Ein Leitfaden zur digitalen Entrümpelung für einen produktiven Arbeitsbereich

Das Entrümpeln Ihres digitalen Workspaces kann eine bahnbrechende Erfahrung sein ... wenn Sie über die richtigen tools und Gewohnheiten verfügen, um zielgerichtet zu organisieren. Wenn Sie das Organisieren von Hunderten oder sogar Tausenden von Dateien aufgeschoben haben, sind Sie nicht allein!

Die Aufgabe, ein nachhaltiges, Pinterest-würdiges Ablagesystem aufzubauen, kam mir wie eine lästige Pflicht vor. Das änderte sich, nachdem ich ein paar einfache Aufräum-Projekte durchgeführt hatte. Jetzt fühle ich mich von meinem Workspace inspiriert, und genau das wünsche ich mir auch für Sie!

Vielleicht wissen Sie nicht, wo Sie anfangen sollen, und fragen sich: „Wie sauber ist sauber?“ Ich werde Ihnen acht überschaubare Projekte zum digitalen Entrümpeln vorstellen und Ihnen zeigen, wie ClickUp Ihnen dabei helfen kann, sofortige Organisationsgewohnheiten zu entwickeln. 🌱

Der Weg zu einer digitalen Entrümpelungsmentalität

Es liegt in unserer Verantwortung, regelmäßig einen Schritt von der Technologie zu nehmen, um unser Wohlbefinden zu überprüfen. Die Wahrheit ist, dass diese „Speichern oder bereuen”-Mentalität unsere Neigung zum digitalen Horten fördert, was der Feind auf unserem Weg zur Produktivität am Arbeitsplatz ist.

Um unsere unordentlichen Geräte in den Griff zu bekommen, müssen wir zunächst wissen, was zu der Unordnung beiträgt.

Computer-Desktop

Anwendungen für die Arbeit

Handy/Tablet

Die gute Nachricht ist: Sobald Sie sich organisatorische Gewohnheiten angeeignet haben, wird der Aufwand, das Aufräumen zu erledigen, mit der Zeit immer geringer! ✨

Was können Sie nun erwarten, wenn Sie mit dem Entrümpeln Ihrer Geräte beginnen? Zunächst einmal werden Sie sich überfordert fühlen:

Gefolgt von ein paar lustigen Erinnerungen:

Wenn das Projekt erledigt ist, werden Sie sich endlich von einer großen Last befreit fühlen.

Bevor wir beginnen, ist es wichtig zu beachten, dass Sie diesen Leitfaden nicht genau befolgen müssen, um einen perfekten Workflow zum Entrümpeln zu erreichen. Organisieren Sie sich ganz nach Ihren normalen Gewohnheiten, aber ich empfehle Ihnen, ein wenig zu experimentieren! 🧠💡

Hier sind acht Projekte zum digitalen Entrümpeln, die Sie zu erledigen haben, um Ihre Reise zum digitalen Entrümpeln zu beginnen.

8 Projekte zum digitalen Entrümpeln

1️⃣ Leeren Sie den Ordner „Downloads“

Zufällige PDF-Downloads und doppelte Screenshots – die müssen weg! Beginnen Sie damit, diesen Ordner in einer Liste anzuordnen und nach Dateityp zu sortieren, um sie einfach in Gruppen zu löschen. So kann ich schnell alle PNGs, Zip-Archive, GIFs und HTML-Ordner aus meinen früheren Projekten finden und löschen, die ich nicht mehr benötige. Nachdem diese erste Bereinigung abgeschlossen ist, gehen Sie den Rest durch, der besondere Aufmerksamkeit erfordert. 🔎

Tipp: Wenn Sie einen Mac verwenden, wählen Sie eine Datei (oder eine Gruppe von Dateien) aus und drücken Sie die Leertaste, um eine Vorschau der Datei anzuzeigen. Drücken Sie dann erneut die Leertaste, um die Datei zu schließen. So kommen Sie schneller durch das Durcheinander, anstatt einzelne Dateien zu öffnen und zu schließen!

