Stellen Sie sich ein Team vor, das ohne Vision auf das Feld geht. Von falschen Pässen bis hin zu Fehlpositionen machen sie immer wieder Fehler, bis sie schließlich verlieren.
Sehen Sie das Problem hier? Mangelnde Vorbereitung (oder vielleicht ist es einfach nicht ihr Tag).
In jedem Fall ist ein PI- oder Programminkrement-Planungsereignis nicht anders. Diese Ereignisse sind wie Team-Breakouts, bei denen sich die Mitglieder treffen, um Backlogs zu besprechen, die Bereitschaft der Organisation zu bewerten und zukünftige Maßnahmen zu planen. Die PI-Planung ermöglicht es mehreren Abteilungen einer Organisation, sich abzustimmen und dieselbe Vision für den Erfolg zu teilen – genau wie gut vorbereitete Fußballspieler genau wissen, wann sie angreifen oder verteidigen müssen.
Für jedes Produktentwicklungsteam ist eine gut durchgeführte PI-Planungssitzung schon die halbe Miete. Gelingt dies nicht, führt dies zu Kommunikationsproblemen, mangelnder Teamarbeit und einem unzureichenden Verständnis der Bedürfnisse von Benutzern oder Clients.
In diesem Leitfaden haben wir den PI-Planungsprozess für Sie vereinfacht – wir zeigen Ihnen, wie Sie Ziele festlegen, Herausforderungen angehen und Best Practices der Branche nutzen können, um in jedem Meeting hervorragende Ergebnisse zu erzielen!
Was ist ein PI-Planungsveranstaltung und welche Teams benötigen sie?
Als Teil des SAFe (Scaled Agile Framework) ist die PI- oder Projektinkrementplanung ein standardmäßiges Team-Ereignis, das in festen Abständen, in der Regel alle 8 bis 12 Wochen, stattfindet.
Dies hilft Teams innerhalb des agilen Rahmens, mit Stakeholdern zusammenzuarbeiten und sich auf bestimmte Grundsätze für erwartete Ergebnisse zu einigen oder darüber abzustimmen. Nach der Einigung kann jedes Mitglied des Teams im Agile Release Train (ART) sicherstellen, dass ein verbessertes Produkt oder eine verbesserte Dienstleistung termingerecht veröffentlicht wird.
Die während einer Sitzung festgelegten Visionen, Ziele und Ergebnisse sind vorläufig und können in dem nächsten Meeting zur Programminkrement-Planung geändert werden.
Benötigen alle agilen Teams eine PI-Planung?
Im geschäftlichen Kontext ist zu beachten, dass PI-Planung am besten für große Organisationen und hybride Teams geeignet ist, in denen die Koordination größerer Gruppen schwierig sein kann. Während regelmäßige Sprint-Meetings und Retrospektiven für kleinere Teams geeignet sind, sollten umfangreiche Sitzungen mit vielen Teilnehmern besser nach einem festgelegten PI-Planungsprozess durchgeführt werden.
Die Idee dabei ist, Mitarbeitern und Stakeholdern zu helfen, sich aufeinander abzustimmen. Wie? Nun, die an diesem Ereignis teilnehmenden Mitglieder erstellen gemeinsam einen Fahrplan. Dieser wird von den Teams vereinbart und legt den Grundstein für konfliktfreie zukünftige Prozesse.
Einige Teams planen möglicherweise eine PI-Planungszeremonie, um aktuelle Entscheidungsprozesse zu reflektieren, Ineffizienzen zu identifizieren und Feedback zu sammeln. Diese Ereignisse unterstützen auch Diskussionen über bestehende und potenzielle Herausforderungen für den Gesamtfortschritt eines Projekts.
Wer sind die Teilnehmer der PI-Planung?
Technisch gesehen erfordert ein PI-Ereignis die Teilnahme aller Stakeholder und Teams aus einem Agile Release Train. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen groben Überblick über die Rollen der wichtigsten Teilnehmer:
| Mitglied | Verantwortung |
| Produktverantwortlicher | Stellt sicher, dass die Anforderungen der Stakeholder vom Entwicklungsteam gut verstanden werden. |
| Release Train Engineer | Kommuniziert mit Führungskräften und Stakeholdern, um eine Aktion zur Förderung kontinuierlicher Verbesserungen durchzuführen und Programmrisiken zu minimieren. |
| Scrum Master | Ist verantwortlich für die Erstellung der erforderlichen Materialien für eine PI-Planungssitzung. |
| Entwickler | Untersuchen Sie Feedback und nehmen Sie Änderungen vor, um Features eines Produkts hinzuzufügen, zu entfernen oder zu modifizieren. |
Einige Teams erstellen ein spezielles Programmboard mit Beratern und Lösungsarchitekten, die dabei helfen, PI-Ziele festzulegen und funktionale Abhängigkeiten zu definieren.
