Der gesamte Arbeitstag ist vorbei, Sie haben wie ein Champion gearbeitet, aber Sie haben immer noch nicht Alles geschafft, was Sie sich vorgenommen hatten. Ihr Stresslevel ist enorm hoch, die Arbeit stapelt sich weiter und Sie sind an einem Punkt angelangt, an dem Sie glauben, dass Sie jeden Moment explodieren könnten.
Sie fragen sich: „Wie schaffen es alle anderen, ihre Arbeit so mühelos zu erledigen? Sind meine Kollegen Jim und Dwight einfach schlauer als ich?“ Nein, das sind sie nicht. Der Schlüssel zu ihrem Erfolg bei der Arbeit liegt in einer guten Organisation. 💡
Sie denken jetzt wahrscheinlich: „Das weiß ich, aber ich schaffe es einfach nicht.“ Doch, das können Sie. Organisation ist keine angeborene Fähigkeit – man kann sie durch Übung entwickeln.
In diesem Artikel geben wir Ihnen 15 praktische Tipps, wie Sie bei Ihrer Arbeit besser organisiert sind und in kürzerer Zeit mehr erreichen.
Wie wirkt sich Unorganisiertheit bei der Arbeit auf Ihr Team aus?
Eine schlechte Organisation bei der Arbeit verringert Ihre Produktivität und erhöht Ihren Stress. Irgendwann verlieren Sie die Kontrolle über Ihre Workload, verpassen Termine und Wachstumschancen und erleben einen Burnout. Dies erhöht natürlich Ihren Stresspegel noch weiter, und Sie geraten in einen Teufelskreis, aus dem Sie nicht mehr herauskommen.
Noch schwieriger wird es, wenn Sie in einem Team arbeiten. Die mangelnde Organisation eines einzelnen Mitglieds kann zu schlechter Kommunikation, unfairer oder ineffizienter Ressourcenzuteilung, schlechter Arbeitsmoral, versäumten Terminen, unzufriedenen Clients und sogar Konflikten führen.
Wenn Sie Teil eines Teams sind, sind Sie ein Rädchen im Getriebe – wenn ein Teil kaputt ist, kann sich das Rad nicht drehen. Indem Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten verbessern, sorgen Sie dafür, dass das Team gut geölt bleibt und sich auf Ihre Ziele zubewegt. ⚙️
Vorteile einer guten Organisation bei der Arbeit
Eine erstklassige Organisation führt zu weniger Stress, höherer Produktivität und Effizienz sowie zur termingerechten Erledigung von Aufgaben. Mit der Zeit können gute organisatorische Fähigkeiten Ihnen Beförderungen und Wachstumschancen einbringen und Ihnen helfen, sich einen Ruf als engagierter Mitarbeiter mit ausgezeichneten Arbeitsgewohnheiten aufzubauen.
Wenn Sie Teil eines Teams sind, werden Ihre Kollegen Sie als zuverlässig einschätzen und gerne mit Ihnen an Projekten zusammenarbeiten. Außerdem werden Sie keine Probleme haben, mit Ihren Kollegen zu kommunizieren und Ihre Arbeit pünktlich abzuschließen, sodass das Projekt nicht in Verzug gerät.
15 praktische Techniken, wie Sie bei der Arbeit besser organisiert sein können
Wir haben 15 Organisationstipps und -strategien zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten verbessern und Ihre Ziele im Bereich der Arbeit erreichen können.
1. Zentralisieren Sie Ihre Arbeit mit einer Dokumentenmanagement-Plattform
Das Hin- und Herspringen zwischen Apps und Plattformen, um die benötigten Informationen zu finden, kann mental anstrengend und ablenkend sein. Verbessern Sie Ihre Organisationsfähigkeiten, indem Sie Ihre Arbeit mit ClickUp Docs zentralisieren.
Dieses herausragende Feature ist ein zentraler Hub für die Dokumentenverwaltung, mit dem Sie arbeitsbezogene Dokumente erstellen, verwalten, bearbeiten und freigeben können.
