arbeiten, die nicht zum Projektumfang gehören, können die Einrichtung der Büroräume, die Gartengestaltung und Ähnliches umfassen – obwohl sie mit der Bürorenovierung zusammenhängen, sind sie nicht Teil Ihres Projekts.
Auch wenn es sich hierbei um eine grundlegende Liste handelt, empfehlen wir Ihnen, Ihre Checkliste für das Projektmanagement detailliert zu gestalten. Sie können ein tool wie ClickUp Checklists nutzen, um hierarchische Listen zu erstellen – so stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wird und keine Aufgabe durch das Raster fällt.
Das Beste an Checklisten für Aufgaben ist, dass sie mehr sind als nur eine einfache Liste. Sie können:
- Weisen Sie ein bestimmtes Element einer Liste einer Person zu
- Verwenden Sie Kommentare, um weitere Informationen zum jeweiligen Element hinzuzufügen
- Verschachteln Sie Elemente der Liste für eine bessere Kategorisierung
Das Beste daran: Speichern Sie Checklisten als Vorlagen, um sie für zukünftige Projekte wiederzuverwenden.
💡 Profi-Tipp: Warum sollten Sie sich nur auf Checklisten für Ihre Ergebnisse beschränken? Sie können auch eine Vorlage für Checklisten erstellen, die Ihr Team für jede Projektbeschreibung duplizieren und verwenden kann – so optimieren und standardisieren Sie den Prozess und die Struktur der Projektbeschreibung.
4. Projektbeschränkungen identifizieren
Sie wissen, was Ihre Leistungen sind. Jetzt ist es an der Zeit herauszufinden, was Sie daran hindert, diese zu erbringen. Dies kann eine zeitliche Einschränkung sein (der Druck, ein Projekt innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens abzuschließen, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen), eine budgetäre Einschränkung (dem Client das zu geben, was er braucht, aber innerhalb des zugewiesenen Budgets) oder sogar eine ressourcenbezogene Einschränkung (das richtige Team für die Aufgabe zu finden).
Indem Sie diese Probleme frühzeitig in der Projektphase erkennen, können Sie Strategien entwickeln, um deren Auswirkungen während des Projektlebenszyklus zu mindern und sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
📌Beispiel:
Zu Beginn Ihres Bürorenovierungsprojekts könnten Sie auf einige Einschränkungen stoßen.
- Die Notwendigkeit, die Renovierungsarbeiten außerhalb der Geschäftszeiten abzuschließen, um Störungen für die Mieter so gering wie möglich zu halten
- Begrenzte Verfügbarkeit von qualifizierten Bauarbeitern in der Region
- Widerstand der Mieter gegen eine vorübergehende Umsiedlung während der Renovierungsarbeiten
- Einhaltung von Standards und Vorschriften für nachhaltiges Bauen
5. Erstellen Sie einen Entwurf für Ihre Beschreibung des Projekts
Nachdem Sie nun die Ziele, Ressourcen und potenziellen Herausforderungen Ihres Projekts festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre Erkenntnisse in einer formellen Projektumfangsbeschreibung zusammenzufassen. Dieses Dokument dient als Fahrplan für Ihr Projekt und umreißt die Projektparameter – Ergebnisse, Zeitleisten und mehr.
Ihr Projektumfangsdokument enthält separate Abschnitte für Ziele, Ergebnisse (mit Zeitleisten), Ausschlüsse, Annahmen und Einschränkungen. Hier sind einige Tipps für die Erstellung Ihrer Projektbeschreibung:
- Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden
- Definieren Sie alle Fachbegriffe oder Abkürzungen, die den Stakeholdern möglicherweise unbekannt sind, klar und deutlich.
- Teilen Sie den Projektumfang in kleinere, besser handhabbare Komponenten auf
Freigeben Sie schließlich den Entwurf der Projektbeschreibung und holen Sie das Feedback der relevanten Stakeholder ein.