Bonus: Benötigen Sie ein schnelles Layout für Ihre agilen Meetings? Starten Sie ganz einfach mit der ClickUp PI-Planungsvorlage! Sie bietet eine umfassende Ansicht über alle Backlogs, Programmrisiken und Workloads und ist damit genau das, was Teams benötigen, um jede PI-Planungssitzung konsistent zu organisieren, zu verfolgen und Ziele festzulegen.
Vorbereitungsphase der PI-Planung: So bereiten Sie sich auf ein erfolgreiches Ereignis vor
Die PI-Planung ist für Unternehmen, die mit diesem Konzept noch nicht vertraut sind, möglicherweise nicht ganz einfach. Selbst relativ erfahrene agile Teams benötigen Zeit, um alle Materialien für die Program Increment Sitzung vorzubereiten und zu organisieren.
Eine gute Strategie besteht darin, eine Checkliste mit allen Komponenten zu erstellen, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer PI-Planung berücksichtigen sollten. Hier sind fünf Tipps, die Ihnen dabei helfen können:
- Liste der Stakeholder: Vergessen Sie niemals die Menschen, die die langfristige Vision Ihrer Marke unterstützen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste aller Stakeholder führen, die Sie vor dem Meeting benachrichtigen müssen – probieren Sie diese Vorlagen zur Stakeholder-Kartierung aus, um Support zu erhalten.
- Material und Backlogs: Hängt von der Phase Ihres Projekts ab. Fügen Sie nur wichtige Inhalte wie Roadmaps für die Zukunft und Backlog-Listen aus dem vorherigen PI-Planungsveranstaltung hinzu.
- Ort: Organisieren Sie persönliche PI-Planungsmeetings in einem großzügigen Raum, in dem sich die Teilnehmer frei bewegen können. So sind sie nicht die ganze Zeit an ihre Stühle gebunden.
- Software: Die beste Vorbereitung für eine erfolgreiche PI-Planungssitzung ist die Verwendung einer Meeting- oder Projektmanagement-Software (wie ClickUp ). Solche Produkte wurden entwickelt, um Entwicklungsteams bei der effizienten Planung und Verwaltung ihres Produkts zu unterstützen.
- Standard-Tagesordnung: Niemand geht gerne völlig unvorbereitet in ein Meeting. Beziehen Sie Referenten ein, die die PI-Planungsagenda eloquent vermitteln und gleichzeitig den Teamgeist fördern können.
Häufige Herausforderungen, auf die Sie bei PI-Planungsevents achten sollten
Neben der oben genannten Checkliste müssen agile Teams sich auch auf die Bewältigung häufiger Probleme konzentrieren, die vor der Organisation einer PI-Planungssitzung auftreten, insbesondere wenn sie Remote-Teammitglieder haben.
Lassen Sie uns die drei größten Herausforderungen bei der PI-Planung untersuchen:
Mangelndes Engagement
Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne eines Menschen beträgt nur 8,25 Sekunden, daher müssen Sie versuchen, alle Teilnehmer während der gesamten Sitzung bei Laune zu halten.
Wenn Sie weiterhin lange Absätze aus einem Skript vorlesen, wird Ihnen das nicht weiterhelfen – aber eine persönliche Unterhaltung wird es tun. Versuchen Sie auch, mehr Echtzeit-Kollaborationstools in Ihre Sitzungen zu integrieren. Sie können digitale Whiteboards verwenden, die es allen Teilnehmern des Meetings ermöglichen, Brainstorming zu betreiben, Ideen einzubringen und sich gehört zu fühlen.
Zu viele PI-Planungssitzungen hintereinander können die Mitarbeiter ermüden. Legen Sie daher vor Ihrer nächsten PI-Planungssitzung einen optimalen Rhythmus für Meetings fest, um die Zeit aller Beteiligten bestmöglich zu nutzen.