Mitarbeiterhandbücher, Projektinformationen, technische Dokumentationen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Rechnungen oder Spesenabrechnungen – sorgen Sie dafür, dass sie in ClickUp Docs sicher und geschützt sind. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um bestehende Dokumente zu optimieren und neue Dokumente mit maximaler Anpassbarkeit zu erstellen.
Wenn Sie alles an einem Ort aufbewahren, können Sie Stress reduzieren und keine Zeit mit der Suche nach wichtigen Dateien verschwenden.
2. Teilen Sie Ihre Workload in einzelne Aufgaben auf
Angenommen, Sie sind Journalist und müssen bis Ende der Woche einen umfangreichen Artikel abliefern. Anstatt wegen der Anzahl der zu schreibenden Wörter in Panik zu geraten, teilen Sie Ihre Workload in einzelne Aufgaben auf.
Nehmen wir an, Sie müssen in fünf Tagen 9.000 Wörter schreiben. Der Artikel hat 30 Unterüberschriften, was bedeutet, dass Sie jeden Tag sechs davon abschließen könnten. Oder Sie könnten sich ein tägliches Einzelziel setzen. Das Erreichen dieser täglichen Ziele hilft Ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und Ihren Fortschritt zu überwachen.
ClickUp Aufgaben können Ihnen dabei helfen, Ihre Workload zu organisieren und zu verwalten, ohne sich überfordert zu fühlen. Das Feature eignet sich sowohl für Einzelkämpfer als auch für Teams. Fügen Sie Mitarbeiter hinzu, legen Sie Prioritäten fest, unterteilen Sie Aufgaben in Unteraufgaben, verfolgen und verwalten Sie die Zeit, fügen Sie Details mit Benutzerdefinierten Feldern hinzu und steigen Sie in den Organisationszug ein. 🚂
3. Organisieren Sie Ihre Tage mit einem Kanban-Board
Ein Kanban-Board ist ein agiles Projektmanagement-Tool, aber was hat es mit Organisation zu tun? Wenn Sie es richtig einsetzen, kann das Board Ihnen helfen, Workflows zu visualisieren und Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement zu verbessern.
Teilen Sie Ihre Arbeit in Aufgaben auf und gruppieren Sie diese nach ihrem Status oder einem anderen Kriterium Ihrer Wahl. Sie können beispielsweise drei Kategorien erstellen:
- Zu erledigen
- In Bearbeitung
- Fertiggestellt
Sortieren Sie Ihre Aufgaben in die entsprechenden Kategorien und verschieben Sie sie, sobald Sie sie von Ihrer Liste streichen, um konzentriert zu bleiben und den Überblick über Ihren Workload zu behalten.
ClickUp Kanban-Boards bieten eine Drag-and-Drop-Oberfläche und unzählige benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten, sodass Sie damit nichts falsch machen können. Außerdem unterstützen sie die Zusammenarbeit im Team und eignen sich für komplexere Projekte.
4. Optimieren Sie die Organisation Ihres Schreibtisches
Untersuchungen zeigen, dass Unordnung Stress verursachen kann, was zu schlechter Organisation, Aufschubverhalten und Chaos führt. Darüber hinaus kann ein unordentlicher Schreibtisch für Ihre Kollegen ein Warnsignal sein – sie könnten Sie als unorganisiert und nachlässig wahrnehmen.
Das Aufräumen Ihres Schreibtisches löst zwar nicht das Grundproblem, ist aber sicherlich der erste Schritt, um wieder auf Kurs zu kommen. Viele Menschen berichten, dass sie sich besser fühlen, wenn sie ihren Schreibtisch aufräumen. Das ist nicht überraschend – wenn Sie eine aufgeräumte Arbeitsumgebung haben, können Sie sich leichter zurechtfinden, werden weniger abgelenkt und fühlen sich weniger überfordert. Das gilt auch für Ihre digitalen Geräte. Entfernen Sie digitale Unordnung auf Ihrem Desktop und in Ihren mobilen Apps, um Platz für wertvolle Informationen zu schaffen.