Hier ist, was ein Kunde darüber zu sagen hatte, wie ClickUp die Projektplanung verbessert:
ClickUp lässt sich an nahezu jeden Bedarf des Projektmanagements anpassen. Es ist technisch ausgereift genug, um große, abteilungsübergreifende Projekte über mehrere Jahre hinweg zu bewältigen, und dennoch so anpassbar, dass es als einfache tägliche Checkliste genutzt werden kann.
ClickUp lässt sich an nahezu jeden Bedarf des Projektmanagements anpassen. Es ist technisch ausgereift genug, um große, abteilungsübergreifende Projekte über mehrere Jahre hinweg zu bewältigen, und dennoch so anpassbar, dass es als einfache tägliche Checkliste genutzt werden kann.
Wenn Sie zum ersten Mal eine Projektbeschreibung erstellen oder diese verbessern möchten, kann Ihnen die ClickUp-Vorlage für den Projektumfangsplan dabei helfen.
Diese Vorlage für die Projektbeschreibung bietet einen strukturierten Ansatz zur Erstellung und Verwaltung Ihrer Projektbeschreibung und enthält Abschnitte für:
- Projektziele: Definieren Sie die Ziele des Projekts, damit alle Beteiligten auf die gewünschten Ergebnisse fokussiert bleiben
- Problemstellung: Identifizieren Sie das Kernproblem, das das Projekt angehen wird, um dessen Notwendigkeit zu begründen
- Aufgaben im/außerhalb des Projektumfangs: Klären Sie, welche Aufgaben enthalten sind und welche ausgeschlossen sind, um Scope Creep zu verhindern
- Ergebnisse: Erstellen Sie eine Liste der konkreten Ergebnisse, die in jeder Phase des Projekts erwartet werden.
- Genehmigung: Legen Sie die Kriterien für die Einholung der Zustimmung der Stakeholder fest, um eine formelle Validierung sicherzustellen
Diese Vorlage für den Projektumfang fasst alle Informationen zum Projektumfang an einem Ort zusammen und hilft Managern dabei, Änderungen effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass Projekte termin- und budgetgerecht bleiben.
Darüber hinaus erleichtern die Kollaborations-Features von ClickUp – Kommentare, Tags und Echtzeit-Bearbeitung – Ihrem Team die gemeinsame Arbeit an dem Dokument.
📌Beispiel:
So würde Ihre endgültige Projektbeschreibung aussehen:Titel des Projekts: Modernisierungsprojekt für ein Bürogebäude
Projektziele:
- Verbesserung der Energieeffizienz des Gebäudes
- Verbessern Sie die Funktionen des Gebäudes, um den Bedürfnissen moderner Mieter gerecht zu werden
Ergebnisse:
- Renovierte Büros mit modernisierten Oberflächen und Layouts
- Verbesserte energieeffiziente Beleuchtung
- Verbessertes System für die Sicherheit
- Renovierte Gemeinschaftsbereiche (z. B. Lobby, Toiletten)
Umfang:
- Bauwerksreparaturen
- Nachhaltigkeitsverbesserungen
- Innenarchitektur und Oberflächen
Ausschlüsse aus dem Projektumfang:
- Beschaffung von Möbeln und Ausrüstung
- Marketing- und Vermietungsaktivitäten
Annahmen:
- Die erforderlichen Genehmigungen und Zulassungen werden umgehend eingeholt.
- Die bauliche Integrität des Gebäudes ist einwandfrei
- Für das Abschließen des Projekts stehen ausreichende Mittel zur Verfügung
Einschränkungen:
- Enger Zeitrahmen von sechs Monaten
- Mangel an Fachkräften
Abnahmekriterien:
- Das Gebäude besteht die Abnahme und erfüllt die Energieeffizienzstandards
- Das Projekt wird innerhalb des festgelegten Budgets und der Zeitleiste fertiggestellt.
📌Hier ist ein weiteres Beispiel für die Organisation eines Ereignisses: eine jährliche Konferenz.
