Wie man eine erfolgreiche PI-Planungssitzung durchführt: Schritte, Herausforderungen und beste Praktiken

Stellen Sie sich vor, eine Fußballmannschaft geht auf das Spielfeld und spielt ohne Vision. Von Fehlpässen bis hin zu Stellungsfehlern - sie machen immer wieder Fehler, bis sie schließlich verlieren.

Erkennen Sie das Problem hier? Mangelnde Vorbereitung (oder vielleicht ist es einfach nicht ihr Tag).

In jedem Fall ist eine PI oder Program Increment planning veranstaltung ist nicht anders. Diese Veranstaltungen sind wie Team-Breakouts, bei denen die Mitglieder zusammenkommen, um Rückstände zu besprechen, die Bereitschaft der Organisation zu bewerten und künftige Maßnahmen zu planen. PI-Planung ermöglicht es mehreren Abteilungen in einem Unternehmen, sich zu koordinieren und eine gemeinsame Vision für den Erfolg zu haben - so wie gut vorbereitete Fußballspieler genau wissen, wann sie angreifen oder verteidigen müssen.

Für jedes Produktentwicklungsteam ist mit der richtigen PI-Planung bereits die halbe Schlacht gewonnen. Wenn dies nicht gelingt, führt dies zu kommunikationsproblemen , mangelnde Teamarbeit und kein wirkliches Verständnis für die Bedürfnisse der Nutzer oder Kunden.

In diesem Leitfaden haben wir den PI-Planungsprozess für Sie vereinfacht - wir gehen darauf ein, wie Sie Ziele abbilden, Herausforderungen angehen und branchenübliche Best Practices nutzen können, um in jedem Meeting zu glänzen!

Was ist eine PI-Planungsveranstaltung, und welche Teams brauchen sie?

A teil der SAFe (Scaled Agile Framework) ist die PI- oder Projektinkrementplanung ein standardmäßiges Teamevent, das in festen Abständen, in der Regel 8-12 Wochen, stattfindet.

Sie hilft den Teams innerhalb des agilen Rahmens, mit den Stakeholdern zusammenzuarbeiten und sich auf die Einhaltung bestimmter Prinzipien für die erwarteten Ergebnisse zu einigen oder darüber abzustimmen. Nach der Einigung kann jedes Teammitglied im Agile Release Train (ART) sicherstellen, dass ein verbessertes Produkt oder eine verbesserte Dienstleistung pünktlich freigegeben wird.

**Die Vision, die Ziele und die Ergebnisse, die während einer Sitzung erreicht werden, sind vorübergehend und können in der nächsten Programminkrementplanungssitzung geändert werden

Brauchen alle agilen Teams eine PI-Planung?

In einem geschäftlichen Kontext ist es gut zu wissen, dass die PI-Planung am besten für große Organisationen funktioniert und hybride Teams wo die Koordinierung größerer Gruppen schwierig sein kann. Während reguläre sprint-Meetings und Retrospektiven für kleinere Teams geeignet sind, sind umfangreiche Sitzungen mit vielen Teilnehmern besser geeignet, wenn sie einem etablierten PI-Planungsprozess folgen.

Die Idee dahinter ist, Mitarbeitern und Stakeholdern zu helfen, auf derselben Seite zu bleiben. Und wie? Nun, die an dieser Veranstaltung teilnehmenden Mitglieder erstellen einen Fahrplan kollektiv. Das ist etwas, auf das sich die Teams einigen und das die Grundlage für konfliktfreie zukünftige Prozesse schafft.

Manche Teams planen eine PI-Planungszeremonie, um über die aktuellen entscheidungsprozesse , Ineffizienzen zu erkennen und Rückmeldungen zu geben. Diese Veranstaltungen unterstützen auch Diskussionen über bestehende und potenzielle Herausforderungen für den Gesamtfortschritt eines Projekts.

Wer sind die Teilnehmer der PI-Planung?