Entsorgen Sie unnötige Papierunterlagen, organisieren Sie Ihre Dokumente in Schubladen mit Beschreibungen, verwenden Sie Aufbewahrungsbehälter und verwandeln Sie sich in eine Maschine für Produktivität. 🤖
5. Visualisieren Sie Workflows mit Mindmaps
Wenn Sie eher visuell orientiert sind, versuchen Sie doch einmal, Ihre Organisationsfähigkeiten mit Mindmaps zu verbessern – Diagrammen, die Ihre Ideen, Gedanken und Workflows veranschaulichen.
Sie können Ihren Plan zu Papier bringen oder eine erweiterte Option wie ClickUp Mindmaps verwenden. Mit diesem Feature können Sie nicht nur Ihre Prozesse visuell abbilden, sondern auch Aufgaben miteinander verbinden, Abhängigkeiten erstellen und Teammitglieder zur Mitarbeit einladen. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre aktuellen und zukünftigen Aufgaben!
Wenn Sie keine Mindmaps von Grund auf neu erstellen möchten oder nicht wissen, wie das geht, verwenden Sie eine der Mindmap-Vorlagen von ClickUp.
6. Steigern Sie Ihre Konzentration mit Pomodoro
Pomodoro ist eine Zeitmanagement-Technik, bei der man in der Regel 25 Minuten lang arbeitet und dann eine fünfminütige Pause macht, mit einer längeren Pause (normalerweise 15 Minuten) nach vier Arbeitsintervallen.
Diese Technik kann Ihnen helfen, Ablenkungen zu reduzieren, Ihre Konzentration zu steigern, Ihre Motivation aufrechtzuerhalten und geistige Ermüdung und Erschöpfung zu verringern.
Je nach Art Ihrer Arbeit und Ihrem Konzentrationsniveau können Sie die Länge Ihrer Intervalle anpassen. Beispielsweise können Sie 30 Minuten arbeiten und dann eine siebenminütige Pause einlegen, wenn Sie feststellen, dass dies für Sie besser funktioniert.
Pomodoro hat sich zwar für viele Menschen als nützlich erwiesen, ist aber nicht jedermanns Sache. Wenn es für Sie nicht funktioniert, zwingen Sie sich nicht dazu – es gibt viele andere Möglichkeiten, Ihre Organisation zu verbessern.
7. Verwenden Sie Apps zur Nachverfolgung der Ziele
Das Erreichen von Zielen ist befriedigend und motivierend. Wenn Sie Schwierigkeiten mit der Organisation haben, können Ihnen Apps zur Nachverfolgung der Ziele helfen. Mit ihnen können Sie Ihren Arbeitstag in kleinere Ziele unterteilen und diese nach und nach von Ihrer Liste streichen.
Features wie Erinnerungen und Zeiterfassung verhindern, dass Sie vom Weg abkommen. Verwenden Sie Apps mit Fortschritts-Diagrammen, um sich selbst zur Rechenschaft zu ziehen und zu sehen, wie Sie sich im Laufe der Zeit verbessert haben.
Das Gute an diesen Apps im Gegensatz zum Aufschreiben Ihrer Ziele auf einem Blatt Papier ist ihre Flexibilität. Sie können Ihre Meilensteine schnell ändern, während Sie Fortschritte machen und sich um kontinuierliche Verbesserung bemühen.
8. Lernen Sie, Prioritäten zu setzen
Die Ursache für Ihre Organisationsprobleme könnte in einer schlechten Priorisierung liegen. Die Wahrheit ist, dass nicht alles, was Sie tun, gleich wichtig ist. Der Versuch, alles gleichzeitig zu jonglieren, führt zu einem Mangel an Konzentration und einer Verschwendung von Energie und Zeit für Aufgaben, die Sie nicht sofort abschließen müssen.