Zeitzonenprobleme
Für globale Arbeitsplätze und Teams mit Verteilung kann es ein Albtraum sein, ein Meeting mit allen Teammitgliedern zu einem festgelegten Zeitpunkt zu organisieren. Abgesehen von unterschiedlichen Zeitzonen kann die Organisation solcher Ereignisse ohne ein geeignetes Planungstool die Situation noch verschlimmern.
Sie können versuchen, jede PI-Planungssitzung in kürzere Einheiten aufzuteilen und um einige Tage zu verlängern, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer während des gesamten Ereignisses anwesend sein können. Erwägen Sie die Anschaffung einer guten Planungssoftware und die Umsetzung effektiver Kommunikationsstrategien, um diese Sitzungen frühzeitig zu planen.
Unangemessene Kommunikation
Ein häufiges Problem, auf das Sie oft stoßen können, ist, dass Ihr Product Owner oder Manager die aktuellen Probleme, Anforderungen oder erwarteten Ergebnisse nicht klar formuliert – und gleichzeitig nach direkteren Features fragt. 🤷
Wenn ein Team von Programmierern beispielsweise etwa 20 Zeilen Code pro Monat verwaltet, muss es sicherstellen, dass die Arbeit für die langfristige Vision des Unternehmens von Wert ist.
Ein kluger Ansatz ist es, in diesem Szenario die Kunden an erste Stelle zu setzen. Betrachten Sie ein Produkt während dieses Prozesses aus der Sicht des Benutzers und erwähne Punkte, die ihm einen zusätzlichen Wert verleihen und Kunden dazu bewegen können, es gegenüber den Angeboten der Konkurrenz zu bevorzugen.
6 Schritte für stets erfolgreiche PI-Planungssitzungen
Lassen Sie uns nun die Schritte für die Durchführung sinnvoller PI-Planungs- und Team-Breakout-Sitzungen aufzeigen. Wir demonstrieren Ihnen einige Features der ClickUp Agile Suite , damit Sie besser verstehen, wie Sie die einzelnen Schritte umsetzen können. 🌻
Schritt 1: Legen Sie die Ziele und Vorgaben für die PI-Planung fest.
Wie oben erwähnt, sind klare und verbindliche PI-Ziele von Anfang an unerlässlich. Fügen Sie alle wichtigen Ziele hinzu, die Ihr Team im Meeting behandeln sollte. Ohne festgelegte Ziele hat Ihre Sitzung keinen Kontext, um eine Roadmap zu erstellen.
Hier kommt ClickUp Goals ins Spiel! Damit können Sie PI-Planungs- oder zukünftige Sprint-Ziele erstellen und diese in Ordnern sortieren. Sie können den Fortschritt jedes Ziels im Verlauf des Meetings visualisieren.
Verknüpfen Sie Ziele mit Ihren Aufgaben, um eine bessere Kontrolle zu erzielen. Auf diese Weise spiegelt ClickUp automatisch den Fortschritt der Ziele wider, während Sie die verknüpften Aufgaben abschließen. Sie können verschiedene Arten von Einzelzielen festlegen, z. B. Zahlen, Bedingungen und prozentuale Metriken.
Erleichtern Sie sich die Vorbereitungen für den PI-Plan, indem Sie jedes Ziel mit einer Beschreibung versehen und Ihrem Team mitteilen, wofür es Materialien erstellen muss.
Sie glauben immer noch, dass das zu viel Arbeit ist? Nutzen Sie die ClickUp SMART Goals Vorlage, um sofort mit der Zielsetzung zu beginnen!
Schritt 2: Visualisieren Sie, wie Ihr Team Ideen entwickelt
Nachdem Sie Ihre Ziele klar definiert haben, ist der nächste Schritt die Ideenfindung mit Ihrem agilen Team. Teams verwenden Whiteboards, um Haftnotizen mit Ideen in einer physischen Umgebung anzubringen. Aber auch auf einem digitalen Board können Sie viel erreichen!
Mit den virtuellen ClickUp-Whiteboards können Teams ihrer Kreativität in einem unendlichen Raum freien Lauf lassen. Jeder Teilnehmer erhält einen Cursor und eine Symbolleiste, um Ideen einzubringen, Aktionspläne vorzuschlagen und Features mit Priorität hervorzuheben. 🦋
Wenn Ihre vorgeschlagenen Workflows für das nächste Inkrement zu komplex sind, nutzen Sie die Mindmaps von ClickUp und erstellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Prozesskarte, indem Sie Verbindungen zwischen mehreren Knoten zeichnen.