Technisch gesehen erfordert eine PI-Planungsveranstaltung die Teilnahme aller Stakeholder und Teams aus einem Agile Release Train. Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine grobe Vorstellung von den Rollen der Hauptteilnehmer:

Einige Teams richten ein spezielles Programmboard mit Beratern und Lösungsarchitekten ein, die dabei helfen pI-Ziele festzulegen und definieren funktionale Abhängigkeiten .

Bonus: Sie brauchen ein schnelles Layout für Ihre agilen Meetings? Starten Sie einfach mit dem ClickUp PI Planungsvorlage ! Sie bietet einen umfassenden Überblick über alle Rückstände, Programmrisiken und Arbeitsbelastungen und ist damit genau das, was Teams brauchen, um jede PI-Planungszeremonie konsistent zu organisieren, zu verfolgen und Ziele zu setzen.

Strukturieren Sie Ihre Meeting-Prozesse, weisen Sie Ressourcen effektiv zu und planen Sie im Voraus für eine erfolgreiche Durchführung mit dieser PI-Planungsvorlage

Pre-PI Planungsphase: Wie man sich auf eine erfolgreiche Veranstaltung vorbereitet

Die PI-Planung ist für Unternehmen, die noch nicht mit dem Konzept vertraut sind, nicht unbedingt die einfachste Sitzung. Selbst ziemlich erfahrene agile Teams brauchen Zeit, um alle Materialien für das Program Increment Meeting vorzubereiten und zu organisieren.

Eine gute Strategie ist eine Checkliste zu erstellen für alle Komponenten, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer PI-Planung berücksichtigen sollten. Hier sind fünf Hinweise, die Ihnen dabei helfen können:

1. Liste der Stakeholder: Vernachlässigen Sie niemals die Personen, die die langfristige Vision Ihrer Marke unterstützen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste aller Stakeholder führen, die Sie vor dem Treffen informieren müssenprobieren Sie diese Vorlagen für Stakeholder-Mapping zur Unterstützung aus2. **Fügen Sie nur wichtige Inhalte hinzu, wie z. B. Roadmaps für die Zukunft und Backlog-Listen aus der vorherigen PI-Planung
2. Ort: Für persönliche PI-Planungstreffen sollten Sie einen Raum vorsehen, in dem sich die Teilnehmer frei bewegen können. Auf diese Weise müssen sie nicht die ganze Zeit an Stühle gebunden sein
3. Software: Die beste Vorbereitung für eine erfolgreiche PI-Planungssitzung ist die Verwendung eines Meeting- oderprojektmanagementsoftware (wieClickUp). Solche Produkte sollen Entwicklungsteams dabei helfen, ihr Produkt effizient zu planen und zu verwalten
4. Standard-Agenda: Niemand geht gerne völlig blind in ein Meeting. An Bordsprecher, die vermitteln können die PI-Planungsagenda eloquent vermitteln und gleichzeitig die Teambildung fördern können

Gemeinsame Herausforderungen, auf die man bei PI-Planungsveranstaltungen achten sollte

Abgesehen von der obigen Checkliste, müssen sich agile Teams auch auf Folgendes konzentrieren gemeinsame Probleme anzugehen, die auftreten, bevor eine PI-Planungssitzung anberaumt wird, vor allem, wenn sie über entfernte Teammitglieder verfügen.

**Lassen Sie uns die drei größten Herausforderungen bei der PI-Planung untersuchen

Mangelndes Engagement

Die durchschnittliche%Aufmerksamkeitsspanne%des%Menschen beträgt nur 8,25 Sekunden, daher müssen Sie versuchen, alle Teilnehmer während der gesamten Sitzung bei der Stange zu halten.

Wenn Sie immer wieder lange Absätze aus einem Skript ablesen, wird Ihnen das nichts nützen - ein persönliches Gespräch hingegen schon. Versuchen Sie außerdem, mehr echtzeit-Zusammenarbeit werkzeuge in Ihren Sitzungen. Sie können digitale Whiteboards verwenden, die es allen Sitzungsteilnehmern ermöglichen, Brainstorming zu betreiben, Ideen einzubringen und sich gehört zu fühlen.