ClickUp und seine mehr als 15 Ansichten können Ihnen dabei helfen, die richtigen Aufgaben zu priorisieren. Sie beginnen damit, eine Liste aller Ihrer Aufgaben zusammenzustellen. Dann gehen Sie wie folgt vor:
- Vergleichen Sie sie miteinander
- Prioritäten mithilfe benutzerdefinierter Felder festlegen
- Ordnen Sie Ihre Aufgaben anhand von Farben, Tags oder Skalen.
- Sortieren Sie sie nach Dringlichkeit
Sie können Fristen festlegen, den Aufwand für das Abschließen der Aufgaben bestimmen oder ein weiteres Kriterium hinzufügen, um effizient Prioritäten zu setzen. Schauen Sie sich Ihre Listen von Zeit zu Zeit an und reorganisieren Sie sie gegebenenfalls.
9. Scheuen Sie sich nicht, Aufgaben zu delegieren
Der Versuch, alles alleine zu erreichen und die Hilfe von Kollegen abzulehnen, zeugt zwar von Engagement, kann Sie aber schnell erschöpfen. Wenn Sie in einem Team arbeiten, scheuen Sie sich nicht, Aufgaben an Ihre Kollegen zu delegieren – die Aufteilung der Workload trägt zur Work-Life-Balance bei und sorgt dafür, dass Sie genügend Zeit haben, Ihren Tag zu organisieren, ohne sich überfordert oder gestresst zu fühlen.
Die Delegation von Aufgaben kann bei der Arbeit im Homeoffice eine größere Herausforderung darstellen. Glücklicherweise ermöglichen Tools wie ClickUp Ihnen und Ihrem Team, als Einheit zu arbeiten und klar zu kommunizieren, auch wenn Sie nicht am selben Ort sind.
10. Erstellen Sie Listen zum Zu erledigen
To-do-Listen sind die Grundpfeiler einer guten Organisation. Ob Sie nun eine Einkaufsliste erstellen oder Ihren Plan für die Arbeit zusammenfassen – mit einer To-do-Liste kommen Sie ohne Probleme durch den Tag.
Sie können den traditionellen Weg gehen – nehmen Sie einen Stift und ein Blatt Papier zur Hand und notieren Sie Ihre Aufgaben, um konzentriert und organisiert zu bleiben. Oder Sie können eine ClickUp-Vorlage mit vorgefertigten Abschnitten verwenden, um Ihre Workflows zu verwalten. Wie auch immer Sie sich entscheiden, es ist ratsam, Aufgaben zu priorisieren und einen Zeitrahmen für ihre Erledigung festzulegen, um Prokrastination zu vermeiden.
11. Ablenkungen reduzieren
Ablenkungen sind Ihr schlimmster Feind – Ihr Telefon, der Fernseher, eine unaufgeräumte Umgebung und soziale Medien lenken Sie ständig von Ihrer Arbeit ab.
Wenn Sie konzentriert bleiben möchten, müssen Sie sich von Ablenkungen verabschieden. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie Ihre Geräte wegwerfen müssen. Schalten Sie stattdessen Ihr Telefon auf „Nicht stören”, schalten Sie Ihren Fernseher aus und pausieren Sie die Benachrichtigungen Ihrer sozialen Medien. Räumen Sie Ihren Schreibtisch und den Raum um Sie herum auf, damit nichts Ihre Konzentration stört.
12. Verwenden Sie einen Kalender für die Nachverfolgung Ihrer Aufgaben
Wenn Sie Ihre Organisation verbessern möchten, müssen Sie anfangen, im Voraus zu denken, und das Aufschreiben von Terminen in einem Kalender kann Ihr Weg zum Erfolg sein. Haben Sie in zwei Wochen ein wichtiges Meeting? Notieren Sie es sich, damit Sie es nicht vergessen. Schreiben Sie alles auf, von kleineren Aufgaben bis hin zu großen Projekten und Ereignissen.
Sie können auch persönliche Termine hinzufügen und Aufgaben im Kalender zuweisen. So vermeiden Sie Überschneidungen und Verwirrung und verschaffen sich einen klaren Überblick über Ihre Verfügbarkeit und Workload.