Um einzelne Workflows weiter zu visualisieren, verwenden Sie die Kanban-Board-Ansicht von ClickUp, um den Fortschritt von Aufgaben über verschiedene Phasen hinweg zu verfolgen. Wenn Sie mit mehreren Risiken und Abhängigkeiten konfrontiert sind, entwerfen Sie eine Lösung mithilfe der Gantt-Ansicht von ClickUp und identifizieren Sie teamübergreifende Abhängigkeiten für das Abschließen des nächsten Zyklus.
Schritt 3: Setzen Sie realistische Meilensteine
Geben Sie Ihrem Team nicht einfach nur langweilige Anweisungen wie „Start“ und „Ende“. Stellen Sie sicher, dass Ihre PI-Planungsvorbereitungen realistische Meilensteine enthalten, die die Mitarbeiter auch abschließen können. Eine coole Möglichkeit dafür ist die Verwendung von ClickUp Milestones, mit denen Sie alle wichtigen Erfolge hervorheben können.
Meilensteine motivieren Ihr Team, indem sie ihm den Wert seiner Arbeit vor Augen führen. Sie helfen Managern in agilen Teams dabei, Ressourcen für verschiedene Aufgaben zuzuweisen und präzise Schätzungen für den abschließenden Plan zu erstellen. So können Sie auch Änderungen sofort überprüfen und erkennen, anstatt sie erst im letzten Moment zu entdecken.
Schritt 4: Definieren Sie die Rollen für jedes Mitglied und entwerfen Sie Pläne für Notfälle.
Stellen Sie immer sicher, dass die Entwicklungsteams sich ihrer Rolle bei der Vorbereitung der nächsten PI-Planungssitzung bewusst sind. Es ist nicht sehr hilfreich, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen und die Leute fragen, was sie jeden Tag zu erledigen haben. Das Gleiche gilt für ungeplante Ereignisse, bei denen Ihr Team aufgrund fehlender Notfallpläne völlig durcheinander ist.
Sobald Sie in Ihrem PI-Planungs-Ereignis eine Liste mit Aufgaben erstellt haben, weisen Sie ihnen Beschreibungen zu und teilen Sie allen mit, wofür sie verantwortlich sind. Sie können sogar versuchen, Aufgaben zu priorisieren, um die wichtigeren Feature-Updates schneller anzugehen.
Nutzen Sie die Aufgabenprioritäten in ClickUp und definieren Sie Ihre Aufgaben mit einer von vier farbcodierten Beschreibungen: Dringend, Hoch, Normal und Niedrig. Sie können diese Beschreibungen im Voraus planen und festlegen, um die Sichtbarkeit der Bearbeitungszeit eines Teams für jede Aufgabe zu verbessern.
Die Definition von Teamrollen ist ebenso wichtig für den reibungslosen Flow des Wissens und die Entscheidungsfindung, sobald die Inkrementierungsarbeit beginnt. ClickUp bietet Ihnen hierfür mehrere Vorlagen für Rollen und Verantwortlichkeiten. Sie können die ClickUp RACI-Matrix-Vorlage ausprobieren, um Rollen anhand dieser vier Elemente zu definieren: Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Individual (Individuum).
Schritt 5: Schaffen Sie klare und offene Kommunikationskanäle
Abgesehen von Meetings ist es für Teams schwierig, persönliche Unterhaltungen zu führen, sodass sie bei Problemen nicht weiterkommen.
Klare Kommunikationskanäle helfen agilen Teams, Engpässe gemeinsam schneller zu lösen. Anstatt allein nach einer Lösung für ein Problem zu suchen, können die Mitglieder ihre Probleme posten und erhalten so die passende Unterstützung – auch nach dem PI-Planungsereignis.
Genau dafür ist die ClickUp-Chat-Ansicht gedacht – um offene Unterhaltungen zu ermöglichen. Die Ansicht ermöglicht das Senden von Links, Bildern und anderen Ressourcen an Teammitglieder, um eine gut koordinierte asynchrone Arbeit zu fördern.
Mit der Möglichkeit, Chatrooms für jedes Projekt oder Team zu erstellen, haben Sie die vollständige Kontrolle darüber, wer auf die einzelnen Unterhaltungen zugreifen kann. Mit diesem Feature können Sie beliebige Personen erwähnen, Rich-Text-Bearbeitung verwenden und Aktionspunkte zuweisen. Genau das, was Sie brauchen, wenn Sie ein Tutorial-Video planen!