ClickUp Whiteboards ist Ihr zentraler, visueller Knotenpunkt, um Ideen im Team in koordinierte Aktionen umzusetzen

Wenn Sie zu viele PI-Planungssitzungen hintereinander abhalten, kann das die Mitarbeiter ermüden. Erarbeiten Sie daher vor Ihrer nächsten PI-Planungssitzung einen optimalen sitzungsrhythmus um die Zeit aller Beteiligten optimal zu nutzen.

Probleme mit der Zeitzone

Bei globalen Arbeitsplätzen und verteilten Teams kann es ein Alptraum sein, eine Besprechung mit allen Teammitgliedern zu einer bestimmten Zeit zu organisieren. Abgesehen von den unterschiedlichen Zeitzonen kann die Organisation solcher Veranstaltungen ohne ein geeignetes Planungstool die Sache noch schlimmer machen.

Sie können versuchen, jede PI-Planungssitzung in kürzere Stunden aufzuteilen und um ein paar Tage zu verlängern, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer an der gesamten Veranstaltung teilnehmen können. Erwägen Sie die Investition in gute planungssoftware und die Implementierung effektiver kommunikationsstrategien diese Sitzungen im Voraus zu planen.

Unangemessene Kommunikation

Ein häufig auftretendes Problem ist, dass Ihr Produktverantwortlicher oder Manager die aktuellen Probleme, Anforderungen oder erwarteten Ergebnisse nicht klar benennt - und gleichzeitig mehr direkte Funktionen fordert. 🤷

Wenn ein Team von Programmierern beispielsweise 20 Codezeilen pro Monat verwaltet, muss es sicherstellen, dass die Arbeit für die langfristige Vision des Unternehmens wertvoll ist.

Ein kluger Ansatz ist es, in diesem Szenario den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Betrachten Sie ein Produkt während dieses Prozesses aus der Sicht des Benutzers und erwähnen Sie die Punkte, die ihm einen zusätzlichen Wert verleihen und die Kunden dazu bewegen können, es gegenüber den Angeboten der Konkurrenz zu kaufen.

6 Schritte, um PI-Planungssitzungen jedes Mal erfolgreich durchzuführen

Lassen Sie uns nun die Schritte zur Durchführung sinnvoller PI-Planungs- und Team-Breakout-Sitzungen aufdecken. Wir werden einige davon demonstrieren ClickUp's Agile Suite Funktionen, die Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie Sie jeden Schritt umsetzen. 🌻

Schritt 1: Legen Sie die Ziele der PI-Planung fest

Wie bereits erwähnt, sind klare und verbindliche Ziele für die PI von Anfang an wichtig. Fügen Sie alle wichtigen Ziele hinzu, die Ihr Team in der Sitzung behandeln sollte. Ohne ziele setzen haben, hat Ihre Sitzung keinen Kontext, um einen Fahrplan zu erstellen.

Dies ist der Grund ClickUp-Ziele ist sehr nützlich! Sie können damit beginnen, Ziele für die PI-Planung oder zukünftige Sprints zu erstellen und sie in Ordnern zu sortieren. Sie können den Fortschritt jedes Ziels im Verlauf des Meetings visualisieren.

Legen Sie messbare Ziele für Aufgaben und Projekte mit automatischer Progression fest, um Ziele mit definierten Zeitplänen und quantifizierbaren Vorgaben effektiver zu erreichen

Verknüpfen Sie Ziele mit Ihren Aufgaben für eine bessere Kontrolle. Auf diese Weise spiegelt ClickUp automatisch den Fortschritt der Ziele wider, wenn Sie die verknüpften Aufgaben weiter erledigen. Sie können verschiedene Arten von Zielen festlegen, z. B. Zahlen, bedingte und prozentuale Metriken.

Erleichtern Sie sich die Planungsvorbereitung, indem Sie Beschreibungen zu jedem Ziel hinzufügen und Ihr Team wissen lassen, wofür es Materialien erstellen muss.