Die ClickUp-Kalender-Ansicht hilft Ihnen dabei, Zeitleisten und Termine zu planen und zu verwalten, Einträge zur leichteren Navigation farblich zu kennzeichnen und Prioritäten festzulegen.
13. Machen Sie regelmäßig Pausen
Sie sind keine Maschine und können nicht ununterbrochen arbeiten – regelmäßige Pausen sind ein wichtiger Bestandteil eines gesunden Arbeitstages. Während der Pausen haben Sie Zeit, sich zu entspannen, sich neu zu konzentrieren und Ihren Geist auszuruhen. Außerdem können Sie sich strecken und frische Luft schnappen.
Wenn Sie keine Pausen einlegen, lässt Ihre Konzentration irgendwann zwangsläufig nach. Sie fühlen sich überfordert und erschöpft, sodass Ihre Leistung nachlässt. Ihre Aufgaben häufen sich, Sie verlieren den Überblick über Ihre Prioritäten und Ihren Workload, was zu Unordnung führt.
Pausen mögen wie Zeitverschwendung erscheinen, aber sie steigern tatsächlich Ihre Produktivität. Planen Sie sie sinnvoll ein und meistern Sie Ihre Arbeitstage.
14. Versuchen Sie es mit Zeitblockierung
Hilft Ihnen ein detaillierter Zeitplan dabei, verantwortungsbewusst und organisiert zu bleiben? Dann sollten Sie vielleicht Time Blocking ausprobieren – eine Technik zur Steigerung der Produktivität, bei der Sie Ihren Tag in Zeitfenster für verschiedene Aufgaben unterteilen. Diese Mischung aus To-do-Liste und Kalender kann Zeitverschwendung minimieren und Ihnen helfen, sich auf Ihre Ziele zu konzentrieren.
Erstellen Sie Ihre Zeitpläne von Grund auf neu oder verwenden Sie eine der Zeitblockierungsvorlagen von ClickUp. Skizzieren Sie alle beruflichen und privaten Aufgaben, fügen Sie Bereiche hinzu und genießen Sie das Erfolgserlebnis, das Sie verspüren, wenn Sie Ihren Zeitplan einhalten.
15. Schaffen Sie sich eine tägliche Routine
Flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit geben Ihnen die Freiheit, dann zu arbeiten, wenn Sie die höchste Produktivität haben. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie herumhängen und die Arbeit bis zum letzten Moment aufschieben sollten.
Viele Menschen finden es hilfreich, Routinen zu entwickeln. Untersuchungen zeigen, dass Verhaltensweisen zur Gewohnheit werden können, wenn sie konsequent ausgeführt werden. Das bedeutet, dass es irgendwann zur Gewohnheit wird, jeden Tag um 9 Uhr morgens mit der Arbeit zu beginnen, solange Sie sich an den Zeitplan halten.
Schaffen Sie sich eine Routine, die sich nicht ausschließlich auf die Arbeit konzentriert. Machen Sie vor Arbeitsbeginn einen Spaziergang, planen Sie Pausen ein und belohnen Sie sich für die Einhaltung Ihrer Pläne, indem Sie sich eine neue Folge Ihrer Lieblingsserie ansehen! 📺
3 Vorlagen für mehr Organisation am Arbeitsplatz
Vorlagen mit vorgefertigten Abschnitten können Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben, Ihre Tage zu planen und konzentriert zu bleiben. Schauen Sie sich diese drei ClickUp-Vorlagen an, die Sie zu einem Organisationsgenie machen werden! 🧙
1. Einfache Arbeitsplan-Vorlage von ClickUp
Möchten Sie Ihre Aufgaben und Zeitleisten visualisieren? Die einfache Arbeitsplanvorlage von ClickUp bietet die Grundlage für die Erstellung detaillierter Zeitpläne, die Organisation Ihrer Workload und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team.
Die Vorlage bietet zwei Ansichten: Projektplan und Projekt-Gantt.