2️⃣ Organisieren Sie Ihr Google Drive

Google Drive ähnelt dem Ordner „Downloads“, da es sich schnell mit Kopien von Kopien von Kopien von halbfertigen Dokumenten füllen kann. Ordnen Sie Ihre Dateien in der Raster- oder Listenansicht an und löschen Sie alles, was keinen Zweck erfüllt. 🗑

Tipp Nr. 1: Optimieren Sie die Organisation Ihres Google Drive durch einen Schritt: ändern Sie Ihre Standard-Startseite von Mein Drive zu Priorität. So fühlen Sie sich weniger überfordert, da Sie beim Öffnen von Google Drive nur die wichtigen Dinge sehen und nicht Ihre gesamte Bibliothek.

Oben auf der Seite „Priorität“ befindet sich ein Schnellzugriff-Karussell mit einzelnen Dateien, die häufig geöffnet wurden. Unten auf der Seite geschieht das eigentliche Wunder! Sie können Workspaces erstellen, um auf die wichtigsten oder aktivsten Dateien zuzugreifen, ohne sie von ihrem ursprünglichen Speicherort zu verschieben. 📍

Tipp Nr. 2: Wenn Sie das Feld „Vorschläge“ oben in Google Drive kaum nutzen, können Sie dieses Feature deaktivieren, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol > Einstellungen > Vorschläge klicken und das Häkchen entfernen.

3️⃣ Konsolidieren Sie Browser-Lesezeichen und Erweiterungen

Lesezeichen und Erweiterungen sollten uns dabei helfen, das Beste aus unserem Online-Erlebnis herauszuholen. Wenn dieser Bereich in Ihrem digitalen Space überfüllt ist, finden Sie hier einige Vorschläge zur Vereinfachung:

Tipp: Ohne Übertreibung, die ClickUp Chrome-Erweiterung ist ein echter Game-Changer. Wenn ich für mein nächstes Projekt recherchiere, setze ich pro Sitzung etwa 8 bis 12 Lesezeichen. Dabei handelt es sich um eine Zusammenstellung von Textquellen, YouTube-Videos und Inspirationen. Anstatt sie in einem Chrome-Ordner abzulegen und zu vergessen, setze ich sie über die ClickUp Chrome-Erweiterung als Lesezeichen! Die Synchronisierung erfolgt mit meinem ClickUp-Konto und dem Rest meiner Arbeit, zusammen mit einer kurzen Notiz, die ich meinem zukünftigen Ich über den Zweck gegeben habe. Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Leitfaden mitnehmen, dann sollte es diese sein: Laden Sie die ClickUp-Chrome-Erweiterung herunter! 🆓

4️⃣ Leeren Sie Ihre E-Mail-Posteingänge

Man kann davon ausgehen, dass jeder Mensch zwischen drei und fünf E-Mail-Konten hat:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com oder Yahoo! Mail aus Ihrer Jugend 2. Gmail (weil es nicht AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com oder Yahoo! Mail aus Ihrer Jugend war) 3. Ein Konto für die Arbeit 4 & 5. Konten mit verschiedenen Versionen unseres Namens

Beginnen Sie zunächst mit einem E-Mail-Konto – Ihrem privaten oder beruflichen Konto –, indem Sie Nachrichten ablegen, löschen oder archivieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier einige Optionen:

Tipp: Wenn Sie Gmail verwenden, gehen Sie zur Suchleiste und klicken Sie auf das Symbol Suchoptionen anzeigen. Suchen Sie alle E-Mails, die größer als 5 MB oder 10 MB sind, und löschen oder archivieren Sie sie.

Nachdem Sie Unordnung beseitigt haben, ist es Zeit für Ordnung! Mit ein paar Techniken können Sie Ihre Fähigkeiten im Bereich der E-Mails und des Zeitmanagements verbessern und mehr Zeit in Ihren Tag investieren. So geht's:

1. Vermeiden Sie es, E-Mails in einer mehrstufigen Ordnerstruktur abzulegen. Irgendwann werden Sie immer mehr Unterordner hinzufügen, was zu noch mehr Unordnung führt. Sie werden Ihre Zeit damit verschwenden, alle paar Monate Ihr System anzupassen, um neue Aufgaben, Projekte und eingehende Korrespondenz unterzubringen. Verwenden Sie stattdessen Kategorien und Tags für E-Mails und verschieben Sie diese aus Ihrem Posteingang. Wenn Sie nach einer bestimmten E-Mail suchen müssen, suchen Sie einfach nach dem Tag oder dem Namen der Kategorie.