Projekt-Titel: Jährliche Branchenkonferenz
Projektziele:
- Veranstalten Sie ein Ereignis, das die Marke und Ihr Leitbild fördert
- Schaffen Sie Gelegenheiten für die Teilnehmer, Verbindungen zu knüpfen und sich miteinander zu vernetzen
Ergebnisse:
- Konferenzort
- Konferenzprogramm
- Referenten-LineUp
- Anmelde- und Ticketingsystem
- Veranstaltungsmanagement für Ereignisse vor Ort
- Bewertungsbericht nach der Konferenz
Umfang:
- Auswahl und Buchung des Veranstaltungsortes
- Rekrutierung und Management von Referenten
- Einwerbung und Verwaltung von Fördermitteln
- Veranstaltungsplanung und -koordination
- Logistik vor Ort (z. B. Registrierung, Verpflegung, AV-Ausstattung)
Ausschlüsse aus dem Projektumfang:
- Laufende Marketing- und Aktionen nach der Konferenz
- Networking-Ereignisse im Anschluss an die Konferenz
- Veröffentlichung von Konferenzbeiträgen
Annahmen:
- Es stehen ausreichende Mittel zur Verfügung, um alle Kosten zu decken
- Die erforderlichen Genehmigungen und Zulassungen werden eingeholt
- Es wird ausreichend Personal zur Verfügung stehen, um die Konferenz zu organisieren
Einschränkungen:
- Begrenztes Budget
- Enge Frist
- Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten
Abnahmekriterien:
- Positives Feedback der Teilnehmer zur Konferenzerfahrung
- Das Ereignis wird innerhalb des festgelegten Budgets und der Zeitleiste fertiggestellt.
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6. Führen Sie einen Änderungskontrollprozess ein
Schließlich müssen Sie einen Rahmen für die Prüfung, Genehmigung oder Ablehnung vorgeschlagener Änderungen schaffen – damit diese mit den Projektzielen übereinstimmen und den Umfang, den Zeitplan oder das Budget des Projekts nicht gefährden.
Dies erledigen Sie durch die Einrichtung eines Änderungskontrollsystems. So funktioniert es:
- Bilden Sie zunächst ein Gremium (drei Mitglieder sind eine gute Anzahl), das alle Änderungsanträge prüft
- Legen Sie anschließend einen Prozess fest, über den andere Teammitglieder eine Änderung des Umfangs des Projekts beantragen können
- Prüfen Sie abschließend, ob die vorgeschlagene Änderung in den bestehenden Umfang des Projekts passt.
Verwenden Sie ein Formular – wie ClickUp Forms –, um diesen Prozess zu automatisieren. Teammitglieder können die Änderung vorschlagen und begründen. Der Ausschuss kann diese dann prüfen und seine Entscheidung sowie die Begründung freigeben, wodurch der gesamte Prozess optimiert wird.
Durch die Einführung eines Änderungskontrollprozesses können Sie Änderungen an Ihrem Projekt effektiv verwalten, Risiken minimieren und unnötige Kosten vermeiden.
Halten Sie Ihr Projekt mit einer Projektbeschreibung (und ClickUp) auf Kurs bei der Nachverfolgung
Die Definition des Arbeitsumfangs ist der erste Schritt, um Ihr Projekt auf eine erfolgreiche und termingerechte Umsetzung vorzubereiten. Damit ist die Projektbeschreibung der beste Freund von Projektmanagern – sie liefert ihnen einen klaren Fahrplan, der aufzeigt, was zu erledigen ist, welche Risiken vermieden werden sollten und wie.
Gleichzeitig wird Ihr Projektumfang in einem Dokument festgehalten, während das eigentliche Projekt in Ihrem Tool für das Projektmanagement verfolgt wird. Für einen nahtloseren (und ganzheitlicheren) Workflow können Sie die Verwendung einer All-in-One-Lösung wie ClickUp in Betracht ziehen.
Mit ClickUp können Sie Ihre Projektbeschreibung entwerfen, Ergebnisse in umsetzbare Aufgaben umwandeln und sogar die Nachverfolgung der Zeit durchführen. Es ist eine umfassende Lösung für die Verwaltung aller Aspekte, von Projektbeschreibungen über Aufgaben bis hin zu Maßnahmen zum Risikominderungs-Aufwand.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und sehen Sie selbst, wie es das Projektmanagement und die Projektdurchführung vereinfacht.