In der Projektplanansicht können Sie alle Ihre Aufgaben auflisten und mithilfe von benutzerdefinierten Feldern Informationen dazu bereitstellen. Standardmäßig stehen Ihnen die Felder „Mitarbeiter“, „Start- und Fälligkeitsdatum“, „Priorität“, „Projektphase“, „Projektfortschritt“ und „Kommentare“ zur Verfügung. Sie können so detailliert wie möglich sein und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.
Die Projekt-Gantt-Ansicht visualisiert die Aufgabe aus der vorherigen Ansicht in einem Gantt-Diagramm. Sie hilft Ihnen, Zeitleisten zu verstehen und Überschneidungen zu vermeiden, wodurch die Organisation insgesamt verbessert wird.
2. Einfache To-Do-Vorlage von ClickUp
Das Organisieren und Verwalten von Workflows ist nicht kompliziert, wenn Sie die richtigen Tools verwenden. Die ClickUp Simple To-Dos-Vorlage ist die perfekte Option für alle, die leicht verständliche Zusammenfassungen von Aufgaben erstellen möchten.
Mit dieser Vorlage erhalten Sie zwei Listenansichten und eine Board-Ansicht. Die erste, allgemeinere Ansicht ist Alle Aufgaben, in der Sie Ihre Aufgaben und die Ihres Teams eingeben können. Sie können Folgendes hinzufügen:
- Mitarbeiter
- Fälligkeitsdaten
- Status
- Priorität
- Kommentare
Die Ansicht kategorisiert die Aufgaben automatisch nach Status (Zu erledigen, In Bearbeitung, Blockiert oder Fertiggestellt), um die Navigation zu vereinfachen.
Um die Reihenfolge der Aufgaben weiter zu ändern, filtert die Ansicht „Priorisierte Aufgaben” die dringenden Aufgaben heraus, die Sie als hohe Priorität markiert haben. So können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Die Status Board-Ansicht ist ein Kanban-Board, das Ihre Aufgaben in Karten umwandelt, die nach ihrem Status gruppiert sind. Verwenden Sie die Drag-and-Drop-Oberfläche von ClickUp, um die Karten zu verschieben und Ihre Arbeit zu organisieren.
3. ClickUp-Vorlage für den Tagesplaner
Eine der produktivsten Maßnahmen, um Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu verbessern, ist die Erstellung eines detaillierten Plans Ihrer Aufgaben. Auf diese Weise bleiben Sie verantwortungsbewusst, haben maximale Kontrolle über Ihren Tag und minimieren das Risiko, dass etwas unter den Tisch fällt. Die ClickUp-Tagesplaner-Vorlage ist eine schnörkellose Lösung für Ihre organisatorischen Probleme.
Standardmäßig konzentriert sich die Vorlage auf Ihre persönlichen Ziele. Die Ansicht „Alle Aufgaben“ zeigt Aufgaben, die in zwei Kategorien gruppiert sind: Gewohnheits-Tracker und persönliche Aufgaben. Da ClickUp-Vorlagen jedoch für ihre Anpassungsfähigkeit bekannt sind, können Sie dies ändern, um auch überfällige Aufgaben zu erfassen.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder (wie Status, Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum und Priorität), um Details zu Ihren Aufgaben anzugeben und Workflows sicher zu verwalten.
Die Board-Ansicht visualisiert Ihre Aufgaben auf einem Kanban-Board, während die Kalender-Ansicht Ihnen bei der Planung von Zeitleisten und Terminen hilft.
Organisieren Sie Ihre Arbeit mit ClickUp
Eine schlechte Organisation kann Sie daran hindern, als der Star zu glänzen, der Sie sind. ⭐
Was auch immer der Grund für Ihre mangelnde Organisation ist, ClickUp kann Ihnen helfen. Mit seinen Vorlagen, Integrationen mit über 1.000 Apps, mehr als 15 Ansichten, Optionen zur Prozessabbildung und Zeitmanagement-Tools können Sie auf dem richtigen Weg bleiben und zu einem Organisationsexperten werden.
Probieren Sie die kostenlose Version von ClickUp aus und finden Sie heraus, warum die Welt von dieser benutzerfreundlichen Plattform so begeistert ist!