Haben Sie immer noch das Gefühl, dass es zu viel Arbeit ist? Versuchen Sie den Einsatz von die ClickUp SMART Goals Vorlage um sofort auf den Zielsetzungszug aufzuspringen!

Schritt 2: Visualisieren Sie, wie Ihr Team Ideen entwickelt

Nachdem Sie sich über Ihre Ziele klar geworden sind, ist der nächste Schritt die Ideenfindung mit Ihrem agilen Team. Teams verwenden Whiteboards, um Klebezettel mit Ideen in einer physischen Umgebung aufzuhängen. Aber auch auf einer digitalen Tafel kann man so viel machen!

Mit virtuellen ClickUp-Whiteboards können Teams ihrer Kreativität in einem unendlichen Raum freien Lauf lassen. Jeder Teilnehmer verfügt über einen Cursor und eine Symbolleiste, um Ideen einzubringen, Aktionspläne vorzuschlagen und Prioritäten zu markieren. 🦋

Visuelle Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in ClickUp Whiteboards zum Brainstorming und zur Umsetzung von Ideen in umsetzbare Elemente

Wenn Ihre vorgeschlagenen Arbeitsabläufe für das nächste Inkrement zu komplex sind, springen Sie auf ClickUp's Mind Maps und erstellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Prozess-Map, indem Sie Verbindungen zwischen mehreren Knotenpunkten zeichnen.

Um einzelne Arbeitsabläufe weiter zu visualisieren, verwenden Sie ClickUp's Kanban Board Ansicht um den Fortschritt der Aufgaben über die verschiedenen Phasen hinweg zu sehen. Wenn Sie mit mehreren Risiken und Abhängigkeiten konfrontiert sind, entwerfen Sie eine Lösung mit ClickUp's Gantt-Diagramm-Ansicht und identifizieren teamübergreifende Abhängigkeiten für die Fertigstellung des nächsten Inkrementzyklus.

Schritt 3: Setzen Sie realistische Meilensteine

Setzen Sie sich nicht einfach hin und geben Sie Ihrem Team fade Anweisungen wie Start und Ende. Stellen Sie sicher, dass Ihre PI-Planungsvorbereitung realistische Meilensteine enthält, die die Mitarbeiter erreichen können. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von ClickUp Meilensteine die es Ihnen ermöglichen, wichtige Errungenschaften hervorzuheben.

Visualisierung von Projektmeilensteinen mit der Gantt-Ansicht in ClickUp

Meilensteine helfen, Ihr Team zu motivieren, indem sie ihm den Wert seiner Leistung zeigen. Sie helfen Managern in agilen Teams bei der Zuteilung von Ressourcen für verschiedene Aufgaben und bei der Erstellung präziser Schätzungen für die abschließende Planprüfung. Außerdem können Sie so alle Änderungen sofort überprüfen und erkennen, anstatt sie erst im letzten Moment zu entdecken.

Schritt 4: Definieren Sie die Rollen der einzelnen Teammitglieder und erstellen Sie Pläne für Eventualitäten

Vergewissern Sie sich immer, dass sich die Entwicklungsteams ihrer Rolle bei der Vorbereitung der nächsten PI-Planungssitzung bewusst sind. Es ist nicht sehr hilfreich, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen und die Mitarbeiter sich fragen, was sie jeden Tag tun sollen. Das Gleiche gilt für ungeplante Ereignisse, bei denen Ihr Team aufgrund eines fehlenden Notfallplans völlig durcheinander ist.

Wenn ihr in eurer PI-Planungsveranstaltung eine Liste mit Aufgaben erstellt habt, weist ihr ihnen Namen zu und teilt allen mit, wofür sie verantwortlich sind. Sie können sogar versuchen aufgaben nach Prioritäten zu ordnen um die wichtigeren Funktionsaktualisierungen früher in Angriff zu nehmen.