2. Entwickeln Sie eine E-Mail-Routine. Vor ClickUp bestand ein „normaler” Arbeitstag für mich darin, meinen Posteingang leer zu bekommen. Alle paar Stunden ging ich zu Meetings, aber danach kehrte ich wieder zu meinem Posteingang zurück. Gegen Ende des Tages, gegen 15 Uhr, begann ich mit meinen eigentlichen Aufgaben, aber zu diesem Zeitpunkt war mein Gehirn schon völlig erschöpft vom ständigen Durchforsten meiner E-Mails. Das ist nicht für jeden möglich, aber wenn Sie sich daran gewöhnen, Ihre E-Mails nur ein paar Mal am Tag zu checken, können Sie sich Zeitblöcke in Ihrem Tagesablauf schaffen, um Ihre Aufgaben zu erledigen.

3. Nutzen Sie die Features Ihres E-Mail-Anbieters, um Ihre Produktivität zu optimieren. Verknüpfungen, Kategorien, Tags, Regeln, Beschreibungen, alles! Es lohnt sich, den Aufwand für das Erlernen und Anwenden dieser Features zu tragen, denn sie sparen Ihnen geistige Energie und Zeit – zwei wichtige Ressourcen, die Sie jeden Tag benötigen.

Wenn Sie an Tipps zur Produktivität mit Outlook oder Gmail interessiert sind, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren unten mit!

5️⃣ Fotos und Screenshots in die Cloud hochladen

Sparen Sie Speicherplatz auf Ihrem Gerät, indem Sie Fotos in einen cloudbasierten Speicher wie iCloud oder Google Fotos verschieben. Bei Fotos, die Sie auf Ihrem Smartphone behalten möchten, gehen Sie Ihre Bibliothek durch und löschen Sie Duplikate, Bilder von lustigen Memes und versehentliche Screenshots von Weckern.

Tipp: Google Fotos verfügt über ein Feature, mit dem große Fotos und Videos, unscharfe Fotos, Screenshots und andere Apps kategorisiert werden können, um diese Dateien schnell zu überprüfen und zu löschen. Wenn Sie ein Apple-Gerät haben, können Sie nach Medientyp filtern.

6️⃣ Bereinigen Sie Ihre Social-Media-Feeds

Bereichern soziale Medien Ihr Leben? Bilden sie Sie weiter, inspirieren sie Sie oder geben sie Ihnen das Gefühl, eine Verbindung zu positiven Menschen zu haben? Dies ist vielleicht das wichtigste Projekt zum Entrümpeln auf dieser Liste, denn jeder kann es umsetzen. Es gibt eine ganze Welt ohne soziale Medien, die darauf wartet, dass Sie Zeit mit sich selbst oder anderen Menschen verbringen.

Wenn Aufräumen für Sie bedeutet, Ihre Konten für ein paar Wochen oder Monate zu deaktivieren, ist das ganz allein Ihre Entscheidung! Aber wenn Ihnen das zu extrem erscheint, wird schon ein einfaches Aufräumen etwa einmal im Monat Ihrer psychischen Gesundheit zugutekommen:

Wenn Sie Social-Media-Konten für Ihr Geschäft verwalten, sollten Sie die Verwendung eines einheitlichen Social-Media-Posteingangs in Betracht ziehen. Mit einem solchen Tool sparen Sie Zeit, die Sie normalerweise für das Wechseln zwischen Registerkarten, Konten und Geräten aufwenden, und vermeiden es, sich von zahlreichen Ablenkungen beeinflussen zu lassen.

7️⃣ Startseiten anordnen

Löschen Sie alle unnötigen Notizen und Anwendungen und organisieren Sie dann die verbleibenden. Je nachdem, wie Sie Ihre Anwendungen organisieren möchten, finden Sie hier einige Vorschläge zur Strukturierung:

1. Nach Ordner-Typ organisieren. Gruppieren Sie Anwendungen nach ihrem Zweck (Produktivität, soziale Medien, Arbeit, Fotografie, Reisen).

2. Überlegen Sie, wie Sie Ihr Smartphone oder Tablet halten. Platzieren Sie die Apps, auf die Sie schnell zugreifen müssen, an den Rändern des Bildschirms.