Schritt 6: Reflektieren und verfeinern
Denken Sie nach Abschluss des PI-Planungsereignisses daran, über Dinge nachzudenken, die gut gelaufen sind, Herausforderungen, denen Sie begegnet sind, und Bereiche, die verbessert werden müssen. Führen Sie am Ende jeder PI-Planungssitzung eine kurze Feedback-Umfrage unter den Teilnehmern, insbesondere den Stakeholdern, durch und holen Sie deren Meinung zum allgemeinen Wert und zur Agilität der letzten Sitzungen ein. Um den Vorgang zu beschleunigen, verwenden Sie ClickUp-Formulare, um benutzerdefinierte Fragebögen an die vorgesehenen Teilnehmer zu senden.
Nachdem Sie Feedback erhalten haben, möchten Sie vielleicht ClickUp Sprints nutzen, um Ihren Workflow zu automatisieren und zukünftige PI-Planungsziele zu verfolgen. Es handelt sich um eine skalierbare Lösung, mit der Sie implementierte Änderungen über Zyklen hinweg verfolgen können.
Best Practices für die PI-Planung
Alle agilen Teams müssen das Beste aus einer zeitlich begrenzten Sitzung wie der PI-Planung machen, um sicherzustellen, dass alle dieselbe Vision teilen.
Um das Besprochene zusammenzufassen, finden Sie hier einige der besten PI-Planungspraktiken, mit denen Sie jede Sitzung optimal nutzen können:
- Sorgen Sie für Spaß: Niemand möchte in einem Meeting sitzen, in dem eine Person stundenlang redet. Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer der Sitzung einbezogen fühlen, indem Sie sie in regelmäßigen Abständen einbeziehen.
- Machen Sie die Ziele klar: Machen Sie vor dem Meeting alle PI-Ziele klar, damit die Teilnehmer wissen, was sie im Ereignis erreichen müssen.
- Zeichnen Sie jede Sitzung auf: Natürlich können Sie Live-Meetings für Remote-Teammitglieder abhalten, aber was ist mit denen, die nicht teilnehmen konnten? Verwenden Sie ClickUp Clips für hochwertige Bildschirmaufzeichnungen während Meetings ohne zeitliche Begrenzung.
- Zeitplanung für das Ereignis: Es ist ratsam, während jeder PI-Planungssitzung die Zeit im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte angemessen diskutiert werden. Integrieren Sie ClickUp Zeiterfassung, um Ihre Sitzungen zu verfolgen und Notizen für jeden Eintrag hinzuzufügen, um mehr Kontext zu erhalten.
- Verwenden Sie Vorlagen: Vorlagen für Projektmanagement, Backlog und Sprint-Planung bieten Ihnen eine Struktur, um wiederkehrende Punkte, die während der Meetings aufkommen, festzuhalten.
Die Bedeutung der Erstellung kundenorientierter PI-Planungsziele
Ihre PI-Planungsziele werden nicht die gewünschten Ergebnisse bringen, wenn sie nicht auf der Lösung von Kundenproblemen basieren. Hier finden Sie eine kurze Übersicht darüber, wie Sie PI-Ziele erstellen, die gut für Ihr Geschäft sind:
- Vision entwickeln: Der erste Schritt besteht darin, Ihr Unternehmen zu bewerten und seine Vision zu verstehen. So können Sie alle Ziele mit den langfristigen Zielen des Unternehmens in Einklang bringen.
- Kundenfeedback überprüfen: Schauen Sie sich an, womit Kunden Schwierigkeiten haben oder was sie verbessert haben möchten. Kommunizieren Sie mit Ihrem agilen Team, um herauszufinden, wo Features hinzugefügt werden können, um diese Probleme zu lösen.
- Schreiben Sie Ihre Programmziele auf: Das Aufschreiben Ihrer Inkrementziele kann aufgrund der Vielzahl der Elemente, die Sie abdecken möchten, schwierig sein. Möchten Sie dies schneller erledigen? Verwenden Sie ClickUp AI, um Ihre PI-Ziele zu entwerfen und Ihr Brainstorming auf die nächste Stufe zu heben! Mit über 100 voreingestellten Anwendungsfällen können Sie innerhalb weniger Minuten kohärente PI-Ziele entwickeln.
- Überprüfen Sie Ihre PI-Ziele: Der letzte Schritt besteht darin, alle PI-Ziele mit mehreren Teams zu überprüfen und diejenigen hervorzuheben, die hohe Priorität haben.
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