Schnelles Festlegen der Aufgabenpriorität innerhalb einer Aufgabe, um mitzuteilen, was zuerst erledigt werden muss

Verwenden Sie Prioritäten der Aufgabe in ClickUp und kennzeichnen Sie Ihre Aufgaben mit einer von vier farbcodierten Markierungen - Dringend, Hoch, Normal und Niedrig. Sie können diese Kennzeichnungen im Voraus planen und festlegen, um die Durchlaufzeit eines Teams für jede Aufgabe zu verbessern.

Die Festlegung von Teamrollen ist ebenso wichtig für den ordnungsgemäßen Wissens- und Entscheidungsfindungsfluss, sobald die Arbeit an der Erweiterung beginnt. ClickUp hat mehrere vorlagen für Rollen und Verantwortlichkeiten um Ihnen dabei zu helfen. Sie können die ClickUp RACI-Matrix-Vorlage um Rollen auf der Grundlage dieser vier Elemente zu definieren: Rverantwortlich, Averantwortlich, Cberaten und Ieinzelperson.

Nutzen Sie die ClickUp RACI-Matrix-Vorlage, um die Rollen Ihrer Mitarbeiter bei verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten zu skizzieren

Schritt 5: Klare und offene Kommunikationskanäle schaffen

Abgesehen von Besprechungen ist es für Teams schwierig, persönliche Gespräche zu führen, so dass sie bei bestimmten Themen nicht weiterkommen.

Klare Kommunikationskanäle helfen agilen Teams, Engpässe schneller gemeinsam zu lösen. Anstatt die Lösung für ein Problem alleine zu finden, können die Mitglieder posten, womit sie zu kämpfen haben, und erhalten entsprechende Unterstützung - auch nach der PI-Planungsveranstaltung.

Das ist genau das, was die ClickUp Chat-Ansicht ist für die Erleichterung von Unterhaltungen mit offenem Ausgang gedacht. Die Ansicht ermöglicht das Senden von Links, Bildern und anderen Ressourcen an Teammitglieder, um eine gut koordinierte asynchrone Arbeit zu fördern.

Fügen Sie Teammitglieder zu Diskussionen hinzu und arbeiten Sie mit ClickUp Chat in einem Bereich zusammen, ohne zwischen verschiedenen Softwareprogrammen zu wechseln

Mit der Möglichkeit, Chat-Räume für jedes Projekt oder Team zu erstellen, haben Sie die vollständige Kontrolle darüber, wer auf jede Unterhaltung zugreifen kann. Mit dieser Funktion können Sie jeden erwähnen, Rich-Text-Bearbeitung verwenden und Aktionspunkte zuweisen. Genau das, was Sie brauchen, wenn Sie ein Lernvideo planen!

Schritt 6: Reflektieren und verfeinern

Wenn die PI-Planung abgeschlossen ist, denken Sie daran, die Dinge zu reflektieren, die gut gelaufen sind, welche Herausforderungen Sie hatten und welche Bereiche verbessert werden müssen. Führen Sie am Ende jeder PI-Planungssitzung eine kurze Feedback-Umfrage unter den Teilnehmern, insbesondere den Stakeholdern, durch, um deren Meinung über den allgemeinen Wert und die Flexibilität der letzten Sitzungen einzuholen. Um die Dinge zu beschleunigen, verwenden Sie ClickUp-Formulare um benutzerdefinierte Fragebögen an die gewünschten Teilnehmer zu senden.

Nachdem Sie Feedback erhalten haben, können Sie auf ClickUp-Sprints um Ihren Arbeitsablauf zu automatisieren und zukünftige PI-Planungsziele zu verfolgen. Es handelt sich um eine skalierbare Lösung, mit der Sie implementierte Änderungen über Inkrement-Zyklen hinweg verfolgen können.