3. Heben Sie Ihre am häufigsten verwendeten oder wichtigsten Apps hervor. Limitieren Sie die Anzahl der auf Ihren Seiten der Startseite angezeigten Apps, ohne dass Sie danach suchen müssen.

8️⃣ Optimieren Sie Ihr Tool für das Projektmanagement

Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool für die Schule oder die Arbeit verwenden, haben Sie wahrscheinlich einen Schatz an Informationen und Notizen, die über alle Ecken der Software verstreut sind. Das ist okay! Wir alle erleben diese Unordnung, weil wir ständig zu neuen und nächsten Aufgaben übergehen. Wir sagen uns: „Ach, das mache ich später.“ 🤷‍♀️

Beginnen Sie den Entrümpelungsprozess, indem Sie Ihr Dashboard aufräumen und alte Arbeiten ablegen:

1. Erledigen Sie noch ausstehende Aufgaben

2. Korrespondenz archivieren

3. Wichtige Dokumente ablegen (Rechnungen, Beschreibungen für Projekte)

4. Löschen Sie veraltete Berichte

Tipp: Der Schlüssel zum Erfolg (und zu stressfreien Projekten) ist ein skalierbares System, auf das Sie sich verlassen können. Wenn Sie über ein gut durchdachtes Projektmanagement- oder Organisationstool verfügen, nutzen Sie die verfügbaren Features und organisieren Sie Ihre Arbeit.

Das war's schon – acht Projekte, mit denen Sie Ordnung schaffen können!

Sind Sie bereit für eine neue Dimension der Entrümpelung und Organisation? Lernen Sie ClickUp kennen, einen anpassbaren All-in-One-Workspace, der Ihre Arbeit vereinfacht und Ihnen hilft, mehr zu erledigen. 👋

So nutzen Sie ein kostenloses ClickUp-Konto, um sofort organisatorische Gewohnheiten zu entwickeln

Es ist nie zu früh, mit der Organisation Ihrer Dateien zu beginnen, um Ihre Produktivität zu steigern! Anstatt zu warten, bis sich Unordnung anhäuft, sollten Sie sich jeden Monat Zeit nehmen, um Ihre Geräte aufzuräumen. Hier kommt ClickUp ins Spiel:

1. Richten Sie in ClickUp eine monatlich wiederholende Aufgabe ein , um Ihre digitalen Workspaces aufzuräumen. Legen Sie sich einen monatlichen Zeitplan für die digitale Aufräumaktion mit Checklisten fest, damit Sie genau wissen, was zu tun ist, wenn es soweit ist.

2. Sparen Sie Platz auf Ihren Geräten, indem Sie ClickUp-Erinnerungen und -Aufgaben verwenden. Verschieben Sie projektbezogene Screenshots, Notizen und Dateien in Ihren ClickUp-Workspace, damit nichts untergeht.

3. Greifen Sie von außerhalb der Plattform auf allen Geräten auf die wichtigsten Features von ClickUp zu. Befreien Sie sich von der Last, zwischen mehreren App-Systemen hin- und herzuwechseln, um organisiert zu bleiben und Ihre Arbeit zu erledigen.

4. Verwenden Sie die ClickUp-Chrome-Erweiterung, während Sie im Internet surfen. Im Ernst, das ist ein echter Game-Changer!

Wenn Sie neu bei ClickUp sind, sehen Sie sich diese einfache Kurslektion der ClickUp University an, um selbstbewusst Ihre digitale Entrümpelungsaufgabe zu erstellen! ⬇️

Ein abschließender Gedanke

Was könnten Sie mit der zusätzlichen Zeit in Ihrem Alltag zu erledigen haben? Eine neue Fähigkeit erlernen? Zeit mit Ihren Lieben verbringen? Ein Nickerchen machen?

Unabhängig von Ihrer Antwort sind wir uns alle in einem Punkt einig: Positive, nachhaltige Gewohnheiten zu entwickeln, inspiriert uns, fördert unsere Produktivität und gibt uns Selbstvertrauen. Wir brauchen keine hochmodernen Systeme oder ein perfektes Setup, das uns vorübergehend motiviert, Dinge zu erledigen.

Sie können jedes Entrümpelungsprojekt in diesem Artikel ohne sie durchführen. Gehen Sie es langsam an und denken Sie daran, dass Sie durch diese Arbeit jetzt mit der Zeit weniger überfordert sein werden. 😌 🖥 📱

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