Sprints in der Board-Ansicht verwalten

PI Planning Best Practices

**Alle agilen Teams müssen das Beste aus einer Timebox-Sitzung wie der PI-Planung machen, um sicherzustellen, dass alle dieselbe Vision haben

Um zusammenzufassen, was wir besprochen haben, finden Sie hier einige der besten PI-Planungspraktiken, die Ihnen helfen werden, jede Sitzung voll auszuschöpfen:

• Unterhaltsam bleiben: Niemand möchte in einer Sitzung sitzen, in der eine Person stundenlang redet. Sorgen Sie dafür, dass sich alle Teilnehmer an der Sitzung beteiligt fühlen, indem Sie sie in regelmäßigen Abständen ansprechen
• Ziele klar formulieren: Machen Sie vor der Sitzung jedes PI-Ziel klar, damit die Teilnehmer wissen, was sie in der Veranstaltung erreichen müssen
• Jede Sitzung aufzeichnen: Natürlich können Sie Live-Sitzungen für entfernte Teammitglieder abhalten, aber was ist mit denen, die nicht dabei sein konnten? Verwenden SieClickUp-Clips für qualitativ hochwertige Bildschirmaufzeichnungen während Sitzungen ohne Zeitbegrenzung
• Zeitplanung der Veranstaltung: Es ist gut, die Zeit während jeder PI-Planungssitzung im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass alle kritischen Punkte angemessen besprochen werden. EinbindenClickUp Zeiterfassung um mit der Zeiterfassung zu beginnen und Notizen zu jedem Eintrag hinzuzufügen, um mehr Kontext zu erhalten
• Vorlagen verwenden: Projektmanagement, Rückstand, undsprint-Planungsvorlagen geben Ihnen eine Struktur, um sich wiederholende Punkte aufzuzeichnen, die bei Besprechungen auftauchen

Bedeutung der Erstellung kundenorientierter PI-Planungsziele

Ihre PI-Planungsziele werden nicht die gewünschten Ergebnisse bringen, wenn sie nicht auf der Lösung von Kundenproblemen beruhen. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht darüber, wie Sie PI-Ziele erstellen können, die gut für Ihr Geschäft sind:

1. Erstellung einer Vision: Der erste Schritt besteht darin, Ihr Unternehmen zu bewerten und seine Vision zu verstehen. So können Sie alle Ziele auf die langfristigen Ziele des Unternehmens abstimmen
2. Überprüfen Sie das Kundenfeedback: Schauen Sie sich an, womit die Kunden Probleme haben oder was sie verbessert haben möchten. Kommunizieren Sie mit Ihrem agilen Team, um zu sehen, wo Funktionen hinzugefügt werden können, um diese Probleme zu lösen
3. Schreiben Sie Ihre Programmziele auf: Das Aufschreiben Ihrer Inkrementziele kann aufgrund der Vielzahl der Elemente, die Sie abdecken möchten, schwierig sein. Möchten Sie dies schneller erledigen? Verwenden SieClickUp AI um Ihre PI-Ziele zu entwerfen und das Brainstorming auf die nächste Stufe zu heben! Mit über 100 voreingestellten Anwendungsfällen können Sie innerhalb von Minuten kohärente PI-Ziele entwerfen
4. Überprüfen Sie Ihre PI-Ziele: Der letzte Schritt ist die Überprüfung aller PI-Ziele mit mehreren Teams und die Hervorhebung derjenigen, die hohe Priorität haben

Zusammenfassen von Besprechungsnotizen in Sekundenschnelle mit ClickUp AI

Planen Sie erfolgversprechende PI-Planungssitzungen mit ClickUp

Egal wie schwierig die Durchführung einer Programminkrementierungssitzung ist, ihre Bedeutung lässt sich nicht leugnen. Mit den umfangreichen Funktionalitäten von ClickUp können Sie diese Schwierigkeit aus der Gleichung nehmen.

Mit ClickUp können Unternehmen die komplexe PI-Planungsvorbereitung in kleinere Teile zerlegen, Vorlagen nutzen und die einzelnen Sitzungen unter einem Dach verfolgen. Machen Sie noch heute den ersten Schritt und melden Sie sich für ClickUp an kostenlos an. 💗